Communicatieplan GMR

Transcriptie

1 -0001 Blad 1 van 8 Communicatieplan Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

2 -0001 Blad 2 van 8 Inhoudopgave 1. Inleiding / Achtergrond en communicatie kader blz Communicatiedoelstelling blz Doelgroep intern & extern (Communicatie Matrix) blz Communicatiemiddelen en kanalen blz Ledenlijst en Contactpersonen -MR ( ) blz. 8 Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

3 -0001 Blad 3 van 8 1 Inleiding Binnen SPOLT is een gemeenschappelijke medezeggenschapsraad () opgericht om bovenschoolse zaken te behandelen. Voor de -leden fungeren de MR-en vaak als klankbord voor ideeën en adviezen.tevens heeft de voornamelijk contact het CvB (College van Bestuur). De directeur van de school is de voornaamste gesprekpartner van de MR. Het is daarom van belang dat er een goede afstemming is tussen alle geledingen (doelgroepen:, MR, directeuren, CvB). Niet alleen voor naleving van de officiële regels, vastgelegd in het -reglement, maar veel eerder om te komen tot een goede samenwerking, het voorkomen van dubbel werk. De geeft deze communicatie gestalte door persoonlijke en schriftelijke terugkoppeling van haar activiteiten naar de diverse geledingen. Zo ontvangen betrokkenen de agenda en notulen van de -vergaderingen. In dit verband stelt de zich ook tot doel om pro-actief te handelen. Jaarlijks maakt de bovendien een verslag van haar werkzaamheden. De acceptatie binnen elke doelgroep zal voor een deel het succes van de bepalen. Bij elke groep moet voldoende aandacht worden besteed aan kennis, begrip, betrokkenheid en ondersteuning. Communicatie is hiervoor het middel om deze zaken op een adequate wijze te delen met alle betrokkenen die iets met de te maken hebben. Achtergrond en communicatie kader Een communicatieplan helpt de om orde te scheppen als we met meerdere doelgroepen, communicatiedoelen en middelen te maken hebben. Verder zorgt een communicatieplan voor een logische samenhang binnen onze communicatie-uitingen. Het plan maakt onze communicatiemiddelen effectiever doordat we precies hebben uitgedacht wat we hoe en aan wie willen communiceren. Dat is dan ook de reden voor het opzetten van een communicatiestructuur die strookt met de gewenste cultuur waarin gestuurd wordt op gemeenschappelijk resultaat (de leerling) en waarin iedereen zijn/ haar verantwoordelijkheid heeft. Dit verantwoordelijkheidsgevoel heet betrokkenheid. Essentieel voor een gevoel van betrokkenheid is goed informeren. Dit goed informeren geldt niet alleen van Raad van Toezicht naar CvB, CvB naar, maar ook van naar MR. Dit communicatieplan bestaat uit een aantal onderdelen die gestructureerd invulling geven aan het communicatieplan. Communicatie op zichzelf is geen doel, maar wordt gezien als een middel om doelen te bereiken. Tevens heeft het een rol in alle processen die er spelen binnen de SPOLT organisatie. Niet alleen in formele zin wordt er gecommuniceerd, maar vooral in informele of soms zelf onbewuste zin. Het communicatieplan moet een levend document zijn. Jaarlijks (in september) past de het communicatieplan aan. Dit aangepaste plan stuurt de naar alle MR-en. Belangrijk is om verschillende mogelijkheden te bieden om voorstellen te kunnen ventileren. Nog belangrijker is om terugkoppeling te blijven geven hoe het gaat en wat met de voorstellen gedaan wordt. De wil dit vooral bereiken via de contactpersonen: elk -lid fungeert als contactpersoon voor enkele MR-en. De MR kan vragen stellen aan deze contactpersoon, maar het -lid kan ook contacten leggen met de desbetreffende MR. De streeft er naar om jaarlijks een bijeenkomst te organiseren met de MR-en, directeuren en CvB en 2-jaarlijks een scholingsavond voor MR-leden. Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

4 -0001 Blad 4 van 8 2 Communicatiedoelstelling Met het informeren wordt vooral het kennisniveau van de doelgroepen aangesproken. Door de kennis wordt de houding van mensen (mogelijk) beïnvloed. Anders gezegd, wat moeten de doelgroepen weten, vinden en doen? Uitgangspunt bij de hieronder geformuleerde communicatiedoelstellingen is dat door informatievoorziening (kennis) mensen zich betrokken voelen (houding). Door interne communicatie zijn alle betrokken doelgroepen tijdig op de hoogte van datgene wat ze moeten weten om hun taak goed en prettig te kunnen doen. Door externe communicatie zijn betrokken doelgroepen tijdig op de hoogte van datgene wat zij moeten weten en doen om de te adviseren. Alle doelgroepen weten welke afspraken er binnen de worden gemaakt (behalve vertrouwelijke informatie); Alle doelgroepen weten waar ze op aangesproken kunnen worden door de ; Alle doelgroepen voelen zich betrokken bij het beleid van de SPOLT; De weet wat er speelt onder alle doelgroepen; De is zich bewust van de rol die zij speelt in de communicatielijn; De informeert alle doelgroepen over gemaakte afspraken; De voelt zich betrokken bij het beleid van de SPOLT. Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

5 -0001 Blad 5 van 8 3 Doelgroep intern & extern (Communicatie Matrix) Overzicht communicatie 1. CvB 4. Raad van Toezicht 5. Personeel 3. Directeuren 2. MR 6. Ouders 7. Externe adviseur Informatie vanuit : Bestemming Omschrijving Doel Middel Tijdstip CvB, Dir, MR, Agenda - Informatie verstrekken Schriftelijk Ca 1 wk voor verg. website - Mogelijkheid tot reactie CvB, Dir, MR, Notulen - Informatie verstrekken Schriftelijk Na goedkeuring website CvB, MR Instemming / Advies - Formele bevestiging naar CvB - Informatie naar MR Schriftelijk Na besluitvorming CvB Vragen voor CvB - Verwerving informatie Schriftelijk CvB Overleg CvB met voorzitter - Informatie verstrekken Mondeling Voor/Na verg. - Verwerving van informatie CvB, Dir, MR, RvT, website Jaarverslag - Informatie verstrekken - MR: bekendmaking binnen Schriftelijk Najaar school Dir, MR Verkiezings info - Dir: verspreiding naar ouders en personeel, website - MR: informatie verstrekken Schriftelijk Direct voor en na zomervakantie Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

6 -0001 Blad 6 van 8 Informatie naar : Afkomstig van Omschrijving Doel Middel Tijdstip MR Contactpersoon - Informatie verstrekken / verwerven Divers Verzoek MR/ Raad van Toezicht Overleg (jaarlijks) - Informatie verstrekken / verwerven Mondeling Op aanvraag - Visie toekomst Personeel, ouders Raadplegingen - Mening achterban Divers Platforms Overleg -Divers (bv kennisvergroting c.q. Mondeling raadpleging) Externe adviseur Gevraagde expertise - Informatie verwerven Divers Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

7 -0001 Blad 7 van 8 4 Communicatiemiddelen en kanalen Wij onderscheiden de volgende communicatiemiddelen: 1 De contactpersonen -MR. Door onderling overleg moeten er beter werkende communicatielijnen ontstaan. 2 Het adres van de (secretariaat): secretariaatgmr@spolt.nl 3 De website van de : 4 Bijeenkomsten met MR-en, CvB en Directeuren Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september

8 -0001 Blad 8 van 8 5 Ledenlijst en Contactpersonen -MR NAAM GELEDING Contactpersoon voor MR TELEFOON Geert Camps Vice-voorzitter Ouder De Heihorst Heibloem De Harlekijn Baexem geert.camps@outlook.com Paul van Dongen Voorzitter Ouder De Schakel Ittervoort St. Lambertus Neeritter De Wegwijzer Hunsel Paul.Dongen-van@dsm.com Lisette Fraiquin Personeel De Verrekijker Ell l.fraiquin@vkijker.nl Arian Gijsen Personeel De Kwir Neer Op de Tump Heel a.gijsen@sbo-opdetump.nl Monique Hermans Personeel De Zjwiek Roggel m.hermans2@zjwiek.nl Privé Debbie Hessel-Schreurs Ouder De Klink Grathem debbyschreurs@hotmail.com Helma Huiberts Secretaris, penningmeester Personeel secretariaatgmr@spolt.nl Privé: Ittervoort: André Hurxkens Personeel De Leerlingst Haelen De Mussenberg Horn a.hurxkens@deleerlingst.nl School: Roy Naus Ouder St. Antonius Buggenum St. Liduina Kelpen-Oler Marijke van der Steen Ouder De Neerakker Heythuysen roynaus@gmail.com mhavandersteen@gmail.com Communicatieplan definitief Auteur; Opgemaakt: september