UltimaX EDM for Microsoft Dynamics AX TM Het beheer van niet-gestructureerde informatie in uw organisatie wordt elke dag een grotere uitdaging voor elk van uw medewerkers en collega s. Het dagelijks beheren van elektronische en papieren documenten neemt alsmaar meer tijd in beslag door de document overload. Eindelijk is op de markt een gebruiksvriendelijke oplossing beschikbaar die dezelfde intuïtieve taal spreekt als uw vertrouwde Microsoft Dynamics AX omgeving. De "paperless office" is nog verre van een feit. UltimAX EDM is specifiek ontwikkeld voor Microsoft Dynamics AX en is er dusdanig volledig mee geïntegreerd. EDM staat voor Enterprise Document Management en bestaat uit een Document Management Systeem (DMS) en een Workflow Management Systeem (WFM). Deze combinatie volledig geïntegreerd met uw Dynamics AX biedt u de meest efficiënte en geavanceerde oplossing op de markt. Voordelen Verbeterde efficiëntie Reductie van kosten Betere samenwerking tussen afdelingen Kwaliteitsverbetering Snelle toegang tot informatie Snel en makkelijk beheren van informatie Stroomlijnen van processen Maakt telewerken echt mogelijk Introductie De ingebruikname van UltimAX EDM leidt tot hogere efficiëntie en effectiviteit op operationeel niveau. Daarenboven komt u tot een hogere werknemerstevredenheid omwille van de sterke reductie van repetitieve en vaak manuele handelingen. Tegelijkertijd wordt een betere relatie met klanten en leveranciers gerealiseerd dankzij snellere documentopvolging en het beschikbaar stellen van documenten op een op SharePoint gebaseerd uitwisselingsplatform. Er wordt eveneens een diepgaander inzicht verkregen in de huidige bedrijfsprocessen waardoor het management een beter zicht krijgt op de bijhorende administratieve potentiële verbeteringen. Bovendien is UltimAX EDM naadloos geïntegreerd met AX: Nadelen van traditionele Document Management en Workflow Management Systemen zijn de implementatieen beheerskosten van de interfaces die in de praktijk gebruiksonvriendelijk blijken te zijn en die qua performantie en betrouwbaarheid achterblijven. Dit komt vooral omdat er altijd compromissen moeten worden gemaakt bij de ontwikkeling teneinde deze systemen te laten werken met verschillende ERP systemen. Met UltimAX EDM is er geen interface gebouwd tussen beide systemen, maar spreken we van echte integratie, waarbij de voordelen van beide systemen ten volle worden benut. Naast de krachtige uitbreiding op de standaard documenten en/of workflow functionaliteiten van AX 4.0, 2009 en 2012 zijn er tal van aanpassingen gemaakt aan de standaard AX processen, waardoor een proces op een veel efficiëntere manier kan worden afgehandeld. Met welke versie van AX u vandaag ook werkt, met UltimAX EDM kunt u vanaf heden volledig papierloos werken! ADULTIMA IMPROVING BUSINESS SOLUTIONS
Documenten altijd en overal beschikbaar UltimAX EDM stelt alle documenten altijd en overal beschikbaar zodat elke gebruiker steeds toegang heeft (24u/7d, via het bedrijfsnetwerk of Internet) tot de meest recente versie, ongeacht de fysieke locatie van documenten zoals aankoopfacturen e.d.. Bovendien kunnen documenten automatisch worden gekoppeld aan workflows waardoor de hand-over volledig papierloos gebeurt, zonder dat daarbij onnodige e-mails of scans nodig zijn. Beslissingen op basis van foutieve documenten worden hierdoor tot een minimum herleid. Oudere versies blijven uiteraard steeds consulteerbaar in AX dankzij een ingebouwd versiebeheer. Dit proces verloopt bovendien in lijn met de ingestelde veiligheidsniveaus. Efficiëntie in de organisatie De snelle toegang tot de juiste informatie binnen uw vertrouwde omgeving voorkomt vertragingen en het maken van fouten, wat niet alleen de klanten- en de leveranciersrelatie ten goede komt, maar ook bijdraagt tot een daling van de kosten. UltimAX EDM leidt bovendien tot besparingen van fysische opslagruimte en tot significante besparingen op arbeid wat betreft het opzoeken, afdrukken, verzenden en kopiëren van documenten. Bovenstaande voordelen van UltimAX EDM leiden ook tot een betere samenwerking tussen gebruikers en de respectieve teams binnen en zelf buiten de organisatie, doordat kennis en informatie sneller wordt gedeeld. Mits een 'Audit Trail' is het altijd mogelijk na te gaan wie, wat en wanneer heeft gedaan met betrekking tot een document of een workflow. De gebruiker heeft steeds een volledige historiek van alle workflow-taken die aan hem zijn toebedeeld geweest. Dit zorgt er tevens voor dat u steeds beschikt over betrouwbare informatie zodat beslissingen sneller en kwalitatief beter worden genomen. Kortom, de juiste informatie is beschikbaar op het juiste moment en op de juiste plaats voor de juiste persoon! "Uit onderzoek is gebleken dat naar schatting zo n 80% van de totale informatie binnen een organisatie vast ligt in papieren of elektronische documenten. Een simpele aanvraag, offerte of klacht kan een dossier soms laten uitgroeien tot maar liefst 75 documenten. Veel van deze documenten zoals informatieaanvragen, offerteaanvragen, inkoopfacturen, ontvangstbonnen, klachten en andere klantcorrespondentie zijn van belang voor het optimaal functioneren van de operationele en administratieve bedrijfsprocessen. Met het opzoeken, verzamelen en routeren van documenten gaat echter vaak veel tijd verloren. Kostbare tijd, die binnen elke organisatie niet gemist kan worden. Met een Document Management Systeem (DMS) gekoppeld aan een Workflow Management Systeem (WFM) wordt het documentbeheer geautomatiseerd en kan het aanmaken, raadplegen, wijzigen en routeren efficiënter en sneller plaatsvinden"
Beheer van de documentenstroom UltimAX EDM voegt aan uw bestaande AX platform een Business Process Management (BPM) systeem toe dat u in staat stelt om elk proces te faciliteren en te beheren. Deze BPM laat toe om bedrijfsprocessen parallel te laten verlopen, waardoor doorlooptijden aanzienlijk gereduceerd worden. Een uitgebreide beveiligingsmodule wordt standaard meegeleverd met UltimAX EDM. Dankzij deze geavanceerde workflow binnen UltimAX EDM en de naadloze integratie hiervan met AX kan de status van elke workflow nagegaan worden, op deze plaatsen waar het nodig is. Op deze wijze kunt u checken waar documenten blijven hangen en wat de reden hiervoor is. Dankzij een overzichtsscherm krijgt u in één opslag een zicht over de bottlenecks binnen de organisatie en kan er snel feedback teruggekoppeld worden naar klanten, leveranciers of medewerkers. Het ingebouwd notificatie- & herinneringssysteem verwittigt een gebruiker bovendien dat er een nieuwe workflowtaak te wachten staat. Kortom, het Business Process Management systeem heeft als doel de efficiëntie en doorlooptijd van processen te verkorten door een betere integratie te bieden van de proces-stappen tussen mens & machine, waarbij uiteraard de overdracht op een volledig papierloze manier gebeurt. Belangrijkste bouwstenen van UltimAX EDM Document Management Hieronder verstaan we het samenbrengen van alle niet-gestructureerde informatie in één systeem waarbij deze informatie op een geauto-matiseerde manier wordt verrijkt met extra informatie komende uit verschillende bronnen. De bronnen zijn zowel het document zelf, de persoon die het document verwerkt als informatie uit AX en SharePoint. Deze zogeheten "meta-data" stelt u in staat documenten logisch te gaan indelen en eenvoudig terug te vinden via de beschikbare tools. Via de Corporate Mailroom of digitaal postkantoor worden documenten gescand ofwel geïmporteerd uit het filesysteem of mailbox en elektronisch ingelezen. Bovendien krijgt ieder document een unieke identificatie waardoor de fysieke documenten, indien nodig, eenvoudig kunnen worden teruggevonden.
Vanuit het digitale postkantoor worden de documenten verdeeld. Zo kan een document worden aangeboden aan de persoon voor wie het bestemd is of kan het naar het archief of de herkenningssoftware gestuurd worden voor verdere verwerking. Via AX kunnen uitgaande documenten zoals verkoopfacturen, herinneringen en zendnota s onder de vorm van een PDF document worden gearchiveerd en gedistribueerd. Dit betekent binnen UltimAX EDM dat documenten na aanmaak onmiddellijk via een SharePoint platform aan klanten en leveranciers beschikbaar kunnen worden gesteld. Documenten die worden verstuurd en achteraf terug worden ontvangen kunnen eveneens automatisch opnieuw worden gearchiveerd. Denk hierbij aan getekende zendnota s, contracten,... E-mail archivering Enorm veel informatie is terug te vinden in onze mailbox. De mogelijkheid om ook deze informatie op te nemen in het document-archief mag dan ook niet aan de UltimAX EDM oplossing ontbreken. Zowel ontvangen als verstuurde mails kunnen via een Outlook plugin worden gearchiveerd. Het systeem weet wanneer een mail reeds is gearchiveerd zodat deze niet dubbel wordt opgenomen. Antwoorden op mails worden onderaan de staart in het archief gelinkt aan de oorspronkelijke mail. Bovendien zal een mail, welke geïnitieerd is vanuit AX ook via Outlook worden opgesteld en achteraf worden gekoppeld aan het document-archief. Knowledge Management Informatie omvormen naar kennis is vast en zeker een van de doelstellingen wanneer een informatiesysteem wordt ingeschakeld. UltimAX EDM helpt deze kennis te beheren en stelt u in staat kennis eenvoudig terug te vinden. Eender waar en op gelijk welke manier moet een gebruiker in staat zijn net die informatie terug te vinden waarnaar hij op zoek is. Hiervoor is er voor het eerst in Dynamics AX een transactie-gerelateerd opzoekmechanisme beschikbaar waarbij u het document met zijn volledige audit-trail en meta-data kunt terugvinden. Hiernaast kunt u documenten terugvinden via een desktop-zoekmachine en via de op SharePoint gebaseerde webomgeving. Kortom, AX gebruiker of niet, informatie is toegankelijk, in een beveiligde context en geeft u de kennis waarnaar u op zoek bent!
Workflow Management Workflows worden binnen UltimAX EDM beheerd. Hierdoor kan aan eender wie, dus ook niet-ax gebruikers, workflow taken worden toebedeeld zoals goedkeuringen en controles. Voor elk proces waarvoor een workflow wordt opgezet is er een sjabloon, waarbinnen alle bedrijfslogica is uitgetekend. Workflows kunnen op een automatische manier worden gestart binnen AX, wanneer aan bepaalde voorwaarden voldaan is, of op een interactieve manier, wanneer een gebruiker dit nodig acht. Facturenverwerking Ontvangen inkoopfacturen worden via UltimAX EDM gedigitaliseerd en gearchiveerd. Uiteraard voorziet het systeem ook om reeds digitale facturen te verwerken. Een mailbox kan worden gekoppeld aan het systeem zodat e-mails met facturen in bijlage worden ingelezen en verwerkt. Vervolgens zal de herkenningssoftware alle noodzakelijke informatie van het document halen en opladen naar AX en het document-archief. Eens de factuur is opgeladen naar AX worden alle facturen op eenzelfde manier behandeld. Zowel facturen waarvoor er geen inkooporder is (kostenfacturen) als facturen met een inkooporder (goederenfacturen) worden vanuit een centrale plaats behandeld. Vanaf deze centrale plaats kunnen workflows worden gestart om de noodzakelijke goedkeuringen te verkrijgen en kunnen correcties gebeuren zoals BTW correcties, diverse toeslagen, afrondingsverschillen en kortingen. Uiteindelijk zal de factuur vanuit dit scherm ook worden geboekt en de status goedgekeurd krijgen, waarna de factuur in het betalingsvoorstel kan worden opgenomen. Goedkeuringen worden manueel gegeven of worden verkregen via workflows.
Door deze unieke manier van werken wordt het goedkeuringsproces voor betaling en het boekingsproces uit elkaar getrokken, waardoor facturen veel sneller verwerkt kunnen worden. De doorlooptijd van een factuur verkort en de operationele efficiëntie verhoogt enorm. Eender welke factuur kan vanaf hetzelfde scherm worden behandeld. Facturen hoeven niet langer fysiek rond te slingeren doorheen de organisatie om de goedkeuringen te verkrijgen en kopijen nemen van een factuur is al helemaal uit de boze. De voordelen van UltimAX EDM stoppen dus niet bij het digitaliseren en herkennen van de factuur. Na de herkenning volgt de goedkeuring en de boeking en uiteraard zorgt de beeldintegratie in AX ervoor dat de factuur steeds zichtbaar is, daar waar nodig. Dit is zo op de leverancierstransactie, op de grootboekrekeningen en uiteraard ook in het betalingsvoorstel. Ad Ultima N.V. Headquarters Belgium Beneluxpark 7 B-8500 Kortrijk Belgium Tel: +32 (0)56 740 740 Fax: +32 (0)56 740 700 E-mail: info@adultima.be Website: www.adultima.be Document Collaboration Door de integratie van de UltimAX EDM oplossing met Microsoft SharePoint is het opzetten van portals om documenten met uw interne en extern gebruikers te delen op een gebruiksvriendelijke manier een éénvoudige taak en verbetert het aldus het documentenbeheer. ADULTIMA IMPROVING BUSINESS SOLUTIONS