Geleerd in vorige presentaties Module 3 Gegevens verwerken Les 2. Leer het boekhoudproces Business Plan op 1 A4 Budget in 5 stappen Uurtarief / DGA-salaris Papieren en digitale archief ordnersysteem Btw-administratie Boekhouding ingericht Les 2 Wat is boekhouden? Wat zijn transacties? In welke volgorde werk je? Wat zijn grootboekrekeningen? Wat is de boekhoudformule? Wat zijn journaalposten? Wat zijn grootboeken en dagboeken? Wat is boekhouden? Systematisch vastleggen van financiële gebeurtenissen of feiten Transacties Wat zijn transacties? Transacties zijn meetbare gebeurtenissen of feiten die de financiële positie van je onderneming beïnvloeden. Ook wel financiële feiten. Bijvoorbeeld: het verkopen van diensten voor geld ( 1.000) Andere voorbeelden van transacties Het inkopen van goederen voor geld; Het betalen van openstaande rekeningen; Het ontvangen van geld op de je bankrekening; Het betalen van salarissen; Het afschrijven van investeringen; Het leasen van een nieuwe auto; Het privé betalen van een inkoopfactuur etc. 1
Eisen om transacties vast te leggen Bewijs Ruil Brondocument met essentiële feiten, zoals factuur, kassabon, pakbon Meetbaarheid Waarde In welke volgorde werk je? Registreer de verkoopfacturen; Registreer de inkoopfacturen; Verwerk kasmutaties; Verwerk bankmutaties; Boek incidentele posten, zoals afschrijvingen. Waarom deze volgorde? Hoe registreer je transacties? Niet logisch om eerst bankafschriften te verwerken, voordat de facturen zijn geregistreerd. Boekhoudpakket kan ontvangst niet verwerken als betreffende verkoopfactuur nog niet is geregistreerd. Veel foutmeldingen of foutieve boekingen Transacties registreer je op een grootboekrekening ofwel een categorie Bijvoorbeeld: verkoopkosten, autokosten, bank, omzet, debiteuren, crediteuren etc. Maken juiste keuze is uitdagend Foute keuze leidt tot nare consequenties: naheffingen, te veel afgedragen btw Hoe kies je de juiste categorie? Beslisboom Simpele beslisboom helpt Vragen om de juiste (hoofd)categorie te selecteren. Hoofdcategorie voldoende Bijvoorbeeld 4xxx. Daarbinnen keuze vrij Zorgvuldigheid leidt wel tot beter inzicht Komende les in detail 2
Typen grootboekrekeningen Bezittingen: vaste activa, vorderingen, liquide middelen Schulden: lang- en kortlopende schulden Eigen vermogen: kapitaal Omzet Kosten Typen grootboekrekeningen Bezittingen, schulden en eigen vermogen zijn permanente grootboekrekeningen van de balans. Omzet en kosten zijn tijdelijke grootboekrekening van de winst- en verliesrekening. Omzet- en kostenrekeningen worden jaarlijks afgesloten en het saldo wordt toegevoegd aan het eigen vermogen. Standaard indeling I.v.m. de rapportages die nodig zijn om verantwoording af te leggen aan eigenaren, schuldeisers en de Belastingdienst. Dit zijn winst- en verliesrekening en de balans. Grootboekrekeningen ingedeeld in groepen die betrekking hebben op deze twee rapportages. Balansrekeningen 0 Vaste activa, eigen vermogen en langlopende schulden 1 Vorderingen, liquide middelen en kortlopende schulden 2 Tussenrekeningen 3 Voorraden Balansrekeningen Indeling wijkt af van de typen grootboekrekeningen. Hoofdcategorie 0 bevat alle bezittingen en schulden met langdurig karakter (>1 jaar). Hoofdcategorieën 1, 2 en 3 bevatten bezittingen en schulden met kortlopend karakter (<1 jaar). Winst- en verliesrekeningen 4 Kostenrekeningen (indirect) 5 Verdeling indirecte kosten 6 Fabricage (kostentoerekening) 7 Kostprijsrekeningen (direct) 8 Omzet rekeningen 9 Financiële baten en lasten 3
Dit is het raamwerk voor het gehele boekhoudproces. Wat je bezit minus je schulden = Jouw investering in je onderneming Of in boekhoudtermen: Bezittingen Schulden = Eigen vermogen De bezittingen van je onderneming worden ook wel de bronnen of activa genoemd, zoals handelsvoorraden, banksaldi, kasgelden, machines en gebouwen. Deze bezittingen zijn gefinancierd met je eigen geld (het kapitaal of eigen vermogen) en/of eventuele schulden aan derden (het vreemd vermogen). De schulden van je onderneming zijn bijvoorbeeld leningen van de bank of openstaande rekeningen van leveranciers. Het eigen vermogen of het kapitaal is dus wat over is van je investering, nadat schulden zijn afgetrokken van de bezittingen. Als Colin Coning 500 op een zakelijke rekening stort om Coning Consultancy te beginnen: Colin s bezittingen ( 500) Schulden ( 0) = Colin s eigen vermogen ( 500) Iemand moet de bezittingen (of de bronnen) verstrekken, of wel een leverancier of een eigenaar/aandeelhouder. Daarom is deze formule altijd in balans. Samenstelling verandert in de loop der tijd a.g.v. allerlei activiteiten (transacties), maar de gelijkheid van de formule blijft bestaan. Er treedt dan een verandering op in de formule, Bezittingen Schulden = Eigen vermogen. Dubbel boekhoudsysteem Basisprincipe: iedere transactie heeft twee kanten. Een wijziging op de ene grootboekrekening beïnvloedt altijd een andere grootboekrekening. Bijvoorbeeld: een investering in je onderneming verhoogt het banksaldo aan de ene kant en het eigen vermogen aan de andere kant. wordt vaak op onderstaande manier getoond: Bezittingen = Eigen vermogen + Schulden 4
Dubbel boekhoudsysteem Balans Als Colin 2.000 aan computerapparatuur op rekening koopt bij een leverancier: Colin s bezittingen = Colin s eigen vermogen + Colin s schulden 2.500 = 500 + 2.000 De balans is afgeleid van deze boekhoudformule. Ongeacht hoeveel grootboekrekeningen worden toegevoegd of het aantal transacties dat plaatsvindt, de bezittingen zijn altijd in balans met het eigen vermogen en de schulden. Waarom altijd in balans? Bezittingen zijn alles wat je onderneming bezit. Het omvat geen mensen, omdat je onderneming geen personeel kan bezitten. Uiteraard moet je onderneming deze bezittingen verwerven. Dat kan door eigen geld te gebruiken of door geleend geld aan te wenden. En omdat je niets voor niets kan krijgen, moeten de bezittingen gelijk zijn aan de schulden plus het eigen vermogen. In de praktijk In de praktijk stellen boekhouders de balans niet na iedere transactie opnieuw op. Zij registreren de toe- en afnames in zogenaamde grootboekrekeningen (categorieën). Een grootboekrekening heeft twee kanten. We registreren toenames aan een kant en afnames aan de andere kant. In de praktijk Grootboekrekening Bank Boekhouders gebruiken de termen debet voor links en credit voor rechts. In zijn eenvoudigste vorm heeft de grootboekrekening de vorm van een T en wordt ook wel T-rekening genoemd. DEBET Beginsaldo Verkoop goederen Lening van de bank Balans Bank CREDIT 1.000 Inkoop goederen 400 500 Betaling salarissen 4.000 5.000 6.500 4.400 2.100 5
Debet of credit Debet of credit Bezittingen = Eigen vermogen + Schulden Toename van bezittingen links van =-teken boek je links (debet). Toename van het eigen vermogen of schulden, rechts van =-teken, boek je rechts (credit). Omzet boek je aan de rechterkant (credit), omdat omzet de winst doet toenemen. Kosten boek je aan de linkerkant (debet). Saldo van omzet en kosten neem je in de balans op bij het eigen vermogen en staat in geval van winst rechts (credit) op de balans onder eigen vermogen. Omzet verhoogt winst (credit) Kosten verlagen winst (debet) Debet of credit DEBET Grootboekrekening CREDIT Toename bezittingen Afname bezittingen Afname eigen vermogen Toename eigen vermogen Afname schulden Toename schulden Afname omzet Toename omzet Toename kosten Afname kosten Journaalposten Journaalpost = manier om een financiële transactie op te schrijven dat de effecten laat zien op de linker en rechter zijde van een grootboekrekening (categorie). Vroeger werd het met de hand opgeschreven in een boek, vandaar het woord journaal. Journaalposten De verkoop van een dienst op rekening leidt aan de ene kant tot een toename van de omzet en aan de andere kant tot een vordering op de klant (toename bezitting). Een contante aankoop van vakboeken zorgt voor een toename van de kosten enerzijds en een afname van de kas anderzijds. Journaalposten Het financial leasen van een nieuwe auto doet de bezittingen toenemen enerzijds en de schulden aan de leasemaatschappij toenemen anderzijds. Als je btw-plichtig bent, dan ontstaat er bij verkoop ook een schuld aan de Belastingdienst en bij inkoop een vordering. 6
Journaalposten maken in 3 stappen 1. Stel vast welke van de vijf onderdelen van de balans en winst- en verliesrekening worden beïnvloed door de financiële gebeurtenis. Bezittingen Schulden Eigen vermogen Omzet Kosten Journaalposten maken in 3 stappen 2. Bepaal of de posten toe- of afnemen Bijvoorbeeld: je ontvangt een factuur van een leverancier. Dan nemen de kosten toe, de schuld aan de leverancier neemt toe en de btw-vordering op de belastingdienst neemt toe (bezitting). Journaalposten maken in 3 stappen 3. Maak de boeking: leg de toe- of afname vast op de betreffende grootboekrekeningen (categorieën). Journaalposten altijd in balans! Een boeking moet altijd in balans zijn. Dus het totale debetbedrag is altijd gelijk aan het totale creditbedrag. DEBET Toename bezittingen Grootboekrekening CREDIT Afname bezittingen Afname eigen vermogen Toename eigen vermogen Afname schulden Toename schulden Afname omzet Toename omzet Toename kosten Afname kosten Vier mogelijkheden Bezittingen Kosten Eigen vermogen + Schulden Opbrengsten + + + + Voorbeeld journaalpost De verkoopfactuur van 2 televisies van 1.000 exclusief btw leidt tot de volgende journaalpost. Debet 1200 Debiteuren 2.420 Credit 8000 Omzet btw hoog 2.000 1500 Btw verkoop hoog 420 7
Voorbeeld journaalpost Voorbeeld journaalpost De contante aankoop van de vakboeken van 100 resulteert in de volgende journaalpost. Debet 4932 Vakliteratuur 100 1550 Btw inkoop hoog 21 Credit 1000 Kas 121 De aanschaf van de nieuwe auto via de financial lease constructie zorgt voor de volgende journaalpost. Debet 0250 Auto s 30.000 Credit 0820 Financial lease 30.000 Goed nieuws! Je mag dit allemaal vergeten! Je hoeft maar 1 kant te boeken Boekhoudpakketten verzorgen de andere kant plus de btw Twee niveaus van registratie 1. Grootboek: hoofdposten op balans en winst- en verliesrekening (debiteuren, kas, bank, omzet, kosten) 2. Dagboek: detailmutaties, welke verkopen in inkopen, betalingen en ontvangsten 5 dagboeken 1. Verkoopboek: verkopen op rekening; 2. Inkoopboek: inkopen op rekening; 3. Bankboek: ontvangsten en uitgaven per bank; 4. Kasboek: ontvangsten en uitgaven per kas; 5. Memoriaalboek: incidenteel voorkomende posten, zoals afschrijvingen. In de volgende presentatie Verkoopfacturen maken Inkoopfacturen verwerken Bankafschriften verwerken Kasmutaties verwerken Incidentele posten boeken 8