Handleiding WooCommerce - Yuki www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van WooCommerce naar Yuki. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in WooCommerce automatisch een factuur gegenereerd wordt in Yuki. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in maart 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. De koppeling kan aangeschaft worden in de webwinkel van www.webwinkelfacturen.nl. Voor de koppeling hoeft bij de start niet betaald te worden. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de website. Bij de aanschaf van de koppeling ontvangt de webwinkelier de koppeling per email, inclusief deze handleiding en een licentie code. Deze handleiding is ook te vinden op de website van webwinkelfacturen.nl. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe activeert u de koppeling?................................ 3 3 FAQ............................................. 5 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van WooCommerce naar Yuki zorgt dat voor bestellingen met de status Verwerkt automatisch een factuur wordt aangemaakt in Yuki. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in WooCommerce op Verwerkt te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Yuki aangemaakt. De facturen in Yuki hebben status Concept. De webwinkelier kan de factuur vervolgens via Yuki verwerken. Binnen Yuki kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. We geven het bestelnummer door in de titel van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Yuki kan matchen met de bestelling in WooCommerce. Fig. 1: De factuurinformatie met het WooCommerce bestelnummer Bestellingen van bekende klanten worden in Yuki onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Yuki. Herkennen gebeurt op basis van de voor- en achternaam. Versie 1.1 23 maart 2015 2
2 Hoe activeert u de koppeling? Om de koppeling tussen WooCommerce en Yuki op te zetten installeert de webwinkelier de bijgevoegde plugin in de WordPress website. De plugin wordt op dezelfde manier geinstalleerd als andere plugins. Na installatie en activatie van de plugin verschijnt er een optie WooCommerce Cloudinvoice Settings in het admin-menu onder Instellingen. Als eerste kiest u welk factuursysteem u gebruikt. Het is op dit moment mogelijk te kiezen uit Factuursturen, MoneyBird, Reeleezee, Yuki en Twinfield - Verkooptransacties of Twinfield - Facturen. Selecteer het Yuki factuursysteem. De velden die je moet invullen klappen open. Fig. 2: Startscherm installatie WooCommerce - Yuki koppeling Vul de basis gegevens in om de koppeling met uw Yuki account te maken. Deze basisgegevens zijn: Een administratiecode Een toegangscode De cloudinvoice url. Deze is vooraf ingevuld en hoef je niet te wijzigen. De cloudinvoice key. Dit is de licentie sleutel die je in de email ontvangen hebt. Deze sleutel zorgt er voor dat je gebruik kunt maken van de koppeling. De administratie- en toegangscode kun je aanmaken in je Yuki account. administratie, en vervolgens naar webservices. Zie de onderstaande plaatjes. Je gaat hiervoor naar je Fig. 3: Genereren Yuki toegang: Ga naar je administratie Versie 1.1 23 maart 2015 3
Fig. 4: Genereren Yuki toegang: Genereer de codes bij Webservices Na het invullen van deze gegevens krijgt u de mogelijkheid om de betaalmethoden in de WooCommerce webwinkel te koppelen aan de BTW tarieven en betaalmethoden van Yuki. Als je die hebt ingevuld en opgeslagen is de koppeling actief. Zodra je een bestelling in WooCommerce op verwerkt zet verschijnt de bestelling in je Yuki administratie. Fig. 5: Koppelen van de WooCommerce BTW tarieven en betaalmethoden met die van Yuki Versie 1.1 23 maart 2015 4
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Yuki account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Yuki Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Yuki. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie 1.1 23 maart 2015 5