Adobe -volumelicenties Admin Console voor VIP-klanten Gebruikershandleiding voor het Value Incentive Plan (VIP) Versie 2.5 19 november 2013
Inhoud Wat is de Admin Console voor VIP-klanten?... 4 Aan de slag met het VIP... 4 De algemene voorwaarden accepteren... 4 Wat gebeurt er vervolgens?... 5 Melding van acceptatie... 6 Aanmelden... 6 De abonnementsgegevens, vervaldatum en verlengingsherinnering weergeven... 7 Je profiel beheren... 8 Extra beheerders toevoegen... 9 Wat gebeurt er vervolgens?... 9 Beheerders wijzigen... 10 Meerdere teams beheren... 10 Licenties toevoegen en producten selecteren... 11 De wederverkoper machtigen...11 Licenties toewijzen... 12 Uitnodigingen naar gebruikers verzenden... 13 De toewijzing van licenties ongedaan maken of licenties intrekken...14 Licenties opnieuw toewijzen...14 Producten downloaden... 15 Licenties verlengen... 15 Meldingen in de Admin Console... 15 Verlengingsprocedure... 16 Alle licenties verlengen... 16 Alleen bepaalde licenties verlengen... 16 Te verlengen licenties selecteren... 16 Productveranderingen op de vervaldatum... 17 Verlengingsmeldingen... 18 Pagina 2 Versie 2.5
Versie 2.5 Pagina 3
Wat is de Admin Console voor VIP-klanten? De Admin Console (beheerconsole) voor VIP-klanten is het webgebaseerde portaal waar VIP-klanten (Value Incentive Plan) alle Adobe-producten beheren die via het VIP zijn aangeschaft. Als klantbeheerder heb je de mogelijkheid om licenties toe te voegen voor producten die je organisatie wil gebruiken. Je kunt ook deze licenties toewijzen aan gebruikers, de toewijzing van licenties ongedaan maken en licenties opnieuw toewijzen om te voorzien in de veranderende behoeften van je organisatie. In deze handleiding vind je informatie over het gebruik van de Admin Console. Elke taak wordt beschreven aan de hand van stapsgewijze instructies. Aan de slag met het VIP 1. Je wederverkoper stuurt je een uitnodiging om deel te nemen aan het VIP, zoals hieronder wordt weergegeven. 2. Klik op het woord hier om de uitnodiging te accepteren en meld je aan bij de Admin Console met je Adobe-id (je e-mailadres en wachtwoord). OPMERKING Als je nog geen Adobe-id hebt, krijg je de gelegenheid er een te maken. De algemene voorwaarden accepteren 1. Bij het aanmelden verschijnt er een pagina waarmee je de algemene voorwaarden van het VIPprogramma kunt accepteren. Pagina 4 Versie 2.5
2. Schakel het selectievakje in en klik op Algemene voorwaarden accepteren. 3. Er verschijnt een welkomstpagina met meer uitleg over het VIP en de Admin Console, zoals hieronder wordt weergegeven. 4. Klik op Admin Console om door te gaan. 5. Klik op Accepteren om akkoord te gaan met de gebruiksvoorwaarden. Wat gebeurt er vervolgens? Het VIP-nummer wordt gemaakt. De vervaldatum wordt vastgesteld. Er wordt een melding naar de klant verzonden. Versie 2.5 Pagina 5
Er wordt een melding naar de wederverkoper verzonden. Er wordt een melding naar de distributeur verzonden (als de wederverkoper rechtstreeks bij Adobe inkoopt, ontvangt deze twee meldingen). Melding van acceptatie Nadat je de voorwaarden hebt geaccepteerd, ontvang je een e-mail met je VIP-nummer, de naam van de organisatie en de vervaldatum. TIP Voeg noreply@adobe.com toe aan je lijst met veilige e-mailadressen, zodat je zeker weet dat je de e-mail met de uitnodiging zult ontvangen. Controleer je map met spam of ongewenste e-mails als je geen uitnodiging hebt ontvangen terwijl je er wel een verwacht. Aanmelden Klantbeheerders kunnen zich aanmelden bij de Admin Console om hun VIP-account te beheren. Als jij de persoon bent die zich heeft ingeschreven voor het VIP of als je een uitnodiging hebt ontvangen om als klantbeheerder deel te nemen aan het VIP, ben je een beheerder en kun je de Admin Console gebruiken. Gebruikers aan wie een licentie voor een product (zoals Creative Cloud voor teams) is toegewezen, maken geen gebruik van de Admin Console. Deze gebruikers ontvangen een e-mail met een uitnodiging om rechtstreeks naar de productpagina te gaan om software te downloaden en te installeren. Dit is een afzonderlijk proces. 1. Om je VIP-account en licenties te beheren, ga je naar de Admin Console: https://adminconsole.adobe.com/ 2. Meld je aan met je Adobe-id en wachtwoord. 3. Je bent nu aangemeld als klantbeheerder. Pagina 6 Versie 2.5
BELANGRIJK Als je voor het eerst naar de Admin Console gaat, volg je de aanwijzingen in Aan de slag met het VIP hierboven. De abonnementsgegevens, vervaldatum en verlengingsherinnering weergeven 1 2 1. Rechtsboven in de navigatiebalk van de Admin Console zie je een menu met de volgende koppelingen: Mijn account Mijn toepassingsinstellingen Teambeheer 2. Klik op Mijn account om je abonnementsgegevens en je profiel weer te geven. 1 1 2 1 3 Het tabblad Abonnementsgegevens voor je account bevat drie secties. 1. Programmagegevens: hier worden de naam van je wederverkoper en je VIP-id weergegeven. 2. Taal: hier wordt de standaardtaal weergegeven. Als je de standaardtaal wilt wijzigen, klik je op de koppeling Bewerken en selecteer je de taal die je als standaardtaal wilt gebruiken in de vervolgkeuzelijst. 3. Datum voor verlenging: hier wordt de vervaldatum weergegeven en wordt aangegeven over hoeveel dagen je licenties verlopen. Versie 2.5 Pagina 7
1 2 BELANGRIJK Beheerders moeten de licenties verlengen tijdens de verlengingsperiode (een periode van 60 dagen die 30 dagen vóór de vervaldatum begint en 30 dagen na de vervaldatum eindigt), anders verlopen de licenties. Je profiel beheren Klik op het tabblad Profiel om de profielgegevens voor je account weer te geven. TIP Als het tabblad Abonnementsgegevens wordt weergegeven, kun je met de rechtermuisknop op het tabblad Profiel klikken om een nieuw browsertabblad met je profielgegevens te openen. 1. Als je een schermnaam of een alternatief e-mailadres wilt toevoegen, klik je op Mijn profiel bewerken. 2. Als je je persoonlijke communicatievoorkeuren wilt wijzigen, klik je op Communicatievoorkeuren bewerken. Pagina 8 Versie 2.5
Extra beheerders toevoegen Als je ook andere personen in je organisatie de mogelijkheid wilt geven licenties toe te voegen, toe te wijzen en opnieuw toe te wijzen, kunt je deze personen als extra beheerders toevoegen in de Admin Console. 1. Klik op Bewerken naast Abonnementsbeheerders boven in het scherm van de Admin Console. 2. Voer de naam en het e-mailadres van de gewenste persoon in. 3. Klik op Gereed. Wat gebeurt er vervolgens? De persoon die je als extra beheerder hebt toegevoegd, ontvangt een e-mail met een uitnodiging om beheerder te worden. BELANGRIJK Nieuwe beheerders moeten de koppeling in de e-mail gebruiken om voor het eerst naar de Admin Console te gaan. Versie 2.5 Pagina 9
Beheerders wijzigen Neem contact op met de klantenservice van Adobe als je de klantbeheerder voor je organisatie wilt wijzigen. Meerdere teams beheren Eén persoon kan met één Adobe-id (e-mailadres) meerdere VIP-teams beheren in de Admin Console. Dit is mogelijk als een gebruiker (beheerder) meerdere VIP-uitnodigingen accepteert die een wederverkoper per e-mail heeft verzonden. Organisaties kunnen meerdere teams hebben, zoals een team voor de financiële afdeling en een team voor de creatieve afdeling. Als je beheerder voor meerdere teams bent, kun je het team selecteren dat je wilt beheren wanneer je je aanmeldt bij de Admin Console. OPMERKING Eén beheerder kan meerdere VIP-teams beheren, plus één extra lidmaatschap van Creative Cloud voor teams dat is aangeschaft via Adobe.com.. Pagina 10 Versie 2.5
Licenties toevoegen en producten selecteren Als je licenties van een product wilt toevoegen voor je team, ga je als volgt te werk: 1. Klik in de Admin Console op het plusteken naast Licentie toevoegen. (Klik eenmaal op Licentie toevoegen voor elke licentie die je wilt toevoegen.) 2. Selecteer het gewenste product in de vervolgkeuzelijst. 1 2 3 BELANGRIJK Als je geen product selecteert voordat je op Licenties aanvragen klikt, wordt het volledige Creative Cloud-pakket voor teams als standaardproduct geselecteerd. Als je het product wilt wijzigen of de licentie wilt verwijderen nadat je op Licenties aanvragen hebt geklikt, moet je binnen 30 dagen contact opnemen met de wederverkoper. 3. Klik op Licenties aanvragen. De wederverkoper machtigen Nadat je licenties hebt toegevoegd, moet je vervolgens de wederverkoper machtigen. Bij deze stap geef je de wederverkoper toestemming om namens jou een order te plaatsen voor het aantal licenties dat je hebt opgegeven. 1. Voer je inkoopordernummer in als je hierover beschikt. 2. Klik op Toewijzen. TIP Voeg eerst licenties toe en vraag ze vervolgens aan voordat je e-mailadressen gaat invoeren om de licenties aan gebruikers toe te wijzen. Versie 2.5 Pagina 11
Licenties toewijzen Wanneer je account licenties bevat, kun je vervolgens de licenties aan specifieke gebruikers toewijzen. 1. Typ het e-mailadres van de gebruiker in het vak E-mailadres invoeren. 2. Selecteer Gebruiker uitnodigen. Pagina 12 Versie 2.5
Uitnodigingen naar gebruikers verzenden 3. De klantbeheerder voert vervolgens de naam van de gebruiker in, typt eventueel een persoonlijk bericht en klikt op Uitnodiging verzenden. De gebruiker ontvangt een e-mail met een uitnodiging voor deelname aan Creative Cloud en een koppeling voor aanmelding bij Creative Cloud om het product te downloaden. TIP Zorg dat je gebruikers noreply@adobe.com toevoegen aan hun lijst met veilige e-mailadressen, zodat je zeker weet dat ze je e-mail met de uitnodiging zullen ontvangen. Controleer de mappen met spam of ongewenste e-mails als de uitnodigingen niet worden ontvangen. Versie 2.5 Pagina 13
De toewijzing van licenties ongedaan maken of licenties intrekken Om de toewijzing van een licentie aan een gebruiker ongedaan te maken en de toegang tot het product in te trekken, ga je als volgt te werk: 1. Klik in de Admin Console op de X naast de licentie waarvan je de toewijzing ongedaan wilt maken. 2. Selecteer Intrekken in het dialoogvenster. De toewijzing van de licentie wordt nu ongedaan gemaakt. 1 2 Licenties opnieuw toewijzen Nadat een licentie is ingetrokken, kun je deze eenvoudig opnieuw toewijzen door het e-mailadres van een nieuwe gebruiker in het dialoogvenster in te voeren en vervolgens op Gebruiker uitnodigen te klikken. Dit is dezelfde procedure als in de sectie Licenties toewijzen. Pagina 14 Versie 2.5
Producten downloaden Telkens wanneer je een licentie aan een gebruiker toewijst, ontvangt deze gebruiker een e-mail met een uitnodiging om het product te gebruiken. De gebruiker moet in de e-mail op Uitnodiging accepteren klikken om toegang tot het product te krijgen en het product te downloaden. Licenties verlengen Licenties die via het VIP zijn aangeschaft, moeten elk jaar op de vervaldatum worden verlengd, zodat de producten beschikbaar blijven. Verlengingsperiode Tijdens de verlengingsperiode kunnen VIP-klanten hun licenties verlengen voor de volgende abonnementsperiode. De verlengingsperiode begint 30 dagen vóór de vervaldatum en eindigt 30 dagen na de vervaldatum. Tijdens deze periode kunnen VIP-klanten orders voor verlenging plaatsen via de gewenste wederverkoper. Meldingen in de Admin Console Vanaf 30 dagen vóór de vervaldatum wordt een melding in de VIP Admin Console weergegeven wanneer de klantbeheerder zich aanmeldt bij de VIP Admin Console. De melding herinnert de beheerder eraan dat de vervaldatum binnenkort is bereikt en raadt de beheerder aan contact op te nemen met de wederverkoper om een order voor verlenging te plaatsen. Versie 2.5 Pagina 15
Verlengingsprocedure Neem contact op met je wederverkoper om de order voor verlenging te plaatsen. Alle licenties verlengen VIP-leden die al hun werkpleklicenties willen verlengen, hoeven slechts contact op te nemen met hun wederverkoper om hun bestelling te plaatsen. De wederverkoper kan automatisch een offerte aanbieden voor alle licenties die verlengd moeten worden. Alleen bepaalde licenties verlengen VIP-klanten die alleen bepaalde licenties willen verlengen (gedeeltelijke verlenging) tijdens de verlengingsperiode, moeten contact opnemen met hun wederverkoper om een order te plaatsen. De klantbeheerder moet de te verlengen licenties binnen 30 dagen na de vervaldatum in de VIP Admin Console selecteren. Te verlengen licenties selecteren Als je minder dan 100% van de licenties in je VIP-lidmaatschap hebt verlengd, wordt een speciale melding weergegeven waarin je wordt gevraagd de licenties te selecteren die je wilt verlengen. Klik op Licenties selecteren die u nu wilt verlengen om de licenties te selecteren die je wilt verlengen. Er verschijnt een op product gerangschikte lijst met alle gebruikers aan wie licenties zijn toegewezen. In deze lijst kun je aangeven welke gebruikers hun licenties behouden en welke gebruikers niet. De lijst bevat ook licenties die wel zijn aangeschaft, maar nog niet aan een gebruiker zijn toegewezen. Pagina 16 Versie 2.5
Selecteer de licenties die je wilt verlengen door op het selectievakje naast het e-mailadres van de gebruiker te klikken. Je kunt ook licenties selecteren die nog niet aan een gebruiker zijn toegewezen. Productveranderingen op de vervaldatum VIP-klanten die de producten in hun VIP-lidmaatschap willen wijzigen op de vervaldatum, moeten opgeven welke producten ze willen verlengen en welke producten ze willen toevoegen. Dat doen ze door contact op te nemen met hun wederverkoper en een order voor verlenging te plaatsen. Nadat de order bij Adobe is geplaatst, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd: 1. De klant moet in de Admin Console aangeven welke licenties van de bestaande producten moeten worden verlengd. (Alle bestaande licenties die niet worden verlengd of niet worden gewijzigd in licenties voor een ander product, worden 31 dagen na de vervaldatum verwijderd.) 2. De klantbeheerder moet in de Admin Console licenties toewijzen voor alle nieuwe producten die zijn toegevoegd. Versie 2.5 Pagina 17
Verlengingsmeldingen VIP-klantbeheerders ontvangen op de volgende momenten een melding per e-mail van Adobe: 30 dagen vóór de vervaldatum (om aan te geven dat het tijd is om de licenties te verlengen) Op de vervaldatum (om aan te geven dat de verlengingsdatum is verstreken) 31 dagen na de vervaldatum (om aan te geven dat de licenties worden verwijderd als er geen order is verwerkt) Er wordt ook een duidelijk zichtbare verlengingsherinnering weergegeven in de Admin Console. Pagina 18 Versie 2.5