Gebruikershandleiding MijnPost - Facturen Gebruikershandleiding MijnPost - PartijenpostFacturen Datum Versie 29 september 2015 2.0 Auteur Telefoonnummer PostNL 088-8686868
Inhoudsopgave 1 Welkom bij MijnPost 2 1.1 MijnPost modules 2 1.2 Systeemeisen 5 2 MijnPost Facturen 6 2.1 Tab Details 8 2.2 Tab Producttotalen 9 2.3 Tab Klanttotalen 10 3 Definitielijst 11 Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen 12 Gebruikershandleiding MijnPost - Partijenpost Pagina 1 van 13
1 Welkom bij MijnPost MijnPost is de persoonlijke online werkplek om al uw postzaken gemakkelijk af te handelen. Met MijnPost schept u overzicht en bespaart u veel tijd. Daarnaast is MijnPost helemaal gratis. 1.1 MijnPost modules Als u bent ingelogd in MijnPost ziet u onderstaand scherm: MijnPost startpagina. Hier ziet u alle modules waar u voor geautoriseerd bent of voor geautoriseerd kunt worden.
(1) MijnPost nieuwsberichten Pagina 3 van 14
Hier worden berichten getoond die voor u als MijnPost gebruiker interessant kunnen zijn. Als er een nieuw bericht is geplaatst, ziet u dat boven aan het scherm in een grijze balk. Nadat u dit bericht heeft gelezen, verdwijnt deze balk. Wilt u het bericht nogmaals lezen; op de startpagina in het gele kader worden de laatste drie berichten getoond. Als u klikt op de link Meer nieuws worden nog meer nieuwsberichten getoond. Onder de grijze balk wordt (op elke pagina) een kruimel pad getoond. Hier kunt u zien op welke pagina u zich bevind en kunt u eenvoudig een pagina terug of terug naar de startpagina. Als u op de startpagina bent, begint het kruimel pad met MijnPost startpagina. (2) Instellingen van uw persoonlijke account en klantnummer(s) beheren Klik op instellingen om uw persoonlijke instellingen te wijzigen. Als u KlantAdmin bent en u klikt op instellingen dan wordt de tab instellingen voor uw klantnummer getoond. Zie hiervoor de handleiding Handleiding KlantAdmin. Deze kunt u vinden in het geeltje (14) onder Instructies. (3) Meer services voor MijnPost Hier kunt u aanvragen of wijzigingen doorgeven van: Antwoordnummers en Postbussen aanvragen (4) Partijenpost (5 t/m 7) Pakketten, Aangetekend, Print & Verzend De handleiding van deze modules kunt u vinden in het geeltje (15) onder Instructies. (8) Uw PostNL facturen Zie hoofdstuk 2 van deze handleiding. (9 t/m 10) Haal- en Brengservice en Rapportage (11) Huis aan Huis (12) Antwoordnummers Met deze module kunt u het verbruik van uw antwoordnummers raadplegen. (13) Orderbevestigingen Met deze module kunt u alle orderbevestigingen inzien. (14) Tarieventool Met deze module kunt u tarieven berekenen. (15) Adrescheck Met deze module kunt u adressen checken. (16) Track & Trace Pagina 4 van 14
Volg uw zendingen met deze module. Status van uw zending opvragen kan ook met de modules (6) Aangetekend en (5) Pakketten. (17) Hulpmiddelen downloaden en bestelen Bestel hupmiddelen. (18) Hulp nodig? Hier kunt u handleiding, stappenkaarten en veel gestelde vragen opvragen. Op bijna elk scherm in MijnPost wordt deze afbeelding getoond. Dit geeltje toont informatie over de MijnPost module waar u op dat moment mee bezig bent. Bent u bijvoorbeeld bezig met Partijen post invoeren dan kunt u de Tips en Tricks die daar bij horen of de handleiding raadplegen. Heeft u vragen over MijnPost, klik op de link veel gestelde vragen. (19) MijnPost Shop Hier kunt u o.a. zegels bestellen. 1.2 Systeemeisen MijnPost werkt op pc s en imac s met een goede internetverbinding (netwerk of ADSL). De volgende Windows versies worden ondersteund: Vista; Windows7 en hogere versies. De volgende operating systems van Mac worden ondersteund: OS: 10.7 / 8 (2011/2012) en hoger De volgende internet browsers worden ondersteund: Microsoft Internet Explorer 9 t/m 11; Mozilla Firefox, de meeste recente versie; Safari 6 tot en met nieuwste versie; Google Chrome, de meest recente versie. Adobe Reader is nodig om voor het printen van de labels en aanbieddocumenten van uw zendingen en om bij het aanbieden van uw partijen en zendingen het orderformulier te kunnen printen. Mocht dit nog niet op uw pc geïnstalleerd zijn, ga dan naar www.adobe.nl om dit gratis te installeren. Pagina 5 van 14
2 MijnPost Facturen Klik op bekijk uw PostNL facturen in het blok Uw PostNL facturen op het startscherm. Het scherm op de volgende bladzijde wordt getoond. Pagina 6 van 14
U kunt facturen opvragen met de volgende filterinstellingen: de factuur van uw eigen klant of van een andere klant (waarvoor u bent geautoriseerd); facturen van een andere periode opvragen (MijnPost bevat de facturen t/m 14 maanden oud) in het filter een specifiek factuurnummer opvragen U kunt bijvoorbeeld filteren op alleen facturen van de vorige maand. Na klikken op zoeken worden de geselecteerde facturen in het resultaat gedeelte van het scherm getoond. Pagina 7 van 14
Door op een datum, het factuurnummer of het bedrag te klikken, klapt het scherm uit zoals hieronder is weergegeven. Er worden drie tabbladen getoond: Details, Producttotalen en Klanttotalen. 2.1 Tab Details U hebt hier de mogelijkheid om: De facturen te bekijken (klik op bekijk pdf ) De factuurbijlagen te bekijken (klik op bekijk pdf); De regels van de factuur zijn te exporteren met exporteer alle regels voor dit klantnummer ; Alle pdf orderdetails opvragen van alle klanten binnen de klanthiërarchie (klik op opvragen pdf klantorganisaties ). Het factuurdocument en de factuurbijlagen zijn PDF-documenten die identiek zijn aan de originele documenten die u ontvangt van PostNL. Via keuze exporteer alle regels voor dit klantnummer wordt een exportbestand met factuurregels samengesteld. MijnPost geeft u de keuze tussen een.xml of.csv export. Het exportbestand bevat alle factuurregels van partijen, pakketten, aangetekenden, abonnementen en andere gefactureerde gegevens die aangeboden zijn op deze factuur op het geselecteerde klantnummer en alles wat daar in uw klantorganisatie onder hoort (ongeacht factuurautorisatie op die onderliggende klantnummers). MijnPost toont vervolgens een 'Opslaan' dialoog. U kunt hier specificeren waar het bestand opgeslagen moet worden. Uitleg over de velden is in Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen beschreven. Pagina 8 van 14
2.2 Tab Producttotalen Klik op de tab Producttotalen, onderstaand scherm wordt getoond. Alle producttotalen van alle klanten in de klanthiërarchie worden getoond als het filter op Alles staat. U kunt het filter ook op 1 klant zetten om daar de producttotalen van op te vragen. Klik op een rij om details op te vragen. Onderstaand scherm wordt getoond. Klik op de link bekijk pdf producttotalen om het overzicht in pdf formaat te bekijken. Klik op de link exporteer om het overzicht in csv- of xml- formaat te bekijken. Pagina 9 van 14
2.3 Tab Klanttotalen Klik op de tab Klanttotalen. Onderstaand scherm wordt getoond. Klik op de link bekijk pdf klanttotalen om het overzicht in pdf formaat te bekijken. Klik op de link exporteer om het overzicht in csv- of xml- formaat te bekijken. Rijen die nog opengeklapt kunnen worden om onderliggende niveaus te bekijken worden aangeduid met een pijl naar rechts zoals hieronder getoond. Klik op de pijl om de rij uit te klappen. Wanneer een regel wordt opengeklapt worden subregels van dit niveau getoond. Het pijltje wijst naar beneden. Onderstaand scherm wordt getoond. Ook deze subregels kunnen nog een onderliggend niveau hebben wat weer wordt aangeduid met een pijltje naar rechts. Pagina 10 van 14
3 Definitielijst Begrip Gebruiker KlantAdmin Omschrijving Een gebruiker kan in MijnPost: Partijen aanbieden, voormelden en verzenden Orderbevestigingen inzien Prijzen inzien (indien gebruiker hiervoor geautoriseerd is) De KlantAdmin is de medewerker binnen uw organisatie die voor één of meerdere klantnummers de volgende onderdelen kan instellen: Gebruikers toevoegen/blokkeren/verwijderen Rechten van gebruikers wijzigen Productselectie (favorieten)instellen Velden en waarden toekennen in MijnPost waardoor er administratieve kenmerken aan de order meegegeven kunnen worden Pagina 11 van 14
Bijlage 1 exporteren gefactureerde partijen In MijnPost-Factuur kunt u alle regels die op een factuur in rekening gebracht zijn, exporteren in csv- of xml-formaat. Het resultaat kunt u bewerken en eventueel in of voor uw eigen administratie gebruiken. De export van factuur in csv-formaat bevat de volgende gegevens: Kolom (Excel) Kolomnaam Type veld A Betaler num B Aanbieder num C Datum aanbieding num D PostNL Volgnummer num E Klant ordernr num F Kantoor van aanbieding char G Orderregelnr num H Orderdetailregelnr num I Produktnr num J Produktomschrijving char K Machtigingsnr num L Editienummer num M Postcode + ant.nr/postbusnr char N Frankeermachinenr char O Teken tariefbepaling +/- P Tariefbepaling char Q Tariefomschrijving char R Eenheid char S Gewicht num T Teken aantal +/- U Aantal num V Teken tarief +/- W Tarief num X Teken nettobedrag +/- Y Netto bedrag num Z Teken BTW bedrag +/- AA BTW bedrag num AB Teken bruto bedrag +/- AC Bruto bedrag num AD BTW percentage num AE PostNL Factuurnummer num AF Factuurdatum num AG PostNL Correctienummer num Pagina 12 van 14
AH Correctiedatum num AI Partijkenmerk1 naam Char AJ Partijkenmerk1 waarde Char AK Partijkenmerk2 naam Char AL Partijkenmerk2 waarde Char AM Partijkenmerk3 naam Char AN Partijkenmerk3 waarde Char AO Filiaalnummer Char AP Tariefvolgorde Num AQ Zoneomschrijving Char AR Productgroep Char AS Periodieknaam Char AT HBB Postcode HuisNr Char AU Inkoopnummer Char AV Mailingactie Char In het xml-bestand worden dezelfde kolomnamen als tags gebruikt. Pagina 13 van 14