LAWA Bijlage Landelijk Arbeidsvoorwaardenoverleg Waterschappen LAWA 10-34 Bijlage modelregeling telewerken Agendapunt 6 d.d. 13-12-10 Werknemers verwachten van een moderne organisatie dat werken op afstand mogelijk is. Thuiswerken, onderweg werken of op locatie werken maakt het werk aantrekkelijk, doordat het medewerkers meer de mogelijkheid biedt om de eigen tijd in te delen en tegelijk productief te zijn. Digitale en interactieve communicatiemiddelen maken telewerken technisch mogelijk. Partijen vinden dat telewerken in ieder waterschap mogelijk moet zijn, maar telewerken is niet bij ieder type werk/iedere functie mogelijk. Om de sectorale ontwikkeling in telewerken vaart te geven is overeengekomen dat ieder waterschap voor 1 januari 2011 decentraal een telewerkregeling overeengekomen moet zijn. Deze regeling moet in decentraal overleg met het GO, dan wel met instemming van de Ondernemingsraad (artikel 27 WOR) tot stand komen. Partijen hebben afgesproken te toetsen of de doelstelling bereikt is en decentraal regelingen zijn ingevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek worden besproken in het LAWA december 2010. Indien niet alle waterschappen een eigen regeling hebben, wordt aan de centrale tafel een model telewerkregeling afgesproken. Deze geldt dan de eerste van de maand volgend op vaststelling in het LAWA voor waterschappen zonder eigen lokale regeling. De waterschappen hebben ervoor gekozen om deze afspraak gezamenlijk uit te werken tot een model telewerkregeling. Een werkgroep van P&O ers heeft dit opgepakt; een conceptregeling opgesteld, een toolkit voor leidinggevenden gemaakt en een arbochecklist opgesteld. De werkgroep is bij de telewerkregeling uit gegaan van de volgende uitgangspunten: Telewerken is op regelmatige basis werken op een andere plek dan de standplaats, waarbij de vrijheid om het eigen werk in te richten en de verantwoordelijkheid om afspraken na te komen hand in hand gaan. Telewerken is niet bij ieder type werk en/of iedere functie mogelijk. Daarom is telewerken geen recht. De bedrijfsvoering is leidend bij het vaststellen van de mogelijkheden voor telewerken (incidenteel of structureel); Telewerken is ook geen plicht: de werkgever stelt te allen tijde een (flex)werkplek op de standplaats beschikbaar aan de medewerker om zijn werk te kunnen verrichten; Vertrouwen staat centraal, zowel in de leidinggevende als in de medewerker. De leidinggevende wordt geacht goed in staat te zijn op grond van de bedrijfsvoering keuzes en afspraken over telewerken te maken met de medewerker. De medewerker wordt geacht consciëntieus het werk te verrichten conform de gemaakte afspraken. Telewerken betreft plaatsonafhankelijk werken en laat de keuze voor de werkplek aan de medewerker. De vrijheid om op een locatie van eigen keuze het werk te verrichten, brengt voor de medewerker de verantwoordelijkheid met zich mee om gebruik te maken van een gezonde en veilige werkplek, die voldoet aan de geldende (arbo)regelgeving.
De werkgever faciliteert telewerken, maar stelt geen vergoeding beschikbaar voor het inrichten van een werkplek. Telewerken is namelijk geen plicht. Indien de werkgever de medewerker verplicht geheel of gedeeltelijk van huis uit te werken, dan is deze regeling niet van toepassing en zal het waterschap voor deze situatie een eigen regeling moeten overeenkomen. De stuurgroep samenwerken P&O sector Waterschappen en het werkgeversberaad hebben dit breder getrokken. Ook voor incidenteel op afstand werken dient de regeling een kader te bieden. Deze telewerkregeling regelt een aantal aspecten rondom op afstand werken. Het biedt het kader voor leidinggevende en medewerker om afspraken te maken. Voorstel: Tekstvoorstel voor de SAW deel 1. Hierin wordt gesteld dat deze modelregeling geldt als er lokaal geen regeling is: Artikel 6.1.15 Telewerkregeling 1. Het dagelijks bestuur stelt vóór 2011 een regeling vast voor het op afstand werken. 2. Indien het dagelijks bestuur niet vóór 2011 een regeling heeft vastgesteld, dient het algemeen bestuur de in deel 2 van de Sectorale arbeidsvoorwaardenregeling waterschapspersoneel opgenomen Modelregeling Telewerken vast te stellen.
Modelregeling Telewerken Preambule Flexibiliteit is een belangrijk thema van de SAW 2009-2011. Telewerken kan aan verdere flexibilisering van de arbeid bijdragen en ondersteunt de stap naar het Nieuwe Werken. Telewerken biedt voor organisatie en werknemer mogelijkheden. Werktijden worden beter afgestemd op het werkproces en op de privé omstandigheden. Telewerken past in een cultuur van wederzijds vertrouwen en resultaat afspraken. Het draagt bij aan de aantrekkings- en concurrentiekracht van waterschappen op de arbeidsmarkt, waarbij tijd- en plaatsonafhankelijk werken een steeds grotere vlucht neemt en inspeelt op behoeften van de moderne werknemer; Tot slot leidt telewerken tot minder woon-werkverkeer en levert een bijdrage aan het terugdringen van CO2-uitstoot en het fileprobleem. Om de sectorale ontwikkeling in telewerken vaart te geven zijn partijen onderstaande modelregeling overeengekomen. Telewerken wordt hiermee in ieder waterschap mogelijk. Artikel 1. Algemeen De regeling telewerken geldt voor alle medewerkers, ambtenaren en arbeidscontractanten van het waterschap. Uitzondering hierop zijn de medewerkers die verplicht geheel of gedeeltelijk vanuit huis werken. Deze regeling bepaalt de definities, de voorwaarden, de faciliteiten en aanvullende regels voor het toepassen van telewerken. Artikel 2. Definities / begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a. Telewerken: Van telewerken is sprake als de medewerker incidenteel met instemming van de leidinggevende of op regelmatige basis, volgens overeengekomen rooster, werkzaamheden verricht op een andere plaats dan op de standplaats. b. Leidinggevende: De hiërarchisch leidinggevende. c. Werkdag: Een dagduur conform het voor de betrokken medewerker van toepassing zijnde werkrooster. d. Telewerkovereenkomst: Overeenkomst waarin individuele afspraken zijn vastgelegd over het telewerken. e. Arbo-regels: Wet- en regelgeving die betrekking heeft op het inrichten van een werkplek. f. Medewerkers, ambtenaren en arbeidscontractanten volgens artikel 1.1 SAW. Artikel 3. Algemene voorwaarden 1. Medewerkers kunnen een verzoek indienen om te mogen telewerken. De leidinggevende besluit of een medewerker kan telewerken. 2. Bij het besluit over telewerken spelen de volgende afwegingen een rol: a. De medewerker vervult een functie die zich leent voor telewerken. b. Leidinggevende en medewerker kunnen periodiek afspraken met elkaar maken over de resultaten die de medewerker in een bepaalde periode levert.
c. De leidinggevende beoordeelt of de medewerker over de juiste competenties beschikt om te kunnen telewerken. d. De medewerker beschikt over een computer, besturingsprogramma, een virusscanner en internetaansluiting die aan de (compatibiliteits- en veiligheids)eisen van het Hoogheemraadschap van Delfland (verder: Delfland ) voldoen. De medewerker beschikt ook over een telefoonnummer waarop hij bereikbaar is gedurende het telewerken. e. De medewerker zorgt er voor dat de telewerkplek voldoet aan de geldende arbo-eisen. Aan deze regeling is een arbo-checklist als bijlage toegevoegd. Met deze checklist kan vastgesteld worden of de werkplek aan de arboeisen voldoet. Delfland kan de telewerkplek door een arbo-deskundige laten bezoeken. Artikel 4. Voorwaarden waterschap Voor het eigen waterschap kunnen verdere kaders met instemming van de Ondernemingsraad (artikel 27 WOR) worden gesteld. Onderwerpen waarover verdere afspraken gemaakt kunnen worden zijn onder andere: a. Functies waarvoor telewerken niet mogelijk is; b. Een minimale aanwezigheid op de standplaats; c. Een minimale aanwezigheid op de standplaats met onderscheid naar groepen functies; d. Bloktijden in bereikbaarheid. Artikel 5. Telewerken op initiatief van de werkgever 1. Indien het voor een goede bedrijfsvoering wenselijk is dat een medewerker gedeeltelijk vanuit huis werkt, kan de werkgever de medewerker verzoeken te gaan telewerken. 2. Indien een medewerker niet over een telewerkplek en/of benodigde apparatuur beschikt, stelt de werkgever tijdelijk voorzieningen ter beschikking aan de medewerker. Hiervoor wordt een gebruikersovereenkomst getekend. Zodra het telewerken wordt beëindigd, komen de voorzieningen weer ter beschikking van de werkgever c.q. vervalt het recht op deze voorzieningen. 3. De medewerker heeft het recht het verzoek van de werkgever tot telewerken te weigeren. Artikel 6. Overige bepalingen 1. Alle op de dienstbetrekking van toepassing zijnde regelingen en bepalingen aangaande gedrag, zoals: integriteit, vertrouwelijkheid, geheimhouding, gsmgebruik, internetprotocol, e-mailverkeer, gelden bij het telewerken. 2. De standplaats blijft ongewijzigd. 3. De reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer wordt conform fiscale regels bepaald op grond van het feitelijke aantal wekelijkse dagen dat de medewerker naar de standplaats reist. 4. De afspraken tussen leidinggevende en medewerker over telewerken worden vastgelegd in een telewerkovereenkomst en binnen de gesprekscyclus geëvalueerd. Artikel 7. Telewerkovereenkomst 1. De leidinggevende en medewerker maken afspraken over: - Bereikbaarheid, werkoverleg en samenwerking;
- De dag(en)/dagdelen waarop de medewerker zal gaan telewerken. Leidinggevende en medewerker bepalen in onderling overleg over de dag(en)/dagdelen waarop de medewerker zal gaan telewerken; - En/of bij incidenteel telewerken worden de werkzaamheden in de telewerkovereenkomst benoemd. 2. De ingevulde en ondertekende arbo-checklist (bijlage telewerkregeling) maakt integraal deel uit van de telewerkovereenkomst wordt jaarlijks besproken en aan de overeenkomst gehecht. 3. De telewerkovereenkomst wordt in beginsel aangegaan voor dit kalenderjaar. 4. De telewerkovereenkomst eindigt: - 31 december van het kalenderjaar. - Bij wijziging functie. - Wanneer de telewerkplek niet (langer) aan de geldende arbo-eisen voldoet. - Bij einde dienstverband. Artikel 8. Overige bepalingen 1. Wanneer het werk daarom vraagt gaat de beschikbaarheid op het kantoor voor op de afspraak om te telewerken. De leidinggevende kan op grond van organisatiebelang de medewerker opdragen op een telewerkdag(deel) naar de standplaats te komen. 2. Wanneer er op de telewerkplek geen digitale verbinding mogelijk is met de benodigde systemen van Delfland zal de medewerker, afhankelijk van het tijdstip, de geschatte storingsduur en de werkzaamheden, kiezen tussen verschuiven werktijden, verlof (plusuren) opnemen dan wel op de standplaats werken. 3. Delfland zorgt voor de mogelijkheid dat de medewerker in staat is om elektronisch informatie uit te wisselen met de organisatie. De medewerker zorgt er voor dat hiervoor technische voorzieningen op de werkplek voor handen zijn. Artikel 9. Niet voorziene gevallen In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur dan wel de voorzitter van het bestuur van Delfland naar redelijkheid en billijkheid. Artikel 10. Inwerkingtreding en evaluatie Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2011. Deze regeling wordt na twee jaar, in 2013, geëvalueerd. Aldus vastgesteld in de vergadering van d.d.. Het bestuur van het Waterschap... besluit vast te stellen de volgende regeling:
Toolkit telewerken voor leidinggevenden Waar moet een leidinggevende rekening mee houden bij telewerken? Onderstaande aandachtpunten moeten het waterschap, de leidinggevende en de medewerker helpen bij het verantwoord inzetten van telewerken. Komen alle functies in aanmerking voor telewerken? Veel werk kan door middel van telewerken op afstand worden gedaan. Op het moment dat er ingelogd kan worden op het netwerk van het waterschap, zijn veel applicaties op afstand benaderbaar. Toch zijn er locatiegebonden werkzaamheden die daarmee niet geschikt zijn voor telewerken. Voorbeelden op het waterschapskantoor zijn het werk van een receptioniste, bode, enz. Ook meer operationele functies lenen zich niet of minder voor telewerken, zoals medewerkers onderhoud en beheer op zuiveringsinstallaties, buitendienstmedewerkers, muskusrattenbestrijders, enz. Het is aan de leidinggevende om af te wegen of de functie voor telewerken in aanmerking komt. Samengevat zijn aandachtpunten: - is het werk lokatiegebonden (receptie/balie, werkplaats, veldwerk, enz); - kan de software op afstand benaderd worden; - in hoeverre kan het werk met minder contact met collega s uitgevoerd worden. Het waterschap kan ook in overleg met de OR vaststellen dat bij bepaalde functies niet op afstand gewerkt kan worden. Wat speelt nog meer een rol bij het toekennen van telewerken? De bedrijfsvoering is doorslaggevend bij het toestaan van telewerken. Als de voortgang van bedrijfsprocessen in het geding komt, is dit een legitieme reden telewerken te weigeren of af te wijken van het afgesproken telewerkrooster. Voorbeelden voor het incidenteel afwijken van het rooster zijn vergaderingen, werkoverleg, opleidingen enz. Hoe garandeer ik de bezetting van afdeling op peil blijft? Het is niet raadzaam op bijvoorbeeld een maandag of een vrijdag alle verzoeken toe te staan, waardoor de afdeling fysiek onderbezet is. Wanneer door vakanties of ziekteverzuim onderbezetting van de afdeling dreigt, kan dit een reden zijn de telewerker tijdelijk weer te laten werken op de standplaats. Hoe manage ik de spreiding over de week bij de start van telewerken? Het is goed om bij de start van telewerken en jaarlijks bij het opstellen van de roosters eerst een beeld te krijgen van alle wensen die er op een afdeling zijn alvorens bij de invoering van de regeling telewerken individueel te besluiten telewerken toe te staan. Het is niet aan te bevelen bij de invoering verzoeken toe te staan volgens het principe: Wie het eerst komt die het eerst maalt. Nadat een rooster eenmaal is ingevoerd/gedurende het kalenderjaar, worden individuele aanvragen wel binnen het bestaande rooster getoetst. Kan ik mijn medewerkers zo aansturen? De leidinggevende moet het gevoel hebben dat hij met de verzoeken tot telewerken de afdeling kan blijven managen. Hij moet voor zichzelf duidelijk hebben hoe hij, in plaats van op aanwezigheid op output kan sturen. Dit vraagt specifieke managementkwaliteiten. In het bijzonder moet je als leidinggevende in staat zijn goede werkafspraken te maken die nodig zijn voor telewerken. Daarnaast stuur je meer op output dan op aanwezigheid.
Hoe manage ik het onderling contact tussen de medewerkers op mijn afdeling? Werkoverleg, collegiale contacten en het onderling stellen van vragen zijn belangrijk. Telewerken maakt dit moeilijker. Als leidinggevende is het daarom belangrijk overleg en afstemming te organiseren. Overigens betekent dit niet dat de medewerker niet de verantwoording heeft om zijn werk in voldoende mate af te stemmen met collega s en andere relevante partijen. Werken op standplaats en de bijbehorende contacten blijven belangrijk onderdeel. Voorkomen moet worden dat medewerkers door te weinig contacten met leidinggevende en collega s het werk minder goed en of met minder plezier doen. Hoe verhoudt telewerken zich tot werkoverleg? Het wordt met telewerken nog belangrijker individuele werkbesprekingen en teamoverleg gestructureerd te plannen en te houden. Het helpt om op 1 vaste dag per periode het afdelingsoverleg te organiseren. Hierdoor krijgen alle medewerkers de mogelijkheid het werkoverleg bij te wonen. Welke afspraken maak ik over bereikbaarheid? Gedurende de telewerkdag moet een medewerker voor zijn leidinggevende en collega s bereikbaar zijn. Maakt daarom afspraken over de tijden waarop de medewerker bereikbaar is (telefonisch of mail) of werkt. Beschikt de medewerker over de juiste competenties om zelfstandig en/of zonder directe ondersteuning van de leidinggevende te kunnen werken? Niet iedere medewerker beschikt (in voldoende mate) over de competenties die nodig zijn om telewerken tot een succes te maken. Zelfstandigheid, planningsvaardigheid en verantwoordelijkheidsbesef zijn voorbeelden van competenties die van belang zijn om telewerken tot een succes te maken. Van een leidinggevende wordt verwacht dat hij in kan schatten in hoeverre de medewerker hiertoe ook daadwerkelijk in staat is. Bij gerede twijfel zal de leidinggevende met de medewerker een ontwikkel traject afspreken. Hierbij kan incidenteel, met het karakter van een proeftijd en voorwaarden, tijdelijk toestemming voor telewerken gegeven worden. Wat is de duur van de af te spreken periode, waarin telewerken mogelijk wordt? In het kader van meer- en minderwerk zijn we gewend om per jaar te roosteren. De mogelijkheden voor structureel telewerken zijn onderdeel van dit jaarlijkse roostervraagstuk. Telewerken wordt in principe voor het kalenderjaar afgesproken, tenzij de leidinggevende en de medewerker hier op voorhand andere afspraken over maken. Naast het rooster vraagstuk is het ook goed om jaarlijks gezamenlijk de afspraken over afstemmen, bereikbaarheid en arbeidsomstandigheden te toetsen. Spelen ICT-mogelijkheden en beperkingen nog een rol? Beveiliging speelt altijd een belangrijke rol. Bepaalde toepassingen zijn misschien te zwaar om via een internetverbinding te kunnen werken. Servercapaciteit en licenties kunnen het gebruik van een applicatie beperken. Hierover moet vooraf duidelijkheid zijn. Daarom is het belangrijk om met de ICT-afdeling hierover vooraf te overleggen. Ontvangen medewerkers hulpmiddelen van het waterschap om te kunnen telewerken? Een medewerker beschikt thuis over de vereiste ICT-toepassingen (alleen bijvoorbeeld een token wordt door het waterschap beschikbaar gesteld). Als een
medewerker niet aan kan tonen dat hij over de noodzakelijke hulpmiddelen beschikt, kan toestemming voor telewerken worden geweigerd. Storing of defecten op de thuiswerkplek vallen niet onder de ondersteunende service van de ICT-afdeling. Speelt telewerken een rol in de personeelsgesprekken? In de cyclus van personeelsgesprekken is telewerken een logisch gespreksonderwerp. Je kunt bijvoorbeeld van gedachten wisselen en afspraken maken over bereikbaarheid, specifieke competenties, aansturing door leidinggevende bij telewerken, contacten met collega s, arbo-aspecten, enz. Wie is verantwoordelijk voor een goede inrichting van de thuiswerkplek? Een medewerker is zelf verantwoordelijk voor een juiste inrichting van de telewerkplek. Dit ontslaat de werkgever, en dus ook een leidinggevende, er niet van niet om de medewerker te wijzen op het belang van een verantwoorde telewerkplek. Hiervoor is een checklist beschikbaar. Vraag vooraf aan de medewerker of hij thuis beschikt over een geschikte werkplek en geef aan dat de mogelijkheid bestaat dat dit gecontroleerd wordt. Als de inrichting van de werkplek niet voldoet, vervalt de toestemming om te mogen telewerken. Telewerken is onderwerp bij een Risico Inventarisatie en Evaluatie (RIE). Arbeidsomstandigheden en thuiswerken is het tekenen van de checklist voldoende? Het is belangrijk om als leidinggevende het gesprek met je medewerker aan te gaan. Weet de medewerker wat een verantwoorde werkplek is (zie ook checklist) en kan hij deze realiseren? Kan de medewerker het werk met voldoende afwisseling organiseren? Deze vragen keren jaarlijks terug bij het maken van de telewerkafspraken en zijn bij functionerings- en voortgangsgesprekken een vast onderwerp. De thuiswerkplek hoort in al deze gesprekken aan de orde te komen. In de RIE dient telewerken terug te keren. De werkgever blijft eindverantwoordelijk voor de goede arbeidsomstandigheden. Kan de toestemming voor telewerken worden ingetrokken? Er zijn verschillende gronden te noemen waarop het intrekken van de toestemming voor telewerken kan worden gebaseerd. Voor het geven van toestemming geldt dat bedrijfsorganisatorische leidend zijn. Dit geldt eveneens voor het intrekken van de toestemming. Ook disfunctioneren of het niet nakomen van gemaakte afspraken over telewerken kan een legitieme aanleiding zijn de toestemming in te trekken. Belangrijk blijft in alle gevallen een motivering van het besluit. Is een medewerker het niet een met een besluit over wel of niet telewerken dan kan hij in bezwaar gaan. Wat te doen bij een bedrijfsongeval? Ook tijdens het telewerken kan zich een bedrijfsongeval voordoen. Als dit het geval is geldt in ieder geval dat dit ongeval volgens de gebruikelijke procedure gemeld en geregistreerd wordt. Is er een relatie met andere HRM instrumenten? Ja, bij telewerken komt het resultaat centraal te staan, ook in de gesprekscyclus spelen resultaatafspraken een belangrijke rol. Met elkaar spreken over resultaten helpt bij de jaarlijkse keuzes rondom meer en minderwerk. Tot slot kan telewerken bijdragen aan een aantrekkelijk rooster. Welke kritische succesfactoren gelden er om tot telewerken te komen?
- Commitment van bestuur en management - Onderlig vertrouwen tussen leidinggevende en medewerker - Aandacht voor verandermanagement - Doorlopend informatie over de inrichtring van de werkplek beschikbaar - Discretie, integriteit en vertrouwelijkheid van gegevens moeten gewaarborgd zijn - Jaarlijkse evaluatie.