Concept Communicatieplan DATUM AUTEUR VERSIE Pagina 1 van 7
Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Achtergrond... 3 1.2 Doelstelling... 3 1.3 Randvoorwaarden... 3 2 Communicatiestrategie... 4 2.1 Doelgroepen... 4 2.2 Communicatiekanalen... 5 2.3 Communicatiedoelen en middelen per doelgroep... 6 Pagina 2 van 7
1 Inleiding 1.1 Achtergrond Voor de invoering van het functieboek is goede communicatie essentieel: het draagt bij aan draagvlak en transparantie. Functiebenaming, -beschrijving, en -waardering zijn zaken waaraan een medewerker waarde hecht. Een dergelijk traject ligt daarom vaak gevoelig. De nieuwe, meer resultaatgericht en generiek beschreven functies zijn minder gespecificeerd dan de voorheen meer taakgerichte beschrijvingen. Hierdoor is het mogelijk dat medewerkers zich in de nieuwe beschrijving minder herkennen. Hier liggen gevoeligheden in de zin van wat gaat er met mijn functie gebeuren, wat wordt er nu precies van mij verwacht, wat gebeurt er met de functie-indeling, en ga ik er in salaris op voor- of achteruit? In dit communicatieplan worden de randvoorwaarden en verschillende communicatiekanalen beschreven voor een goede communicatie naar de medewerkers binnen Organisatie X. Dit plan omvat een beschrijving van de verschillende doelgroepen en communicatiekanalen welke kunnen worden ingezet. Het betreft een algemene omschrijving, de specifieke implementatie zal door Organisatie X nader bepaald moeten worden. 1.2 Doelstelling Primaire doelstelling van de communicatie over het functieboek van Organisatie X is de medewerkers zorgvuldig te infomeren zodat zij voldoende kennis hebben van het functieboek en begrijpen wat dit betekent voor de eigen situatie. Het resultaat is dat iedere medewerker op de hoogte is van de uitgangspunten, weet waar hij/ zij aan toe is en begrijpt wat de gevolgen zijn van het nieuwe functieboek. Meer specifiek kunnen de volgende communicatiedoelstellingen worden benoemd: Informatie verstrekken: De verschillende interne doelgroepen informeren over het project, de fasen waaruit het project bestaat, de stand van zaken en de individuele gevolgen. Draagvlak creëren: helderheid creëren door duidelijk te zijn over de rechtspositie (bezwaar- en beroepszaken), een transparante manier van werken na te streven en de voordelen te benadrukken. Overtuigen door positieve koplopers: Medewerkers/ leidinggevenden die positief staan ten opzichte van de veranderingen, laten fungeren als koploper. 1.3 Randvoorwaarden Voor een succesvolle implementatie van het functieboek, zijn de volgende randvoorwaarden te benoemen: Communicatie vindt regelmatig plaats. Er is een heldere procedure met tijdslijn. Er zijn aangewezen contactpersonen, waar medewerkers met vragen terecht kunnen (en contactpersonen zijn bekend). Open, eerlijk en integer; niet alleen voordelen maar ook de nadelen benoemen. Voldoende tijd en middelen moeten beschikbaar zijn. Draagvlak vanuit het management. Pagina 3 van 7
2 Communicatiestrategie Het is van belang de interne doelgroepen goed te informeren over het functieboek: wat houdt het precies in, welke consequenties zijn hieraan verbonden, wat wordt er van mij verwacht, waar kan ik terecht met vragen etc. Een persoonlijke aanpak, ondersteunt met schriftelijke en digitale middelen verdient hierbij de voorkeur. In verband met de herkenbaarheid is het wenselijk om zoveel mogelijk aan te sluiten bij reeds bestaande communicatiemiddelen en communicatiekanalen van Organisatie X. 2.1 Doelgroepen De invoering van het functieboek binnen Organisatie X is een intern project. In onderstaande tabel zijn de interne doelgroepen en hun rol beschreven. Daarnaast is aangegeven welk doel met de communicatie per doelgroep wordt nagestreefd. Doelgroep Rol Doel Medewerkers Organisatie X Ontvanger Informeren en draagvlak creëren, zodat optimale acceptatie ontstaat en onrust wordt voorkomen. Ondernemingsraad Toetser Informeren en draagvlak creëren ten opzichte van het functieboek. Leidinggevenden/ management Uitvoerder, ontvanger en informant Informeren en draagvlak creëren (bij medewerkers), zodat optimale acceptatie ontstaat en onrust wordt voorkomen. P&O Uitdrager en goede voorbeeld. Uitvoerder, ontvanger en informant Uitdrager en goede voorbeeld. Zorgdragen dat zij een deel van de communicatie naar medewerkers kunnen verzorgen. Of: Verantwoordelijke rol voor communicatie richting medewerkers. Informeren en draagvlak creëren (bij OR en management), zodat optimale acceptatie ontstaat en onrust wordt voorkomen. Verantwoordelijke rol voor faciliteren van managers, zodat zij communicatie richting medewerkers kunnen verzorgen. Pagina 4 van 7
2.2 Communicatiekanalen Er zijn diverse communicatiekanalen te benoemen, welke kunnen worden ingezet. Hieronder volgt een korte opsomming van mogelijk in te zetten communicatiekanalen. Nieuwsbrief: Via periodieke nieuwsbrieven kan de stand van zaken over het functieboek gecommuniceerd worden. Intranet Er kan een aparte link opgenomen worden om meer achtergrondinformatie te geven. Hier kunnen eveneens alle nieuwsbrieven over het project geplaatst worden, maar bijvoorbeeld ook de bezwaarprocedure. Inloopspreekuur Verandering vraagt om face to face communicatie. Een inloopspreekuur leent zich goed voor deze vorm van communicatie. Een interne P&O adviseur kan op gezette tijden duidelijk aanwezig zijn binnen de organisatie. Dit biedt een laagdrempelige mogelijkheid voor medewerkers en leidinggevenden om even binnen te lopen en vragen te stellen. Deze aanwezigheid dient duidelijk gecommuniceerd worden, zodat medewerkers, leidinggevenden en OR weten waar ze wanneer met vragen terecht kunnen. Informatiepakket medewerkers Er kan een informatiepakket worden samengesteld, waarin informatie is opgenomen over alle aspecten binnen het project, zoals het functiegebouw, de functiewaarderingssystematiek, etc. Informatiepakket leidinggevenden Leidinggevenden kunnen worden voorzien van een informatiepakket, zodat de medewerkers op eenduidige wijze worden geïnformeerd. Hierin zit een presentatie, achtergrondinformatie en contactgegevens. Q&A-lijst De actualisatie van het functiegebouw roept voor medewerkers en leidinggevenden veel vragen op. In een zogenaamde vraag en antwoord lijst kunnen de meest voorkomende vragen en antwoorden worden uitgewerkt. Workshop Leidinggevenden Leidinggevenden fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen en onduidelijkheden. Het is belangrijk dat leidinggevenden goed geïnformeerd zijn, zodat zij vragen en eventuele onrust weg kunnen nemen. Ook is het van belang dat zij zich bewust zijn van hun eigen voorbeeldrol en hierbij een bijdrage kunnen leveren aan een succesvolle implementatie. Social Media Indien Organisatie X reeds gebruik maakt van social media, kan op de bestaande kanalen worden aangesloten, als bijvoorbeeld het gebruik van twitter of het plaatsen van een filmpje op Youtube. Positieve communicatie Pagina 5 van 7
Bovengenoemde communicatiemiddelen zijn met name gericht op functionele communicatie. Dit kan gecombineerd worden met een vorm van positieve communicatie, bijvoorbeeld het ontwikkelen van een gadget, welke gekoppeld wordt aan het functieboek. Of het lanceren van het functieboek middels een borrel. 2.3 Communicatiedoelen en middelen per doelgroep Doelgroep Doel Communicatiemiddel Medewerkers Medewerkers weten: dat er nieuw functieboek komt; waarom er een nieuw hoe dit functieboek wordt nieuwe functieboek zijn; zijn op de hoogte van hun rechten met betrekking tot bezwaar- en beroep. Medewerkers: zijn neutraal tot positief over het functieboek. Ondernemingsraad Ondersnemingsraad weet: waarom er een nieuw hoe dit functieboek is nieuwe functiegebouw zijn; welke rechten ze hebben. Leidinggevenden Leidinggevenden weten: waarom er een nieuw hoe dit functieboek is nieuwe functiegebouw zijn; hoe zij medewerkers kunnen ondersteunen; wat hun rol is bij de implementatie van het nieuwe functieboek. Leidinggevenden: zijn positief over het Functieboek en dragen dit positief uit binnen de organisatie. P&O P&O-ers weten: waarom er een nieuw hoe dit functieboek is nieuwe functiegebouw zijn; wat hun rol is bij de Pagina 6 van 7
implementatie van het nieuwe functieboek. P&O-ers: dragen het functieboek positief uit binnen de organisatie. Pagina 7 van 7