PROTOCOLLEN MELDINGEN BESCHIKBAARHEID ZIEKENHUIZEN

Transcriptie

1 PROTOCOLLEN MELDINGEN BESCHIKBAARHEID ZIEKENHUIZEN calamiteit, time-out, capaciteitsbeperking Auteur: Opdrachtgever: Werkgroep meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen ROAZ Drenthe/Groningen en ROAZ Friesland Datum: 29 september 2016 Vastgesteld: ROAZ Drenthe/Groningen d.d. 13 september 2016 ROAZ Friesland d.d. 15 september 2016

2 Aanleiding Onderzoek naar de zorg rondom CVA patiënten heeft aan het licht gebracht dat de Meldkamer Noord Nederland per jaar 900 meldingen krijgt van capaciteitsproblemen die betrekking hebben op de acute opvang van patiënten. De wijze waarop deze meldingen worden gedaan blijkt grote diversiteit te kennen. Het ontbreekt aan duidelijke kaders en uniforme wijze van melden, waardoor er sprake is van tijd- en capaciteitsverspilling. Opdracht De ROAZ Drenthe/Groningen en ROAZ Friesland in het Acute Zorgnetwerk Noord Nederland (AZNNN) hebben dit signaal opgepakt en een gezamenlijke werkgroep de opdracht gegeven een voorstel met uitgangspunten, afspraken voor het uniform dichten openmelden van een SEH en/of andere onderdelen van het ziekenhuis (bv. Stroke, IC, CCU). De werkgroep bestaat uit de volgende leden: - Sietze Kijlstra (Kijlstra ambulancezorg, voorzitter van de werkgroep) - Jelle Nutma (Nij Smellinghe) - Johan van der Meer (UMCG) - Luuk Tomson (Treant) - Myrthe Mos (Meldkamer Ambulancezorg MKANN) - Ronald de Vos (MMA) - Trea Sandjer (Treant) - Mariska Visser (AZNNN) Scope In voorliggend document zijn hiervoor drie protocollen in een flow-chart uitgewerkt. De drie protocollen zijn specifiek bedoeld voor de categorie patiënten die via een 112- melding bij de Meldkamer Ambulancezorg Noord Nederland (MKANN) binnenkomen. Wanneer de capaciteitsproblemen bij ziekenhuizen nader worden bekeken, dan zijn deze terug te voeren op 3 mogelijke oorzaken: - Er is sprake van een calamiteit - Er is sprake van een time-out op de SEH (i.v.m. overcrowding) - Er is sprake van een capaciteitsbeperking voor een specifieke patiëntencategorie (bepaald specialisme/behandeling niet is beschikbaar) Bij elke oorzaak zijn vervolgens kaders opgeschreven en is een uniforme werkwijze, in de vorm van een stroomschema, ontwikkeld. Daarnaast is het benodigde administratieve proces beter in kaart gebracht (o.a. door het ontwikkelen van een uitvraagprotocol), waardoor analyse achteraf meer mogelijkheden zal gaan bieden. Ter verduidelijking deze protocollen hebben geen betrekking op mogelijke beddencapaciteitsproblemen in de ziekenhuizen.

3 Uitgangspunten en afspraken Bij het formuleren van de uitgangspunten en afspraken is besloten niet meer de termen dicht en openmelden te gebruiken. Het dekt niet de lading, want wat je eigenlijk wilt kunnen aangeven als overvolle SEH, is dat je te maken hebt met een capaciteitsbeperking. Tenzij het gaat om een grote calamiteit, bv wanneer er geen stroom is of er sprake is van grote wateroverlast waardoor de bedrijfsvoering zeer ernstig verstoord raakt en de veiligheid van patienten niet meer gewaarborgd kan worden. 1. De basisfunctie van de SEH is altijd beschikbaar voor eerste opvang van een patiënt met een acute zorgvraag, voor stabilisatie en primaire diagnostiek 2. Het ziekenhuis is altijd open voor de profielen die zij kennen. bv. Het UMCG is altijd open voor Poly trauma 3. Indien een SEH dicht gemeld wordt bij de Meldkamer, is er sprake van een calamiteit. Een calamiteit is een niet verwachte gebeurtenis die tot ernstige schade kan leiden, waarbij zorg voor patiënten in gevaar komt en het ZiROP/calamiteitenplan in werking treedt. Dit betekent dat er een totale instroomstop is voor alle specialismen. Het melden van een calamiteit vindt plaats door een in de calamiteitenstructuur van het ziekenhuis aangewezen functionaris 4. Indien een SEH kampt met een capaciteitsbeperking (maximale SEH capaciteit bereikt) kan het een time-out melden. De time-out heeft een vastgestelde tijdsduur en duurt maximaal 2 uren. Daarna rijden ambulances weer naar het betreffende ziekenhuis. Het is aan te bevelen om in de eigen organisatie richtlijnen op te stellen voor een capaciteitsbeperking. Wanneer is daar sprake van? Een melding van een time-out aan de Meldkamer gebeurt door de (uit de eigen organisatie) aangewezen functionaris. De SEH is in de lead bij de meldingen richting de Meldkamer Ambulancezorg (MKANN). 5. Indien er sprake is van een capaciteitsbeperking voor een bepaald specialisme, maakt het betreffende specialisme afspraken in de regio waar patiënten (tijdelijk) wel naar toe kunnen. Dit wordt doorgegeven aan de Meldkamer (MKANN) onder vermelding van de gemaakte afspraken en de duur van de beperking. Er wordt dus niet alleen gemeld dat de CCU, Stroke of IC vol is 6. De Meldkamer (MKANN) voert regie op de meldingen en de communicatie richting ambulance personeel. De coördinatie van de beschikbaarheid bij capaciteitsbeperkingen ligt bij de Meldkamer (MKANN). De MKANN heeft in deze situatie de regie richting de bemanning van de ambulances. De meldkamer houdt bij wie er wanneer een melding heeft gedaan. Het ROAZ ontvangt jaarlijks een rapportage met cijfers hierover van de meldkamer (MKANN). Deze jaarlijkse cijfers worden in de vergadering van de ROAZ besproken. 7. Als de ambulance signalen over de beschikbaarheid krijgt die niet bekend zijn geven ze deze signalen door aan de meldkamer (MKANN). 8. De verantwoordelijkheid voor het implementeren, borgen en nakomen van de afspraken ligt bij de ziekenhuizen en de ambulancezorg. 9. Met ingang van 1 januari 2017 dienen de protocollen geïmplementeerd te zijn. Met het operationeel maken van bovenstaande criteria en afspraken verwacht de werkgroep toe te kunnen werken naar een meer uniforme werkwijze in de afstemming met de Meldkamer Ambulancezorg Noord Nederland in geval van een calamiteit (bijlage 1), een time-out (bijlage 2) of een capaciteitsbeperking (bijlage 3) bij een SEH of ander onderdeel van een ziekenhuis is Noord Nederland.

4 Algemene adviezen aan ROAZ ROAZ is akkoord met de adviezen van de werkgroep. 1. De werkgroep stelt voor het acuut zorgportaal voorlopig niet te gebruiken, maar eerst te kijken of de opgestelde protocollen met deze bijbehorende afspraken werken. 2. Voorgesteld wordt dat bureau AZNNN eigenaar is van de protocollen en zorgdraagt dat deze via de web omgeving voor de ketenpartners toegankelijk zijn. 3. Het bureau AZNNN zorgt dat in afstemming met ROAZ (m.m.v. een werkgroep) de protocollen beheerd worden en actueel zijn. Voorgesteld wordt dat de werkgroep 3 maanden na implementatie (zijnde april 2017) een evaluatie zal doen. 4. De werkgroep wil ROAZ adviseren om in de toekomst te bespreken op welke wijze inzicht verkregen kan worden in bijvoorbeeld een onderhoud van een CT/MRI bij ziekenhuis(zen), omdat dit van invloed kan zijn op de beschikbare capaciteit in de regio. 5. Ook het onderwerp wat consequenties zijn voor de SEH van sluiting van een IC beveelt de werkgroep aan om in ROAZ verband te bespreken. Vaak worden patiënten dan niet vervoerd naar de betreffende SEH, terwijl de SEH een rol in het stabiliseren van de patiënt wel op zich kan nemen. Bijlagen Bijlage 1 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: calamiteit Bijlage 2 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: time-out op SEH Bijlage 3 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: capaciteitsbeperking

5 Bijlage 1 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: calamiteit In geval van een calamiteit bij één van de ziekenhuizen in Groningen, Drenthe en Friesland treedt onderstaand protocol in werking. Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen Calamiteit Ziekenhuis treft een calamiteit Ziekenhuis activeert calamiteitenstructuur van het ziekenhuis Een calamiteit betreft: Niet verwachte gebeurtenis die tot ernstige schade kan leiden Zorg voor patiënten komt in gevaar ZiROP/calamiteitenplan treedt in werking Gevolg is een totale instroomstop voor alle specialismen (incl. SEH) Aangewezen functionaris van ziekenhuis neemt contact op met MkaNN (tel: ziekenhuis algemeen) Mka-centralist hanteert specifiek uitvraagprotocol Uitvraagprotocol calamiteit Kader Bij een calamiteit vindt een niet verwachte gebeurtenis plaats die tot ernstige schade kan leiden, waarbij zorg voor patiënten in gevaar komt. Na het activeren van de calamiteitenstructuur in het ziekenhuis, neemt een aangewezen functionaris contact op met de MKANN. Het contact met de MKANN zal leiden tot een totale instroomstop van alle specialismen (incl. SEH). De doorgevoerde instroomstop blijft actief tot het moment dat het ziekenhuis de zorg voor patiënten weer kan garanderen. Het ziekenhuis is gedurende de calamiteit verantwoordelijk om de MKANN periodiek te informeren over de stand van zaken. Uitvraagprotocol MKANN Naam van het ziekenhuis Naam van de melder Tijdstip van melding Korte beschrijving van calamiteit Verwachte duur calamiteit Zijn er al afspraken gemaakt die voor de MKANN van belang zijn? Checken van consequentie; totale instroomstop van alle specialismen (incl. SEH) Benadrukken dat MKANN graag geïnformeerd blijft, afgesproken wordt een datum en tijdstip volgend contact via telefoonnummer zoals genoemd in protocol

6 Bijlage 2 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: time-out SEH In geval van een benodigde time-out SEH bij één van de ziekenhuizen in Groningen, Drenthe en Friesland treedt onderstaand protocol in werking. Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen Time-out SEH Ziekenhuis heeft Time-out SEH nodig (2 uur) Aangewezen functionaris van ziekenhuis neemt contact op met MkaNN (tel: ziekenhuis algemeen) Uitgesloten voor Time-out SEH: Stabilisatie op SEH Ziekenhuis profielen: - Myocardinfarct(AMI) - Poly / Neurotrauma - Acuut Cerebro Vasculair Accident (CVA) -Acuut Ruptuur abdominaal aorta aneurysma((r)aaa) Mka-centralist hanteert specifiek uitvraagprotocol Uitvraagprotocol time-out Kader Het kan voorkomen dat een SEH vanwege een piek in het aanbod van patiënten de aanvoer via ambulancediensten tijdelijk wil beperken. Dit betekent dat de SEH twee uren de tijd krijgt om orde op zaken te stellen. Daarnaast zijn er een aantal patiëntencategorieën die ondanks een time-out toch opgevangen moeten worden bij de SEH die specifieke profielen in de acute zorg kennen. Doel is de borging van de 45 minutengrens niet in gevaar te brengen. Uitvraagprotocol MKANN Naam van het ziekenhuis Naam en functie van de melder Tijdstip van melding Starttijd en beëindiging van time-out SEH (van tot ) (standaard 2 uur) Reden van Time-out SEH Zijn er al afspraken gemaakt die voor de MKANN van belang zijn? Uitsluitafspraken benoemen aan melder door de centralist: o Stabilisatie op SEH o AMI o Poly / Neurotrauma o CVA o (r)aaa

7 Bijlage 3 Protocol Meldingen beschikbaarheid ziekenhuizen: capaciteitsbeperking In geval van een capaciteitsbeperking bij één van de ziekenhuizen in Groningen, Drenthe en Friesland treedt onderstaand protocol in werking. Kader Het kan gebeuren dat bij een ziekenhuis een bepaald specialisme of behandeling niet beschikbaar is door een voorval wat zich heeft voorgedaan (bijvoorbeeld uitval van vitaal onderdeel). Dit heeft dan consequenties voor bepaalde patiëntencategorieën die tijdelijk naar een ander ziekenhuis begeleid moeten worden. Alvorens contact wordt opgenomen met de MKANN maakt het betreffende ziekenhuis eerst afspraken met een ander ziekenhuis, zodat een alternatief geboden wordt. Uitvraagprotocol MKANN Naam van het ziekenhuis Naam en functie van de melder Tijdstip van melding Korte beschrijving reden Welke patiëntencategorie(en) kan/kunnen niet terecht Verwachte duur Welk alternatief is er geregeld Benadrukken dat MKANN graag geïnformeerd blijft, afgesproken wordt een datum en tijdstip volgend contact via telefoonnummer zoals genoemd in protocol