Evaluatieverslag SIS-oefening als onderdeel van oefening Artefacto Veiligheidsregio IJsselland op 23 juni Samenvatting

Transcriptie

1 Evaluatieverslag SIS-oefening als onderdeel van oefening Artefacto Veiligheidsregio IJsselland op 23 juni 2017 Samenvatting Inhoud 1. Inleiding 2. Verloop van de SIS-inzet 3. Bevindingen 4. Aanbevelingen 5. Tips voor collega s Annemarie Breur, programmamanager SIS bij IFV 31 augustus 2017

2 Op vrijdag 23 juni 2017 vond in de Veiligheidsregio IJsselland een geplande grootschalige multidisciplinaire ketenoefening plaats. Tijdens deze oefening, met de naam Artefacto, is ook de samenwerking tussen de Veiligheidsregio IJsselland en de landelijke voorziening SIS geoefend. Dit evaluatierapport bevat de bevindingen die uit de oefening naar voren zijn gekomen ten aanzien van SIS. 1. Inleiding Doel In de oefening stonden twee oefendoelen centraal: Toepassen van en bekend raken met de werkwijze van SIS. Ervaring opdoen met specifieke knelpunten die zich kunnen voordoen. Deelnemers Aan de oefening namen achtentwintig functionarissen met een SIS-rol deel, werkzaam bij de Veiligheidsregio IJsselland en bij de landelijke voorziening SIS. Schema 1: Deelnemers met een SIS-rol LOCC piketfunctionaris Frontoffice SIS coördinator frontoffice en acht frontoffice-medewerkers Backoffice SIS teamleider SIS, coördinator backoffice politie, zeven politiemedewerkers en twee liaisons geneeskundige zorg Regionale crisisorganisatie algemeen commandant bevolkingszorg, officier van dienst bevolkingszorg, teamleider opvang en verzorging als contactpersoon SIS, algemeen commandant geneeskundige zorg, medewerker sectie geneeskundige zorg, medewerker sectie politiezorg/sgbo en medewerker pers- en publieksvoorlichting Tijdens de oefening is real time geoefend en zijn de omstandigheden zo realistisch mogelijk nagebootst. Alle functionarissen hebben geoefend op de locatie waar zij zich normaal gesproken tijdens de afhandeling van een incident bevinden. Daarnaast oefende het Isala Ziekenhuis locatie Zwolle mee. Organisatie Voor de rollen die niet werden ingevuld door deelnemers aan de oefening was er tegenspel vanuit responscellen op drie locaties: responscellen ziekenhuizen bij de oefenleiding SIS in Driebergen en Zwolle en responscel verwanten bij Trimension in Delft. Aanpak van de evaluatie Voor de evaluatie is gebruik gemaakt van het toetsingskader SIS, waarin prestatie-eisen zijn geformuleerd voor een goed functionerend SIS. Het evaluatierapport is verder gebaseerd op de vragenlijsten die door zeventien functionarissen met een SIS-rol na afloop van de oefening zijn ingevuld. Ook is gebruik gemaakt van de rapportage van de ANWB over het telefonieverkeer en van de vragenlijsten die zijn ingevuld door verwanten. Het concept van 2

3 het evaluatieverslag is voor reactie voorgelegd aan de contactpersonen van de Veiligheidsregio IJsselland en de landelijke voorziening SIS. Hun reacties zijn voor zover relevant in dit evaluatieverslag verwerkt. 2. Verloop van de SIS-inzet Scenario van de oefening Op 23 juni 2017 vindt tijdens een thuiswedstrijd van voetbalclub PEC Zwolle een explosie plaats. Vlak na de aftrap van de wedstrijd vliegt een drone het voetbalstadion in en explodeert vlak boven een tribune. Er vallen onmiddellijk slachtoffers (gewonden en overledenen) en er ontstaat paniek. Verloop van de SIS-inzet Hieronder is het verloop van de SIS-inzet tijdens de oefening weergegeven. 17:00 uur Explosie in het voetbalstadion PEC Zwolle. 17:50 uur De teamleider opvang en verzorging van de veiligheidsregio belt het LOCC en vraagt om activatie van SIS. 17:55 uur Het LOCC activeert de teamleider SIS, de frontoffice SIS in Assen, de piketfunctionaris LTFO en de liaisons geneeskundige zorg. De frontoffice is direct daarna operationeel: verwanten kunnen het telefoonnummer van Verwantencontact bellen. 18:10 uur Eerste contact van teamleider SIS met contactpersoon SIS van de regio. 18:20 uur Backoffice SIS operationeel. 18:30 uur Eerste contact van liaison geneeskundige zorg in de backoffice met sectie geneeskundige zorg van de veiligheidsregio. 19:05 uur Sectie geneeskundige zorg van de veiligheidsregio stuurt de eerste slachtofferlijst van de betrokken ziekenhuizen door naar de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS. 20:00 uur Einde oefening. Einde oefening Om 20:00 uur wordt zoals vooraf bepaald de oefening beëindigd door de oefenleiding. Omdat de werkzaamheden van SIS op dat moment nog in volle gang zijn, zijn het opstellen van een voortgangsrapportage door de teamleider SIS en de afschaling van SIS niet beoefend. 3. Bevindingen Niet duidelijk is of de procedure om SIS te activeren goed verloopt. De teamleider opvang en verzorging belt naar het LOCC om SIS op te starten. Niet bekend is of de teamleider opvang en verzorging opdracht heeft gekregen om SIS te activeren en of deze opdracht afkomstig is van de officier van dienst bevolkingszorg of van de algemeen commandant bevolkingszorg. 3

4 Het LOCC roept alle functionarissen zoals vermeld in de alarmeringsprocedure op binnen de gestelde normtijd van 30 minuten. De frontoffice SIS is na activering binnen de normtijd van 5 minuten operationeel. De eerste poging van de teamleider SIS om contact te leggen met de persoon van de regionale crisisorganisatie die het LOCC doorgeeft vindt plaats binnen de normtijd van 15 minuten. In de Veiligheidsregio IJsselland fungeert de teamleider opvang en verzorging als contactpersoon SIS. De contacten tussen de teamleider opvang en verzorging en de landelijke teamleider SIS verlopen goed. Vanuit haar positie heeft de teamleider opvang en verzorging echter geen goede toegang tot de regionale crisisorganisatie. Hierdoor kan zij de teamleider SIS niet goed informeren en faciliteren. De veiligheidsregio maakt het telefoonnummer van Verwantencontact niet bekend binnen de normtijd van 30 minuten na activering van SIS. In eerste instantie wordt een fictief telefoonnummer gebruikt en niet het telefoonnummer van Verwantencontact Verwanten die naar de incidentlocatie komen worden niet gewezen op het telefoonnummer van Verwantencontact. Hierdoor weten zij niet dat zij een zoekvraag kunnen indienen. De liaison geneeskundige zorg van de backoffice SIS legt binnen de normtijd vcontact met de regionale sectie geneeskundige zorg. De contacten tussen de liaison geneeskundige zorg en de regionale sectie geneeskundige zorg verlopen goed. De regionale sectie geneeskundige zorg stuurt de ziekenhuislijsten binnen de normtijd van 10 minuten na ontvangst door naar de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS. De matching door de backoffice politie verloopt goed. Contactverwanten worden geïnformeerd en ook verwanten die nog in onzekerheid zijn worden geïnformeerd over het proces. De afstemming tussen de teamleider opvang en verzorging en de algemeen commandant bevolkingszorg verloopt niet goed. De teamleider opvang en verzorging heeft geen contact met de algemeen commandant bevolkingszorg en informeert haar niet over het verloop van de inzet van SIS. Hierdoor heeft de algemeen commandant bevolkingszorg geen zicht op de voortgang van de inzet. De oefening wordt beëindigd door de oefenleiding terwijl de werkzaamheden van SIS nog in volle gang zijn. Hierdoor heeft de teamleider SIS geen eerste voortgangsrapportage kunnen opstellen en is de afschaling van SIS niet beoefend. 4

5 4. Aanbevelingen Organisatorische inbedding Aan de Veiligheidsregio IJsselland wordt aanbevolen om de organisatorische inbedding van de contactpersoon SIS in de regionale crisisorganisatie te heroverwegen. Mogelijk heeft de teamleider opvang en verzorging onvoldoende toegang tot de regionale crisisorganisatie om bij een SIS-inzet te kunnen fungeren als contactpersoon SIS. Communicatie over Verwantencontact Aan de Veiligheidsregio IJsselland wordt aanbevolen om met de taakorganisatie communicatie te bespreken hoe de communicatie over Verwantencommunicatie is verlopen en wat de leerpunten zijn. 5. Tips voor collega s Enkele tips die naar voren komen uit de terugblik van de functionarissen op de SIS-inzet. LOCC Voor de piketfunctionaris LOCC: Gebruik je diensttelefoon om de functionarissen van de landelijke voorziening SIS te alarmeren. Zo houd je de piketlijn vrij. Backoffice SIS Voor de medewerkers politie in de backoffice SIS: Werk in tweetallen bij de matching, zeker in de beginfase. Op die manier hoef je niet te wisselen tussen schermen en kun je met elkaar klankborden. Regionale crisisorganisatie Voor de contactpersoon SIS: Vraag zo snel mogelijk de contactgegevens van de sectie politiezorg op en geef deze door aan de teamleider SIS, zodat de coördinator politie in de backoffice SIS contact kan leggen met de sectie politiezorg. Voor de medewerker pers- en publieksvoorlichting: Maak voor het bekendmaken van Verwantencontact gebruik van de standaardteksten in de publicatie Communicatietoolkit Verwantencontact Voor de medewerker van de sectie geneeskundige zorg in de regio: Vermeld bij het doorsturen van slachtoffergegevens van ziekenhuizen naar de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS de volledige naam, de eventuele locatie van het ziekenhuis en de plaats waar het ziekenhuis gevestigd is. Dit om onduidelijkheid te voorkomen. Geef de liaison geneeskundige zorg in de backoffice SIS een indicatie van het aantal te verwachten slachtoffers. 5