Mobiliteit.nu Rapportage Erasmus@Work New Worlds of Work Quick-Scan 17-2-2012 Dr. Marcel van Oosterhout Janieke Bouwman Drs. Nick van der Meulen Dr. Jan van Dalen 1 Dr. Peter van Baalen
INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave... 2 Introductie en achtergrond... 3 Opzet New Worlds of Work quick-scan... 3 Benchmark... 4 Analyse... 6 Conclusie en aanbevelingen... 8 Bijlage 1: Vragenlijst... 9 Fysieke werkplek... 9 Virtuele work space... 9 Cultuur... 10 Empowerment... 11 Performance indicatoren... 11 2
INTRODUCTIE EN ACHTERGROND De Rotterdam School of Management, Erasmus University (RSM) heeft de New Worlds of Work quick-scan ontwikkeld als onderdeel van het scan-portaal Mobiliteit.Nu. Deze organisatiescan is ontleend aan het New Worlds of Work Dimensions onderzoekinstrument van de RSM. De quick-scan geeft een eerste inzicht in de mate van volwassenheid van organisaties op drie verschillende dimensies (en een aantal sub-dimensies) van Het Nieuwe Werken alsook inzicht in de performance van de organisatie op 6 prestatiedimensies. De scan geeft organisaties daarnaast inzicht in de status van hun organisatie ten opzichte van andere organisaties die de organisatiescan op mobiliteit.nu hebben ingevuld. De New Worlds of Work quick-scan pretendeert geen wetenschappelijk onderbouwde meting te geven over de status van het Nieuwe Werken binnen een organisatie. De scan is ook slechts gebaseerd op de percepties van één vertegenwoordiger van een organisatie. Ook worden constructen niet volledig uitgevraagd op basis in de wetenschap gebruikelijke methoden voor meting van constructen. Voor een gedegen en meer diepgaand en wetenschappelijk onderbouwd beeld van de status van het nieuwe werken in een organisatie en voor het meten van effecten in de tijd wordt verwezen naar het wetenschappelijk onderbouwde New Worlds of Work Dimensions onderzoeksinstrument van de Rotterdam School of Management, Erasmus University. Dat instrument is tot dusver sinds 2007 onder ruim 6.500 kenniswerkers binnen een tiental organisaties ingezet 1. In dit rapport wordt een overzicht gegeven van de New Worlds of Work quick-scan, de opzet en de gemiddelde scores op alle dimensies op basis van 19 respondenten die de scan hebben ingevuld. Daarnaast is een analyse uitgevoerd op samenhang tussen werkdimensies en prestatiedimensies. OPZET NEW WORLDS OF WORK QUICK-SCAN De New Worlds of Work quick-scan op Mobiliteit.nu is ontwikkeld door het Erasmus@Work team om organisaties een eerste inzicht te geven op hoe gereed hun organisatie is voor de introductie van het Nieuwe Werken. Deze gereedheid van de organisatie wordt weergegeven op drie hoofddimensies: (1) cultuur, (2) virtuele werkplek en (3) de fysieke werkplek. Daarnaast geeft de scan ook zicht op de performance van de organisatie in termen van People (Work-life balans, Werknemerstevredenheid), Profit (Ziekteverzuim, Productiviteit, Loyaliteit werknemers) en Planet (Duurzaamheid (i.e. CO2 footprint)). Door middel van 43 vragen wordt een beeld geschetst van de onderneming. Dit beeld wordt gebaseerd op de perceptie van een enkele respondent uit de desbetreffende organisatie. 1 Voor meer informatie zie www.newworldsofwork.nl 3
Fysieke Werkplek Virtuele Werkplek Cultuur Daarnaast is het mogelijk om de positie te zien van de organisatie ten opzichte van het gemiddelde van organisaties die al eerder de quick-scan ingevuld hebben. BENCHMARK De benchmark is een referentiepunt om te vergelijken en is daarmee een manier voor organisaties om van elkaar te leren. De benchmark wordt berekend als gemiddelde waarde per (sub)dimensie op basis van alle bedrijven die de organisatiescan hebben ingevuld op Mobiliteit.nu in de periode augustus 2011 tot aan februari 2012. In bijlage 1 wordt weergegeven hoe (deel)dimensies zijn uitgevraagd op basis van één of meerdere deelvragen. De scores op de deelvragen lopen van 1 tot en met 5. Een score van 1 houdt in dat de respondent aangeeft het volledig oneens te zijn met de vraag over de desbetreffende dimensie. Een score van 5 houdt in dat de respondent aangeeft het volledig eens te zijn met de vraag over de desbetreffende dimensie. Het middelpunt waarde 3 is hiermee het neutrale punt. De benchmark is berekend als gemiddelde score van de som van de (deel)vragen per sub-dimensie op basis van 19 respondenten. Empowerment impact Empowerment zelfbeschikking Duurzaamheid Cultuur Top Management support Informatie delen Resultaatgerichtheid Vertrouwen IT duurzaamheid IT personalisatie IT samenwerking IT communicatie IT toegang IT digitalisering Werkplek duurzaamheid Werkplek ontwerp Werkplek benutting Werkplek mobiliteit Werkplek flexibiliteit 1 2 3 4 5 Gemiddelde Voorbeeld Organisatie Figuur 1: Gemiddelde score en score van een voorbeeld organisatie voor alle werkdimensies 4
Planet Profit People In figuur 1 zijn de gemiddelde waarden te vinden van alles sub-dimensies en een voorbeeld organisatie. Uit de huidige gemiddelde scores valt af te lezen dat de 19 organisaties relatief hoog scoren op zelfbeschikking, informatiedelen, resultaatgerichtheid en een aantal IT werkdimensies (communicatie, toegang en digitalisering). Daarentegen wordt relatief laag gescoord op benutting en duurzaamheid van de werkplek en duurzaamheid van IT. Figuur 1 toont de gemiddelde waarde per sub-dimensie en de waarde van een voorbeeld organisatie. Op deze manier is duidelijk te zien hoe deze organisatie scoort ten opzichte van de andere organisaties die de scan ingevuld hebben. In het oog springen de hoge waarden van de voorbeeldorganisatie op de dimensie cultuur en de dimensie Virtuele werkplek (IT). Ook is duidelijk te zien dat dit bedrijf beduidend lager scoort op de empowerment sub dimensies. Naast het meten van verschillende werk dimensies, worden ook zes prestatiedimensies gemeten. Work-life balans, ziekteverzuim, productiviteit, medewerkerstevredenheid, loyaliteit en duurzaamheid worden gemeten in de perceptie van één respondent uit de organisatie. Ook voor deze dimensies is een gemiddelde score waarmee een organisatie zich kan vergelijken. Figuur 2 toont de gemiddelde scores op de prestatiedimensies. Planet People Work-Life Balance Medewerkertevredenheid Loyaliteit Ziekteverzuim Productiviteit Duurzaamheid 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 Voorbeeld Organisatie Gemiddelde Figuur 2: Gemiddelde score en score van een voorbeeld organisatie voor alle prestatiedimensies Opvallend is de relatief positieve perceptie op alle prestatiedimensies. Alleen de dimensie duurzaamheid scoort relatief lager dan neutraal. Opnieuw zijn de gegevens van een voorbeeldbedrijf in de grafiek gezet om te illustreren hoe een vergelijking gemaakt kan worden van een enkel bedrijf ten opzichte van de gemiddelde scores. Te zien is dat dit bedrijf op medewerkerstevredenheid hoog scoort, maar het ziekteverzuim een lage score heeft. Een lage score op de prestatiedimensie verzuim betekent een hoog verzuim binnen de 5
organisatie. Ook de productiviteit blijft licht achter op de andere bedrijven en de loyaliteit is lager dan het gemiddelde. ANALYSE Op basis van de gemiddelde scores voor de werkdimensies en de prestatiedimensies van de 19 respondenten is een analyse gemaakt de statistische significantie van de samenhang tussen werkdimensies en prestatiedimensies: 2 sterren (**) geven aan dat deze samenhang significant zeer sterk is, daarnaast geeft 1 ster (*) aan dat deze samenhang ook significant is, maar minder sterk. Significantie betekent dat de kans gering is dat de samenhang louter op toeval is gebaseerd. Samenhang doet geen uitspraak over causaliteit. Work life balans De balans tussen werken en privé hangt sterk samen met de dimensie empowerment. Hoe meer een medewerker zelf kan bepalen hoe het werk te verrichten, des te beter de balans zal zijn. Daarnaast heeft de mobiliteit van de werkplek een samenhang met werk-privé balans, evenals de resultaatgerichtheid. Hoe meer resultaatgerichtheid, des te beter de balans wordt ervaren. Ziekteverzuim De prestatiedimensie ziekteverzuim heeft een hoge waarde wanneer het verzuim relatief laag is. Ziekteverzuim hangt samen met verschillende dimensies die zich op alle drie de hoofddimensies bevinden. Ziekteverzuim heeft echter een zeer sterkte samenhang met de dimensie empowerment, evenals resultaatgerichtheid uit de dimensie cultuur en IT toegang uit de dimensie virtuele werkplek. Productiviteit De dimensie virtuele werkplek hangt sterk samen met productiviteit. Een verbetering van de digitalisering, toegang, communicatie en personalisatie van de virtuele werkplek hangt samen met gepercipieerde productiviteit. Daarnaast heeft empowerment een sterke samenhang met productiviteit. Tot op heden hebben 19 organisaties de organisatiescan ingevuld op Mobiliteit.Nu Empowerment Zelfbeschikking ** Werkplek mobiliteit * Resultaatgerichtheid * Empowerment Zelfbeschikking ** Resultaatgerichtheid ** IT toegang ** Werkplek flexibiliteit * Werkplek mobiliteit * IT personalisatie * Top management support * IT digitalisering * IT toegang * IT communicatie * IT personalisatie* Top management support * Empowerment Zelfbeschikking * 6
Medewerker tevredenheid Een belangrijke prestatie dimensie is de tevredenheid onder de werknemers. De tevredenheid hangt sterk samen met de mate van support van het top management. Daarnaast bestaat er ook samenhang met de virtuele werkplek : hoe beter de toegang tot informatie, e-mails e.d. door middel van (mobiele) apparatuur, des te hoger de tevredenheid. Loyaliteit Deze prestatie dimensie vertoont geen sterke samenhang met de overige dimensies. Uit de analyse blijkt wel dat er een sterke relatie is met de medewerker tevredenheid. Dit betekent dat loyaliteit samenhangt met medewerker tevredenheid en vice versa. Duurzaamheid/ CO2 footprint Een milieuvriendelijke / milieubewuste cultuur, leidt tot een betere score op duurzaamheid (CO2 footprint van een organisatie). Daarnaast is een verband gevonden tussen de mate van personalisatie binnen de virtuele werkplek en duurzaamheid van een organisatie. Top management support ** IT toegang * Medewerker tevredenheid ** Duurzaamheid cultuur * IT personalisatie * Uit de analyse blijkt ook dat de zes prestatiedimensies ook onderling samenhang vertonen. Zoals eerder besproken hebben loyaliteit en medewerker tevredenheid een sterke onderlinge samenhang. Daarnaast is er ook een relatie te vinden tussen de medewerker tevredenheid en de productiviteit. Een aantal van de hier gevonden verbanden is ook gevonden in studies met het wetenschappelijk onderbouwde New Worlds of Work Dimensions onderzoeksinstrument van de Rotterdam School of Management, Erasmus University. Daaruit blijkt dat vooral de cultuurdimensies, en specifiek empowerment en vertrouwen, een sterk positief en causaal effect hebben op (verbetering van) verschillende prestatiedimensies. 7
CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN Dit rapport geeft inzicht in de status en gemiddelde scores op drie hoofddimensies van het nieuwe werken op basis van 19 respondenten die de New Worlds of Work quick-scan op Mobiliteit.nu hebben ingevuld. De eerste analyse biedt een aantal voorlopige eerste inzichten 2 : Uit de huidige gemiddelde scores valt af te lezen dat de 19 organisaties relatief hoog scoren op zelfbeschikking, informatiedelen, resultaatgerichtheid en een aantal IT werkdimensies (communicatie, toegang en digitalisering). Daarentegen wordt relatief laag gescoord op benutting en duurzaamheid van de werkplek en duurzaamheid van IT. Empowerment zelfbeschikking relateert aan werk-privé balans, (verlaging van) ziekteverzuim, en productiviteit. De support van het top management relateert aan ziekteverzuim, productiviteit en medewerker tevredenheid. De virtuele werkplek dimensies (digitalisering, toegang, communicatie en personalisatie) relateren aan productiviteit. 2 Deze inzichten zijn slechts indicatief en niet wetenschappelijk onderbouwd. Daarvoor is het aantal respondenten nog te klein. Daarnaast zijn niet alle dimensies op basis van wetenschappelijk betrouwbare constructen gemeten. 8
BIJLAGE 1: VRAGENLIJST FYSIEKE WERKPLEK Werkplek flexibiliteit Werkplek mobiliteit Werkplek mobiliteit Werkplek mobiliteit Werkplek benutting Werkplek ontwerp Werkplek duurzaamheid Binnen ons bedrijf maken wij goed gebruik van flexibele werkplekken. Binnen ons bedrijf kunnen medewerkers vanuit huis hun werkzaamheden goed uitvoeren. Binnen ons bedrijf kunnen mensen onafhankelijk van tijd en plaats hun werk goed uitvoeren. Ons bedrijf biedt voldoende (e-werk) faciliteiten aan in de buurt van medewerkers (bijvoorbeeld lokale centra). Binnen ons bedrijf is er een optimale balans tussen beschikbare en benodigde werkplekken (nauwelijks leegstand) Binnen ons bedrijf is de werkvloer voldoende ingericht met op activiteit gebaseerde werkplekken (zoals bijvoorbeeld: vergaderzalen, stilte ruimtes, brainstorm ruimtes, "social corners", relax ruimtes). Het kantoorpand waarin ons bedrijf gevestigd is duurzaam ingericht (gericht op vermindering van energieverbruik en uitstoot van CO2). VIRTUELE WORK SPACE Digitalisering IT toegang IT toegang IT toegang IT communicatie Binnen ons bedrijf wordt informatie zoveel mogelijk digitaal vastgelegd, verspreid en gearchiveerd. De ICT voorzieningen van ons bedrijf geven medewerkers voldoende toegang tot de informatie voor hun werkzaamheden, onafhankelijk van tijd en plaats. De ICT voorzieningen van onze organisatie geven medewerkers voldoende toegang tot hun email en programma\'s, onafhankelijk van tijd en plaats. Binnen ons bedrijf krijgen medewerkers voldoende laptops en/of andere mobiele apparatuur, om onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen werken. De ICT voorzieningen van ons bedrijf bieden medewerkers voldoende toepassingen om online 9
te communiceren. IT samenwerking IT personalisatie IT duurzaamheid CULTUUR Vertrouwen Vertrouwen Vertrouwen Resultaatgerichtheid Informatiedelen Top management support Top management support Duurzaamheid cultuur Duurzaamheid cultuur Duurzaamheid cultuur Duurzaamheid cultuur De ICT voorzieningen van ons bedrijf bieden medewerkers voldoende toepassingen om samen te werken en kennis te delen. De individuele virtuele werkplek is voldoende toegespitst op de taken van de werknemer (specifieke functionaliteit, workflow en toegang tot data die past bij de persoonlijke behoeftes van de gebruiker). Ons bedrijf streeft naar een duurzaam gebruik van Informatie Technologie ("green IT"), bijvoorbeeld door gebruik van IT infrastructuur te optimaliseren en energiegebruik van IT te beperken. Binnen ons bedrijf worden de tijden waarop medewerkers werken geregistreerd. Binnen het bedrijf wordt gewerkt met flexibele werktijden. Binnen ons bedrijf wordt de rol van het management gezien als faciliterend (in plaats van dirigerend). Binnen ons bedrijf worden medewerkers gestuurd op resultaat, niet op aanwezigheid. Medewerkers zijn bereid om informatie te delen (bijvoorbeeld het delen van kennis in shared workspaces, het openstellen van elektronische agenda's). Het management staat open voor initiatieven vanuit de medewerkers. Vanuit het management is een trekker aangewezen, die het gebruik van nieuwe werkconcepten stimuleert en actief faciliteert. Duurzaamheid is een onderdeel van het communicatieprofiel van ons bedrijf. Binnen ons bedrijf wordt de CO2 voetafdruk regelmatig gemeten. Binnen ons bedrijf wordt het rijden in milieuvriendelijke auto's actief gestimuleerd. Binnen ons bedrijf worden medewerkers actief gestimuleerd om te reizen via (meer) duurzame 10
alternatieven (zoals per fiets en te voet). Duurzaamheid cultuur Ons bedrijf beperkt woon-werk verkeer en werk gerelateerd verkeer tot een minimum via het nieuwe werken. EMPOWERMENT Zelfbeschikking Zelfbeschikking Zelfbeschikking Zelfbeschikking Impact Impact Impact Impact Binnen ons bedrijf zijn medewerkers bevoegd om zelfstandig te bepalen hoe ze hun werk verrichten. Binnen ons bedrijf zijn medewerkers bevoegd om zelfstandig te bepalen wanneer zij werken. Binnen ons bedrijf zijn medewerkers bevoegd om zelfstandig te bepalen waar zij werken. Binnen ons bedrijf zijn medewerkers bevoegd om zelfstandig een oplossing voor problemen te leveren. Medewerkers hebben een aanzienlijke invloed op wat er binnen hun afdeling gebeurt. Binnen ons bedrijf zijn medewerkers bevoegd om zelfstandig hun persoonlijke vaardigheden te ontwikkelen (bijvoorbeeld door het volgen van cursussen). Binnen ons bedrijf krijgen medewerkers de mogelijkheid om zelf een keuze te maken in hun secondaire arbeidsvoorwaarden (zoals aan de hand van een cafetariamodel). Binnen ons bedrijf hebben operationele medewerkers hun eigen budgetverantwoordelijkheden. PRESTATIE INDICATOREN Work-life balans Ziekteverzuim Productiviteit Binnen ons bedrijf krijgen medewerkers de vrijheid om hun werktijd naar eigen inzicht in te delen en daarmee hun eigen werk-privé balans te optimaliseren. Het ziekteverzuim binnen onze organisatie is relatief laag. De productiviteit van medewerkers in ons bedrijf is hoog. 11
Productiviteit Werknemerstevredenheid Werknemerstevredenheid Loyaliteit medewerkers Duurzaamheid (CO2 footprint) Medewerkers in ons bedrijf werken erg efficiënt Werknemers zijn trots op hun organisatie. Werknemers promoten de organisatie richting externen. Medewerkers zijn loyaal naar ons bedrijf, ongewenste uitstroom is relatief laag. Ons bedrijf scoort relatief goed op haar CO2 footprint ten opzichte van andere bedrijven. 12