MVO MILIEU Charter 2014-2015 SOCIAAL

VOKA KAMER VAN KOOPHANDEL MECHELEN SOCIAAL / MVO / MILIEU CHARTER Draaiboek Cyclus 2014-2015 MVO MILIEU Charter 2014-2015 SOCIAAL Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 1

1. SITUERING Het hebben van een goed product of dienst is een goede vertrekbasis maar is niet langer een garantie voor het voortbestaan van een bedrijf. Klanten, leveranciers, werknemers, partners en kinderen, omwonenden en het bredere maatschappelijke weefsel, overheden, administraties, banken, verzekeringen, collega ondernemers, e.a. stellen steeds meer eisen aan het bedrijfsleven. Meer en meer bepalen kwaliteits-, veiligheids-, milieu-, sociale en maatschappelijke normen de mate waarin een bedrijf kan verkopen, aankopen, aanwerven, lenen etc. Een bedrijf dat zijn continuïteit wenst te verzekeren is genoodzaakt om deze ontwikkelingen op de voet te volgen en zich snel aan te passen. In de praktijk stellen we echter vast dat bedrijven met een gestructureerd kwaliteits-, veiligheids-, milieu-, sociaal en maatschappelijk beleid eerder uitzonderlijk zijn. Vooral KMO's hebben op dit vlak nog een lange weg af te leggen! Vaak is de wil wel aanwezig en probeert men goed te doen, maar is er een gebrek aan gerichte financiële middelen, inzichten en expertise om deze thema's gestructureerd en ten gronde aan te pakken. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) of duurzaam ondernemen is een vorm van ondernemerschap dat een balans tracht te vinden tussen de context van de bedrijfsactiviteiten en de economische prestaties (Profit), het respect voor het sociaal maatschappelijke, het welzijn en de (arbeids)veiligheid van de werknemers en stakeholders (People/Prosperity) en dit alles binnen duurzame ecologische randvoorwaarden (Planet). Het project Sociaal/MVO/Milieu-charter geeft hierop een antwoord en wil een positieve impuls geven aan kleine en middelgrote bedrijven en organisaties om hun bestaande Sociale-/MVO-/Milieusituatie beter te begrijpen en te verbeteren. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 2

2. CONCEPT Het Sociaal/MVO/Milieu Charter VOKA wil in de eerste plaats het proactief Sociaal/MVO/Milieu beleid van de deelnemende bedrijven onderstrepen. Een proactief Sociaal/MVO/Milieu beleid leidt tot: beter inzicht in de economische, maatschappelijke, sociale en ecologische waarden en prestaties van het bedrijf beperking van de impact en belasting door de activiteiten van het bedrijf economische voordelen door preventie en proactieve houding verbeterde stakeholderdialoog en Sociale/MVO/Milieu communicatie met alle belanghebbende partijen: klanten, leveranciers, overheden, banken, en verzekeraars, werknemers, omwonenden en omgeving een verbeterde positie tegenover duurzaamheid, innovatie en business continuity Drie keuzes Drie Charters Deelnemende bedrijven hebben de keuze uit drie mogelijkheden en deze keuze wordt bepaald door het accent dat het deelnemend bedrijf zelf wil leggen. Keuze 1 MILIEU Charter = 3 actiepunten Milieu - Bestaand In dit charter ligt het accent op de bedrijfsactiviteiten en de impact hiervan op het milieu en onze planeet. Met dit ecologisch georiënteerd charter wil VOKA het deelnemend bedrijf aansporen om met betrekking tot het Milieu Charter minstens 3 milieu gerelateerde acties te plannen en uit te voeren die verder gaan dan de wetgeving en dit alles binnen een systematisch charterkader. Keuze 2 SOCIAAL Charter = 2 actiepunten Mens + 1 actiepunt Maatschappij NIEUW!!! In dit charter ligt het accent op de bedrijfsactiviteiten en de koppeling tussen enerzijds het welzijn van de werknemers en anderzijds de welvaart in de maatschappij. Met dit sociaal georiënteerd charter wil VOKA het deelnemend bedrijf aansporen om met betrekking tot het Sociaal Charter minstens 2 mens (HRM en welzijn en arbeidsveiligheid) gerelateerde acties te plannen en uit te voeren die verder gaan dan de wetgeving én minstens 1 maatschappij gerelateerde actie te plannen en uit te voeren en dit alles binnen een systematisch charterkader. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 3

Keuze 3 MVO Charter = 3 actiepunten Milieu + 2 actiepunten Mens + 1 actiepunt Maatschappij - Bestaand In dit charter ligt het accent op de bedrijfsactiviteiten en de koppeling tussen enerzijds het welzijn van de werknemers en anderzijds de welvaart in de maatschappij én de impact van haar bedrijfsactiviteiten op het milieu en onze planeet. Het gedachtegoed sluit aan bij het 4P totaalconcept van peopleprosperity-planet met respect voor profit. Met dit maatschappelijk verantwoord ondernemen georiënteerd charter wil VOKA het deelnemend bedrijf aansporen om met betrekking tot het MVO Charter minstens 3 milieu gerelateerde acties te plannen en uit te voeren die verder gaan dan de wetgeving én minstens 2 mens (HRM en welzijn en arbeidsveiligheid) gerelateerde acties te plannen en uit te voeren die verder gaan dan de wetgeving én minstens 1 maatschappij gerelateerde actie te plannen en uit te voeren en dit alles binnen een systematisch charterkader. Zoals gezegd zijn deze vernoemde charteracties allen concrete maatregelen die verder gaan dan wat wettelijk of in de vergunning(en) is opgelegd! Bedrijven hebben dus 3 keuzemogelijkheden en kunnen dus kiezen voor een instap in het Sociaal- of het Milieu- of het MVO Charter. Bedrijven die voor een eerste maal deelnemen aan het charterprogramma kunnen direct instappen in keuze 1: Milieu Charter of keuze 2: Sociaal Charter. Bedrijven die wensen in te tekenen op keuze 3: het MVO Charter moeten of reeds in het bezit zijn van een milieuchartercertificaat of het bewijs leveren dat zij beschikken over een operationeel managementsysteem met geldig certificaat of equivalente zelfverklaring - dat PDCA borging garandeert om toegelaten te kunnen worden tot het MVO-charter. Schematische voorstelling*: SOCIAAL - MILIEU - MVO Charter MAATSCHAPPIJ MENS (HR+Veil) MILIEU 1 ACTIEPT 2 ACTIEPTN 3 ACTIEPTN SOCIAAL CHARTER MILIEU CHARTER MVO CHARTER Louis Verbruggen 25/10/2013 LV Consult 28 *Gedachtegoedhouder LV Consult: geen gebruik zonder toelating of vermelding Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 4

2.1. Historiek van het MVO/Sociaal /Milieu Charter: 1999-2013 Om bedrijven te stimuleren en te steunen bij de invoering van een strategisch milieubeleid, heeft de Vlaamse Regering in 98 het Milieucharter opgericht. Sindsdien werd het project over gans Vlaanderen georganiseerd onder het PREventie STImulerend project Presti 4. Ook de provincie Antwerpen volgde eind 1999. Medio 2005 besliste de Vlaamse Regering na jaren, om het succesrijke Presti 4- programma als subsidieprogramma stop te zetten. VOKA-Kamers van Koophandel Mechelen en Kempen, de initiatiefnemers van het Milieucharter voor de provincie Antwerpen, betreurden deze beslissing. Immers de spiraal van continue verbetering die jaren geleden opstartte bij vele ondernemingen uit de provincie behoeft een blijvende ondersteuning. Ook het Provinciebestuur, die het Milieucharter van nabij volgde door hun aanwezigheid in de evaluatiecommissie, wilde dit project verder zetten omdat zij milieuvriendelijk ondernemen wil stimuleren en promoten. Vanaf het Milieucharter cyclus 2006-2007 bundelden het Provinciebestuur van Antwerpen en de VOKA - Kamers van Koophandel Mechelen en Kempen opnieuw hun krachten. Zij bliezen het project na jaren Vlaamse overheidssteun nieuw leven in. Sinds de cyclus 2011-2012 werd het MVO Charter geïntroduceerd als een complementaire en logische uitbreiding van het milieucharterproject in een totaalconcept van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het MVO Charter is ondertussen al aan zijn 3 de succesvolle jaargang toe en is voor het bedrijfsleven uitgegroeid tot een referentie in het aantoonbaar maken van haar streven naar een sociaal en maatschappelijk verantwoorde en aanvaarde ondernemerspositie. Medio 2013 besliste de Provincie Antwerpen haar ondersteuning via subsidiëring stop te zetten voor de nieuwe cyclus 2014-2015. Het charterproject dreigde hiermee zijn continuïteit te verliezen. De organiserende partners hebben echter naar een positie en structuur van continuïteit, onafhankelijkheid en neutraliteit gezocht en gevonden om het charterproject verder te kunnen zetten. Naast het bijsturen op het organisatorische vlak werd er verder ook beslist om het charterproject voor 2014-2015 verder te kaderen binnen een subsidievrije aanpak op basis van autonome financiering. Verder aansluitend bij de visie van ons totaalconcept waarbij naast het bedrijf en het milieu, ook het welzijn van al de betrokkenen en de welvaart van de maatschappij belangrijk zijn, hebben we aanvullend aan het bestaande MVO Charter en Milieu Charter nu een nieuw charter toegevoegd dat een weerspiegeling geeft omtrent de betrokkenheid van het bedrijf bij haar ontwikkeling van het welzijn van de stakeholders en haar ondersteunende relatie met de welvaart van de maatschappij. Dit concept zit vervat in ons nieuw project van het Sociaal Charter. Met dit nieuwe initiatief rond het Sociaal Charter, tezamen met het Milieu Charter en het MVO Charter bieden wij een totaalprojectaanpak aan, dat toelaat om het bedrijfsleven zijn aansluiting te laten vinden bij de nieuwe ontwikkelingen in een sociaal, ecologisch en maatschappelijk bewogen bedrijfswereld. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 5

Daarom hopen wij dat dit innoverend en vernieuwend initiatief kan rekenen op de enthousiaste en welwillende ondersteuning van het bedrijfsleven waarvoor het is opgericht en vanaf de nieuwe cyclus 2014-2015 verder gedragen kan worden door haar deelnemers en partners. 2.2. Verloop van de MVO / Sociaal / Milieu Charter cyclus 2014-2015 2.2.1. Beoordeling van het kandidaat-bedrijf a) Criteria voor deelname Deelname aan het MVO/Sociaal/Milieu Charter berust op het principe van vrijwilligheid. Het MVO/Sociaal/Milieu Charterproject staat open voor alle bedrijven, overheden en organisaties, profit en non-profit, uit - in principe - de provincie Antwerpen. Op vlak van economische activiteit, omvang van tewerkstelling of juridische structuur zijn er geen vereisten. Bedrijven kunnen met meerdere locaties deelnemen via meervoudige inschrijvingen. Er wordt dus ingeschreven per unieke technische eenheid die opereert vanonder één stolp en juridisch gekend is in het vergunningenstelsel. De eerste voorwaarde tot kandidaatstelling is dat het bedrijf, als locatie, duidelijk geïdentificeerd en omschreven kan worden en de deelnemende locatie onder één stolp kan geplaatst worden. Ten tweede over de nodige vergunningen beschikt. Ten derde voldoet aan de milieureglementering en vergunningsvoorwaarden voor wat deelname aan het Milieu Charter betreft, en voldoet aan veiligheids-, en sociale reglementeringen en vergunningsvoorwaarden terzake voor wat een deelname aan het Sociaal Charter betreft en voldoet aan het algemeen wettelijk kader en milieu-, veiligheids-, en sociale reglementeringen en vergunningsvoorwaarden ter zake voor wat een deelname aan het MVO-charter betreft. Dit wordt getoetst aan de hand van een initiële audit als instapvoorwaarde. b) Uitvoeren van een initiële audit : Inzicht in de momentele juridische positie De milieuconsulenten van Thimad bvba (contact: Mevr. Laetitia Lemahieu) auditeren het kandidaat-bedrijf naar het naleven en nakomen van de wettelijke verplichtingen inzake milieu en milieuvergunningen, veiligheid en sociale verplichtingen en lichten waar nodig deze verplichtingen toe. Het auditeren gebeurt op de locatie van het kandidaat-bedrijf zelf door de consulent en neemt ongeveer een halve dag in beslag voor een Sociaal- of een Milieu Charter en ongeveer een dag voor een MVO Charter. Voor een vlot verloop van de audit zal aan het bedrijf in kwestie gevraagd worden een aantal documenten klaar te leggen of op voorhand over te maken (zoals vergunningen, verplichte keuringen en kwartaal- en jaarverslagen, verplichte meetcampagnes en analyseresultaten, PV s. e.d.). Na het auditbezoek stelt de consulent hierover een rapport op. In het rapport wordt een onderscheid gemaakt tussen niet-conformiteiten en aandachtspunten. Nonconformiteiten zijn wettelijke verplichtingen die op het moment van de initiële audit Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 6

niet of onvoldoende nageleefd worden. Non-conformiteiten vereisen onmiddellijke actie door het bedrijf om zich in orde te stellen met de wettelijke bepalingen maar in elk geval ten laatste tegen 31/12/2014. Om een Charter te kunnen ontvangen, mogen er GEEN non-conformiteiten meer aanwezig zijn. Aandachtspunten zijn punten waar op het moment van de audit geen overtreding van de wetgeving werd vastgesteld, maar die toch de nodige aandacht vereisen (bv. keuringen die in de loop van het jaar dienen te gebeuren, lopende vergunningsaanvraagprocedures die dienen opgevolgd te worden, ). Aandachtspunten werken eerder als een geheugensteun. Indien het bedrijf beschikt over een operationeel managementsysteem dat borging van de plannings- en uitvoeringsonderdelen garandeert, kan dit onderdeel van het auditrapport beschouwd worden als louter informatief ten behoeve van de charterorganisatie en de evaluatiecommissie. Bij de eindaudit zal door de auditors nagegaan worden wat de stand van zaken is van deze aandachtspunten. Voor alle aandachtspunten dienen de nodige acties ondernomen te zijn. Er mogen zeker GEEN non-conformiteiten uit deze aandachtspunten gegroeid zijn. Deze initiële audit wordt herhaald om de 3 jaar, vervolgens bij een 4, 7,. deelname (indien men geen enkele cyclus overslaat) en is vergelijkbaar met de toegepaste frequentie bij hercertificatie-audits in de context van ISO. Er mag echter nooit meer dan 3 jaar tussen twee audits zitten. Bij overstap naar een ander type charter dient tevens een nieuwe initiële audit, aangepast aan het gekozen chartertype, uitgevoerd te worden. c) Voorleggen van het auditrapport Het auditrapport wordt vervolgens door de consulent besproken tijdens een vergadering met de evaluatiecommissie (EC). De evaluatiecommissie beslist op basis van de haalbaarheid om binnen het lopende actiejaar de niet-conformiteiten te regulariseren en de eventuele aandachtspunten te realiseren, of het kandidaat-bedrijf al dan niet kan toegelaten worden tot het MVO/Sociaal/Milieu Charterproject. De samenstelling van deze commissie vindt u verder in deze bundel toegelicht. Om voor een MVO/Sociaal/Milieu Chartercertificaat in aanmerking te komen, dienen de eventuele aandachtspunten en de wettelijke niet-conformiteiten bij voorrang aangepakt en ten laatste tegen 31 december 2014 gerealiseerd of geregulariseerd te worden. De MVO/Sociaal/Milieu Charter organisatie en partners en alle leden van de evaluatiecommissie garanderen dat alle beschikbaar geworden dossierinformatie steeds wordt behandeld met respect voor het vertrouwelijk karakter van deze informatie. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 7

d) Uitwerken van een jaaractieplan: De weg naar een Continue Verbetering Dit zich jaarlijks herhalend proces heeft als objectief een continue verbetering van de milieu-, gezondheids- en welzijns-, arbeidsveiligheids-, sociale en maatschappelijke positie en de economische prestaties van de organisatie na te streven. Om de deelnemers te begeleiden bij de opmaak van een bedrijfsspecifiek (thema, tijd en geld) realistisch jaaractieplan met actiepunten relevant voor het bedrijf, zal door de begeleidende expert MVO en managementsystemen (contact: Dhr. Louis Verbruggen / LV Consult) een sterkte-zwakte analyse en materialiteitsscan uitgevoerd worden bij de bedrijven. De uitvoering van een sterkte-zwakte analyse en materialiteitsscan neemt ongeveer een halve dag in beslag voor een Sociaal- of een Milieu Charter en ongeveer een dag voor een MVO Charter. Het verdient verder aanbeveling om bij de uitvoering van deze sterkte-zwakte analyse de aanwezigheid te voorzien van de directievertegenwoordiger, de verantwoordelijke van elk betrokken chartertype, eventueel aangevuld met de personeelsverantwoordelijke en de aankoopverantwoordelijke. Elk(e) gekozen thema/domein/prestatie-indicator geeft aanleiding tot mogelijke concrete invullingen van actiepunten binnen het MVO/Sociaal/Milieu Charter op voorwaarde dat het principe van de Deming cirkel (PDC²A = plan, do, check & correct, act) in zijn geheel wordt toegepast op het concrete actiepunt en resulteert binnen het trajectjaar van continue verbetering in een waarneembaar en auditeerbaar verbeterd resultaat. Bij dit proces van keuzes van actiepunten zal de begeleidende expert de nodige ondersteuning bieden om zo nodig de te volgen richting van mogelijke keuzes aan te duiden. Het moet echter ook duidelijk zijn dat de begeleidende expert opportuniteiten zal duiden, maar dat per definitie de definitieve beslissing van keuze van actiepunten volledig bij het deelnemend bedrijf rust. Na het bezoek stelt de expert een jaaractieplan in een voorgeschreven modelrooster voor - bestaande uit of minstens 3 milieu-actiepunten voor wat het Milieucharter betreft, of minstens 2 actiepunten voor mens én minstens 1 actiepunt voor maatschappij voor wat het Sociaal Charter betreft of gecombineerd minstens 3 actiepunten voor milieu én minstens 2 actiepunten voor mens én minstens 1 actiepunt voor maatschappij voor wat het MVO-charter betreft - en legt dit, na goedkeuring door het deelnemende bedrijf, voor aan de evaluatiecommissie. De actiepunten zelf kunnen onderdeel uitmaken van zowel de korte als de lange termijnplanning (Doelstellingen) zodat MVO-/Sociale /Milieu-zorg binnen het bedrijf stap voor stap wordt uitgebouwd. De actiepunten moeten niet spectaculair zijn of met zware investeringen gepaard gaan. Eenvoudige brongerichte maatregelen, proces optimalisatie, verbeterende initiatieven omtrent de bedrijfsstructuur, doelgroep gerichte opleidingssessies, verbeterde communicatie, dialoog en overleg, toepassen van meer evenwichtige verhoudingen, verhogen van het bewustzijn rond bepaalde thema s,... zijn allemaal mogelijke actiepunten. Hiervoor verwijzen we naar de thema s in Bijlage 2. De indiener van het actieplan dient bovendien volgende zaken voor ogen te houden: Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 8

Aangezien het kandidaat-bedrijf in orde moet zijn met de wetgeving (zie punt b en c), mogen de voorgestelde acties in het actieplan niet opgelegd zijn in een vergunning. Actiepunten rond MVO, Sociale en Milieu aspecten dienen in het charter immers per definitie verder te gaan dan de wetgeving. Elk actiepunt dient per definitie voor het bedrijf een relevantie te hebben binnen de uitgevoerde sterkte-zwakte analyse en materialiteitstoets. De focus moet in eerste instantie steeds op de prioritaire risico s liggen. Actiepunten die het gevolg zijn van vrijwillige deelname aan convenanten zijn eveneens geldig. Om de effecten van de gerealiseerde acties te kunnen bepalen, moeten de resultaten meetbaar of aan te tonen zijn en auditeerbaar zijn. Voor elke actie wordt een meetbaar of aantoonbaar streefdoel (Taakstelling) voorop gesteld. Ieder actiepunt zal verder gefaseerd worden voorgesteld in het jaaractieplan. Dit maakt het mogelijk voor het bedrijf om tussentijds in de uitvoering van het actiepunt een onderbouwde negatieve besluitvorming op te nemen in het charter, zodat niet wordt overgegaan tot de realisatie van de volgende fase, maar die wel aanleiding geeft tot het aanvaarden van dit actiepunt. Het niet doorgaan met de volgende fase van het actiepunt dient omstandig te worden gedocumenteerd voor de eindbeoordeling tijdens de eindaudit. Niet of half gerealiseerde (of grootschalig gefaseerde) actiepunten kunnen doorgeschoven worden naar een eventuele volgende cyclus. e) Voorleggen van het jaaractieplan van actiepunten Het jaaractieplan wordt, na uitdrukkelijk akkoord van het deelnemend bedrijf, in zijn geheel besproken door de begeleidende expert tijdens de vergadering met de evaluatiecommissie. De finale beoordeling van het jaaractieplan van actiepunten gebeurt tevens door deze evaluatiecommissie. De commissie beslist of de actiepunten verder gaan dan wettelijk verplicht én relevant zijn voor het bedrijf in kwestie. De commissie zal daarbij met het volgende rekening houden: Er zijn 10 basisthema s (zie Bijlage 2) waarbinnen acties kunnen uitgevoerd worden. De evaluatiecommissie verwacht dat het kandidaat-bedrijf acties uitvoert in die domeinen waar ze het meeste milieuhinder veroorzaakt of sociale of MVOrelevantie te winnen heeft. De dikte van het dossier is geen criterium, we beogen immers kwaliteit eerder dan kwantiteit. Het bekomen van het MVO/Sociaal/Milieu Certificaat is niet afhankelijk van het aantal ingezette mensen of middelen. We gaan er wel vanuit dat een groot bedrijf zwaardere inspanningen kan leveren dan een KMO. Indien de kandidaatdeelnemer in het recente verleden belangrijke financiële inspanningen geleverd heeft, kunnen kleine bijkomende inspanningen ook in aanmerking komen voor het behalen van het MVO/Sociaal/Milieu Certificaat. Het is vooral belangrijk dat het voornemen om vooruitgang te boeken onder het motto van continu verbeteren duidelijk in de bedrijfscontext aanwezig is. Indien de commissie een actiepunt niet aanvaardt, dan zal de begeleidende expert opnieuw contact opnemen met het deelnemend bedrijf om een nieuw of aangepast Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 9

actiepunt voor te stellen en in te dienen of kan na overleg en met onderling akkoord afgezien worden van dit actiepunt. Keurt de commissie het dossier goed, dan kan de Intentieverklaring tot deelname aan het MVO/Sociaal/Milieu Charter ondertekend worden. 2.2.2. Ondertekening van de Intentieverklaring Pas op het ogenblik dat de evaluatiecommissie het licht op groen zet en het kandidaat-bedrijf de Intentieverklaring ondertekent, wordt de naam van het bedrijf openbaar gemaakt. Door het ondertekenen van de Intentieverklaring verbindt het bedrijf zich ertoe om onderstaande aspecten te integreren in de bedrijfsvoering: ISO 26000 7 MVO principes: De fundamenten van MVO De 7 MVO principes als opgenomen in de ISO 26000 in de bedrijfscontext te respecteren en toe te passen, te weten: o Verantwoordelijkheid nemen o Transparant zijn o Zich Ethisch gedragen o Respect voor belangen van stakeholders o Respect voor wetgeving o Respect voor internationale gedragsnormen o Respect voor mensen- en kinderrechten SOCIAAL-charter: Minstens 2 van de goedgekeurde actiepunten rond het thema mens en minstens 1 goedgekeurd actiepunt rond het thema maatschappij binnen de vooropgestelde uitvoeringstermijn van 1 jaar realiseren en in de praktijk brengen; Alle in het auditrapport vastgestelde niet-conformiteiten in orde te brengen tegen 31 december 2014; De maatregelen die genomen werden ter realisatie van de diverse actiepunten en de geboekte resultaten te rapporteren aan de evaluatiecommissie; Niet enkel te streven naar end-of-pipe oplossingen, maar de ganse productie- en toeleveringsketen (ontwerp, productieproces, verpakking, vervoer, ) en tevens het organisatiemodel, inclusief alle betrokkenen (organisatie, opleiding, communicatie, dialoog, ) te beschouwen voor verbetering; Uiteindelijk op termijn te streven naar de invoering van een managementsysteem rond Sociale zorg (al dan niet gecertificeerd), wat de duurzaamheid en de sociaal maatschappelijke positie van een onderneming enkel ten goede kan komen; Een ruimere toepassing van deze principes en doelstellingen te bevorderen door, waar mogelijk, ervaringen hieromtrent uit te wisselen met andere bedrijven die de Intentieverklaring ondertekenen of willen ondertekenen. MILIEU-charter: Minstens 3 van de goedgekeurde milieuactiepunten binnen de vooropgestelde uitvoeringstermijn van 1 jaar in de praktijk te brengen; Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 10

Alle in het auditrapport vastgestelde niet-conformiteiten in orde te brengen tegen 31 december 2014; De maatregelen die genomen werden ter realisatie van de diverse actiepunten en de geboekte resultaten te rapporteren aan de evaluatiecommissie; Niet enkel te streven naar end-of-pipe oplossingen, maar de ganse productieketen (ontwerp, productieproces, verpakking, vervoer, ) te beschouwen voor verbetering; Uiteindelijk op termijn te streven naar de invoering van een managementsysteem rond milieuzorg (al dan niet gecertificeerd), wat de duurzaamheid en de milieupositie van een onderneming enkel ten goede kan komen; Een ruimere toepassing van deze principes en doelstellingen te bevorderen door, waar mogelijk, ervaringen hieromtrent uit te wisselen met andere bedrijven die de Intentieverklaring ondertekenen of willen ondertekenen. MVO-charter: Minstens 3 van de goedgekeurde actiepunten rond het thema milieu, minstens 2 van de goedgekeurde actiepunten rond het thema mens en minstens 1 goedgekeurd actiepunt rond het thema maatschappij binnen de vooropgestelde uitvoeringstermijn van 1 jaar te realiseren en in de praktijk te brengen; Alle in het auditrapport vastgestelde niet-conformiteiten in orde te brengen tegen 31 december 2014; De maatregelen die genomen werden ter realisatie van de diverse actiepunten en de geboekte resultaten te rapporteren aan de evaluatiecommissie; Niet enkel te streven naar end-of-pipe oplossingen, maar de ganse productie- en toeleveringsketen (ontwerp, productieproces, verpakking, vervoer, ) en tevens het organisatiemodel, inclusief alle betrokkenen (organisatie, opleiding, communicatie, dialoog, ) te beschouwen voor verbetering; Uiteindelijk op termijn te streven naar de invoering van een managementsysteem rond MVO-zorg (al dan niet gecertificeerd), wat de duurzaamheid en de sociaal maatschappelijke positie van een onderneming enkel ten goede kan komen; Een ruimere toepassing van deze principes en doelstellingen te bevorderen door, waar mogelijk, ervaringen hieromtrent uit te wisselen met andere bedrijven die de Intentieverklaring ondertekenen of willen ondertekenen. Na de ondertekening is het nu aan de kandidaat-deelnemer om zelf over te gaan tot de concrete uitvoering van het charter jaaractieplan en desgevallend de realisatie van de vastgestelde aandachtspunten en een regularisatie van de niet-conformiteiten te bewerkstelligen. 2.2.3. Begeleiding door de experts - Ervaringsuitwisseling Tijdens de uitvoeringsperiode van het MVO/Sociaal/Milieu Charter, kunnen de deelnemers - indien gewenst voor eerstelijnsondersteuning en advies altijd terecht bij de begeleidende consulenten en experten. We brengen de deelnemers - op vrijwillige basis - per actiejaar verder 4-maal samen voor kennisoverdracht en ervaringsuitwisseling. De aanpak van ervaringsuitwisselingen kan verschillen al naargelang de vraagstelling, de noden en de prioriteiten van het moment. Ronde tafel bevraging en groepsdiscussies, thema uitwerkingen en Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 11

toelichtingen, externe experten en lezingen, actualiteit en wetgeving, uitwisseling en bekijken van good practices,.. kunnen allemaal aan bod komen. We streven naar een maximale ervaringsuitwisseling tussen de deelnemers en zullen de groepssamenstelling hierop afstemmen. Tevens trachten we de ervaringsuitwisseling te laten plaatsgrijpen bij één van de deelnemende bedrijven zelf en voorzien we verder indien mogelijk, een praktisch bezoek aan de gerealiseerde actiepunten in het bedrijf.! Deze ervaringsuitwisselingsmomenten komen in aanmerking voor de 30 uren verplichte bijscholing voor de milieucoördinator en de vereiste bijscholing van de preventieadviseur! Na afloop van de sessies ontvangen de deelnemers hiertoe een getuigschrift/attest. 2.2.4. Evaluatie van de bereikte resultaten a) Indienen van het verslag Na het verstrijken van het actiejaar (eind maart 2015) bezorgt het bedrijf een beknopt verslag aan de organisatoren. Hiertoe zal door de consulenten van Thimad bvba een standaard formaat document voor het verslag bezorgd worden aan de bedrijven in de loop van de maand februari 2015. Het in te dienen verslag bevat een korte beschrijving van de geleverde inspanningen en de bereikte resultaten m.b.t. de actiepunten en desgevallend de realisatie en regularisatie van de eventuele aandachtspunten en niet-conformiteiten. Dit verslag dient ingevuld terug bezorgd te worden ten laatste op 31/03/2015. b) Beoordelen van het verslag Om een onafhankelijke en deskundige evaluatie t.o.v. het chartercertificaat te garanderen, zal een ad random samengestelde delegatie van de evaluatiecommissie, aangevuld met betreffende experten, in de loop van de maanden april en mei 2015 een audit-bezoek aan het deelnemend charterbedrijf brengen. Hiertoe wordt door de consulenten van Thimad bvba een afspraak gemaakt met de bedrijven. Tijdens dit auditbezoek worden de realisaties van de actiepunten, de regularisaties van de niet-conformiteiten en de realisaties van de aandachtspunten besproken en de behaalde resultaten geëvalueerd aan de hand van het door het bedrijf ingediende charterverslag (zie a), eventueel aangevuld met een powerpoint-presentatie. Een rondgang in het bedrijf met een ter plaatse vaststelling van de verwezenlijkingen en verbeteringen, ronden de charter eindaudit af. Bij voortschrijdende deelname aan het charter zal tevens steekproefgewijs het aanhouden van vorige gerealiseerde acties getoetst worden. De charterdelegatie zal nu vervolgens op het einde van dit audit-bezoek verslaggeving doen over haar bevindingen, inclusief haar voorlopige besluitvorming omtrent conformiteit voor het toekennen van het Charter. Het dossier wordt vervolgens overgemaakt aan de evaluatiecommissie voor definitieve besluitvorming omtrent conformiteit voor uitreiking van het Charter. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 12

c) Toekennen van het MVO/Sociaal/Milieu Chartercertificaat en het betreffende logo De consulenten van Thimad bvba maken een verslag op van de eindaudit. De voltallige evaluatiecommissie bespreekt vervolgens het verslag van de eindaudit, evalueert de gerealiseerde inspanningen en doet een uitspraak over het al dan niet toekennen van het MVO/Sociaal/Milieu-chartercertificaat. Indien het bedrijf niet genomineerd wordt, zullen wij contact opnemen om de situatie te bespreken. Het bedrijf kan dan kiezen voor doorschuiving naar de volgende cyclus, zodat een jaar later opnieuw een evaluatieverslag kan ingediend worden met een beschrijving van de aanvullende inspanningen en de bereikte resultaten. Indien het bedrijf wel genomineerd wordt, dan ontvangt zij een uitnodiging voor een academische zitting waarbij het betreffende chartercertificaat en het betreffende logo officieel overhandigd zullen worden. Daarenboven kunnen KMO s genieten van een extra subsidiebonus van 5% bij hun aanvraag voor ecologiepremie binnen het jaar na datum van uitreiking van het certificaat (zie ook punt d). d) Best Practice Fiche Bedrijven die deelnemen aan het MVO/Milieucharter kunnen verder een subsidiebonus ontvangen wanneer zij een ecologiepremie aanvragen. Een ecologiepremie is een financiële tegemoetkoming aan ondernemingen die ecologie-investeringen zullen realiseren in het Vlaamse Gewest (zie ook http://ewbl-publicatie.vlaanderen.be/ ). Onder ecologie-investeringen worden milieu-investeringen en investeringen op energiegebied verstaan. De ecologiepremie wordt toegekend in de vorm van een subsidie. Het bedrag van de ecologiepremie wordt bepaald door drie zaken: 1. de ecoklasse waartoe een technologie behoort op basis van zijn ecologiegetal; 2. de grootte van de onderneming; 3. de subsidiebonus. Bedrijven die een geldig certificaat van het MVO/Milieucharter kunnen voorleggen bij de aanvraag van een ecologiepremie, krijgen dus een subsidiebonus. Eén van de voorwaarden om een "geldig" certificaat te hebben, is dat VOKA een Best Practice Fiche per laureaat aan het Agentschap Ondernemen overmaakt. Deze fiches kunnen door het Agentschap Ondernemen op de eigen website gezet worden of ter beschikking gesteld worden van OVAM voor opname in de voorbeeldendatabank. Na de eindaudit bezorgt het bedrijf daarom steeds een korte beschrijving van één uitgewerkt actiepunt door het bedrijf zelf gekozen, aan de organisatoren. Hiertoe zal door de consulenten van Thimad bvba een standaard formaat fiche document bezorgd worden aan de bedrijven na de audit. De fiche (1 pagina) bevat een korte omschrijving van het actiepunt en een korte bespreking van het economisch, milieu en sociaal voordeel. Deze fiche dient ingevuld terug bezorgd te worden ten laatste op 30/06/2015. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 13

2.3. De Evaluatiecommissie (EC) & De Supervisory Board (SB) De ganse procedure voor het toekennen van het MVO-/Sociaal-/Milieucertificaat staat onder toezicht van een onafhankelijke Evaluatiecommissie. Deze commissie stelt zich NIET op als een inspectiedienst maar vertrekt vanuit een constructieve benadering. Alles wat binnen deze commissie wordt behandeld, blijft strikt vertrouwelijk en valt onder de garantie van geheimhouding! De evaluatiecommissie is samengesteld uit vertegenwoordigers van de overheid, werkgeversorganisaties, het bedrijfsleven, betrokken stakeholderorganisaties en experten: LNE, afdeling milieuvergunningen OVAM VMM AO RESOC VDAB Provincie Antwerpen, dienst milieu en natuurbehoud VOKA - Kamer van Koophandel Mechelen Laetitia Lemahieu & Wim Degeling & Gunter Peere: Begeleidende consulenten wetgeving Louis Verbruggen: Begeleidend expert MVO en managementsystemen Externe ervaringsdeskundigen PREBES De coördinatie en het secretariaat berusten bij VOKA - Kamer van Koophandel Mechelen. Om de kwaliteit, de manier van aanpak en de thema-actualiteit van het aangeboden charterprogramma te waarborgen voorzien wij 1 maal per jaar in oktober en voor de uitrol van de volgende chartereditie een stakeholder-overlegmoment met een speciaal voor dit charterproject opgerichte en samengestelde Supervisory Board (SB). Dit toezichthoudend orgaan is samengesteld uit: o Frédéric Achten Algemeen Directeur VOKA Mechelen - Voorzitter SB o Voorzitter EC o Ondervoorzitter EC o Louis Verbruggen Gedachtegoedhouder MVO Charter en begeleidend expert MVO en managementsystemen o Laetitia Lemahieu Begeleidend consulent wetgeving o Stakeholder 1 o Stakeholder 2 o Stakeholder 3 o Stakeholder 4 Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 14

3. PRAKTISCH EN TIMING Bedrijven die geïnteresseerd zijn om aan dit project deel te nemen, dienen het inschrijvingsformulier uit bijlage 4 vóór 31 januari 2014 over te maken aan VOKA Kamer van Koophandel Mechelen t.a.v. Dhr. Frédéric Achten. De uitvoering van het ingediende actieplan start in principe officieel met de ondertekening van het Sociaal/MVO/Milieucharter in april 2014 en loopt tot eind maart 2015. De definitieve uitreiking van het MVO/Sociaal/Milieuchartercertificaat en het MVO/ Sociaal/Milieulogo gebeurt tijdens een officiële zitting en is gepland in juni 2015. Om continuïteit, onafhankelijkheid, neutraliteit en kwaliteit van dit project te kunnen garanderen hebben de organiserende partners gekozen voor een subsidievrije aanpak. Ingevolge deze keuze worden de bijdragen voor autonome financiering door de deelnemende bedrijven als volgt begroot: Sociaal-charter: 3.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven tot 100 werknemers; 4.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven met meer dan 100 werknemers. Milieu-charter: 3.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven tot 100 werknemers; 4.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven met meer dan 100 werknemers. MVO-charter: 4.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven tot 100 werknemers; 5.000 euro (excl. BTW) voor bedrijven met meer dan 100 werknemers. Hierin zijn inbegrepen: een individueel bedrijfsbezoek in het kader van de initiële audit (wetgeving); een individueel bedrijfsbezoek in het kader van het uitwerken van de actiepunten en het jaaractieplan; deelname en PR-activiteiten in het kader van de ondertekening van de intentieverklaring; 4 ervaringsuitwisselingsmomenten; Min. 16 uur strategische high level opleiding, met actualiteitswaarde binnen de betrokken MVO thema s (equivalente marktwaarde: +/- 1.600 ); attestering uren bijscholing Milieucoördinator en Preventieadviseur voor min. 16 uur; gratis begeleiding bij sociale innovatieprojecten door de VOKA innovatieadviseur; mogelijkheid tot ondersteuning in het kader van realisaties van actiepunten, via het VOKA Mechelen Transknowledge programma in samenwerking met KULeuven @ Thomas More Antwerpen; een individuele eindaudit met bedrijfsbezoek, in het kader van de evaluatie van de behaalde resultaten; deelname en PR-activiteiten in het kader van de officiële uitreiking van het MVO/ Sociaal/Milieu Charter; een door de Vlaamse overheid gewaardeerd en officieel erkend milieuchartercertificaat (inzetbaar in het kader van subsidie- en premiedossiers) gebruik van het door de Vlaamse overheid beschermd charterlogo. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 15

Niet inbegrepen: Extra individuele begeleiding en extra individuele bedrijfsbezoeken door de consulenten, buiten het hiervoor omschreven charterkader. Indien gewenst kan uiteraard wel extra beroep worden gedaan op de expertise van de consulenten tegen een aparte kostprijs. De desbetreffende consulent zal op vraag van het bedrijf, hiervoor een gepaste offerte opmaken. Meer info? Voka Kamer van Koophandel Mechelen Dhr. Frédéric Achten Algemeen Directeur O.L. Vrouwestraat 85 2800 Mechelen Tel: 015 45 10 20 Fax: 015 45 10 21 E-mail: frederic.achten@voka.be BIJLAGEN 1. Schematische voorstelling project 2. Thema s MVO/Sociaal/Milieu Charter: Milieu Mens - Maatschappij 3. Getuigenissen Laureaat-bedrijven 4. Inschrijvingsformulier MVO /Sociaal/Milieu Charter cyclus 2014-2015 Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 16

BIJLAGE 1 SCHEMATISCHE VOORSTELLING PROJECT MVO / SOCIAAL / MILIEU CHARTER 2014-2015 Tegen 31/01/2014 Indienen inschrijvingsformulier Januari-Maart 2014 Voorbereidende nul-audit Wetgeving onder coördinatie van Laetitia Lemahieu Februari-Maart 2014 NOK STOP E.C. OK Bedrijf engageert zich om ten laatste tegen 31/12/2014 in orde te zijn met de wetgeving Januari-Maart 2014 2011 Februari-Maart 2014 Uitwerken MVO jaaractieplan onder leiding van Louis Verbruggen begeleiding van milieuconsulenten OK E.C. NOK Bedrijf herschrijft actieplan onder leiding van Louis Verbruggen April 2014 ACADEMISCHE ZITTING Tegen 31/12/2014 Tegen 31/03/2015 Ondertekening Intentieverklaring en officiële start nieuw actiejaar Status voortgang schriftelijk te bevestigen aan VOKA-KVK Indienen eindverslag gerealiseerde actiepunten, aandachtspunten en niet-conformiteiten 4 Tussentijdse ervaringsuitwisselin gen in 2014 April Juni September - November April - Mei 2015 Delegatiebezoek EC ter plaatse Mei - Juni 2015 OK E.C. NOK Bedrijf stuurt in extremis bij met verduidelijking of herkanst, indien mogelijk, via een volgende cyclus Juni 2015 ACADEMISCHE ZITTING Uitreiking MVO/SOCIAAL/MILIEU chartercertificaat en -logo Nieuwe Charter cyclus 2015 E.C. = Evaluatiecommissie NOK = NIET OK Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 17

BIJLAGE 2 MVO/SOCIAAL/MILIEU-CHARTER THEMA S MAATSCHAPPIJ + MENS + MILIEU 1. THEMA 1: BEHOORLIJK BESTUUR EN CORPORATE GOVERNANCE CONTEXT VAN DE ORGANISATIE - LEIDERSCHAP, VISIE EN BELEID MVO-/Sociale-/Duurzaamheids-/Mens-/Milieu-aspecten integreren in de uitbouw van het beleid en beheer van de organisatie, de beleidswaarden en de bedrijfscultuur, de bedrijfsinfrastructuur, het investerings- en aankoopbeleid, de proces- en productontwikkeling ter verbetering van de kwaliteit van de organisatie met respect voor minimale hinder en impact, eerlijke handelspraktijken en wetgeving, verbruikersaangelegenheden, maatschappelijke en sociale betrokkenheden. 2. THEMA 2: STAKEHOLDERSDIALOOG, PLANNING, RISICO- EN ASPECTENANALYSES EN ZORGPROGRAMMA S VOOR CONTINUE VERBETERING - PLAN Planning van MVO-, Sociale-, Mens- en Eco-efficiëntie d.m.v. analyse en dialoog van/met stakeholders-, MVO-, maatschappelijke-, socio-, arbo- en milieu-aspecten, definiëren van doelstellingen en prestatie-indicatoren en zorgprogramma s. 3. THEMA 3: MENSVRIENDELIJK, MAATSCHAPPELIJK EN SOCIAAL BEWOGEN ONDERNEMEN - DO Mensvriendelijk, maatschappelijk en sociaal bewogen ondernemen met oog voor en respect van de kwaliteit van de dialoog, het overleg en de samenwerking, de arbeid, de veiligheid en het welzijn van de stakeholders en de werknemers en een gelijke kansen- en doelgroepenbeleid met respect voor diversiteit, gelijkheid en positieve integratie. De stakeholders en de werknemers positief stimuleren en motiveren en tevens mogelijkheden bieden voor opleiding, bewustwording, sensibilisatie en loopbaan- en gemeenschapsontwikkeling. Respecteren van de fundamentele mensen- en kinderrechten. Werk- en tewerkstellingsomstandigheden. Recht op vereniging en collectieve onderhandelingen. 4. THEMA 4: STAKEHOLDERCOMMUNICATIE EN -DIALOOG, DATAMANAGEMENT, REGISTRATIE EN DOCUMENTENBEHEER - DO Het voeren van een open, zowel interne als externe communicatie, transparantie en dialoog met alle stakeholders. Verbeteren van data-, registratie-, documenten- en archiefbeheer. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 18

5. THEMA 5: ENERGIE, PROCESSEN, CARBON FOOTPRINT, KLIMAATVERANDERING EN DE PLANEET - DO Realisatie van verbeteracties m.b.t. CO2-neutraliteit, emissies en uitstoot en rationeel energiegebruik (REG). Duurzaam bouwen en projectontwerp. Efficiënte ondersteuning en onderhoud. 6. THEMA 6: GRONDSTOFFEN-, MATERIAAL- EN KETENBEHEER, CRADLE TO CRADLE EN GRENZEN AAN DE GROEI - DO Realisatie van verbeteracties m.b.t. ketenbeheer van de bedrijvigheden, sluiten van materiaalstromen, cradle to cradle, procesoptimalisaties, rationeel grondstoffen- en waterverbruik, Eco-design, duurzame productontwikkeling. Duurzaam bouwen en projectontwerp. Efficiënte ondersteuning en onderhoud. 7. THEMA 7: KWALITEIT VAN DE DIRECTE LEEFOMGEVING EN DE PLANEET - DO Omgevingshinder en uitstoot minimaliseren m.b.t. de aspecten: lucht, geur, afvalwater, afval, geluid, trillingen, bodem en grondwater, chemische stoffen, straling, licht, zicht, biodiversiteit. 8. THEMA 8: DUURZAME MOBILITEIT EN LOGISTIEK IN DE ONDERNEMING EN ONZE MAATSCHAPPIJ - DO Realisatie van verbeteracties m.b.t. duurzame mobiliteit, mobiliteitsplannen, logistiek netwerk, transportsoort en type, keuze bedrijfslocaties, portfolio producten en diensten, eco-driving. Opleiding en sensibilisatie. Preventie en bewustwording. 9. THEMA 9: RISICOBEHEERSING EN CONTROLE, PRESTATIEBEOORDELING, BORGING VAN MELDINGEN, CORRIGERENDE MAATREGELEN - CHECK Risicobeheersing, controle en noodprocedures uitwerken en beproeven om de impact op maatschappij, mens en milieu te beperken. Opmaken en implementeren van procedures omtrent metingen, monitoring en meldingenbeheer en corrigerende maatregelen tot continue verbetering. Het beproeven van preventieve en corrigerende maatregelen bij afwijkingen. Opleiding en sensibilisatie. Preventie en bewustwording. 10. THEMA 10: INDICATORENMANAGEMENT EN DIRECTIEBEOORDELING, CONTINUE VERBETERING - ACT Meten en opvolgen van de beleidsmatig gedefinieerde maatschappelijke en bedrijfsgerelateerde economische, sociale en milieuprestaties a.d.h.v. relevante prestatie-indicatoren of meetinstrumenten en hiervoor de gepaste procedures uitwerken en toepassen. Directiebeoordeling en terugkoppeling naar de nieuwe jaaractieplanning. Opmaak van een maatschappelijk- of duurzaamheidsverslag. Traject van certificatie of zelfverklaring. Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 19

BIJLAGE 3 GETUIGENISSEN LAUREAAT-BEDRIJVEN PERIODE 2000-2013 Laureaat-bedrijven getuigen dat door deelname aan het MVO/Milieu Charter een positieve druk ontstaat om eindelijk die projecten te realiseren die reeds langer in de pijplijn zaten. Ook de initiële audit bij het begin van een cyclus en de ervaringsuitwisselingen met de andere deelnemers tijdens het actiejaar, worden als een meerwaarde van het project naar voor geschoven. De audit op het einde van een cyclus, door een delegatie van de evaluatiecommissie, is belangrijk voor de bedrijven omdat op die manier de geleverde inspanningen naar waarde kunnen beoordeeld worden. Daarenboven geeft de aanwezigheid en de inzet van de overheidsdiensten binnen de evaluatiecommissie een positief signaal naar de bedrijven. Twijfelt u nog aan het nut van MVO/Milieucharter voor uw onderneming, laat u dan overtuigen door enkele deelnemers uit de vorige charter cycli : Logistiek dienstverlener Havi Logistics Wanneer wij onze kosten-baten-analyse maken, kunnen we echt geen reden bedenken om niet deel te nemen. Voor Havi Logistics in Olen was deelnemen aan het milieucharter een logische stap. Milieu is belangrijk in de filosofie van ons bedrijf, zegt Yves Hanssens. Er moet ook voor de volgende generaties nog een gezonde leefomgeving zijn. Aandacht voor het milieu is bij Havi Logistics dan ook niet nieuw. We zijn ons als bedrijf altijd al bewust geweest van onze voorbeeldfunctie, maar deelnemen aan het milieucharter geeft alles een meer dwingend karakter. Je zet een aantal doelstellingen op papier en verbind je ertoe als organisatie om die ook te behalen binnen vast opgelegde termijnen. Bij Havi Logistics is investeren in milieuvriendelijke maatregelen dus geen nieuw gegeven. We hebben dat altijd gedaan, vertelt Hanssens. In 1998, bij de bouw van het distributiecentrum, kozen we al voor een koelsysteem dat gebruik maakt van water in plaats van de traditionele luchtkoeling. Koelen met water heeft als grote voordeel dat de warmte, die vrijkomt aan de condensors van de koelinstallatie, niet verloren gaat en nuttig kan worden aangewend. Het opgewarmde water gebruiken we niet enkel voor onze warmwaterbehoefte, maar ook om de gebouwen te verwarmen. Ook ging het bedrijf toen al resoluut voor een koelinstallatie op basis van ammoniak, alhoewel het goedkopere maar meer vervuilende freon nog toegestaan was. En het bedrijf zet die milieuvriendelijke investeringen ook verder in de toekomst. In het kader van het milieucharter zijn we nu aan het becijferen welk systeem voor alternatieve energie voor ons bedrijf de beste keuze is, ligt Hanssens toe. We verbruiken zeer veel energie (3 Megawatt per jaar, het verbruik van een paar honderd gezinnen), de juiste keuze maken is dus enorm belangrijk. Een eerste studie toonde al aan dat zonne-energie voor ons bedrijf geen goede optie is. Aangezien het in ons land nog altijd meer waait dan dat de zon schijnt, spitsen we onze aandacht nu toe op windenergie. Maar een eigen windmolenpark op ons industrieterrein vergt heel wat onderzoek, die dossiers hebben tijd nodig. Overlegmomenten Toch plukken we nu al de vruchten van onze deelname aan het milieucharter, vertelt Hanssens. Een aantal kleinere projecten zitten wel al op kruissnelheid. Zo hebben we ons papierverbruik serieus kunnen terugdringen door het digitaliseren van heel wat processen. De boekhouding is hier bijvoorbeeld volledig digitaal. Het elektriciteitsverbruik is teruggedrongen Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 20

door verlichting enkel te laten branden in ruimtes waar die noodzakelijk is. Op het vlak van bewustzijn bij het personeel is een stap gezet. En de ideeën blijven komen. Een deel van de mogelijke verbeterpunten bedenken we zelf, zegt Hanssens. Ook de auditoren dragen nieuwe mogelijke actiepunten aan.. Een andere bron voor inspiratie zijn de overlegmomenten tussen de verschillende deelnemers aan het milieucharter. Je kan ongelooflijk veel van elkaar opsteken, je moet niet zelf opnieuw het wiel nog een keertje uitvinden. Wanneer wij wat betreft het milieucharter onze kosten-baten-analyse maken, kunnen we echt geen reden bedenken waarom we niet zouden deelnemen. Beschutte werkplaatsen Amival De sociale-economie heeft een voorbeeldfunctie Ook voor beschutte werkplaats Amival is de deelname aan het milieucharter bijna een vanzelfsprekendheid. We zijn altijd al een bedrijf geweest met oog voor het milieu, maar de start van een groot verbouwingsproject vijf jaar geleden was toch een ijkpunt, vertelt directeur Jan Boeckx. We wilden toen met onze milieumaatregelen verder gaan dan het wettelijke minimum, legt Boeckx uit. Zo hebben we bijvoorbeeld in samenwerking met de milieudienst van de stad Turnhout een uniek rioleringssysteem ontwikkeld. We verwerken het regenwater dat op onze daken valt, het regenwater dat op onze verhardingen (zoals de parking) valt en ons proceswater op drie verschillende manieren. Ook hebben we toen onze energiestromen in kaart gebracht. Hoogrendement verwarmingsketels zijn in gebruik genomen en overal, ook op de daken, kwam extra isolatie. Ingrepen die zowel goed zijn voor het milieu, als goed voor de portemonnee. Deelnemen aan het milieucharter van Voka en de provincie was eigenlijk de volgende logische stap. Knokken Bij Amival wil het management graag verder kijken dan alleen maar het economische niveau. De drie P s (Planet, People, Profit), betekenen echt iets in dit bedrijf, legt Boeckx uit. Onze riolering kost heel wat meer dan dat ze op korte termijn kan opleveren. Dat zijn keuzes die we heel bewust maken. Ik ben er ook van overtuigd dat de sociale-economie een voorbeeldfunctie heeft wanneer het aankomt op omgaan met de drie P s. Maar begrijp me niet verkeerd, we zijn een echt bedrijf. Een bedrijf dat, net als alle andere bedrijven, moet knokken om het hoofd boven water te houden. Dus welke maatregel we ook besluiten te nemen, altijd zal ook de economische consequentie in overweging genomen worden. Het is niet de bedoeling dat we onszelf uit de markt gaan prijzen. Beschutte werkplaatsen worden sowieso al zwaar getroffen door de crisis. We doen veel aanvullende taken voor andere bedrijven, taken waarop nu vaak bespaard wordt. Voor ons wil dat zeggen dat we met een economische werkloosheid van 20% geconfronteerd worden. Toch is het belangrijk om ook wanneer de omstandigheden moeilijker zijn, aandacht te blijven hebben voor het milieu. Sensibiliseren En net daarom is het milieucharter volgens Boeckx zo een nuttig hulpmiddel voor bedrijven. De kracht van het charter is dat lang niet alles om geld draait, zegt Boeckx. Natuurlijk moet je investeringen willen doen, maar daarnaast zijn er zoveel kleine ingrepen die kosteloos milieuwinst opleveren. Kleine dingen zoals de deur dichtdoen zodat de warmte niet ontsnapt of de kraan dichtdraaien. Binnen ons bedrijf is het daarom belangrijk om de 460 werknemers te sensibiliseren, zij moeten mee zijn. Want ik als bedrijfsleider kan het wel belangrijk vinden dat de werknemers milieubewust produceren, uiteindelijk zijn het de werknemers zelf die de inspanning moeten willen doen. En ook hier zijn wij niet anders dan een gewoon bedrijf: de ene werknemer zal meer interesse tonen dan de andere. Maar stap voor stap gaan we vooruit, met aandacht voor de toekomst en de generaties die na ons komen. Specialty Polymers Antwerp Onderdeel Dupont Group Innoverend Sociaal MVO project op basis van autonome financiering, zonder subsidiesteun 21