Handleiding SEOshop - Asperion www.webwinkelfacturen.nl Samenvatting Dit is de handleiding voor de koppeling van SEOshop naar Asperion. De koppeling zorgt dat voor bestellingen in SEOshop automatisch een factuur gegenereerd wordt in Asperion. Omdat de facturen direct in het boekhoudsysteem van de webwinkelier komen bespaart de webwinkelier tijd op de financiële administratie. Deze koppeling is ontwikkeld in februari 2015 door Sponiza IT. Sponiza IT heeft meerdere koppelingen van webwinkels naar online boekhoudpakketten en facturatiesystemen ontwikkeld en in beheer. De koppelingen worden dagelijks gemonitored. Aanmelden en afmelden loopt via de SEOshop app-store. Betalingen zijn maandelijks. De eerste 30 dagen is het gebruik van deze koppeling gratis. Inhoudsopgave 1 Wat doet de koppeling?................................... 2 2 Hoe activeert u de koppeling?................................ 3 2.1 Migratie bestaande bestellingen............................... 5 3 FAQ............................................. 6 1
1 Wat doet de koppeling? De koppeling van SEOshop naar Asperion zorgt dat voor bestellingen met de status betaald en wachten op verzenden automatisch een factuur wordt aangemaakt in Asperion. Deze facturen hoeven dus niet meer handmatig ingevoerd te worden. Een bestelling komt in SEOshop op betaald te staan als de webwinkelier deze status bij de bestelling instelt of als de bestelling online - met bijvoorbeeld ideal of PayPal - betaald wordt. In beide gevallen wordt een factuur in Asperion aangemaakt. SEOshop heeft ook een eigen factuur-systeem. De webwinkelier kan dit systeem uitschakelen indien gewenst. De koppeling zal blijven werken. Voordeel van het uitschakelen van de koppeling is dat er 1 plek is waar facturen staan. Nadeel is dat de klant niet automatisch een factuur krijgt toegestuurd. In Asperion is het wel mogelijk de bestelling klaar te zetten, maar niet om de factuur automatisch te versturen. De facturen in Asperion hebben status Concept. De webwinkelier kan alle facturen in 1 keer selecteren en de status op Definitief zetten. Binnen Asperion kan er een pdf van de factuur gemaakt worden en deze kan naar de klant gestuurd worden. Factuurnummers worden binnen Asperion aangemaakt, wij kunnen helaas het factuurnummer vanuit SEOshop niet doorgeven. We geven het bestelnummer en het factuurnummer wel door in de omschrijving van de factuur, zodat de webwinkel gemakkelijk de factuur in Asperion kan matchen met de bestelling in SEOshop. Bestellingen van bekende klanten worden in Asperion onder hetzelfde klantnummer geboekt. Is een klant onbekend dan wordt deze klant aangemaakt in Asperion. Herkennen gebeurt op basis van emailadres. De SEOshop - Asperion is een zgn batch-koppeling. Gedurende de dag worden de bestellingen uit SEOshop verzameld die de status betaald hebben gekregen. Eens per dag draait een programma dat de bestellingen per webwinkel ophaalt en als XML bestand in de Asperion omgeving van de webwinkelier plaatst. De webwinkelier kan vervolgens de bestellingen importeren in zijn eigen boekhouding. Versie 1.1 1 maart 2015 2
2 Hoe activeert u de koppeling? De koppeling tussen SEOshop en Asperion kan gelegd worden vanuit het AppCenter van SEOshop. Klik op de icoon, dan krijgt u het volgende scherm te zien: Fig. 1: Startscherm installatie SEOshop - Asperion koppeling Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord van de webwinkel in. De webwinkelier wordt er op geattendeerd dat de koppeling toegang krijgt tot de gegevens van de SEOshop webwinkel. Deze toegang moet expliciet gegeven worden. De SEOshop - Asperion koppeling zal alleen gegevens uit de webwinkel lezen. De koppeling zal deze gegevens niet wijzigen. Fig. 2: Leesrechten SEOshop - Asperion koppeling Om toegang te maken heeft de koppeling de licentiecode van Asperion nodig. De licentiecode zorgt er voor dat het XML bestand met bestellingen in de Asperion omgeving van de webwinkelier geplaatst wordt. Controleer dat u hier de goede code invult, wij hebben geen mogelijkheid om de licentiecode op geldigheid te controleren. Daarnaast is er de mogelijkheid om de betaalmethoden uit de webwinkel te Versie 1.1 1 maart 2015 3
koppelen aan de betaalmethoden van Asperion. Fig. 3: Invullen gegevens voor de SEOshop - Asperion koppeling Als u op de knop Installeer de koppeling heeft geklikt dan is de koppeling geactiveerd. Bestellingen worden dagelijks als XML bestand in de Asperion omgeving klaargezet. Er is hier een speciale optie voor in uw Asperion account, via de menu-opties Extra >Im- Export Basis >Import orders (xml) en vervolgens de optie webwinkelfacturen. Fig. 4: Importeren bestanden vanuit SEOshop Versie 1.1 1 maart 2015 4
Via de knop Instellingen kunt u instellingen doen voor de facturen, bijvoorbeeld voor de BTW percentages. Zodra u klikt op de knop Synchroniseren worden de XML bestanden geladen en toegevoegd. De facturen kunt u vervolgens inzien via de module Facturatie >Facturen. U kunt de koppeling stopzetten vanuit de SEOshop webwinkel. 2.1 Migratie bestaande bestellingen Fig. 5: Importeren bestanden vanuit SEOshop Wij kunnen ook zorgen dat er facturen in Asperion worden aangemaakt van bestellingen die al in SEOshop aanwezig zijn. Neem contact met ons op via info@sponiza.nl voor meer informatie. Versie 1.1 1 maart 2015 5
3 FAQ Wie zit er achter deze koppeling? Deze koppeling wordt u aangeboden door Sponiza IT, www.sponiza.nl. Wij zijn gespecialiseerd in koppelingen voor webwinkels. Sponiza IT is al sinds 1999 bezig met het ontwikkelen van internet-applicaties. Hoe zit het met de veiligheid van de gegevens? De koppeling slaat zo min mogelijk gegevens op. De koppeling fungeert als doorvoer-haven: Er komen gegevens binnen en wij zetten die gegevens in het juiste formaat door. Voor audit-redenen slaan we het bestelnummer van een bestelling en de datum van de bestelling op. De inhoud van de bestelling slaan we niet op. Het versturen en ontvangen van gegevens loopt via een beveiligde verbinding. Daarnaast slaan we de Licentiecode van het Asperion account op. Waarom krijgen de facturen status Concept in Asperion Een factuur met status Concept kunt u aanpassen en/of verwijderen in Asperion. Bij een factuur met status Definitief kan dat niet. Om die reden geeft de koppeling de status Concept mee. Facturen in Asperion kunnen een voor een op Definitief gezet worden, maar ook met een paar tegelijk. Wat doe ik bestaande bestellingen in de SEOshop webwinkel? Bestaande bestellingen kunt u handmatig op niet betaald - betaald zetten. De factuur wordt dan in Asperion aangemaakt. Is dat teveel werk dan kunt u ook gebruik maken van onze migratie-dienst. Wat als er iets mis gaat? Mocht u een probleem tegenkomen of een vraag hebben dan kunt u die stellen via onze support-desk. Bij de support-desk zijn ook ideeën voor nieuwe requirements welkom. Versie 1.1 1 maart 2015 6