Procesrichtlijn Slachtofferregistratie

Transcriptie

1 Procesrichtlijn Slachtofferregistratie Aanbevelingen voor het verzamelen en uitwisselen van informatie tussen hulpverleningsdiensten en gemeenten ten behoeve van een sluitende slachtofferregistratie Deze procesrichtlijn is een resultaat van het project ReVo (Registratie en Volgen) van de veiligheidsregio s Amsterdam-Amstelland en Kennemerland

2

3 Inhoud Achtergrond van de richtlijn... 1 Inleiding 1 Uitgangspunten 2 Hoofdlijn Slachtofferregistratie... 4 Partners in het proces 4 Te verzamelen kenmerken van slachtoffers... 7 Kenmerken van slachtoffers 7 Verwanten, Gezochten en Vermisten 9 Overzicht Slachtofferregistratie Inleiding 13 Start Registratie 13 Inrichting Proces 14 Lever Gegevens 14 Verzamel Gegevens 14 Valideer 14 Informeer 14 Beeindig Registratie 15 Voorbeelden Processchema s en aanbevelingen voor de Aanbevelingen Uitvoering Schema 1: Overzicht Slachtofferregistratie 17 Schema 2: Start Registratie 18 Schema 3: Gemeente Richt In 20 Schema 4: Lever Gegevens Politie 22 Schema 5: Lever Gegevens GHOR 23 Schema 6: Lever Gegevens Frontoffice 25 Schema 7: Verzamel Gegevens 27 Schema 8: Valideer en Informeer 29 Bijlage I Gebruikte Termen... 32

4

5 Achtergrond van de richtlijn Inleiding Deze richtlijn geeft de partners die deelnemen aan het multidisciplinaire proces slachtofferregistratie (verder: slachtofferregistratie) een handreiking om de noodzakelijke aspecten hiervan in de processen van de eigen kolom op te nemen. De hoofddoelstelling van slachtofferregistratie is om verwanten zo snel en betrouwbaar mogelijk te kunnen informeren waar hun naasten zich bevinden en wat hun toestand is om daarmee de hereniging te vergemakkelijken. Andere doelstellingen van het proces (zoals beschikbaar maken van gegevens voor nazorg door de GGD of opsporing door politie) komen in deze richtlijn niet aan de orde. De richtlijn zorgt dat slachtofferregistratie meer voorspelbaar en beheersbaar wordt en betere informatie oplevert. De partners, partijen in OOV en zorg, voor wie de richtlijn is bedoeld zijn: Ambulancediensten Gemeente via proces bevolkingszorg GHOR KMAR Politie Ziekenhuizen Met deze partners zijn twee basisafspraken nodig over het registreren en delen van slachtofferinformatie om het proces: 1. Duidelijk maken wie in het proces welke gegevens levert en gebruikt De afspraken op basis van de richtlijn leggen het proces vast en daarbij ook wat de rechten en plichten zijn van de partners. Dit zijn minimale afspraken. De procesrichtlijn is bedoeld om te garanderen dat de belangrijkste gegevens voor het proces van slachtofferregistratie in alle gevallen worden verzameld en gedeeld. 2. Garanderen dat er geen risico's zijn dat gegevens voor andere doelen worden gebruikt dan de identificatie en registratie van slachtoffers Alle gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het in dit document beschreven proces. Ook bij het beëindigen van het proces is helder vastgelegd welke partij welke gegevens ontvangt voor gebruik in de eigen processen. Aanbevolen wordt om deze twee afspraken vast te leggen in een convenant tussen alle partijen. In dit document wordt de definitie van slachtoffer gehanteerd zoals die in de CRIB-richtlijnen wordt gebruikt: degene die al dan niet gewond of overleden op het rampterrein wordt aangetroffen dan wel degene die verbleef op de locatie waar de ramp of het zware ongeval zich heeft voorgedaan en die het rampterrein is ontvlucht. Binnen de grote groep die onder bovenstaande definitie valt beperkt de richtlijn zich tot de Datum: 13/12/12 Pagina 1/32

6 zwaargewonden, overledenen en vermisten (samen de niet-zelfredzamen). Dat komt omdat de richtlijn vooral een uitwerking is van de Slachtoffer Informatie Systematiek. Deze door het Veiligheidsberaad vastgestelde werkwijze is door ReVo uitgewerkt tot concrete procesverbeteringen en voorstellen. De kern hiervan is te vinden in figuur 1. Figuur 1 Belangrijke begrippen voor slachtofferregistratie Uitgangspunten De procesrichtlijn is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Relevante informatie direct delen tussen de disciplines Dit is in lijn met de netcentrische gedachte dat alle informatie direct moet bijdragen aan het totaalbeeld en dat er geen intermediairs zijn in het verzamelen van informatie. Die intermediairs zijn te vaak bottlenecks in de informatiestromen. Focus op zwaargewonden, gezochten, vermisten en overledenen De procesrichtlijn concentreert zich op de groep die niet in staat is om zelf hun verwanten te informeren. Informatie over deze categorie slachtoffers moet zo accuraat en zo snel mogelijk worden verzameld en ter beschikking gesteld aan de verwanten. Uiteraard is de andere kant dat ook informatie over verwanten moet zijn vastgelegd om een match mogelijk te maken. De focus betekent niet dat er geen andere informatie in het proces wordt vastgelegd: de grenzen tussen de verschillende groepen slachtoffers zijn vaag en glijdend. Daarnaast kunnen ze per incident verschillen. Deel alleen wat echt noodzakelijk is voor het proces slachtofferregistratie Alleen die informatie die helpt om de registratie van slachtoffers completer en accurater te maken moet worden verzameld en gedeeld. Meer dan dat geeft onnodige risico s voor met Pagina 2/32 Datum: 13/12/12

7 name privacy-aspecten. Afspraken gaan over minimale gegevens Meer uitwisselen mag, minder niet. De afspraken die de disciplines hebben gemaakt over het delen van informatie hebben een minimaal karakter. Er is een beperkte set van 15 identificerende kenmerken waar in voor slachtofferregistratie de focus op ligt. Vijf hiervan zijn als essentieel aangemerkt. Het staat de partners vrij om meer gegevens uit te wisselen dan in de richtlijn opgenomen. Afhankelijk van de risico's in een bepaald gebied (haven, vliegveld) of de eigenschappen van een incident kan dat zelfs noodzakelijk zijn. Daarnaast zijn er ook nog 15 beschrijvende kenmerken. De te delen informatie is standaard, de manier waarop niet Het staat iedere partner vrij om de verzamelde slachtoffergegevens door te geven op de wijze die het best past. Dan kan zijn per handmatig ingevulde lijst, als digitaal bestand of via de koppeling met een informatiesysteem. Wel is van belang dat voor kenmerken altijd dezelfde namen worden gehanteerd en dat de wijze van delen bekend is. Toepasbaar op de korte termijn De procesrichtlijn neemt veel nieuwe zaken mee uit de Slachtoffer Informatie Systematiek en het Landelijk Referentiekader Crisisbeheersing maar probeert die te verwerken in voor de partijen herkenbare processen. Dit moet het mogelijk maken om relatief snel te beginnen met het inpassen van onderdelen uit de richtlijn. Het is ook niet noodzakelijk om alle tegelijk te implementeren. Aanbevolen wordt om dit juist niet te doen. Datum: 13/12/12 Pagina 3/32

8 Hoofdlijn Slachtofferregistratie De kern van het proces bestaat uit drie stappen: ad 1) Verzamelen 1. Verzamelen 2. Valideren 3. Informeren Alle partners die rechtstreeks contact hebben met slachtoffers verzamelen gegevens en delen die direct of in ieder geval zo snel mogelijk. Zoals hierboven al aangegeven kan de wijze van aanleveren sterk verschillen maar uiteindelijk worden alle gegevens tot één digitale verzameling gemaakt. Voor de ambulancediensten, ziekenhuizen, politie en KMAR is het verzamelen van slachtoffergegevens onderdeel van het eigen primaire proces. Het multidisciplinaire proces van slachtofferregistratie voegt daar vooral het delen aan toe. Om in een zo vroeg mogelijk stadium te kunnen delen en het valideren makkelijker te maken, is het van belang dat het verzamelen van gegevens binnen de eigen processen eenduidig plaatsvindt in een vooraf vastgelegd formaat. Standaardisatie van informatie is daarom een belangrijk thema in deze procesrichtlijn. Dit thema is in het volgende hoofdstuk uitgewerkt. ad 2) Valideren Vooral politie en gemeente hebben een rol om de verzamelde informatie te valideren. Concreet komt dit neer op ontdubbelen, compleet maken, vergelijken met zoekvragen en verifiëren bij andere bronnen. Resultaat van de processtap Valideren is vooral dat met hoge betrouwbaarheid van ieder slachtoffer kan worden aangegeven wie het is, waar het zich bevindt en wat globaal de toestand is van de betrokken persoon. ad 3) Informeren De derde stap is dat de informatie wordt overgedragen naar de partijen die zich bezig houden met het informeren van verwanten of de slachtofferinformatie voor andere processen nodig hebben. De kwaliteit van de gegevens moet hierbij goed bekend zijn en er is belangrijk onderscheid tussen rapportages met samengevatte informatie en die met gegevens van individuele slachtoffers. Partners in het proces Figuur 2 geeft de rol van de diverse partijen in het proces weer. Pagina 4/32 Datum: 13/12/12

9 Figuur 2 Informatiestromen tussen de partners Politie, gemeente en de geneeskundige kolom leveren informatie aan een multidisciplinair backoffice ingericht en onder regie van de gemeente (pijlen 1). Ter controle kan men hier ook weer informatie opvragen (pijlen 2). De backoffice levert uiteindelijk informatie aan een vast aantal afnemers binnen de crisisorganisatie (pijl 3). Politie registreert uitgebreid in het bron- en effectgebied als onderdeel van het primair proces. Bij een aantal incidenten is gebleken dat in de eerste uren van een incident ook vragen binnenkomen van verwanten. Ook die moeten worden doorgeleid naar de backoffice. Het frontoffice van gemeente houdt zich vooral bezig met het registreren van zoekvragen door verwanten. Afhankelijk van het incident kunnen ook slachtoffers op opvanglocaties dit soort vragen doorgeven. De backoffice moet hier alert op zijn. Het Actiecentrum GHOR zorgt voor informatie over de zwaargewonde slachtoffers. In de regel zijn deze per ambulance naar het ziekenhuis vervoerd maar soms blijken ook mensen zelf binnen te lopen of door andere gebracht te worden die als zwaargewond moeten worden gekwalificeerd. Ook die worden meegenomen. De backoffice heeft via liaisons contact met alle genoemde partijen en verzamelt alle beschikbare informatie. Soms wordt die ook nog aangevuld met gegevens van andere partijen (vliegmaatschappij, evenementenorganisatie). De backoffice controleert de gegevens en zorgt voor een sluitende administratie van zwaargewonden, overledenen en vermisten. Datum: 13/12/12 Pagina 5/32

10 Pagina 6/32 Datum: 13/12/12

11 Te verzamelen kenmerken van slachtoffers Kenmerken van slachtoffers In het proces van slachtofferregistratie wordt voor ieder individueel slachtoffer informatie verzameld. De samenwerkende partners hebben deze informatie verdeeld in drie groepen kenmerken: essentieel, belangrijk en compleet beeld. 1. Essentieel Essentieel betreffen de kenmerken die iedere kolom nodig heeft én die tevens een slachtoffer identificeren en bereikbaar maken. Het heeft prioriteit om deze vijf kenmerken zo snel mogelijk voor ieder slachtoffer compleet en correct te hebben. Kenmerken in deze groep zijn van belang voor alle partijen. 2. Belangrijk Belangrijk zijn een vijftal kenmerken die de essentiële kenmerken aanvullen en ook de relatie van het slachtoffer tot de ramp aangeven. Hierbinnen valt ook meer kolomspecifieke informatie. 3. Compleet Beeld Essentieel De groep Compleet Beeld is om de identiteit van het slachtoffer eenduidig vast te stellen en de verbinding mogelijk te maken met het proces van het informeren van verwanten. Voor dit proces moet er absolute zekerheid zijn over de identificatie. Pas bij het bekend zijn van deze kenmerken kan de informatie over het individuele slachtoffer gebruikt worden (bijvoorbeeld voor verwanteninformatie). # Kenmerk Toelichting 1 Achternaam Volledige geslachtsnaam zoals opgenomen in de burgerlijke stand. Eventuele voorvoegsel(s) worden gescheiden door een komma na de achternaam geplaatst. 2 Telefoonnummer Vast en/of mobiel, bij voorkeur met vastlegging met landnummer als of Geboortedatum Geboortedatum met jaar in vier posities volgens dd/mm/jjjj. 4 Locatie Korte omschrijving van de locatie op het moment van de registratie zoals Gewondennest of Sporthal Westzijde. 5 Nationaliteit Volgens ISO-tabel in twee karakters: DE, NL en GB. Datum: 13/12/12 Pagina 7/32

12 Belangrijk # Kenmerk Toelichting 1 Triageklasse T1, T2, T3 of DB. 2 Roepnaam Anders voornaam of bij afwezigheid voorletters. 3 Categorie Basis: Gewond, Overleden, Evacué, Dakloos, Vermist, Verwant Extra: Zelfredzaam, Getuige, Betrokkene, Omstander, Gedupeerd, Verdachte, Evacué, Overig. 4 Geslacht M of V. 5 Gezondheidstoestand Kort omschrijving van de algemene aard: brandwonden, hoog energetisch trauma, onderkoeld. Geen waardering van de medische toestand in termen van licht gewond, geen behandeling nodig etc. Compleet Beeld # Kenmerk Toelichting 1 Feitelijk Adres Adres waar slachtoffer de komende periode verblijft. 2 GBA Adres Adres waarop slachtoffer staat ingeschreven in het GBA. 3 BSN Burgerservicenummer dat voldoet aan de 11-proef. 4 Contactpersoon Naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van primaire contactpersoon voor het slachtoffer met relatie tot het slachtoffer. 5 Overige informatie Korte notitie met relevante informatie als het gaat om het informeren van verwanten De drie groepen zijn binnen het project ReVo vastgesteld door vertegenwoordigers van de samenwerkende partijen waarbij de volgende overwegingen zijn gehanteerd: Het aantal te registreren en te delen kenmerken moet zo klein mogelijk zijn, onderdeel van de reguliere registratie vormen en puur gericht zijn op eenduidige identificatie van het slachtoffer met algemene informatie over locatie en toestand; wie, waar en wat. Houd rekening met mensen die zich om allerlei redenen niet kunnen legitimeren, niet aanspreekbaar zijn of die geen Nederlandse nationaliteit hebben; niet alle kenmerken zijn voor iedereen te verkrijgen of relevant. Wanneer een kenmerk niet beschikbaar is, geef dit dan aan. Er moet een duidelijk verschil zijn tussen onbekend (niet gevraagd of Pagina 8/32 Datum: 13/12/12

13 onderzocht) en niet van toepassing (wel gevraagd of onderzocht maar kan geen waarde krijgen). De GHOR is verantwoordelijk voor de regie en coördinatie van de zorg. De daadwerkelijke zorg en registratie van de gewonden wordt gedaan door de ambulancediensten en ziekenhuizen. Zij leveren de gegevens aan de GHOR. Om deze reden wordt de GHOR niet als registrerende partij genoemd maar de ambulancediensten en ziekenhuizen. Vaak wordt gezegd dat alleen een BSN volstaat om iemand eenduidig te identificeren. Dit is in principe correct maar om twee redenen wordt aangeraden altijd meer gegevens vast te leggen. De eerste is dat een fout in de registratie van het BSN eenduidige identificatie onmogelijk maakt wanneer dit het enige kenmerk is. De tweede is dat er regelmatig mensen zijn die geen BSN hebben (illegalen, toeristen etc.) of het eigen BSN niet kennen en/of geen identiteitsbewijs bij zich hebben. Opmerkingen bij een viertal kenmerken: Essentieel - Locatie. Is altijd de locatie van de registratie door eigen waarneming van de registrator. Dit kenmerk geeft dus aan waar het slachtoffer zich op bevond ten tijde van de registratie. Wordt later niet meer aangepast. Belangrijk - Triageklasse. De initiële triageklasse van het slachtoffer die later niet meer wordt aangepast wanneer de medische toestand wijzigt. Belangrijk - Categorie. Bepaalde waarden van dit kenmerk zijn voorbehouden aan bepaalde kolommen. Compleet Beeld - BSN. Meestal gecontroleerd via de GBA maar kan door organisaties in de zorg ook worden geverifieerd via de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV-Z) die gekoppeld is met de GBA. Verwanten, Gezochten en Vermisten Tijdens een ramp zijn er ook betrokkenen die op zoek zijn naar een partner, familielid of vriend. In het proces van slachtofferregistratie worden zowel de verwant als de gezochte persoon geregistreerd met bovenstaande kenmerken; beide worden in de registratie dan ook beschouwd als slachtoffer. Wel is het goed om de definitie van vermist (uit: Leidraad Opzet Deelplan CRIB) goed vast te houden: Een persoon is pas vermist als binnen het CRIB daadwerkelijk is vastgesteld dat deze persoon wél behoort tot de personen die op enigerlei wijze bij de ramp of calamiteit betrokken zijn, maar (nog) niet is geregistreerd in een opvangcentrum of elders opgevangen, als gewond of zelfs als overleden. De richtlijn stelt daarom voor om bij het eerste contact met verwanten te benadrukken dat het gaat om een zoekvraag; dat je op zoek naar iemand bent, betekent nog niet dat die persoon direct vermist is. Voor verwant wordt de volgende definitie gehanteerd (uit: Landelijk kader definities en begrippen Slachtoffervolgsystematiek): Persoon verbonden met/gerelateerd aan een of meer betrokken personen of slachtoffers Deze brede definitie maakt het nog meer noodzakelijk dat er aandacht wordt besteed aan het Datum: 13/12/12 Pagina 9/32

14 zekerstellen van de identiteit van de verwant. Dit kan door controlevragen op te nemen in het protocol voor de registratie (bijvoorbeeld de geboortedatum vragen), maar ook door verwanten zicht te laten melden bij een gemeentelijk loket of politiebureau. Voor de specifieke registratie van verwanten en gezochten gelden de volgende uitgangspunten: Verwant en gezochte zijn in de registratie blijvend verbonden waarbij de relatie tussen de twee bekend is (moeder, oom, zoon etc.). Er kunnen meerdere verwanten op zoek zijn naar dezelfde persoon. Het heeft de voorkeur om in dat geval één verwant hoofdcontactpersoon te maken als aanspreekpunt voor de andere verwanten. Dit is geen noodzaak maar maakt bij grote aantallen gezochten de communicatie wel veel efficienter. Bij een gezocht persoon kunnen onderstaande extra, beschrijvende kenmerken worden opgenomen die samen een signalement vormen: Beschrijvende Kenmerken # Kenmerk Toelichting S1 Geschatte leeftijd Geschatte leeftijd van een slachtoffer. S2 Kleur ogen Bruin, Blauw, Grijs, Groen, Rood. S3 Huidskleur Blank, Zwart, Bruin, Bruin/Rood S4 Lengte Lengte van het slachtoffer. Schatting met interval van 10 cm. ook mogelijk. S5 Kleur haar Blond, bruin, zwart, wit, grijs, rood, overig S6 Prothese (j/n) Heeft slachtoffer prothese (ook gebitsprotheses vallen hieronder)? Zo ja, invulling in bijzonderheden veld over specifieke details. S7 Schoeisel Het schoeisel dat het slachtoffer droeg ten tijde van de ramp. S8 Kleding Kleding die het slachtoffer droeg ten tijde van de ramp. S9 Tatoeage (j/n) Een of meer tatoeages? Zo ja, invulling in bijzonderheden veld over details. S10 Litteken (j/n) Een of meer goed zichtbare littekens? Zo ja, invulling in bijzonderheden veld over details. S11 Sproeten (j/n) Heeft het slachtoffer sproeten? Zo ja, waar bevinden die zich. Pagina 10/32 Datum: 13/12/12

15 # Kenmerk Toelichting S12 Moedervlek (j/n) Een of meer goed zichtbare en relatief grote moedervlekken? Zo ja, invulling in bijzonderheden veld over specifieke details. S13 Overige opvallende lichaamskenmerken Hieronder vallen kenmerken als amputaties, volledige kaalheid, etc. S14 Locatie tijdstip ramp De vermoedelijke locatie van de vermiste rond de tijd dat de ramp plaatsvond. S15 Bijzonderheden Overige bijzonderheden en specifieke details voor de vragen die met ja zijn beantwoord. Door het vergelijken van de opgegeven kenmerken (persoons- en beschrijvende kenmerken) van de gezochte met reeds geregistreerde personen wordt bepaald of het echt om een vermissing gaat. Datum: 13/12/12 Pagina 11/32

16 Pagina 12/32 Datum: 13/12/12

17 Overzicht Slachtofferregistratie Inleiding Onderstaande figuur geeft een overzicht van het proces van slachtofferregistratie. Hieronder wordt per processtap kort weergegeven wat de essentie is. Start Registratie Het proces start uiteraard na een incident maar dat kan op verschillende manieren. Dat het proces van slachtofferregistratie wordt gestart, betekent verschillende dingen voor verschillende partners. Iedere partner registreert direct en conform afgesproken standaards al slachtoffers in het eigen primair proces. Het starten van slachtofferregistratie als apart, multidisciplinair proces betekent vooral dat er gegevens worden gedeeld binnen een vaste structuur en dat er nieuwe communicatielijnen ontstaan. Verschillende functionarissen kunnen tijdens een crisis slachtofferregistratie op de agenda van een overleg zetten. Dit kan bijvoorbeeld op basis van eigen waarneming (OVD ter plaatse), vanuit de meldkamer (Calamiteiten Coördinator) of als actie uit een vastgesteld scenario. Bij een zich langzamer ontwikkelende crisis kan ook een gemeentelijk of regionaal BT slachtofferregistratie starten. Dit kan leiden tot een verzoek aan de Algemeen Commandant Bevolkingszorg om slachtofferregistratie te starten. Dit is de enige rol die dit kan. Slachtofferregistratie hoeft overigens niet verbonden te zijn met een GRIP-niveau. De functionaris die het proces wil starten kan in een aantal gevallen direct informatie verzamelen die nuttig is voor de eerste processtap Inrichting Proces: Bepalen van het globale aantal te registeren slachtoffers op basis van eerste informatie over het incident van hulpdiensten en publiek. Een eerste indruk van de verhouding zelfredzamen/niet-zelfredzamen. Gaat het om een statisch beeld (inwoners in een gebied) of een dynamisch/mobiel (transportramp)? Datum: 13/12/12 Pagina 13/32

18 Welke partijen gaan gegevens leveren? Dit kunnen eventueel ook private partijen zijn (deelnemerslijsten, passagierslijsten). Belangrijkste resultaten processtap: Alle betrokken partners zijn geïnformeerd dat slachtofferregistratie als separaat, multidisciplinair proces is gestart. AC-Bz is gealarmeerd. Inrichting Proces Het besluit Start Registratie wordt direct gevolgd door het informeren van de relevante partners en het inrichten van het centrale deel voor verzamelen en verwerken (de backoffice). Iedere betrokken partner heeft verder een functionaris als verantwoordelijke voor slachtofferregistratie in het eigen primaire proces (dit hoeft niet per se de liaison te zijn). Daarnaast wordt altijd de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (AC-Bz) geïnformeerd. Deze is operationeel verantwoordelijk. Lever Gegevens De partners leveren continu informatie aan voor verdere verwerking in het proces slachtofferregistratie. Per partner kan de inhoud en frequentie van de aangeleverde informatie verschillen. Maar in alle gevallen zijn kenmerken zoals beschreven in het vorige hoofdstuk aanwezig. Het product van dit proces is het regelmatig aanleveren van informatie aan de processtap Verzamel Gegevens. Verzamel Gegevens Op een vaste locatie worden alle gegevens samengebracht en samengevoegd. Belangrijkste resultaat van dit proces is een homogene, actuele digitale gegevensverzameling. Homogeen betekent dat alle informatie van verschillende bronnen is weergegeven in de vijftien slachtofferkenmerken en de vijftien beschrijvende kenmerken en daardoor onderling goed vergelijkbaar is. Hierdoor ontstaat een goede basis voor matching en rapportage. Actueel geeft aan dat ook de meest recente gegevens direct worden verwerkt. Regelmatige aanlevering van gegevens wordt door deze processtap bewaakt. Valideer De processtap Valideer verbetert de kwaliteit van gegevens (vooral gericht op juistheid) en geeft deze eenduidig aan. Het verbeteren van de kwaliteit gaat via ontdubbelen, verifiëren van informatie, vergelijken van verschillende bronnen, etc. Kwaliteit wordt aangegeven wanneer een kenmerk is geverifieerd door een daartoe bevoegde partij. Overigens zijn niet geverifieerde gegevens wel gewoon bruikbaar mits dat duidelijk is aangegeven. Problemen met gegevens worden teruggekoppeld aan de processtap Verzamel Gegevens. Informeer Resultaat van deze stap is dat alle relevante afnemers op het afgesproken moment de informatie ontvangen. Iedere rapportage geeft duidelijk datum en tijd aan en welke informatie wel en niet is geverifieerd. Bij de beschrijving worden Valideer en Informeer samengenomen. Pagina 14/32 Datum: 13/12/12

19 Beeindig Registratie In ieder geval wanneer de informatie uit de processtap Valideer stabiel is en wanneer alle verwanten zijn ingelicht. Er wordt dan geen nieuwe informatie meer wordt verwacht van de partners, alle reeds geleverde informatie is verwerkt en er is zo goed mogelijk gevalideerd is met bijvoorbeeld GBA. Alle verwanten die zich hebben gemeld zijn geinformeerd met wat er bekend is over hun geliefden, wat er vanaf dit moment verwacht kan worden en waar er contact kan worden opgenomen in geval van vragen. De Backoffice zal contact opnemen met de AC-Bz wanneer bovenstaande het geval is. De AC-Bz adviseert vervolgens het OT waarin slachtofferregistratie op de agenda staat. De AC-Bz coördineert als laatste stap het veiligstellen van de verzamelde informatie, bereid de overdracht voor en informeert het OT dat het proces is beëindigd. Belangrijkste resultaten processtap: Alle betrokken partners zijn geïnformeerd dat slachtofferregistratie als separaat proces is beëindigd en dat er geen gegevens meer worden verwerkt. Indien nodig is de voorbereiding van overdracht van gegevens ten behoeve van nazorg aan andere afdelingen van de betrokken gemeente gestart. Datum: 13/12/12 Pagina 15/32

20 Voorbeelden Processchema s en aanbevelingen voor de Aanbevelingen Uitvoering De processchema s op de volgende pagina s zijn vooral bedoeld om te helpen slachtofferregistratie binnen de eigen veiligheidsregio op te zetten. Tussen de veiligheidsregio s bestaan grote verschillen in opzet van de crisisorganisatie en het gebruik van landelijke systematieken zoals het referentiekader regionaal crisisplan en de resultaten van projecten als GROOT en GROOTER. Dit maakt dat er altijd veel moet worden aangepast aan de eigen specifieke situatie. Vandaar dat proceschema s en de toelichting daarop meer ter inspiratie zijn dan als blauwdruk beschouwd kunnen worden. De voorbeelduitwerking bevat, naast een schema met toelichting, de volgende onderdelen: 1) Resultaten 2) Voorbereiding 3) Aanbevelingen Uitvoering Datum: 13/12/12 Pagina 16/32

21 Schema 1: Overzicht Slachtofferregistratie Toelichting Na Start Registratie volgt de processtap Inrichting Proces. Deze stap neemt geruime tijd in beslag door alarmering van functionarissen (opkomsttijden) en het regelen van faciliteiten (werkruimte, communicatiemiddelen). Daarom zal de stap Lever Gegevens die wordt uitgevoerd door Politie, GHOR en Frontoffice nog niet plaats kunnen vinden; er wordt wel geregistreerd binnen de eigen primaire processen maar levering aan de Backoffice kan nog niet plaatsvinden. Dit is met name een punt voor Politie en GHOR. Vanuit Verzamel Gegevens moet de stroom zo snel mogelijk op gang worden gebracht wanneer de Backoffice operationeel is. Bij Valideer wordt periodiek (klok-symbolen) gekeken of het proces beëindigd kan worden, een beslissing die alleen door de AC-Bz kan worden genomen. Ook periodiek is het beschikbaar stellen van informatie. Datum: 13/12/12 Pagina 17/32

22 Schema 2: Start Registratie Toelichting Kern van de processtap Start Registratie is dat verschillende functionarissen het proces kunnen aanvragen maar dat de AC-Bz de enige is die het kan starten. In dat geval gaan alle organisaties direct naar het minimale niveau voor slachtofferregistratie. De lijn bovenlangs via Burgemeester of gemandateerde is voor een langzame crisis (denk aan een zedenzaak of zich uitbreidende gezondheidsproblemen) waarbij een BT actief is. Dit kan besluiten om bij een groeiend aantal betrokkenen registratie te starten. Bij een flitsramp staat slachtofferregistratie op de agenda van het COPI. Datum: 13/12/12 Pagina 18/32

23 Resultaten Processtap Start Registratie AC-Bz is gealarmeerd en heeft een accuraat, recent en compleet beeld van het incident. Alle betrokken partners zijn geïnformeerd dat multidisciplinaire slachtofferregistratie is gestart. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Belangrijkste incidentkenmerken bekend AC-Bz en OvD-Bz zijn bekend met het systematisch informatie verzamelen over incidenten (bijvoorbeeld via METHANE) met specifieke aandacht voor kenmerken die van belang zijn voor de registratie: betreft het kinderen waardoor er ook ouders of gezinnen, geregistreerd moeten worden, is registratie op opvanglocaties nodig, aantallen (Overledenen; Gewonden; Vermisten; Evacués; Daklozen) 2 Vaste plaats, vaste bereikbaarheid Tijdens de start is het voor iedereen bekend hoe de AC-Bz kan worden bereikt en waar deze zich bevindt tijdens de fase van de start. 3 Protocollen aangepast De protocollen van de partners geven aan in welke situaties het # Item proces van multidisciplinaire slachtofferregistratie moet worden gestart en indien dit wordt gedaan, welke consequenties dit heeft voor het proces. In ieder geval moet er informatie worden gedeeld en zal er een liaison voor iedere partij die informatie aanlevert moeten worden geregeld. Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Leider CoPI agendeert start Leider CoPI is op de hoogte van de start van het proces en zorgt dat in de volgende bijeenkomst wordt gecontroleerd of de volledige bezetting van het COPI op de hoogte is én of de gemeentelijke kolom voldoende informatie heeft. 2 Eventuele rol CaCo De CaCo gaat over de multidisciplinaire coördinatie van het gemeenschappelijke meldkamerproces binnen het meldkamerdomein. Advies is om de CaCo in ieder geval te informeren dat het proces van multidisciplinaire slachtofferregistratie is gestart. Datum: 13/12/12 Pagina 19/32

24 Schema 3: Gemeente Richt In Toelichting De AC-Bz gebruikt de Taakorganisatie sectie Bevolkingszorg om voor een operationeel Backoffice te zorgen. De processtap Gemeente Richt In kan daardoor een behoorlijke tijd in beslag nemen wanneer deze Taakorganisatie nog niet operationeel is. Zeker in combinatie met de opkomsttijden van het Kernteam SR en controle en in gebruikname van de faciliteiten. Tweede belangrijke punt in dit schema is het contact zoeken van de Backoffice met de partners die gegevens gaan leveren vanuit het veld en de Frontoffice. Pas dan komt de informatiestroom op gang. Zeker bij een flitsramp is de efficiency waarmee deze processtap wordt doorlopen bepalend voor het moment waarop de processtap Informeer voor de eerste keer plaats kan vinden. Datum: 13/12/12 Pagina 20/32

25 Resultaten processtap Gemeente Richt In Inrichting van de backoffice compleet (bemensing en faciliteiten). Duidelijk en communiceerbaar beeld van de specifieke slachtofferregistratie voor het betreffende incident. Communicatie tussen backoffice en betrokken partners verzekerd voor aanleveren van informatie. Communicatie tussen backoffice en afnemers van informatie verzekerd en verwachtingen bij afnemers helder. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Faciliteiten aanwezig en getest Uitgangspunt is dat de backoffice op een vaste plaats in de veiligheidsregio is ingericht. Houdt rekening met het volgende: Faciliteiten: Communicatie via telefoon en C2000, werkstations met internet, bekende adressen. Voldoende ruimte voor aanvulling kernteam (bijvoorbeeld met mensen van burgerzaken). Rustige, goed afgeschermde ruimte. Privacygevoelige karakter van de gegevens meegenomen. Toegang tot GBA (landelijk) voor medewerkers Gemeente. Locatie goed bereikbaar voor alle leden van het kernteam (denk aan opkomsttijden).toegang tot ruimte backoffice altijd gegarandeerd, ook 's nachts en in de weekeinden. # Item 2 Alarmering Kernteam Zorg dat de alarmering van het Kernteam (werknemers van de Gemeente maar ook liaisons van de partners) is gegarandeerd en dat het ook bekend is wie de contactpersonen zijn wanneer er problemen zijn met de opkomst. 3 Vaste plaats, vaste bereikbaarheid Tijdens de start is het voor iedereen bekend hoe de AC-Bz kan worden bereikt en waar deze zich bevindt tijdens de fase van de start. Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Liaisons Duidelijke afspraken maken over de bereikbaarheid van de liaisons en de momenten waarop deze aanwezig zijn in de backoffice. 2 Rol LTFO Standaard is dat het LTFO wordt gealarmeerd door Politie (Dienst Nationale Recherche of Korpschef in de betreffende Veiligheidsregio). Opkomsttijd op de incidentlocatie in de processen van het LTFO de plaats delict is 2½ uur. De liaison van Politie in het Kernteam is aanspreekpunt voor de inzet van het LTFO. 3 Afscherming buitenwereld De mensen van het Kernteam Slachtofferregistratie moeten zoveel mogelijk afgeschermd worden om zich optimaal te kunnen richten op het samenstellen van slachtofferinformatie. Datum: 13/12/12 Pagina 21/32

26 Schema 4: Lever Gegevens Politie Toelichting Politie is in geval van een flitsramp vaak de eerste partij die registreert; het mono-proces hiervoor is dan ook goed gedefinieerd. Cruciaal voor het multidisciplinaire proces van slachtofferregistratie is dat a) de informatie hierover van OVD-P via de Taakcommandant Registratie goed terecht komt bij de Medewerker Invoer Politie en b) dat de Medewerker Invoer Politie weet met wie en hoe te delen. Datum: 13/12/12 Pagina 22/32

27 Schema 5: Lever Gegevens GHOR Toelichting GHOR heeft als belangrijke taak om een aantal witte informatiestromen samen te brengen en aan te bieden aan de processtap Verzamelen. De functionaris die hiervoor verantwoordelijk is, is de HAc (vaak gedelegeerd aan IMAC/OMAC). Deze functionaris is onderdeel van het Actiecentrum GHOR. Belangrijk is dat goed wordt bewaakt dat alle ziekenhuizen die slachtoffers van het incident ontvangen ook daadwerkelijk gegevens leveren. Betrokken ziekenhuizen hoeven niet allemaal te zijn opgeschaald. Datum: 13/12/12 Pagina 23/32

28 Resultaten Processtap Lever Gegevens Alle betrokken partners hebben registratiemiddelen ingezet. Alle betrokken partners hebben een functionaris die verantwoordelijk is voor slachtofferregistratie als eigen proces. Alle betrokken partners hebben een functionaris die verantwoordelijk is voor het delen van informatie en contacten met de backoffice. Er is een efficiënte methode voor het delen van informatie. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Slachtofferkenmerken in registratie Nagaan of de 15 slachtofferkenmerken in de reguliere registratie aanwezig zijn met de nadruk op de 5 essentiële kenmerken. Ook zorgen dat de naamgeving van de kenmerken correct is en duidelijk is hoe deze moeten worden ingevuld. Dit in verband met het geautomatiseerd inlezen van digitale bestanden. 2 Beschikbaarheid registratiemiddelen Registratiemiddelen beschikbaar stellen aan alle betrokken medewerkers om er vertrouwd mee te raken. Opnemen in procedures waar de registratiemiddelen te vinden zijn. 3 Delen: hoe en hoe frequent? Bepalen hoe vaak de informatie minimaal gedeeld wordt met de partners en hoe het delen van nieuwe informatie in zijn werk gaat. Wordt iedere keer een volledige lijst van slachtofferinformatie gedeeld of alleen de wijzigingen ten opzichte van de laatste keer? # Item 4 Functionaris verantwoordelijk voor delen en contacten Vaste functionaris in het reguliere registratieproces verantwoordelijk maken voor het periodiek delen van de slachtofferkenmerken en het contact houden met collega's in het proces. Uitgangspunt is dat registreren en verzamelen onderdeel zijn van het reguliere proces. 5 Delen: wijze en fallback Vastleggen op welke wijze de slachtofferkenmerken worden gedeeld richting de processtap Verzamel Gegevens. Voorkeur heeft het om de informatie direct elektronisch aan te leveren maar ook dan moet er een alternatief zijn dat zo min mogelijk eisen aan technologie stelt. Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Veiligstellen gegevens Zorgen dat reeds gedeelde en nog te delen gegevens veiliggesteld zijn. Niet alleen omdat deze beschikbaar moeten zijn wanneer gegevens niet aangekomen zijn in de processtap Verzamel Gegevens maar ook omdat deze privacygevoelige gegevens bevatten en mogelijk zelfs onderdelen van het medisch dossier. 2 Contact maken met processtap Verzamel Gegevens De functionaris die hier verantwoordelijk voor is kan zelf contact opnemen met verantwoordelijken in de processtap Lever Gegevens. Aanbeveling is om ook vanuit deze processtap de communicatielijn te testen. Datum: 13/12/12 Pagina 24/32

29 Schema 6: Lever Gegevens Frontoffice Toelichting Een verwant met een zoekvraag meldt zich telefonisch bij de frontoffice. Eerst vindt registratie van de verwant zelf plaats dan van de zoekvraag. Beide worden direct vastgelegd in de gegevensverzameling. De frontoffice doet een scan in de database om de zoekvraag te matchen met reeds geregistreerde personen waarvan de gegevens een hoge betrouwbaarheid hebben. Wanneer er geen potentiële match is krijgt de verwant instructie over de te volgen procedure. Is er een match met een geregistreerde zelfredzame dan geeft de frontoffice door hoe het beste contact kan worden opgenomen, in geval van een gewonde wordt de contactpersoon voor het ziekenhuis doorgegeven. Het kan ook zijn dat dezelfde persoon al in een zoekvraag gemeld is; dat wordt dan aangegeven. NB. Alleen gevalideerde informatie wordt meegenomen bij het matchen tegen de zoekvraag. Datum: 13/12/12 Pagina 25/32

30 Resultaten Processtap Lever Gegevens Frontoffice 1. Vastlegging van verwanten en gezochten volgens afgesproken kenmerken met de nadruk goede bereikbaarheidsgegevens. 2. Duidelijke communicatie over het proces richting verwanten. 3. Alleen communicatie over een match op basis van gevalideerde gegevens. 4. Frequent bijwerken van de status van vermisten richting de backoffice. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Duidelijk protocol voor medewerkers Protocol gaat in op: het zorgvuldig omgaan met geëmotioneerde verwanten, inschatten van directe hulpvraag, zorgen voor verkrijgen zoveel mogelijk relevante gegevens, duidelijk maken van vervolgprocedure (met name laten terugbellen wanneer er meer informatie is of de vermiste zich bij de verwant gemeld heeft) en het scheppen van reële verwachtingen. Het protocol moet ook al zoveel mogelijk zekerheid over de identiteit van de verwant verschaffen. 2 Snelle en accurate digitale vastlegging Het is noodzakelijk dat informatie vanuit de frontoffice over verwanten en vermisten direct wordt gedeeld met de backoffice. In de praktijk betekent dit dat de frontoffice realtime de dataverzameling bijwerkt waar de backoffice mee werkt. Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Directe scan op zoekvraag Wanneer een verwant een gezocht persoon meldt dan heeft het voorkeur om direct te kijken of deze gezochte persoon al voorkomt. In dit geval wordt de nieuwe verwant aan de bestaande zoekvraag gekoppeld. De nieuwe verwant wordt wel volledig geregistreerd. In geval van de geringste twijfel: alles registreren. 2 Niet alle informatie zichtbaar Bij de scan wordt alleen gematched met gevalideerde gegevens. De rest is onzichtbaar evenals de status overleden. Die mag nooit telefonisch worden besproken of doorgegeven tenzij dit is voor de persoon is aangegeven. Het inlichten van verwanten van overledenen ligt nadrukkelijk bij de politie. 3 Identificatie van verwanten Wanneer mensen zich telefonisch melden wordt aanbevolen om bij een potentiële vermissing (een gezochte kan ook na geruime tijd niet in de registratie worden gevonden) ook de verwanten zich te laten identificeren. Hiervoor is een aanvullend proces nodig in combinatie met fysieke loketten waar mensen zich kunnen melden. 4 Andere bronnen van informatie over slachtoffers In aanvulling op informatie over slachtoffers die wordt verkregen via registratie door politie, geneeskundige kolom en gemeente, is er ook nog de mogelijkheid van een web portaal. Via een dergelijk web portaal kunnen verwanten zich melden met zoekvragen maar ook slachtoffers zelf. Datum: 13/12/12 Pagina 26/32

31 Schema 7: Verzamel Gegevens Toelichting De Backoffice heeft als taak om de informatiestromen te bewaken én te zorgen dat alle bronnen worden verwerkt tot een homogene dataverzameling. Daarnaast is er ook bewaking van de toelevering en het op de hoogte stellen van de AC-Bz (operationeel verantwoordelijk) en de processtap Valideer. Ook bij het stoppen van de levering van gegevens krijgt de processtap Valideer een signaal. Speciaal aandachtspunt is het informeren van verwanten. Dit kan door de Backoffice worden gedaan, maar de taak kan ook bij de Frontoffice worden neergelegd of bij speciaal opgeroepen medewerkers (bijvoorbeeld van het Rode Kruis). Datum: 13/12/12 Pagina 27/32

32 Resultaten Processtap Verzamel Gegevens 1. Centrale en homogene dataverzameling die goed benaderbaar is binnen de backoffice. 2. Duidelijkheid over welke data exact wanneer waar vandaan is gekomen. 3. Communicatie met de verantwoordelijk functionarissen van de betrokken partners. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Verzamelen uit verschillende bronnen Inrichting om slachtofferinformatie te kunnen ontvangen uit verschillende bronnen en tot een geheel te kunnen samenbrengen. Slachtofferinformatie uit: registraties door partners, zoekvragen van verwanten en informatie van het publiek (social media). 2 Goed overzicht totale proces Weten hoe het registratieproces van de partners eruit ziet en welke functionarissen hier verantwoordelijk zijn voor het aanleveren van informatie. Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Inschatting incident Bepalen van het globale aantal te registeren slachtoffers op basis van eerste informatie over het incident van hulpdiensten en publiek. Ook een eerste indruk van de verhouding zelfredzamen/niet zelfredzamen Gaat het om een statisch beeld (inwoners in een gebied) of een dynamisch/mobiel (transportramp)? En: welke partijen gaan gegevens leveren? Dit kunnen ook private partijen zijn (deelnemerslijsten, passagierslijsten). 2 Contact maken met processtap Lever Gegevens Vanuit deze processtap moet contact zijn gelegd met alle partijen die gegevens gaan leveren. Vooral omdat deze partijen in het veld werken is het van belang om het contact te verzekeren en te zorgen dat de juiste bereikbaarheidsgegevens bekend zijn. Die moeten ook paraat zijn: faxnummer, vaste lijn en . Controleer deze voorzieningen (bijvoorbeeld is het juiste wachtwoord voor de aanwezig). 3 Veiligstellen broninformatie Zorgen dat de broninformatie (bijvoorbeeld aangeleverde documenten) veilig wordt gesteld. Datum: 13/12/12 Pagina 28/32

33 Schema 8: Valideer en Informeer Toelichting De mensen in de backoffice (concreet zijn dit het Kernteam Slachtofferregistratie en eventuele ondersteuning van gemeente) bekijken frequent of er nieuwe informatie beschikbaar is uit de processtap Verzamel Gegevens. Is dit het geval dan wordt deze verwerkt. Hierbij worden periodiek, op vaste momenten, informatieproducten gemaakt en ter beschikking gesteld aan de afnemers. Wanneer er geen nieuwe gegevens binnenkomen van een bepaalde partij wordt de toelevering geverifieerd en doorgegeven aan de processtap Verzamel Gegevens. Vanuit deze stap wordt actie ondernomen. Wanneer de informatie over slachtoffers stabiel is wordt de AC-Bz ingelicht en krijgen de afnemers de laatste update. De AC-Bz kan dan actie ondernemen, het proces formeel beëindigen en de overgang naar de volgende fase voorbereiden. Datum: 13/12/12 Pagina 29/32

34 Resultaten Processtap Valideer en Informeer 1. Aanvullen en opschonen van de slachtofferregistratie tot de identiteit, toestand (vermist, ernstig gewond, overleden) en locatie van alle niet-zelfredzamen bekend is. 2. Volgens schema aanleveren van de afgesproken informatieproducten aan alle afnemers. 3. Aangeven aan de AC-Bz wanneer de informatie stabiel is en het proces beëindigd kan worden. Aanbevelingen Voorbereiding # Item 1 Standaard informatie-producten De output uit de processtap Informeer bestaat uit 4 informatieproducten die van tevoren zijn omschreven: 1. Lijst met zwaargewonde slachtoffers (T1, T2) 2. Lijst met overleden slachtoffers 3. Lijst met (potentieel) vermisten 4. Lijst met overleden slachtoffers inclusief informatie voor het informeren van verwanten De nadruk ligt bij deze lijsten op personen waarvan de identiteit is vastgesteld. Een overkoepelend beeld van aantallen slachtoffers is niet de primaire verantwoordelijkheid van dit proces. Wel kan er een informatie-product worden opgeleverd in deze processtap om dat te vergemakkelijken. 2 Toegang tot informatiebronnen Met name de toegang tot GBA-V (het landelijk GBA) moet geregeld zijn. 3 Geoefend met aanpak informatie valideren en opschonen Voor de te gebruiken software alle mogelijkheden kennen om te ontdubbelen, te zoeken in GBA-V, informatie uit verschillende bron te combineren, informatie te voorzien van een kwaliteitslabel Aanbevelingen Uitvoering # Item 1 Criteria vrijgeven informatie Dit kan variëren per regio maar het gaat meestal om een combinatie van a) Een fiat van de burgemeester of het BT en b) Een kwaliteitslabel van de Backoffice dat de informatie is gevalideerd en geverifieerd. 2 Registratie afnemers informatie-producten Opstellen van lijst met afnemers die de informatie-producten ontvangen. 3 Speciale software LTFO Het LTFO zal speciale software gebruiken voor haar werkzaamheden. Er moet gekeken worden of informatie uit het reguliere systeem voor slachtofferinformatie beschikbaar moet worden gemaakt ten behoeve van dit systeem. Datum: 13/12/12 Pagina 30/32

35 Datum: 13/12/12 Pagina 31/32

36 Procesrichtlijn Slachtofferregistratie januari 2012 (v1.7) Bijlage I Gebruikte Termen Term BT CaCo CGV CRIB GHOR GRIP KMAR MKA Netcentrisch OT OvD Slachtoffer Volg Systematiek (SIS) Betekenis Beleids Team Calamiteiten Coördinator (KL: MPC (Multidisciplinaire Proces Coördinator) Coördinator Gewonden Vervoer (GHOR Functionaris) Centraal Registratie en Informatie Bureau Geneeskundige Hulpverlenings Organisatie in de Regio Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure Koninklijke Marechaussee Meldkamer Ambulancezorg Werkwijze erop gericht om door informatie direct te delen bij opschalingsituaties snel te komen tot een eenduidig totaalbeeld van de situatie Operationeel Team (AA: Interface) Officier van Dienst. Kan zijn politie (Ovd-P), geneeskundig (OvD-G) of bevolkingszorg (OvD-Bz). Systematiek vooral gericht op het informeren van verwanten van niet zelfredzame slachtoffers. Wordt in 2012 door het Veiligheidsberaad geïmplementeerd. Pagina 32/32 Datum: 13/12/12