De werkkostenregeling Een samenvatting voor intern gebruik Indeling 1 De werkkostenregeling in het kort a Aanleiding b Het principe. 2 Ingangsdatum en overgangsregeling 3 Wat wel en wat niet? a Vergoedingen en verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking b Intermediaire kosten c Gerichte vrijstellingen d Voorzieningen op de werkplek e Posten die zeker in het budget (= forfaitaire ruimte) vallen: bijlage 2. 4 Huiswerk voor de directie a Gebruikelijkheidstoets b Vaste kostenvergoeding c Kiezen voor werkkostenregeling of (nog) niet. 5 Huiswerk voor de or a Bevoegdheid van de or b Waar kan de or tegenaan lopen? (strategische keuzes) c Aandachtspunten voor de or. Bijlagen 1 Stroomschema 2 Posten die zeker in het budget vallen 3 Stappenplan invoering t.b.v. directie 4 De fietsregeling 5 Zes vragen over de werkkostenregeling.
1 De werkkostenregeling in het kort 1.a Aanleiding Het kabinet heeft op Prinsjesdag 2009 naast het Belastingplan 2010 ook het wetsvoorstel Fiscale Vereenvoudigingswet 2010 gepresenteerd. Dit wetsvoorstel treedt op 1 januari 2011 in werking. De Fiscale Vereenvoudigingswet bevat een ingrijpende wijziging van de regeling voor vergoedingen en verstrekkingen: de werkkostenregeling. Werkgevers kunnen hun werknemers fiscaal vriendelijk zogenaamde vergoedingen en verstrekkingen geven. Denk aan de vakbondscontributie, de reiskostenregeling, de fietsregeling. Daarvoor bestaan allerlei regelingen. Die gaan per 1 januari 2011 op de schop. Juist voor de or is er belangrijk werk aan de winkel. Werkgevers klaagden de afgelopen jaren terecht dat er een oerwoud aan fiscale regels bestond rond de vergoedingen en verstrekkingen. Er bestaan regels voor het verstrekken van een fiscale fiets, het uitdelen van een kerstpakket, een vaste onkostenvergoeding, reiskosten, telefoon etc. In de nieuwe werkkostenregeling komen de minister en staatssecretaris van Financiën aan hun bezwaren tegemoet. 1.b Het principe Het principe van de nieuwe wet is eenvoudig. Werkgevers krijgen een budgetruimte van 1,4 procent van de loonsom. De loonsom is het totale bedrag dat de werkgever aan lonen en sociale premies betaalt. Deze budgetruimte staat bekend als de forfaitaire ruimte. Tot een bedrag ter omvang van die forfaitaire ruimte mag de werkgever vergoedingen en verstrekkingen geven zonder dat hij daarover belasting moet betalen. Zodra hij die 1,4 procent overschrijdt, moet hij een eindheffing van 80 procent betalen. Uit de forfaitaire ruimte kunnen onder meer populaire zaken als de fiets van de zaak, fitness buiten de deur, vakbondscontributie en de thuiswerkplek betaald worden. Inmiddels is voorgesteld om de forfaitaire ruimte te verhogen naar 1,5 %. Tot zover is het simpel. Ingewikkelder wordt het doordat een aantal zaken in het forfait een nihilwaardering krijgen. Die gaan niet ten koste van de forfaitaire ruimte, omdat ze nagenoeg of volledig voor zakelijk gebruik zijn. Denk aan de laptop, het mobieltje, de ov-kaart. Voor weer andere zaken blijft een gerichte vrijstelling bestaan. Die vallen buiten het forfait. Daarbij gaat het onder meer om opleidingen en trainingen (waaronder outplacement), reiskostenvergoeding tot maximaal 0,19. Op de website van het Ministerie van Financiën is een lijst van alle categorieën gepubliceerd.
2 Ingangsdatum en overgangsregeling De geplande inwerkingstreding van de werkkostenregeling is 1 januari 2011. De staatssecretaris van Financiën heeft echter voorzien in overgangsrecht. Het huidige systeem van vergoedingen en verstrekkingen kan nagenoeg ongewijzigd tot en met 2013 worden toegepast. Werkgevers hebben tot 2014 elk jaar de mogelijkheid om te kiezen voor toepassing van de werkkostenregeling of voor voortzetting van de huidige regeling. Zij moeten deze keuze maken vóór aanvang van het kalenderjaar, maar die keuze mag elk jaar anders zijn. Werkgevers die bijvoorbeeld voor 2011 kiezen voor toepassing van de werkkostenregeling kunnen voor 2012 weer kiezen voor toepassing van de huidige regeling. Heeft een werkgever voor een bepaald jaar eenmaal een keuze gemaakt, dan geldt die keuze voor het hele jaar en voor alle werknemers. In de loop van een jaar wisselen is dus niet mogelijk. Let op: als een werkgever voor 2011 geen keuze maakt, dan is automatisch de (nieuwe) werkkostenregeling van toepassing! 3 Wat wel en wat niet? Om de uitkomst van de nieuwe werkkostenregeling in kaart te brengen moet een onderscheid worden gemaakt in het type vergoeding dan wel verstrekking. De volgende typen zijn te onderscheiden (zie ook stroomschema werkkostenregeling bijlage 1): Vergoedingen en verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking Intermediaire kosten Gerichte vrijstellingen Voorzieningen op de werkplek Door de werkgever aangewezen vergoedingen en verstrekkingen die in de forfaitaire ruimte vallen (zij bijlage 2). 3.a Vergoedingen en verstrekkingen niet in het kader van de dienstbetrekking Een rouwkrans of een fruitmand voor een zieke werknemer verstrekt door een werkgever vormt geen loon. Deze worden eerder uit wellevendheid, sympathie of piëteit, op grond van een persoonlijke relatie verstrekt dan uit hoofde van het werkgeversschap. Er is dan hetzij geen op geld waardeerbaar voordeel, hetzij geen uit de dienstbetrekking genoten voordeel, zodat deze buiten het loon blijven. Deze kosten behoren dus niet tot de forfaitaire ruimte en kunnen gewoon onbelast vergoed of verstrekt worden.
3.b Intermediaire kosten De werkkostenregeling ziet niet op zogenoemde intermediaire kosten. Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever, gemaakt ten behoeve van derden, die de werknemer voorschiet en die hij van de werkgever terugkrijgt. Het gaat om kosten die zien op de aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en om kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering. Denk hierbij o.a. aan het deel van de zakelijke lunchkosten met een klant dat toerekenbaar is aan de klant. Bij intermediaire kosten speelt dus het element arbeidsbeloning geen rol. De terugbetalingen geschieden geheel buiten het loonbegrip om en zijn daardoor onbelast. Het begrip intermediaire kosten zal naar alle waarschijnlijkheid voor discussies zorgen. Het belang mag duidelijk zijn, het is belast tegen factuurwaarde of het is onbelast. 3.c Gerichte vrijstellingen Zoals hierboven aangegeven zal het 1,4% c.q. 1,5% forfait worden aangevuld met een beperkt aantal gerichte vrijstellingen voor zakelijke kosten. Deze vrijstellingen kunnen dus naast het forfait onbelast worden vergoed dan wel verstrekt. Wel geldt hierbij dat de betreffende kosten per individu moeten worden geadministreerd en dat aan additionele voorwaarden moet zijn voldaan. De voornaamste vrijstellingen zijn: Bepaalde reiskosten (reizen met ov en de bekende 0,19 per kilometer voor reizen met eigen vervoer) Maaltijden bij overwerk Cursussen, congressen, studiekosten, outplacement Verhuiskosten in het kader van de dienstbetrekking (daadwerkelijke kosten van overbrenging van de inboedel vermeerderd met 7.750) Verblijfskosten (denk hierbij o.a. aan het deel van de lunchkosten dat toerekenbaar is aan werknemers die een zakenlunch hebben met klanten) en Extraterritoriale kosten (ook de 30% regeling). 3.d Voorzieningen op de werkplek Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunnen dusdanig samenhangen met de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking dat het onredelijk zou zijn als ze een deel van de forfaitaire ruimte opsnoepen. Er zal dan ook ten aanzien van bepaalde voorzieningen die op de werkplek worden gebruikt of verbruikt een zgn.nihil waardering gelden dan wel een eigen aparte waarderingsregel. Het is dus niet zo dat we door de komst van de werkkostenregeling van alle aparte waarderingsregels af zijn. De voornaamste post met een nihil waardering is de inrichting op de werkplek (niet zijnde de werkplek in de eigen woning). Denk hierbij aan de toiletverstrekking, de plant op de werkkamer, vakliteratuur op de werkplek, vaste PC en vaste telefoon. Maar ook arbovoorzieningen, consumpties tijdens werktijd, uniformen en werkkleding (mits deze achterblijven op de werkplek) en de mobiele telefoon en blackberry s (mits zakelijk gebruik meer dan 10%) zullen op nihil worden gewaardeerd. Posten waarvoor bepaalde afwijkende waarderingsregels zullen gaan gelden, zijn bijvoorbeeld de maaltijden in een bedrijfskantine en huisvesting op een boorplatform.
Als hoofdregel geldt dat vergoedingen en verstrekkingen tegen de factuurwaarde (incl. btw) worden gewaardeerd. Ontbreekt een factuur dan geldt de waarde in het economische verkeer. Bij producten uit eigen bedrijf verstrekt aan eigen personeel geldt in principe de normale consumentenprijs die door de consument betaald zou moeten worden (incl. btw). Bij de groothandel ligt dit anders. In dat geval wordt teruggevallen op de waarde in het economische verkeer, hetgeen in dat geval de laagste prijs is, die op het moment dat de werknemer het product krijgt, voor dat product in de consumentenmarkt geldt. Restcategorie De staatssecretaris van Financiën heeft toegezegd dat het rentevoordeel van door de werkgever verstrekte hypothecaire leningen van het forfait wordt uitgezonderd. Daarnaast noemt hij ook: de dienstwoning van de werknemer en de auto van de zaak. Huiswerk voor de directie 4.a Gebruikelijkheidstoets Om misbruik van de werkkostenregeling te voorkomen, is een gebruikelijkheidstoets opgenomen. De vergoedingen die de werkgever heeft aangewezen om binnen het forfait te vallen, mogen niet meer dan 30 procent afwijken van wat in gelijke omstandigheden gebruikelijk is. De wetgever heeft met deze toets het oog gehad op ernstig misbruik van de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld een onderneming met een directeur-grootaandeelhouder (dga) en twee werknemers, waarbij de dga alleen aan zichzelf vergoedingen toekent die binnen het forfait vallen, of situaties waarin bepaalde vergoedingen en verstrekkingen in ongebruikelijk hoge mate uitsluitend aan een deel van de werknemers worden toegekend. Er is al aangekondigd dat de gebruikelijkheidstoets zeer terughoudend zal worden gebruikt. 4.b Vaste kostenvergoeding Door de invoering van de werkkostenregeling komen bestaande afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstekkingen waarvoor geen gerichte vrijstelling geldt, te vervallen. Zolang werkgevers hebben gekozen voor toepassing van de huidige regeling, blijven afspraken uiteraard wel gelden.
4.c Kiezen voor werkkostenregeling of (nog) niet De werkkostenregeling beoogt de administratieve lasten voor werkgevers te verminderen. De praktijk zal uitwijzen of de regeling daadwerkelijk een lastenverlichting vormt. Werkgevers zullen in 2010 in elk geval een keuze moeten maken of zij in 2011 de werkkostenregeling buiten toepassing willen laten of niet. Niet alleen de kosten die een werkgever maakt voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers spelen een rol bij de keuze, ook individuele en collectieve arbeidsvoorwaarden kunnen de keuze beïnvloeden. Tips voor de werkgever 1 Werkgevers die in 2011 de werkkostenregeling buiten toepassing willen laten, moeten dat vóór het begin van het kalenderjaar 2011 kenbaar maken. Maken zij geen keuze, dan is de werkkostenregeling van toepassing. Er moeten dus wat rekensommen worden gemaakt of de werkkostenregeling gunstiger is dan de huidige regeling. 2 Inventariseer in dit kader de kosten die worden gemaakt voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers en welk deel van de kosten intermediaire kosten vormt of valt onder de gerichte vrijstellingen of op nihil wordt gewaardeerd. 3 Zorg dat de financiële administratie zo is ingericht dat de verschillende kostensoorten daar op eenvoudige wijze uit afgeleid kunnen worden. Mocht de werkkostenregeling gunstiger zijn dan de huidige wettelijke regeling, bereken dan of het voordelig is om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen niet tot het forfait te laten behoren maar gebruteerd te verstrekken aan de werknemers. 4 Besteed aandacht aan een planning met betrekking tot een beloningsbeleid en met name de verwachte vergoedingen en verstrekkingen in verhouding tot de verwachte loonsntwikkeling zodat de verwachte fiscale gevolgen met betrekking tot deze vergoedingen in kaart kunnen worden gebracht voor werkgever (en werknemer). Voor een overzichtelijk stappenplan zie bijlage 3. 5 Huiswerk voor de or 5.a Bevoegdheid van de or Wat heeft de or hier nu over te zeggen? Een aantal zaken is in de cao geregeld en zal met de vakbonden moeten worden doorgenomen en/of gehergroepeerd. Vakbonden zullen proberen te voorkomen dat werknemers gaan inleveren en dat de onderneming alleen de voordelen pakt. De vraag of de nieuwe werkkostenregeling onder het instemmingsrecht valt is niet eenduidig te beantwoorden. Tot nu toe valt de ene vergoedingsregeling (bijv. in het kader van een beloningsregeling) wél en de andere (zuivere onkostenvergoedingen) niet onder art. 27 (WOR). Soms zijn in de cao per regeling meer bevoegdheden aan de or gegeven. Er zijn or s die hebben afgesproken dat het hele personeelshandboek of arbeidsvoorwaardenpakket één keer per jaar wordt doorgenomen en dat de or met wijzigingen al dan niet instemt. In elk geval heeft
de or het overlegrecht (art. 23), het informatierecht (art. 31) en een zorgtaak (art. 28). Voorts kan de or ook voorstellen doen middels het initiatiefrecht (art. 23). 5.b Waar kan de or tegenaan lopen? Als een werkgever meer verstrekt dan 1,4 procent van de loonsom, zal hij waarschijnlijk de discussie openen om voortaan een deel van de verstrekkingen af te schaffen of door de werknemers zelf te laten betalen. Daarbij kun je denken aan: geen fiscaal vriendelijke vakbondscontributie meer, geen fitness meer, of afschaffing van het kerstpakket. In de toekomst zal, als in de onderneming ongeveer die 1,4 procent is opgemaakt, iedere nieuwe regeling alleen fiscaal vriendelijk gerealiseerd kunnen worden als er een oude regeling verdwijnt. Zo werkt de werkkostenregeling een zeker conservatisme in de hand: nieuwe regelingen moeten wedijveren met bestaande regelingen om een plaats in de forfaitaire ruimte. En, zoals we weten, oude regelingen hebben hun pleitbezorgers, nieuwe (nog) niet. De oude regelingen zijn op de individuele werknemer toegesneden. De werkkostenregeling werkt op het niveau van de onderneming als geheel. Het is echter goed denkbaar dat in een bedrijf regelingen bestaan waarvan slechts een beperkt groep werknemers profiteert, maar die wel een groot deel van de forfaitaire ruimte opsnoepen. Denk bijvoorbeeld aan dienstverlenende bedrijven, waar de toch al beter betaalde medewerkers vakliteratuur of hogere reiskosten dan 0,19 vergoed krijgen. Een fitnessregeling of fietsenplan is in die gevallen alleen nog te realiseren als de beter betaalde medewerkers voortaan hun voordeeltjes inleveren of zelf gaan betalen. Of, natuurlijk, de werkgever 80 procent eindheffing betaalt. Er kunnen, kortom, lastige en soms pijnlijke keuzes aan komen, ook voor de or. Daarbij kan de or te maken krijgen met belangentegenstellingen tussen groepen werknemers. 5.c Aandachtspunten voor de or Werkgeversverenigingen en adviesbureaus sporen werkgevers aan om het arbeidsvoorwaardenpakket onder de loep te nemen. Er zullen ongetwijfeld ondernemingen zijn waar het huidige pakket aan verstrekkingen en vergoedingen groter is dan 1,4 procent van de loonsom. En dus is de kans groot dat ondernemingsraden binnenkort met wijzigingsvoorstellen te maken krijgen. Wat is dan wijs?
1 Het is het mooiste als de or (of een paar liefhebbers) zelf het hele pakket doorneemt en bedenkt wat voor hem van waarde is. Liefst vóór de werkgever met een voorstel komt. Om dat goed te kunnen doen is informatie nodig. De belangrijkste onderdelen zijn: Hoeveel euro s zijn die 1,4 procent van de loonsom precies en hoeveel gebruiken de onkostenregelingen daar tot heden van? Welke regelingen zijn in de onderneming geldig? Voor welke werknemers gelden die regelingen? Vallen die regelingen wel of niet onder het forfait? Kijk ook in de cao, overleg met je vakbondsbestuurder en stem goed af. Die informatie zal vrijwel altijd van P&O moeten komen. 2 Daarbij is van belang dat er een evenwichtig pakket ontstaat. Dus niet alleen regelingen die duur zijn en voor een beperkte groep medewerkers gelden. Benut in die zin de invoering van de werkkostenregeling ook voor modernisering van de arbeidsvoorwaarden. 3 De ervaring leert dat, bij wijzigingen van de fiscale wetgeving, werkgevers het versoberen van regelingen beargumenteren met het mag niet meer van de minister. Ondernemingsraden doen er goed aan om daar heel alert op te zijn. In de nieuwe werkkostenregeling is niet één bestaande regeling verboden. 4 Een kwestie die al snel de kop op kan steken is de vraag wanneer de onderneming in de nieuwe werkkostenregeling instapt. In 2011, 2012, 2013 of 2014? Wat verstandig is hangt van het bestaande pakket en de mogelijke alternatieven af. 5 Claim het instemmingsrecht. Maak afspraken met de bestuurder over dit onderwerp en zet het op de agenda. 6 Maak zo mogelijk met de bestuurder een plan van aanpak. Bedenk dat de regeling niet per sé in 2011 ingevoerd hoeft te worden. Als or/vakbond/werkgever er nog niet uit zijn, kan de regeling op een later tijdstip ingaan. Tenslotte De meeste werkgevers praten graag met de or over de te maken keuzes om draagvlak voor de wijzigingen te krijgen. Instemming van de or kan de bezwaarpositie van de individuele werknemer wel verzwakken. Een goede discussie van de or met de collega s is dus noodzaak! Ook de cao kan al regelingen hebben op dit gebied. Gewild of ongewild raakt de or er dus al gauw bij betrokken. En het is nog opletten geblazen ook, gezien de verschillende belangen. Deskundige hulp is daarbij verstandig, want de posities zijn complex. Doet de or niets, dan kan hij overvallen worden door beslissingen van te daadkrachtig management en protesten van collega s.