Waardevol: Geïntegreerde projectplanning in 4PS Construct Nieuwsbrief van 4PS - oktober 2007 Strukton Bouw & Vastgoed: Nieuwe rol vraagt om nieuw gereedschap 4PS Construct - de marktstandaard in de bouw en installatietechniek
Inhoud Inhoud én kwaliteit 2 Geïntegreerde projectplanning 3 in 4PS Construct Integratie Engineering en 4/5 4PS Construct: minimaliseren van faalkosten Strukton Bouw & Vastgoed: 6/7 Nieuwe rol vraagt om nieuw gereedschap Nieuwbouw kantoorpand 4PS 8 Voorwoord Inhoud én kwaliteit Inmiddels heeft de herfst zijn intrede gedaan en heeft u weer een nieuwe uitgave van de 4PS-nieuwsbrief in handen. Een editie waarin we u informeren over de ervaringen bij één van onze klanten, Strukton Bouw & Vastgoed en de nieuwe mogelijkheden in de software. U leest in dit artikel dat de veranderende marktomstandigheden en de nieuwe rol die Strukton hierin wilde spelen, de aanleiding was om een nieuw geïntegreerd ERP-pakket te selecteren. Dat 4PS hierbij een aantal belangrijke troeven heeft zoals continuïteit, functionaliteit en techniek, is belangrijk om te melden. Groei nieuwe klanten 8 Agenda 8 Colofon 4PS nieuwsbrief Deze nieuwsbrief informeert u over de ontwikkelingen met betrekking tot ICT en ERP, onze 4PS Construct oplossing en aanvullende oplossingen van onze partners. Bestemt voor de installatie- en bouwbranche. Eindredactie: 4PS Einder Communicatie: Redactionele tekst Strukton Productie & Vormgeving: Meurs Grafische Vormgeving Fotografie: Anita Pantus Inspelen op de veranderende marktomstandigheden en begrijpen welke softwarefunctionaliteiten daarvoor nodig zijn, dat geeft ons bestaansrecht. Controle houden op het gehele traject en vroegtijdig signaleren of er ook nog iets verdiend wordt. Daarvoor investeren klanten in onze oplossingen. In deze editie wordt nader ingegaan op het fenomeen geïntegreerde projectplanning. Op tijd signaleren aan welke vakmensen een tekort dreigt. Ook inzichtelijk krijgen of projecten een gezonde cashflow hebben, gebaseerd op de activiteiten die nog uitgevoerd dienen te worden. Kortom, controle houden op het proces om snel te kunnen bijsturen. Het feit dat 4PS Construct aanslaat in de markt is niet nieuw. De afgelopen jaren hebben veel grote en middelgrote bouw-, installatie en service-organisaties gekozen voor onze innovatieve oplossingen. Ook de afgelopen periode kunnen we u melden dat onder andere Heras Mobile Fencing & Security, Van den Berg Infrastructuren, Klop Verhuur, Ymere Ontwikkeling en Bouwbedrijf Deurwaarder (de laatste twee via onze partner CTB) hebben gekozen voor 4PS Construct. Dat zegt iets over de inhoud én kwaliteit van onze producten, partners en medewerkers. Dat deze groei ook om praktische oplossingen vraagt, blijkt uit een impressie van ons nieuwe kantoorpand, dat wij in het nieuwe jaar betrekken. Een pand dat door ons is aanbesteed onder 4PS Construct-gebruikers en wordt gebouwd door OBM uit Oosterhout (aannemer), Deltatechniek uit Veenendaal (E-installaties) en Breman Zwolle (W-installaties). Een bouwproces dat prima verloopt en conform planning wordt opgeleverd (en daarbij ligt ongetwijfeld een belangrijke link naar de gebruikte ERP-applicatie, 4PS Construct). Veel leesplezier, Martin Westerink Partner 2
Geïntegreerde projectplanning in 4PS Construct Door gebruik te maken van Microsoft.NET technologie zijn wij als 4PS in staat om relatief eenvoudig aanvullende producten en mogelijkheden te bouwen rondom 4PS Construct. Zo zijn wij 2 jaar geleden begonnen met het maken van onze eigen grafische mogelijkheden, waaronder planning. Ingegeven door de vraag van onze klanten die integratie hoog in het vaandel hebben staan. Dit heeft geresulteerd in uitgebreide grafische planningsfunctionaliteit in Service en Onderhoud. Inmiddels hebben we ook een eerste versie beschikbaar voor projectplanningen. Uiteraard blijft het mogelijk om te koppelen met externe planningspakketten zoals Microsoft Office Project of ASTA Powerproject. In dit artikel schetsen we u heel praktisch de functionaliteit die inmiddels aanwezig is in de projectplanning. We sluiten af met de voordelen van integrale projectplanning. Activiteiten Voor een project kunt u eenvoudig activiteiten en hoofdactiviteiten vastleggen. De werkbegroting van een project kan worden afgecodeerd met deze activiteiten. Hierdoor zijn de begrote kosten en uren per activiteit bekend. 4PS Construct kan door het bepalen van procentuele verdeling van de kosten een voorstel doen voor de opbrengst of het contractbedrag per activiteit. Dit als eerste aanzet voor de S-Curve. Bezetting resources Door één druk op een knop is het mogelijk om een resource-scherm op te roepen. U ziet dan de resources, leveranciers, onderaannemers en werknemers in het linker gedeelte van het voorbeeldscherm (zie volgende pagina) staan. In het rechter gedeelte ziet u de activiteitenbalken, eventueel van Productnieuws 4PS construct Planningsscherm De ingevoerde activiteiten worden weergegeven in een planningsscherm. Vaak ook wel Gantt Chart genoemd. De tijdsbalken kunnen eenvoudig worden verlengd of verschoven. Tevens kunnen activiteiten aan elkaar worden gerelateerd met bijvoorbeeld Start-Start of Eind-Start relaties. Voorbeeldscherm hoofd- en subactiviteiten In het projectplanningsscherm is het ook mogelijk om alle activiteiten van alle projecten te zien. Eventueel kunt u deze aan elkaar relateren. Hierdoor ontstaat een daadwerkelijke en integrale overall projectplanning. Per activiteit kan eventueel productie worden aangegeven door invoer van een percentage, of door het intekenen van de voortgang in de activiteit. In het schermvoorbeeld hiernaast ziet u dat in het groen weergegeven. De productie kan automatisch worden overgenomen in de projectbewaking. Vanzelfsprekend is het mogelijk om resources aan activiteiten te koppelen. Dit kunnen medewerkers zijn, maar ook onderaannemers of leveranciers. Voorbeeldscherm geïntegreerde projectplanning in 4PS Construct 3
Productnieuws 4PS construct verschillende projecten. In het onderste gedeelte van het scherm zien we in een grafiek de bezetting van de resource. Middels verlengen van een activiteit of het toekennen van meer resources, kan de bezetting uitgebalanceerd worden. Het resource-scherm geeft inzicht in de totale capaciteit van de medewerkers, Voorbeeldscherm bezettingsoverzicht resources inclusief de ingeplande service-orders. S-Curve Indien de werkbegroting is afgecodeerd met activiteiten, kunnen de totale kosten per activiteit worden bepaald. Ook kan de verwachte opbrengst per activiteit worden ingegeven. Door het uitzetten van activiteiten in de tijd, kan de S-Curve worden weergegeven zoals in onderstaand schermvoorbeeld. We zien daar de cumulatieve kosten en opbrengstenlijn in de grafiek. Hierdoor wordt inzicht verkregen in de geplande cashflow van een project. Voorbeeldscherm geplande cashflow van een project Voordelen integrale projectplanning in 4PS Construct: Direct inzicht in de totale capaciteit; Grof- en fijnplanning in één oplossing; Eénvoudige uitvoermogelijkheden naar Microsoft Project; Voortgang / productie direct inzichtelijk in planning; Multi-user planning; 100% integratie met onder andere calculatie, werkbegroting, inkoop en personeel; In één oogopslag volledige controle over uw materiaal- en urenstroom; Geïntegreerd planbord voor zowel Projecten als Service & Onderhoud. Integratie Engineering en 4PS Construct: minimaliseren van faalkosten 4PS heeft in de afgelopen jaren flink geïnvesteerd om het engineerings- en productieproces binnen de installatietechniek snel en probleemloos te laten verlopen. Bij veel installateurs ontbreekt een goede integratie en is er veel extra werk mee gemoeid om bijvoorbeeld de materiaallijst handmatig over te zetten naar productie / logistiek. De foutkans is hierdoor vele malen groter. Met alle gevolgen van dien. In deze uitgave wordt de koppeling E-Plan met 4PS Construct nader belicht. Bij het ontwerpen van elektrische installaties wordt door veel bedrijven het pakket E-Plan gebruikt. Dit pakket leent zich uitstekend voor het ontwerpen en tekenen van elektrische complexe schema s. Een dergelijk schema, bijvoorbeeld voor een gecompliceerd schakelbord of besturingskast, bestaat 4 uit een groot aantal componenten. Tijdrovend Als een dergelijk ontwerp is afgerond zullen al deze componenten moeten worden besteld alvorens het bord in productie genomen kan worden. In de praktijk komt dit vaak neer op een tijdrovende tel- en overtikklus. Hierbij kunnen gemakkelijk fouten worden gemaakt met als gevolg dat de productie stokt en men moet wachten op materiaal. Het resultaat is een verlate levering en een ontevreden klant. Als er revisies worden gedaan op de ontwerpen is het daarna een behoorlijke uitzoekklus om na te gaan welke materialen reeds ingevoerd zijn in 4PS Construct en welke nieuw zijn toegevoegd. Aangezien E-Plan een bestand kan exporteren met de gebruikte materialen, ligt het voor de hand om dit exportbestand te koppelen aan de
logistieke applicatie. De materiaalbestelling wordt zo goed geautomatiseerd. Materiaallijsten vanuit een E-Plan ontwerp worden ingelezen in 4PS Construct en kunnen worden gebruikt in de calculatie, de werkbegroting en de adviesorders. Deze flexibele koppeling kan dus in meerdere fases van het project worden gebruikt. Dit bespaart een grote hoeveelheid handmatig invoerwerk en reduceert de kans op fouten tot nul. Hoe werkt het Vanuit het Navision artikelbestand of het Handelsartikelbestand worden artikelen aangemerkt als E-Plan artikel. Op deze manier worden de artikelen beschikbaar gesteld voor export naar E-Plan. Deze tussenstap is ingebouwd zodat niet het gehele artikelbestand naar E-Plan geëxporteerd hoeft te worden. Dit wordt éénmalig ingericht. Vanaf dit moment zijn de artikelen beschikbaar voor export naar E-Plan. Aan deze zogenaamde E-Plan artikelen kan nog een aantal kenmerken worden toegevoegd dat van belang is voor de verdere verwerking binnen E-Plan. Bovendien is het mogelijk om binnen de E-Plan artikelen een zogenaamde bouwgroep of een samengesteld artikel te definiëren dat bestaat uit één of meer Navision-artikelen. Het beheer van het E-Plan artikelbestand gebeurt op deze manier in 4PS Construct en niet meer in E-Plan. Voor ons is dit een belangrijk uitgangspunt. Alléén nieuwe regels worden ingelezen. Bij het inlezen van de materiaallijst vanuit E-Plan in 4PS Construct worden de E-Plan artikelen automatisch weer vertaald naar Navision- en/of handelsartikelnummers. Vanaf dat moment kan er in 4PS mee worden gewerkt op dezelfde manier als met alle andere artikelgegevens. Voorbeeldscherm E-Plan artikel Tijdwinst Met deze werkwijze wordt een grote hoeveelheid repeterend invoerwerk en de daarmee verbonden fouten vermeden. Gezien de hectiek en groei bij veel van onze klanten, is dit een meer dan welkome aanvulling in 4PS Construct. Meer doen, met dezelfde mensen is iets wat ons drijft. De ontwikkeling van deze koppeling is hiervan een mooi voorbeeld. Productnieuws 4PS construct De E-Plan artikelen worden geëxporteerd naar E-Plan en daar ingelezen. Hiermee kan de engineer vervolgens zijn schema s ontwerpen. Als een schema compleet is, wordt de materiaallijst vanuit E-Plan geëxporteerd en in 4PS Construct geïmporteerd. Hierbij kan gekozen worden uit een import in de calculatiemodule, een import in de werkbegroting of een import in de adviesorders. De importfunctie genereert een gedetailleerd foutenverslag waarin kan worden gecontroleerd of alle materiaalregels correct zijn ingelezen. Bij de import worden het tekeningnummer en de schemacode vanuit E-Plan eveneens ingelezen. Deze zijn dus ook beschikbaar binnen 4PS Construct. Om bij revisie van tekeningensets geen dubbele bestellingen of calculaties te doen, worden bij het opnieuw inlezen van een materiaallijst alle al eerder ingelezen artikelen overgeslagen. Voorbeeldscherm E-Plan schema 5
Strukton Bouw & Vastgoed: Nieuwe rol vraagt om nieuw gereedschap Klantcase Strukton is al tientallen jaren een gevestigde naam in de branche. Een naam die het bedrijf niet alleen dankt aan de vele bouwtechnische innovaties waarmee het de branche verrast heeft, maar vooral aan de onomstreden kwaliteit van het geleverde werk. Want Strukton staat bovenal voor degelijkheid en betrouwbaarheid. Het is dan ook niet vreemd dat het bedrijf gekozen heeft voor een stap-voor-stap automatiseringstraject, dat grote risico s nagenoeg uitsluit. Daar komt bij dat de acht werkmaatschappijen van de Strukton Groep autonoom opereren, ze bestrijken verschillende werkvelden. Vandaar dat ze zelf hun automatiseringskeuzes maken. Bij werkmaatschappij Strukton Bouw & Vastgoed koos men zo n anderhalf jaar geleden voor 4PS Construct, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV. Hoe kwam die keuze tot stand en wat zijn de ervaringen tot dusverre. We vroegen het aan controller Frank Bredius (foto links) en Hoofd ICT Piet IJkelenstam (foto rechts). Zoals dat bij meerdere grote bouwbedrijven het geval is, heeft zich ook bij Strukton een duidelijke rolverandering voorgedaan. Frank Bredius omschrijft die als volgt: Tot voor kort was bouwen eigenlijk niet meer dan het stapelen van stenen. Dat is helemaal veranderd. We spelen nu steeds meer de rol van coördinator en organisator. Wat we vroeger zelf deden, wordt nu uitbesteed aan onderaannemers en andere specialistische leveranciers. We worden ook in een veel vroeger stadium bij projecten betrokken. We participeren in feite in vastgoedontwikkeling. Die veranderde rol stelt volgens Bredius heel andere eisen aan de organisatie en haar medewerkers: We hebben tegenwoordig andere eigenschappen en andere tools nodig om als bouwer succesvol te zijn. Een project is de optelsom van een flink aantal specialismen. Je koopt veel meer diensten in. 6 Dat maakt ons werk complexer en de ketenafhankelijkheid groter. Logisch dus dat de nadruk veel meer is komen te liggen op organisatie, coördinatie en communicatie. En als je op dit complexe niveau optimaal wilt functioneren kun je niet zonder een integraal ERP-systeem. Op zoek naar een nieuw pakket Er draaiden wel enkele opzichzelfstaande systemen voor calculatie, rapportage en manurenbewaking, maar die waren niet toegerust voor de nieuwe rol van Strukton. Piet IJkelenstam: Dat oude op DOS gebaseerde systeem heeft jarenlang zijn diensten bewezen, maar het was echt aan vervanging toe. Het was moeilijk toegankelijk en het kostte nogal wat inspanning om er bruikbare informatie uit te krijgen. Maar het grootste nadeel was dat de zaak niet geïntegreerd was. En dus ging Strukton op zoek naar een vervanger. Als Hoofd ICT begeleidde Piet IJkelenstam zowel het keuzetraject als de implementatie: De keuze voor een nieuw pakket is afhankelijk van verschillende overwegingen. Je kijkt eerst naar de functionaliteit: kan het systeem leveren waar wij in onze branche en met onze werkwijze behoefte aan hebben. Je kijkt ook of je voldoende uit de voeten kunt met het onderliggend technisch platform. Bepalend is verder de strategische koers die je als bedrijf wilt volgen; ben je bijvoorbeeld van plan om alleen nationaal te opereren dan is een Nederlandstalig systeem voldoende. Essentieel voor ons was ook de continuïteit, niet zo gek als je ziet hoeveel belangrijke leveranciers er de afgelopen jaren zijn omgevallen. Voorgekookt of flexibel Op het moment dat Strukton Bouw
& Vastgoed zijn selectieprocedure begon, waren er bij enkele Struktononderdelen al twee systemen in gebruik. Allebei branchepakketten, die voldeden aan alle belangrijke eisen en bovendien naar tevredenheid draaiden. Uit die twee pakketten moest Bouw & Vastgoed zijn keuze maken. Een daarvan was 4PS Construct. Volgens Frank Bredius waren de verschillen niet spectaculair: Beide pakketten lagen qua functionaliteit dicht bij elkaar. Twee aspecten hebben de balans uiteindelijk doen doorslaan naar Microsoft Dynamics NAV 4PS Construct. In de eerste plaats de gebruiksvriendelijkheid. Je werkt namelijk gewoon in de voor iedereen vertrouwde windowsomgeving. En daarnaast de continuïteit. Microsoft levert het technologische platform en als er één softwarebedrijf is, die je stabiel kunt noemen dan is het wel die van mister Gates. Hoewel dat bij de keuze niet echt een rol heeft gespeeld, heeft 4PS Construct volgens IJkelenstam nog een belangrijk voordeel: Het pakket van 4PS is flexibel, in dat andere pakket is veel meer voorgekookt. 4PS Construct doet een beroep op je creativiteit. Je kan veel meer zelf invullen. Dat maakt het pakket uiteindelijk flexibeler. Gefaseerde implementatie In september 2005 werd een begin gemaakt met de implementatie en nauwelijks acht maanden later, in mei 2006, ging het systeem live. Precies zoals gepland, volgens Bredius: We hebben in overleg met 4PS in november 2005 een go-no go moment ingelast, een reality-check op basis van simulatie. Niks aan de hand, we konden gewoon door. Om de overgang naar het nieuwe systeem zo soepel mogelijk te laten verlopen en iedereen de kans geven om te wennen, is gekozen voor een gefaseerde implementatie. In eerste Verbouwing kantoor regio Midden instantie zijn drie procesonderdelen ingericht: financieel, inkoop en projectadministratie. Opmerkelijk is dat alle oude projectinformatie handmatig is ingevoerd in het nieuwe systeem. Dat hebben we gedaan, aldus IJkelenstam, om onze bestanden te zuiveren. We konden nu met een schone lei beginnen. Een bewuste keuze. De heren zijn vol lof over 4PS Construct: We zijn erg enthousiast over de oplossing en uiterst tevreden over de wijze waarop we de zaak geïmplementeerd hebben. We beschikken nu over een integraal systeem waarbinnen alle informatie gekoppeld is. Daarmee is een lang gekoesterde wens in vervulling gegaan. Ook over 4PS zijn ze positief: We hebben uitstekend samengewerkt. We hadden een vaste consultant als aanspreekpunt. Aan alles merk je dat die jongens de nodige implementaties achter de rug hebben. Ze zijn zeer professioneel en weten precies waar de valkuilen zitten. Stap voor stap De volgende implementatiefase concentreert zich rond de projectorganisatie. Die gaat geleidelijk verder worden ingevuld. Volgens Bredius moet dat de komende twee jaar zijn beslag krijgen: Het voordeel van een ERP-systeem is dat een projectmanager overal toegang heeft tot zijn informatie. Vanachter zijn laptop kan hij inkopen, zijn manuren bewaken, plannen, een voortgangscontrole uitvoeren, nacalculeren enzovoort. Verder willen we ervoor zorgen dat ook de man op de bouwplaats toegang heeft tot al die informatie en dat we hem tegelijk kunnen aansturen. Cultuurverandering is daarin een belangrijke factor. We moeten nog meer ERP-minded worden. Maar dat kost tijd. Daarom doen we het verantwoord, stap voor stap. Profiel Strukton De kernactiviteiten van de Strukton groep, die in totaal 3.600 medewerkers telt, zijn Railinfrastructuur & Informatiesystemen, Civiele bouw, Bouw & Vastgoed en PPSconcessies & Facility Management. Deze activiteiten zijn ondergebracht in acht werkmaatschappijen, die voor een deel internationaal opereren: Strukton Railinfra Strukton Betonbouw Strukton Bouw & Vastgoed Strukton Integrale Projecten Strukton Materieel T&E Consult Servica WorkSphere Integrale procesbenadering De kracht van Strukton ligt in de integrale procesbenadering, waarbij voorop staat dat de primaire activiteiten van klanten te allen tijde moeten kunnen doorgaan. Optimale kennis van de processen bij klanten is dan ook een absolute vereiste. Duurzaam ondernemen Strukton wil maatschappelijk verantwoord ondernemen. De groep ondersteunt daarom onder meer het initiatief Duurzaam Bouwen en brengt dat actief onder de aandacht van haar klanten. Feiten in het kort Bedrijf Strukton Bouw & Vastgoed Activiteiten Strukton Bouw & Vastgoed is een belangrijke speler in de sector en heeft de kennis en de capaciteit om het totale bouwproces integraal en objectgerelateerd te benaderen: van plan- en projectontwikkeling tot en met beheer en onderhoud. Modules Sales & Marketing, Inkoop, Leveranciersbeoordeling, Klachten Opgeleverde Werken, Documentbeheer, Rekening Courant, Termijnmotivering, Projectenbeheer, Koperbeheer Woningbouw, Financieel Aantal gelijktijdige gebruikers 50 Besturingssysteem Windows 2003 Server 7 Klantcase
Nieuws Nieuwbouw kantoorpand 4PS In januari 2008 betrekt 4PS haar nieuwe kantoorpand in Ede. Wij hebben in de afgelopen jaren een flinke groei doorgemaakt zowel in aantal nieuwe klanten als in nieuwe medewerkers. Onze huidige huisvesting werd hierdoor te krap. De bouw, die vanzelfsprekend na aanbesteding aan een aantal 4PS Construct-klanten is gegund, is inmiddels in volle gang en zal in december a.s. worden opgeleverd. Wij kijken uit naar deze nieuwe mijlpaal en de oplevering! Om alvast een beeld te krijgen van onze nieuwbouw, ziet u hier een aantal recente foto s. Agenda Informatiemiddag 4PS Construct voor Installatietechniek Woensdagmiddag 21 november 2007, KNVB Hotel in Zeist Klantendag 4PS en CTB Dinsdag 27 november 2007, CineMec Ede Service Management Beurs Woensdag 28 en donderdag 29 november 2007, Brabanthallen in s-hertogenbosch Voor nadere informatie: www.4ps.nl Groei nieuwe klanten De groei blijft doorgaan. We hebben weer ruim 30 nieuwe klanten mogen verwelkomen waaronder: - Heras Mobile Fencing & Security (onderdeel CRH Fencing & Security) - Van den Berg Infrastructuren (onderdeel Koninklijke BAM Groep) - Installatiebedrijf IJsselmuiden (onderdeel Batenburg Beheer) - Klop Verhuur en Klop Verkoop - Ymere Ontwikkeling - Bouwbedrijf Deurwaarder - Imtech Infra Inmiddels werken meer dan 180 klanten met de branche-oplossing 4PS Construct. Wij kijken uit naar een nadere kennismaking met u! 4PS Baron van Nagellstraat 136M 3771 LL Barneveld T 0342-425625 F 0342-425620 E info@4ps.nl I www.4ps.nl