Het Facilitair Bedrijf Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten www.bestuurszaken.be/e-invoicing e.procurement@bz.vlaanderen.be ELEKTRONISCH FACTUREREN NAAR DE OVERHEID? EEN OPPORTUNITEIT! VOOR WIE IS DIT DOCUMENT BEDOELD? Dit document is bestemd voor bedrijven die zich wensen te informeren over elektronisch factureren naar overheden. Het document biedt achtergrondinformatie over elektronisch factureren en de toepassing er van. INHOUD ZIE OOK Het juridisch kader voor e-invoicing Het Mercuriusplatform Service providers en softwarehuizen Wegwijs in de ITterminologie van e- invoicing Wat is elektronisch factureren? Waarom elektronisch factureren? B2G, B2B en B2C? De overheid: Europa, België, Vlaanderen Kleine en grote bedrijven? Goede voorbeelden Waarom en hoe starten?
1. WAT IS ELEKTRONISCH FACTUREREN? Bij e-invoicing worden factuurgegevens digitaal uitgewisseld. e-invoicing beoogt naast de digitale uitwisseling van deze factuurgegevens ook de digitale verwerking van de factuur. e-invoicing beoogt dus een doorgedreven digitalisering van de overdracht en de verwerking van de factuur. Omdat e-invoicing niet enkel kijkt naar de digitalisering aan zijde van de verzender, maar ook de digitalisering van de ontvangende zijde beoogt, wordt een PDF-factuur niet als elektronisch factureren beschouwd. De PDF-factuur lost immers enkel het probleem van de verzender op. Voor de ontvanger blijft een PDF-factuur weinig verschillend van een papieren document. Bij de elektronische factuur kan informatie uitgewisseld worden via XML-bestanden. Dit hoeft kleine bedrijfjes echter niet af te schrikken. Vandaag zijn oplossingen op de markt aanwezig die aangeleverde informatie omzetten naar XML-bestanden. e-invoicing beoogt dus de elektronische aanlevering én verwerking van de factuurgegevens. Zowel verzender als ontvanger spelen in dit elektronische facturatieproces een rol. Omdat dit vanzelfsprekend niet altijd synchroon gebeurt zullen vaak ontvangers van facturen kiezen voor tussenoplossingen om papieren facturen te verwerken. Eén van deze tussenoplossingen is de intelligente scanning. Bij deze intelligente scanning worden factuurgegevens elektronisch ingelezen. Het laat de ontvanger toe een digitaal verwerkingsproces op te zetten van al zijn facturen. Wanneer alle verzenders en ontvangers ver gevorderd zijn in de digitalisering van hun facturen is vanzelfsprekend deze intelligente scanning een eindigend verhaal. Zo ver zijn we nog lang niet. PDF-factuur en e-factuur Bij een PDF-factuur werkt enkel de verzender elektronisch, het verwerkingsproces voor de PDF bij de ontvanger blijft omslachtig. Intelligent scannen, met eventuele verrijking van de gegevens, verwerkt PDF-facturen. Ook al is deze wijze van factuurverzending (email met PDF) erg populair, het blijft een tussenoplossing. De e-factuur levert een XML aan volgens een afgesproken standaard. Zowel verzender als ontvanger zijn in de mogelijkheid om een digitaal proces op te zetten. Vanzelfsprekend zijn de voordelen naar efficiëntie en vereenvoudiging veel groter. Het e-invoicingproject van de Vlaamse overheid stimuleert ontvanger en verzender te werken met XML-facturen volgens de Europese standaard CEN BII. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 2
2. WAAROM ELEKTRONISCH FACTUREREN? Elektronisch factureren biedt tal van voordelen. Ze situeren zich zowel aan de kant van de verzender als van de ontvanger. Een administratieve lastenvermindering en efficiënter werken Een snellere verwerking en betaling van facturen Het hanteren van een korting-instrument Een beter beheer van facturen Meer transparantie. Het hanteren van een sanctie: het betalen van de verwerkingskost van de papieren factuur Minder administratieve lasten, efficiënter werken De administratieve lasten zijn beduidend minder bij elektronisch factureren. Het afdrukken, het verzenden, archiveren, herinneren zijn stappen die in de papieren procedure tijdsintensief en kostelijk zijn. Bij het verzenden van een PDF stelt deze administratieve last ook niet zoveel voor. Maar de veroorzaakte lasten bij de ontvanger blijven vaak identiek aan een papieren factuur. Billentis 1, een vooraanstaand consultancy bureau rond e-invoicing, becijferde dat de papieren procedure voor het verzenden van een factuur maar liefst 57 % duurder is dan de elektronische variant. Bij het ontvangen van de factuur loopt deze besparing zelfs op tot 62 %. 1 www.billentis.com www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 3
Figuur 1 Vermindering van de administratieve lasten en de beheerskosten als gevolg van het digitaliseren van de factuur (www.billentis.com). Afhankelijk van het volume aan facturen dat men verzendt of ontvangt kan deze besparing al vlug oplopen. Omdat het gebruik van de PDF-factuur ondertussen aan belang gewonnen heeft is vandaag de besparing aan ontvangerszijde veel omvangrijker. Als bedrijf hebt u er dus alle belang bij niet enkel uw verzending maar vooral ook de ontvangst van uw facturen te digitaliseren. Ook de ontvangende zijde heeft een enorm voordeel bij het krijgen van e-facturen. Het laat toe deze e-factuur rechtstreeks te ontvangen in het financieel systeem en vervolgens te verwerken. Deze efficiëntiewinst bij het ontvangen van facturen werd ook door Billentis becijferd. Ze stelden vast dat de efficiëntiewinst tussen een papieren en een e-factuur 10,9 per factuur bedraagt. Afhankelijk van de omvang van het aantal facturen dat men ontvangt kan het dus om een enorme besparing gaan in de diverse deelprocessen van het facturatieproces (ontvangst, validatie en match, betaling, invoer, geschillenbeslechting, archivering). VTE in facturatieproces # facturen / VTE / dag 30 25 24 2500 2000 2289 20 15 10 5 16 12 8 5 1500 1000 500 714 337 121 206 0 2002 2005 2008 2011 2014 0 2002 2005 2008 2011 2014 Figuur 2 Vermindering van het aantal voltijdse personeelseenheden in het facturatieproces. Toename van het aantal verwerkte facturen per dag per personeelslid. (Bij Pacific Gas and Electric Company, USA e-invoicingcongres Barcelona 2014). Een snellere verwerking en betaling Een belangrijk voordeel van e-invoicing is dat facturen sneller verwerkt worden én dus de mogelijkheid ontstaat om sneller te betalen. e-facturen komen centraal toe, de kans dat ze terecht gekomen zijn in een verkeerd bureau is nihil. e-facturen veronderstellen ook een digitaal verwerkingsproces, dit verloopt doorgaans heel wat sneller. Als een e-factuur gekoppeld is aan een elektronische bestelbon, of alleszins een inkoopordernummer of bestelnummer vermeldt, en het gefactureerde stemt overeen met het geleverde of gepresteerde, dan kan de goedkeuring en betaling in principe in een mum van tijd gebeuren. Complexer kan het vanzelfsprekend worden wanneer (delen van) e-facturen weinig of niet gelinkt zijn aan bestaande informatie in het financieel systeem. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 4
Tijdige betalingen 120% 100% 94% 97% 80% 72% 78% 81% 60% 40% 20% 0% 2002 2005 2008 2011 2014 Figuur 3 Toename van tijdig betalen als gevolg van e-invoicing bij Pacific Gas and Electric Company (USA) (e-invoicingcongres Barcelona 2014). Deze snellere verwerking biedt opportuniteiten. Vandaag zetten de koplopers rond e-invoicing deze mogelijkheid om snel te betalen in als een middel om korting te vragen aan hun leveranciers. In de business-to-government omgeving is het vooralsnog niet zover. De Vlaamse overheid heeft gekozen om e-invoicing als één van de instrumenten in te zetten om haar betaaltermijn correct na te kunnen leven. De beslissing van de Vlaamse Regering sensibiliseerde reeds in belangrijke mate voor deze problematiek. Ook digitalisering van het interne facturatieproces (o.a. intelligent scannen) draagt in belangrijke mate bij tot een gestage afname van het aantal te laat betaalde facturen. Verdere digitalisering en e-invoicing zullen verder bijdragen aan correct betalen. 35 30 25 20 15 10 5 0 2/2013 4/2013 2/2014 4/2014 www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 5
Figuur 4 Te late betalingen in de Vlaamse Overheid. (e-invoicing als instrument om correct te betalen in de Vlaamse Overheid.) Wat is correct betalen door een overheid? Situatie Leveringen Diensten Werken Ontvangstdatum factuur staat vast Ontvangstdatum factuur + 30 kalenderdagen Ontvangstdatum schuldvordering of factuur + 30 kalenderdagen Ontvangstdatum schuldvordering + 30 kalenderdagen Ontvangstdatum factuur vroeger dan ontvangstdatum leveringen / diensten/ werken Datum levering + 30 kalenderdagen Datum beëindiging diensten + 30 kalenderdagen Datum beëindiging werken + 30 kalenderdagen Ontvangstdatum factuur staat niet vast Datum levering + 30 kalenderdagen Datum beëindiging diensten + 30 kalenderdagen Datum ontvangst gedetailleerde staat werken + 30 kalenderdagen Verificatieprocedure Verstrijken verificatietermijn + 30 kalenderdagen, voor zover er factuur is Verstrijken verificatietermijn + 30 kalenderdagen, voor zover er factuur is Verstrijken verificatietermijn + 30 kalenderdagen, voor zover er factuur is Tabel 1: Uiterste betaaldag van facturen volgens de regelgeving. Over de verificatietermijn kunnen we het volgende verduidelijken. De verificatietermijn verstrijkt, afhankelijk van welke gebeurtenis zich het eerst voordoet: ofwel nadat de aanbestedende overheid de tijdens de verificatie nodige handelingen heeft verricht en op voorwaarde dat de aanbestedende overheid beschikt over een factuur ( datum van verificatie ); ofwel automatisch na dertig dagen na ontvangst leveringen beëindiging diensten ontvangst schuldvordering en gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 6
De korting Bedrijven die e-invoicing ingevoerd hebben zullen het voordeel van de korte doorlooptijd gebruiken in onderhandelingen met hun klanten en leveranciers. Hun leveranciers kunnen een snellere betaling krijgen, mits ze een korting verstrekken. Bij grote bedrijven is snel betalen én korting vaak reeds ingeburgerd. e-invoicing wordt gebruikt om de korting-politiek te optimaliseren. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 73% Efficiënte inzet van korting 87% Figuur 5 De toename van de inzet van het kortinginstrument als gevolg van e-invoicing (bij Pacific Gas and Electric Company- USA, e-invoicingcongres Barcelona 2014) 90% 95% 95% 2002 2005 2008 2011 2014 Korter bij huis is Carrefour een voorbeeld voor het hanteren van een korting-systeem bij snel betalen. Haar platform met leveranciers en franchisenemers laat toe snel en eenvoudig digitaal te communiceren over de status van facturen. Een beter beheer van facturen Een volledig digitaal facturatieproces geeft u vooral ook de mogelijkheid om uw facturen en hun status beter te beheren. Het laat u toe beter aan debiteurenopvolging te doen. Overheden met veel facturen krijgen door deze digitalisering een veel beter zicht op de status van hun facturen in het goedkeurings- en betalingsproces. Het laat de manager toe in te grijpen wanneer facturen moeizaam naar betaling doorstromen. Het zorgt er ook voor dat er minder fouten bij de betaling gemaakt worden. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 7
# e-facturen # betaalfouten 500000 400000 300000 200000 100000 0 403000 312000 226000 178000 95000 2002 2005 2008 2011 2014 0,014% 0,012% 0,010% 0,008% 0,006% 0,004% 0,002% 0,000% 0,012% 0,005% 0,004% 0,00008% 0,00008% 2002 2005 2008 2011 2013 Figuur 6 Vermindering van de betaalfouten bij the Pacific Gas and Electric Company (USA e- Invoicingcongres Barcelona 2014) Transparantie e-invoicing resulteert ook in een grote transparantie. Het laat bedrijven en overheden toe veel beter zicht te krijgen op het verzenden en ontvangen van facturen. Zeker bij bedrijven die factureren aan overheden is er vraag naar meer transparantie bij de ontvangende overheden. Is mijn factuur toegekomen? Bevat ze de juiste gegevens? Is ze voor betaling aanvaard. Wanneer zal ze betaald worden. In het e-invoicingproject bij de federale en Vlaamse overheid is een automatische respons aan de leverancier, bij ontvangst van de factuur op het centrale platform én in het financiële systeem, voorzien. Bij grote bedrijven die aan e-invoicing doen bestaat er vaak een platform waar op een snelle en eenvoudige wijze gecommuniceerd wordt over de opmaak of status van facturen. De sanctie Tot slot bestaat er nog een laatste minder prettige reden om toch maar met e-invoicing te starten. Koplopers in e-invoicing rekenen hun administratieve verwerkingskost van de papieren factuur door aan hun leveranciers. Motieven om met een e-invoicingproject te starten? Er kunnen verschillende redenen zijn om met een e-invoicingproject te starten: de interne druk door leveranciers of klanten, de druk om interne kosten te verminderen, digitalisering van de financiële processen, kwaliteitsverbetering, initiatieven van de publieke sector. (Billentisrapport 2014, p. 13) www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 8
3. E-INVOICING BIJ BEDRIJVEN, OVERHEDEN EN CONSUMENTEN VAN B2C, NAAR B2B EN B2G B2C (elektronisch factureren van bedrijf naar consument) Grote bedrijven (b.v. tele-operatoren, energieleveranciers ) met grote drukkosten, hebben er al lang voor gekozen om elektronische facturen naar de consument te sturen. De burger blijft echter vaak geconfronteerd met facturen in zijn mailbox of op de portaal van het verzendende bedrijf. Het enthousiasme van de consument blijft relatief gering omdat hij zich veelvuldig moet aanmelden op verschillende portalen. Centralisatie van elektronische facturen in online banking (Zoom-it) of geaggregeerde verzamelplaatsen voor tal van leveranciers (Doccle) vergroten het draagvlak bij de consument. B2B (elektronisch factureren tussen bedrijven) Elektronisch factureren is echt doorgebroken in bedrijfsomgevingen waar één sterke partner zijn leveranciers e-invoicing oplegt. Vaak is de drijfveer door kostenreductie ingegeven. Siemens-Spanje hanteert een webplatform waar de ontvangst van geleverde goederen geregistreerd wordt. Vervolgens kan de leverancier op dat platform zijn factuur aanmaken. De koppeling met de bestelbon en de levering is naadloos. Ook Carrefour-België laat haar leveranciers elektronische facturen aanleveren. Vergaande e-invoicing wordt ook toegepast bij de Mediterian Shipping Company (MSC) in de Antwerpse haven. De bekommernis blijft of de ondergeschikte leveranciers deze noodgedwongen elektronische facturatie ook effectief aangrijpen als opportuniteit om over te gaan tot volledige digitalisering van hun facturen naar al hun klanten. Vandaag blijft e-invoicing beperkt tot 10 à 20%. B2G (elektronisch factureren van bedrijf naar overheid) De overheid, als grote ontvanger van facturen, kan optreden als hefboom om elektronisch factureren algemeen ingang te doen vinden bij het bedrijfsleven. 50% van de leveranciers factureert immers weleens naar een overheid. De redenering is dat wanneer leveranciers toch elektronisch moeten factureren naar de overheid, zij dit dan voor al hun klanten zullen doen. Het dwingend aspect is cruciaal. Het vrijblijvend toepassen van e-invoicing kan nooit de kritische massa genereren. Landen die overgingen tot een verplichte e-invoicing halen vandaag een e- invoicing gebruik dat boven de 90% ligt. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 9
4. EUROPA, BELGIË EN VLAANDEREN EUROPA Een benedenmaats gebruik van e-invoicing Alhoewel e-invoicing reeds meer dan een decennium het voorwerp is van discussie, blijkt de effectieve toepassing toch benedenmaats. Finland Spanje Denemarken Polen EU-28 Italië Frankrijk Duitsland Zweden Nederland Verengid Koninkrijk 0 10 20 30 40 50 60 70 % van bedrijven Ontvangen Verzonden Bron: CBS, ICT-gebruik bedrijven Bedrijven met tien of meer werkzame personen exclusief financiële instellingen en gezondheidszorg Figuur 7 % bedrijven dat e-factureert (Centraal Bureau voor de Statistiek, Nederland) De Europese landen waar e-invoicing cijfers boven de 40% haalt, zijn zij die elektronisch factureren naar overheden verplicht gemaakt hebben. Het betreft de Skandinavische landen en Portugal. Tal van landen kondigen een verplicht gebruik van e-invoicing aan: Italië, Duitsland, Frankrijk, Oostenrijk... www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 10
Kaart 1 Verwacht gebruik van e-invoicing in 2014. Blijft het aandeel van de elektronische werkwijze in de afhandelen van het totaal volume facturen relatief beperkt, de laatste jaren is wel een stevige opmars begonnen. De associatie van Europese e- Invoicing Service Providers meldt dat de toename van e-facturatie in 2013 19% bedraagt in vergelijking met 2012. Het volume elektronisch verwerkte Europese facturen steeg tot 840 miljoen 2. Een Europese Richtlijn voor e-invoicing Deze lage toepassingsgraad was voor de Europese Commissie de aanleiding om werk te maken van een richtlijn e-invoicing (Richtlijn 2014/55/EU). In deze richtlijn worden overheden verplicht ingezet om elektronische facturen te ontvangen. De lidstaten zorgen ervoor dat aanbestedende diensten en aanbestedende instanties elektronische facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering (art. 7, Richtlijn 2014/55/EU) (De Europese Commissie zal hiervoor de norm bekendmaken uiterlijk op 27 mei 2017. Ten laatste 18 maanden later - 27 november 2018 - zullen overheden e-invoicing moeten toepassen. Voor decentrale overheden is er nog een uitstel mogelijk van 30 maanden. ) Europa hoopt met de inzet van haar overheden een veel algemenere e-invoicing op gang te brengen. Deze redenering is logisch. Een bedrijf dat elektronisch moet factureren aan een overheid (B2G), zal snel besluiten om haar volledig facturatieproces te digitaliseren, ongeacht of dit een publieke of private klant is. 2 EESPA, European e-invoicing service providers processed more than 800 million e-invoices, according to EESPA survey. (Press Release, June 2014) www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 11
De nakende verplichting om elektronisch te factureren aan overheden is dus een belangrijk instrument om bedrijven aan te zetten e-invoicing algemeen toe te passen (B2B). Tal van Europese lidstaten hebben niet zitten wachten tot het publiceren van de e-invoicing richtlijn. De Deense, Sloveense, Spaanse, Finse en Oostenrijkse overheid hanteren vandaag verplichte elektronische facturatie. Italiaanse leveranciers van de nationale overheid moeten tegen 31 maart 2015 verplicht elektronisch factureren. Frankrijk kiest voor een geleidelijke verplichting (tussen 2017 en 2020) in functie van de bedrijfsgrootte van de leveranciers. Ook Duitsland voert een verplichte e-invoicing in. Standaardisering Omdat een veelheid van actoren, instrumenten en toepassingen een enorm risico teweegbrengt naar een veelheid van normen geeft de Europese Richtlijn een opdracht naar standaardisering. Het Mercurius-project waar de Belgische en Vlaamse overheid e-invoicing mee opzetten maakt dan ook gebruik van een Europese standaard: CEN BII 3. De e-priortoepassing bij de Europese Commissie De Europese Commissie gebruikt sinds 2008 de toepassing e-prior. Leveranciers aan de Commissie zijn verplicht elektronisch te facturen via e-prior. De verplichting gaf een boost aan de Elektronische facturatie naar de Europese Instellingen. Figuur 8 Het gebruik van e-prior, De verplichting werd ingevoerd in 2012. 3 Voor meer informatie over deze standaard, consulteer de technische informatie. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 12
BELGIË België zag in 2012 de opportuniteit van e-prior en vormde dit om tot het Mercuriusplatform. Mercurius ontvangt facturen in XML-formaat die vervolgens beschikbaar gesteld worden aan de financiële systemen van de Belgische en andere overheden. De Belgische Regering actualiseerde in haar Regeerakkoord van 2014 haar doelstellingen. De federale overheidsdiensten zullen alle facturen tijdig betalen, dit verkleint de risico s op faillissementen voor bedrijven en vermijdt verwijlintresten. Op het einde van de legislatuur worden e-facturatie en e-procurement de regel. (Federaal Regeerakkoord, p. 115) De elektronische facturatie vormt immers een substantieel competitief voordeel voor onze ondernemingen op internationaal vlak. Daarom dient ze nog meer te worden gebruikt. Meer in het bijzonder voor wat betreft de overheid moet het lopende pilootproject tot alle departementen uitgebreid worden zodat deze de elektronische facturen van hun leveranciers via Fedcom kunnen ontvangen en behandelen. De elektronische facturatie zal voor de overheid verplicht worden vanaf 2016. Om het leven van de ondernemingen te vereenvoudigen, dient gelijktijdig te worden gewaarborgd dat de leveranciers van de overheid hun facturen via hetzelfde elektronisch platform kunnen doorzenden, ongeacht of de bestemmeling de federale, de regionale of de lokale overheid is. Tezelfdertijd zal de federale overheid ertoe aangezet worden om een elektronische factuur van haar leveranciers te eisen. Tenslotte zullen aanmoedigingsacties ondernomen worden om het gebruik van de elektronische facturatie binnen de KMO s te bevoordelen en te bevorderen. (Federaal Regeerakkoord, p.16) VLAANDEREN De Vlaamse overheid besliste op 12 juli 2013 dat ze eveneens gebruik maakt van Mercurius. In diezelfde beslissing formuleerde de Vlaamse Regering twee ambitieuze doelstellingen. - Zij wil dat haar entiteiten tegen 1 januari 2015 in staat zijn om facturen elektronisch te ontvangen. - De Vlaamse Regering streeft er eveneens naar om tegen 1 januari 2017 een maximaal aantal facturen elektronisch te ontvangen. In het Vlaamse Regeerakkoord van 2014 staat e-invoicing opnieuw expliciet vermeld. Tegen 2020 biedt de Vlaamse overheid alle administratieve transacties tussen overheid en burgers of lokale besturen of ondernemingen via digitale kanalen aan. Hierbij benaderen we onze doelgroepen maximaal vanuit een virtueel en digitaal loket. Door verdere digitalisering vereenvoudigen we de werking van de overheid in de interactie met haar klanten. In de mate www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 13
dat dit nog niet het geval is, worden interne en externe processen gedigitaliseerd en worden papierstromen afgeschaft. Om verwijlinteresten te vermijden doen alle ministers en beleidsdomeinen een inspanning om niet-betwiste facturen binnen 30 dagen te betalen. Daartoe introduceren we een uniform boekhoudsysteem met intelligent scanning van facturen en e-invoicing. In de beleidsnota van Bestuurszaken staat het volgende. Ik zet de weg met betrekking tot het digitaliseren van overheidsopdrachten resoluut verder door de implementatie van e-invoicing, waardoor het ontvangen en verzenden van elektronische facturen de standaardprocedure wordt. Ook de elektronische catalogus en de elektronische bestelbon worden ingevoerd. Alle regio s in België associeerden zich met het federale Mercurius. Dit is een groot voordeel voor het bedrijfsleven. Ongeacht het bestuursniveau kan hij steeds terecht op dit éne platform. Geen connecties naar meerdere financiële systemen, geen bekommernis over welke overheidsdienst zich waar bevindt Vanzelfsprekend zullen de eerstkomende jaren een overgangsperiode zijn waar leveranciers noodgedwongen verschillende stromen van facturering moeten aanhouden. Geholpen door diverse IT-toepassingen die vandaag op de markt beschikbaar zijn, of in de komende maanden beschikbaar zullen komen, hoeft dit evenwel niet problematisch te zijn. Met de Europese Richtlijn e-invoicing als stimulans, mag men evenwel verwachten dat over enkele jaren alle overheden het elektronisch factureren als standaardprocedure zullen hanteren. 5. GROTE EN KLEINE BEDRIJVEN De KMO De vereenvoudiging en efficiëntiewinst die behaald wordt door het facturatieproces te digitaliseren is natuurlijk groter bij bedrijven met grote factuurvolumes. Toch mag de impact van het digitaliseren van de ontvangst en de verzending van de facturen ook voor kleine bedrijven niet onderschat worden. Het feit dat de email met PDF-factuur een enorme vlucht kent, toont het belang en de opportuniteit aan om te komen tot een digitalisering van het facturatieproces, ongeacht of het over een klein of een groot bedrijf gaat. Wanneer kleine bedrijven al hun facturen naar al hun klanten, zowel elektronisch kunnen ontvangen als verzenden, zal dit een belangrijke administratieve vereenvoudiging zijn voor de KMO. Het Mercuriusproject voorziet voor de leveranciers in verschillende wijzen van aanleveren van de factuur. De factuurgegevens rechtstreeks ingeven op de webportaal kan interessant zijn voor leveranciers die sporadisch of éénmalig een factuur naar de overheid verzenden. Toch blijft het www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 14
dubbel werk. boekhouding. De factuur aanleveren aan de overheid én de factuur opmaken voor de eigen Vandaag bieden service providers en softwarehuizen oplossingen die het voor de KMO ook mogelijk maken op een eenvoudige en betaalbare wijze facturen als XML documenten te verzenden. (Zie service providers en softwarehuizen.) Facturatietools voor de KMO Diverse softwarehuizen lanceerden voor de KMO een facturatietool die ondernemingen toelaat elektronisch te factureren. Deze toepassing laat toe een factuur aan te maken, deze te beheren, in verschillende formaten te exporteren, met name naar zijn boekhoudsysteem, naar het systeem van de klant, naar de overheid. Ook bij service providers zijn er oplossingen beschikbaar die specifiek zijn voor de kleine en middelgrote onderneming. Grote ondernemingen Grote ondernemingen zullen vaak gebruik maken van een intermediaire dienstverlener. De zogenaamde service providers e-invoicing bieden totaaloplossingen voor bedrijven. Het voordeel van deze dienstverlening is dat het bedrijf een integrale visie kan uitwerken en toepassen voor de elektronische behandeling van haar facturen en documenten. Bedrijfsspecifieke oplossingen kunnen uitgewerkt worden door de betreffende service provider of softwarehuis. Soms hebben grote ondernemingen ook reeds contacten met een service provider en zal e-invoicing naar de overheid niet meer zijn dan een uitbreiding van een reeds bestaande dienstverlening. Voorbeelden Renta Solutions beheert een platform tussen de Belgische garagehouders en de leasingmaatschappijen. Herstellingen aan leasing-wagens waren in het verleden het voorwerp van complexe administratieve processen. Jaarlijks genereerde dit 3.500.000 telefoons met uiteindelijk toch nog steeds 14% gecontesteerde facturen. In de huidige toepassing wordt een gevalideerde elektronische bestelbon opgemaakt die terechtkomt in één van de 57 softwarepakketten van de garagehouders. Op basis van deze elektronische bestelbonnen creeërt het platform factuurlijnen die via een service provider aan de garagist bezorgd worden. Hij verwerkt deze factuur in zijn boekhoudsysteem en stuurt ze door naar de leasingmaatschappij. Het aantal telefoons werd herleid tot 50.000 met 100% correcte facturen. Een eenvoudige én transparante processtroom, correcte facturen en een enorme efficiëntiewinst waren de voor de hand liggende baten. De transactiekosten worden gedragen door de garagisten, de onderhoudskosten door de leasingmaatschappijen. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 15
6. WAAROM EN HOE STARTEN? NOG EVEN OP EEN RIJTJE! Waarom starten als bedrijf met e-invoicing? Nog even de voordelen op een rijtje! Elektronische facturatie is: Efficiënte een snellere verwerking én betaling van facturen een beter beheer van facturen en meer transparantie toekomstgericht het juiste moment Hoe starten? Wenst u als bedrijf te starten met e-invoicing en concreet aan de slag te gaan? Doet u reeds elektronische facturatie naar uw private klanten, en wilt u dit ook doen naar de overheid? Informeer u bij uw werkgeversorganisatie of op www.e-factuur.be Bent u leverancier van de Vlaamse overheid? Neem contact op met e.procurement@vlaanderen.be 7. BRONVERMELDING Belangrijk, toonaangevend, materiaal is terug te vinden bij www.billentis.com of te verkrijgen op het jaarlijks congres dat mede door hen georganiseerd wordt. www.bestuurszaken.be/e-procurement - e.procurement@bz.vlaanderen.be 16