VERSLAG ALGEMENE LEDEN VERGADERING MHC OSS D.D. 30 juni 2014 Aanwezig bestuur: Henk de Bruijn, Hans Terpstra, Cathelijn Legein-Blaauwhof, Jeroen Muller, Tim Bomers, Mark van der Leest, Nico van Mourik Notulist: Cathelijn Legein-Blaauwhof Aanwezige leden en niet-leden: Zie presentielijst 1 Opening Buitengewone Algemene Vergadering Voorzitter Henk de Bruijn opent de BAV om ongeveer 20.40 uur en heet alle Leden, Ereleden, Leden van Verdienste en ouders van leden van harte welkom. 2 Mededelingen van de Voorzitter De voorzitter memoreert het overlijden van Chris van der Wijst, Ton Speets en Jeroen van Wagensveld. Hij spreekt zijn waardering uit voor hun verdiensten voor de club en hun bijdrage aan het in stand houden en groeien van de vereniging. Alle aanwezigen nemen één minuut stilte in acht. 3 Verslag van de ALV d.d. 30 oktober 2013 De voorzitter stelt het verslag van de ALV d.d. 30 oktober 2013 aan de orde en stelt vast dat er geen opmerkingen naar aanleiding van het verslag zijn. Onder dankzegging aan Cathelijn Legein-Blaauwhof en Ad Kerkhof wordt het verslag aanvaard. 4 Ingekomen stukken / mededelingen van de secretaris De secretaris maakt melding van de berichten van verhindering. De leden Artur Ramers, John van Boekel, Marc van Roosmalen en Rob Teerink hebben zich voor deze vergadering afgemeld. 5 Plan nieuwbouw clubhuis Inleiding De voorzitter licht het plan met betrekking tot de bouw van het nieuwe clubhuis kort toe. Hij geeft hierbij aan dat de vergadering bijeen is geroepen om discussie met betrekking tot het plan voor het nieuwe clubhuis mogelijk te maken en om toestemming vragen om het plan verder uit te werken met de daarbij behorende kosten van 25.000. Het definitieve besluit met betrekking tot de bouw van een nieuw clubhuis komt pas na afloop van seizoen 2013/2014 aan de orde. De voorzitter benadrukt dat de bouw van het nieuwe clubhuis een belangrijk proces is voor MHC Oss en vraagt hierbij uitdrukkelijk om de mening van de leden. De penningmeester geeft door middel van een Power Point presentatie een financiële onderbouwing van het plan en dankt Stefan van Kessel voor zijn werkzaamheden ten behoeve hiervan. De penningmeester is positief gestemd over het bereiken van de tijdens de ALV d.d. 30 oktober 2013 gestelde doelen. Hij meldt dat enige terughoudendheid hierbij is geboden vanwege het feit dat op het moment van de presentatie nog niet alle facturen ontvangen zijn. Voor wat betreft het afsluiten van een hypothecaire lening meldt de penningmeester dat er nog geen besluit is genomen over de hypotheekverstrekker, maar dat hierover binnen afzienbare tijd gesprekken zullen plaatsvinden. Voor wat betreft de kosten voor de nieuwbouw wordt aangegeven dat de totale kosten niet boven 1.000.000 uit zullen komen. Dit betekent dat alles binnen dit gestelde budget gerealiseerd dient te worden. Risico s Verslag ALV MHC Oss d.d. 30-06-2014-1 -
De penningmeester brengt de eventuele risico s wat betreft de financiën onder de aandacht: Bar omzet: door nieuwe alcoholwetgeving bestaat risico op lagere omzet, maar dit brengt tegelijkertijd lagere daarmee samenhangende kosten met zich. Sponsoring: de onzekerheid van het aantal sponsoren. Ledenaantal: het aantal geboortes neemt af hetgeen van invloed kan zijn op het ledenaantal op langere termijn. Onvoorzien/tegenvallers: bij nieuwbouw moet doorgaans rekening gehouden worden met tegenvallers die niet voorzien zijn. Een lid vraagt of in de begroting rekening gehouden is met de tijdelijke huisvesting tijdens de bouwwerkzaamheden. De penningmeester merkt op dat hierin niet is voorzien in de begroting. Compenseren van tegenvallers Eventuele tegenvallers kunnen gecompenseerd worden door middel van: Verhogen ledenaantal Meer sponsoring Hogere bar omzet nieuw clubhuis Lagere energiekosten nieuw clubhuis Lagere kosten bouw clubhuis Keuze voor goedkoper alternatief nieuwbouw clubhuis Bijsturen op prestatiebudget Met betrekking tot het beperken van prestatiehockey kosten benadrukt de penningmeester dat dit gevolgen zal hebben voor het niveau waarop gehockeyd wordt en dat dit een noodoplossing is. De voorzitter merkt op dat een andere oplossing zou kunnen zijn om de contributie te verhogen, maar dat zijn voorkeur daar niet naar uit gaat. Een lid vraagt waar de binnenkomende geldstromen van derden (zoals BSO) tot uiting komen in de begroting. De penningmeester geeft aan dat alleen de ontvangen huur van de BSO gezien wordt als ontvangen geldstroom van derden en dat de BSO voornemens is om bij MHC Oss te blijven huren. Luuk de Blaauw vraagt of er nog rekening gehouden wordt met de mogelijkheid met betrekking tot vestiging van een fysiotherapeutische praktijk in het gebouw. De voorzitter merkt op dat dit in verband met de complexiteit en risico s niet wenselijk is. Op de vraag of er vanuit de Essent gelden een financiering mogelijk is antwoordt de voorzitter dat dit heel duidelijk is afgewezen. Hans Jansen merkt op dat bij de bouw van het clubhuis van de tennisclub in Schaijk gebruik is gemaakt van leningen tegen lage rentes van de Bond en de gemeente. Meerjarenbegroting De penningmeester geeft een presentatie van de meerjarenbegroting: Contributie: contributieverhoging in lijn met de afspraak gemaakt op de BAV d.d. 22 april 2013; Sponsoring: meer inkomsten genereren uit sponsoring; Omzet bar: verhoging van de marge waardoor bij lagere omzet meer inkomsten; Kosten Huisvesting: dalende kosten door geen extra materialen, stijging kosten vanwege vervallen loonsubsidie van terreinbeheerder; Breedtesport: hogere kosten door opleiding op hoger niveau na verlaging in 2013/2014, hogere kosten vanwege verhoging bijdrage aan SEC ; Andere /rente: hogere rentelasten; Lening voor de stichting Accommodatie en Beheer: betreft de velden. Verslag ALV MHC Oss d.d. 30-06-2014-2 -
Een lid vraagt of een verhoging van de lasten van de Stichting Beheer Accommodatie een verhoging van de gebruikersvergoeding van de vereniging aan de Stichting Beheer Accommodatie met zich brengt. De penningmeester antwoordt hier bevestigend op en merkt op dat de fiscus dit reeds heeft goedgekeurd. Een lid vraagt naar de inhoud van de uitgaven algemeen. De penningmeester meldt dat dit kosten van de KNHB, wedstrijdsecretariaat, secretariaat en kosten met betrekking tot de website zijn. De penningmeester benadrukt dat een strenge begroting noodzakelijk is bij de financiering van het clubhuis. Silvia van de Burgt vraagt naar de mogelijkheid om het nieuwe clubhuis in fasen te bouwen. De voorzitter merkt op dat dat een mogelijkheid is, maar hierbij wel rekening moet worden gehouden met extra kosten. Hij benadrukt het belang van een groot draagvlak voor het totale plan. Jeroen Muller merkt op dat de extra verdieping voornamelijk uit praktische overwegingen van belang is. De penningmeester benadrukt dat gestreefd wordt naar het voorliggende plan. De mogelijkheid om de bouw in fasen te laten plaatsvinden, komt aan de orde wanneer volgend jaar blijkt dat de doelstellingen niet gehaald worden. Luuk de Blaauw vraagt met betrekking tot het plan voor het nieuwe clubhuis of er offertes zijn uitgebracht door andere partijen. De penningmeester merkt op dat daar nog geen sprake van is en de voorzitter geeft daarbij aan dat de komende tijd verschillende zaken uitgewerkt worden zoals bijvoorbeeld de mogelijkheden bij sponsoren. Ad Kerkhof vraagt of de kosten van de sloop van het huidige clubhuis zijn meegenomen in de begroting. De voorzitter geeft aan dat hiermee rekening is gehouden in de begroting. Werkgroep fondsenwerving De voorzitter geeft het woord aan Gerrit Hagoort. Gerrit stelt zich zelf kort voor en licht het plan van de werkgroep fondsenwerving toe. Hij benadrukt dat het nieuwe clubhuis voor en door de leden is. Het volgende overzicht met doelstellingen met betrekking tot projecten wordt gepresenteerd: Veiling: 10.000 Veldsponsor: 13.500 Diner: 15.000 Uit je dak feest: 15.000 Grote clubactie: 16.700 Interland: 22.500 Teamacties: 25.000 Sponsorloop: 100.000 Naamgever clubhuis: 100.000 Wall of Fame: 100.000 Het wij-gevoel is van groot belang bij het slagen van deze projecten. De voorzitter vraagt of er andere ideeën zijn die meegenomen kunnen worden door de werkgroep fundraising. De voorzitter benadrukt het belang van de fondsenwerving voor zowel het clubgevoel als het genereren van gelden voor de bouw van het nieuwe clubhuis. Stuurgroep De voorzitter stelt de leden van de stuurgroep voor. Roel Lammers is voorzitter van de Stichting Beheer Accommodatie MHC Oss. Harrie Sanders is lid van de Stichting Beheer Accommodatie MHC Oss en tevens sponsor (Hema). Henk Berghege is sponsor en heeft een bouwonderneming in Oss. Stefan van Kessel is oud Verslag ALV MHC Oss d.d. 30-06-2014-3 -
penningmeester van MHC Oss en deskundig op dit gebied. Gerrit Hagoort is voorzitter van de werkgroep fundraising. Mark van de Leest is bestuurslid Accommodatie en Henk de Bruijn is voorzitter van MHC Oss. Sylvia van de Burgt vraagt waarom er alleen mannen in deze stuurgroep zitting hebben. De voorzitter geeft aan dat dit geen bijzondere reden heeft en nodigt geïnteresseerde dames uit zich te melden voor een functie binnen de stuurgroep. Timing/planning Intern: Door middel van een Power Point presentatie geeft de voorzitter een toelichting op de interne planning. Als eerste vindt vandaag de BAV plaats waarin de leden om hun mening gevraagd wordt met betrekking tot het plan om vervolgens eventueel toestemming te verkrijgen om het plan verder uit te werken. Van september 2014 tot juni 2015 zullen de acties van de werkgroep fundraising plaatsvinden om op deze manier geld te genereren ten behoeve van het nieuwe clubhuis. Vervolgens zal in een BAV in juni 2015 een definitief besluit worden genomen met betrekking tot de bouw van het nieuwe clubhuis. De voorzitter vraagt de vergadering om toestemming om 25.000 te besteden aan het uitwerken van de plannen. De vergadering stemt hiermee in waarna de voorzitter zijn dank uitspreekt aan de vergadering. Extern: De voorzitter meldt in dit kader dat er komende week gesproken wordt met de wethouder van de gemeente Oss en met het Waarborgfonds. Tussen juli 2014 en oktober 2014 zal een definitief ontwerp gemaakt worden waarbij in december 2014 een bijbehorende definitieve begroting (maximaal 1.000.000) gereed is. Seizoen 2015/2016 bouw Een lid vraagt of er een mogelijkheid bestaat om meerdere architecten een plan te laten maken. De voorzitter geeft aan dat Hein Koppens vanwege zijn binding met de vereniging vooralsnog voor zijn diensten geen kosten in rekening heeft gebracht. Stefan van Kessel merkt hierbij op dat het maken van meerdere tekeningen door verschillende architecten vaak veel onduidelijkheid met zich brengt. De voorzitter geeft aan dat er hard gewerkt moet worden om iedereen enthousiast te maken voor het nieuwe clubhuis. Hij geeft hierbij tevens aan dat er gezocht wordt naar iemand die zich actief wil inzetten voor de publicatie van en communicatie rondom de bouw van het nieuwe clubhuis. 6 Stichting prestatiehockey De voorzitter geeft aan dat steeds meer trainers als ZZP-er betaald worden. De in rekening gebrachte BTW kan de vereniging niet terugvorderen. Om toch de mogelijkheid te creëren om de in rekening gebrachte BTW terug te vorderen is gekozen voor het oprichten van de Stichting Prestatiehockey. Om een eenduidige besluitvorming tussen de vereniging en Stichting Prestatiehockey te waarborgen zal de meerderheid van het aantal bestuursleden van de Stichting bestaan uit bestuursleden van de vereniging. Hiernaast verliest een bestuurder van de Stichting Prestatiehockey zijn functie wanneer hij niet langer bestuurder van de vereniging is. Sylvia van de Burgt vraagt hoe de financiën verdeeld worden over de Stichting Prestatiehockey en de vereniging. De voorzitter antwoordt dat er een bepaald sponsorbedrag naar de Stichting zal gaan. De financiele stromen zullen duidelijk inzichtelijk gemaakt worden. De penningmeester merkt op dat een deel van het beheer van de gelden verandert, omdat een deel van de gelden door de Stichting beheerd gaan worden. Ad Kerkhof vraagt of de Stichting Prestatiehockey verantwoording aflegt aan de ALV. Hierop wordt geantwoord dat dit niet het geval is, maar doordat de meerderheid van de bestuursleden van de Stichting tevens Verslag ALV MHC Oss d.d. 30-06-2014-4 -
bestuurslid zijn van de vereniging, deze bestuursleden tijdens een ALV wel vragen kunnen beantwoorden met betrekking tot de Stichting Prestatiehockey. Wouter Pullens vraagt of er tevens trainers van de Breedtesport betaald kunnen worden door de Stichting prestatiehockey. De voorzitter meldt dat dit niet de bedoeling en in beginsel niet mogelijk is. Florent Rosendaal vraagt of deze constructie is goedgekeurd door de Belastingdienst. De voorzitter beantwoordt de vraag bevestigend. In het kader van de bouw van een nieuw clubhuis merkt Florent Roosendaal. op dat wellicht geïnformeerd zou kunnen worden naar de mogelijkheden met betrekking tot BTW aftrek bij de Stichting Beheer Accommodatie MHC Oss. Stefan van Kessel stelt voor om het onderwerp verantwoording en verslaglegging van de Stichting Prestatiehockey tijdens de volgende ALV te bespreken. De voorzitter stelt vervolgens vast dat de ALV toestemt in de oprichting van de Stichting Prestatiehockey. 7 Vertrouwenscontactpersoon De voorzitter meldt dat het bestuur Brenda de Zwaan bereid heeft gevonden om de taak van Vertrouwens- ContactPersoon op zich te nemen en dankt Brenda hiervoor. Brenda stelt zich zelf voor en meldt hierbij dat ze werkzaam is als huisarts in Heesch en samen met haar echtgenoot Willem-Jan Karstens drie kinderen heeft. Brenda benadrukt dat sociale veiligheid op de hockeyclub van groot belang is. De VCP is het aanspreekpunt voor teamleden, ouders, trainers, coaches en anderen in geval van seksuele intimidatie en grensoverschrijdend gedrag. De gesprekken met de VCP zijn vertrouwelijk, tenzij er sprake is van een strafbaar feit of de veiligheid van de betrokkene in het geding is. Bij het afsluiten van het jaar rapporteert de vertrouwenscontactpersoon aan dit bestuur óf er meldingen zijn geweest, van welke aard deze meldingen waren en hoe voortgang en afsluiting hebben plaatsgevonden. In het begin van het komende seizoen zullen nadere gegevens omtrent de VCP bekend gemaakt worden op de website. Afrondend wenst de voorzitter Brenda veel succes met haar nieuwe taak. 8 Mededelingen bestuur De voorzitter stelt vast dat er geen mededelingen van het bestuur zijn. 9 Rondvraag / mededelingen bestuursleden De voorzitter stelt vast dat er geen vragen zijn voor de rondvraag. 12 Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om 22.25 uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen. Cathelijn Legein-Blaauwhof, Secretaris Verslag ALV MHC Oss d.d. 30-06-2014-5 -