EasyAdmin Versie 0.1 Boekhouden in Excel Handleiding 08 juli 2007
Inhoudsopgave : 1. Inleiding... 3 2. Installatie & Opstarten... 4 3. De Admininstratie... 5 4. Deel I: Registreren van de financiële feiten... 6 5. Deel II: Registreren van de in- en verkopen... 9
1. Inleiding Wat? EasyAdmin is een excel sheet waarmee u op eenvoudige wijze, per kwartaal, uw boekingen kunt invoeren. De balans en de resultatenrekening worden geheel automatisch gevuld zodat u op elk gewenst moment inzicht heeft in de financiële kant van uw bedrijf. Ook is het mogelijk om op overzichtelijke wijze uw in- en verkopen te registreren. Waarom? Dit programma heb ik geschreven omdat ik, als startend ondernemer, geen goed boekhoudpakket kon vinden. Althans, er zijn wel goede pakketten maar die zijn vaak vrij duur of veel te uitgebreid voor wat ik wil. EasyAdmin is dan ook speciaal geschreven voor de startende ondernemer met een kleine administratie die geen honderden euro s aan ingewikkelde boekhoudprogramma s en/of dure boekhouders wil uitgeven. Voor wie? - Aangezien ik niet in ga op hoe je correct moet boekhouden is basis kennis met betrekking tot boekhouden wenselijk. - Kennis met betrekking tot de werking van MS Excel is een pluspunt maar niet noodzakelijk In deze handleiding worden de belangrijkste handelingen met betrekking tot het boekhouden in Excel uitgelegd. Specificatie Hieronder een overzicht voor wat betreft de capaciteit van EasyAdmin. - 196 grootboekrekeningen - 9 dagboeken per kwartaal - 1 dagboek voor max. 550 boekingen - 6 dagboeken voor max. 400 boekingen - 2 dagboeken voor max. 30 boekingen - 2996 verkoopfacturen - 2996 inkoopfacturen
2. Installatie & Opstarten EasyAdmin v0.1.xls wordt via de e-mail aangeleverd en hoeft dus alleen maar naar een, door u te bepalen, locatie op uw computer gekopieerd te worden. U dient alleen te beschikken over een programma dat Microsoft Excel bestanden kan openen. EasyAdmin maakt gebruik van macro s. Het is dus van belang dat deze uitgevoerd kunnen worden. Om dit te kunnen garanderen dient u de beveiliging van de macro s op laag of middel te zetten. Middel - Excel vraagt bij het openen van EasyAdmin of de macro s uitgevoerd mogen worden Laag - Excel start de macro s altijd op zonder dit vragen. Figuur 1 Figuur 2
3. De Admininstratie EasyAdmin is grofweg opgedeeld in 2 onderdelen, te weten: - Registreren van de financiële feiten - Registreren van de in- en verkopen De twee onderdelen staan (technisch gezien) los van elkaar. Dit wil dus zeggen dat als je een wijziging doorvoert in het onderdeel Registreren van de financiële feiten het andere onderdeel, Registreren van de in- en verkopen, dus niet veranderd. Dit heeft een aantal voordelen, namelijk: - Het programma is modulair; U kunt naar behoefte een van beide onderdelen of juist allebei de onderdelen gebruiken. - Gebruikt u beide onderdelen dan heeft u een prachtig middel om een aantal logische verbanden te kunnen leggen. Op deze manier kunt u dus controleren of uw administratie op orde is.
4. Deel I: Registreren van de financiële feiten Deel I kent drie onderdelen, namelijk: - Rekeningschema en Dagboeken (1 tabblad) - Invoer van de boekingen (4 tabbladen; per kwartaal 1 tabblad) - Balans & Resultatenrekening (per overzicht 1 tabblad) Rekeningschema en Dagboeken In het tabblad Rekeningschema kunt u uw rekeningschema en dagboeken invoeren. Dit is de basis van uw administratie. Een regel in het rekeningschema, de linkerkant van het blad, bestaat uit een code (rekeningnummer) en een omschrijving. Aan de rechterkant kunt u uw dagboeken definiëren, door een omschrijving op te geven en een bijbehorende (tegen)rekening. Het opgeven van een (tegen)rekening is niet verplicht. Op deze manier kunt u dus ook zogenaamde memoriaalboekingen invoeren. In dagboek 1 kunt u 550 regels/boekingen kwijt. In dagboek 2 t/m 7 kunt u in elk dagboek 400 regels/boekingen kwijt. Dagboek 8 en 9 kunnen elk 30 regels/boekingen bevatten Het rekeningschema dient eenmalig ingevoerd te worden. Ook de balans en resultatenrekening dient eenmalig gedefinieerd te worden. Hierover later meer in de paragraaf Balans en Resultatenrekening Figuur 3
Invoer van de boekingen Per kwartaal, (1 tabblad per kwartaal) kunt u uw boekingen invoeren. In het tabblad staan de dagboeken getoond (onder elkaar). Voor het maken van een boeking hoeft u maar 6 zaken in te vullen: - De datum van de boeking - Is het een debet of een credit boeking (Per/Aan). Indien het een debet boeking is hoeft u niks in te voeren en anders voert u een a in. - Het rekeningnummer, zoals gedefinieerd in het rekeningschema. - Een opmerkingen/omschrijving - Eventueel een boekstuk nummer - Het bedrag Aan de linkerkant, in de witte velden, voert u de boeking in Figuur 4 En aan de rechterkant, in de gele velden ziet u het resultaat Figuur 5 Hieronder een voorbeeld van een contante verkoop op 10 januari van 10 fietsen ( 2.500 excl 19% BTW). De inkoopwaarde en de voorraadmutatie is ook in deze boeking verwerkt. Figuur 6 Figuur 7 Merk op dat het bedrag achter kas, in figuur 5 en 7, automatisch uitgerekend wordt..
Balans & Resultatenrekening Voordat u de balans kunt gebruiken moet u eerst een tweetal dingen doen, namelijk: - de (grootboek)rekeningen invullen - de beginbalans per 1 januari invoeren (In het gele vlak onder 1 januari) Zie figuur 8 Voor de resultatenrekening hoeft u alleen de (grootboek)rekeningen in te vullen. Zie figuur 9 Elke keer als u nu een boeking invoert., zoals beschreven in de paragraaf Invoer van de boekingen, wordt zowel de balans als de resultatenrekening automatisch bijgewerkt. Figuur 8 In de balans staat boven elk kwartaal de kreet gesloten met daarachter de waarde Ja of Nee. Deze waarde kunt u aanpassen. Indien u Ja invult dan wil dit zeggen dat de boekingsperiode afgesloten is. Het gevolg is dan dat de beginbalans van het volgende kwartaal getoond wordt. Dat een periode is afgesloten wil niet zeggen dat er geen boeking meer ingevoerd kan worden! Als de balans en/of de resultatenrekening niet in evenwicht is dan verschijnt boven het betreffende kwartaal het verschilbedrag. Zie 1 e kwartaal figuur 8 & 9. In dit voorbeeld klopt het dat er nog geen evenwicht is omdat de winst in het kwartaal nog niet verdeeld is. Als hiervoor de juiste boeking gedaan is verdwijnt het verschilbedrag. Figuur 9
5. Deel II: Registreren van de in- en verkopen In dit deel van het programma kunt u op overzichtelijke wijze uw in- en verkopen registreren. Ook heeft u de mogelijkheid om de betaalde/ontvangen bedragen per factuur/bon te specificeren. Voor zowel in- als verkoopfacturen is een tabblad aangemaakt. Deze zijn vrijwel identiek aan elkaar. U kunt achtereenvolgens de volgende zaken kwijt in het tabblad. - Factuurnummer - Datum - Leverancier/Afnemer - Omschrijving - Bruto bedrag (belast met 19% BTW) - 19% BTW - Bruto bedrag (belast met 6% BTW) - 6% BTW - Bruto bedrag (vrij van BTW) - Het bedrag dat betaald/ontvangen is. In het tabblad worden twee dingen uitgerekend (de gele kolommen). Dit is het totaalbedrag van de factuur en in welk kwartaal de factuur valt. Het laatste is afhankelijk van de ingevulde datum. Figuur 10 Figuur 11 Naast de twee tabbladen voor de invoer is er ook een tabblad ( facturen overzicht ) met daarop een overzicht (samenvatting) van de kosten en opbrengsten. Ook is inzichtelijk hoeveel u nog heeft openstaan voor de in- en verkoopfacturen. Zie figuur 12. Per tabblad is er ruimte voor 3.000 facturen.
Figuur 12