Auteur Henk Lak Datum 20 maart 2012 Versie & cursuscode 3.1, code: MBLE-TRONJOB-12 Hogeschool Utrecht, Utrecht, 2012 Logistiek en Economie Cursuswijzer Traineeship On the Job H2 2012-2013 Bronvermelding is verplicht. Verveelvoudigen voor eigen gebruik of intern gebruik is toegestaan en wordt bevorderd.
Inhoudsopgave Algemene informatie 3 Inleiding 4 Doelstellingen traineeship... 4 Competentieontwikkeling... 4 Toepassing competenties binnen traineeship... 4 Praktische informatie Traineeship jaar 3 : Traineeship On the Job H2 6 Voorwaarden deelname Traineeship On the Job H2... 6 Opzet traineeship On the JoB H2 en relatie met cursussen jaar 3... 6 Ondersteunende werkcolleges... 6 Rolverdeling tijdens het traineeship... 6 Voorwaarden voor het traineebedrijf... 7 Goedkeuringsprocedure traineeship... 8 Contractuele zaken... 8 Formele stappen in het traineetraject 10 Stap 1: De zoektocht naar een bedrijf... 10 Stap 2: Het inleveren van de overeenkomst... 10 Stap 3: Het plan van aanpak... 10 Stap 4: Plannen van bedrijfsbezoeken traineebegeleider... 11 Stap 5: Het bijhouden van een logboek... 12 Stap 6: Voortgangsgesprekken en functioneringsgesprekken met bedrijfsmentor... 12 Stap 7: Onderhouden contacten met de traineebegeleider... 12 Stap 8 Assessment halverwege het jaar... 13 Samenvatting: In te leveren documenten in periode 1, 2 en 3... 13 Toetsing en beoordeling traineeship 15 Stap 1: Schrijven concept eindverslag... 15 Stap 2: Plannen eindgesprek met je bedrijfsmentor... 15 Stap 3: Inleveren producten (bij je traineebegeleider)... 15 Stap 4: Het assessment... 16 Samenvatting toekenning studiepunten... 16 Bijlage 1 Uitleg Competentie 7 17 2/17
Algemene informatie De opleiding Logistiek en Economie valt onder het Institute for Business Administration, Faculteit Economie en Management (FEM) van de Hogeschool Utrecht. Het adres is: Hogeschool Utrecht Faculteit Economie & Management - Institute for Business Administration Opleiding Business Management Padualaan 101, 3584 CH Utrecht Postbus 85029, 3508 AA Utrecht Accountmanager / Coördinator Traineeship On the Job H2, opleiding Logistiek en Economie Hoofdfase 2 Henk Lak Kamer 2.32 henk.lak@hu.nl Opleidingsmanager Logistiek en Economie Marjoke de Boer Kamer 2.104 Marjoke.deboer@hu.nl Praktijkbureau FEM Kamer 1.71 Praktijkbureau.fem@hu.nl Voor meer informatie: Kijk op internet: www.praktijkbureaufem.hu.nl voor algemene informatie of vind op de Sharepointsite van het Praktijkbureau specifieke informatie over de traineeship van de opleiding Logistiek en Economie. 3/17
Inleiding De opleiding Logistiek en Economie nieuwe stijl, namelijk Werkend leren, lerend-werken, is van start gegaan in september 2011 en richt zich op het opleiden van studenten die graag actief zijn in functies binnen het logistiek management van het werkveld. Een belangrijk onderdeel van de studie is het leren in de praktijk. Deze cursuswijzer beschrijft het verplichte traineeshiptraject, genaamd Traineeship On the Job H2, voor schooljaar 2012-2013 voor voltijdstudenten die het derde studiejaar van de opleiding Logistiek en Economie volgen. Bij deze opleiding wordt werken en leren op een bijzondere wijze gecombineerd. Vanaf september volg je het hele jaar twee dagen in de week colleges op school en daarnaast werk en leer je drie dagen in de week in een organisatie. Zo leer je via de onderwijsvorm werkend leren bedrijfskundige en logistieke competenties aan (zie hoofdstuk 2), die je nodig hebt om na het afstuderen als logisticus te functioneren. Dit doen we samen, maar let wel: je creëert daarin je eigen kansen, je bent ook tegelijkertijd zelf verantwoordelijk voor je eigen leerproces. De accountmanager, opleidingsmanager, traineebegeleider, studieloopbaanbegeleider en het Praktijkbureau van de FEM zorgen samen voor de coördinatie van het traineeship en voor het goede verloop en de kwaliteit van deze bijzondere vorm van praktijkonderwijs. In deze cursuswijzer tref je hierover alle relevante informatie. Meer gedetailleerde informatie en aanvullende documenten kun je vinden op de website van het Praktijkbureau in de map LE, of halen uit een goed gesprek met de accountmanager. Doelstellingen traineeship Competentieontwikkeling Je kunt als student zelf richting geven aan je competentieontwikkeling tijdens het traineeship. Het Competentieprofiel Logistiek is op opgesteld door een projectgroep van het Landelijk Platform Logistiek (LPL). Hieronder tref je een overzicht aan met de acht competenties die van belang zijn: 1. Ontwikkelen van een visie op veranderingen en trends in de externe omgeving en ontwikkelen van relaties,netwerken en ketens. 2. Analyseren van beleidsvraagstukken, vertalen in beleidsdoelstellingen en alternatieven en voorbereiden van besluitvorming. 3. Toepassen van human resource management in het licht van de strategie van de organisatie. 4. Inrichten, beheersen en verbeteren van bedrijfs- of organisatieprocessen. 5. Analyseren van de financiële en juridische aspecten, interne processen en de bedrijf- of organisatieomgeving om samenhang en wisselwerking te versterken. 6. Ontwikkelen, implementeren en evalueren van een veranderingsproces. 7. Sociale en communicatieve competentie (inter-persoonlijk, organisatie). 8. Zelfsturende competentie (intrapersoonlijk, beroepsbeoefenaar of professional). Toepassing competenties binnen traineeship Op algemeen niveau zijn de logistieke aspecten beschreven in de vorm van zogenaamde beroepssituaties. Deze opleiding heeft gekozen voor een indeling in onderdelen van de totale logistieke keten voor een beroepssituatie, speciale aandacht gaat uit naar de zorg sector en dienstverlening (profit of non-profit). Thematische komen de volgende aspecten aan de orde: Distribution; Purchasing; Inventory Management; Warehousing; Production; Supply chain management en/of demand chain management; Material handling; Change management; Organisation culture. 4/17
Per situatie kan nu een onderscheid gemaakt worden tussen een novice, een beginnende logisticus en een expert, oftewel een gevorderde logisticus. In het afgelopen jaar, Hoofdfase 1, ben je vooral actief geweest met de samenhang tussen het operationele en tactische (logistieke) niveau in de organisatie. Dit jaar verschuift deze verhouding naar het tactische-strategische niveau. In het laatste jaar van je studie gaat het om het kunnen schakelen tussen alle drie de niveaus. Hieronder tref je de doorvertaling aan van de onderdelen die we in jaar 3 aan de orde laten komen. Niveau jaar 3 1. De student plant logistieke operaties en voert deze uit. 2. De student analyseert en kan verbeterplannen op te stellen ten behoeve van de prestaties van logistieke processen. 3. De student inventariseert veranderingen en kan instrumenten aandragen voor een succesvolle transitie. 4. De student kan de supply chain en bijbehorende ontwikkelingen in kaart brengen en door vertalen richting de strategie van de organisatie. 5. De student kan een inschatting maken van de juiste ICT tools voor een (logistieke) organisatie en kan de input hiervoor bepalen. 6. De student levert een bijdrage aan de formulering, communicatie en implementatie van de ondernemingsstrategie (op logistiek niveau). 5/17
Praktische informatie Traineeship jaar 3 : Traineeship On the Job H2 Voorwaarden deelname Traineeship On the Job H2 Om in aanmerking te komen voor deelname aan het onderdeel Traineeship On the Job H2 dien je aan de volgende voorwaarden te voldoen - Je dient Traineeship On the Job H1 met een voldoende te hebben afgerond - Je dient de studieonderdelen uit hoofdfase 1 (tweede studiejaar) die betrekking hebben op de praktijkopdrachten ( Traineeship on the Job H1 2: Warehouse Management, Purchasing Management, Distribution Management, Inventory Management) allen te hebben afgerond met een voldoende. Indien je aan bovenstaande voorwaarden voldoet, mag je in het derde jaar beginnen aan je traineeship. Mocht je aan beide of een van deze voorwaarden niet voldoen, dan dien je contact op te nemen met de accountmanager en wordt individueel gekeken in hoeverre het mogelijk is te starten met het traineeship. De mogelijkheid bestaat zodoende dat je pas op een later moment kan starten. Opzet traineeship On the JoB H2 en relatie met cursussen jaar 3 Je werkt het gehele studiejaar drie dagen per week bij een leerbedrijf. Op deze leer-/werkplek ben je een werknemer, waar je op gelijke voet staat met je collega s en je ook afspraken kunt maken over een vergoeding voor je werkzaamheden. Van de drie bedrijfsdagen werk je in het kader van traineeship On the Job H2 één dag per week in het bedrijf aan één of meerdere themaopdrachten die op dat moment in het onderwijs op school centraal staan. Dit zijn vaste opdrachten, maar zijn wel dusdanig gekozen dat ze ook zoveel mogelijk waarde toevoegen aan de organisatie. De studieonderdelen die in het derde jaar centraal staan, zijn Strategie, ICT, Verandermanagement en Supply Chain Management. De overige twee dagen werk je als student mee in het leerbedrijf on the job en speel je in op de wensen van het bedrijf met opdrachten of door mee te werken in het primaire proces. De invulling van dit meewerken aan opdrachten/projecten/activiteiten van het bedrijf is in grote mate vrij in te vullen door het bedrijf en de student, maar heeft als wel voorwaarden dat deze activiteiten bijdragen aan jouw competentieontwikkeling op het gebied van logistiek management en jou in de gelegenheid stellen om kennis te maken met zoveel mogelijk facetten van logistiek management op tactisch en strategisch niveau. Ondersteunende werkcolleges Traineeship On the Job H2 vindt volledig op het leerbedrijf plaats, waarbij je individueel wordt begeleid door de traineebegeleider en de bedrijfsmentor. Uiteraard biedt de opleiding Logistiek en Economie ook een aantal gezamenlijke contactmomenten aan om je te helpen opstarten met het trainee-ship en om kennis en ervaringen uit te wisselen met medestudenten. Elk blok wordt een klassikaal werkcollege ingeroosterd met je traineebegeleider, waar informatie wordt uitgewisseld, opdrachten worden uitgevoerd of waarin je zelf actief kennis overdraagt. Meer informatie over het programma vind je periodiek op de website en wordt uitgereikt tijdens het eerste werkcollege. Rolverdeling tijdens het traineeship De rol van de traineebegeleider De zorg voor jouw begeleiding en beoordeling vanuit de opleiding ligt bij je traineebegeleider. Met deze traineebegeleider heb je voor de start van het traineeship reeds een kennismakingsgesprek gevoerd. De traineebegeleider heeft maximaal 14 uur tot zijn beschikking om jouw leerproces te begeleiden en te beoordelen via onder meer een assessment. Desgewenst kan jouw traineebegeleider je ondersteunen bij het oplossen van problemen en het realiseren van de leerdoelen. Hij/zij coacht jou in het reflecteren op jouw ontwikkeling, zoals omgeschreven in het plan van aanpak. Het coachen leidt tot een (digitaal) portfolio waarin leerervaringen, leerdoelen en leereffecten in de vorm van competentieontwikkeling worden beschreven. Dit portfolio vormt het basisdocument voor het eindassessment. 6/17
De traineebegeleider fungeert ook als direct aanspreekpunt voor jou en de bedrijfsmentor en ziet er samen met jou op toe dat de inhoud van het traineeship overeenkomt met de eisen van de opleiding en dat jouw traineeship activiteiten op voldoende niveau zijn. Informeer altijd zelf je traineebegeleider, als er iets wijzigt in je opdracht of als er andere bijzonderheden aan de hand zijn. De rol van de bedrijfsmentor Zoals eerder gezegd zijn naast de traineebegeleider ook de bedrijfsmentor en de vakdocent actief. De bedrijfsmentor zal de student binnen het bedrijf begeleiden. De bedrijfsmentor is verantwoordelijk voor: De introductie van de student binnen de organisatie; De inhoudelijke begeleiding van de student; Het voeren van periodieke voortgangsgesprekken met de student; Het voeren van twee functioneringsgesprekken en de resultaten vastleggen in een verslag voor student en traineebegeleider; Het geven van feedback op de onderwijsopdrachten die vanuit de opleiding door de student dienen te worden uitgevoerd; De beoordeling van de student, d.w.z. de toetsing van het kennisniveau, de vaardigheden en de werkinstelling van de student, en het door de student geleverde eindresultaat. De rol van de student Jij hebt als student bij de opleiding Logistiek en Economie een eigen verantwoordelijkheid en je wordt hier binnen het traineeship nadrukkelijk ook op aangesproken. Straks als leidinggevende zul je, naast het leiden van bedrijfsprocessen, vooral ook leiding moeten geven aan jezelf. Bovendien leg je verantwoording af aan de bedrijfsmentor, traineebegeleider en je referentiegroep van medestudenten waarvan je deel uitmaakt. Het betrekken van de bedrijfsmentor bij de uit te voeren schoolopdrachten (traineeship-opdrachten) is een van de aandachtspunten tijdens het traineeship. De rol van de referentiegroep Gedurende de vier periodes dat jij op stage bent zal er per periode een beperkt aantal referentiebijeenkomsten zijn halverwege de periode. Doel van de bijeenkomsten is elkaar door middel van ervaringen uit te wisselen te helpen met het uitvoeren van de verschillende thematische opdrachten daar waar nodig en gewenst. We noemen dit supervisie. De rol van de accountmanager / coördinator De hoofdtaak van de accountmanager is het bewaken van de kwaliteit van het traineeship. Hij treedt ook als bemiddelaar op, indien er problemen ontstaan tussen student, traineebegeleider en/of bedrijfsmentor. Ook voor de inhoudelijke kant van het traineeship, het overleg bij problemen met het vinden van een traineeship plaats, het goedkeuren van het leerbedrijf en alle overige zaken met betrekking tot het traineeship, kun je terecht bij de accountmanager. De rol van het Praktijkbureau FEM Het Praktijkbureau zorgt onder meer voor de (administratieve) organisatie van het traineeship. Je kunt bij dit bureau terecht voor algemene informatie over stages en brochures. Het Praktijkbureau kamer 1.71 - is iedere werkdag open van 9.00 tot 16.00 uur. Het Praktijkbureau is onderdeel van de Faculteit Economie en Management. Het adres van de faculteit is: Padualaan 101, postbus 85029, 3508 AA Utrecht. Voorwaarden voor het traineebedrijf Een traineebedrijf voldoet aan de volgende voorwaarden. In sommige gevallen kan na screening door de accountmanager worden besloten enigszins af te wijken. Bij het traineebedrijf werken minimaal 50 medewerkers en maximaal 250 medewerkers. Het traineebedrijf is een organisatie die een complexe logistieke bedrijfsvoering heeft, bij voorkeur gevestigd in de regio Utrecht. Het traineebedrijf heeft een grote mate van beleidsvrijheid c.q. is relatief onafhankelijk van een eventuele moederorganisatie. 7/17
De student heeft de gelegenheid om twee dagen per week zijn/haar competenties te ontwikkelen omtrent de diverse facetten van bedrijfsvoering op operationeel en tactisch niveau, met behulp van opdrachten en training on the job. De student heeft de mogelijkheid om alle processen binnen de dagelijkse bedrijfsvoering mee te maken. De student wordt betrokken bij het leidinggeven / management, passend in het doel van de opleiding om leidinggevenden op te leiden. De student krijgt een financiële vergoeding voor zijn/haar activiteiten voor de hiervoor genoemde twee meewerkdagen. Deze vergoeding is conform (minimaal) minimumloon, tenzij met de student anders afgesproken. De student krijgt één dag per week gelegenheid te werken aan vier inhoudelijke onderwijsopdrachten namelijk: Supply Chain Management, Strategy & Logistics, Change Management en ICT & Logistics. Deze schoolopdrachten leiden tot concrete beroepsproducten, die waarde kunnen toevoegen aan het leerbedrijf. De bedrijfsmentor is minimaal één van de drie dagen per week beschikbaar voor begeleiding en heeft minimaal HBO-niveau. De student krijgt de benodigde faciliteiten om goed te kunnen functioneren in de organisatie (werkplek, inlogaccount, etc.) Goedkeuringsprocedure traineeship Hieronder in het kort een uiteenzetting van de goedkeuringsprocedure voordat je daadwerkelijk aan de slag kan bij jouw bedrijf. Heb je een bedrijf gevonden waar je het traineeship mag vervullen, dan geef je dit zo snel mogelijk door aan de accountmanager. Hij bekijkt of het gevonden leerbedrijf voldoet aan de criteria en zo ja, geeft hij je (al dan niet na een bezoek aan het bedrijf) toestemming om het traineeship daar uit te voeren. De deadline voor het vinden van een traineebedrijf is de eerste officiële lesdag van periode A. Op deze dag dient het contract bij het Praktijkbureau binnen te zijn! Het traineeship dient uiterlijk van start te gaan op 1 oktober 2012 en dient op 30 juni 2013 te zijn afgerond. Binnen deze periode van 39 weken heb je dus ruim de gelegenheid om 33 weken en 1 dag te werken in de praktijk van het leerbedrijf om aan je verplichte aantal uren te komen. De overige weken zijn een buffer, waarin je de ruimte hebt om tentamens in te halen, of ziek te zijn. Opnemen van vrije dagen geschiedt na akkoord met de bedrijfsmentor. Als het bedrijf, jij en de accountmanager akkoord is, ondertekenen alle partijen het LEstagecontract. Dit kun je vinden op de site van het praktijkbureau. Lever het in conform de richtlijnen. Na het tekenen en inleveren van het contract wordt het traineeship geregistreerd door het Praktijkbureau. Zonder contract kun je niet starten met het traineeship! Het is een verplicht onderdeel. Vervolgens wordt er door de accountmanager een traineebegeleider toegewezen. Tenslotte verstuurt het Praktijkbureau de benodigde informatie naar het bedrijf en de toegewezen traineebegeleider. Contractuele zaken Vergoeding en afspraken De vergoeding voor het traineeship is in eerste instantie een zaak van opdrachtgever en student / trainee. De opleiding Logistiek en Economie staat daar in principe buiten. Toch vragen opdrachtgevers regelmatig naar de vergoedingsregeling, vandaar de volgende opmerkingen: Het is redelijk om ervan uit te gaan dat de opdrachtgever de onkosten vergoedt, die je als student voor het traineeship maakt. Te denken valt aan reis- en verblijfkosten. Aangezien veel studenten genoodzaakt zijn hun parttime werk op te schorten gedurende het traineeship, lijkt een maandelijkse vergoeding redelijk, gebaseerd op het minimumjeugdloon. 8/17
Werk- en studiedagen Je werkt als student/trainee elke week drie dagen aan jouw traineeship in het bedrijf. In totaal dien je 100 werkdagen van 8 uur bij het leerbedrijf door te brengen. Je werkt dus in totaal 800 uur in de organisatie dat zijn 100 dagen van 8 uur. De andere twee dagen ben je op school. Van deze 100 dagen werk je in totaal 67 dagen aan traineeship jaar 3, dus on the job tegen een financiële vergoeding. Van de overige 33 dagen werk je onbetaald aan de beroepsproducten/opdrachten die zijn verbonden aan de vier onderwijsthema s van traineeship jaar 3 en die van waarde kunnen zijn voor het leerbedrijf. Aansprakelijkheid Het bedrijf is conform artikel 7:658 BW aansprakelijk voor letsel of schade die de trainee eventueel zelf lijdt tijdens de uitoefening van werkzaamheden. De wettelijke aansprakelijkheid van de trainee jegens derden is door het bedrijf verzekerd. De wettelijke aansprakelijkheid van de trainee jegens het bedrijf is meeverzekerd onder de WA-verzekering van de hogeschool, onder de in de desbetreffende polis opgenomen voorwaarden. Geheimhouding De trainee wordt geacht geheim te houden, datgene wat hem tijdens het traineeship onder geheimhouding wordt toevertrouwd of waarvan de trainee de vertrouwelijkheid behoort te begrijpen. Vrije dagen De trainee heeft recht op vakantie- en verlofdagen en vakantietoeslag conform de bij het leerbedrijf geldende regels. Vrije dagen en ziektedagen dienen door de student te worden gecompenseerd, opdat aan de voor het traineeship vereiste aantal werkuren (= 800 uur) wordt voldaan. 9/17
Formele stappen in het traineetraject In het traineeship is een aantal formele stappen te onderkennen die je moet doorlopen om een beoordeling te krijgen. Hieronder zijn deze stappen beschreven met bijbehorende voorwaarden voor periode 1,2 en 3. Gebruik dit stappenplan en houd je aan de genoemde data om geen belemmeringen tegen te komen tijdens je traineeship on the job. Alle producten van de verschillende stappen neem je op in je digitale portfolio! Stap 1: De zoektocht naar een bedrijf Het zorgen voor een leerplek bij een geschikte bedrijf voor je traineeship. Resultaat: Toestemming van de accountmanager. Neem kennis van de voorwaarden die gesteld zijn aan het bedrijf (zie vorig hoofdstuk) Begin tijdig met werven van een leerplek. Gezien de inspanning is het advies daar minimaal in maart van het voorgaande studiejaar mee te beginnen Maak gebruik van de informatie op de Sharepointsite die gemaakt is voor bedrijven. Loop langs het praktijkbureau voor wervings- en voorlichtingsmateriaal voor bedrijven. Bij het sollicitatiegesprek informeer je het bedrijf over de randvoorwaarden van de leerplek. Bij overeenstemming stel je per mail de accountmanager op de hoogte door een omschrijving te sturen van het bedrijf en jouw activiteiten binnen dit bedrijf Op basis van je mail zal de accountmanager je toestemming geven, vragen voor nadere aanvulling of je geen toestemming geven voor het traineeship. Indien de accountmanager toestemming geeft, ga je door naar stap 2. Randvoorwaarden Om zeker te zijn van een tijdige toestemming en mogelijke aanpassingen, zorg dat je je verzoek tijdig mailt naar de accountmanager in relatie tot de gestelde deadline. Je voldoet aan de eisen om mee te mogen doen aan traineeship on the Job H2 (zie vorige hoofdstuk). Stap 2: Het inleveren van de overeenkomst Het zorgen voor een overeenkomst die akkoord is voor alle partijen. Resultaat: Een goedgekeurde en ondertekende overeenkomst door alle partijen. Vul op basis van je gesprekken bij het bedrijf en de informatie in de cursuswijzer het format Overeenkomst traineeship in, te vinden op de Sharepointsite. Kom langs bij de accountmanager, welke ook tekent en je een traineebegeleider toewijst. Maak drie kopieen van de overeenkomst en lever 1 set in bij het Praktijkbureau, een bij de traineebegeleider en een bij de bedrijfsmentor. Indien alle partijen akkoord zijn, zal de overeenkomst definitief goedgekeurd worden en mag je beginnen aan je traineeship. Randvoorwaarden De overeenkomst dient volledig ingevuld uiterlijk op de eerste officiële lesdag van periode A (zie onderwijskalender) ingeleverd te zijn bij het Praktijkbureau. Je voegt je overeenkomst toe aan je portfolio. Stap 3: Het plan van aanpak Het opstellen van een plan van aanpak voor het traineeship. Resultaat: Een goedgekeurd plan van aanpak door je bedrijfsmentor en je traineebegeleider. In de eerste weken van je traineeship stel je een plan van aanpak op waarin je aangeeft op welke wijze je de geformuleerde opdrachten gaat aanpakken, jezelf gaat ontwikkelen aan de hand van de competenties en je overige activiteiten omschrijft. 10/17
Leg dit plan van aanpak voor aan je bedrijfsmentor voor advies en maak dit plan samen definitief. Leg dit plan van aanpak vervolgens voor aan je traineebegeleider ter beoordeling. Samen voer je een gesprek over dit plan en je past dit plan waar nodig aan. Het plan van aanpak vormt de basis voor je reflectieverslag aan het einde van je periode. Randvoorwaarden Maak met je bedrijfsmentor en traineebegeleider duidelijke afspraken over de deadline van je in te leveren plan van aanpak. Maak onderscheid tussen de twee dagen per week waar je werkt aan beroepsrelevante dagelijkse werkzaamheden en/of opdrachten en de derde dag waar je werkt aan opdrachten gerelateerd aan de vakken die je volgt op school. Je dient binnen het traineeship On the Job H2 je te ontwikkelen binnen de domeincompetentie 4 en 7 (zie vorige hoofdstuk). Je kiest binnen competentie 7 in totaal vijf gebieden uit waarmee jij het komende jaar aan de slag gaat (zie bijlage). In het tweede ben je met vier al aan de slag geweest, nu formuleer je doelen op de andere vijf gebieden. Hoe je dat doet en welke dit zijn, verwerk je in het plan van aanpak. Tevens zet je zelf minimaal drie leerdoelen voor competentie 4. Nodig je traineebegeleider uit voor een gesprek op je bedrijf ter bespreking van je plan van aanpak. Je voegt het plan van aanpak toe aan je portfolio. Stap 4: Plannen van bedrijfsbezoeken traineebegeleider Doel Kennismaking en bespreking voortgang van de student. Resultaat Goede afstemming tussen student, bedrijfsmentor en traineebegeleider. Tijdens het traineeship komt de traineebegeleider twee tot drie keer langs bij het leerbedrijf om de voortgang te bespreken van jouw traineeship. Het eerste gesprek met de bedrijfsmentor, de traineebegeleider en jou vindt plaats bij het leerbedrijf na ongeveer vier weken vanaf de start. Hierbij wordt onder andere het projectplan besproken en de eerste resultaten die zijn geboekt. De traineebegeleider belt de bedrijfsmentor uiterlijk in de eerste of tweede week voor kennismaking en eventuele vragen en bijzonderheden. Het tweede gesprek wordt gehouden op de helft van het traineeship (rond januari). Het derde gesprek is tevens het eindgesprek en vindt plaats in de laatste werkweek van jou bij het leerbedrijf (mei/juni). Randvoorwaarde Jij plant en organiseert de gesprekken zelf, stelt de agenda op in overleg en geeft inzicht in jouw persoonlijke competentieontwikkeling. Laat tijdens deze gesprekken ook de door jouw gerealiseerde concrete resultaten (wellicht in de vorm van beroepsproducten) zien. Onderwerpen die tijdens dit eerste gesprek aan de orde zouden kunnen komen zijn: achtergrond adres leerbedrijf en hoe hieraan gekomen bent; welk beeld heeft de student van de opdrachtverlener; wat hoopt de student te leren; welke werkzaamheden verwacht de student te gaan doen; hoe denkt de student dat de eerste twee/drie weken van het traineeship eruit zullen zien; persoonlijke leerdoelen van de student; kan de student aangeven wat zijn sterke kanten zijn (waar heeft hij zelf wat aan; waar zou de opdrachtverlener iets aan kunnen hebben) en wat zijn minder sterke kanten zijn (wat zou verbeterd moeten worden en (hoe) zou dat in deze praktijkperiode kunnen): wie is de bedrijfsmentor en wat is zijn functie welke verwachtingen heeft de student van de bedrijfsmentor en eventueel van anderen ; welke verwachtingen heeft de student van de traineebegeleider; 11/17
welke verwachtingen heeft de traineebegeleider van de student; het maken van afspraken over het contact tussen student en traineebegeleider (wijze van frequentie) en over de evaluatie/feedback. Stap 5: Het bijhouden van een logboek Bijhouden welke activiteiten je op welke wijze hebt verricht. Resultaat: Een logboek over de gehele gewerkte perioden. Het logboek helpt je om je gewerkte uren bij te houden, maar is vooral ook handig om achteraf nog te weten welke activiteiten je hebt verricht en zo aan te tonen aan welke competenties je hebt gewerkt. Een uitgebreider logboek met een kolom in de trant van en wat vond ik ervan? wat heb ik hiervan geleerd? helpt je straks bij het schrijven van een reflectie op het traineeship. Zorg dat je wekelijks een verhaal in je logboek schrijft. Randvoorwaarden Houd een logboek bij met daarin minimaal het aantal gewerkte uren per dag en de verrichte activiteiten. Dit logboek laat je elke week aftekenen door de bedrijfsmentor en verstuur je aan het einde van elke periode naar je traineebegeleider ( graag in de inleverbox op Share- Point). Het logboek is een onderdeel van je portfolio. Stap 6: Voortgangsgesprekken en functioneringsgesprekken met bedrijfsmentor Een formeel moment vastleggen om feedback van je bedrijfsmentor te ontvangen over je plan van aanpak en de uitgevoerde opdrachten. Resultaat Uitgevoerde voortgangs- en functioneringsgesprekken. Het is belangrijk dat je direct vanaf het begin van je traineeship een vast moment voor voortgangsgesprekken inplant met je bedrijfsmentor. In de eerste periode is een wekelijks voortgangsgesprek aan te raden om snel wegwijs te raken in de organisatie. Het functioneringsgesprek geeft aan waar je op dat moment staat in je ontwikkeling en hoe je functioneert in de organisatie als werknemer. Tijdens het voortgangsgesprek komt in ieder geval aan de orde: Verloop werkzaamheden binnen traineeship On the Job H2; Rapporteren over de uitvoering van de opdrachten in het kader van traineeship jaar 3 en verkrijgen van feedback of ondersteuning vanuit de bedrijfsmentor; Feedback van de bedrijfsmentor op jouw persoonlijke ontwikkeling en de geformuleerde leerdoelen. (NB. Ook de traineebegeleider zal dit regulier doen tijdens de onderwijsdagen en bij de bedrijfsbezoeken.) Randvoorwaarden De bedrijfsmentor houdt minimaal twee keer een tussentijds functioneringsgesprek, bijvoorbeeld in december en maart. Leidraad bij dit functioneringsgesprek is een ingevuld eindbeoordelingsformulier of een eigen functioneringsformulier. De bedrijfsmentor maakt een verslag van het gesprek en geeft dit aan jou en aan de traineebegeleider. De resultaten van de voortgangsgesprekken en de functioneringsgesprekken leg je vast in je logboek en zodoende in je portfolio. Stap 7: Onderhouden contacten met de traineebegeleider Je traineebegeleider op de hoogte houden van jouw vorderingen binnen het bedrijf. Resultaat Een geinformeerder traineebegeleider die je zodoende aan het einde van het studiejaar kan beoordelen. Je bent als student verantwoordelijk jouw traineebegeleider te informeren over de voortgang op het leerbedrijf. Het tussentijdse contact tussen de traineebegeleider en jou is 12/17
bedoeld om de traineeship periode te bewaken en informatie te verzamelen ten behoeve van een gefundeerde evaluatie en eindbeoordeling. Het tussentijdse contact vindt plaats conform de afspraken die hierover gemaakt zijn tussen de traineebegeleider en de student en kan per situatie verschillen. Periodiek ontvang je via de mail of de Sharepointsite van de traineebegeleider, het praktijkbureau of de vakdocent informatie die op dat moment belangrijk is. Je kunt hierbij denken aan belangrijke data voor contactdagen op school, voortgang- en beoordelingsformulieren, handige hulpmiddelen etc. Raadzaam is de traineebegeleider bijvoorbeeld elke twee weken verslag (telefoon, fax of email) te doen. Onderwerpen van gesprek/verslag kunnen zijn: werkzaamheden (t.b.v. opdracht en overige werkzaamheden); zijn er problemen; zijn er wijzigingen in de planning en/of aanpak; rol/functioneren van de bedrijfsmentor/leidinggevende. En periodiek bijvoorbeeld: collega's en je samenwerking; organisatie/planning van de werkzaamheden veranderingen/cultuur van de organisatie; de relatie tussen theorie en praktijk; tegenvallers/meevallers; nieuwe uitdagingen en hun valkuilen; positie/werkzaamheden van de bedrijfsmentor/leidinggevende. Randvoorwaarde Als manager van je eigen proces ben je er verantwoordelijk voor dat de traineebegeleider op de hoogte is van de relevante zaken tijdens het gehele jaar. Stap 8 Assessment halverwege het jaar Beoordeling van de student door de traineebegeleider. Resultaat: Beoordeling Voldoende / Onvoldoende door traineebegeleider. Halverwege het jaar (einde van periode B) vindt er een Assessment plaats tussen de traineebegeleider en de student. Tijdens de Assessment wordt op formele wijze het eerste half jaar doorgenomen en mogelijke verbeterstappen voor het tweede deel van het jaar opgesteld. De gesprekken worden gevoerd op basis van het plan van aanpak en een evaluatie van de student op basis van de geformuleerde competenties en de inhoudelijke producten. Randvoorwaarden In het lesrooster wordt het assessment ingepland. In het reflectieverslag voor periode 2 dien je uitgebreid in te gaan op je ontwikkelingen op persoonlijk en inhoudelijk vlak over het eerste half jaar. De inleverdatum voor dit verslag bepaal je in overleg met je traineebegeleider. De traineebegeleider dient het verslag met een voldoende te beoordelen. Indien het verslag niet tijdig of niet volledig is ingeleverd, dient binnen twee weken herkanst te worden. De uitkomsten van het assessment verwerk je in het verslag, wat je vervolgens toevoegt aan je portfolio. Samenvatting: In te leveren documenten in periode 1, 2 en 3 Een schooljaar bestaat uit vier perioden. Na afloop van periode 1, 2 en 3 staan de volgende activiteiten op het programma, ten behoeve van tussentijdse voortgangsbewaking: Je levert aan het einde van elke periode jouw bijgewerkte logboek in bij de traineebegeleider en de bedrijfsmentor. Je levert in de eerste lesweek van elke periode een bijgesteld traineeship plan met planning in bij de bedrijfsmentor en de traineebegeleider; Je maakt als afsluiting van elke periode een reflectieverslag, waarin een toelichting wordt gegeven op de door jouw vervaardigde beroepsproducten /resultaten bij het leer- 13/17
bedrijf, de verrichte werkzaamheden on the job bij het leerbedrijf en op de competenties waaraan je hebt gewerkt; Het reflectieverslag worden besproken met de bedrijfsmentor en de traineebegeleider. Dit reflectieverslag wordt meegenomen in de voortgangsgesprekken en in de beoordeling. In dit verslag geef je expliciet (conform APA richtlijnen) aan wat de relatie is tussen de theorie uit de modules op school en de praktijk situaties zoals jij deze ervaren hebt. Alle onderdelen die je oplevert, maken onderdeel uit van je portfolio. Indien niet aan de bovenstaande voorwaarden voldaan wordt, kan de student door de accountmanager worden uitgesloten van verdere deelname aan het traineeship. In het volgende hoofdstuk wordt ingegaan op de beoordeling van het traineeship en de eisen die hieraan gesteld worden. 14/17
Toetsing en beoordeling traineeship Hieronder wordt beschreven op welke wijze je een beoordeling kan krijgen voor je traineeship On the Job H2. De traineebegeleider geeft jou een eindbeoordeling voor traineeship On the Job H2. De basis van de eindbeoordeling door de traineebegeleider wordt gevormd door de indrukken die de desbetreffende docent heeft opgedaan tijdens gesprekken met jou, tijdens het bedrijfsbezoek, door zijn of haar beoordeling van de eindproducten en middels het assessment, dat aan het eind van het schooljaar wordt afgenomen om het niveau van jouw competenties aan te tonen. Uiteindelijk is het de traineebegeleider die de eindbeoordeling formuleert. Stap 1: Schrijven concept eindverslag Het schrijven van een eindverslag. Resultaat Een concept eindverslag. - In een concept eindverslag ga je in op je persoonlijke ontwikkeling aan de hand van de in je plan van aanpak geformuleerde competenties. - Toon aan met voorbeelden (bijv uit je logboek) op welke wijze je vorderingen binnen de competenties hebt behaald. - Ga in je concept eindverslag in op de verschillende beroepsproducten die je hebt geleverd en toon aan wat je inhoudelijk hebt toegevoegd aan het bedrijf door middel van het schrijven van de verschillende producten en het eventuele uitvoeren van adviezen van de producten aan de hand van bedrijfskundige of logistieke modellen die je in het onderwijs van jaar 3 hebt aangereikt gekregen. Stap 2: Plannen eindgesprek met je bedrijfsmentor Evalueren gehele periode en afhandeling formaliteiten. Resultaat Ingevuld beoordelingsformulier en afgetekend logboek. Plan je gesprek met je bedrijfsmentor tijdig in, ongeveer 1 a 2 weken voor de einddatum van je traineeship. Bespreek gezamenlijk je voortgang van je traineeship aan de hand van je logboek en concept eindverslag. Zorg dat je bedrijfsmentor je logboek goedkeurt en tekent hiervoor. Laat je bedrijfsmentor het beoordelingsformulier voor de bedrijfsmentor invullen. Randvoorwaarde Het ingevulde beoordelingsformulier en het ondertekende logboek dienen ingeleverd te worden bij je traineebegeleider. Stap 3: Inleveren producten (bij je traineebegeleider) In aanmerking komen voor een beoordeling van het traineeship. Resultaat Voldoen aan de inlevereisen voor het traineeship. Op basis van het gesprek met je bedrijfsmentor pas je het eindverslag aan en zorg je dat deze samenhangend geschreven is in correct Nederlands. Tevens zorg je voor een actueel logboek wat ondertekend is door je bedrijfsmentor en het ingevulde beoordelingsformulier. Vul het beoordelingsformulier student in. Lees je in in de wijze waarop het assessment wordt afgenomen Randvoorwaarden Je levert je gehele portfolio in bij je traineebegeleider, digitaal en in het postvak van je begeleider. Het portfolio bestaat uit je ondertekende logboek, je eindverslag, het verslag van je 1 e assessment en het beoordelingsformulier van je bedrijfsmentor en van jezelf. Je levert alleen het eindverslag en het verslag van je 1 e assessment in tweevoud in, de rest 1x. (Dit ter voorbereiding voor de tweede assessor. Je upload het eindverslag ook op de site van het Praktijkbureau voor het archief. De traineebegeleider en het Praktijkbureau hebben alle benodigde documenten voor de beoordeling binnen 5 werkdagen na afloop van het traineeship van je ontvangen. 15/17
Stap 4: Het assessment Het beoordelen van de student over het traineeship On the job H2. Resultaat Een beoordeling voor de student voor traineeship On the job H2. - Nadat je je traineeship hebt beëindigd, volgt een assessment met de traineebegeleider en een tweede assessor. Dit individuele gesprek vindt op school plaats en het duurt maximaal 45 minuten. - Het assessment vindt plaats in de toetsweek van blok D, jaar 3. - Ter voorbereiding op het assessment gesprek ontvangen de traineebegeleider en de tweede assessor van jou alle genoemde documenten, waarmee je je opgedane competenties kunt aantonen (bewijslast aldus ook toevoegen) en een relatie met de theorie (volgens APA richtlijnen verwijzen naar voorgeschreven/gebruikte literatuur). - Indien assessment onvolledig en/of onvoldoende is kan er een reparatie worden voorgeschreven door de assessoren. - Uitgebreide informatie over de vorm en inhoud van het assessment tref je t.z.t. aan op de website van het Praktijkbureau in een apart instructiedocument. Daarnaast wordt in de werkcolleges op school aandacht besteed aan het assessment. Randvoorwaarden - Vanuit je traineebegeleider ontvang je de datum en tijd waar je verwacht wordt tijdens het assessment. - De traineebegeleider laat de student minimaal drie werkdagen voor het assessment weten of het verslag onvoldoende is. Bij geen bericht dient het assessment doorgang te vinden en mag de student ervan uit gaan dat het ingeleverde werk voldoet aan de eisen. Herkansing - Als je functioneren in het leerbedrijf, het uitvoeren van de traineeship opdracht(en) en/of het eindassessment als niet voldoende worden gekwalificeerd, moet je op een ander moment opnieuw het traineeship lopen bij een voor jou nieuwe traineeship organisatie. - Als je eindverslag als niet voldoende wordt gekwalificeerd, krijg je de gelegenheid het binnen vier weken te verbeteren. Mocht je niet voldoende hebben behaald bij het assessment, is er een mogelijkheid om een her-assessment aan te vragen. - Als je het met de beoordeling van de traineebegeleider niet eens bent, kun je de bij de examencommissie een verzoek indien voor een second opinion. Samenvatting toekenning studiepunten Aan deze cursus zijn 18 studiepunten verbonden. Deze studiepunten worden slechts toegekend, indien: Het praktijkbureau en de accountmanager een ondertekend stagecontract hebben ontvangen. De traineebegeleider periodiek documenten van jou heeft ontvangen zoals aangegeven in de twee stappenplannen. De bedrijfsmentor het traineeship heeft beoordeeld met een voldoende (een 6 of hoger). De traineebegeleider het traineeship heeft beoordeeld met een voldoende (een 6 of hoger). De traineebegeleider de benodigde documenten voor de beoordeling (zie 3.4) binnen 5 werkdagen na afloop van het traineeship van je heeft ontvangen. De assessoren het eindassessment hebben beoordeeld met een voldoende. Het Praktijkbureau binnen 5 werkdagen na afloop van het traineeship je eindverslag digitaal geüpload heeft ontvangen. Het Praktijkbureau, op SharePoint een volledig ingevuld "Evaluatieformulier student" binnen 5 werkdagen na afloop van het traineeship van je heeft ontvangen. Het Praktijkbureau binnen 5 werkdagen na afloop van het traineeship een volledig ingevuld en ondertekend beoordelingsformulier bedrijfsmentor traineeship on the Job H2 heeft ontvangen. 16/17
Bijlage 1 Uitleg Competentie 7 Gedragscomponenten (formeel) zijn: samenwerken in een beroepsomgeving en meedenken over doelen en inrichting van de organisatie, waaruit eisen voortvloeien die betrekking hebben op de volgende kenmerken: multidisciplinariteit en interdisciplinariteit, klantgerichtheid, collegialiteit, leidinggeven (het sociale deel van de competentie); communiceren intern op alle niveaus, effectief en in de gangbare bedrijfstaal, veelal in het Nederlands en/of Engels; in termen van beroepstaken omvat dat zaken als: het opstellen en schrijven van plannen en notities, informeren, overleg voeren, draagvlak creëren, stimuleren, motiveren, overtuigen, verwoorden van besluiten. De indicatoren die hierbij horen zijn (op een 7 punt schaal) : 1 4 7 Uitvoeren Aansturen Ontwikkelen Hieronder tref je de negen mogelijke terreinen waaraan je kan werken binnen deze competentiegroep 1. Initiatief nemen 2. Inlevingsvermogen 3. Flexibiliteit 4. Overtuigingskracht 5. Plannen en organiseren 6. Samenwerken 7. Stressbestendig 8. Besluitvaardig 9. Communicatie Voor jaar 3 neem je vijf van de bovengenoemde begrippen en kan je op basis hiervan aangeven wat je waarom wilt leren in het traineeship. Geef voor jezelf duidelijk aan wat je komende jaar gaat doen om het niveau te verhogen, daarop word je getoetst in het assessment! Gebruik hiervoor de termen uitvoeren, aansturen en ontwikkelen. De uitkomsten overleg je met je bedrijfsmentor en traineebegeleider en verwerk je in het plan van aanpak. 17/17