Versie 5.3
1 DHL EasyShip opstarten en inloggen 3 2 Zending aanmaken 5 3 Douane plichtige zending klaar maken met invoice 17 4 Einde dag procedure 22 5 DHL EasyShip afsluiten zonder einde dag procedure 23 6 Quickship 25 7 Tarief opvragen 27 8 Shipment Notification (e-mail) 29 9 Traceren van zendingen 32 10 Back up maken 33
11 Rapportages 35 12 ecommerce Servicedesk 40
3 1 DHL EasyShip opstarten en inloggen Start DHL DHL EasyShip 5.3 via de snelkoppeling op het bureaublad. Onderstaand scherm zal naar voren komen. (figuur 1) (figuur 1) Log in met de User Name en Password. (als deze onbekend zijn dan kunt u contact opnemen met de Helpdesk)
4 Na het invoeren van een geldige User Name en Password combinatie opent het beginscherm. Main Screen (figuur 2). Via het menu Shipping aan de linker kant, heeft U verschillende opties: Main Screen New Shipment Shipments History : Klikt u op deze button, dan komt u automatisch in het beginscherm. : Hiermee kunt u een nieuwe zending aanmaken. : Hier komen alle zendingen in te staan van de huidige dag. : Hier staan alle zendingen die in de afgelopen maanden verstuurd zijn. (figuur 2) Onder het kopje Sender & Receiver vindt u twee adressenbestanden, t.w.: Receivers Shippers : Hierin vindt u de database met ontvanger adressen. : Hierin vindt u de database met verzender gegevens.
5 2 Zending aanmaken Klik op New Shipment. (figuur 3) Let op: het Receiver tabblad en Shipper tabblad. (deze vallen over elkaar heen) (figuur 3)
6 Klik op het Shipper tabblad om de juiste Shipper te kiezen met het juiste accountnummer (Figuur 4). Als er maar één accountnummer is waaronder u verstuurd, dan kunt u deze stap overslaan. (figuur 4)
7 Klik op het Receiver tabblad. Klik op het vierkante icoontje met de drie stipjes (figuur 5). (figuur 5)
8 Nu opent de Receiver database (figuur 6). (figuur 6) Op een van de andere kolommen zoeken kan ook. Klik dan met de muis op de kolom. Als u bijvoorbeeld op stad wilt zoeken dan klikt u hier, dan verschijnt het blauwe pijltje in deze kolom en kunt u snel de stad zoeken waar de zending heen gaat. Zoek hier met Speed Search en toets de Receiver code in (figuur 7) (figuur 7)
9 Hebt u het adres gevonden, klik dan op OK. Dubbelklik daarna op het adres en deze wordt overgezet naar het scherm van de vrachtbrief. (figuur 8) (figuur 8)
10 Wilt u een nieuw adres toevoegen aan de database. klik dan op het gele icoontje New linksboven als de database geopend is (figuur 9). (figuur 9)
11 Vul alle gegevens in van het nieuwe adres. (figuur 10) Alle velden met rode sterretjes zijn verplicht. Als alles is ingevuld klikt u op Save and Close. Het adres is nu toegevoegd aan de database. (figuur 10) Alle overige velden zijn niet verplicht. Om een bestaand adres uit de database aan te passen gaat u als volgt te werk; Selecteer het adres in de lijst, kies met de rechtermuisknop de optie View Receiver, breng de aanpassingen aan en sla de wijzigingen op via de functie Save and Close.
12 Ga nu verder met het klaar maken van de zending. (figuur 11) (figuur 11) Let op: Shipment Notification Hier kan een e-mail notificatie verstuurd worden naar de ontvanger. Let op: dit werkt niet altijd. (afhankelijk van Uw mailserver-omgeving) Let op: Shipment Value Dit veld hoeft alleen bij WPX zendingen (goederen buiten de EU) ingevuld te worden. Wordt later in de handleiding uitgelegd. Let op: Weight (standaard staat het gewicht op 0,50) Vul het (totale) gewicht van de zending in. Let op: Contents Vul hier de inhoud van de zending in. Met de F3-toets kunt u hier een lijstje zien met verschillende standaard contents. Lijstje vullen?
13 Klik in de menubalk op Tools en dan op Commonly Used Text. (figuur 12) (figuur 12) Met de rechtermuisknop kunt u verschillende contents toevoegen of wijzigen. Add/Edit (gebruik goede omschrijvingen voor de inhoud) In elk willekeurig veld bij het aanmaken van een vrachtbrief kunt u deze F3-toets mogelijkheid gebruiken.
14 Let op: Pieces Geef aan uit hoeveel Pieces (colli) de zending bestaat. Wilt u de afmeting(en) en gewicht(en) per colli invullen klik dan op het vergrootglas naast Pieces, en het volgende schermpje komt naar voren. (figuur 13) Nb: U kunt ook standaard verpakkingen invoeren. Kies dan in het drop down menu bij Packaging voor User Defined Packaging, en klik op de vergrootglas button. In het schermpje kunt u dan standaard verpakkingen opgeven. Vul de afmetingen en eventueel gewicht in van de colli( s) en klik op Accept. (figuur 13)
15 (figuur 14) Let op: Shipment Reference Vul hier een referentie (kosten plaats) in, dit komt op de factuur te staan die DHL naar u stuurt. Let op: Available products to destination DHL EasyShip 5.3 geeft hier aan welke producten er mogelijk zijn naar bepaalde landen/plaatsen.
16 Nu bent u helemaal klaar met de zending. (figuur 15) Print de label uit door op het Print icoontje te klikken. (figuur 15) De label(s) of A4 vrachtbrieven zullen nu worden geprint.
17 3 Douane plichtige zending klaar maken met invoice Klik op New Shipment. Zoek het adres op in de database en selecteer het adres. (in dit voorbeeld een adres in Zwitserland) (figuur 16) Let op: U hoeft geen invoice klaar te maken met DHL EasyShip 5.3. Als u zelf al een invoice of waardeverklaring heeft, dan vult u alleen de Shipment Value in die op de invoice staat. Selecteer bij Available product to destination: non doc product Het icoontje Customs Doc komt tevoorschijn in de menubalk. Klik op Customs Doc.
18 Het volgende Customs Documents schermpje wordt geopend. (figuur 17) (figuur 17) selecteer commercial invoice, bij Customs Invoice Type. vul bij Named Destination Port, de stad in waar de zending heen gaat. (in dit voorbeeld Littau) vul Reason for Export in. vul eventueel een invoice nummer in. (niet verplicht) selecteer de Incoterm. (DDU = ontvanger betaalt de invoerrechten DDP = de verzender betaalt de invoerrechten) klik dan op de Add item button.
19 In het volgende scherm geeft u aan wat er precies in de zending zit. (figuur 18) (figuur 18) vul de inhoud in bij Description (bijv: cd-rom). vul in No of Package (het aantal colli van de zending). vul bij Quantity in, hoeveel cd-roms er in de zending zitten. vul bij Unit Value in, de waarde PER cd-rom (per item). vul eventueel de Commodity Code in (niet verplicht). vul in waar de zending gemaakt is (Manufacture Country). De totale waarde ziet u rechts onder in het scherm. Klik op de button Save and Close.
20 Als de zending uit meerdere verschillende items bestaat kunt u weer op Add Item klikken. Als dit niet het geval is, dan klikt u weer op de Save and Close button. (figuur 19) Het volgende scherm komt naar voren. (figuur 20) (figuur 20)
21 Dit is een laatste check of alles goed ingevuld is. Klik op YES en U komt weer in het begin scherm terug. Klik nu op de Print button (of F5-toets).De labels en invoices (3) worden nu beide geprint. Bij een douane plichtige zending worden er 2 labels geprint: - 1 voor op de zending - 1 voor bij de invoices (attach to invoice)
22 4 Einde dag procedure Als alle zendingen klaar zijn dan print u de einde dag lijst uit. Hierop tekent de koerier voor ontvangst van de zendingen, en u tekent voor afgifte van de zendingen. Hierbij wordt ook de datafile met gegevens van de zendingen naar DHL gestuurd, en zullen eventuele e-mail notifications worden verstuurd. Klik op Manifest boven in de menubalk. Klik op End Of Day. DHL EasyShip 5.3 geeft aan hoeveel zendingen er klaar zijn om gemanifesteerd te worden. (figuur 21) (figuur 21) Klik op OK. (figuur 22) DHL EasyShip 5.3 geeft automatisch aan hoe de data verstuurd wordt. Let op: Verander deze instellingen niet! Dit is bij de installatie goed ingesteld. Klik op OK. De gegevens van de zendingen (en eventuele e-mail notifications) worden nu verstuurd en het manifest wordt geprint.
23 5 DHL EasyShip afsluiten zonder einde dag procedure U kunt DHL EasyShip 5.3 afsluiten met het kruisje rechtsboven (figuur 23) Hebt u al zendingen geprint dan kunt u DHL EasyShip 5.3 ook afsluiten. Na het klikken op het kruisje rechts bovenin zal de onderstaande melding verschijnen. (figuur 24) (figuur 24) Druk op Cancel (als u wilt afsluiten zonder de einde dag procedure te doen).
24 Daarna komt onderstaande melding in het scherm. (figuur 25) (figuur 25) Klik op OK en DHL EasyShip 5.3 sluit af en bewaart alle zendingen in de Shipment List. Later start u DHL EasyShip 5.3 weer op en kunt u verder gaan met het aanmaken van nieuwe zendingen. Als alle zendingen gemaakt zijn kunt u de einde dag procedure draaien. (zie hoofdstuk 4 in deze handleiding) Nb: Het is ook mogelijk om meerdere keren per dag een einde dag procedure te draaien. Let wel, dan krijgt u ook meerdere einde dag manifesten.
25 6 Quickship Verstuurt u veel zendingen naar hetzelfde adres, met hetzelfde gewicht en eventueel dezelfde referentie, dan kunt U deze adressen selecteren met Quickship en makkelijker/sneller printen. Ga naar New Shipment en zoek in de database naar het adres waar veel dezelfde zendingen heen gestuurd worden. Klik daarna op File (in de menubalk) en Save as Quickship. (figuur 26) (figuur 26) Het programma vraagt dan met welke F-toets u deze zending wilt opslaan. Selecteer de F-toets door middel van de drop down optie. (figuur 27) (figuur 27)
26 Deze zending verschijnt dan in het main menu rechtsboven onder Quickship. (figuur 28) Heeft u op een dag een zending naar dit adres, dan drukt u alleen op de F-toets waarmee deze opgeslagen is, en de label wordt direct geprint. (figuur 28)
27 7 Tarief opvragen U kunt in DHL EasyShip 5.3 het tarief opvragen voor een zending. LET OP: de tarieven moeten wel geupload zijn in DHL EasyShip. In de menubalk staat een rekenmachine-icoontje (Rate Inquiry). (figuur 29) (figuur 29)
28 Klik op dit icoontje en het volgende scherm zal naar voren komen. (figuur 30) (figuur 30) vul in Ship to Country. vul in Ship to Zip / Postal Code. vul in Ship to City. het veld Ship to Airport zal worden gevuld. vul in welk Shipment Type (standaard EUROPEAN UNION EXPRESS voor zendingen binnen de EU, en keuze binnen de EU: voor 9 of voor 12 uur afleveren). vul in Enter Weight. Klik nu op de Calculate button en het tarief voor de zending naar desbetreffend adres wordt weergegeven. Let op: dit is uw tarief wat afgesproken is met uw DHL accountmanager. Let op: mocht het tarief niet verschijnen, neem dan contact op met de Helpdesk
29 8 Shipment Notification (e-mail) Tijdens het aanmaken van de zending is het mogelijk een e-mail te sturen naar de ontvanger (of opdrachtgever, of uzelf) met daarin de gegevens van de zending. Let op: wilt u deze functie gebruiken maar het icoontje staat er niet, neem dan contact op met onze Helpdesk. (figuur 31) Klik tijdens het maken van de zending op het icoontje Shipment Notification. (figuur 31)
30 Het Shipment Notification scherm wordt geopend. (figuur 32) (figuur 32) Vul het e-mail adres in en klik op de Add button. Klik daarna op de Save and Close button. Nb: U kunt ook nog eigen tekst toevoegen in het tekstblok. Deze zal ook in de e-mail komen te staan. Let op: Na Save and Close komt u terug in het scherm van de zending De e-mail wordt pas verstuurd tijdens de einde dag procedure. Let op: het is belangrijk dat er correcte e-mail adressen worden ingevuld, anders wordt de mail niet verstuurd.
31 U kunt ook een e-mail adresboek maken, druk op het vergrootglas links naast Add Email. (figuur 33) (figuur 33) Klik op rechtermuis toets en klik op New en vul alle velden in. Klik op Save and Close.
32 9 Traceren van zendingen In DHL EasyShip 5.3 kunt u heel eenvoudig uw verzonden, zendingen traceren. Klik in de linkerkolom op History. (figuur 34) (in dit voorbeeld ziet U maar 1 zending staan in de History) (figuur 34) Selecteer de zending die U wilt traceren (met de linkermuis knop) en klik dan op de rechtermuisknop. Klik op Track Shipment. Hierna wordt er even verbinding gemaakt met de DHL server en de aflevergegevens worden getoond. Let op: deze optie is afhankelijk van de instellingen van uw lokale Internet verbinding. Mocht deze optie niet beschikbaar zijn, neem dan contact met de DHL Helpdesk.
33 10 Back up maken Mocht Uw database lokaal staan op Uw computer dan is het handig af en toe een back-up te maken van uw database. Let op: laat uw IT afdeling u hier mee helpen. Klik op Tools in de menubalk en ga vervolgens naar Maintenance -> Back-up/Restore (figuur 35) (figuur 35) Vervolgens wordt u gevraagd om DHL EasyShip af te sluiten. (figuur 36) Klik op Yes. (figuur 37)
34 Klik op Back-up Database only, en geef in de regel Back-up Destination and File Name het pad aan waar de back-up file moet worden opgeslagen. Klik op Back-up en de back-up procedure zal worden gestart. (figuur 38) (figuur 38) Let op: onderbreek deze back-up procedure niet! (ook niet als het lijkt alsof de progress bar niet verder doorloopt). Uiteindelijk zal onderstaande melding in beeld komen. (figuur 39) (figuur 39)
35 11 Rapportages portages In DHL EasyShip 5.3 is het mogelijk mooie en handige rapportages te maken. Klik in de menu balk op Reports en dan List. (figuur 40) Hier ziet u de reports die al in de lijst staan. (figuur 40) Hoe maakt u een nieuwe rapportage? Klik onder 1 van de bestaande rapporten op de rechtermuis knop, en klik op Edit Report. (figuur 41)
36 Een lege rapportage set up zal dan in het scherm komen. (figuur 42) (figuur 42) Geef het rapport een naam en een titel (bijvoorbeeld factuur check) Selecteer bij Category via de drop down: Shipment History. Dit geeft aan uit welk database file de gegevens moeten worden gehaald (hier dus de History file). Klik op de Add Column button. Hiermee kunt u de kolommen aanmaken en aangeven welke gegevens u in de rapportage terug wilt zien. (figuur 42)
37 (figuur 43) Het toevoegen van de kolommen doet u met behulp van het drop down menu. Klik op het drop down menu en kies welke kolom toegevoegd moet worden (bijvoorbeeld Shipper Account No.). (figuur 44) (figuur 44) Vul bij Width in hoe breed de kolom moet worden (aantal karakters). En geef eventueel een kolom header aan. Ook is het mogelijk om bij sommige gegevens een totaal te genereren. Indien mogelijk (not greyed out), kunt u een vinkje zetten bij Total. Klik op Save and Close.
38 (figuur 45) De kolom is nu toegevoegd. Klik nu weer op de Add Column button en u kunt een volgende kolom aanmaken. Afhankelijk van de pagina breedte ( Portrait of Landscape is in te stellen via het tabblad Format Options ) kunt u kolommen blijven toevoegen. (figuur 46) ( Portrait ongeveer 80 karakters en Landscape ongeveer 110 karakters) (figuur 46) Zo maakt u het rapport totdat alle gewenste kolommen er in staan. Klik op Save and Close.
39 Dit rapport kunt u op verschillende manieren bekijken : U kunt het printen: Klik met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Print Report. Melding: Do you want to print the report(s)? Klik: Yes. Dan vraagt DHL EasyShip 5.3 van welke datum tot welke datum het rapport de gegevens moet laten zien. (figuur 47) (figuur 47) Klik op OK en het rapport word geprint. U kunt het in een Excel file openen: Klik met de rechtermuisknop op het rapport en klik op Transfer To File. Dan vraagt DHL EasyShip 5.3 van welke periode het rapport de gegevens moet laten zien in Excel. Geef de file een naam en save het naar de desktop Let op: geef aan dat het rapport als Excel gesaved moet worden U kunt de rapportage direct mailen naar een e-mailadres: Met Send To Mail Recipients kunt u het rapport direct mailen. (figuur 48) Geef het formaat aan waarin u de rapportage wil opsturen (figuur 48), en klik op OK. Vervolgens vraagt DHL EasyShip 5.3 van welke data range het rapport de gegevens moet verzamelen in de rapportage. (figuur 47) Vul het e-mailadres in, eventueel een message tekst en klik op Send. Let op: de werking van deze functionaliteit is afhankelijk van uw mailserver-omgeving Let op: rapporten met een vinkje bij standaard kunt u niet aanpassen.
40 12 ecommerce Servicedesk Heeft u vragen over EasyShip? Neem dan contact op met onze Servicedesk op het telefoonnummer: Nederland: 0800 0552 (optie 1,1,4) Openingstijden: maandag t/m vrijdag van 08:15 tot 18:15
DHL Express Terminalweg 36 3821 AJ Amersfoort T 0800 0552 I www.dhl.nl Versie 0.1, November 2010