HANDLEIDING SEPA Inhoud 1 Inleiding... 1 2 Bankdagboeken gereed maken voor SEPA... 2 2.1 Invullen van IBAN-nummer... 2 2.2 Koppelen SEPA-banktype... 2 3 Crediteuren instellen voor SEPA... 3 4 Debiteuren instellen voor SEPA... 3 4.1 Doorgeven van uw incassanten-id... 3 4.2 Koppelen SEPA-betaaltype... 3 4.3 Toevoegen mandaatinformatie... 4 5 Factuur lay-outs... 4 6 Aandachtspunten betalen en incasseren... 5 6.1 Aandachtspunten elektronisch betalen SEPA... 5 6.2 Aandachtspunten elektronisch incasseren SEPA... 5 1 Inleiding Vanaf februari 2014 is het niet meer mogelijk om met de oude betaalformaten Clieop03 te betalen of te incasseren binnen Nederland. Alle betaalproducten, zoals de overschrijving, acceptgiro en incasso worden de komende jaren vervangen door producten die voldoen aan de regels voor SEPA, de Single Euro Payments Area. SEPA heeft tot doel om alle eurobetalingen in Europa te standaardiseren zodat er over enkele jaren geen verschil meer is tussen een binnenlandse betaling en een eurobetaling van of naar andere Europese landen. Meer algemene informatie kunt u vinden op www.overopiban.nl. Wanneer u gebruik maakt of van plan bent om gebruik te maken van betalingen binnen de SEPA-landen, dan dient u uw administratie gereed te maken voor SEPA. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u dat kunt realiseren. Een aantal stappen kunt u mogelijk niet uitvoeren wegens een niet toerijkend level. Mocht u een besproken optie niet zien in het programma, dan kunt u uw contactpersoon bij BDO verzoeken e.e.a. te wijzigen. De BDO online Boekhouden software is continue onderhevig aan wijzigingen. Hierdoor kan het voorkomen dat de handleiding niet volledig aansluit bij hetgeen u op het scherm ziet. Neem bij twijfel contact op met uw BDO contacpersoon of de helpdesk van BDO Online Boekhouden. In deze handleiding wordt BDO Online Boekhouden ook aangeduid met de naam Twinfield. 1
Om uw administratie SEPA-proof te maken dient u de volgende stappen te doorlopen. De genoemde stappen worden in dit document nader toegelicht: Bankdagboeken gereed maken voor SEPA Invullen IBAN-nummer Koppelen SEPA-banktype Crediteuren instellen voor SEPA Debiteuren instellen voor SEPA Doorgeven van uw incassanten-id Koppelen SEPA-betaaltype Mandaatinformatie toevoegen Factuur lay-outs Aandachtspunten betalen en incasseren Aandachtspunten elektronisch betalen SEPA Aandachtspunten elektronisch incasseren SEPA 2 Bankdagboeken gereed maken voor SEPA De eerste stap in het gereedmaken van uw administratie is het instellen van uw bankdagboeken. Dit kunt u doen door uw huidige bankdagboek te wijzigen binnen Algemeen > Administratie > Kassen en Banken. De aanpassingen die doorgevoerd moeten worden zijn: 2.1 Invullen van IBAN-nummer In ieder geval dient het veld IBAN gevuld te zijn met het juiste IBAN-nummer. 2.2 Koppelen SEPA-banktype Doordat geen SEPA-betaalformaat van een bank hetzelfde is, dient u ook aan te geven aan het bankdagboek wat voor banktype dit is. Opmerkingen Wanneer u gebruik maakt van betalingen of incasseren in het buitenland (lees: niet-sepa land), dient u behalve het IBAN-bankrekeningnummer ook uw BIC-code op te geven in uw bankdagboek. Alleen wanneer uw bank niet in de lijst wordt vermeld, dan heeft u twee keuzes. U kunt kiezen voor de optie Geen specifieke bank of voor de optie Nederlandse standaard. Kiest u voor de optie Nederlandse standaard, dan kunt u een betaalformaat aanmaken in een formaat die ontwikkelt is door De Nederlandse Betaalvereniging. Kiest u voor de optie Geen specifieke bank, kunt u met deze bank geen SEPA-incasso uitvoeren. Let op: Keuze voor de Nederlandse standaard geeft geen garantie dat uw bank het betaalbestand accepteerd! 2
3 Crediteuren instellen voor SEPA Om betalingen te kunnen doen, dient Twinfield te weten welke crediteuren u wilt meenemen in een betaalrun. Standaard zal een crediteur nog gekoppeld zijn aan het betaaltype 250NL Betalen Nederland, dit dient gewijzigd te woren naar het betaaltype SEPA betalingen Nederland U gaat hiervoor naar Boekhouden > Dimensies > Crediteuren en vervolgens het tabblad Banken. Meerdere crediteuren tegelijk overzetten van Clieop03 naar SEPA Binnen de dimensie Crediteuren is het mogelijk om meerdere crediteuren tegelijkertijd over te zetten. Zodra u van Clieop03 naar uw SEPA-bestandstype gaat op uw crediteur, zult u een optie zien verschijnen: Pas toe voor alle crediteuren met Cliop03 betaaltype. Zodra de checkbox aangevinkt is voor de crediteur, worden alle crediteuren omgezet van uw Clieop03-betaaltype naar uw SEPA-betaaltype. Vanaf nu kunt u uw betaalbestanden in SEPA aanleveren aan de bank. 4 Debiteuren instellen voor SEPA 4.1 Doorgeven van uw incassanten-id Het incassant-id is een unieke code die u als incassant van de bank ontvangt. Elke partij die in het SEPAgebied opdracht mag geven aan de bank om automatisch geld te incasseren van een klant krijgt een dergelijke code. Indien u met meerdere banken zaken doet is het incassant-id overal gelijk voor al uw incassocontracten Wanneer u gebruik maakt van de incassomogelijkheden van het programma, dan dient u uw incassanten-id door te geven aan de servicedesk BDO Online Boekhouden (onlineboekhouden@bdo.nl). Het ID kunt u opvragen bij uw bank. 4.2 Koppelen SEPA-betaaltype Om te incasseren dient Twinfield te weten welke debiteuren u wilt meenemen in een betaalrun. Standaard zal een debiteur nog gekoppeld zijn aan het betaaltype 150NL Incasseren Nederland, dit dient gewijzigd te worden naar het incassotype SEPA incasso Nederland. U gaat hier voor naar Boekouden > Dimensies > Debiteuren en vervolgens het tabblad banken. 3
Meerdere debiteuren tegelijk overzetten van Clieop03 naar SEPA Binnen de dimensie Debiteuren is het mogelijk om meerdere debiteuren tegelijkertijd over te zetten. Zodra u van Clieop03 naar uw SEPA-bestandstype gaat op uw debiteur, zult u een optie zien verschijnen: Pas toe voor alle debiteuren met Cliop03 betaaltype. Zodra de checkbox aangevinkt is voor de debiteur, worden alle debiteuren omgezet van uw Clieop03-betaaltype naar uw SEPA-betaaltype 4.3 Toevoegen mandaatinformatie Binnen SEPA is ook mandaatinformatie gevraagd. Hiervoor dient u het machtigingskenmerk op te nemen, zoals u heeft afgesproken met uw debiteur. Ook de datum wanneer dit machtigingskenmerk is overeengekomen dient te worden opgenomen. Als laatste dient u aan te geven of u al eerder bij deze debiteur heeft geïncasseerd met het huidige machtigingskenmerk. Heeft u al eerder geïncasseerd dan dient u de betreffende datum in te vullen in het eerste incassoronde. Gaat u voor de eerste keer incasseren dan wordt de datum automatisch gevuld. Tot slot moet u aangeven of u het Core schema (normale incasso) of het Business to Business (B2B) schema (zakelijke incasso) wilt hanteren. Vanaf nu kunt u uw incassobestanden in SEPA aanleveren aan de bank. 5 Factuur lay-outs Maakt u gebruik van de facturatie- en/of aanmaningsmogelijkheden in BDO Online Boekhouden? Controleer dan of uw IBAN-nummer op de lay-out(s) vermeld staat. 4
6 Aandachtspunten betalen en incasseren 6.1 Aandachtspunten elektronisch betalen SEPA Groot aantal transacties per betaalrun Betaalt u veel transacties per keer, kan het zijn dat u de limiet overschrijft van uw bank. Mocht dit gebeuren, dan kunnen meerdere bestanden worden aangemaakt vanuit één betaalrun zodra u de betaalbestanden gaat aanmaken. Per bank verschilt het wanneer opsplitsingen in meerdere bestanden wordt gemaakt. Bank Maximum hoeveelheid transacties per betaalbestand Rabobank RIB 4.000 Rabobank RCM 40.000 ABN AMRO 10.000 ING 100.000 Deutsche bank NL 10.000 BNG 100.000 SNS bank 50.000 Van Lanschot 10.000 Triodos 20.000 Standaard SEPA 100.000 6.2 Aandachtspunten elektronisch incasseren SEPA Maak een SEPA-incassorun aan Nu alle instellingen zijn gemaakt kunt u een SEPA-incassorun starten. U kunt uw incassorun starten binnen Boekhouden > Betalen & incasseren > Betalen & incasseren. Zodra u een incassorun gaat aanmaken, kunt u uw incassodatum invullen. Twinfield zal automatisch de berekening maken wat de eerst mogelijke incassodatum zal zijn voor uw incasso. De incassodatum is afhankelijk of het per debiteur om een eerste incasso gaat, een doorlopende incasso of om een datum op het moment dat er zowel een eerste en tweede incasso in één SEPA-bestand worden geïncasseerd. Per bank zijn de dagen verschillend. Bank Dagen eerste Dagen doorlopende Dagen 2 e incasso zodra incasso incasso 1 e incasso ook aanwezig is Rabobank 6 dagen 3 dagen 9 dagen ABN AMRO 5 dagen 2 dagen 7 dagen ING 6 dagen 3 dagen 9 dagen Deutsche bank NL 5 dagen 2 dagen 7 dagen BNG 6 dagen 3 dagen 9 dagen SNS bank 5 dagen 2 dagen 7 dagen Van Lanschot 6 dagen 3 dagen 9 dagen Triodos 5 dagen 2 dagen 7 dagen Standaard SEPA 5 dagen 2 dagen 7 dagen Op dezelfde datum incasseren Wilt u zowel alle eerste incasso s als alle doorlopende incasso s op dezelfde datum incasseren, dient u de checkbox voor incasseren op één datum aan te vinken. Wilt u hier geen gebruik van maken, dient u de checkbox ongevinkt te laten. 5
Groot aantal transacties per incassorun Incasseert u veel transacties per keer, kan het zijn dat u de limiet overschrijft van uw bank. Mocht dit gebeuren, dan kunnen meerdere bestanden worden aangemaakt vanuit een incassorun, zodra u de incassobestanden gaat aanmaken. Per bank verschilt de maximum hoeveelheid transacties per incassobestand. Bank Maximum hoeveelheid transacties per incassobestand Rabobank RIB 3.000 Rabobank RCM 30.000 ABN AMRO 10.000 ING 100.000 Deutsche bank NL 50.000 BNG 100.000 SNS bank 50.000 Van Lanschot 50.000 Triodos 20.000 Standaard SEPA 100.000 Meer informatie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw vaste BDO contactpersoon of de BDO Online Boekhouden Helpdesk, telefoon +31 (0)229 259 809 of via onlineboekhouden@bdo.nl. Aanvullende informatie over SEPA kunt u vinden op www.bdo.nl/sepa en www.overopiban.nl. Disclaimer Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaren zowel BDO als Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. 6 12/2013 FA13393