Handleiding Omschrijving Handleiding RaadDigitaal Android Auteur SIMgroep Datum 29-01-2015 Versienummer 2.1
Inhoudsopgave HANDLEIDING... 1 INHOUDSOPGAVE... 2 1. INLEIDING... 3 2. RAADDIGITAAL INSTALLEREN... 4 2.1. PLAY STORE... 4 2.2. INSTALLEREN... 6 2.3. RAADDIGITAAL HEEFT TOEGANG NODIG TOT... 7 3. OPSTARTEN... 9 3.1. KIES GEMEENTE... 9 3.2. DASHBOARD... 11 3.3. KIES BESTUURSORGAAN... 13 3.4. MENU... 13 3.5. INLOGGEN (PRO-FUNCTIONALITEIT)... 15 3.6. VERGADERINGEN... 17 3.7. DOCUMENTEN... 18 4. VERGADEREN...21 4.1. AGENDA... 21 4.2. AGENDAPUNT... 23 4.3. NAVIGEREN TUSSEN AGENDAPUNTEN... 24 4.4. DOCUMENTEN BIJ AGENDAPUNTEN... 25 4.5. NOTITIE TOEVOEGEN IN AGENDAPUNT... 26 4.6. NOTITIE DELEN MET EEN ANDERE PERSOON OF EEN GROEP (PRO-FUNCTIONALITEIT)... 27 5. ANNOTEREN (PRO-FUNCTIONALITEIT)...29 6. VERVALLEN DOCUMENTEN MET ANNOTATIES (PRO-FUNCTIONALITEIT)...31 7. SIMGROEP B.V....32 Pagina 2 van 32
1. Inleiding RaadDigitaal maakt papierloos werken mogelijk voor uw gemeenteraad, college en gemeentelijke organisatie. RaadDigitaal toont de agenda s inclusief de bijbehorende pdfdocumenten van de gemeentelijke vergaderingen op uw Android tablet. Indien uw gemeente de PRO functionaliteit heeft afgenomen kunt u annotaties aanbrengen in uw documenten en ook besloten vergaderingen en documenten op uw Android tablet bekijken en annoteren. RaadDigitaal 2 is de opvolger van RaadDigitaal en RaadDigitaal Pro. In deze handleiding leest u hoe u de app kunt downloaden uit de Play Store en er daarna gemakkelijk mee aan de slag kunt. Deze handleiding betreft de functies van RaadDigitaal inclusief de PRO functionaliteit. Succes! Pagina 3 van 32
2. RaadDigitaal installeren 2.1. Play Store Om te werken met RaadDigitaal dient deze geïnstalleerd te worden vanuit de Play Store. Deze is te vinden op de Android tablet onder het volgende icoon: Afbeelding: Play Store icoon Wanneer u met uw vinger op het Play Store icoon tikt opent de Play Store. Afbeelding: Play Store (1) Pagina 4 van 32
Om RaadDigitaal te zoeken tikt u eerst op het vergrootglas rechtsboven. Daarna zoekt u via het zoekvenster op het woord raaddigitaal. Afbeelding: zoeken in de Play Store (2) In de resultaten verschijnt de app: RaadDigitaal. Tik op de app RaadDigitaal. Pagina 5 van 32
2.2. Installeren Het volgende scherm verschijnt: Tik op INSTALLEREN. Afbeelding: zoeken in de Play Store (3) Pagina 6 van 32
2.3. RaadDigitaal heeft toegang nodig tot Gedurende de installatie wordt gevraagd of u accepteert dat RaadDigitaal toegang krijgt tot uw agenda, het opslaan en openen van bestanden op uw tablet en informatie over uw wifiverbinding. Tik op ACCEPTEREN. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (1) Pagina 7 van 32
Wanneer de installatie is afgerond is de button INSTALLEREN veranderd in OPENEN. Door hierop met uw vinger te tikken, opent RaadDigitaal voor de eerste keer. Afbeelding: installeren van RaadDigitaal (2) Pagina 8 van 32
3. Opstarten RaadDigitaal is nu geopend en u kunt ermee gaan werken. 3.1. Kies gemeente De eerste stap is om de juiste gemeente te selecteren. Dit doet u door in de lijst te scrollen naar de gewenste gemeente. Als u tikt op een gemeente wordt de gemeente geselecteerd en het Dashboard geopend van de gekozen gemeente. Afbeelding: kies gemeente Pagina 9 van 32
U kunt ook gebruik maken van het zoekvenster bovenaan de lijst van gemeenten. Door daar een gedeelte van de naam van de gemeente in te vullen, wordt de lijst gefilterd, totdat u de gewenste gemeente kunt selecteren. Afbeelding: filteren van gemeenten Pagina 10 van 32
3.2. Dashboard Nadat de gemeente is geselecteerd worden de openbare vergaderingen geladen in het Dashboard en bent u klaar om aan de slag te gaan. Op het Dashboard kunt u een overzicht zien van de aankomende vergaderingen en de laatste vergaderingen die hebben plaatsgevonden. Afbeelding: dashboard scherm. Pagina 11 van 32
Besloten vergaderingen zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de betreffende vergadering. Besloten vergaderingen zijn herkenbaar aan een rood bolletje. Rechtsboven kunt u zien of u bent ingelogd. Afbeelding: dashboard scherm met een besloten vergadering Pagina 12 van 32
3.3. Kies bestuursorgaan Via de button Kies bestuursorgaan rechtsboven kunt u aangeven van welke bestuursorganen u de vergaderingen wilt zien. U kunt meerdere bestuursorganen selecteren. Als u weer op de vergaderingen tikt keert u terug in het Dashboard. Als u een of meerdere bestuursorganen heeft geselecteerd verandert de kleur van de button en wordt aangegeven hoeveel bestuursorganen zijn geselecteerd. Afbeelding: kies bestuursorgaan. 3.4. Menu Met het hamburger -icoon linksboven met de drie streepjes waar de tekst Menu naast staat kunt u naar de menuopties van de RaadDigitaal. Tik op het icoontje en aan de linkerkant van het scherm schuift het menu naar binnen. Afbeelding: menu-icoon Pagina 13 van 32
Aan de linkerkant van het scherm worden de menu-opties getoond. Als u op één van de getoonde opties tikt wordt het bijbehorende scherm geopend. Afbeelding: menu. Pagina 14 van 32
3.5. Inloggen (PRO-functionaliteit) Om besloten vergaderingen te kunnen bekijken dient u eerst in te loggen. U kunt inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. Deze zijn gelijk aan die van het extranet of het raadsnet van uw gemeente. Voordat u inlogt kunt u aangeven hoe lang u ingelogd wilt blijven. Na een periode van inactiviteit zal RaadDigitaal automatisch uitloggen. De volgende tijden zijn mogelijk: 15 minuten, 4 uur, 8 uur en 12 uur. Afbeelding: inlogscherm Pagina 15 van 32
Als u succesvol bent ingelogd dan ziet het inlogscherm er als volgt uit: Afbeelding: inlogscherm indien ingelogd Pagina 16 van 32
3.6. Vergaderingen Via menu optie Vergaderingen gaat u naar een overzicht van alle vergaderingen. U kunt deze vergaderingen met de Toevoegen aan de agenda-button toevoegen aan de agenda van uw Android tablet. Afbeelding: vergaderingenscherm. Pagina 17 van 32
3.7. Documenten RaadDigitaal ondersteunt alleen documenten die zijn opgeslagen in.pdf formaat. Met menuoptie Documenten kunt u de mappenstructuur van RaadDigitaal raadplegen waarin uw gedownloade documenten zijn opgeslagen. De gedownloade documenten worden in de map Onlangs gedownload geplaatst. U kunt zelf een mappenstructuur van maximaal 2 niveaus diep maken en daar de gedownloade documenten naar toe verplaatsen. Afbeelding: documenten scherm. Het bewerken, verplaatsen, verwijderen en nieuwe mappen aanmaken kunt u bereiken via de knop Opties. Let op! Er verschijnt geen waarschuwing nadat u op verwijderen heeft getikt. Het document is direct verwijderd. Pagina 18 van 32
Afbeelding: documenten in map Onlangs gedownload. Pagina 19 van 32
Het verwijderen van mappen gaat als volgt: Open het menu Documenten en navigeer naar de te verwijderen map zodat deze in beeld staat; Tik op Opties. Er verschijnt een keuzemenu met opties; Tik op Bewerk. Er verschijnt een prullenmand achter de mappen; Tik op het prullenmandje van de te verwijderen map; Tik op Klaar. De mappenstructuur is weer zichtbaar. Afbeelding: verwijderen map Let op! Er verschijnt geen waarschuwing nadat u op verwijderen heeft getikt. De map is direct verwijderd. Pagina 20 van 32
4. Vergaderen Om te vergaderen opent u in het Dashboard of het Vergaderingen scherm de gewenste vergadering, door erop te tikken. Binnen de agenda s, agendapunten en documenten van vergaderingen kunt u altijd terug naar het voorgaande scherm met de zogenaamde terugtoets. De terugtoets zit op een tablet vaak rechts van de Hometoets en lijkt op een omgekeerd pijltje. U kunt bijvoorbeeld van een agendapunt terug naar de agenda. Voor het navigeren tussen agendapunten, zie paragraaf 4.3: Navigeren tussen agendapunten. 4.1. Agenda Bovenaan de agenda van een vergadering staat informatie zoals de datum, de begintijd, waar de vergadering plaatsvindt en wie de voorzitter is. Ook hier kunt u de vergadering toevoegen aan uw Android agenda met de knop Toevoegen agenda. U kunt ook een tweet versturen via Delen via Twitter en desgewenst kunt u alle documenten van de vergadering met één tik op de knop downloaden. Afbeelding: agenda Als aan de rechterkant van een agendapunt een blauw icoontje staat met daarin een getal, zijn er documenten gekoppeld aan het agendapunt. Het getal geeft het aantal gekoppelde documenten aan. Door op het agendapunt te tikken, opent het agendapunt. Pagina 21 van 32
Onder het kopje Algemene documenten vindt u documenten die bij de hele agenda horen. Daaronder volgen de agendapunten met hun bijbehorende documenten. Mochten er nog bijzonderheden zijn, dan staan deze in het bovenste blok. Afbeelding: agenda met algemene documenten Naast het blauwe icoontje van het aantal documenten staat soms een grijs icoontje. Het getal in het grijze icoontje geeft het aantal notities aan bij het agendapunt. Pagina 22 van 32
4.2. Agendapunt Het agendapunt is verdeeld in vier gedeelten: Het bovenste vak bevat de titel van het agendapunt, een zogenaamd kruimelpad en de volledige tekst van de titel van het agendapunt; Hieronder worden, indien gevuld, de aantekeningen en besluiten getoond, gescheiden door een horizontale lijn. Deze teksten zijn door de griffie toegevoegd (bijvoorbeeld aanvullingen bij een agendapunt); In het derde vak staan de documenten die bij het agendapunt horen; Onderaan kunnen notities gemaakt worden bij het agendapunt. Hier staan ook de door andere gebruikers gedeelde notities. Afbeelding: agendapunt Door in het kruimelpad op de naam van de vergadering te tikken komt u in de agenda van de vergadering. Pagina 23 van 32
4.3. Navigeren tussen agendapunten Als u een agendapunt heeft geopend kunt u snel naar het volgende agendapunt navigeren door het agendapunt naar links te vegen. U kunt ook naar het vorige agendapunt navigeren als u naar rechts veegt. De eerste keer dat u een agendapunt opent verschijnt een instructie die u kunt sluiten door op het kruisje rechts boven te tikken. De instructie wordt daarna niet meer getoond. Afbeelding: swipen tussen agendapunten Met de terugtoets kunt u niet tussen agendapunten navigeren maar bijvoorbeeld terug naar de agenda van de vergadering. Pagina 24 van 32
4.4. Documenten bij agendapunten Door op de button Download te tikken, wordt het document opgehaald en is het te bekijken binnen de app. De button Download is dan veranderd in Bekijk. Met deze knop kunt u het document openen. U kunt ook op de naam van het document klikken, het wordt dan in één keer gedownload en geopend. Afbeelding: documenten bij agendapunt Besloten documenten zijn alleen zichtbaar als u bent ingelogd en bent geautoriseerd voor de besloten vergadering. Besloten documenten zijn ook herkenbaar aan een rood bolletje. Pagina 25 van 32
4.5. Notitie toevoegen in agendapunt Bij een agendapunt is het mogelijk om notities te maken. Dit kan in het onderste blok Notities. Door op de knop Opties en vervolgens op Toevoegen te tikken, kan er een notitie worden ingevoerd. Nadat u de notitie bij het agendapunt heeft opgeslagen is deze in de onderkant van het scherm zichtbaar bij het agendapunt. Afbeelding: notitie bij agendapunt Pagina 26 van 32
4.6. Notitie delen met een andere persoon of een groep (PRO-functionaliteit) Notities die u zelf bij een agendapunt heeft toegevoegd kunt u delen met andere gebruikers die aan dezelfde vergadering zijn gekoppeld. Als u op de knop Notitie delen tikt dan wordt een overzicht getoond van de personen en de groepen die aan de vergadering zijn gekoppeld. Selecteer de groepen of personen met wie u de notitie wilt delen en tik op Delen. Afbeelding: notitie delen Pagina 27 van 32
Notities die door andere personen zijn gedeeld worden toegevoegd in het blok met uw notities: Afbeelding: gedeelde notities Pagina 28 van 32
5. Annoteren (PRO-functionaliteit) Als uw gemeente geen PRO functionaliteit heeft afgenomen dan wordt de ingebouwde pdfreader geopend en kunt u de documenten alleen bekijken. Indien uw gemeente de PRO functionaliteit wél heeft afgenomen dan kunt u annotaties maken in een document. Dit gebeurt bij de Android versie niet in RaadDigitaal zelf maar met een annotatieprogramma dat u zelf kunt downloaden uit de Play Store en op uw Android tablet dient te installeren. U kunt bijvoorbeeld iannotate gratis downloaden en installeren op uw tablet. Bij het openen van een document detecteert RaadDigitaal automatisch of er apps op uw tablet zijn geïnstalleerd die pdf-documenten kunnen openen. Het annoteren vindt buiten RaadDigitaal plaats. Voor de beschrijving van de functionaliteit wordt verwezen naar het door u zelf gekozen annotatieprogramma. Als u klaar bent met annoteren en op de Terugtoets drukt keert u terug in RaadDigitaal. Let op: Soms is het niet mogelijk om tekst te onderstrepen, markeren of door te halen. Dit komt over het algemeen doordat het document is gescand en niet met een tekstverwerker is gegenereerd. Het is dan alleen mogelijk om te tekenen en notities te maken in het document. Pagina 29 van 32
Voorbeeldscherm iannotate: Vanuit iannotate kunt u het geannoteerde document naar iemand mailen. U kunt het ook naar iemand mailen met de annotaties apart vermeld in de e-mail tekst. Pagina 30 van 32
6. Vervallen documenten met annotaties (PRO-functionaliteit) In beginsel toont RaadDigitaal de actuele situatie van de vergaderingen zoals deze zijn gepubliceerd. Als een vergadering vervalt zal deze uit RaadDigitaal worden verwijderd. Hetzelfde geldt voor vervallen agendapunten. Als er documenten waren gekoppeld aan een vervallen vergadering of aan een vervallen agendapunt dan worden deze documenten ook verwijderd uit RaadDigitaal. Het kan echter voor komen dat vergaderingen of documenten vervallen terwijl u juist veel tijd heeft gestoken in het annoteren van de bijbehorende documenten. Als u documenten heeft geannoteerd dan worden deze wél in RaadDigitaal bewaard. Dit om te voorkomen dat uw aantekeningen verdwijnen. De vervallen documenten met uw annotaties kunt u terug vinden in het Documentenmenu. Ze zijn gemarkeerd met de tekst: (vervallen). Let op: Documenten die bij besloten vergaderingen horen zijn alleen zichtbaar als u bent geautoriseerd voor de besloten vergadering en bent ingelogd. Pagina 31 van 32
7. SIMgroep B.V. SIMgroep is hét toonaangevende bedrijf als het gaat om frontoffice-oplossingen voor de e- overheid. Onze oplossingen zijn gebaseerd op een duidelijke visie op deze e-overheid en geheel toegespitst op de benodigde frontoffice functionaliteiten voor deze klanten. Door een duidelijke focus op de lokale overheid en onze grote klantengroep binnen deze markt, kunnen we in actuele vraagstukken bovendien ook als strategisch partner fungeren. www.simgroep.nl/simapps Volg ons op Twitter: www.twitter.com/raaddigitaal Heeft u nog vragen of opmerkingen over RaadDigitaal, dan kunt u die mailen naar info@simgroep.nl. Pagina 32 van 32