Communicatietoolkit Verwantencontact

Transcriptie

1 Communicatietoolkit Verwantencontact Inhoud 1. Standaard berichten voor website en Twitter 2. Website Verwantencontact en animatie 3. Q en A voor burgers 4. Informatie over Verwantencontact voor een (pers)bericht 5. Toelichting op werkwijze van Verwantencontact Gebruik van het logo 7. Privacyregels Bij een inzet van de landelijke voorziening SIS (slachtofferinformatiesystematiek) is het de taak van de veiligheidsregio om te communiceren dat verwanten kunnen bellen naar Verwantencontact Hiervoor is deze communicatietoolkit ontwikkeld. Sjan Martens, programmamanager SIS Juni 2016

2 1. Standaard berichten voor website en Twitter Voor de communicatie naar burgers over Verwantencontact zijn hieronder standaard berichten opgenomen voor op de website van de veiligheidsregio en/of gemeente en voor Twitter. Burgers kunnen ook verwezen worden naar Standaard berichten voor op de website Veiligheidsregio X heeft een telefoonnummer voor verwantencontact ingeschakeld. Maakt u zich ongerust over uw naaste, familielid of partner? Denkt u dat deze persoon mogelijk betrokken is bij het incident en kunt u hem of haar niet bereiken? Neem dan contact op met Verwantencontact In verband met <incident X> is een nummer voor verwantencontact geopend. Maakt u zich ongerust over uw naaste, familielid of partner? Denkt u dat deze persoon mogelijk betrokken is bij het incident en kunt u hem of haar niet bereiken? Neem dan contact op met Verwantencontact Standaard tweets Gebruik het icoon van Verwantencontact Is uw naaste mogelijk betrokken bij <incident X> en krijgt u zelf geen contact met hem of haar? Bel dan Verwantencontact Bent u ongerust dat uw naaste betrokken is bij <incident X>? Bel dan met Verwantencontact Veiligheidsregio X heeft het nummer voor Verwantencontact ingeschakeld. U kunt bellen met Lees hier meer over het nummer dat we hebben ingeschakeld voor verwantencontact. (invoegen link naar of naar een eigen webpagina over verwantencontact) Vragen en antwoorden over het nummer Verwantencontact vindt u hier. (invoegen link naar of naar een eigen webpagina met Q&A) 2. Website Verwantencontact en animatie Voor Verwantencontact is een website ingericht, voor de zoekende verwant die op zoek is naar zijn of haar naaste, Hier kan de veiligheidsregio en/of gemeente rechtsreeks naar verwijzen. Er staat een korte toelichting op Verwantencontact op, vragen en antwoorden voor de zoekende verwant en een animatie. De website en animatie zijn eigendom van en in beheer van het IFV. 2

3 3. Q&A voor burgers Voor wie is Verwantencontact ? Voor iedereen die vermoedt dat zijn/haar naaste betrokken is bij een incident en zelf geen contact kan krijgen met deze persoon. Van wie is Verwantencontact ? Verwantencontact wordt ingezet door de overheid: door een gemeente of veiligheidsregio. Zij bepalen of het telefoonnummer in werking wordt gesteld bij een incident. Het Instituut Fysieke Veiligheid beheert de voorziening (het systeem waar Verwantencontact mee werkt en de werkwijze van Verwantencontact). Hoe werkt Verwantencontact ? Wanneer u belt met Verwantencontact, worden verschillende gegevens vastgelegd van degene die u zoekt én van uzelf. Van degene die u zoekt wordt onder andere de voornaam, de achternaam en de geboortedatum vastgelegd. Uzelf geeft onder andere uw naam, telefoonnummer en de relatie tot degene die u zoekt aan. Wanneer er een match is bij een ziekenhuis waar slachtoffers binnenkomen of bij de politie wanneer een persoon is overleden, wordt u hierover geïnformeerd. Wat is het verschil tussen Verwantencontact en de website ik ben veilig van het Rode Kruis? De website ik ben veilig is van het Rode Kruis en registreert personen die zelf via deze website aangeven dat zij veilig zijn. Verwanten kunnen op deze website zien of de persoon die zij zoeken zich als veilig heeft gemeld. Bij Verwantencontact kunnen verwanten een zoekvraag indienen als ze zelf geen contact krijgen met degene die zij zoeken. Verwantencontact gaat voor verwanten die een zoekvraag hebben ingediend na of hun naaste is opgenomen in een ziekenhuis of overleden is. Wat is het verschil tussen Verwantencontact en het publieksinformatienummer van de gemeente of veiligheidsregio? Bij het publieksinformatienummer kan iedereen terecht met algemene vragen over een incident. Denk aan vragen als Hoe lang moet ik mijn ramen en deuren nog gesloten houden?, Kan ik de groente uit mijn moestuintje nu nog wel eten?, Wanneer gaat de weg weer open? Het telefoonnummer Verwantencontact is bedoeld voor personen die op zoek zijn naar hun naaste en zelf geen contact krijgen met de persoon waarnaar ze op zoek zijn. Hoe lang duurt het voordat ik iets hoor over mijn naaste(n)? Soms wordt een zoekende verwant binnen een uur teruggebeld en soms duurt het langer. Dit is onder andere afhankelijk van de grootte van het incident en het aantal betrokkenen. Verwantencontact werkt met informatie van ziekenhuizen en politie waar erg zorgvuldig mee omgegaan wordt. Wij streven ernaar om u uiterlijk binnen zes uur terug te bellen. We begrijpen dat wachten voor u onder deze omstandigheden lang duurt. Ook wanneer uw naaste niet is opgenomen in een 3

4 ziekenhuis of overleden is, houdt Verwantencontact contact met u totdat duidelijk is waar uw naaste zich bevindt. Anderen zijn ook op zoek naar de persoon die ik zoek. Wat nu? De politie is onderdeel van Verwantencontact en bepaalt wie dé persoon is die geïnformeerd wordt over een slachtoffer. Die persoon de contactverwant wordt geïnformeerd en krijgt ook de namen van de andere verwanten die op zoek zijn naar het betreffende slachtoffer. De contactverwant krijgt alleen de namen en niet de contactgegevens van deze andere verwanten vanwege de privacy. De contactverwant bepaalt vervolgens zelf of hij of zij de andere verwanten informeert. De andere verwanten worden ook door Verwantencontact geïnformeerd en de naam van de contactverwant wordt aan hen doorgegeven. Vanwege de privacy ontvangen deze verwanten niet de contactgegevens van de contactverwant. Ik heb zelf mijn naaste gevonden of contact gehad met hem of haar. Wat nu? Heeft u via Verwantencontact aangegeven dat u op zoek bent naar uw naaste en heeft u hem of haar inmiddels zelf gevonden of contact gehad? Geef dit dan door aan Verwantencontact Als ik na afloop van een incident nog vragen of opmerkingen heb, bij wie moet ik dan zijn? Dan kunt u bellen met de betrokken gemeente of veiligheidsregio waar het incident heeft plaatsgevonden. 4. Informatie over Verwantencontact voor een (pers)bericht De veiligheidsregio/gemeente X heeft Verwantencontact ingezet. Verwanten die zich ongerust maken over hun naaste, familielid of partner kunnen bellen naar dit nummer wanneer zij zelf geen contact krijgen met de persoon die zij zoeken. Via dit telefoonnummer geeft de verwant aan wie hij of zij zoekt. Verwantencontact gaat dan na of deze persoon is opgenomen in een ziekenhuis of overleden is. Als dit het geval is, wordt contact met de verwant opgenomen. De medewerkers van Verwantencontact proberen om binnen zes uur iedereen terug te bellen en te informeren over wat bekend is en wat nog niet. 5. Toelichting op werkwijze van Verwantencontact De veiligheidsregio bepaalt of de landelijke voorziening SIS wordt ingezet. Dit besluit wordt tijdens een incident genomen door de officier van dienst bevolkingszorg of de algemeen commandant bevolkingszorg. Naar burgers wordt over deze dienst met de naam Verwantencontact gecommuniceerd. Wie nemen de telefoon op bij Verwantencontact ? Getrainde medewerkers van de ANWB Alarmcentrale in Assen vormen de frontoffice van SIS. Zij staan de bellers te woord en voeren de gegevens in het systeem in. 4

5 Welke gegevens worden door de frontoffice aan de beller gevraagd? Hieronder zijn de uitvraaggegevens vermeld die de frontoffice vraagt over de persoon die de verwant zoekt en over de verwant zelf (de beller). Gegevens over persoon die een verwant zoekt Voorvoegsel(s) Achternaam Voorletter(s) Roepnaam Geslacht Geboortedatum Nationaliteit Woonadres Opvallende lichaamskenmerken Gegevens over verwant zelf (de beller) Voorvoegsel(s) Achternaam Voorletter(s) Roepnaam Geslacht Geboortedatum Telefoon / Mobiel Relatie tot slachtoffer Bijzonderheden: waarom melding Hoe snel is Verwantencontact in de lucht en hoe werkt het daarna? Binnen vijf minuten na activering van SIS door de veiligheidsregio, bij het Landelijk Operationeel Coördinatiecentrum (LOCC), is het nummer Verwantencontact in de lucht. De medewerkers van de backoffice SIS bekijken de zoekvragen die de medewerkers van de frontoffice SIS in het systeem hebben ingevoerd. Zij verzamelen daarnaast de gegevens van slachtoffers (gewonden in ziekenhuizen en overleden personen). Zij matchen vervolgens de zoekvragen met de gegevens van de slachtoffers. Wanneer er een match is, wordt de contactverwant geïnformeerd en eventueel ook andere verwanten die naar dezelfde persoon op zoek zijn. Wie heeft er toegang tot de gegevens van de bellers (verwanten)? De frontoffice SIS (ANWB Alarmcentrale) heeft alléén toegang tot de gegevens die zij zélf invoeren: die van de bellers (zoekende verwanten). De backoffice SIS heeft toegang tot álle gegevens: zowel die van de bellers als de gegevens van de slachtoffers die zij verzameld hebben. Wat gebeurt er met alle verstrekte gegevens? Bij de afschaling van SIS worden met de betrokken algemeen commandant bevolkingszorg van de veiligheidsregio afspraken gemaakt over de overdracht. De algemeen commandant bevolkingszorg ontvangt de lijst met de namen van de slachtoffers en de contactverwanten inclusief de contactgegevens. Deze gegevens kan hij of zij alleen voor verwanteninformatie en nazorg gebruiken nadat hij of zij expliciete toestemming van het slachtoffer of de nabestaande heeft verkregen. (Zie ook paragraaf 7 over privacyregels.) 5

6 6. Gebruik van het logo Voor Verwantencontact is een logo ontworpen. Het icoon met vraagteken verwijst naar de persoon die de verwant zoekt. De tekst bestaat uit de titel Verwantencontact en het telefoonnummer. Er zijn twee varianten van het logo, liggend en staand. Voor beide logo s geldt dat zij intact gelaten moeten worden, zoals hieronder is weergegeven. De communicatieadviseurs en regionale SIS-coördinatoren van de veiligheidsregio s ontvangen beide bestanden in JPGbestandstype. Liggend icoon Deze is specifiek voor Twitter en kan overal gebruikt worden waar behoefte is aan de extra zin (informatie over slachtoffers bij een incident). Staand icoon Deze wordt NIET op Twitter gebruikt, omdat dit een rare uitsnede oplevert. Verder kan deze variant overal gebruikt worden. Handleiding gebruik icoon Verwantencontact Voor het gebruik van het logo voor Verwantencontact is een korte instructie geschreven. Onder andere hoe het logo gebruikt dient te worden en wat de kleurcodes zijn. Deze handleiding is als aparte publicatie beschikbaar. 6

7 7. Privacyregels Waarvoor en door wie kunnen gegevens over in ziekenhuizen opgevangen slachtoffers worden gebruikt en welk soort toestemming is daarvoor nodig is? Doel Ten behoeve van Gegevens Benodigde toestemming patiënt Publieksinformatie Gemeente Slachtofferbeeld Geen Aantal gewonden Ernst/prognose NB. Publicatie van tot Categorieën individuele personen herleidbare gegevens mag alleen met expliciete toestemming! Gewondenspreiding GHOR Slachtofferbeeld Geen Aantal gewonden Ernst Verwanteninformatie Persoonsgegevens (indien niet beschik- Gemeente, Landelijk Team Forensische Opsporing baar kenmerken) Locatie opvang Contact met verwanten Wijze van identificatie Indien mogelijk expliciet, anders met veronderstelde toestemming Tonen van betrokkenheid Burgemeester, gemeente Persoonsgegevens Locatie opvang Nazorg Opsporingsonderzoek GHOR, GGD, Slachtofferhulp, maatschappelijk werk, huisartsen, gemeenten Openbaar Ministerie, politie Persoonsgegevens Persoonsgegevens Ernst letsel Indien mogelijk expliciet, anders met veronderstelde toestemming Schadeafhandeling Evaluatie/ onderzoek (incl. evt. benaderen van respondenten) Gemeente, aansprakelijke (bijvoorbeeld vervoerder) Onderzoeksraad voor Veiligheid, GGD, gemeente, hulpdiensten Persoonsgegevens Slachtofferbeeld Persoonsgegevens Bron: Handreiking afspraken tussen openbaar bestuur en ziekenhuizen over slachtofferinformatie bij rampen en crises. Versie 1.3, 6 december 2012, bladzijde 10. De handleiding is opgesteld door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en andere betrokken partijen. 7