Gemeente Deventer maakt ambities waar met Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Op het gebied van digitaal werken heeft de gemeente Deventer twee duidelijke ambities geformuleerd: voor haar medewerkers een werkplekconcept dat gerelateerd is aan de werkzaamheden, en voor burgers en bedrijfsleven een digitaal loket. Om deze doelstellingen te realiseren zet de gemeente o.a. Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) en Windows Vista in. Organisatie De gemeente Deventer wil een innovatieve gemeente zijn, zowel voor haar medewerkers als haar burgers. Die ambitie maakt ze onder andere waar met het glasvezelnet, waarmee de Overijsselse gemeente de eerste volledig verglaasde stad inclusief drie dorpen in ons land zal zijn. De invoering van digitale schoolborden en domoticatoepassingen zijn enkele andere wapenfeiten, evenals de implementatie van Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) en Windows Vista in de ITomgeving. Wethouder Gosse Hiemstra die onder meer publieke dienstverlening, financiën en ICT in zijn portefeuille heeft en Harry Olde Hanhof, teammanager ICT van de gemeente Deventer vertellen waarom voor het Microsoft platform is gekozen en wat dit voor de organisatie en de 97.000 burgers betekent. Probleemstelling Willen we een innovatieve werkgever zijn, dan hoort daar een innovatieve automatiseringsstructuur bij, zegt Harry Olde Hanhof. Een structuur voor digitale dienstverlening aan de burgers, die naadloos aansluit bij de werkwijze van ons ambtelijk apparaat. Zo vinden wij voor de interne organisatie een workflow managementsysteem van groot belang. Zo n systeem geeft je een werklijst, waarop je taken kunt afvinken en doorsturen naar de volgende ambtenaar die belast is met een bepaalde taak. Met andere woorden: we streven naar een intranetomgeving en samenwerkingsplatform die als functionaliteit heeft het delen van informatie, het archiveren van informatie en het leiden van
informatiestromen. Anno 2008 ben je als gemeente en als werkgever in feite verplicht dergelijke voorzieningen aan je medewerkers beschikbaar te stellen. Naast excellent werkgeverschap willen we bovendien onze dienstverlening zoveel mogelijk digitaal aanbieden aan burgers en bedrijven, zegt wethouder Gosse Hiemstra. Om te beginnen betekent dat, dat zij bijvoorbeeld de formulieren voor een aanvraag digitaal moeten kunnen invullen en opsturen. De volgende stap zal zijn, dat op zo n formulier automatisch al informatie is ingevuld, die bij de gemeente beschikbaar is. Daarna moet online betaald kunnen worden en moet de aanvrager de voortgang van het proces digitaal kunnen volgen. Daarnaast digitaliseert de gemeente de papieren documentstromen en dossiers door middel van scanners, zodat die op meerdere plaatsen tegelijkertijd beschikbaar zijn. Uitdaging Lange tijd was het IT-beheer uitbesteed, maar in 2003 heeft de gemeente de outsourcing van het systeembeheer ongedaan gemaakt. Het is prettiger om dat in eigen hand te hebben. Nu kunnen we onze eigen keuzes maken, zegt wethouder Gosse Hiemstra. Daarmee doel ik op software die aansluit bij onze visie van een architectuurmodel voor open standaarden en eenvoudige gegevensuitwisselingen. Als we investeren in digitaal werken, willen we investeren in het beste architectuurmodel, dat de markt onze organisatie te bieden heeft. Met ons flexibele MOSS 2007 platform zijn we klaar voor de toekomst. Volgens mij is MOSS 2007 het enige product op de markt, dat bij de implementatiestrategie van onze gemeente past. Ik vind het een ideaal product. Harry Olde Hanhof, teammanager ICT van de gemeente Deventer Keuze voor MOSS De gemeente koos voor het architectuurmodel van Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007. Wethouder Hiemstra: Vanuit de bedrijfsvoering viel de keuze op MOSS, juist omdat het zich heeft ontwikkeld tot de standaard voor integratie en samenwerking, zowel intern als extern. Zo maken we
voor ons digitaal loket bijvoorbeeld gebruik van interactieve formulieren van Kodision, en die laten zich naadloos integreren in de MOSS-omgeving. Op het SharePoint platform kunnen documenten, aanvragen, vragen, nota s en/of andere informatie worden uitgewisseld tussen verschillende loketten (digitaal en fysiek), de midoffice, werkplekken, het archief en derden. Alle informatie over onder andere medewerkers, producten, aanvragen en statussen is integraal en voor alle geautoriseerde betrokkenen beschikbaar. Integratie, ondersteuning en innovatie zijn kerneigenschappen van Office SharePoint Server 2007, die voor onze gemeente essentieel zijn, laat de wethouder weten. Bovendien is het een geïntegreerd platform voor het beheer van onze intranet- en extranettoepassingen. En niet onbelangrijk: MOSS ondersteunt webservices en compatibiliteitsstandaarden. Oplossing Omdat de volledige apparatuur van de organisatie op het punt van vervanging stond, moest nog een tweede beslissing worden genomen. Wethouder Hiemstra: Kies je voor het nieuwe Windows Vista of eerst voor Windows XP om later alsnog een overstap naar Windows Vista te maken? We kozen meteen voor Windows Vista, omdat dit het beste aansluit op de nieuwe SharePoint-omgeving. We hebben daar een architectuurmodel voor ontworpen, waarin onze partner IT-to-IT een belangrijke rol heeft gespeeld. Microsoft Gold Certified Partner IT-to-IT verzorgde eerder al de Windows Server 2003/XP migratie bij het insourcen van systeembeheer voor de gemeente in 2003. Frank van den Nieuwboer, directeur IT-to-IT: Wij doen heel veel high end IT-architectuurprojecten op het gebied van infrastructuur voor gemeentes, provincies en andere overheden. Zo was de Gemeente Deventer een van de eerste organisaties in Nederland, waar een grootschalige Windows Vista migratie plaatsvond. In goede samenwerking met de Gemeente Deventer hebben we de architectuur voor de werkplekken ontworpen en daarin geadviseerd. We hebben dat gedaan in een samenwerkende projectgroep met gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. Kenmerkend voor gemeentes is het grote aantal applicaties, dat gebruikt wordt. Frank van den Nieuwboer: Gemeente Deventer heeft circa 300 verschillende applicaties draaien, die allemaal getest en uitgerold moesten worden op het Windows Vista platform. We hebben het uitrolproces geautomatiseerd en gevirtualiseerd met SoftGrid, een programma dat sinds kort onder de vlag van Microsoft wordt geleverd.
De combinatie van Mijn-Loket met MOSS 2007, Windows Vista en de formulieren van een derde applicatie maakt het mogelijk aanvragen van burgers volledig te digitaliseren. Dat levert ons een forse kwaliteitswinst en tijdbesparing op. Gosse Hiemstra, wethouder gemeente Deventer Allereerst werden Mijn-Loket diensten op het internet ontwikkeld. Burgers loggen daarop in met DigiD. De wethouder: Eind dit jaar kunnen we onze burgers al zo'n veertig producten via Mijn-loket aanbieden, waaronder inrit-, vis- en kapvergunningen en het opvragen van een uitreksel Bevolkingsregister. De combinatie van Mijn-Loket met MOSS 2007, Windows Vista en de formulieren van Kodision maakt het mogelijk dit soort aanvragen volledig te digitaliseren. Dat levert een forse tijdbesparing op. De aanvragen komen gecontroleerd binnen. De workflow gaat automatisch van de ene ambtenaar naar de volgende ambtenaar, bijvoorbeeld voor goedkeuring of toevoeging van informatie. Iedere ambtenaar krijgt de informatie te zien op een manier die voor hem relevant is en die bij zijn functie en werkzaamheden past, zegt de ICT-manager. Elke stap die achter de schermen (oftewel in het mid-office systeem) wordt genomen kan de burger in het statusoverzicht op Mijn-Loket volgen. Daarnaast ontvangt hij van elke verandering een e- mailbericht. Dit is allemaal via workflows geregeld. Burgers weten dus altijd precies wat de status is van hun aanvraag. Overigens worden de gewone, fysieke loketten niet opgeheven. Burgers kunnen dus nog steeds gewoon langs komen! laat de wethouder weten. De ICT-manager merkt op dat ook externe informatiesystemen via MOSS 2007 worden ontsloten: Daardoor zijn gegevens van andere partijen eenvoudig met onze eigen informatie samen te voegen tot één virtuele informatiebron. Denk bijvoorbeeld aan informatie van ketenpartners en andere overheden. We maken ook gebruik van de functies voor projectbeheer binnen MOSS 2007. Als een van onze medewerkers een project wil opstarten, dan kunnen we daarvoor een teamsite aanmaken. Op deze site staan alle documenten die op zijn project betrekking hebben, zegt Olde Hanhof. De informatie die op deze site komt te staan groeit gestaag en is voor alle projectmedewerkers en andere betrokkenen bereikbaar. De uitwisseling van informatie is daardoor gemakkelijker, terwijl je de
informatie maar één keer op één plek hoeft op te slaan. De eigenaar van de teamsite is degene die de toegangsautorisaties verleend. Voordelen Olde Hanhof: Dat de digitale dienstverlening goed werkt, merken we onder meer aan het feit, dat er minder mensen aan de balie komen. Voor de burger is de voortgang van de processtappen in onze dienstverlening duidelijk, klantvriendelijk en transparant en dat bevordert de acceptatie. We gaan steeds meer richting klant-casemanagement. Gegevens hoeven maar één keer te worden opgegeven en worden in een proces telkens hergebruikt. Daarmee neemt de kans op fouten af, terwijl we de kwaliteit van de informatievoorziening omhoog zien gaan. Olde Hanhof licht dit toe: In de MOSS-omgeving is snel allerhande informatie op te vragen, ook over alle teamsites heen. Zo is snel te achterhalen, wie een bepaalde aanvraag in behandeling heeft. En doordat de workflow ook de status bijhoudt, is direct duidelijk wat er nog moet gebeuren voordat de aanvraag is afgerond. De burger die navraag doet kan daarover direct worden geïnformeerd. Als het nodig is kan hij in contact worden gebracht met de medewerker, bij wie zijn zaak op dat moment in behandeling is. Een nota of aanvraag kwijtraken behoort tot het verleden. Wat nog niet afgerond is blijft op de werklijst staan. De wethouder vindt ook de herkenbare look-and-feel van de verschillende Microsoft-producten een groot voordeel. Voor mensen die al met Windows werken is de gebruikersinterface heel eenvoudig. Het gebruiksgemak is groot. Hij vervolgt: De ambtenaren in de backoffice, in de frontoffice of op een andere locatie, allemaal kunnen zij tegelijkertijd over hetzelfde digitale dossier beschikken. Dat levert tijd- en kwaliteitswinst op. Ook kunnen we zelf gemakkelijk formulieren aanpassen. Dat doen we gewoon in de MOSSomgeving, daar hebben we geen externe specialisten of software van derden voor nodig. Toekomst Het MOSS 2007 en Windows Vista platform dat de gemeente Deventer nu in gebruik heeft, ondersteunt open standaarden, zoals.odf en.xml waar gemeentelijke en hogere overheden in de nabije toekomst gebruik van gaan maken. Koppelingen met andere systemen en andere organisaties zijn daardoor eenvoudig te realiseren.
Frank van den Nieuwboer: Samen met de gemeente hebben we de architectuur van de werkplekken zo gebouwd, dat je gemakkelijk kunt opschalen en andere partijen kunt laten inhaken. Zo zou je de rol kunnen spelen van Shared Service Center, bijvoorbeeld voor kleinere, omliggende gemeentes of andere overheidsinstellingen, die zelf te klein zijn om er een eigen IT-omgeving op na te houden. Juist omdat de overheid verlangt dat burgers 24x7 informatie en service moeten kunnen verlangen, bijvoorbeeld via digitale loketten, is dat interessant. Maar het aankoppelen is ook interessant voor gemeentes, met wie de Gemeente Deventer al een goede samenwerking heeft, zoals de Gemeente Raalte. Gosse Hiemstra: Momenteel is de gemeente bezig een SharePoint-dashboard te ontwikkelen voor managementinformatie. Ook breiden we ons extranet verder uit, onder meer in een project waarin we samen met de gemeente Raalte de mogelijkheden tot samenwerken onderzoeken. Daarmee zullen projectdocumenten ook voor de gemeente Raalte toegankelijk worden. Tot slot Omdat de gemeente geïnteresseerd is in hoe de medewerkers hun nieuwe IT-omgeving ervaren, wordt dit najaar onder alle 1.000 interne gebruikers een enquête gehouden. Ook van buitenaf is er veel belangstelling. Zo toont een groot aantal gemeenten en bedrijven interesse in de keuzes en vorderingen die de gemeente Deventer de afgelopen jaren heeft gemaakt op het gebied van ICTtoepassingen. Olde Hanhof: Met ons flexibele SharePoint platform zijn we klaar voor de toekomst. Volgens mij is MOSS 2007 het enige product op de markt, dat bij de implementatiestrategie van onze gemeente past. Ik vind het een ideaal product. Eisen Uitwisseling informatie tussen verschillende loketten Integratie met aanwezige informatiesystemen Workflow-systeem om aanvragen af te handelen Mogelijkheid voor betrokkenen om snel de status van een proces op te vragen Wensen van open standaarden Eenvoudige gegevensuitwisselingen
Voordelen Dienstverlening naar burgers aanzienlijk beter Alle informatie nu centraal bereikbaar Efficiënter werken met workflow-functionaliteit Bewoners krijgen sneller antwoord Flinke tijd- en kostenbesparing Nieuwe mogelijkheden voor toekomst Ondersteunt webservices en compatibiliteitsstandaarden Producten Microsoft Windows Vista www.microsoft.nl/windows Microsoft Office SharePoint Server 2007 www.microsoft.nl/sharepointserver Meer informatie Gemeente Deventer - www.deventer.nl Microsoft Gold Certified Partner IT-to-IT - www.it-to-it.nl