Andere overheid compacte organisatie Datum 12 januari 2012 De andere overheid en de doorontwikkeling van een waardegestuurde organisatie Inleiding Het college heeft in de perspectiefnota 2012-2015 een aantal trends benoemd in de samenleving die vragen om een andere overheid. Daarin wordt gesproken over participatie, de civil society, netwerken over omgaan met onzekerheid, flexibiliteit, diversiteit en maatwerk 1. De andere overheid is een antwoord op het ontstaan van een netwerksamenleving, die vraagt om het leggen van verbindingen tussen de belangen en de beschikbare oplossingen bundelt naar het gewenste resultaat. Daar ontstaan op participatieve wijze locale maatwerkoplossingen in wisselende samenwerkingsverbanden. De gemeente Zwolle ziet daarin aanleiding om zowel extern als intern anders om te gaan met de aansturing en de verantwoordelijkheid. In deze kadernotitie hebben we alle ontwikkelde inzichten samengevat en in samenhang gebracht. Het is een handvat voor het verder ontwikkelen van de organisatie, zoals dat in schetsplannen en hun verdere uitwerking vorm krijgt. Daarnaast is het de basis voor de paragraaf bedrijfsvoering in de programmabegroting 2012 en voor de 4-jarige nota bedrijfsvoering. Onze missie De gemeente Zwolle is een kwalitatief hoogwaardige organisatie met als doel om Zwolle als stad te versterken: We willen een professionele, betrouwbare en ambitieuze overheid zijn die meedenkt, transparant werkt en de kracht van andere partners gebruikt om haar doel te bereiken en daarmee midden in de samenleving staat. De organisatie heeft een stevig fundament, de huidige omstandigheden zijn voor de directie aanleiding ervoor te kiezen daarop voort te bouwen en dat de schaarste aan middelen wordt gebruikt om grenzen te verleggen of te doorbreken en te bezien of de organisatie nog scherper, alerter, meer lean, meer zakelijk en efficiënter kan worden gemaakt. Samen met de managers van de eenheden is geconcludeerd dat de FRIES waarden eigen zijn gemaakt en daarmee een belangrijk onderdeel van onze genen vormen. Voor de komende jaren zijn vier kernbegrippen toegevoegd die bij het daadwerkelijk vormgeven van de andere overheid en een compacte organisatie, opgeld doen. De vier nieuwe kernbegrippen zijn: Vakmanschap, Verbinding, Verantwoordelijkheid en Vertrouwen. Allen begrippen die de komende jaren waardevol zijn bij de doorontwikkeling van de organisatie. Het zijn begrippen die bij de andere overheid horen en richting geven aan onze handel en wandel de komende jaren. 1 Uit hoofdstuk 1 van de PPN 2012-2015
De vier V s zeggen iets over ons gedrag en wat daarin in de huidige omstandigheden van groot belang is om uit te dragen, als organisatie. Dit waarde gestuurd werken wordt geoefend in het trainingsprogramma DNA-zwolle. In dit programma geven leidinggevenden, professionals en teams invulling aan de vier V s. De opgave De agenda voor de organisatie is verwoord in het collegeprogramma, waarin wordt aangegeven welke positie de Gemeente Zwolle in de samenleving wil innemen. In combinatie met het financieel perspectief biedt dat de politiek-bestuurlijke opdrachten en ook bedrijfsvoeringzaken voor de organisatie. De programma s De Burger Centraal, Samen maken we de stad en Kostenbewust & Lenig worden beëindigd. Het leidt tot de volgende strategische opgaven voor de collegeperiode: Implementeren van een programma Duurzaamheid Implementeren van een programma Participatie Actualisering van Wijkgericht Werken Voorbereiding gesprek andere overheid/takendiscussie/systeeminnovatie Voorbereiding van een volgende bezuiningsronde (inhoud/bedrijfsvoering) Opstarten en implementeren van een organisatie-doorontwikkelingsprogramma Verbreding en verbetering dienstverlening onder andere met een KCC voor de gehele organisatie Intergemeentelijke samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering in ZKNverband, in Regio Zwolle-verband maar ook met individuele gemeenten. De perspectiefnota van dit jaar borduurt daarop door en sorteert voor op het begrip andere overheid om aan te geven hoe de gemeente zich moet ontwikkelen. Van buiten. Naar de stad toe zal de gemeente zich steeds vaker vooral afvragen welke partijen als beste zijn gepositioneerd om een vraagstuk gezamenlijk op te pakken. De overheid heeft niet altijd als eerste de rol of de hoofdrol. En als burgers zelf eigenaar zijn van een probleem zal de gemeente niet de verwachting wekken dat de overheid het oplost. Van partnerorganisaties wordt verwacht dat zij meewerken aan de ontschotting en hun professionele kwaliteiten bundelen voor het gewenste resultaat. Voor de gemeente betekent dat we regie en toezicht voeren op het team van partners maar daarvoor minder beleid schrijven en de (sturing op de) uitvoering overlaten aan de partners. De professionals in het werkveld zijn daarvoor beter gepositioneerd en toegerust..naar binnen Onze medewerkers zijn deskundig en vaardig en om het gewenste resultaat te definiëren (inhoudelijke expertkennis) en het resultaat in samenwerking te regisseren (proces kennis). Deze rol vraagt om ruimte voor de professionals om laag in de organisatie verantwoordelijkheid te nemen en verantwoording af te leggen. Dat kan zijn individueel of als teams, afhankelijk van het type proces waarin gewerkt wordt. Daarbij 2/6
krijgt procesinrichting (lean) en zelfsturing een vooraanstaande plaats. De werkstijl die daarbij hoort is beschreven in het eerder genoemde programma DNA Zwolle. De medewerkers bepalen meer en meer de plaats, de tijd en de (digitale) hulpmiddelen die het meest geschikt zijn voor het te bereiken resultaat (Het Nieuwe Werken). Dit stelt hoge eisen aan het opdrachtgever-opdrachtnemer relaties en de facilitaire ondersteuning, terwijl de kosten voor die vormen van overhead omlaag moeten. Dan is standaardisatie en uitplaatsen van ondersteunende processen een logische stap. Vanuit een verzelfstandigde positie kunnen die functies een grotere schaal bereiken, de professionaliteit beter borgen en kostenefficiency bereiken, Daarbij weegt het bestuur in hoeverre de directe zeggenschap nog bijdraagt aan de beheersing van continuïteit en (markt) risico s. Ook dat is een uiting van de andere overheid. En gezamenlijk Een derde lijn is een logisch vervolg op de externe en de interne. Naast Zwolle zijn ook de omliggende gemeenten en instellingen bezig om die andere overheid vorm te geven. Ook zij willen meer impact met minder medewerkers en middelen. De andere overheid wordt dan ook een overheid die niet meer alles organiseert binnen de eigen erfgrenzen. Regionale, gemeenschappelijke dienstverlening wordt dan een uitingsvorm van de andere overheid. De uitgangspunten voor de organisatie staan De organisatie hoeft in die ontwikkeling niet bij nul te beginnen. De opgebouwde verworvenheden van het HRM programma en van Samen maken we de stad zijn goede investeringen geweest. Bij de andere overheid hoort een compacte organisatie. De uitgangspunten blijven: de gemeente Zwolle is één organisatie; is een organisatie die integrale producten levert we willen de kwaliteit van de dienstverlening verbeteren door sneller, slimmer en innovatiever te opereren het resultaat van onze inspanningen telt, processen en procedures zijn hulpmiddelen bij onze dienstverlening stellen wij de burger centraal wij hoeven niet alles zelf te doen. Het resultaat staat voorop, waarbij uiteraard wordt gelet op efficiency en effectiviteit de kracht van partners (bedrijven, organisaties, medeoverheden) wordt benut wij stellen onze medewerkers in staat met zoveel mogelijk bevoegdheden en mandaat zaken zelfstandig af te handelen Zwolle ambieert medewerkers die kunnen fungeren als professionals, leidinggevenden faciliteren medewerkers daarbij het aantal leidinggevenden, staf en ondersteuning is beperkt de gemeente Zwolle maakt optimaal gebruik van digitalisering. het principe van centraal wat kan, decentraal wat moet is van toepassing op de inrichting van de regie en ondersteuning van de ambtelijke organisatie 3/6
Een andere manier van werken en samenwerken Het Nieuwe Werken (HNW) en DNA (De Nieuwe Ambtenaar) Zwolle vormen het voertuig voor Organisatie Ontwikkeling. De vraag hoe de organisatie het beste het werk kan organiseren staat daarbij centraal. De hierboven geschetste ontwikkelingen in de samenleving hebben een effect op de organisatie en de huidige manier van werken, de processen. Deze veranderen in rap tempo: van buiten naar binnen en samen, is daarbij het adagium. Van buiten naar binnen denken bij processen betekent uitstijgen boven je eigen organisatie, je eigen eenheid, je eigen team, je eigen professie. Het gaat om regie voeren op de hele puzzel en niet alleen je eigen puzzelstukje. Dat geldt voor beleidsproductie met partners evenzeer als voor uitvoerende transacties met burgers. In regie wordt afgesproken wie het beste welke processstappen kan doen. Volgens de Lean-gedachte staat het gezamenlijk elimineren van zoveel mogelijk verspillingen centraal. Voorbeelden hiervan zijn: verspilling van talent, zaken dubbel doen of overdoen, wachten, voorraad, vervoer en overproductie. HNW geeft ruimte aan medewerkers om opgavengericht te werken. Om afhankelijk van de klus, zelf te kiezen voor de partners met wie je samengewerkt, de werkwijze en vorm waarin je samenwerkt, het tijdstip en de plaats. De benodigde ondersteuning wordt langs drie samenhangende lijnen gerealiseerd: 1. DNA Zwolle (Behavior) - in dit trainingsprogramma wordt geoefend met de vier V s. Hier komt de andere manier van sturen heel concreet naar voren. Bijvoorbeeld: Hoe stuur je een team aan waarvan je door de digitale vormen van samenwerking de leden niet feitelijk ziet? en Welke effecten heeft dit op de teamsynergie? Dit vergt een andere manier van leidinggeven, maar ook van leiding ontvangen. Binnen dit programma wordt aandacht besteedt aan leiderschap, teamsynergie en - verantwoordelijkheid, de professionele medewerker en het HR-programma 2011 passie en zakelijkheid. 2. ICT (Bytes) - Vooral het plaats en tijd onafhankelijk werken vraagt om hulpmiddelen om bereikbaar te zijn, virtueel samen te werken en om digitalisering van gegevens. De gelden van het Meerjaren Programma ICT worden de komende jaren ingezet om de ICT en informatie in relatie tot de processen gereed te maken voor Het Nieuwe Werken. Belangrijk daarvoor zijn de infrastructurele projecten, noodzakelijk voor de Basis Op Orde, zoals: een nieuwe telefooncentrale, voldoende opslag van data en applicaties, continuïteit van de ICT-infrastructuur (ook draadloos), gebruik van mobiele apparaten (ipads, laptops, smartphones), vervangingsinvesteringen. Daarnaast zal veel aandacht uitgaan naar de projecten ter verbetering van de bedrijfsvoering, zoals: documentmanagement en GGV (gemeenschappelijke gegevensvoorziening). 3. Huisvesting (Bricks) 4/6
- de komende jaren ontstaat de mogelijkheid om in te spelen op een andere indeling en inrichting van kantoorruimte waarover de organisatie beschikt. Daarbij gaat het onder meer om concentratieruimten, flexplekken, ontmoetingsruimten en samenwerk- (of project-)ruimten. Door meer flexibel te werken daalt het aantal werkplekken per fte s en door reductie van formatie is op termijn sprake van minder fte s. Daardoor kan De Lure worden vrijgespeeld en kosten bespaard. Sturing De andere overheid vraagt om een meer opgavengerichte en integrale benadering van vraagstukken. Dus niet vanuit de specifieke vakkundigheden of perspectieven van eenheden. Ook moeten we meer partijen in de stad betrekken. Andere overheid vraagt dat we telkens onderzoeken wie het beleid het beste kan uitvoeren. 5/6
vakmanschap De Zwolse professional werkt vanuit het zelfsturende principe. Zelfsturing betekent autonomie (ruimte), de vanzelfsprekendheid van transparant handelen en het elkaar zakelijk wederzijds aanspreken. Hij neemt eigen verantwoordelijkheid, legt rekenschap af en excelleert bij sturend leiderschap op resultaten. verantwoordelijkheid We dragen zorg voor het optimaal beheren en besteden van gemeenschapsgelden. Voor de besteding ervan leggen we intern en extern transparant rekenschap af. Dat betekent dat we vooraf afspreken welke resultaten en doelen we gaan opleveren, voor wie en tegen welke kosten. Achteraf leggen we hierover verantwoording af. vertrouwen Vertrouwen is ons sleutelbegrip. Vertrouwen in elkaar, vertrouwen tussen medewerker en leidinggevende, vertrouwen in het kunnen uitvoeren van je opdracht, vertrouwen in het topmanagement. Vertrouwen dat het meer realiseren met minder middelen met nieuwe werkwijzen mogelijk wordt. Vertrouwen dat resultaten en doelen gerealiseerd worden zonder dat altijd vooraf de manier waarop dit moet gebeuren helder kan zijn. Vertrouwen in de kracht van onze partners. Vertrouwen in groei. Iedereen kan erop vertrouwen dat we onze beloften nakomen. Vertrouwen als basis voor alle verandering. We bouwen erop. verbinding We staan in verbinding met de stad. We verbinden ons met haar burgers en onze partners. We verbinden ons met het college en haar programma om hen allen optimaal van dienst te zijn. We voelen commitment (betrokkenheid, verantwoordelijkheid en actiebereidheid) voor de te behalen doelen en resultaten. We benutten individueel en als groep de verbindende en creërende kracht die (externe) partners elkaar bieden zodat doelen en resultaten op de meest effectieve en efficiënte wijze worden behaald. 6/6