Verslag bijeenkomst POL-trainers d.d. 6 oktober 2011 in het Geldmuseum te Utrecht Aanwezig POL-trainers: Dhr Rademaker, Dhr Zijp, Dhr Schneiders, Dhr Ramakers, Dhr Beek, Dhr Bins, Mevr Hodzelmans, Dhr Andringa, Dhr Slagter, Dhr Edelijn, Mevr Kerkhof, Dhr Van Rooij, Mevr Ellérie. Dhr Jeulink. Verenigingsbureau: Mevr Van Kooij, Mevr De Vos, Dhr Palm, Mevr Theunisz Bestuur ANBO: Dhr Tuut Verslag: Mevr. De Vos en Mevr. Theunisz 1. Opening en welkom Renske van Kooij heet alle aanwezigen welkom en memoreert in haar opening hoe ANBO enkele jaren geleden is begonnen om penningmeesters van afdelingen op te leiden de boekhouding en jaarrekening on line te gaan bijhouden. Eerst met trainers van Twinfield, maar al snel bleek dat het veel beter zou werken als vrijwilligers, volgens het principe trainde trainer, vanuit ANBO opgeleid zouden worden om lokaal penningmeesters te trainen het programma Twinfield te gebruiken. ANBO is heel blij voor de enorme bijdrage die de POLtrainers daar aan leveren. De bijeenkomst van vandaag in het Geldmuseum is mede om de trainers te bedanken voor hun inzet. Als POL-trainer werkt u vaak alleen in het gewest, maar eigenlijk bent u een team van trainers. Al deze mensen die hier aan tafel zitten doen hetzelfde werk en weten waar u tegen aan kunt lopen, maar u kunt elkaar ook tips geven. En daar willen we vandaag een aanzet mee maken. Mildred Theunisz, projectleider ANBOacademie, zet vervolgens het doel en het programma voor de dag uit één. Doel voor vandaag is om elkaar beter te leren kennen en ervaringen, tips en suggesties uitwisselen om het werk als POL-trainer nog beter uit te kunnen voeren. Het gaat vandaag niet zo zeer om technisch boekhoudkundige zaken. Het gaat vandaag vooral om met elkaar van gedachten te wisselen over hoe u als POL-trainer de penningmeesters ondersteunt en wat u daar allemaal bij tegenkomt. 2. Kennismaking met elkaar Er wordt een ronde gemaakt waarin de deelnemers zich zelf voorstellen. Naast naam en woonplaats, vertellen de deelnemers wat ze in hun beroepsleven hebben gedaan. De achtergrond van de POL-trainers is zeer divers: onderwijs, ICT, eigen bedrijf, ambtenaar etc. Aan de hand van een zelf meegenomen voorwerpje vertellen de deelnemers ook kort iets over zichzelf. Van te voren is geïnventariseerd onder de deelnemers waarom ze POL-trainer zijn geworden. Redenen die genoemd zijn, zijn onder te verdelen in: a) Kennis doorgeven Ik vind het leuk om kennis door te geven en anderen iets te leren. Ik realiseer me dat ik een onervaren boekhouder ben, net als veel van de bijna 500 penningmeesters in de ANBO. Met de ervaringen die ik op doe leer ik steeds weer wat over boekhouden bij en kan ik de opgedane kennis doorgeven aan de penningmeesters in mijn gewest. Deze POL-trainer kan zich goed verplaatsen in de situatie van penningmeesters en op die manier kennis overbrengen b) (Noodzaak voor) Ondersteuning Ik ben ook gewestpenningmeester en moet en wil mijn penningmeesters ondersteunen Als POL-trainer ben ik een aanvulling op ondersteuning van Verenigingsbureau en gewest. Pagina 1 van 7
c) ICT Ik vind het leuk om andere te informeren over de voordelen van het computerboekhouden bij wisseling van penningmeesters. d) Praktische redenen Ik ben gevraagd Er was niemand anders die het kon doen Na de kennismakingsronde is de conclusie dat de groep POL-trainers heel divers is. Divers in achtergrond en werkervaring, de ervaring in boekhouding, lesgeven en de reden waarom men POL-trainer is geworden. De één weet veel van computers, de ander komt uit het onderwijs en een andere trainer weet weer veel van boekhouden. Dat betekent dat de kwaliteiten en deskundigheid van de POL-trainers op verschillende gebieden liggen. De POL-trainers kunnen elkaar aanvullen, helpen of versterken bij hun werkzaamheden in het gewest. De deelnemers concluderen dan dat het handig zou zijn als iedereen contactgegevens van alle POL-trainers heeft, zodat men ook elkaar direct kan bevragen. Jolanda zal onder alle POL-trainers vragen of er bezwaar bestaat tegen het uitwisselen van e-mailadressen en/of telefoonnummers. 3. Stappenplan Op 15 september zijn de gewestpenningmeesters en genodigde POL-trainers bij elkaar geweest Niet alle POL-trainers zijn met zijn/haar gewestpenningmeester meegekomen. Sommigen zien het stappenplan nu voor het eerst. Het document wordt doorgenomen. - Er wordt naar het nut gevraagd van mede ondertekening door de afdelingsvoorzitter. Het afdelingsbestuur is verantwoordelijk, niet alleen de penningmeester. Indien er bij een afdeling de penningmeester ontbreekt dan tekent de voorzitter. - Controleer of het saldo per 31-12-2011 volgens de opgave van de bank overeenstemt met het saldo op uw kolommenbalans in Twinfield. Vanuit controle-oogpunt is het van belang dat ook de afdelingsvoorzitter naast de afdelingspenningmeester constateert dat de opgave van de bank overeenstemt met het saldo op uw kolommenbalans in Twinfield. Dit geldt ook voor het kassaldo! - Sla alles eerst in concept op na controle door de gewestpenningmeester definitief opslaan voorkomt veel werk. - Op 31 januari moet gereed zijn en naar naar het gewest worden gezonden: 1. Financieel jaaroverzicht van de bank 2011 of kopie banksaldo van de laatste rekeningafschriften 2011 van de bankrekening(en) en 2. Kolommenbalans 2011 Twinfield. Dit alles ondertekend door de afdelingspenningmeester en de afdelingsvoorzitter. - N.a.v. stap 7: De tekst is voor meerdere uitleg vatbaar en dus niet helder. De gestelde termijnen in de statuten zijn (met de komst van een samengestelde jaarrekening ANBO) niet meer haalbaar en laten zich niet verenigingen met de werkzaamheden in de praktijk. Bestuur en directie zijn hiervan op de hoogte. Om conform de statuten in de VR van juni een goedgekeurde samengestelde jaarrekening te kunnen presenteren, zouden afdelingen en gewesten voor eind februari met het traject ledenvergadering en financiele commissiecontrole rond moeten zijn. Nu is dat statutair tot in juni mogelijk (3 (art 418) + 2 (art 128) maanden). In de praktijk geeft dit geen problemen. De financiele commissiecontrole mag later plaatsvinden. De hoogte van saldi Eigen Vermogen zal niet ernstig afwijken, hooguit verschuiving in boeking. De tekst zal luiden: Controle door de Financiële commissie en ledenjaarvergadering plannen, bij voorkeur in het eerste kwartaal 2012. Pagina 2 van 7
Na 31 januari begint de grote klus voor de gewestpenningmeesters. Het verzamelen en controleren van financiële gegevens van afdelingen is onderdeel van de werkzaamheden van de gewesten. Rondom 31 januari komt ook de drukte en de vragen los voor de POL-trainers Wat is de rol van de POL-trainer: Maak afspraken met de gewestpenningmeester over taken en de aanpak eigen initiatief of afwachten waar behoefte aan is; Maak jezelf bekend als POL-trainer op vergaderingen. Na de lunch is er een rondleiding door het Geldmuseum onder leiding van een gids 4. Ervaringen uitwisselen Er wordt geïnventariseerd op welke manieren POL-trainers penningmeesters in het gewest ondersteunen en wat bij elk van deze de voor- en nadelen zijn volgens de aanwezigen: Individuele bezoeken. Een aantal POL-trainers geeft aan individueel bij penningmeesters langs te gaan. Meestal gebeurt dat op aanvraag van de penningmeester. In sommige gewesten gaat de POL-trainer of gewestpenningmeester op eigen initiatief langs bij nieuwe penningmeesters. In Zuid- Holland worden nieuwe penningmeesters op het gewestkantoor uitgenodigd om langs te komen, omdat daar alle voorzieningen aanwezig zijn en ook werken (Internetverbinding etc). - POL-trainer en penningmeester leren elkaar kennen - POL-trainer kan op specifieke vragen in gaan - Tijd nemen om op een vraag in te gaan - bij een groot gewest is het vaak niet mogelijk om bij alle afdelingspenningmeesters langs te gaan Pagina 3 van 7
Telefonische ondersteuning en vragen beantwoorden: dit gebeurt heel vaak. - snel en gemakkelijk - direct contact tussen POL-trainer en penningmeester dat wil zeggen vragen en antwoorden kunnen verduidelijkt worden - niet elke vraag is goed telefonisch uit te leggen of op te lossen Vragen per e-mail: dit gebeurt vaak. Er zijn POL-trainers die vragen of de penningmeester in een e-mail het probleem willen omschrijven zodat de POL-trainer rustig kan bekijken welke oplossing de beste is. Het antwoord kan dan per telefoon met de penningmeester besproken worden. Of als de vraag van de penningmeester niet helemaal duidelijk is, kan per telefoon verduidelijking gevraagd worden. Alle penningmeesters zouden e-mail moeten hebben en gebruiken, maar een kleine minderheid heeft dit (nog) niet. - snel en gemakkelijk voor de penningmeester - vraag kan goed uitgelegd worden - POL-trainer kan de vraag lezen en goed bekijken hoe het probleem opgelost kan worden - vraag en antwoord wordt vastgelegd/gearchiveerd - penningmeester weet niet wanneer POL-trainer kan antwoorden Bijeenkomsten: In een aantal gewesten worden penningmeesterdagen georganiseerd over hoe de boekhouding moet worden gedaan en de financiën voor het komende jaar er uit zien. De ervaring leert dat er dan ook vaak vragen komen die gaan over het programma Twinfield. In praktijk blijkt het voor penningmeesters vaak lastig om de boekhoudkundige vragen en Twinfield-vragen te scheiden. Penningmeesterdagen worden op initiatief door het gewest georganiseerd (gewestpenningmeester samen met POL-trainer). De cursus Twinfield blijkt door de POL-trainers meestal op verzoek van de penningmeesters georganiseerd. Afhankelijk van het aantal gegadigden wordt het een groepsbijeenkomst of één-op-één uitleg. Het maximaal aantal deelnemers voor een groepsbijeenkomst wordt bepaald door het aantal computers dat voor handen is. - contact tussen POL-trainer en penningmeesters - contact tussen penningmeester onderling - je leert van elkaars vragen en problemen - vraag van de een kan een vragen bij de ander oproepen - bij verschil van kennisniveau van boekhouding cq Twinfield is het moeilijker om les te geven voor de POL-trainer. - Voor deelnemers is het ook niet prettig als kennisniveau te veel verschilt In regio Noord is er vorig jaar op initiatief van de gewestpenningmeesters en de POLtrainers voor de eerste keer een bijeenkomst gehouden. Dit jaar werd er zelf door de penningmeesters gevraagd of er weer een dergelijke bijeenkomst zou kunnen worden georganiseerd. Dit geeft aan dat de eerste bijeenkomst goed ontvangen is en dat er behoefte is om iets dergelijks jaarlijks te organiseren. De deelnemers concluderen dat een mix van de bovenstaande methoden het beste werkt. Pagina 4 van 7
5. Tips Gedurende de dag worden er veel tips uitgewisseld door de POL-trainers: Een op een kennismaken met nieuwe penningmeesters is heel handig. Je komt zo meer te weten over de boekhoudervaring en kennis van. boekhoudprogrammas en Twinfield. Bij een bijeenkomst is het beter om beginners en gevorderden te splitsen. Vraag van tevoren na hoeveel ervaring men heeft in boekhouden en met boekhoudprogramma s. Op die basis kan je de groep splitsen. Penningmeesters die net begonnen zijn, kan men gericht uitnodigen voor een bijeenkomst of cursus; Laat een penningmeester uitleggen wat de vraag/probleem is, maar ook hoe hij/zij dacht het op te lossen zo kan je de gedachten volgen; Los niet het probleem op voor een penningmeester zonder dat hij/zij snapt wat je als POL-trainer gedaan hebt. Handen in de zakken is het devies van de POL-trainers. Leg uit hoe het opgelost kan worden en laat zo mogelijk de penningmeester het zelf doen; Mensen hebben verschillende voorkeuren/manieren om iets te leren; (lezen of horen en dan zelfdoen of eerst zien voordoen. Leg rustig uit Gewest Groningen legt uit dat zij van plan zijn om een bijeenkomst voor penningmeesters te organiseren waar het stappenplan wordt uitgelegd en de penningmeesters aan de hand worden genomen om het uit te voeren. Op die manier willen ze penningmeesters de mogelijkheid geven om hulp te vragen. Tips voor (nieuwe) POL-trainers: Maak je zelf als POL-trainer bekend en hoe je bereikbaar bent: op verschillende bijeenkomsten en op verschillende manieren; Aanwezig zijn op gewestvergaderingen; als er vragen zijn kan je die beantwoorden en maak je jezelf ook weer bekend Goed contact met de gewestpenningmeester is heel belangrijk Maak afspraken met de gewestpenningmeester over taken en de aanpak eigen initiatief of afwachten waar behoefte aan is; Persoonlijke benadering werkt het beste 6. Suggesties om elkaar te ondersteunen in het werk in het gewest Er is www.anbo.nl/penningmeesters met o.a de rubriek Veelgestelde vragen waar de POLtrainers informatie kunnen vinden. Ook zijn daar verschillende documenten te vinden. Er zijn inmiddels vier POL-handleidingen beschikbaar De voorkeur en het kennisniveau van ANBO -penningmeesters loopt sterk uiteen. De nummers 1 en 2 zijn opgesteld door Twinfield. Nummer 3 is opgesteld door de heer Zijp, POL-trainers gewest Friesland. Nummer 4 is opgesteld door de heer Aronds, gewestpenningmeesters Noord-Holland. Een ieder kan zelf bepalen welke het beste bij hem/haar past. Er wordt de suggestie gedaan om op de site weer een forum te openen. Daarop ontstaat een discussie over de voor- en nadelen van een forum. De conclusie is dat een forum alleen kan werken als: - er ook vragen/problemen op gezet worden - als er door de deelnemers op gereageerd wordt - als de deelnemers regelmatig het forum bezoeken - als de vragen/problemen anders zijn dan in Veelgestelde Vragen aan de orde komen - er een moderator is - men zou in principe het forum alleen toegankelijk willen stellen voor POL-trainers en gewestpenningmeesters Pagina 5 van 7
Er wordt geopperd of een e-mailgroep niet handiger zou zijn. Vragen en reacties gaan naar alle leden van de e-mailgroep. Berichten komen dan rechtstreeks in de e-mailbox van de leden en dus hoef je niet zelf naar de website te gaan. Op die manier kunnen ook documenten gemakkelijk met elkaar gedeeld worden. Een Facebook-pagina of een linkedingroep waarvoor leden uitgenodigd is een moderne manier om social media in te zetten en vragen en documenten met elkaar te delen. Ook hierbij krijgen de leden bericht in de e-mailbox als er activiteit is in de groep. Jolanda zal uitzoeken wat in dit geval het handigste is. Na verloop van tijd kan geëvalueerd worden of dit instrument om kennis uit te wisselen toegevoegde waarde heeft. Andere suggesties om elkaar te ondersteunen in de werkzaamheden in het gewest: - niet schromen om elkaar te bellen of e-mailen met een vraag. Na deze eerste bijeenkomst weten de POL-trainers meer over elkaars ervaringen en bij wie ze terecht kunnen. Hiervoor is nodig dat de deelnemers over elkaars contactgegevens beschikken. Jolanda zal vragen of hier bezwaar tegen is bij alle POL-trainers. - meekijken bij een bijeenkomst in een ander gewest zodat je tips en ervaringen kunt opdoen als je het zelf gaat organiseren. Daarvoor is nodig dat de POL-trainers als er een bijeenkomst is, dit ook melden aan de groep. - zet in een document hoe je een bepaald probleem hebt opgelost en deel dat met de andere trainers. Daar kan een ander wat aan hebben omdat die hetzelfde probleem tegenkomt. Of andere trainers kunnen er op reageren zodat het document nog beter bruikbaar wordt; - eenmaal per jaar een bijeenkomst met alle POL-trainers waarop een thema aan de orde komt en men ervaringen en informatie kan uitwisselen. 7. Rondvraag en afsluiting Tijdens de rondvraag worden de volgende mededelingen gedaan: - Er is soms weerstand vanuit afdelingen tegen het gewestbestuur en het landelijk bestuur/directie/vb en daar heb kan je als POL-trainer last van hebben. - Bij de vorige training van Twinfield was er een andere docent. Hij behandelde onderwerpen weer eens op een andere manier en dat was verfrissend. - In de POL-training wordt tot nog toe veel tijd besteed aan het opzetten van een nieuwe administratie. Dat zal nog maar zelden voorkomen bovendien zet het VB een nieuwe administratie op. Een POL-trainer zou nu meer hebben aan het zoeken en aandragen van oplossingen voor problemen van penningmeesters. Mildred sluit de dag af door iedereen te bedanken voor zijn/haar inbreng. Ze vond het een inspirerende dag waarop de POL-trainers elkaar hebben leren kennen. Er is aanzet gegeven tot het uitwisselen van ervaringen, informatie en tips. Ze hoopt dat dit de start is voor een vervolg. Pagina 6 van 7
CCarlajjjjjC De geerdeeeeer Pagina 7 van 7