Handleiding online boekingssysteem

Transcriptie

1 Handleiding online boekingssysteem Introductie Bedankt dat je online zult gaan boeken. Je hebt hierbij nl. gekozen voor de meest efficiënte en dus kwalitatief beste manier om invulling te geven aan je opdracht. Via onze website, heb je de volgende inloggegevens nodig voor het inboeken en dus aanmelden van de zendingen : Username Password : is op te vragen bij de account manager : is op te vragen bij de account manager Belangrijke voordelen voor jou zijn dat je je zending(en) online kunt volgen en een bevestiging van levering word je via toegestuurd. Verder heb je inzage in je digitale administratie en kunt op voorhand een kosten indicatie hebben d.m.v. het gebruik van de Price quote. Als je gewend was om de zendingen m.b.v. een vrachtbrief of via te plaatsen, dan gunnen wij je uiteraard rustig de tijd om over te stappen naar dit systeem. Voor vragen en/of opmerkingen na het lezen van deze handleiding adviseren wij je om telefonisch contact op te nemen met onze Customer service afdeling via het telefoonnummer , zij zijn je graag van dienst. Vraag ook gerust uitleg over Report/Queries en Utilities om inzicht te krijgen in de ingevoerde data. Wij wensen je veel gebruikersgemak toe. Met vriendelijke groet, Seabourne Express Courier bv

2 Om een zending aan te melden: kies je uit de home pagina Enter Shipment en accepteer de algemene voorwaarden. Doe dit bij iedere sessie opnieuw en onderstaand scherm opent zich. Je kunt nu starten met het invoeren van de gegevens van de zending.

3

4 Order Details Account : in geval van meerdere accountcodes dien je een keuze te maken Job Type : maak je keuze Here to there (afhalen op jouw adres en leveren op een ander adres), There to here (afhalen op een ander adres en levering aan jouw adres) en There to there (afhaal- en afleveradres verschilt van je eigen adres) Your reference : is de referentie die zichtbaar is voor de ontvanger dus voer een referentie naar eigen voorkeur in bijvoorbeeld een projectnaam Cost Centre : deze referentie wordt op de factuur vermeld Destination Details Country : voer als eerste het land van bestemming in Adress Code : als je al eerder met ons naar dit adres hebt verstuurd dan staat het adres in het adresboek. Vul de eerste 3 letters van de bedrijfsnaam in, klik het boekje aan en het adres wordt automatisch overgenomen. Postal Code : voer de postcode zonder land code in. Laat dus de B van België of D van Duitsland achterwege. Company Name : voer de bedrijfsnaam van de ontvanger in Adress : je hebt 3 invoervelden om het adres in te voeren en bijvoorbeeld het gebouw en/of etage te benoemen Town/City : voer de woonplaats in County/State : in geval van een zending naar de UK voer je hier de graafschap in en in geval van een zending naar USA voer je de staat in Area/region : kies voor All areas Contact Name : Voer de voor- en achternaam van de ontvanger in Velden met een * voor de titel zoals bij Postal code en Contact name dienen absoluut ingevuld te worden. Other Details Consignment Type : Kies voor Documents /Non Documents Service : Bij het aanklikken van het pijltje wordt EU/Non EU geactiveerd Pickup Date : Datum staat standaard op de dag van invoer en mag uiteraard aangepast worden. Tijden waartussen de chauffeur mag langskomen dienen te worden ingevuld. Wanneer de keuze Ready now wordt aangevinkt, dien je in de kader untill closed een uiterlijke pick up tijdstip te

5 benoemen, zodat de zending voor sluitingstijd opgehaald kan worden. Additional Cover : een verzekering voor de zending kun je activeren door het vakje aan te vinken en vervolgens de waarde en inhoud in te voeren. Verzekering kost 1 % van de waarde van de zending met een minimum van 25,00. Value : voer de waarde van de inhoud van de zending in Euro s in Description : formuleer een duidelijke omschrijving van het product Delivery instructions : communiceer hier eventueel een Special service instructie of extra aandachtspunt instructie voor ons. Bijv. Temporary export, Pre09u00/10u00/12u00/Weekend delivery, Dangerous goods zending, Droogijs zending etc. En wanneer deze zending is ontstaan vanuit een eerder geplaatste aanvraag bij ons, dien je hier tevens ons referentie nummer te vermelden. Let op! Voor het verzenden van goederen en kleine producten naar landen buiten de Europese Unie dien je een Pro forma invoice op te maken en in 5-voud bij de zending te voegen. In dat geval vink je het vakje Proforma invoice aan en het systeem print automatisch een versie uit. Pro Forma / Commercial Invoice Type of Export: maak je keuze: - DAP Permanent Export ( dit was voorheen DDU dwz Duty Delivery Unpaid) - DDP Permanent Export (Delivered Duty Paid) - Temporary Export Wanneer je kiest voor DAP (Delivered At Place) stuur je er op aan dat de kosten vanaf aankomst bij de douane, bij de ontvanger in rekening gebracht wordt. Denk hierbij aan inklaringskosten, BTW e.a. lokale kosten die in het land van aflevering wettelijk bepaald zijn. Kies je voor DDP dan betaalt de verzender deze kosten incl. 18,00 administratie kosten. Dit is overigens niet bij alle landen mogelijk dus bel naar ons kantoor om jezelf op voorhand te informeren en de gewenste keuze te kunnen maken. Of noteer je wensen in het invoerveld genaamd Delivery instructions. Mocht het volgens de wet niet mogelijk zijn om DDP af te leveren, dan zullen we de zending automatisch omzetten naar een DAP zending om alsnog aan te sturen op een snelle afwikkeling en dus levering. Invoice No. : voer een nummer naar eigen voorkeur in dat op de invoice moet komen te staan

6 Receiver s PPN no. : voer het BTW oftewel VAT nummer in van de ontvanger Parcel details Als je een Non documents wenst aan te melden dien je ons te informeren over de afmetingen en het gewicht van het pakket en/of de pakketten.

7 Parcel details (vervolg) Voor zendingen buiten Europa wordt wettelijk een toelichting gevraagd over de inhoud van de pakketten. Om dat in te kunnen voeren, klik je daarvoor op de button Add/Edit parcels. Na het aanklikken van Add/Edit parcels activeer je een pop up genaamd Add/Edit parcels en het invoeren van de gespecificeerde data kan beginnen. Dimensions (cm) : voer de Lengte, breedte en hoogte in centimeters in Weight (kg) : voer het gewicht in kilogram in Description : kies voor een duidelijke omschrijving van de inhoud van de zending. Bij voorkeur de benaming die gekoppeld is aan de door de Douane gestelde goederencode HS Tariff/Comm. Code : kies bij voorkeur de door de Douane gestelde goederencode, dit kan de inklaring van de goederen vergemakkelijken Country of Origin : voer het land van oorsprong van het product in Unit Qty : aantal stuks van de inhoud Unit value : waarde van het product Unit weight (kg) : het gewicht van de inhoud

8 Controleer de ingevoerde gegevens van de Parcel group en details en klik op de diskette om de gegevens op te slaan. Per pakket zijn er verschillende beschrijvingen over de inhoud mogelijk. En meerdere colli s kun je ingeven na het aanklikken van de button New Parcel Group. Zie een voorbeeld in de afbeelding op de volgende pagina.

9 Als je klaar bent met de data invoer klik je close aan zodat je weer terugkomt in het eerste invoer scherm. Bevestig de totale invoer door het aanklikken van de button genaamd Submit. Hiermee activeer je het systeem om de vrachtbrief (en invoice) uit te printen. In het scherm kun je het verwerkingsproces meelezen want het systeem communiceert o.a. een vrachtbriefnummer, zie onderstaand voorbeeld.

10 Wanneer er niet automatisch een vrachtbrief wordt geprint, adviseren wij je om het software pakket Java via Internet te downloaden op je PC. Hierna kun je alsnog de vrachtbrief printen. Dat doe je door terug te gaan naar het beginscherm en onder de titel Documents uit de opsomming AirWay Bills aan te klikken. In het scherm die hierna volgt kies je de datum en de vrachtbriefnummer die je wenst te printen. Print manifest Je bent bijna klaar met het plaatsen van een verzendopdracht, je dient nu enkel nog een Print manifest uit te printen. Dit is een verzendoverzicht die je tijdig voor pick up dient uit te printen voor onze chauffeur. Ga daarvoor in het beginscherm naar de opsomming onder Documents om Print manifest aan te klikken en een print uitdraai te maken. Met dit document doe je officieel de overdracht van de zending(en) aan ons. Mede door het juist invoeren van de zendingsdata, heb je op dat moment er alles aan gedaan om aan te sturen op een juiste invulling van de opdracht.

11 Zending annuleren Je kunt je opdracht binnen afzienbare tijd annuleren dwz nog voordat onze planner de opdracht in gevorderde fase heeft doorgevoerd. Mocht je op dezelfde dag alsnog een zending hebben dan dien je deze tijdig voor pick up aan te melden. Het annuleren doe je via het beginscherm. Klik aan Cancel shipment en voer het AWB nummer in, in het kader Shipment en cancel.