GEMEENTE. Draaiboek 18. Voorlichten en Informeren. Deel 3

GEMEENTE Draaiboek 18 Voorlichten en Informeren Deel 3

Documentbeheer Vastgesteld door Projectgroep Voramp Datum 25052009 Datum laatste wijziging 25052009 Paraaf procesverantwoordelijke Versie 0.2 Paginanummer Pagina 2 van 90

COLOFON Dit regionale draaiboek crisiscommunicatie is opgesteld door de werkgroep VORAMP o.l.v. de Veiligheidsregio Utrecht (VRU). Utrecht, 25 mei 2009 Tekst en redactie Projectgroep VORAMP (voorlichting bij rampen in de provincie Utrecht) Lucille Singor, (Veiligheidsregio Utrecht) (secretaris VORAMP) Chris Huiden (gemeente Nieuwegein) Kristel Versteeg (gemeente Zeist) Esther Lans (gemeente Amersfoort) Anja Kreileman (gemeente Lopik) Mark de Kok (gemeente IJsselstein) Eva de Vroome (Kabinet provincie Utrecht) Nicole Waasdorp (gemeente Utrecht) Peter-Paul Hellings (brandweer Utrecht) Mariëlle van den Berg ( Regio Utrecht) Anna Fallon (Veiligheidsregio Utrecht), (voormalig lid en voorzitter VORAMP) Marlous Verheul (gemeente Utrecht), (voormalig lid VORAMP) Bas Thomas (Kabinet provincie Utrecht), (voormalig lid VORAMP) Sibyl Kosutic (Veiligheidsregio Utrecht) Versie 0.2 Paginanummer Pagina 3 van 90

Inhoudsopgave 1. ALGEMEEN... 6 1.1 Inleiding... 6 1.2 Crisiscommunicatie... 7 1.2.1 Het werkproces... 7 1.2.2 Belangrijkste doelgroepen... 7 1.2.3 Bepaling van de schaal van de crisis (GRIP-procedure)... 7 1.2.4 Wat als een crisis meerdere gemeenten aangaat?... 8 1.3 Veiligheidsregio Utrecht (VRU) en Nationaal Crisiscentrum (NCC), cluster Risico- en Crisiscommunicatie... 8 2. VOOR DE CRISIS: organisatie en voorbereiding...10 2.1 Risicocommunicatie... 10 2.2 Crisisorganisatie en voorbereiding... 10 2.3 Interne samenhang gemeentelijke deelplannen... 14 2.4 Samenhang met andere crisispartners... 15 2.5 Functies vooraf verdelen... 16 2.6 Pool crisiscommunicatie... 16 2.7 Opleiden en oefenen... 17 2.8 Ken je communicatiecontacten... 17 2.9 Voorbereiden inrichting Actiecentrum Voorlichten en Informeren... 17 2.10 Voorbereiden inrichting Perscentrum... 18 2.11 Vooraf mandateren inschakelen calamiteitenzender... 18 2.12 Calamiteitenzender/regionale omroep... 18 2.13 Informatienummer voor publieksvragen... 19 3. TIJDENS DE CRISIS...20 3.1 Wat moet er gebeuren in het eerste uur ( gouden uur )... 20 3.2 Na het eerste uur... 21 4. NA DE CRISIS...22 4. 1 De nazorgfase... 22 4. 2 Afschalen... 22 5. FUNCTIEBESCHRIJVINGEN...23 5.1 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Beleidsteam (BT)... 24 5.2 Functiebeschrijving Hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I). 26 5.3 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Actiecentrum Voorlichten en Informeren... 28 5.4 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Regionaal Operationeel Team (ROT)... 29 5.5 Functiebeschrijving Procesverantwoordelijke Voorlichten en Informeren lijk Management Team (GMT)... 30 5.6 Functiebeschrijving Liaison (indien nodig)... 31 5.7 Functiebeschrijving Redacteur vrijgegeven informatie... 32 5.8 Functiebeschrijving Assistent Actiecentrum Voorlichten en Informeren... 33 5.9 Functiebeschrijving Teamleider Persvoorlichting... 34 5.10 Functiebeschrijving Teamleider Publieksvoorlichting... 36 Versie 0.2 Paginanummer Pagina 4 van 90

5.11 Functiebeschrijving Interne voorlichter... 38 5.12 Functiebeschrijving Persvoorlichter... 39 5.13 Functiebeschrijving Persvoorlichter rampenterrein/oren en ogen plaats incident... 40 5.14 Functiebeschrijving Persvoorlichter Opvanglocatie... 41 5.15 Functiebeschrijving Media-analist... 42 5.16 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter... 43 5.17 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter Informatiecentrum... 44 5.18 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter Opvanglocatie... 45 5.19 Functiebeschrijving Webredacteur (intranet/internet)... 46 5.20 Functiebeschrijving Contactpersoon bij extern callcenter (indien nodig)... 47 5.21 Functiebeschrijving Administratieve ondersteuner... 48 5.22 Functiebeschrijving Webbeheerder... 49 Bijlage 1 GEMEENTELIJKE VERTALING VAN DRAAIBOEK 18...51 Bijlage 2 Opschalingsmodel GRIP...60 Bijlage 3 Factsheets NCC (voormalig ERC), (www.crisis.nl/ sms-alert, cell broadcast, publieksinformatienummer en callcenter...61 Bijlage 4 Convenant voorlichting bij rampen...71 Bijlage 5 Pool crisiscommunicatie en calamiteitendoorlaatpas...73 Bijlage 6 Convenant voor de calamiteitenzender...74 Bijlage 6.1 Calamiteitenregeling RTV Utrecht... 80 Bijlage 6.2 Procedure "Waarschuwen van de bevolking" van de Regio Utrechts Land... 81 Bijlage 6.3 Procedure inroepen RTV Utrecht door of namens de burgemeester/commissaris van de Koningin... 83 Bijlage 6.4 Model Mandaatbesluit inschakelen calamiteitenzender... 84 Bijlage 6.5 Model Besluit... 85 Bijlage 6.6 Model Opdracht... 86 Bijlage 6.7 Standaardbericht... 87 Bijlage 7 Voorbeeld Mandaatregeling van Utrecht...88 Bijlage 8 Eerste persbericht bij rampen...89 Bijlage 9 Afkortingenlijst crisisbeheersing algemeen...90 Versie 0.2 Paginanummer Pagina 5 van 90

1. ALGEMEEN Dit regionale draaiboek Crisiscommunicatie maakt onderdeel uit van het Crisisbeheersingsplan. Het Crisisbeheersingsplan bestaat uit vier delen en is als volgt opgebouwd: Deel 1: Het Basisplan Hoofdlijnen en organisatiestructuur crisisbeheersing Deel 2: Deelplannen Bestrijdingsprocessen Deel 3: Draaiboeken Deel 4: Lokale invulling Dit draaiboek is een gedetailleerde regionale uitwerking van het proces Voorlichten & Informeren. De Veiligheidsregio heeft dit model opgesteld en aangeboden aan de gemeenten in de regio. Deze 29 deelnemende gemeenten leggen de verdere lokale uitwerking van dit draaiboek vast in deel 4 (zie voor format deel 4, bijlage 1). Dit draaiboek moet worden beschouwd als een praktische handleiding om het proces van crisiscommunicatie te organiseren. 1.1 Inleiding Crisiscommunicatie door de gemeente vereist dat tijdens een crisis onmiddellijk een snelle, regelmatige, adequate, betrouwbare en consistente informatiestroom op gang komt naar diverse doelgroepen en media. De burgemeester heeft op grond van het Besluit informatie inzake rampen en zware ongevallen de plicht de bevolking over de crisis te informeren. Artikel 11 van dit besluit luidt (laatst gewijzigd in 1994): Artikel 11 1. De informatie die de burgemeester ten tijde van een ramp aan de bevolking verschaft, omvat in ieder geval: a. specifieke gegevens over de zich voordoende ramp, met name over de oorsprong, de omvang en de te verwachten gevolgen voor de bevolking of het milieu, alsmede over het te verwachten verloop van de ramp; b. gegevens over de wijze waarop de bevolking op de hoogte wordt gehouden; c. een beschrijving van de maatregelen die de bevolking dient te treffen om de schadelijke gevolgen van de ramp zoveel mogelijk te beperken en de te volgen gedragslijn, waarbij de maatregelen onder meer betrekking kunnen hebben op de volgende aspecten: 1. beperken van het gebruik van bepaalde levensmiddelen die besmet kunnen zijn; 2. eenvoudige hygiëne- en ontsmettingsregels; 3. binnenshuis blijven; 4. distributie en gebruik van beschermende stoffen; 5. evacuatie; d. speciale instructies voor bepaalde bevolkingsgroepen. 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, wordt zo spoedig mogelijk en bij herhaling verschaft Naast deze wettelijke verplichting om de bevolking te informeren, is goede crisiscommunicatie ook een belangrijk middel voor de burgemeester om zelf de regie te voeren over de beeldvorming van de crisis. Lukt dat niet, dan loopt hij of zij achter de feiten aan. Niet voor niets zeggen bijna alle burgemeesters die leiding hebben gegeven tijdens een crisis, dat 70 tot 80% van hun werk bestond uit communicatie. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 6 van 90

1.2 Crisiscommunicatie Het doel van crisiscommunicatie is het adviseren van de burgemeester om zodoende de diverse doelgroepen snel en adequaat te kunnen alarmeren en informeren ten tijde van en na afloop van een incident/calamiteit, over maatregelen die de overheid neemt en over maatregelen die men zelf kan nemen. 1.2.1 Het werkproces Strategieformulering I Van buiten naar binnen Buiten Resultaat / effect Omgevings analyse Coördinatie Communicatiestrat. Scenario s en fasering Binnen Uitvoering Van binnen naar buiten Bron: Expertisecentrum voor Risico- en Crisiscommunicatie, BZK 1.2.2 Belangrijkste doelgroepen Om een beeld te krijgen van de mensen die tijdens een crisis geïnformeerd dienen te worden, is hieronder een globaal overzicht aangegeven van de belangrijkste doelgroepen. Dit overzicht is niet uitputtend! Interne doelgroepen Bestuur (college en gemeenteraad) Communicatie-afdelingen van hulpverlenende instanties Medewerkers van de gemeente, ingezet bij de crisis Overige medewerkers van de gemeente (o.a. buitendienst) Externe doelgroepen Publiek (Verwanten van) slachtoffers/getroffenen (proces CRIB) Pers Betrokken organisaties, instellingen, bedrijven, overheden 1.2.3 Bepaling van de schaal van de crisis (GRIP-procedure) Als een crisis zich uitbreidt over meer gemeenten, wordt opgeschaald naar regionaal niveau. In Utrecht geldt daarvoor de GRIP-procedure. Bij een grote crisis van bovengemeentelijke omvang (GRIP 4) wordt het Regionaal BeleidsTeam (RBT) bijeengeroepen. Het RBT staat onder voorzitterschap van de voorzitter van de Veiligheidsregio/korpsbeheerder en coördineert de bestrijding van de crisis in de vorm van adviezen aan de betreffende burgemeesters. Het gaat om adviezen, omdat de burgemeesters immers in alle gevallen verantwoordelijk blijven voor de rampenbestrijding in hun eigen gemeente. De kernbezetting van de gemeentelijke beleidsteams blijven in alle gevallen in functie. Bij een crisis waarvoor GRIP 3 of GRIP 4 is afgekondigd, moet naar verwachting altijd een volledig Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) worden opgebouwd. Het gaat dan immers om grootschalige Versie 0.2 Paginanummer Pagina 7 van 90

incidenten of rampen. In die gevallen volgt het proces communicatie de opschaling van de andere processen. Maar let op: ook bij een crisis die operationeel gezien eenvoudig en overzichtelijk is, bijvoorbeeld een GRIP 2-situatie (zoals het trapincident in de gemeente Utrecht in 2006), kan het nodig zijn een ACC deels of volledig te bemensen (zie ook bijlage 2). Schat daarom altijd in hoe groot een incident of crisis is of kan worden en stem daarop de inzet van communicatiemensen en de omvang van het ACC af. 1.2.4 Wat als een crisis meerdere gemeenten aangaat? Als in geval van een grensoverschrijdende crisis het Regionaal BeleidsTeam (RBT) bijeen wordt geroepen, draait daarin een communicatieadviseur mee. De communicatieadviseur in het RBT onderhoudt contacten met alle betrokken gemeentelijke actiecentra Voorlichten en Informeren en zorgt voor het formuleren van een gezamenlijke boodschap en een gezamenlijke communicatiestrategie. Voor het RBT kan een sectie voorlichting worden gevormd van communicatiefunctionarissen van de poollijst crisiscommunicatie. Om dat goed te kunnen doen is een draaiboek crisiscommunicatie voor de regio geschreven, getiteld, Lokaal waar het kan, regionaal waar het moet. Dit draaiboek gaat er vanuit dat de betrokken gemeenten gewoon verder gaan met hun crisiscommunicatie, maar dat zij daarin rekening houden met de door het RBT vastgestelde (regionale) strategie. Verder kunnen de betrokken burgemeesters op advies van het RBT besluiten een aantal praktische zaken aan de regio over te dragen. Denk hierbij aan de contacten met de calamiteitenzender, www.crisis.nl en het callcenter voor publieksinformatie. Verder kan het nodig zijn de voorzitter van het RBT zelf mededelingen aan de pers te laten doen, bijvoorbeeld omdat de pers daarom vraagt. Dit zal afhankelijk zijn van de aard en de omstandigheden van de crisis. Het is in ieder geval te verwachten dat de media hun nieuws in de eerste plaats in de getroffen gemeenten blijven halen. Raadpleeg voor de precieze afspraken de instructie crisiscommunicatie RBT. 1.3 Veiligheidsregio Utrecht (VRU) en Nationaal Crisiscentrum (NCC), cluster Risicoen Crisiscommunicatie De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) is een samenwerkingsverband van de 29 Utrechtse gemeenten. De VRU heeft een heldere doelstelling: door een intensieve samenwerking tussen gemeenten en de diverse hulpdiensten ontstaat een organisatie die bestuurlijk en operationeel gezien slagvaardiger kan optreden bij crisisbeheersing en rampenbestrijding. De VRU bestaat uit een aantal organisatieonderdelen, waarvan de belangrijkste zijn: de 29 gemeenten die samen de provincie Utrecht vormen; het Bureau lijke Crisisbeheersing Utrecht; de Utrechts Land (samenwerkingsverband tussen de 29 gemeentelijke brandweerkorpsen); het Bureau Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen () Utrecht. De Utrecht maakt geen deel uit van de VRU, maar er is overeengekomen dat het bureau Conflicthantering en Crisisbeheersing (CCB) van deze politieregio een bijdrage levert aan de uitvoering van de taken van de VRU. Het Nationaal Crisiscentrum (NCC), cluster Risico- en Crisiscommunicatie is onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties. De missie van dit cluster is enerzijds het ontwikkelen van communicatiebeleid en kennis en anderzijds het adviseren en ondersteunen van de overheidsinstellingen op het gebied van risico- en crisiscommunicatie. Het NCC, cluster Risico- en Crisiscommunicatie heeft de volgende taken: Verzamelen van kennis en expertise over risico- en crisiscommunicatie en dit beschikbaar maken voor overheidsinstanties; Versie 0.2 Paginanummer Pagina 8 van 90

ontwikkelen van communicatiebeleid op basis van (internationale) wetenschappelijke inzichten en ontwikkelingen en van participatie in internationale netwerken; adviseren over de communicatiestrategie bij dreigende of daadwerkelijke crises, en het ondersteunen op het gebied van woordvoering, publieksinformatie en nieuwe media; verzorgen van opleidingen en oefeningen voor communicatieadviseur en bestuurders; inrichten en beheren van twee websites. Zie bijlage 3 voor alle factsheets van het NCC over hoe bepaalde publiekscommunicatiemiddelen kunnen worden ingeschakeld: www.crisis.nl, sms-alert, cell broadcasting en het publieksinformatienummer (callcenter). Versie 0.2 Paginanummer Pagina 9 van 90

2. VOOR DE CRISIS: ORGANISATIE EN VOORBEREIDING 2.1 Risicocommunicatie Burgers die goed op de hoogte zijn van risico's in hun omgeving voelen zich veiliger en reageren beter als er een ramp gebeurt. De Wet Rampen en Zware Ongevallen verplicht overheden om burgers informatie te geven over de risico's in hun leefomgeving. Risicocommunicatie is communicatie over bestaande en toekomstige risico's waaraan mensen blootstaan voordat een ramp of incident zich voordoet. Het gaat om vragen als: hoe kunnen we de waarneming van veiligheid, risico en gevaar beïnvloeden; hoe kunnen we duidelijk grenzen stellen; wat is de prijs van risicobeheersing; hoe kunnen we burgers en bedrijven bewust maken van hun (mede)verantwoordelijkheid voor risico's; hoe kunnen we burgers en bedrijven informeren over de voorbereiding op crises. De rijksoverheid is in 2006 de campagne Denk Vooruit gestart. n kunnen met hun risicocommunicatie aansluiten op de campagne via de website www.denkvooruit.nl en gebruik maken van onder andere een toolkit met producten. Een ander instrument dat in het kader van risicocommunicatie is ontwikkeld, is de provinciale risicokaart www.risicokaart.nl. De risicokaart heeft als doel een actueel en zo volledig mogelijk beeld te geven van de risico's. 2.2 Crisisorganisatie en voorbereiding De gemeente dient een procesverantwoordelijke aan te wijzen voor het proces Crisiscommunicatie. Onder zijn/haar leiding vinden de voorbereiding op en de uitvoering van de activiteiten op het gebied van crisiscommunicatie plaats. Een verantwoordelijke taak. De procesverantwoordelijke is eindverantwoordelijk voor het beheer van het draaiboek (m.n. het actualiseren) en het opleiden en oefenen van personeel. Exemplaren van dit draaiboek dienen zich in ieder geval te bevinden bij/in: De ambtenaar rampenbestrijding; De procesverantwoordelijke Crisiscommunicatie; Het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 10 van 90

In onderstaand schema wordt de plaats van het actiecentrum Voorlichten en Informeren binnen de crisisbeheersingsorganisatie weergegeven: Organisatieschema gemeentelijke crisisbeheersing De voorbereiding op de inrichting van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren vindt plaats onder verantwoordelijkheid van het hoofd Communicatie van de gemeente. Als een gemeente één voorlichter in dienst heeft, ligt het voor de hand dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor de voorbereiding. Hier komen we verderop in dit draaiboek terug. ROT Het Regionaal Operationeel Team (ROT) heeft een faciliterende rol aan het Beleidsteam. De tactische aansturing van de hulpverleningsdiensten in de acute fase ligt in haar handen. Voor wat betreft het effectgebied vervult het ROT een meer sturende rol, bijvoorbeeld als het meerdere gemeenten aangaat. Vanaf GRIP 2 (zie bijlage 2) is het ROT operationeel. Het ROT adviseert over te nemen bestuurlijke besluiten en zet deze besluiten van het GBT uit bij het GMT. In het ROT neemt een communicatieadviseur zitting. Deze persoon wordt door de Veiligheidsregio Utrecht afgevaardigd. De communicatieadviseur ROT ondersteunt in het formuleren van kernboodschappen, het opstellen van een omgevingsanalyse en coördineert een eenduidige communicatieboodschap als het meerdere gemeenten aangaat. Zie voor meer informatie de functieomschrijving 5.4. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 11 van 90

Belangrijkste informatiestromen gemeentelijke crisiscommunicatie Sitrap s tbv GBT/Besluitenlijsten tbv ROT GBT Comm adviseur GBT ROT Comm adviseur ROT Liaison GMT Comm adviseur Hoofd Actiecentrum (AC) Crisiscommunicatie Wil zeggen SITRAP S ROT, besluitenlijsten GBT, logboeken GMT Teamleider persvoorlichting Interne voorlichter Teamleider publieksvoorlichting Redacteur (vrijgegeven) informatie Administra tief ondersteuner Assistent AC Media analist(en) Publieksvoorlichter(s). Webredacteur(s) intranet Contactp. callcenter Tolk/ Vertaler(s) Persvoorlichter(s) Webredacteur(s) internet Webbeheerder Webbeheerder Persvl. rampterrein/ ogen-oren p.i. Persvl. Opvanglocatie Publieksvl. Opvanglocatie Publieksvl. Infocentrum extern callcenter 0800 1351 www.crisis.nl RAMPTERREIN OPVANGLOCATIE PUBLIEK INFORMATIE- CENTRUM PUBLIEK

Belangrijkste hiërarchische verhoudingen gemeentelijke crisiscommunicatie GBT ROT Comm adviseur GBT Comm adviseur ROT Liaison GMT Procesverantw. comm Hoofd Actiecentrum (AC) Crisiscommunicatie Teamleider persvoorlichting Interne voorlichter Teamleider publieksvoorlichting Redacteur (vrijgegeven) informatie Administra tief ondersteuner Assistent AC Media analist(en) Webredacteur(s) intranet Persvoorlichter(s) Publieksvoorlichter(s). Contactp. callcenter Tolk/ Vertaler(s) Webredacteur(s) internet Webbeheerder Webbeheerder Persvl. rampterrein/ ogen-oren p.i. Persvl. Opvanglocatie Publieksvl. Opvanglocatie Publieksvl. Infocentrum extern callcenter 0800 1351 www.crisis.nl RAMPTERREIN OPVANGLOCATIE PUBLIEK INFORMATIE- CENTRUM PUBLIEK

2.3 Interne samenhang gemeentelijke deelplannen Zoals in het schema in paragraaf 2.2 te zien is, zijn er diverse gemeentelijke actiecentra (AC) actief tijdens een crisis. Het lijk Management Team (GMT) zorgt voor de interne afstemming van die gemeentelijke processen tijdens een crisis. Bepaalde actiecentra hebben raakvlakken met elkaar. Voor Actiecentrum Voorlichten en Informeren zijn dat bijvoorbeeld het AC Opvang en verzorging en AC CRIB. Van belang is om vooraf van elkaar te weten welke taken er zijn verdeeld en wie wat doet. Dat voorkomt dubbelingen of, erger nog, hiaten. Relatie met deelplannen/draaiboek Draaiboek Geneeskundige Hulpverlening psychosociaal (nr. 10) Proceseigenaar: Draaiboek Ontruimen en evacueren (nr. 11) Proceseigenaar: Draaiboek Afzetten en afschermen (nr. 12) Proceseigenaar: Draaiboek Verkeer regelen (nr. 13) Proceseigenaar: Draaiboek Registreren van slachtoffers (nr. 21) Proceseigenaar: Draaiboek Voorzien in primaire levensbehoeften (nr. 22) Proceseigenaar: Draaiboek Schade-afhandeling (nr. 23 CRAS) Proceseigenaar: Draaiboek Nazorg (nr. 25) Proceseigenaar Draaiboek Algemene en ondersteunende processen Proceseigenaar: Van belang zijnde informatie Het tijdens en na afloop van een ramp of zwaar ongeval opvangen en hulp geven aan slachtoffers, nabestaanden en hulpverleners, die als gevolg van een ramp of zwaar ongeval mogelijk psychisch getraumatiseerd zijn geraakt. In dit kader kan de ook activiteiten uitvoeren in het opvangcentrum. De bevolking, de pers en de eigen medewerkers zullen effectief en efficiënt dienen te worden ingelicht. Van ontruiming is sprake wanneer personen voor een korte tijd hun verblijfplaats verlaten, op dringend advies van de parate diensten, om mogelijke schadelijke gevolgen van een calamiteit (of dreiging daarvan) te voorkomen en te beperken. Er is geen sprake van een grote mate van verwoesting waardoor woningen onbewoonbaar worden en nazorg is niet noodzakelijk. De beslissing tot ontruiming wordt genomen door de politie en/of de brandweer. Door de parate diensten wordt zonodig voorzien in het vervoer en opvanglocatie (brandweerkazerne/politiebureau). Evacueren van een gebied is een complexe en ingrijpende actie. Een goede voorbereiding en begeleiding is noodzakelijk. Het besluit tot evacuatie wordt genomen door de burgemeester van de betrokken gemeente. In de uitvoering wordt allereerst het evacuatiegebied vastgesteld. Er moet onder andere vastgesteld worden hoe de bevolking zich zal moeten verplaatsen (vervoermiddelen en route), waar de bevolking wordt opgevangen (opvangcentra of zelfredzaamheid), hoe de verzorging plaatsvindt, hoe de registratie geschiedt, wanneer de terugkeer kan plaatsvinden. Kortom een activiteit met verstrekkende gevolgen voor zowel de bevolking als de hulpverleningsdiensten. Om deze reden wordt alleen in uiterste noodzaak hiertoe overgegaan. De politie is verantwoordelijk voor het verplaatsen van de bevolking uit het incidentterrein naar de rand van het incidentterrein en bepaalt hiermee ook de verzamelplaats. Het proces Opvang en verzorging zorgt vervolgens voor het verplaatsen van deze groep personen naar het opvangcentrum. Het afzetten van wegen en/of het afschermen van objecten en terreinen (waaronder het opvangcentrum) met als doel zorgdragen voor ongestoorde rampenbestrijdings- en hulpverleningsactiviteiten. Het voorkomen, dan wel oplossen van verkeersopstoppingen of stremmingen, zowel binnen als buiten het rampterrein. Dit geldt zeker wanneer verkeersproblemen leiden tot onveilige situaties of tot stagnatie van de rampenbestrijding. Dit is van belang bij het transport van personen en dieren. Het verzamelen, groeperen en verifiëren van informatie over slachtoffers, alsmede het verstrekken van algemene informatie aan het gemeentelijk beleidsteam. Ook binnen het opvangcentrum wordt vanuit het CRIB geregistreerd. Het, na 36 uur opvang, voorzien van daklozen, evacués en behandelde gewonden, inclusief (huis)dieren, in (tijdelijke) huisvesting, voedsel, drinken, kleding en dergelijke. De eerste 36 uur neemt het actiecentrum Opvang en Verzorging de honneurs waar wat betreft eten en drinken. Om een goede afstemming tussen opvang en primaire levensbehoeften te bereiken, kan er voor gekozen worden om een liaison op te nemen in het actiecentrum Opvang en verzorging. Ten tijde van of na afloop van een incident/calamiteit is het mogelijk dat er ook in het opvangcentrum registratie van de schade plaatsvindt. Dit wordt georganiseerd vanuit het Actiecentrum CRAS. De processen die tijdens de bestrijding van de calamiteit opgestart zijn en na de calamiteit doorlopen krijgen een plek in het proces Nazorg. Het projectteam Nazorg neemt hierbij dan de coördinatie op zich. Een groot aantal functionarissen die ook een rol speelden bij de uitvoering van het proces Opvang en verzorging in de crisisfase kunnen worden betrokken bij het uitvoeren van werkzaamheden in het kader van nazorg. Naast de specifieke rampbestrijdingsprocessen (bijv. communicatie of nazorg) worden ook algemene en ondersteunende processen te onderscheiden. Het betreft hier activiteiten die in elk specifiek proces aan de orde kunnen zijn. Het gaat achtereenvolgens om: communicatie en verbindingen, logistiek, registratie en verslaglegging, evaluatie en archivering. Deze processen binnen de cluster bevolkingszorg worden uitgevoerd door het AC algemene en ondersteunende processen. De modelformulieren: logboek, berichtenformulier, presentielijst en situatierapport zijn opgenomen in het draaiboek ondersteunende processen. Ook worden deze formulieren digitaal aan dit draaiboek toegevoegd. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 14 van 90

2.4 Samenhang met andere crisispartners Het is niet alleen van belang om te weten waar de gemeentelijke organisatie zich mee bezighoudt maar ook waar de andere crisispartners ( kolommen ) in de crisisbestrijding zich op richten. Dat voorkomt situaties als een publieksvoorlichter die zich bezighoudt met de alarmering van bevolking door geluidswagens. Dit is een taak van de brandweer. Hieronder volgt een opsomming van processen uit het gemeentelijke rampenplan. Bij een aantal processen is aangegeven dat contact gelegd wordt over samenwerking of informatie-uitwisseling tijdens een crisissituatie. Bij deze processen zijn overleg en afspraken in de voorbereidende fase in ieder geval noodzakelijk, zowel op gemeentelijk als regionaal niveau. Afhankelijk van de aard en omvang van de crisissituatie kan overleg met verantwoordelijken van andere processen ook nodig zijn. 5 Deelplannen Overleg en afspraken BRANDWEER (rode kolom): Bron en effectbestrijding Procesverantwoordelijke: (regionaal commandant) 1 Bestrijden van brand en emissie gevaarlijke stoffen 2 Redden en technische hulpverlening 3 Ontsmetten van mens en dier 4 Ontsmetten voertuigen en infrastructuur 5 Waarnemen en meten 6 Waarschuwen van de bevolking 7 Toegankelijk maken en opruimen X GENEESKUNDIGE HULPVERLENING (witte kolom) Procesverantwoordelijke: (Regionaal Geneeskundige Functionaris) 8 Geneeskundige Hulpverlening-somatisch 9 Preventieve Openbare Gezondheidszorg (inclusief inzamelen besmette waren) 10 Geneeskundige Hulpverlening-psychosociaal X POLITIE (blauwe kolom): Rechtsorde en verkeer Procesverantwoordelijke: (Korpschef) c.q. OM (Officier van Justitie) 11 Ontruimen en evacueren 12 Afzetten en afschermen 13 Verkeer regelen (verkeerscirculatie) 14 Handhaven openbare rechtsorde 15 Identificeren slachtoffers 16 Begidsen 17 Strafrechtelijk onderzoek X X X X X X GEMEENTE (oranje kolom): Bevolkingszorg Procesverantwoordelijke: (Burgemeester) 18 Voorlichten en informeren (communicatie) 19 Opvangen en verzorgen 20 Uitvaartverzorging 21 Registratie van slachtoffers 22 Voorzien in primaire levensbehoeften 23 Registratie van schade en afhandeling 24 Milieuzorg 25 Nazorg X X X X X X X X Algemene en ondersteunende processen Alarmering Logistiek Registratie Verslaglegging Evaluatie Archivering Versie 0.2 Paginanummer Pagina 15 van 90

2.5 Functies vooraf verdelen Het Actiecentrum Voorlichten en Informeren kent een groot aantal verschillende functies: Communicatieadviseur beleidsteam (BT) ( 5.1) Hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren ( 5.2) Communicatieadviseur Actiecentrum Voorlichten en Informeren( 5.3) Communicatieadviseur Regionaal Operationeel Team (ROT) ( 5.4) Procesverantwoordelijke Voorlichten en Informeren lijk Management Team (GMT) ( 5.5) Liaisons (in BT en ROT) ( 5.6) Redacteur(en) vrijgegeven informatie ( 5.7) Assistent Actiecentrum Voorlichten en Informeren ( 5.8) Teamleider persvoorlichting ( 5.9) Teamleider publieksvoorlichting ( 5.10) Interne voorlichter ( 5.11) Persvoorlichter ( 5.12) Persvoorlichter rampterrein/ Ogen en oren plaats incident ( 5.13) Persvoorlichter Opvanglocatie ( 5.14) Media-analist ( 5.15) Publieksvoorlichter ( 5.16) Publieksvoorlichter Informatiecentrum ( 5.17) Publieksvoorlichter Opvanglocatie ( 5.18) Webredacteur (intranet/internet) ( 5.19) Contactpersoon bij extern callcenter ( 5.20) Administratieve ondersteuner ( 5.21) Webbeheerder ( 5.22) In de voorbereidende fase krijgen de medewerkers van de afdeling Communicatie alvast een crisisfunctie toebedeeld. Omdat niet alle bovenstaande functies opgedeeld kunnen worden, dient een onderscheid gemaakt te worden in de meest cruciale functies die vanaf de start van de crisis met voorrang ingevuld dienen te worden, nog voordat extra capaciteit vanuit de pool crisiscommunicatie ( 2.6) kan worden ingeschakeld. Deze zijn vet weergegeven. Met uitzondering van de communicatieadviseur ROT. Deze wordt via de VRU (piketregeling) geleverd. Door vooraf functies toe te kennen, kunnen de medewerkers tijdens oefeningen zich ontwikkelen in de functie. Let er wel op dat de medewerkers breed inzetbaar blijven zodat als vaste functionarissen wegvallen, functies overgenomen kunnen worden. Bereikbaarheid vooraf regelen Je kunt via bereikbaarheidstesten controleren of de medewerkers die een taak in het Actiecentrum Voorlichten en Informeren hebben, snel en goed bereikbaar zijn. Vraag aan de ambtenaar rampenbestrijding of hij/zij beschikt over Communicator. Hierin kunnen vooraf alle relevante telefoonnummers worden opgenomen zodat mensen automatisch kunnen worden gealarmeerd. Dat scheelt veel kostbare tijd. Verder is het verstandig om uit de pool crisiscommunicatie alvast een paar collega s te selecteren die tijdens een crisis een goede aanvulling/vervanging zouden zijn op het eigen team. Elkaar kennen is hierbij van belang maar ook een woonplaats dicht bij jouw gemeente. De contactgegevens van deze mensen kunnen vooraf eventueel in Communicator worden gezet zodat de alarmering bijna vanzelf gaat. Breng de geselecteerde mensen hiervan op de hoogte. 2.6 Pool crisiscommunicatie Om in rampsituaties snel over meerdere ervaren voorlichtingsmensen te kunnen beschikken, is een provinciebrede pool crisiscommunicatie, ook wel voorlichterspool genoemd, (zie bijlage 5) ingesteld. Hierdoor kan de burgemeester zijn verantwoordelijkheid nemen en voldoende gekwalificeerd personeel voor communicatie in huis krijgen. De basis voor de pool is gelegd in een Convenant Voorlichting bij Rampen dat de burgemeesters en de commissaris van de Koningin met elkaar zijn overeengekomen in 2001. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 16 van 90

Het convenant regelt de afspraken over het gebruik van de pool crisiscommunicatie. Voorlichters zijn verplicht naar de rampgemeente te gaan als ze worden opgeroepen, tenzij zij vanwege een crisis in hun eigen gemeente moeten blijven. Het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren kan leden van de poollijst (laten) bellen. De pool is ingedeeld in politiedistricten. De afspraak is dat men eerst de mensen uit het eigen district benadert en daarna de andere collega s van gemeenten of van de provincie vraagt. De pool crisiscommunicatie wordt ieder half jaar door de Veiligheidsregio Utrecht geactualiseerd. 2.7 Opleiden en oefenen Voor een goed optreden tijdens een crisis, is een goede voorbereiding onmisbaar. Voorbereiding moet op twee manieren plaatsvinden. In de eerste plaats door oefening. Daarover gaat dit deel niet. De Veiligheidsregio Utrecht (VRU) biedt een kalender met in principe alle oefeningen binnen de regio. Dat maakt het mogelijk om anderen te observeren of oefeningen mee te draaien en zodoende ervaring op te doen. Ook verzorgt de VRU trainingen voor o.a. communicatiefunctionarissen. In de tweede plaats moet de afdeling communicatie van de gemeente zich organisatorisch heel goed voorbereiden op een crisis. Daarvoor is dit draaiboek een handleiding. Er moet in afdelingsplannen voldoende tijd worden gereserveerd voor de voorbereiding op een crisis en oefenen om te voorkomen dat crisiscommunicatie een sluitpost wordt en verloren gaat in de drukke werkweek van communicatiemensen. 2.8 Ken je communicatiecontacten Bij sommige calamiteiten zijn naast de operationele diensten en de gemeente ook andere instanties uit de omgeving betrokken (denk aan NS, waterschap of KPN, Eneco, ziekenhuizen). Het is dan belangrijk zo snel mogelijk contact te leggen met de communicatiemensen van die organisaties. Op de poollijst crisiscommunicatie staat een aantal van deze nummers. Breng daarnaast zelf in kaart met wie je moet afstemmen en wissel contactgegevens uit. Een eigen database met contactpersonen en instellingen die regelmatig wordt gecontroleerd, helpt hierbij. Zorg dat je elkaar kent. Dit komt ook in andere situaties goed van pas! Hetzelfde geldt voor de communicatiemensen van de operationele diensten (brandweer, politie en geneeskundige hulpverlening) en weet elkaar te vinden. Wissel mobiele telefoonnummers uit en bespreek wat hun rol is tijdens een crisis. Het is beter om daar vooraf discussie over te hebben dan tijdens een crisis. Betrek elkaar bij oefeningen. 2.9 Voorbereiden inrichting Actiecentrum Voorlichten en Informeren Het is moeilijk om bij de voorbereidingen in te schatten hoeveel mensen er nodig zijn om in geval van een crisis, de crisiscommunicatie handen en voeten te geven. Dit is afhankelijk van de crisis zelf. Onderstaande informatie geeft een richtlijn. Zie bijlage 1: Deel 4 van het draaiboek voor gemeenten om zelf in te vullen! Locatie en faciliteiten Het Actiecentrum Voorlichten en Informeren heeft meerdere ruimten nodig: één voor mediawatching, één voor de voorlichting (publiek, pers, intern) en één voor overleg en vergaderen. Bepaal vooraf of het Actiecentrum zich in de reguliere werkruimten van de afdeling communicatie bevindt, of dat een aparte locatie wordt ingericht. Houd er rekening mee dat het inrichten van een aparte locatie extra tijd in beslag neemt. Maar anderzijds dienen reguliere communicatietaken tijdens een crisis ook uitgevoerd te worden. Verder moet rekening worden gehouden met extra werkplekken voor de extra communicatiemensen die uit de voorlichterpool worden opgeroepen. Dit is bij bijna alle crises noodzakelijk. Bedenk ook een alternatieve locatie voor het Actiecentrum Voorlichten en Informeren en leg deze vast in het draaiboek. Op het moment dat het gemeentehuis niet bereikbaar is, kan hier de communicatie richting pers en publiek plaatsvinden Versie 0.2 Paginanummer Pagina 17 van 90

Techniek Het functioneren van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren veronderstelt een grote afhankelijkheid van de techniek. Dat is een kwetsbaar punt want i.g.v. een crisis, wordt ook op andere plaatsen in de organisatie een groot beroep gedaan op deze mensen. Bespreek dus vooraf met de afdeling ICT binnen de organisatie wat je precies nodig hebt en laat ingewikkelde procedures stap voor stap uitschrijven op papier zodat de mensen van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren meer zelfredzaam zijn. 2.10 Voorbereiden inrichting Perscentrum Een perscentrum is een werkruimte voor journalisten. Het perscentrum maakt geen onderdeel uit van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Het moet zich fysiek op een andere plaats bevinden. Met een goed werkend perscentrum wordt een grote dienst bewezen aan de media. In het perscentrum moet een aantal faciliteiten beschikbaar zijn. Zorg voor twee ruimten; één plaats voor persconferenties en één werkruimte voor journalisten. In de ruimte voor de persconferenties zijn geluidsapparatuur (versterkers, microfoons) en stoelen met tafels onontbeerlijk. Het is van belang om de werkruimte voor de journalisten te voorzien van een virtueel inlogpunt/draadloos netwerk. Op die manier kunnen zij gemakkelijk hun informatie naar de redactie sturen. Bepaalde media zijn self supporting door draadloze verbindingen en zendwagens. Maar reken hier niet teveel op. Zoek in de voorbereidende fase contact met wat lokale en regionale media om te overleggen waar zij mee geholpen zouden zijn om hun werk goed te kunnen doen. Zie voor de inrichting van het perscentrum in de praktijk deel vier. 2.11 Vooraf mandateren inschakelen calamiteitenzender Om ervoor te zorgen dat het inschakelen van de calamiteitenzender op het moment van crisis vlot verloopt, is het praktisch hiervoor van tevoren iemand te mandateren die deze taak op zich neemt, en één van de publieksvoorlichters aan te wijzen als contactpersoon voor de calamiteitenzender. Als bijlagen bij dit draaiboek zijn daarom opgenomen: een voorbeeld van een mandaatbesluit (bijlage 6); een voorbeeld van een besluit van of namens de burgemeester om de calamiteitenzender in te stellen (bijlage 6); een voorbeeld van een besluit van of namens de burgemeester om de status als calamiteitenzender te beëindigen (bijlage 6). In situaties tot en met GRIP 2 schakelt het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren de calamiteitenzender in na toestemming van de burgemeester. Bij GRIP 3 en hoger is hij hiervoor gemandateerd en informeert hij/zij het Beleidsteam dat de calamiteitenzender is ingeschakeld. Van dit voorbeeld-mandaatbesluit kan gebruik worden gemaakt, maar dat hoeft natuurlijk niet. Dit besluit is aan de burgemeester (zie bijlage 6). 2.12 Calamiteitenzender/regionale omroep Radio M Utrecht, onderdeel van RTV Utrecht, is de regionale calamiteitenzender voor de Provincie Utrecht. Volgens het convenant dat de omroeporganisatie en de burgemeesters en de Commissaris van de Koningin hebben gesloten, besluit de burgemeester om Radio M Utrecht in te schakelen als calamiteitenzender. Een burgemeester kan zich dan met officiële mededelingen tot de bevolking richten, zonder journalistieke bewerking van de kant van Radio M. In de praktijk van crises zijn lang voordat de burgemeester de eerste informatie kan geven, de regionale omroepen al in de lucht met journalistieke producties. Het is zaak om duidelijk te markeren vanaf welk moment de overheid wil dat de omroep als calamiteitenzender gaat functioneren. Ook moet er een duidelijk onderscheid worden gemaakt in de aan- en afkondigingen wanneer het gaat om officiële verklaringen van de burgemeester en wanneer het gaat om journalistiek werk, inclusief de dan uit te zenden vraaggesprekken. De algemene afspraken hierover staan beschreven in het convenant Calamiteitenzender (zie bijlage 6). De Veiligheidsregio Utrecht onderhoudt het convenant en de contacten met RTV Utrecht hierover. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 18 van 90

Maak de afzender duidelijk Er zijn door de Veiligheidsregio Utrecht afspraken gemaakt met RTV Utrecht over het gebruik van jingles op de radio ( dit is een bericht van de burgemeester van... ) om de afzender van de boodschap duidelijk te maken. Zorg er ook voor dat bij ieder bericht op de teletekstpagina van RTV Utrecht, de website van RTV Utrecht of een andere beelddrager duidelijk is dat het gaat om berichten die door de burgemeester zijn opgesteld en niet afkomstig zijn van de redactie van RTV Utrecht. 2.13 Informatienummer voor publieksvragen Bij een grote crisis bellen duizenden mensen voor informatie naar het gemeentehuis en raken de telefoonlijnen overbelast en is de gemeente niet bereikbaar. Schakel daarom zo snel mogelijk het landelijk publieksinformatienummer (0800) 1351 in. Als dit nummer wordt ingeschakeld, krijgt de gemeente de beschikking over een callcenter met een groot aantal getrainde telefonisten. Deze telefonisten geven antwoorden op vragen van het publiek. Deze antwoorden moeten worden geschreven door het Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Het is verstandig in het Actiecentrum een contactpersoon voor het externe callcenter aan te stellen. Deze persoon kan in het Actiecentrum werken, of op de locatie van het callcenter. Zie voor inschakeling van het landelijk publieksinformatienummer (0800) 1351 de poollijst crisiscommunicatie (bijlage 5). In de voorbereiding is het goed om met de afdeling ICT/Facilitaire zaken te onderzoeken hoeveel telefoontjes de gemeentelijke centrale aankan en wat er bij een teveel gebeurt. Wellicht is het mogelijk om een boodschap in een te spreken om mensen te verwijzen naar het 0800-nummer. Dat is beter dan een ingesprektoon of helemaal geen signaal. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 19 van 90

3. TIJDENS DE CRISIS In dit hoofdstuk vind je handvatten over wat er in welke volgorde moet gebeuren tijdens een crisis. Het kan je helpen om te voorkomen dat er belangrijke zaken over het hoofd worden gezien. 3.1 Wat moet er gebeuren in het eerste uur ( gouden uur ) In de eerste uren na het uitbreken van een crisis moet een aantal activiteiten worden opgestart. Het opzetten van de beleidscommunicatie en pers- en publieksvoorlichting zijn van groot belang. Het eerste uur wordt ook wel het gouden uur genoemd. Volg daarom de onderstaande stappen voor een succesvolle start van communicatie tijdens een crisis Het eerste kwartier Degene die de eerste melding van de crisis binnenkrijgt (bijv. de piketvoorlichter) belt onmiddellijk het hoofd communicatie of diens vervanger. Deze doet het volgende: 1. Controleren of de burgemeester (of de loco-burgemeester) is gewaarschuwd; 2. Inschatten hoe groot de crisis kan worden en bepalen of, en zo ja welke functies, van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren opgeroepen moeten worden; 3. Opdracht (aan een ander!) om eigen medewerkers op te roepen voor het Actiecentrum Voorlichten en Informeren en zonodig ook mensen van de Poollijst crisiscommunicatie. Beschouw hulp als een zegen en als noodzakelijk middel om de regie in de crisiscommunicatie te krijgen en te houden. Vrijwel geen enkele gemeente kan op eigen kracht het Actiecentrum Voorlichten en Informeren bezetten! Na het eerste kwartier Nadat bestuurlijk contact is gelegd en de bemensing voor het Actiecentrum Voorlichten en Informeren is gealarmeerd, begint het inhoudelijke werk. Ga zo snel mogelijk op zoek naar relevante informatie en stel een kernboodschap op voor het eerste persbericht: Over de crisisorganisatie: 1. Welke GRIP-fase is van toepassing? 2. Is het Regionaal Operationeel Team (ROT) bijeengeroepen? 3. Is (wordt) het Beleidsteam (BT) bij elkaar geroepen? Inhoudelijk: 1. Wat is er gebeurd? 2. Wanneer is het gebeurd? 3. Welke maatregelen worden genomen? 4. Hoe is het gebeurd? 5. Wie? (wees hiermee voorzichtig, nooit zomaar informatie over slachtoffers geven) Mogelijke bronnen om aan bovenstaande informatie te komen: - Adviseur Crisisbeheersing - piketnummer Mediavoorlichting Utrecht (zie poollijst) - evt. woordvoerder VRU (zie poollijst) - kranten, radio, TV, websites Versie 0.2 Paginanummer Pagina 20 van 90

Inrichten Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) Als het Beleidsteam wordt ingesteld, gaat het hoofd Actiecentrum V&I aan de slag met het inrichten van een actiecentrum. In een grote gemeente neemt een collega communicatie deze taak op zich, maar in een kleine gemeente (met één of soms twee communicatiemedewerkers) is dit veel lastiger. Benoem daarom in een kleine gemeente voor de eerste uren een interne collega met organisatorisch talent die als coördinator aan de slag gaat. Zo heeft de communicatieadviseur de tijd inhoudelijk advies en informatie aan pers en publiek te geven, terwijl het hoofd een crisiscommunicatieteam samenstelt en het actiecentrum op poten zet. Dit hoofd hoeft niet per definitie communicatiedeskundige te zijn, maar heeft wel inzicht in de communicatieprocessen binnen het Actiecentrum. Bij de opbouw van het Actiecentrum V&I houdt het hoofd Actiecentrum V&I in ieder geval rekening met: - volledige bemensing van het Actiecentrum V&I; - inrichten van de ruimten voor het Actiecentrum V&I; - voorhanden hebben van alle benodigde materialen; - opstellen van een rooster voor een drie-ploegendienst (evt. 24-uurs bezetting Actiecentrum V&I). De aflossing zal normaliter om de 8 uur zijn. Voor werkzaamheden waarbij een publieksfunctie wordt vervuld zal dat om de 4 uur zijn; - invullen en oproepen van de mensen van de eerste aflosploeg; - maken van een vast uurschema voor het leveren van informatie aan het beleidsteam (BT). Het werkritme van alle medewerkers van het Actiecentrum V&I moet hierop worden afgestemd. 3.2 Na het eerste uur Tijdens een calamiteit zal er een (korte) werkinstructie plaatsvinden door het hoofd Actiecentrum V&I. In het eerste uur zijn stappen gezet voor de opbouw van het Actiecentrum V&I en het vergaren van de eerste informatie. Zie hoofdstuk 5 voor de werkzaamheden na het eerste uur van alle afzonderlijke functionarissen (functiebeschrijvingen). Het vervolg van de benodigde acties na het eerste uur is te vinden in de afzonderlijke functiebeschrijvingen van de medewerkers van het Actiecentrum V&I dat te vinden is in hoofdstuk 5! Versie 0.2 Paginanummer Pagina 21 van 90

4. NA DE CRISIS 4. 1 De nazorgfase De nazorgfase wordt ook wel de crisis na de crisis genoemd. In tijd en kosten uitgedrukt, gaat het misschien wel om de meest ingrijpende fase voor een gemeentelijke organisatie. Na het plaatsvinden van een crisis moet de overheid zorg dragen dat de getroffenen zo snel mogelijk weer kunnen terugkeren naar hun normale dagelijkse situatie. Communicatie en het afleggen van verantwoording aan de bevolking en het bestuur zijn eveneens essentieel voor het welslagen van de uit te voeren taken. Ook is het belangrijk dat een gemeente zijn organisatie op een dusdanige manier aanpast dat de reguliere werkzaamheden zoveel mogelijk doorgang kunnen vinden: 4. 2 Afschalen 1. Bouw de communicatieactiviteiten geleidelijk af; 2. Evalueer en trek conclusies; 3. Zet ervaringen om in plannen en instructies. Als de beheersing van een crisis de afronding nadert en er geen directe operationele aansturing meer nodig is, wordt met de afschaling van de ingezette hulpdiensten en de bestuurlijke teams begonnen. Afhankelijk van de stand van zaken zal, veelal per kolom, fasegewijs worden afgebouwd. Er moet worden voorkomen dat er in de kolommen ongecontroleerd wordt afgeschaald. Vanaf GRIP 2 wordt de beslissing tot afschalen genomen door de burgemeester. Bij incidenten met een bovengemeentelijke omvang, wordt de beslissing tot afschalen genomen na overleg met de voorzitter van de Veiligheidsregio. Er wordt onderscheid gemaakt tussen afschaling en de opbouw van de nazorgfase. Hiervoor is veelal geen exact moment te bepalen, beide processen verlopen langs een glijdende schaal en kunnen elkaar overlappen. Het gemeentelijk beleidsteam moet zeer nadrukkelijk beleidsbeslissingen over de nazorg nemen voordat er bestuurlijk of operationeel wordt ontbonden. Hierbij valt te denken aan aspecten als wie de leiding of coördinatie heeft over de nazorgfase en welke activiteiten moeten worden opgestart of afgerond. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 22 van 90

5. FUNCTIEBESCHRIJVINGEN 5.1 Communicatieadviseur Beleidsteam (BT) 5.2 Hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) 5.3 Communicatieadviseur Actiecentrum V&I 5.4 Communicatieadviseur Regionaal Operationeel Team (ROT) 5.5 Procesverantwoordelijke Voorlichten en Informeren lijk Management Team (GMT) 5.6 Liaison (indien nodig) in BT en ROT 5.7 Redacteur vrijgegeven informatie 5.8 Assistent Actiecentrum V&I 5.9 Teamleider Persvoorlichting 5.10 Teamleider Publieksvoorlichting 5.11 Interne voorlichter 5.12 Persvoorlichter 5.13 Persvoorlichter rampterrein/ Ogen en oren plaats incident 5.14 Persvoorlichter Opvanglocatie 5.15 Media-analist 5.16 Publieksvoorlichter 5.17 Publieksvoorlichter Informatiecentrum 5.18 Publieksvoorlichter Opvanglocatie 5.19 Webredacteur (intranet/internet) 5.20 Contactpersoon bij extern callcenter (indien nodig) 5.21 Administratief ondersteuner 5.22 Webbeheerder Versie 0.2 Paginanummer Pagina 23 van 90

5.1 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Beleidsteam (BT) Doel Het adviseren van het BT, met als uitgangspunt het managen van het publieke vertrouwen. Verantwoording aan BT Algemene taken Je geeft inhoudelijk leiding aan het totale proces crisiscommunicatie. Je geeft namens het BT uitvoeringsopdrachten aan het Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Je bent binnen het actiecentrum verantwoordelijk voor de strategie en inhoud van de communicatie, het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren is verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de communicatie. Je adviseert het BT, en in het bijzonder de burgemeester over de externe en interne communicatiestrategie, de organisatie van de communicatie, (pers)woordvoeringslijn en informeren bevolking. Je geeft duiding aan de discussies en besluiten in het BT: welke effecten hebben de (voorgenomen) besluiten op de burgers / samenleving? Je brengt de buitenwereld in het BT! Je bent verantwoordelijk voor de afstemming van de communicatie met de operationele diensten, eventueel andere betrokken overheden of bedrijven/organisaties/instellingen. Werkzaamheden Je bent aanwezig bij alle bijeenkomsten van het BT. Maak expliciet dat je bij elk agendapunt communicatie een integraal onderdeel wilt laten zijn. Je zorgt ervoor dat de vergaderingen van het BT eindigen met besluitpunten rond communicatie. Je adviseert de burgemeester over het inschakelen van de calamiteitenzender, www.crisis.nl en het landelijk callcenter. Je laat het Actiecentrum V&I deze inschakelen. Je adviseert het BT over: - Heel snel en regelmatig met mededelingen komen - Inhoud en eenduidigheid van de boodschap intern en extern - Eventueel bezoek plaats incident (en je begeleid persoonlijk het bezoek). Je adviseert over afstemming met andere betrokken partijen, zoals Openbaar Ministerie, RVD, BZK, provincie, ziekenhuizen, waterschappen, partijen die bij een specifiek soort crisis in beeld komen (b.v. NS bij een treinramp), En je adviseert over: - De door hen te organiseren communicatieactiviteiten - De activiteiten van het Actiecentrum V&I. Je laat het Actiecentrum V&I deze contacten met die partijen leggen. Je geeft opdracht, via hoofd actiecentrum V&I: - Alle opdrachten van het BT te vertalen in communicatieactiviteiten naar diverse doelgroepen - Alle verstrekte opdrachten te laten terugkoppelen naar het BT. Je maakt deel uit van het Overleg Actiecentrum (dat wordt voorgezeten door het hoofd Actiecentrum V&I). Dit overleg bestaat uit: de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleider persvoorlichting, de teamleider publieksvoorlichting, de interne voorlichter, de procesverantwoordelijke V&I GMT, de redacteur vrijgegeven informatie en het hoofd Actiecentrum V&I, ondersteund door één of meer administratieve krachten. Je overlegt met communicatieadviseur ROT over de te volgen strategie, je wisselt info met deze persoon uit. Je doet beide ook met het Overleg Actiecentrum. Je informeert het BT over alle voor de communicatie relevante signalen van buiten (o.a. persen publieksvragen, signalen uit opvangcentrum en van plaats incident). Je bereidt de burgemeester en andere woordvoerders voor op de persconferentie (feiten en cijfers). Je bent technisch voorzitter bij persbriefings en conferenties. Je zorgt, zo snel mogelijk na het beëindigen van de rampbestrijdingswerkzaamheden voor een evaluatieverslag over het deelplan 18 (Voorlichten en informeren), inclusief aanbevelingen. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 24 van 90

Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Zorg dat communicatie op de agenda staat (laat je niet overrulen). Bij voorkeur niet op het eind, als apart punt, maar als aspect van elk agendapunt. Formuleer een korte kernboodschap. Denk eraan dat de burgemeester via diens kernboodschap empathie toont. Breng binnen een half uur een bericht naar buiten, al is het maar twee zinnen. Breng snel naar buiten wat voor iedereen zichtbaar is, en meld wat je nog niet weet. Laat je hiervoor vooraf mandateren door de burgemeester. Meld waar men binnenkort meer info kan vinden. Zorg ervoor dat in de communicatie altijd aandacht is voor de vraag: wat willen we dat het publiek doet (handelingsperspectief). Persconferentie: snel, maar zeker niet overhaast. Informatie moet goed gecontroleerd, betrouwbaar zijn. Houd de regie in eigen hand. Persconferenties regelmatig op vaste tijdstippen die je van tevoren bekend maakt en ook nakomt! Woordvoering voor camera of microfoon: doet alleen de burgemeester dat? Voeren ook deskundigen het woord bij een persconferentie (b.v. brandweercommandant)? Mag adviseur BT ook woord voeren en waarover dan? Maak in je advisering en in je communicatie onderscheid tussen verantwoordelijkheid nemen en aansprakelijkheid accepteren, om op die wijze te voorkomen dat de communicatie wordt gefrustreerd door juridische afwegingen. Help de burgemeester herinneren dat 70% van wat hij gaat doen, communicatie betreft. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 25 van 90

5.2 Functiebeschrijving Hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) Doel Coördineren van alle activiteiten rond de organisatie en uitvoering van de communicatie bij een crisis. Inhoudelijk word je aangestuurd door de communicatieadviseur BT. Verantwoording aan Communicatieadviseur ROT Algemene taken Je zorgt voor de inrichting en bemensing van het Actiecentrum Voorlichten en Informeren, inclusief een aparte locatie voor een perscentrum (plek voor persconferentie en werkplek voor pers). Je zorgt voor een communicatiestructuur en middelen, nodig voor het communiceren over de crisis. Je bent binnen het actiecentrum verantwoordelijk voor de organisatie en uitvoering van de communicatie, de communicatieadviseur BT is verantwoordelijk voor de strategie en inhoud van de communicatie. Je initieert en bent voorzitter van het strategisch team dat regelmatig overlegt. Dit team bestaat uit: de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleider persvoorlichting, de teamleider publieksvoorlichting, de interne voorlichter en het hoofd Actiecentrum V&I, ondersteund door een administratieve kracht. Werkzaamheden Je geeft opdracht zo snel mogelijk een eigen, afgescheiden ruimte in te richten als Actiecentrum V&I. Stelt een Assistent Actiecentrum V&I aan en delegeer organisatorische werkzaamheden. Je instrueert de mensen die al aanwezig zijn en zet deze op de meest vitale functies die het eerst van start moeten gaan. Je laat de Assistent Actiecentrum V&I voldoende voorlichtingsfunctionarissen bellen via de pool crisiscommunicatie. Ga daarbij uit van de functies uit dit draaiboek. Geef daarbij tips over wie het eerst te bellen. Je brieft de functionarissen en verdeelt de taken. Geef aan welke functies allemaal operationeel zijn/zullen worden zodat de mensen van het Actiecentrum V&I weten op wie ze kunnen rekenen. Je zorgt er voor dat alle betrokken adviseurs en voorlichters bij de start van hun werkzaamheden in het bezit komen van een werkomschrijving, functiebeschrijving, inlogmogelijkheden, elkaars (mobiele) telefoonnummers en van logboekformulieren. Je zorgt voor een regelmatig (bijvoorbeeld eens per uur) strategisch overleg Actiecentrum V&I tussen de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleiders pers- en publieksvoorlichting, de procesverantwoordelijke V&I GMT, de redacteur vrijgegeven informatie, de interne voorlichter, jezelf en de Administratieve ondersteuner Actiecentrum V&I. Laat voor dit overleg een korte standaardagenda maken en een besluitenlijst. Als de burgemeester opdracht geeft, zorg je ervoor dat de Teamleider Publieksvoorlichting de calamiteitenzender, www.crisis.nl en het callcenter activeert. Als dit is gebeurd, informeer je het BT. Je schakelt indien nodig een (Engelse) vertaler in voor vertaling van de informatie aan de internationale pers. Je zorgt voor een speciaal telefoonnummer voor de pers en je laat de teamleider perscommunicatie regelen dat het perscentrum voor persconferenties (en werkplek voor pers) wordt gerealiseerd. Je weegt af of er een fysiek publieksinformatiecentrum moet komen. Heeft het publiek er behoefte aan? Je laat de Teamleider Publieksvoorlichting zorgen voor een telefoonnummer speciaal bestemd voor publieksvoorlichting. Via dat nummer kunnen verwanten worden doorverbonden naar het CRIB telefoonnummer (verwanteninfo), als CRIB actief is. Je zorgt ervoor dat alle communicatielijnen van en naar het BT via liaison (indien nodig) lopen, en dat correct wordt vastgelegd welke informatie kan worden verspreid. Je zorgt ervoor dat alle informatie van en naar het BT via jou loopt. Je informeert de reguliere telefonistes over doorverwijzingen. Als er iets gebeurt buiten kantoortijden, zorg dan dat iemand het centrale nummer van de gemeente beantwoordt! Versie 0.2 Paginanummer Pagina 26 van 90

Je zorgt voor aflossing van de mensen van het actiecentrum (bij langdurige actie overgaan naar een drieploegendienst (3 x 8 uur), en denk ook aan de communicatieadviseur BT), en laat een Administratief ondersteuner Actiecentrum V&I een aflossingsschema maken. Je zorgt dat in elke ploeg medewerkers van je eigen gemeente zitten die de organisatie en de gemeente goed kennen. Je speelt vragen waar geen antwoorden op zijn, door aan ROT, GMT en BT. Je laat teamleiders pers- en publieksvoorlichting die vragen rechtstreeks doorspelen aan ROT, GMT of BT, met een kopie aan jou. Je zorgt ervoor dat tijdens de afbouwfase een nazorgplan wordt gemaakt. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Je moet zowel iemand met organisatorische kwaliteiten zijn, als iemand die inzicht in communicatie (rond een crisis) heeft. Je gebruikt alle info die je hoort voor het op poten zetten van je organisatie (anticiperen op wat er aan zit te komen). Je gebruikt alleen geaccordeerde info voor de inhoudelijke communicatie. Zorg ervoor dat je gemandateerd bent om te besluiten de rampenzender, het callcenter en www.crisis.nl te activeren. Denk aan: Voldoende voorzieningen (computers en internettoegang, flip-overs, whiteboards, viltstiften, TV-toestellen, radio s, audiovisuele apparatuur) in het Actiecentrum V&I, in het perscentrum, in het opvangcentrum. Schakel hiervoor de Assistent AC in. Maak een lijst met wie welke functie heeft, waar de functionarissen zitten en welk telefoonnummer deze functionarissen hebben. Verspreid die lijst in het actiecentrum. Laat de assistent AC badges maken met namen en functies. Delegeer! Doe niet teveel zelf, zorg dat anderen zaken uitvoeren. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 27 van 90

5.3 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Actiecentrum Voorlichten en Informeren Doel Vertaalslag van strategie en beleving in communicatie-uitingen Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je zorgt ervoor dat de strategie goed wordt doorvertaald in de diverse communicatie-uitingen en betrekt hierbij de ervaringen en beleving van de buitenwereld. Werkzaamheden Je verzamelt en ordent allerlei gegevens over informatieniveau, informatiebehoefte en informatiezoekgedrag van betrokkenen, publiek en pers. Je screent de omgevingsanalyse van de mediawatcher (of stelt deze zelf op). Je analyseert aangereikte informatie op de beleving van de doelgroep, betekenisgeving en duiding. Je doet op basis van de analyse voorstellen over kernboodschap en woordvoeringslijn, onder andere aan de Redacteur vrijgegeven informatie. Je vertaalt strategieën voor (onderdelen van) de crisiscommunicatie in uitvoeringsplannen. Je doet voorstellen voor de inzet van communicatiemiddelen. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. De functie is bestemd voor een ervaren communicatiefunctionaris die analytisch en inhoudelijk zeer sterk is en zich goed kan verplaatsen in de beleving van de doelgroepen (omgevingsbewust). Versie 0.2 Paginanummer Pagina 28 van 90

5.4 Functiebeschrijving Communicatieadviseur Regionaal Operationeel Team (ROT) Doel Eenduidige communicatie-uitingen Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je bent verantwoordelijk voor de afstemming van en de informatie over de communicatie(activiteiten) van het ROT met de communicatieadviseurs in het BT en het GMT, via liaison (indien nodig), en Actiecentrum V&I, via liaison (indien nodig). Je stemt de communicatie af met voorlichters van de operationele diensten als deze niet in het ROT aanwezig zijn. Je zorgt dat niet wordt afgeweken van de communicatiestrategie die het BT heeft vastgesteld. Je geeft duiding aan de discussies en besluiten van het ROT: welke effecten hebben de (voorgenomen) besluiten op de burgers / samenleving? Je brengt de buitenwereld in het ROT. Werkzaamheden Je woont vergaderingen van het ROT bij. Je informeert de communicatieadviseur BT en procesverantwoordelijke V&I GMT en de redacteur vrijgegeven informatie zo snel mogelijk (via de liaison) over de adviezen van het ROT. Je informeert (via de liaison, als CC) ook het hoofd Actiecentrum V&I. Je voert overleg met collega s communicatie van operationele diensten (brandweer, politie, geneeskundige hulpverlening). Je zorgt dat je goed geïnformeerd bent vanuit het BT, het GMT en het Actiecentrum V&I over de in gang gezette en te zetten communicatie. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Deze adviseur is in de praktijk iemand uit de voorlichterspool. Daarin worden / zijn enkele personen speciaal getraind op het vervullen van deze functie. Je wijst erop dat alle (eventuele) communicatieactiviteiten van het operationeel team eerst moeten worden afgestemd met het BT. De communicatielijnen naar het BT, het GMT, de redacteur vrijgegeven informatie en Actiecentrum V&I lopen via de liaison (indien nodig). Zorg dat communicatie op de agenda staat (laat je niet overrulen). Bij voorkeur niet op het eind, als apart punt, maar als aspect van elk agendapunt. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 29 van 90

5.5 Functiebeschrijving Procesverantwoordelijke Voorlichten en Informeren lijk Management Team (GMT) Doel Effectieve communicatie rond gemeentelijke processen, afgestemd met de communicatieactiviteiten elders in de rampenorganisatie Verantwoording aan Communicatieadviseur BT Algemene taken Je bent verantwoordelijk voor de afstemming van de communicatie tussen het GMT het en het Actiecentrum V&I. Je selecteert uit de informatie over de andere gemeentelijke actiecentra (bijv opvang en verzorging of registratie slachtoffers) informatie die voor het Actiecentrum V&I van belang is. Je stemt de informatie uit het GMT af met de communicatieadviseur in het ROT en de adviseur in het BT. Je geeft duiding aan de discussies en besluiten in het GMT: welke effecten hebben de (voorgenomen) besluiten op de burgers / samenleving? Je brengt de buitenwereld in het GMT. Werkzaamheden Je woont GMT-vergaderingen bij en adviseert het GMT. Je zorgt dat het GMT op de hoogte is van de communicatiestrategie van het BT en dat acties daarmee in overeenstemming zijn. Je informeert hoofd Actiecentrum V&I. Je stemt af met de communicatieadviseur ROT en de adviseur in het BT. Je bent aanwezig bij het strategisch overleg van het AC. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. De communicatielijnen naar het BT lopen via de liaison (indien nodig), maar je informeert het hoofd Actiecentrum V&I hierover; Je zorgt dat je goed geïnformeerd bent vanuit het BT en het Actiecentrum V&I over de ingang gezette en te zetten communicatie. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 30 van 90

5.6 Functiebeschrijving Liaison (indien nodig) Deze functie is indien nodig met name in het BT en ROT maar kan ook op andere plekken worden ingezet. Let bij het invullen van deze functie in ieder geval scherp op de eenduidigheid van de over te brengen boodschap. Doel Informatie-uitwisseling tussen BT en adviserende en uitvoerende communicatiemedewerkers snel, correct en concreet tot stand brengen Verantwoording aan Afhankelijk van de inzet Algemene taken Je bent verantwoordelijk voor het overbrengen van opdrachten en beslissingen van het BT naar het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Je brengt informatie over de crisis over aan de redacteur vrijgegeven informatie. Je bent ook verantwoordelijk voor het overbrengen van informatie van buiten naar het BT. Daarin word je gevoed door de communicatieadviseur uit het ROT, de procesverantwoordelijke V&I GMT, door de teamleiders persvoorlichting en publieksvoorlichting en door de interne voorlichter. Dit loopt wel altijd via het hoofd Actiecentrum V&I. Deze dient te worden geïnformeerd. Je neemt deel aan een regelmatig strategisch overleg tussen de communicatieadviseur BT, het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren, de teamleiders pers- en publieksvoorlichting en de interne voorlichter. Werkzaamheden Je zit bij de vergaderingen van het BT (luisterend, op de achtergrond, liefst met laptop om meteen relevante info voor het Actiecentrum V&I en voor de redacteur in te tikken). Je analyseert en anticipeert in het strategisch overleg op ontwikkelingen en verloop van gebeurtenissen, de betrokken partijen en de gevolgen van één en ander. Je neemt deel aan regelmatig overleg van het strategisch team. Dit team bestaat uit: de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleider persvoorlichting, de teamleider publieksvoorlichting, de interne voorlichter en het hoofd Actiecentrum V&I, ondersteund door een administratieve kracht. Je werkt met logboekformulieren met tijdsaanduiding. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 31 van 90

5.7 Functiebeschrijving Redacteur vrijgegeven informatie Doel Formuleren van te publiceren teksten voor alle eigen media Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je schrijft alle teksten voor persberichten, bewonersbrieven, website, tekstbalken op calamiteitenzender, Q&A publieksvoorlichters/callcenter op basis van geautoriseerde informatie uit o.a. het BT, ROT en GMT. Werkzaamheden Je verzamelt je geautoriseerde informatie (o.a. sitraps, besluitenlijsten, logboeken). Je stemt de inhoud af met de Communicatieadviseur Actiecentrum V&I i.v.m. de te volgen strategie. Je geschreven teksten gaan (via de liaison) naar het BT. Na accordering gaan deze via het hoofd Actiecentrum V&I naar het hele Actiecentrum V&I (met name de teamleiders en interne voorlichter). Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Let in je teksten op empathie en handelingsperspectief. Vraag het hoofd Actiecentrum V&I of vertalingen van teksten gewenst zijn voor bijv. de internationale pers of andere relevante doelgroepen. Zorg ervoor dat in de communicatie altijd aandacht is voor de vraag: wat willen we dat het publiek doet (handelingsperspectief). Versie 0.2 Paginanummer Pagina 32 van 90

5.8 Functiebeschrijving Assistent Actiecentrum Voorlichten en Informeren Doel Ondersteunen activiteiten vanuit het Actiecentrum Voorlichten en Informeren Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je voert opdrachten en handelingen uit voor het hoofd Actiecentrum V&I en koppelt alle opdrachten en handelingen terug. Werkzaamheden Je voert alle voorkomende ondersteunende werkzaamheden uit voor uitsluitend het hoofd Actiecentrum V&I (rechterhand). Je belt in opdracht van het hoofd Actiecentrum V&I de poollijst voor extra medewerkers. Je bereidt een vervangingsschema voor (3x8uur). Je neemt de telefoon op voor het hoofd Actiecentrum. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 33 van 90

5.9 Functiebeschrijving Teamleider Persvoorlichting Doel Coördineren van de persvoorlichting Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je stuurt het team persvoorlichters aan en bent verantwoordelijk voor voldoende bemensing (i.o.m. hoofd Actiecentrum V&I). Je bent verantwoordelijk voor het informeren van de media, waarbij slechts door het BT geautoriseerde informatie mag worden verstrekt. Je informeert de communicatieadviseur BT (via de liaison, met een cc naar het hoofd Actiecentrum V&I) over de berichtgeving in de media en de ontwikkelingen daarin en je signaleert eventuele onjuistheden en tegenstrijdigheden. Je informeert de communicatieadviseur BT (via de liaison, met een cc naar het hoofd Actiecentrum V&I), over vragen waarop geen (geautoriseerde) antwoorden kunnen worden gegeven. Die vragen ontvang je via je persvoorlichters en media-analisten. Werkzaamheden Vanaf het eerste moment van een crisis zijn persvoorlichters van politie, brandweer en/of geneeskundige hulpverlening aan het werk, meestal op de plaats van het incident. Zodra het gemeentelijk Actiecentrum V&I is opgestart, moet je contact leggen met de operationele voorlichters. Zij kunnen het Actiecentrum van belangrijke informatie uit het veld voorzien. Vraag ook wat ze al aan de pers hebben verteld. Spreek helder af dat het actiecentrum de informatie richting pers overneemt. Houdt het contact met de operationele voorlichters gedurende de hele crisis in stand. Je verdeelt de functies onder de persvoorlichters, je deelt de functiebeschrijvingen uit het draaiboek uit, je geeft ze een duidelijke instructie (briefing) wat van hen wordt verwacht, hoe wordt gewerkt (informatie-uitwisseling, registratie, gegevensbestanden, contactgegevens), overhandigt ze een badge en andere noodzakelijke materialen en zet ze aan het werk. Je laat alle (concepten van) teksten voor persberichten aan de media schrijven door de redacteur vrijgegeven informatie. Je legt concepten van persberichten voor aan het BT en zorgt voor snelle en adequate informatie aan de communicatieadviseur BT over de door de media gesignaleerde ontwikkelingen, eventuele onjuistheden/tegenstrijdigheden en dergelijke. Je zorgt voor de inrichting (of laat dit doen door de persvoorlichters) van een perscentrum (voor persconferenties en werkplek pers). Je zorgt voor adequate inrichting en organisatie van de persconferentie. Je zorgt voor opnamen (video of audio) van de persconferentie(s). Je zorgt dat het BT snel te weten komt welke vragen er leven bij de media die nog niet via de geautoriseerde informatie kunnen worden beantwoord. Je bent verantwoordelijk voor de juiste nummering, datering en tijdsaanduiding van persberichten en voor een goede verspreiding daarvan. Je stemt informatie aan de redactionele poot van de calamiteitenzender af met de teamleider publieksvoorlichting en de webredacteur. Je informeert de media over de telefoonnummers voor pers- en publieksvoorlichting. Je geeft via de liaison (indien nodig) informatie door aan het BT. Over wat je doorgeeft aan het BT via de liaison (indien nodig) informeer je ook het hoofd Actiecentrum V&I. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Benadruk bij het team de impact van de crisis en het belang van een goede relatie met de media: we zijn van elkaar afhankelijk. Ze zijn niet lastig maar een belangrijk informatiekanaal. Speciale aandacht voor regionale pers (belangrijke bron voor direct betrokkenen). Deze is meestal in meer (lokale) details geïnteresseerd dan de andere media. Pas na uitdrukkelijke toestemming van het BT mag informatie worden gegeven over: oorzaak, schade, gevolgen, schatting tijd nodig voor het herstel en aantallen gewonden en doden. Persconferentie organiseren: denk aan voldoende illustratiemateriaal, zoals kaarten, controle, toegang en catering, denk aan middenpad voor camera s, eenvoudige aftocht burgemeester (niet door een haag van camera s), e.d. Geluidsinstallatie voor persconferenties. Je zorgt dat Versie 0.2 Paginanummer Pagina 34 van 90

er opname van beeld en geluid is voor de persconferenties. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 35 van 90

5.10 Functiebeschrijving Teamleider Publieksvoorlichting Doel Coördineren van de Publieksvoorlichting Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je stuurt het team publieksvoorlichters aan en bent verantwoordelijk voor voldoende bemensing (i.o.m. hoofd Actiecentrum V&I). Je bent verantwoordelijk voor de publieksvoorlichting via de (informatie)balies, opvangcentra, de gemeentelijke site of www.crisis.nl, in- of extern callcenter en de calamiteitenzender, waarbij slechts door het BT geautoriseerde informatie mag worden verstrekt. Je informeert de communicatieadviseur BT (via de liaison, met een cc naar het hoofd Actiecentrum V&I) over de terugkoppeling van de publieksvoorlichters over geluiden vanuit het publiek en de ontwikkelingen daarin en je signaleert eventuele onjuistheden en tegenstrijdigheden. Je informeert de communicatieadviseur BT (via de liaison, met een cc naar het hoofd Actiecentrum V&I), over vragen waarop geen (geautoriseerde) antwoorden kunnen worden gegeven. Die vragen ontvang je via je publieksvoorlichters. Je neemt deel aan regelmatig overleg van het strategisch team. Dit team bestaat uit: de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleider persvoorlichting, de teamleider publieksvoorlichting, de interne voorlichter en het hoofd Actiecentrum V&I, ondersteund door een administratieve kracht. Werkzaamheden Je verdeelt de functies onder de publieksvoorlichters, je deelt de functiebeschrijvingen uit het draaiboek uit, je geeft ze een duidelijke instructie (briefing) wat van hen wordt verwacht, hoe wordt gewerkt (informatie-uitwisseling, registratie, gegevensbestanden, contactgegevens), overhandigt ze een badge en andere noodzakelijke materialen en zet ze aan het werk. Je zorgt dat de webredactie, publieksvoorlichters in opvangcentra, informatiecentra en alle publieksvoorlichters aan balies en telefoon, continu beschikken over de meest actuele en geautoriseerde informatie. Je wijst één publieksvoorlichter aan die verantwoordelijk is voor het opstellen en bijhouden van de Q&A-lijst (met versienummer!) tbv het callcenter, de website en andere publieksinformatiepunten. Je zorgt voor het bekendmaken van het gemeentelijk informatienummer voor publiek en je instrueert de mensen van de telefooncentrale van de gemeente over doorverwijzing. Je zorgt zonodig voor de inrichting/het laten inrichten van een publieksinformatiebalie. Je zorgt dat vragen van het publiek (ook uit opvangcentra) waarop een antwoord uit het BT moet komen, de communicatieadviseur BT bereiken (via hoofd Actiecentrum V&I). Als het gemeentelijk nummer niet meer voldoet, schakel je in opdracht van het BT of het hoofd Actiecentrum V&I het landelijk callcenter in en activeert het nummer. Je doet dit via het NCC. Je informeert het callcenter (via de contactpersoon extern callcenter ( 5.20) over het verwanteninformatienummer, waarnaar callcentermedewerkers verwanten kunnen doorverwijzen (CRIB levert dat nummer). Je zorgt ervoor dat je het publieksinformatienummer bekendmaakt onder de operationele diensten en andere instanties zodat zij publiek kunnen doorverwijzen. Je stemt af met CRIB over doorschakelen van vragen over verwanteninformatie. Je zorgt in opdracht van het BT of het hoofd Actiecentrum V&I voor het opstarten van de (crisis)website (delegeer aan webredacteur crisis.nl). Je schakelt in opdracht van het BT of het hoofd Actiecentrum V&I de calamiteitenzender in, volgens de procedure in de bijlage. Je bent verantwoordelijk voor het snel en adequaat uitzenden van officiële boodschappen op de calamiteitenzender. Hiervoor wijs je één publieksvoorlichter aan als contactpersoon. Dat kan zijn via beeld, geluid, of tekstbalken die in beeld lopen (let op herkenbaarheid van deze info t.o.v. de info van de eigen journalistieke redactie van RTV Utrecht, bijv. Door gebruik van een jingle. Je instrueert telefoonteams over de relatie met het CRIB en het invullen van CRIBformulieren. Je legt contact met CRIB om na te gaan of en wanneer lijsten van slachtoffers op de website moeten worden geplaatst. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 36 van 90

Je laat informatie zonodig vertalen. Je zorgt eventueel voor (professionele) foto s en eventueel bewegend beeld van de ramplocatie bij de mediawatcher, m.n. voor plaatsing op de website en het intranet. Laat dit maken of probeer ze elders te krijgen. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Benadruk bij het team de impact van de crisis en het belang van een goede publieksvoorlichting. Maak gebruik van Q&A (vraag- en antwoordlijsten) die je steeds weer actualiseert aan de hand van binnenkomende vragen en beschikbare antwoorden. Neem ook de vragen op waar nog geen antwoorden op zijn. Nummer de Q&A-lijsten. Denk aan mensen met een (visuele/auditieve beperking). Afhankelijk van de omvang van de crisis, kun je overwegen deze functie te splitsen in een teamleider website/rampenzender en een teamleider callcenter / publieksbalie / receptie / opvangcentrum. Denk aan specifieke doelgroepen, bijvoorbeeld intermediaire kaders zoals natuur en milieuorganisaties. Zorg voor informatievoorziening in het openbare deel van het gemeentehuis, ook voor het reguliere publiek. Bijvoorbeeld een tv bij de receptie die op de calamiteitenzender staat, of een scherm waarop www.crisis.nl is te zien. Hou in de gaten of het publiek zich ook in persoon meldt bij het gemeentehuis met vragen. Regel dan dat ze goed te woord worden gestaan of worden opgevangen. Maak het verwanteninformatienummer, waarnaar callcentermedewerkers verwanten kunnen doorverwijzen (CRIB levert dat nummer), niet algemeen bekend om verstopping te voorkomen. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 37 van 90

5.11 Functiebeschrijving Interne voorlichter Doel Informeren van de medewerkers en bestuurders van de gemeente en de medewerkers van de gemeentelijke rampenbestrijdingsorganisatie. Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je bent belast met intern bekend maken van alle geaccordeerde informatie. Je hebt een signaalfunctie voor de informatiebehoefte van de interne organisatie. Je neemt deel aan regelmatig overleg van het strategisch team. Dit team bestaat uit: de communicatieadviseur BT, de liaison (indien nodig), de teamleider persvoorlichting, de teamleider publieksvoorlichting, de interne voorlichter en het hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren, ondersteund door een administratieve kracht. Werkzaamheden Je zorgt ervoor dat alle informatie die extern wordt verspreid ook intern wordt verspreid, liefst voorafgaand aan externe verspreiding. Je vertaalt de informatiebehoefte van de organisatie in specifieke interne berichtgeving. Je verspreidt geaccordeerde informatie binnen het gemeentehuis, de gemeentelijke actiecentra (CRIB, CRAS, enz). Je verzendt kopieën van deze informatie naar de communicatiecontactpersonen van de brandweer, politie, geneeskundige dienst en betrokken instanties (bijvoorbeeld ziekenhuizen). Je informeert leden college B&W en de raad. Je houdt van alle activiteiten het hoofd Actiecentrum V&I op de hoogte. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Je gaat na of er foto s of bewegende beelden zijn van de ramp bij de mediawatcher. Verspreid deze onder de eigen ramporganisatie, zodat allen zich een beeld kunnen vormen van wat er gaande is, ook degene die b.v. in een opvangcentrum werken en weinig zien van de ramp. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Zorg dat je z.s.m. contactgegevens (liefst mailadressen) hebt van de diverse actiecentra binnen (en buiten) de gemeente. Check of je berichten doorkomen. Liefst eerst intern voorlichten, voordat dat extern gebeurt, maar desnoods kan dat ook andersom, als anders de nieuwsvoorziening teveel wordt vertraagd. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 38 van 90

5.12 Functiebeschrijving Persvoorlichter Doel Pers voorzien van juiste informatie en signalen ophalen Verantwoording aan Teamleider Persvoorlichting Algemene taken Je verzendt geaccordeerde persberichten en beantwoordt persvragen op grond van geaccordeerde informatie. Of je legt uit waarom dat nog niet kan. Je zorgt ervoor dat persvragen snel bij het BT terechtkomen (via hoofd Actiecentrum V&I). Je begeleidt de pers en bent eerste aanspreekpunt. Werkzaamheden Je beantwoordt vragen van de pers (aan de hand van de geautoriseerde informatie). Je signaleert en inventariseert vragen van de pers en geeft deze door aan de Teamleider Persvoorlichting die beantwoording vanuit het BT regelt. Je noteert alle vragen die je nog niet kunt beantwoorden. Je ontvangt en begeleidt de pers in het perscentrum. Je legt alle mediacontacten vast op logboekformulieren met tijdaanduiding. Je helpt, indien nodig, mee bij de voorbereiding van een persconferentie. Je onderhoudt contact met de persvoorlichter(s) Rampterrein en Opvanglocatie en stemt de boodschap af. Je houdt adressenbestanden met contactgegevens van de media bij in een centraal, toegankelijk bestand. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Kom altijd je afspraken met de pers na, ook al heb je nog geen antwoord, bel ze terug/laat wat horen. Het belang van een goede relatie met de media is cruciaal: we zijn van elkaar afhankelijk. Ze zijn niet lastig maar een belangrijk informatiekanaal. Speciale aandacht voor regionale pers (belangrijke bron voor direct betrokkenen). Deze is meestal in meer (lokale) details geïnteresseerd dan de andere media. Pas na uitdrukkelijke toestemming van het BT mag informatie worden gegeven over: oorzaak, schade, gevolgen, schatting tijd nodig voor het herstel en aantallen gewonden en doden. Persconferentie organiseren: denk aan voldoende illustratiemateriaal, zoals kaarten, controle, toegang en catering, denk aan middenpad voor camera s, eenvoudige aftocht burgemeester (niet door een haag van camera s), e.d. Geluidsinstallatie voor persconferenties. Je zorgt dat er opname van beeld en geluid is voor de persconferenties. Zie bijlage tips inrichting persruimte, achterin dit deelplan. Geef journalisten inzicht in hoe de rampenbestrijdingsorganisatie in elkaar steekt (b.v. hoe moeilijk het is om een beeld te krijgen van hoeveelheid gewonden en doden). Dat inzicht moet je zelf dus hebben! Versie 0.2 Paginanummer Pagina 39 van 90

5.13 Functiebeschrijving Persvoorlichter rampenterrein/oren en ogen plaats incident Doel Pers voorzien van juiste informatie en signalen ophalen ter plaatse Verantwoording aan Teamleider persvoorlichting Algemene taken Je beantwoordt vragen van de pers (aan de hand van de geautoriseerde informatie) en verzorgt de (eerste) perswoordvoering na de melding van het incident. Deze woordvoering beperkt zich tot de (zichtbare) feiten. Werkzaamheden Je stemt af met de woordvoerders van de operationele diensten (brandweer/ (VRU) en politie) ter plaatse en maakt afspraken over de woordvoering. Je informeert de pers over de bereikbaarheid van de persvoorlichting in het Actiecentrum. Je informeert de pers over de tijdstippen van een persconferentie. Je signaleert en inventariseert vragen van de pers ter plaatse, begeleidt ze (persvak?) en faciliteert ze (verbindingen) en geeft vragen waar nog geen antwoord op is door aan de Teamleider Persvoorlichting die beantwoording vanuit het BT regelt. Je noteert alle vragen die je nog niet kunt beantwoorden. Je onderhoudt contact met de andere persvoorlichter(s) en de Teamleider Persvoorlichting en stemt de boodschap af. Je houdt adressen en contactgegevens van de media bij en geeft deze door aan de persvoorlichters in het AC t.b.v. het centrale adressenbestand. Je vergaart informatie die door de media, slachtoffers, omstanders, bewoners en andere belanghebbenden op de plaats incident worden rondverteld en koppelt dit terug aan de Teamleider Persvoorlichting en de andere persvoorlichters. Je probeert deze informatie te filteren en via meerdere bronnen te toetsen op betrouwbaarheid. Je informeert de communicatieadviseurs in het BT en het operationeel team met voor jou relevante informatie die eventueel kan worden gebruikt voor de uit te zetten communicatiestrategie. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Kom altijd je afspraken met de pers na, ook al heb je nog geen antwoord, bel ze terug/laat wat horen. Het belang van een goede relatie met de media is cruciaal: we zijn van elkaar afhankelijk. Ze zijn niet lastig maar een belangrijk informatiekanaal. Speciale aandacht voor regionale pers (belangrijke bron voor direct betrokkenen). Deze is meestal in meer (lokale) details geïnteresseerd dan de andere media. Pas na uitdrukkelijke toestemming van het BT mag informatie worden gegeven over: oorzaak, schade, gevolgen, schatting tijd nodig voor het herstel en aantallen gewonden en doden. Persconferentie organiseren: denk aan voldoende illustratiemateriaal, zoals kaarten, controle, toegang en catering, denk aan middenpad voor camera s, eenvoudige aftocht burgemeester (niet door een haag van camera s), e.d. Geluidsinstallatie voor persconferenties. Je zorgt dat er opname van beeld en geluid is voor de persconferenties. Zie bijlage tips inrichting persruimte, achterin dit deelplan. Geef journalisten inzicht in hoe de rampenbestrijdingsorganisatie in elkaar steekt (b.v. hoe moeilijk het is om een beeld te krijgen van hoeveelheid gewonden en doden). Dat inzicht moet je zelf dus hebben! Versie 0.2 Paginanummer Pagina 40 van 90

5.14 Functiebeschrijving Persvoorlichter Opvanglocatie Doel Pers voorzien van juiste informatie en signalen ophalen ter plaatse Verantwoording aan Teamleider persvoorlichting Algemene taken Je beantwoordt vragen van de pers (aan de hand van de geautoriseerde informatie) en begeleidt de pers op de opvanglocatie. Deze woordvoering beperkt zich tot de (zichtbare) feiten. Het wordt afgeraden om pers actief op de opvanglocatie toe te laten, maar is niet altijd te voorkomen. Werkzaamheden Je informeert de pers over de bereikbaarheid van de persvoorlichting in het Actiecentrum. Je stemt af met de publieksvoorlichters (en eventuele persvoorlichters van operationele diensten) in de opvanglocatie en maakt afspraken over de woordvoering. Je informeert de pers over de tijdstippen van een persconferentie. Je signaleert en inventariseert vragen van de pers ter plaatse, begeleidt ze (persvak) en faciliteert ze (verbindingen) en geeft vragen waar nog geen antwoord op is door aan de Teamleider Persvoorlichting die beantwoording vanuit het BT regelt. Je noteert alle vragen die je nog niet kunt beantwoorden. Je onderhoudt contact met de andere persvoorlichter(s) en de Teamleider Persvoorlichting en stemt de boodschap af. Je houdt adressen en contactgegevens van de media bij en geeft deze door aan de persvoorlichters in het AC t.b.v. het centrale adressenbestand. Je vergaart informatie die door de media, slachtoffers, omstanders, bewoners en andere belanghebbenden op de plaats incident worden rondverteld en koppelt dit terug aan de Teamleider Persvoorlichting en de andere persvoorlichters. Je probeert deze informatie te filteren en via meerdere bronnen te toetsen op betrouwbaarheid. Je informeert de communicatieadviseurs in het BT en het operationeel team met voor jou relevante informatie die eventueel kan worden gebruikt voor de uit te zetten communicatiestrategie. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Kom altijd je afspraken met de pers na, ook al heb je nog geen antwoord, bel ze terug/laat wat horen. Het belang van een goede relatie met de media is cruciaal: we zijn van elkaar afhankelijk. Ze zijn niet lastig maar een belangrijk informatiekanaal. Speciale aandacht voor regionale pers (belangrijke bron voor direct betrokkenen). Deze is meestal in meer (lokale) details geïnteresseerd dan de andere media. Pas na uitdrukkelijke toestemming van het BT mag informatie worden gegeven over: oorzaak, schade, gevolgen, schatting tijd nodig voor het herstel en aantallen gewonden en doden. Persconferentie organiseren: denk aan voldoende illustratiemateriaal, zoals kaarten, controle, toegang en catering, denk aan middenpad voor camera s, eenvoudige aftocht burgemeester (niet door een haag van camera s), e.d. Geluidsinstallatie voor persconferenties. Je zorgt dat er opname van beeld en geluid is voor de persconferenties. Geef journalisten inzicht in hoe de rampenbestrijdingsorganisatie in elkaar steekt (b.v. hoe moeilijk het is om een beeld te krijgen van hoeveelheid gewonden en doden). Dat inzicht moet je zelf dus hebben! Versie 0.2 Paginanummer Pagina 41 van 90

5.15 Functiebeschrijving Media-analist Doel Het signaleren, samenvatten, analyseren en overbrengen van het beeld dat de media van de crisis (bestrijding) schetsen. Verantwoording aan Teamleider persvoorlichting Algemene taken Je informeert via de Teamleider Persvoorlichting de communicatieadviseur in het Beleidsteam over berichtgeving door de media (schriftelijke, digitale, audio of visuele) door regelmatig samenvattingen te maken en analyses van deze berichtgeving op te stellen. Je zorgt ervoor dat via de Teamleider Persvoorlichting de samenvattingen gaan naar de Teamleider Publieksvoorlichting, de interne voorlichter, de adviseurs ROT, GMT en BT en het hoofd Actiecentrum V&I. Werkzaamheden Je informeert betrokkenen over de berichtgeving in de media en signaleert onjuistheden, kennelijke tegenstrijdigheden en vragen in de externe berichtgeving. Je maakt een omgevingsanalyse op grond van het nieuws dat je in verschillende media aantreft en stemt deze af met de Communicatieadviseur Actiecentrum V&I. Je controleert of essentiële informatie in voldoende mate wordt herhaald. Je volgt zoveel mogelijke media: radio-uitzendingen van lokale, regionale en landelijke omroepen, televisie-uitzendingen van regionale, landelijke en buitenlandse zenders en teletekst, alle kranten en tijdschriften. Je volgt de berichtgeving over de crisis op andere websites. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. De Teamleider Persvoorlichting is verantwoordelijk voor de zorg voor voldoende middelen (tv s, radio s, kranten, pc s met internet, etc.) en regelt dat met degene die de facilitaire ondersteuning binnen de gemeente organiseert. Denk ook aan videosites (Youtube), discussiesites, e.d. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 42 van 90

5.16 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter Doel Informeren bevolking en signalen ophalen Verantwoording aan Teamleider publieksvoorlichting Algemene taken Zolang het callcenter 0800-1351niet is ingeschakeld, bemens je de lokale publiekstelefoon of informatiebalie van de gemeente. Je geeft geautoriseerde informatie aan het publiek. Dit ontvang je van de Teamleider Publieksvoorlichting. Je signaleert vragen en opmerkingen vanuit het publiek en intermediaire kaders en geeft deze door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Werkzaamheden Je staat het publiek te woord en verstrekt alleen geautoriseerde informatie. Je noteert alle contacten met het publiek. Je verwijst naar relevante media waar meer informatie te vinden is (website, callcenter). Je zorgt voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) slachtoffers naar het CRIB. Je maakt een lijst (of draagt hieraan bij) met vragen en standaardantwoorden (Q&A) en houdt deze continu bij onder vermelding van een versienummer. Je stemt deze af met andere publieksvoorlichters via je Teamleider Publieksvoorlichting. Je signaleert vragen van het publiek waarop een antwoord uit het BT moet komen. Die vragen speel je door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Als er een fysieke publieksinformatiebalie komt, help je met de inrichting en bemensing. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Blijf kalm en laat je niet verleiden om dingen te zeggen die je niet zeker weet. Stel je behulpzaam op, de mensen zijn slachtoffer van een crisis en kunnen wel wat hulp en medeleven gebruiken. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 43 van 90

5.17 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter Informatiecentrum Doel Informeren bevolking en signalen ophalen in het Informatiecentrum Verantwoording aan Teamleider publieksvoorlichting Algemene taken Je geeft geautoriseerde informatie aan het publiek in het Informatiecentrum. Dit ontvang je van de Teamleider Publieksvoorlichting. Je signaleert vragen en opmerkingen vanuit het publiek en intermediaire kaders en geeft deze door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Werkzaamheden Je hebt bij de inrichting en bemensing van de publieksinformatiebalie en/of het informatiecentrum. Je staat het publiek te woord en verstrekt alleen geautoriseerde informatie. Je noteert alle contacten met het publiek aan de hand van logboekformulieren met tijdaanduiding. Je verwijst naar relevante media waar meer informatie te vinden is (website, callcenter) Je zorgt voor correcte doorverwijzing van verwanten van (mogelijke) slachtoffers naar het CRIB. Je stemt af met eventuele publieksvoorlichters van andere betrokken instanties. Je maakt een lijst (of draagt hieraan bij) met vragen en standaardantwoorden (Q&A) en houdt deze continu bij onder vermelding van een versienummer. Je stemt deze af met andere publieksvoorlichters via je Teamleider Publieksvoorlichting. Je signaleert vragen van het publiek waarop een antwoord uit het BT moet komen. Die vragen speel je door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Je werkt met logboekformulieren met tijdsaanduiding. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Blijf kalm en laat je niet verleiden om dingen te zeggen die je niet zeker weet. Stel je behulpzaam op, de mensen zijn slachtoffer van een crisis en kunnen wel wat hulp en medeleven gebruiken. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 44 van 90

5.18 Functiebeschrijving Publieksvoorlichter Opvanglocatie Doel Verspreiden informatie aan betrokkenen, signalen uit opvanglocatie terugkoppelen Verantwoording aan Teamleider publieksvoorlichting Taakomschrijving Je geeft geautoriseerde informatie aan de mensen in de opvanglocatie, zowel aan hulpverleners, de opgevangen personen als de bezoekers. Je signaleert vragen en opmerkingen vanuit het publiek en intermediaire kaders en geeft deze door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Werkzaamheden Je geeft actief geautoriseerde informatie aan de mensen in de opvanglocatie en je maakt geautoriseerde informatie bekend via bijvoorbeeld een publicatiebord (bewonersbrieven, etc). Je beantwoordt de vragen met uitsluitend geautoriseerde informatie. Je stemt af met de mensen van CRIB over de publieksvoorlichting en verwanteninformatie. Je stemt af met de coördinator van de hulpverleners in de opvanglocatie: wie doet wat, wie neemt welk soort vragen van burgers in behandeling, hoe wordt de pers op afstand gehouden. Je signaleert behoefte aan informatie in de opvanglocatie en koppelt dat terug naar het BT via de Teamleider Publieksvoorlichting. Je registreert alle vragen (ook de vragen waarop je nog geen antwoord kunt geven) en reacties daarop en geeft deze door aan de Teamleider Publieksvoorlichting. Hiervoor gebruik je logboekformulieren. Je stemt af met de persvoorlichters over de begeleiding van de pers en de woordvoering in het opvangcentrum. Je stemt met de betrokkenen af of ze bereid zijn met de pers te praten. Je bereidt de begeleiding van hoogwaardigheidsbekleders in de opvanglocatie voor, in overleg met het hoofd Actiecentrum V&I en de communicatieadviseur BT. Je plaatst borden met informatie/laatste nieuws en met veelvoorkomende vragen. Zorg voor goede verwijzingen naar en binnen de opvanglocatie. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Stem af met het proces Opvang en Verzorging of er in de opvangcentra radio, televisie en internet zijn. Blijf kalm en laat je niet verleiden om dingen te zeggen die je niet zeker weet. Stel je behulpzaam op, de mensen zijn slachtoffer van een crisis en kunnen wel wat hulp en medeleven gebruiken. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 45 van 90

5.19 Functiebeschrijving Webredacteur (intranet/internet) Doel Informeren van alle relevante doelgroepen via de gemeentelijke website en/of www.crisis.nl en het gemeentelijk intranet Verantwoording aan Teamleider publieksvoorlichting Algemene taken Je draagt zorg voor een toegankelijk aanbod van de elektronische informatie via de website en intranet. Werkzaamheden Je richt zo snel mogelijk een eigen, afgescheiden ruimte in met de juiste middelen om de websites te kunnen bereiken en bewerken (server). Je plaatst alleen geaccordeerde informatie, je schrijft deze teksten niet zelf maar bent afhankelijk van de informatie van de Redacteur vrijgegeven informatie die je ontvangt van de Teamleider Publieksvoorlichter (website) danwel van de interne voorlichter (intranet). Je zet de beschikbare informatie zo snel mogelijk op internet en intranet. Je zorgt, altijd in overleg met en na toestemming van de Teamleider Publieksinformatie, voor links naar andere actuele websites. Kies sites die op een enigszins verantwoorde en juiste manier over de crisis berichten, maar ook condoleancesites, discussiesites e.d. Je signaleert vragen die worden opgeroepen naar aanleiding van berichten op de website en intranet en stelt onmiddellijk de Teamleider Publieksvoorlichting en de interne voorlichter hiervan in kennis. Je stemt af met de webbeheerder over illustratiemateriaal en bijzondere toepassingen/technieken. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Je werkt met logboekformulieren met tijdaanduiding. Je neemt in opdracht van de Teamleider Publieksvoorlichting contact op met het ERC over activering van www.crisis.nl, cell-broadcast en sms-alert. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Wees kritisch over waar je naartoe linkt, denk na over de gevoeligheden. Als er bijvoorbeeld erg bloederige filmpjes op YouTube staan, link daar dan niet naar, tenzij na toestemming van je teamleider. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 46 van 90

5.20 Functiebeschrijving Contactpersoon bij extern callcenter (indien nodig) Doel Effectieve communicatie tussen actiecentrum en extern callcenter Verantwoording aan Teamleider publieksvoorlichting Algemene taken Je zorgt voor effectieve en snelle communicatie tussen de Teamleider Publieksvoorlichting en het extern callcenter. Je zit bij het extern callcenter of in het Actiecentrum V&I. Werkzaamheden De teamleider publieksvoorlichting neemt contact op met het ERC over activering van het callcenter. Jij doet hierna de praktisch benodigde werkzaamheden om het callcenter te voorzien van informatie om het werkend te krijgen. Je draagt er zorg voor dat de telefonisten in het extern callcenter alleen geautoriseerde informatie verstrekken en dat zij op de juiste wijze de berichten van de gemeente verwoorden. Hiervoor gebruik je de Q&A-lijsten (voorzien van een versienummer) die je krijgt van de Teamleider Publieksvoorlichting. Je hebt voortdurend contact met de manager van het extern callcenter, aan wie je de actuele Q&A-lijsten verzendt en vragen vanuit het callcenter teruggekoppeld krijgt. Je zorgt ervoor dat het callcenter beschikt over de meest actuele geaccordeerde informatie. Vragen die niet kunnen worden beantwoord, gaan zo snel mogelijk naar de Teamleider Publieksvoorlichting, waarmee je regelmatig afstemt. Je beantwoordt vragen van het extern callcenter en neemt daarvoor zo nodig contact op met de Teamleider Publieksvoorlichting. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 47 van 90

5.21 Functiebeschrijving Administratieve ondersteuner Doel Ondersteunen van activiteiten vanuit het Actiecentrum Voorlichten en Informeren Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je voert opdrachten en handelingen uit voor in eerste instantie het hoofd Actiecentrum V&I en zonodig en mogelijk van de andere functionarissen en koppelt hen alle opdrachten en handelingen terug. Werkzaamheden Je maakt actielijsten op flapovers tijdens de besprekingen in Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Je houdt bij wat is gedaan. Je verzorgt naam- en functiekaartjes voor alle functies in het actiecentrum. Je maakt een plattegrond van welke functies in welke ruimtes zitten, achter welke pc s met welke mailadressen en welke telefoonnummers. Deze verspreid je onder alle functionarissen. Je maakt een overzicht met relevante contactpersonen binnen en buiten het gemeentehuis, met bereikbaarheidsgegevens en slaat deze op een centrale en toegankelijke plek op zodat de mensen van het Actiecentrum V&I dit kunnen gebruiken: - Toeleveranciers (fotografen, drukkers, bezorgdiensten enzovoort); - Lijst met NAW-gegevens van de medewerkers in het Actiecentrum V&I; - Lijst van de persmedia; - Betrokken bedrijven en instanties (afstemming communicatie regionaal/landelijk); - aanspreekpunten voor media, externe instanties, persadressen; - Tolken en oproepkrachten. Je zorgt voor geactualiseerde mappen van alle uitgaande berichten in het Actiecentrum, de liaison (indien nodig), communicatieadviseur in het BT en de andere leden van het BT. Je zorgt voor de juiste formats voor brieven, memo s en persberichten. Je maakt een knipselkrant van de gedrukte berichtgeving over de crisis voor alle leden van het BT en alle leden van het crisiscommunicatieteam. Knipsels en prints krijg je van de mediaanalist. Je verleent verdere ondersteunende activiteiten in opdracht van het hoofd Actiecentrum V&I. Je maakt aantekeningen voor de evaluatie Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 48 van 90

5.22 Functiebeschrijving Webbeheerder Doel Technisch ondersteunen webredacteur internet/intranet Verantwoording aan Hoofd Actiecentrum V&I Algemene taken Je zorgt voor de techniek, niet voor de inhoud. Werkzaamheden Je maakt voor de periode totdat www.crisis.nl in de lucht is, een aparte crisisrubriek op de gemeentelijke website en op intranet waar de webredacteuren hun informatie plaatsen. Je stemt regelmatig af met de webredacteur(en) intranet/internet. Zorg op de site voor kaartmateriaal van de ramplocatie (evt. Google Earth). Zorg ook voor fotomateriaal van de locatie (b.v. foto s van de locatie vóór de ramp). Zorg er in overleg met de teamleider persvoorlichting voor, dat deze foto s te downloaden zijn door o.a. de pers (hoge resolutie). Je maakt aantekeningen voor de evaluatie. Tips Schat eerlijk in of je op dit moment in staat bent om deze functie in te vullen. Je schrijft geen teksten, dit is de taak van de webredacteuren en de Redacteur vrijgegeven informatie. De webredacteur crisis.nl neemt in opdracht van de Teamleider Publieksvoorlichting contact op met het ERC over activering van www.crisis.nl. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 49 van 90

Bijlagen Versie 0.2 Paginanummer Pagina 50 van 90

BIJLAGE 1 GEMEENTELIJKE VERTALING VAN DRAAIBOEK 18 GEMEENTELIJKE VERTALING VAN Draaiboek 18 Voorlichten en Informeren Deel 4 (zelf in te vullen) Versie 0.2 Paginanummer Pagina 51 van 90

1. Voorbereiden inrichting lokaal Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) Het is moeilijk om bij de voorbereidingen in te schatten hoeveel mensen er nodig zijn om in geval van een crisis, de crisiscommunicatie handen en voeten te geven. Dit is afhankelijk van de grootte, de complexiteit en de duur van de crisis. Onderstaande informatie geeft je een richting die tijdens oefeningen op de proef kan worden gesteld. Locatie en faciliteiten Het Actiecentrum V&I heeft meerdere ruimten nodig: één voor mediawatching, één voor de publieksvoorlichting, één voor de persvoorlichting en één ruimte voor overleg. Bepaal vooraf of het Actiecentrum zich in de reguliere werkruimten van de afdeling communicatie bevindt, of dat een aparte locatie wordt ingericht. Houd er rekening mee dat het inrichten van een aparte locatie extra tijd in beslag neemt. Zorg in dat geval dat verschillende benodigde faciliteiten in een krat of kast kant en klaar staan. Let er wel op dat de reguliere communicatietaken tijdens een crisis ook uitgevoerd moeten worden. Houd rekening met extra werkplekken (en faciliteiten) voor de extra communicatiemensen die uit de regionale pool crisiscommunicatie worden opgeroepen. Dit is bij bijna alle crises noodzakelijk. Bedenk ook een alternatieve locatie voor het Actiecentrum V&I en leg deze vast in het draaiboek. Op het moment dat het gemeentehuis niet bereikbaar is, kan van hieruit de communicatie richting pers en publiek plaatsvinden. Checklist voorbereiding/inrichting Actiecentrum V&I: Regelen Aantal Bevindt zich op de volgende locatie/kamer ACC algemeen Werkruimten Actiecentrum V&I Extra werkruimten Actiecentrum V&I Uitwijkruimte Actiecentrum V&I (ander pand) Badges functionarissen o.a. pool crisiscommunicatie Bureaus en stoelen Whiteboards Computers/laptops op netwerk E-mailaccounts regulier Extra e-mailaccounts/ inlogfaciliteiten op netwerk voor mensen uit de pool Toegangsmachtiging (pasje) mensen uit de pool Internettoegang Printers/kopieerapparaten Verlengsnoeren Kopieerapparaat Papier (blanco én logopapier) Telefoons (vast) Telefoons (mobiel) Telefoonlijst intern en extern (print) Opladers mobiele telefoons Noodnetaansluitingen Pennen, schrijfblokken, markers Kaartmateriaal (papier/digitaal) gids Portofoons (inclusief opladers) 1. 2. 3. 4. Is geregeld (datum invullen) Actiepunt van: Versie 0.2 Paginanummer Pagina 52 van 90

Reflecterende hesjes veldvoorlichters Publieksinformatiecentrum Mogelijke locaties (per wijk/buurt) Wijk/buurt: Naam locatie: Adres: Postcode en plaats: Telefoonnummer: Capaciteit: Beschikbare faciliteiten: Mediawatching Televisie (met teletekst) Radio PC met internettoegang Kabelaansluitingen (voor tv) Pers Locatie werkruimte pers Bureau s en stoelen Internetaansluiting Pennen, schrijfblokken Perslijst (print) Locatie persconferentie Geluidsversterking Functiebordjes voor op tafel Etc. Etc. Etc. Etc. Etc. Techniek Het functioneren van het Actiecentrum V&I veronderstelt een grote afhankelijkheid van de techniek. Dat is een kwetsbaar punt want in geval van een crisis, wordt ook op andere plaatsen in de organisatie een groot beroep gedaan op deze mensen. Bespreek dus vooraf met de afdeling ICT binnen de organisatie wat je precies nodig hebt en laat ingewikkelde procedures stap voor stap uitschrijven op papier zodat de mensen van het Actiecentrum V&I meer zelfredzaam zijn. Denk vooruit en zoek lokale samenwerking Denk bij de voorbereiding van bijvoorbeeld de persconferentie aan mogelijkheden bij organisaties in de buurt zoals een theater. In een intentieovereenkomst of convenant kan worden vastgelegd dat in geval van een crisis alle medewerking wordt verleend aan het vrijmaken van een ruimte voor een perscentrum of persconferentie. Vooraf kunnen afspraken worden gemaakt over de benodigde faciliteiten en de zaalindeling. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 53 van 90

2. Voorverdeling van functies in het Actiecentrum Voorlichten en Informeren In onderstaande tabel kunnen vooraf de namen worden ingevuld van de mensen die in eerste instantie een bepaalde functie gaan vervullen in het Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Het is de bedoeling dat op zo veel mogelijk functies alvast namen worden ingevuld. Zo kent ieder zijn/haar rol en kan deze rol goed oefenen. Maar pas wel op voor fixatie op één rol. Een crisis vraagt om flexibiliteit, ook qua inzet op een bepaalde functie! Niet iedere gemeente kan de tabel vooraf volledig invullen. Wel kunnen op grond van afspraken met omliggende gemeenten bijvoorbeeld de namen van communicatiecollega s uit de regio worden opgeschreven. Mix van eigen mensen- pool crisiscommunicatie Houd er rekening mee dat er tijdens een crisis met (3) ploegendiensten wordt gewerkt. Zorg ervoor dat iedere ploeg wordt bemenst door zowel eigen mensen als mensen uit de Pool crisiscommunicatie. Dit is nodig omdat de bekendheid met de lokale situatie (en de eigen organisatie) van groot belang is. De vet weergegeven functies zijn de meest cruciale functies in het Actiecentrum V&I. Houd er rekening mee dat bepaalde functies door meerdere personen tegelijkertijd (in dezelfde ploeg) worden vervuld. Denk aan publieks- en persvoorlichters. Functie Naam functionaris Eerste vervanger 1. Communicatieadviseur beleidsteam (BT) 2. Hoofd Actiecentrum Voorlichten en Informeren (V&I) 3. Communicatieadviseur Actiecentrum V&I 4. Communicatieadviseur Regionaal Door de VRU ingeschakeld Door de VRU ingeschakeld Operationeel Team (ROT) 5. Procesverantwoordelijke Voorlichten en Informeren lijk Management Team (GMT) 6. Liaisons (in BT en ROT) 7. Redacteur(en) vrijgegeven informatie 8. Assistent Actiecentrum V&I 9. Teamleider persvoorlichting 10. Teamleider publieksvoorlichting 11. Interne voorlichter 12. Persvoorlichter 13. Persvoorlichter rampterrein/ Ogen en Oren plaats incident 14. Persvoorlichter Opvanglocatie 15. Media-analist 16. Publieksvoorlichter 17. Publieksvoorlichter informatiecentrum 18. Publiekvoorlichter Opvanglocatie 19. Webredacteur (intranet/internet) 20. Contactpersoon bij extern callcenter 21. Administratieve ondersteuner Versie 0.2 Paginanummer Pagina 54 van 90

Medewerkers voorbereiden Het is belangrijk om de medewerkers vooraf te informeren over de communicatietaken in het Actiecentrum Voorlichten en Informeren. Bespreek de rollen met de personen en oefen regelmatig scenario s. De Veiligheidsregio Utrecht kan het team ondersteunen. n maken gebruik van Communicator waarin de telefoonnummers van mensen van de crisisorganisatie worden ingevoerd. Door middel van een tekstboodschap worden alle mensen stuk voor stuk automatisch gealarmeerd en wordt een instructie gegeven. Dit bespaart veel tijd en werk. Ga na of een dergelijk alarmeringssysteem beschikbaar is. Je kunt via bereikbaarheidstests controleren of de medewerkers die een taak in het Actiecentrum V&I hebben, snel en goed bereikbaar zijn. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 55 van 90

Contactgegevens lokale, regionale en landelijke media Vul het onderstaande schema in of voeg hier een actuele perslijst toe toe. Denk hierbij aan schrijvende pers, radio, TV en internetmedia. Houd er rekening mee dat er altijd een papieren perslijst beschikbaar is. De calamiteit kan immers tot gevolg hebben dat er stroomuitval is en mediabestanden op de computer niet toegankelijk zijn. Naam media Contactpersoon E-mailadres Telefoonnummer Versie 0.2 Paginanummer Pagina 56 van 90

Instanties in de regio Onderstaande lijst somt een aantal instanties op waarmee waarschijnlijk contact mee moet worden opgenomen tijdens een crisis. Het is een aanvulling op de poollijst crisiscommunicatie waarop de contactgegevens van de waterschappen,, OM, ERC en Tolken/vertalers te vinden zijn. Denk ook aan (grote) commerciële bedrijven die zich binnen de gemeentegrenzen bevinden. Leg vooraf contact met de communicatieafdelingen zodat je elkaar snel weet te vinden tijdens een crisis! Vul het onderstaande schema in/aan: Bestuur Regio Utrecht Communicatiecontactpersoon: Resnke Bakker Adres: Maliebaan 34 Postadres : Postbus 14107, 3508 SE Utrecht Telefoon: 030-286 25 77 E-mail: r.bakker@regioutrecht.nl Connexxion Piketnummer: 06-51 09 36 42 Defensie Directie voorlichting Afdeling Persvoorlichting Telefoon: 070-318 88 88 Eneco Communicatie@eneco.nl GGD Midden Nederland Communicatiecontactpersoon: Miranda van Zoest Adres: De Dreef 5, 3706 BR Zeist Postadres:Postbus 51, 3700 AB Zeist Telefoon: 030-608 60 86 (algemeen) Fax: 030-608 60 00 (algemeen) GGD Eemland Communicatiecontactpersoon: Cor Tijmstra Adres: Zonnehof 10, 3811 ND Amersfoort Postadres: Postbus 733, 3800 AS Amersfoort Telefoon: 033 467 81 00 (algemeen) fax: 033 467 81 01 (algemeen) Kamer van Koophandel Midden- Nederland Communicatiecontactpersoon: Armand Leenaers (manager marketing & communicatie) Telefoon:030-239 67 10 Mobiel nummer: 06-53 50 91 37 E-mail: aleenaers@middennederland.kvk.nl Hoofdkantoor Utrecht Adres: Kroonstraat 50, 3511 RC Utrecht KPN Event & Conferencing Telefoon: 030-255 10 88 (kantoortijden). Na kantoortijden zelfde nummer draaien waarbij u een antwoordapparaat krijgt, welke een 06- nummer van de dienstdoende field engineer geeft). NS Reizigers Persvoorlichting (voor mediazaken): Telefoon: +31 30 235 70 70 Corporate Security (voor algemene coördinatie): Telefoon: +31 30 235 30 58 Versie 0.2 Paginanummer Pagina 57 van 90

N.v. Nuon Communicatiecontactpersoon: Dick Kors (communicatie directeur) Adres: Spaklerweg 20, 1096 BA Amsterdam Postadres: Postbus 41920,1009 DC Amsterdam Telefoon: 020-597 34 71 Fax: 020 597 11 51 (algemeen) E-mail: dick.kors@nuon.com OM / Zie poollijst crisiscommunicatie Prorail Communicatiecontactpersoon: Ilse Heemskerk Telefoon: 030-235 47 58 E-mail: ilse.heemskerk@prorail.nl Piketdienst Randstad Noord Utrecht Telefoon: 020-201 44 05 E-mail: communicatie.rn@prorail.nl Rijkswaterstaat Utrecht Communicatiecontactpersoon: Sylvia Kramer & Leonie Wolters Piketnummer: RWS Utrecht: 06-51 40 46 36 Postadres:24094, 3502 MB, Utrecht E-mail: sylvia.kramer@rws.nl / leonie.wolters@rws.nl Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu Communicatiecontactpersoon: Coen Berends Postadres: Postbus 1, 3720 BA Bilthoven Piketnummer = algemeen nummer: 030-274 91 11 (de portier geeft het nummer door van de persoon die piket heeft) E-mail: info@rivm.nl Tennet Communicatiecontactpersonen: Ursela Schennink Petra Wessels Jelle Wils Piketnummer: 026-373 26 00 (dienstdoende voorlichter) E-mail: communicatie@tennet.nl Vitens Communicatiecontactpersoon: Fred van Laarhoven Adres: Reactorweg 47, 3542 AD Utrecht Telefoon: 030-241 49 55 (algemeen) Telefoon (mobiel): 06 5108 2425. Fax: 030-241 49 55 (algemeen) Waterschappen Zie poollijst crisiscommunicatie Ziekenhuizen Zie poollijst crisiscommunicatie Versie 0.2 Paginanummer Pagina 58 van 90

Standaard logboekformulier Communicatie Plaats: Datum: Tijdstip invullen logboekformulier: Naam: Uitgevoerde actie (zo kort mogelijk omschrijven): Tijdstip uitgevoerde actie: Actie uitgevoerd in opdracht van: Versie 0.2 Paginanummer Pagina 59 van 90

BIJLAGE 2 OPSCHALINGSMODEL GRIP Alle hulpverlenende instanties hanteren bij de rampenbestrijding een opschalingsmodel, als onderdeel van de Gecoördineerde Regionale Incidentenbestrijdings Procedure (GRIP). Er wordt gewerkt met 5 opschalingsniveaus: GRIP 0 tot en met 4. Let wel: in de praktijk zijn wat betreft crisiscommunicatie allerlei varianten mogelijk. Soms is een klein ongeval voor het proces Voorlichten en Informeren alle hens aan dek. Denk aan het trapincident in Utecht. De impact van een incident kan voor operationele diensten als de brandweer, politie en/of soms heel anders zijn dan voor het proces Voorlichten en informeren. Dus: maak gebruik van de Grip procedure, maar gebruik ook je gezond verstand! Stem af met andere partners over wat er moet gebeuren en om welke aanpak het incident vraagt. Grip 0 Routine (motorkapoverleg) Normaal dagelijks optreden van de hulpdiensten. GRIP 1 Bronbestrijding (CoPI) Incidenten met effecten tot maximaal de directe incidentomgeving met de behoefte aan gecoördineerd multidisciplinair optreden. GRIP 2 Bron- en effectbestrijding (ROT) Incidenten met uitstraling en effecten naar omgeving. GRIP 3 Bedreiging van het welzijn van (grote groepen van) de bevolking (GBT) Ramp of zwaar ongeval in één gemeente met behoefte aan bestuurlijke leiding. Grip 4 grensoverschrijdende ramp (RBT) Eventueel schaarste, met behoefte aan gecoördineerde bestuurlijke leiding. Versie 0.2 Paginanummer Pagina 60 van 90

BIJLAGE 3 FACTSHEETS NCC (VOORMALIG ERC), (WWW.CRISIS.NL/ SMS-ALERT, CELL BROADCAST, PUBLIEKSINFORMATIENUMMER EN CALLCENTER Versie 0.2 Paginanummer Pagina 61 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 62 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 63 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 64 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 65 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 66 van 90

Versie 0.2 Paginanummer Pagina 67 van 90