ExpressShipper. Handleiding - Activation Pricing/Shipping/Tracking

Transcriptie

1 ExpressShipper Handleiding - Activation Pricing/Shipping/Tracking

2 Revisie geschiedenis Date Version Description Author 15 mei Handleiding Activation Pricing/Shipping/Tracking NL CIT Confidential TNT Express, 2006 Page 2

3 Content 1. Introductie 4 2. Installatie 5 3. Configuratie pricing, shipping en ASN Configuratie Pricing Configuratie Shipping en ASN 7 4. Gebruik pricing Een prijs opvragen tijdens het maken van een zending Een prijs opvragen van een opgeslagen zending Een prijs opvragen zonder een zending te maken Gebruik shipping en ASN Gebruik van Shipping Gebruik van advanced shipping notification (ASN) Gebruik tracking Voor alle zendingen in de Shipping manager de status opvragen Opvragen historie Opvragen status één zending 16 Confidential TNT Express, 2006 Page 3

4 1. Introductie U heeft ervoor gekozen uw vrachtbrieven op te maken met behulp van een software-oplossing van TNT: ExpressShipper. In ExpressShipper kunt u, naast het maken van vrachtbrieven en labels, een douanefactuur en manifest maken. Ook is het mogelijk gegevens te exporteren, zendingen traceren en nog zoveel meer. In deze handleiding krijgt u uitleg over de configuratie en de werking van het opvragen van uw persoonlijke tarieven, het versturen van zendingsdata en het opvragen van de statussen van uw zendingen. Heeft u vragen of problemen met ExpressShipper? Neem dan contact op met de CIT ServiceDesk (CIT: Customer Interface Technology). Tel.: Voor het gebruik maken van Pricing/Shipping/Tracking heeft u een Internet verbinding nodig. Confidential TNT Express, 2006 Page 4

5 2. Installatie Om gebruik te kunnen maken van de activation key, moet u ExpressShipper versie of later hebben geïnstalleerd. Het versienummer vindt u via de about of info link naast het TNT logo. Als u deze versie nog niet heeft dan kunt u deze upgraden via Start Programs TNT ExpressShipper Upgrade. De activation key (fig.1) kunt u downloaden van de TNT website onder downloads of kunt u ontvangen per van de CIT Servicedesk. Deze activeert de modules pricing, shipping en tracking. Als u eenmaal het installatiebestand hebt ontvangen is het voldoende hierop te dubbelklikken. Noot: in veel gevallen is het noodzakelijk dat u beschikt over zogenaamde 'Administrator rechten. fig. 1 De connectivity module wordt dan toegevoegd aan het programma zie figuur 2 fig. 2 Confidential TNT Express, 2006 Page 5

6 3. Configuratie pricing, shipping en ASN 3.1 Configuratie Pricing Onder 'configuration'onderaan het scherm, vindt u 'connection settings'. fig. 3 Hier kunt u de juiste valuta selecteren voor het berekenen van uw prijzen (fig. 4). Standaard staat deze op 'Euro'. fig. 4 Confidential TNT Express, 2006 Page 6

7 3.2 Configuratie Shipping en ASN Onder configuration onderaan het scherm, vindt u de connection settings. fig. 5 fig. 6 Confidential TNT Express, 2006 Page 7

8 Door de Tickboxen in figuur 12 aan te vinken zijn ze standaard geactiveerd in het programma. - Indien het adres van de 4 adressoorten is ingevuld ontvangt deze een ter bevestiging dat er een zending onderweg is. - Indien 'always accept terms and conditions for shipping with TNT' door u is aangevinkt, geeft u aan dat u voor iedere zending de algemene voorwaarden van TNT accepteert. Deze kunt u nalezen op de TNT website. Confidential TNT Express, 2006 Page 8

9 4. Gebruik pricing Er zijn 3 mogelijkheden om een prijs op te vragen binnen ExpressShipper. 4.1 Een prijs opvragen tijdens het maken van een zending Als u tijdens het maken van een zending voldoende gegevens hebt ingevuld kunt u klikken op 'check price'aan de linkerzijde van het scherm. Het programma gaat dan een verbinding maken met TNT over het internet en een prijs terug koppelen. fig. 13 Deze wordt dan opgeslagen in de database en ook getoond in het verdere verloop van het maken van die zending. fig. 14 Bij een wijziging van een zending moet u opnieuw uw prijs gaan berekenen anders wordt deze niet opgeslagen in de database. Confidential TNT Express, 2006 Page 9

10 4.2 Een prijs opvragen van een opgeslagen zending U kunt in de 'shipping manager'één of meerdere zendingen te selecteren en vervolgens op 'check price'klikken aan de linkerzijde van het scherm. ExpressShipper gaat dan voor die zending(en) een prijs bepalen. fig. 15 Deze worden na klikken op 'apply'opgeslagen in de database en kunnen op een later tijdstip terug opgeroepen worden in de 'shipping manager'. Hier worden zowel de prijs, het valuta en de datum opgeslagen. fig. 16 Confidential TNT Express, 2006 Page 10

11 4.3 Een prijs opvragen zonder een zending te maken U kan ook de prijs opzoeken van een zending zonder daarvoor een zending te maken. Hiervoor klikt u op 'ad-hoc price check'aan de linker zijde van uw scherm in de 'shipping manager'. Hier vult u de gegevens in en klikt u op 'price'om de prijs te berekenen. fig. 17 fig. 18 Noot: Als u een melding krijgt Invalid Account Number, neemt u dan contact op met de CIT ServiceDesk. Zij kunnen het accountnummer toevoegen aan uw profiel. Confidential TNT Express, 2006 Page 11

12 5. Gebruik shipping en ASN 5.1 Gebruik van Shipping Bij het afdrukken van de manifesten zal ExpressShipper de gegevens van deze manifesten via internet doorsturen naar TNT indien het vinkje 'send data for manifested consignments' is aangevinkt zoals weergegeven in figuur 19. Ter bevestiging krijgt u de volgende melding: fig. 19 fig. 20 Confidential TNT Express, 2006 Page 12

13 Op de manifesten wordt naast de barcode het onderstaand logo geprint. Dit ter bevestiging dat deze zendingen niet meer gescand hoeven te worden bij aankomst op het TNT depot. fig. 21 Noot: als het manifest wordt geprint met de optie send data for manifested consignments uitgeschakeld, dan zal bovenstaand logo niet op het manifest voorkomen. 5.2 Gebruik van advanced shipping notification (ASN) Om gebruik te maken van ASN dient u deze vooraf aangevinkt te hebben zoals uitgelegd in paragraaf 3.2. Vervolgens is het voldoende om in de adresgegevens van de genoemde adressoorten het adres in te vullen. fig. 22 Doordat het adres samen met de data naar TNT (via internet) wordt gestuurd krijgt de geadresseerde een automatisch gegenereerde van TNT dat er een zending onderweg is. Noot: Om deze functie te gebruiken dient u de data via Internet naar TNT te sturen, zie paragraaf 5. Confidential TNT Express, 2006 Page 13

14 6. Gebruik tracking Hiermee kunt u in via één handeling de statussen van al uw zendingen opvragen. Om vervolgens het tijdstip van aflevering te bekijken of de zendingen te filteren op bijvoorbeeld in transit. 6.1 Voor alle zendingen in de Shipping manager de status opvragen Voor het opvragen van de status van al uw zendingen in de shipping manager, selecteert u vanuit de linkerzijde van het scherm track all. fig. 23 U krijgt dan in uw Shipping Manager alle statussen te zien, deze kunt u vervolgens filteren op status delivered, in transit of exception. Het filter no status geeft de zendingen weer die nog niet getraceerd zijn of die nog geen status hebben. fig. 24 Confidential TNT Express, 2006 Page 14

15 Van de zendingen die de status delivered hebben, kunt u zien wie en wanneer de zending in ontvangst heeft genomen. fig. 25 Noot: Deze functionaliteit zal alleen die zendingen traceren welke; in de Shipping Manager staan, nog niet de status delivered hebben en niet ouder zijn dan 13 weken. Confidential TNT Express, 2006 Page 15

16 6.2 Opvragen historie ExpressShipper bewaart de status gegevens op in de database, hiermee heeft u altijd de mogelijkheid om het verloop van een zending te bekijken. Dit doet u door track history te klikken. 6.3 Opvragen status één zending fig. 26 U kunt ook voor één of enkele zending(en) een update opvragen, dit doet u door de zending(en) te selecteren en vervolgens op track selected te klikken. fig. 27 Noot: Heeft u specifieke vragen over de status die u ziet, neemt u dan contact op met Customer service of uw vaste Customer Service team. Confidential TNT Express, 2006 Page 16