mensen zijn het belangrijkst Thomas Gebruikers Website Handleiding Het vernieuwde en verbeterde online assessment- en management platform Ontdek de snelle en eenvoudige manier om vanuit één portaal uw assessments en recruitprocessen te beheren. Rondleiding Copyright Thomas International 2014 Hub User Guide V2
Handleiding Thomas Gebruikers Website Inhoud Thomas Website Blz 3 Nieuwe ideeën & innovaties Blz 4 Vind uw weg Blz 5 Personen Blz 6 Functies & Teams Blz 7 erecruit Blz 8 Rapporten Blz 9 Informatie Blz 10 Instellingen Blz 11 Status iconen Blz 12
Thomas Website Een plek voor mensen Thomas International heeft een uitstekende reputatie als leverancier van HR assessments voor organisaties. Wij werken met 32.000 klanten in 60 landen en helpen mensen over de hele wereld zichzelf te krijgen en méér uit zichzelf te halen. Om u als organisatie te helpen het beste uit uw medewerkers te halen, hebben we de nieuwe Thomas Gebruikers Website ontwikkeld. Een eenvoudig en intuïtief online assessment- en kandidatenmanagement systeem. Alles wat u nodig heeft om het beste uit uw mensen te halen vanuit één platform. Van het maken- en beheren van de profielen van kandidaten tot het toewijzen en vastleggen van assessments: de vernieuwde Thomas Website is gebruiksvriendelijk en voorzien van allerlei functies die u ondersteunen bij het aannemen, behouden, managen en ontwikkelen van uw medewerkers. De Thomas Website kan voortaan worden bekeken op mobiele telefoon, tablet én desktop zodat u -waar u ook bentproductief kunt blijven. Wat maakt de Nieuwe Thomas Gebruikers Website beter? Thomas assessments zijn eenvoudig, makkelijk te gebruiken en leveren snelle resultaten. Het beheren van taken op de Gebruikers Website is eenvoudig en verloopt vlot. Via de ondersteuning van ons serviceteam kunt u gebruik maken van de expertise van trainers, consultants en psychologen. Er zijn meer dan 20 miljoen mensen door Thomas International geprofileerd. Jaarlijks worden meer dan 1.5 miljoen Thomas assessments afgenomen. De Thomas Gebruikers Website is ontwikkeld in samenspraak met onze klanten: u dus. Ons doel is het doorlopend verbeteren van onze dienstverlening én uw gebruikservaringen. We luisteren naar uw feedback, we leren ervan, zoeken oplossingen en we handelen. We streven ernaar onszelf continue te verbeteren. Meer weten over de vernieuwde website? Bel 0418 680 466 of mail naar info@thomasint.nl 3
Nieuwe ideeën & innovaties Waarbij de mens centraal staat We doen wat we zeggen, daarom houden we nooit op met het doorontwikkelen van de Thomas Gebruikers Website. Op basis van de feedback van onze klanten hebben we veel inzicht gekregen in wat gebruikers prettig vinden aan de website. Daarnaast reiken onze klanten ideeën en innovaties aan ter verbetering van het gebruiksgemak. 4 In deze handleiding laten wij u kennismaken met een aantal vernieuwingen die wij hebben doorgevoerd op de Thomas Gebruikers Website. Bent u een ervaren gebruiker van onze website, dan laten wij u in deze handleiding graag kennismaken met de nieuwe functies. Maakt u nog niet zo lang gebruik van de Thomas Gebruikers Website, dan kunt u deze handleiding gebruiken om door de belangrijkste functies van onze website te navigeren. Verbeteringen Overall hebben we de website vereenvoudigd. U zult merken dat pagina s sneller laden, dat het makkelijker is om iets te zoeken dankzij aanvullende filter-opties, dat u sneller kunt navigeren en dat er meer mogelijkheden zijn om data te exporteren - voor zowel printen als copy-pasten en exporteren naar Excel of pdf. Bovendien hebben we de e-mail sjablonen ge-update waardoor het eenvoudiger is geworden om e-mails op te stellen. De volgende functies zijn bijzonder nuttig en handig: De ontwikkeling volgen van kandidaten Het is nu mogelijk alle assessments die een kandidaat in de loop der tijd heeft gemaakt te bekijken. Her-profileer kandidaten en/of vraag hen aanvullende assessments te voltooien. Snel en eenvoudig updaten De vernieuwde website biedt de mogelijkheid bestaande kandidaten gemakkelijk te updaten. Pas de opties om kandidaten te delen vanuit het hoofdaccount aan, zonder contact op te hoeven nemen met subgebruikers. Stel sneller personeelsadvertenties op Ontwerp in erecruit in enkele minuten gerichte personeelsadvertenties vanuit de vereenvoudigde sjablonen. Beheer het recruitment proces nog eenvoudiger Dankzij de intuïtieve functionaliteit van erecruit leidt u sollicitanten soepel door het recruitment proces en filtert u kandidaten op basis van procesfase of assessmentresultaten. Ontwerp de rapporten die u nodig heeft Met de gebruiksvriendelijke interface en vernieuwde opties kunt u eenvoudiger dan ooit rapporten aanpassen aan de organisatiebehoeften. De intuïtieve zoekcriteria helpen u ze vervolgens snel te vinden.
Vind uw weg Met de verbeterde zoekfunctie vindt u snel informatie op de Thomas Gebruikers Website. Alles is erop gericht om de navigatie zo logisch en soepel mogelijk te laten verlopen. Hier volgen een aantal belangrijke navigatie functies: Groene navigatie balk De verschillende onderdelen van de website vindt u terug in de tabs op de groene navigatiebalk bovenin het scherm. Onder elke tab treft u bewerkingen aan die aan de betreffende tab zijn gerelateerd. Klik op de gewenste tab en u wordt doorgelinkt naar het dashboard van de gekozen sectie. Dashboards en navigatie paneel Dankzij de dashboards van elke specifieke sectie (onderdeel) vindt u snel wat u nodig heeft. De dashboards laten zien welke taken het meest frequent worden uitgevoerd en wat de meest recente taken en acties zijn geweest. Het blauwe navigatiepaneel aan de linkerkant geeft aan welke taken u kunt uitvoeren in de betreffende sectie. Progressiebalk Als u met een bewerking begint ziet u de te nemen stappen op uw scherm in de vorm van tabs op de progressiebalk. De wit-gekleurde tab geeft aan in welke fase van het proces u zich bevindt. Bevestigingspagina Heeft u de laatste tab in de progressiebalk bereikt dan is de bewerking gereed. Bevestiging hiervan verschijnt op uw beeldscherm. 5
Personen Het beheren en volgen van al uw kandidaten door het assessment proces, is heel eenvoudig vanuit het Personen dashboard. Alle handelingen rondom uw kandidaten en hun assessmentresultaten kunt u beheren vanuit één sectie. U kunt kandidaten aanmaken en bekijken, rapporten inzien en individuele kandidaten matchen met functies of teamprofielen. U kunt een breed scala aan eigenschappen -waaronder gedrag en mentale capaciteitbezien om na te gaan in welke mate een kandidaat voldoet aan de eisen die in uw organisatie worden gesteld. Door uw medewerkers met enige regelmaat te (her)profileren volgt u hun ontwikkeling op de voet. Om nog sneller en efficiënter te kunnen werken is de mogelijkheid toegevoegd om meerdere kandidaten te uploaden via een Excel spreadsheet. Het systeem checkt uw spreadsheet en markeert eventuele onregelmatigheden zodat u deze kunt corrigeren voordat u de gegevens upload. De zoekfunctie is aangepast. Er zijn zoekcriteria toegevoegd en de assessmentscores worden getoond in de zoekresultaten. De eenvoudig te gebruiken 360 op maat vragenlijst, biedt een objectief kader dat in uw organisatie kan worden benut om competenties te meten en om ontwikkelbehoeften in kaart te brengen. Samengevat Taken die u kunt uitvoeren in de sectie Personen zijn o.a.: kandidaat toevoegen kandidaten toevoegen kandidaten uploaden inzien/zoek kandidaten inzien archief kandidaten delen beheer 360 op maat Ook hebben we het makkelijker gemaakt om kandidaten te delen en informatie en e-mails te sturen aan meerdere kandidaten tegelijk. 6
Functies & Teams Of u nu op zoek bent naar de juiste persoon om een bepaalde functie in te vullen, uw teams wilt verbeteren of een organisatie breed beoordelingssysteem wilt opzetten: de vernieuwde Gebruikers Website van Thomas biedt een uitgebreid arsenaal aan assessments en beheersystemen vanuit één plaats. Functies De beste match tussen functies en kandidaten. Opstellen van functieprofielen verloopt eenvoudig en snel met onze duidelijke profileringsopties en het stap-voor-stap proces. Aan de hand van de sterwaardering ziet u in één oogopslag welke kandidaten wat betreft gedragseigenschappen het beste voldoen aan de gestelde functie-eisen. Dit maakt het nog gemakkelijker te bepalen welke functie het beste past bij welke kandidaat en vice versa. De meest recente aanpassingen omvat een betere labeling van functieprofilering en van zoekopties én de mogelijkheid om de vragenlijst te printen. Teams Teams samenstellen of verbeteren? Vanuit de sectie Teams kunt u de performance en aandachtspunten van teams bekijken. Maak een Ideaal Team Profiel aan - door gebruik te maken van één van de profileringsopties - en vergelijk dit profiel met het Huidige Team Profiel. een beschrijving van de sterke en de zwakke punten van het team. Op basis van deze inzichten kunt u een team opbouwen waarop u kunt vertrouwen of de oorzaak vaststellen van tegenvallende prestaties van een bestaand team. Samengevat Taken die u kunt uitvoeren in de sectie Functies zijn o.a.: toevoegen functie zoek functies beheer beoordelaars Taken die u kunt uitvoeren in de sectie Teams zijn o.a.: ideaal team aanmaken huidig team aanmaken zoek teams De rapportage die hieruit voorvloeit omvat 7
erecruit Het vinden van de juiste kandidaat was nog nooit zo eenvoudig. Recruitment hoeft geen langdurend of kostbaar proces te zijn. erecruit is een online recruitment systeem met ingebouwde assessments. erecruit helpt u bij het nemen van onderbouwde aannamebeslissingen. Bovendien wordt de tijd die u kwijt bent met het administreren tot een minimum beperkt. erecruit is een eenvoudig te gebruiken online applicatie binnen uw gepersonaliseerde carrière portaal, u kunt er vacatures en advertenties opstellen en vrijgeven, sollicitanten beheren en snel en eenvoudig bepalen welke kandidaten voldoen aan uw selectie-eisen en deze door de sollicitatieprocedure leiden. Intuïtieve en flexibele assessments stellen u in staat een reeks aan eigenschappen waaronder gedrag, mentale capaciteit en emotionele intelligentie in kaart te brengen. Kandidaatgegevens kunt u delen met collega s en in verschillende formats inzien. Zo kunt u gemakkelijk inschatten welke kandidaten het best voldoen aan de eisen die worden geteld door de organisatie. Binnen erecruit kunt u kandidaten filteren op naam, status en assessment scores. Het systeem biedt de mogelijkheid kandidaten per e-mail te benaderen en in enkele seconden te laten weten of u ze afwijst of uitnodigt voor een gesprek. De mogelijkheden tot het stellen van essentiële pre-selectie vragen zijn uitgebreid. Alleen kandidaten die deze vragen correct hebben beantwoord gaan door in de selectieprocedure. Geconcludeerd kan worden dat erecruit hét hulpmiddel is dat u nodig heeft om snelle, onderbouwde aannamebeslissingen te nemen. Samengevat Taken die u kunt uitvoeren in de sectie ercruit zijn o.a.: vacature aanmaken zoek vacatures mijn vacaturesite erecruit opties erecruit e-mail sjabloon manager Recente aanpassingen omvatten o.a. aanvullende teksbewerkingsmogelijkheden, zoek- en filteropties en verbeterde kandidaten informatie. 8
Rapporten De ontwikkeling van medewerkers door de tijd volgen De Thomas rapportensectie op de gebruikerswebsite biedt u de flexibiliteit om een grote diversiteit aan rapporten aan te maken, te zoeken en in te zien: voor zowel medewerkers, als functies en teams. U kunt rapporten genereren vanuit een bestaande opzet of maatwerk rapporten genereren die perfect aansluiten bij de doelstellingen van uw organisatie. We houden het simpel met status- en rapport symbolen Informatie uit rapporten kunt u direct doorlinken naar de kandidaat in de sectie personen. Samengevat Taken die u kunt uitvoeren in de sectie Rapporten zijn o.a.: zoek rapporten bestellen rapporten PPA op maat aanmaken rapportopties Aan de hand van de symbolen/iconen die wij gebruiken op de website ziet u in één oogopslag wat de status is van uw assessments en rapporten. Op pagina 12 staat de betekenis van alle symbolen. De vernieuwingen aan de gebruikers website omvatten onder andere een nieuw rapporten dashboard met een gestroomlijnde layout waardoor de navigatie vloeiender en gebruiksvriendelijker is. 9
Informatie We hebben hard gewerkt om de Thomas Gebruikers Website zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken en waarop u alle informatie aantreft die u nodig heeft in uw organisatie. Heeft u behoefte aan aanvullende hulp of ondersteuning, dan treft u waardevolle aanvullende informatie en documenten aan in de sectie Informatie zoals een prijslijst, validatie informatie en Internationale PPA formulieren. Heeft u hulp nodig bij het gebruik van de Thomas Website, dan staan onze helpdesk medewerkers voor u klaar om u te helpen. In de sectie Informatie treft u de contactgegevens aan van de Thomas Distributeur in uw land of regio. Omdat wij het belangrijk vinden dat u precies weet hoeveel eenheden u verbruikt bij de inzet van assessments en rapporten, staat in de sectie Informatie onder prijslijst een overzicht van het eenhedenverbruik. Samengevat De informatie in deze sectie omvat: prijslijst bibliotheek 10
Instellingen Wilt u de instellingen van uw account inzien of wijzigen of wilt u eenheden bestellen, dan kan dit in de sectie Instellingen. In deze sectie kunt u tevens uw contactinformatie of wachtwoord aanpassen. Via het vernieuwde dashboard kunt u eenheden bestellen, de taal aanpassen of uw bestelhistorie inzien. De diverse exportopties die u aantreft in de sectie Instellingen bieden u de mogelijkheid om de data uit uw Thomas Webaccount te analyseren en te delen. In deze sectie kunt u data analyse rapporten genereren die inzicht verschaffen in o.a. het eenhedenverbruik. Met behulp van de vernieuwde e-mail sjablonen kunt u uw e-mails helemaal aanpassen aan uw communicatie- en huisstijl of u kunt gebruik maken van de standaard sjablonen die u in staat stellen de assessments snel toe te passen. Samengevat Taken die u kunt uitvoeren in de sectie instellingen zijn o.a.: hoofd- en subgebruikers eenhedenverzoek data analyse rapporten beheer 360 op maat erecruit opties e-mail sjablonen 11
Status iconen (symbolen) Wat ze betekenen Om ervoor te zorgen dat u snel en soepel uw weg vindt door de Thomas Website gebruiken we een aantal makkelijk te herkennen status iconen op de site. Deze iconen geven u direct inzicht in uw assessments, rapporten en status informatie. Assessments Niet ingepland Rapporten Inzien rapporten erecruit Niet gereed 360 Op Maat Niet gereed Niet gestart Rapport bestellen Voltooid Voltooid Niet gereed Rapport Niet beschikbaar Komt te vervallen Niet gepubliceerd Voltooid Rapport e-mailen Vervallen Aanbevolen Toon details Inzien voorbeeld Niet gepubliceerd Voldoende Ongeldig Information Mislukt Ongeldig Wordt verwerkt PPA voltooid GIA of TEIQue verwerkt 12
Thomas Website Daar wil ik meer van weten Meer weten? Bekijk de demo-filmpjes Bel 0418 680 466 of e-mail info@thomasint.nl 13