gemeente Eindhoven Dienst Bestuursondersteuning Raadsbijlage nummer x Z4 Inboeknummer 99Jo x x ZZ x Beslisdatum BBxW 3 x augustus x999 Dossiernummer 935.304 Raadsbijlage Voorstel tot het beschikbaar stellen van apparatuur en voorzieningen voor het gebruiken van het raadsinformatiesysteem door raadsleden in de thuissituatie 1 Inleiding In uw vergadering van 12 april 1999 hebt u een besluit genomen tot het invoeren van een raadsinformatiesysteem (RIS) en hebt u daarvoor de middelen vrijgemaakt. Ten aanzien van de implementatie kunnen wij u het volgende melden. Blijkens de gehouden peiling onder raadsleden willen 34 raadsleden gebruik gaan maken van het RIS; een raadslid beraadt zich hier nog over. 15 Raadsleden wensen een PC in bruikleen te ontvangen; twee raadsleden hebben hierover nog geen beslissing genomen. 18 Raadsleden willen een ISDN-aansluiting via de gemeente; ook hier zijn er nog twee raadsleden die hierover nog geen definitief standpunt hebben ingenomen. Momenteel wordt de aanschaf en installatie van ISDN-aansluitingen voorbereid. De raadsleden, die bij de enquete hebben aangegeven over een dergelijke voorziening te willen beschikken, ontvangen daarover nadere informatie. De gemeente zal de raadsleden behulpzaam zijn bij het indienen van een aansluitingsaanvraag. Bovendien zal de gemeente de aansluitingskosten (tot in de meterkast) voor haar rekening nemen. Eind juli zal aan de deelnemende raadsleden van de testfase de mogelijkheid geboden worden het RIS op functionaliteit uit te gaan testen. De organisatorische en systeemtechnische voorwaarden (Internetaansluiting, E-mail-adres, toegangscodes e.d.) worden nu in gereedheid gebracht. Het was niet mogelijk de testperiode eerder te laten ingaan. Met iedere testdeelnerner zal nog afzonderlijk contact opgenomen worden. In verband met de vakantieperiode zal de testfase doorlopen tot medio september 1999, een en ander onder voorbehoud van de uitkomsten van het testen.
Raadsbijlage nummer r y4 Ook aan de andere raadsleden, die blijkens hun opgave gebruik willen maken van de geboden Internet- en E-mail-faciliteiten, zullen die beschikbaar gesteld worden. Dat zal medio augustus c.q. begin september gebeuren. In het bovenbedoelde raadsvoorstel hebben wij aangegeven dat wij in een apart raadsvoorstel nog zouden terugkomen op het beschikbaar stellen van apparatuur en de daaraan verbonden consequenties. In dit raadsvoorstel wordt uiteengezet op welke wijze en onder welke voorwaarden de beschikbaarstelling van de computerapparatuur en de daarmee samenhangende voorzieningen voor het gebruik van het RIS formeel kunnen worden geregeld. 2 Probleemstelling Bij het beschikbaar stellen van apparatuur en de daarmee samenhangende voorzieningen moet rekening worden gehouden met wettelijke en fiscale kaders die gelden voor onkostenvergoedingen aan raadsleden. Voor de taakuitoefening als raadslid ontvangen raadsleden een (bij algemene maatregel van bestuur vastgestelde) vaste tegemoetkoming in de kosten die verband houden met hun lidmaatschap van de raad (zoals telefoonkosten, bureau- en kantoorbenodigdheden, vakliteratuur etc). De gemeente Eindhoven keert overigens de maximale onkostenvergoeding aan raadsleden uit. Een te treffen regeling voor het beschikbaar stellen van apparatuur mag niet strijdig zijn met de belastingwetgeving van het Ministerie van Financien. Zij onderzoekt momenteel landelijk de onderbouwing van de vaste algemene onkostenvergoedingen van raadsleden en de diverse kostencomponenten. Een van de uitkomsten van bedoeld onderzoek zal zijn, een geactualiseerde vaststelling van de omvang van de kosten (naar soort) en de daarvoor bestemde vergoeding. Er moet voor gewaakt worden dat het beschikbaar stellen van apparatuur tegen een dermate gunstige bruikleenvergoeding plaatsvindt dat het als een verkapte verhoging van de onkostenvergoeding zou kunnen worden beschouwd. 3 Maatschappelijke effecten en het meetpunt voor succes Met de invoering van het RIS en voorzieningen als elektronisch berichtenverkeer verwachten wij onder andere een geleidelijke indamming van de papierstroom, betere toegankelijkheid van documenten en een gemakkelijkere en snellere onderlinge communicatie tussen raadsleden te bereiken. Deze facilitaire ondersteuning zal naar verwachting een positief effect hebben op de bestuurlijke taakuitoefening van raadsleden. Een adequate regeling ten aanzien van het beschikbaar stellen van apparatuur kan er toe bijdragen dat eventuele drempels voor gebruik weggenomen worden en het RIS optimaler zal worden gebruikt door alle raadsleden.
Raadsbijlage nummer ry4 4 Wijze van aanpak / oplossingsrichting Eerder is door ons al opgemerkt dat wij een regeling voorstaan, die aan zal sluiten bij een voorziening die door de provincie Noord-Brabant voor haar Statenleden is getroffen. Die regeling hebben wij voor u ter inzage gelegd. Op een aantal punten, met name over de hoogte van de bruikleenvergoeding, blijkt de fiscus daarmee problemen te hebben. Daarom stellen wij u de volgende gemeentelijke regeling voor. a Bruikleen. De computerapparatuur en de software worden in bruikleen gegeven voor de duur van een raadsperiode. Individuele raadsleden kunnen er echter ook voor kiezen gebruik te maken van eigen computerapparatuur, mits deze aan bepaalde minimale voorwaarden voldoet. Raadsleden kunnen in een later stadium aangeven toch over een gemeentelijke bruikleen-pc te willen beschikken. b 6ebruiksovereenkomst. De voorwaarden voor de beschikbaarstelling van de apparatuur en de daarbijbehorende voorzieningen en voor het gebruik van het RIS worden geregeld in een gebruiksovereenkomst. Die zal separaat aan u worden aangeboden. Indien raadsleden voor een volgende raadsperiode gekozen worden, wordt de overeenkomst opnieuw aangegaan. c Korting op de vaste onkostenvergoeding voor PC-component. De provincie brengt als bruikleenvergoeding voorlopig een bedrag van f 300,ÃćâĆňâĂİ per jaar op de vaste onkostenvergoeding van Statenleden in mindering, voorzover zij evenwel gebruik maken van de beschikbaar gestelde computerapparatuur. Ons is gebleken dat dit bedrag niet op de instemming van de belastinginspecteur kan rekenen. Rekening houdend met een recent onderzoek van het SGBO (onderzoeksbureau van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten) achten wij een bedrag van f 450,ÃćâĆňâĂİ per jaar een redelijke compensatie voor het gebruik van een PC binnen de vaste onkostenvergoeding, mede tegen de achtergrond van een aantal extra te maken kosten. d Extra kosten voor telefonie binnen vaste onkostenvergoeding. Contact leggen met het RIS vraagt een aantal voorzieningen; deels zijn die reeds in de hard- en software voorzien. Voor het overige hebben die te maken met telefonie. Hierbij gaat het dan om: extra telefoonkosten om het RIS te kunnen raadplegen; eventuele meerkosten van het ISDN-abonnement.
Raadsbijlage nummer ry4 Extra telefoonkosten zullen gemaakt moeten worden om het RIS te kunnen raadplegen. Thans bedragen deze kosten doordeweeks en overdag f 3,60 per uur, na 20.00 uur en op zaterdag f 1,80 per uur en op zondag f 1,20 per uur. De zakelijke gesprekskosten maken deel uit van de vaste onkostenvergoeding en kunnen derhalve niet worden vergoed. De extra kosten van een ISDN-abonnement ten opzichte van een normale telefoonaansluiting bedragen nu f 15,35 per maand. Ook deze extra kosten moeten derhalve gedekt worden uit de onkostenvergoeding die de raadsleden ontvangen. e Overname PC na beeindiging raadslidmaatschap. In principe gaan wij ervan uit, dat wanneer raadsleden tussentijds aftreden, de gebruiksovereenkomstautomatisch eindigt. De apparatuur zal niet door het aftredende of vertrekkende raadslid kunnen worden overgenomen, maar zal na terugname vervolgens aan het aantredende raadslid worden verstrekt. Het aftredende raadslid kan ook geen gebruik meer maken van de door gemeente aangeboden internet-abonnement en E-mailadres. f Handelwijze afgeschreven PC s. Indien (tijdens de volgende raadsperiode) een PC volgens de gemeentelijke richtlijnen economisch afgeschreven is of mogelijk al eerder vanwege technische redenen vervangen moet worden, wordt door de gemeente aan het betreffende raadslid een nieuwe PC volgens de laatste stand van de techniek beschikbaar gesteld. Een raadslid zal die oude PC dan niet kunnen overnemen. Zoals bij andere gemeentelijke PC s gebruikelijk is zullen ook de te vervangen PC s vervolgens aan scholen of welzijnsinstellingen ter beschikking gesteld worden. 5 Financiele gevolgen en risico s In uw besluit over het invoeren van het RIS van 12 april 1999 hebt u een krediet beschikbaar gesteld voor het realiseren van ISDN-aansluitingen met bijbehorende modems. Voor de aanschaf van de PC s met software en printers is een krediet nodig van maximaal 35 x f 5.000,ÃćâĆňâĂİ = f 175.000,ÃćâĆňâĂİ. Dit bedrag is op korte termijn niet nodig, gelet op het aantal raadsleden (17, waarvan twee zich nog nader beraden), dat via een vragenformulier te kennen gegeven heeft om over een gemeentelijke PC te kunnen beschikken. Over een langere periode gezien verwachten wij dat het aantal raadsleden dat daarvan wel gebruik wenst te maken zal toenemen. Op dat moment zijn de middelen dan voorhanden en is er geen aanvullende besluitvorming nodig. Dus indien het geld niet nodig is, blijven de middelen hiervoor wel beschikbaar. Indien de middelen ook op langere termijn niet nodig zijn, zal het niet gebruikte krediet administratief terugvloeien naar de algemene middelen. De exploitatiekosten (afschrijving en rente) bedragen voor de jaren 1999 t/m 2000
f 25.000,ÃćâĆňâĂİ. Raadsbijlage nummer ry4 op basis van het geraamde krediet samen ongeveer f 45.000,ÃćâĆňâĂİ. Omdat niet het gehele krediet op korte termijn nodig zal zijn, gaan wij uit van een bedrag van Wij stellen u voor dit bedrag voor de jaren 1999 en 2000 ten laste te brengen van de saldireserve en de exploitatiekosten vanaf 2001 f 25.000,ÃćâĆňâĂİ (uitgaand van het gehele bedrag) mee te nemen als ongewijzigd beleid in de Meerjarenbegroting 2001-2004. 6 Overige gevolgen van de aanpak a Onderhoud en beheer. De in bruikleen beschikbaar gestelde apparatuur zal door de gemeente Eindhoven worden onderhouden en beheerd, zodat bij storingen adequaat kan worden gereageerd en het raadslid snel weer het RIS kan raadplegen. De raadsleden ontvangen over de handelwijze bij storingen en dergelijke nog schriftelijke informatie. Na een periode van vier jaren zal de kwaliteit van de in bruikleen gegeven apparatuur worden bekeken. Is deze dan technisch verouderd, dan zal de apparatuur worden vervangen. b Opleiding. De deelnemende leden van de raad zullen vooraf een korte uitleg en instructie over het RIS ontvangen. Voor het overige verwijzen wij u naar onze recente brief over de implementatie van het RIS (ligt voor u ter inzage). Indien echter behoefte mocht bestaan aan een uitgebreidere instructie voor het gebruik van de computerapparatuur zal de mogelijkheid worden onderzocht dit via het Centrum voor Personeelsontwikkeling van de gemeente Eindhoven. 7 Resultaten van overleg / inspraak Niet van toepassing. 8 Communicatie Via voortgangsinformatie zullen wij raadsleden op de hoogte houden van de voortgang.
Raadsbij lage nummer x yp 9 Advisering raadscommissie(s) De commissie voor middelen, milieu en sport hebben wij over dit voorstel gehoord. Haar positief advies ligt voor u ter inzage. Een ontwerp-besluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven, R. Welschen, burgemeester. C. Tetteroo, secretaris.
Raadsbijlage nummer r Zg Besluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 augustus 1999, nr. 174; gelet op het advies van de commissie voor middelen, milieu en sport; besluit: 1 voor de aanschaf en onderhoud van de benodigde apparatuur (PC en printer) een krediet beschikbaar te stellen van f 175.000,ÃćâĆňâĂİ ; 2 de exploitatielasten voor 1999 en 2000 groot f 25.000,ÃćâĆňâĂİ te dekken uit de saldireserve; 3 de exploitatiekosten vanaf 2001 f 25.000,ÃćâĆňâĂİ als ongewijzigd beleid op te nemen in de Meerjarenbegroting 2001-2004; 4 de benodigde apparatuur, software en onderhoud voor het deelnemen aan het raadsinformatiesysteemmiddels een gebruiksovereenkomstaan de leden van de raad beschikbaar te stellen; 5 de deelnemers, die over een gemeentelijke PC wensen te beschikken, een bruikleenvergoeding in rekening te brengen van f 450,ÃćâĆňâĂİ per jaar. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 september 1999. R. Welschen, voorzitter. C. Tetteroo, secretaris. EJ013845.995