VERSLAG Gemeenteraad DONDERDAG 20 MAART 2014 aanwezig R. Mennes, voorzitter (burgemeester) G. Rottiers, V. Goris, G. Van de Vreken, schepenen A. Boen, schepen, voorzitter OCMW A. Ams, G. Van Frausem, L. Haucourt, S. Scholiers, K. Van Hoofstat, P. Van Bellingen, L. Van der Auwera, W. Lembrechts, P. Smits, I. Bierque, D. Van de Putte, A. Adriaensens, C. Van Hoof, K. Vaerten, N. Haerenout, raadsleden B. Van Cauteren, secretaris, wnd. verontschuldigd OPENBARE ZITTING De burgemeester opent de zitting om 20.00 uur en verzoekt de raad tot afhandeling van de agenda. Om 20u wordt er een toelichting gegeven door Q&A over organisatiebeheersing. 1. Mededeling van ingekomen stukken. Op verzoek van de burgemeester geeft de secretaris wnd. lezing van volgende ingekomen stukken: geen. 2. Charter organisatiebeheersing Gemeente Schelle: goedkeuring. Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gelet op het raadsbesluit dd. 27.12.2007 houdende Goedkeuring intern controlesysteem gemeente Schelle ; Gezien de samenwerking tussen de gemeenten Boom, Hemiksem en Schelle enerzijds, en de firma s Ackinas en O&I Belgium anderzijds, voor de opmaak van processen en de interne controle werd stopgezet; Overwegende dat het intern controlesysteem dient aangepast te worden, onder meer ingevolge externe wijzigingen; Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: De gemeenteraad keurt het Charter organisatiebeheersing Gemeente Schelle goed: verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 1 van 48
Charter organisatiebeheersing Gemeente Schelle In dit charter wordt het kader voor de aanpak van organisatiebeheersing in de organisatie beschreven. Dit charter dient als een raamwerk voor alle initiatieven en rapportering inzake interne controle. Het omschrijft : - Het regelgevend kader - De projectstructuur - De prioriteitsbepaling - Het bepalen van maatregelen - Monitoring en periodieke opvolging Dit is een cyclisch proces dat zowel beheersmaatregelen en periodieke opvolging voor het dienst- als het organisatieniveau omvat. 1. Het regelgevend kader De decretale omschrijving van interne controle dient als uitgangspunt van dit charter. Art. 87. De gemeentesecretaris staat in voor de interne controle (IC) op de werking van de gemeentelijke diensten. Art. 99. De gemeenten staan in voor de interne controle van hun activiteiten. Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over : Het bereiken van doelstellingen; Het naleven van wetgeving en procedures; De beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; Het efficiënt en economisch gebruik van middelen; De bescherming van activa; Het voorkomen van fraude. Art. 100. 1. Het interne controlesysteem wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het interne controlesysteem is onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad. Het interne controlesysteem bepaalt op welke wijze de interne controle wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen en -procedures en de aanwijzing van de personeelsleden die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het systeem van interne controle betrokken zijn. Art. 101. Onverminderd de opdrachten inzake interne controle die krachtens dit decreet of door de gemeenteraad aan andere organen of personeelsleden worden opgedragen, staat de gemeentesecretaris in voor de organisatie en de werking van het interne controlesysteem. Hij verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 2 van 48
rapporteert daarover jaarlijks aan het college van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad. De gemeentesecretaris brengt het personeel op de hoogte van het interne controlesysteem, alsook van de wijzigingen ervan. 2. De projectstructuur Het uiteindelijke doel van interne controle is het beheersen van risico s in de organisatie om zo te komen tot een kwaliteitsvolle werking van het geheel, en van alle onderdelen. Daarom twee sporen : Spoor 1 wordt opgevolgd en ingevuld door een stuurgroep van managementteamleden en sleutelfiguren uit de organisatie. Spoor 2 bestaat uit werkgroepen samengesteld op basis van het organogram. De werkgroepen bestaan opnieuw uit sleutelfiguren die de eigen dienst en de risico s verbonden met het takenpakket van de dienst goed in kaart brengen en opvolgen. Deze twee sporen zijn van belang doorheen het volledige organisatiebeheerstraject zowel bij het in kaart brengen van de risico s, het bepalen van de beheersmaatregelen (organisatiebeheersrapport) als bij het rapporteren en opvolgen nadien (GANTT-chart). 3. De prioriteitsbepaling Het is niet aangewezen om alle activiteiten en de volledige organisatie tot in het kleinste detail te gaan opvolgen in het organisatiebeheerstraject. De prioriteiten worden vastgelegd aan de hand van de methodiek van de risicoanalyse die worden vervat in een organisatiebeheersrapport (OBR). Door middel van de risicoanalyse kunnen de (interne en externe) risico s die de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren en bijgevolg ook de kwaliteit van producten en diensten beïnvloeden, in kaart gebracht worden. Dit geldt zowel voor spoor 2 als spoor 1. Risico s zijn interne en externe factoren die de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen belemmeren en bijgevolg ook de kwaliteit van producten en diensten beïnvloeden / bedreigen. Het niet (tijdig) benutten van opportuniteiten is ook een risico. Wijzigende interne of externe omstandigheden creëren nieuwe risico s of veranderen bestaande risico s. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 3 van 48
In een goed beheerste organisatie kan men snel antwoord geven op de volgende vragen : Wat zijn de belangrijkste risico's? In welke mate zijn deze risico's ondervangen of beheerst? Wat zijn de geplande verdere beheersmaatregelen? Risico s worden gemeten in een risicoanalyse of risicobeoordeling. De grootste risico s krijgen de meeste aandacht en de hoogste prioriteit. Risico s worden eerst geïnventariseerd en dan beoordeeld in een OBR. Per risico wordt bepaald wat de kans is dat het risico zich voordoet en hoe groot het effect hiervan is op de werking van de organisatie/dienst. Risico = kans x effect Risico s kunnen opgedeeld worden in verschillende categorieën op basis van hun thematische samenhang. Er worden 8 risicocategorieën onderscheiden : 1. Naleven van regelgeving en afspraken 2. Transparantie en communicatie 3. Fysieke veiligheid 4. Informatieveiligheid 5. Bescherming van activa 6. Integriteit en ethiek 7. Tijdigheid 8. Continuïteit en ontwikkeling Voor de risicoanalyse op het niveau van de dienst (spoor 2) wordt vertrokken vanuit de acht risicocategorieën. Per dienst wordt een inschatting gemaakt van de belangrijkste risico s en de sterkte van de voorziene beheersmaatregelen. Dit overzicht wordt opgenomen in een OBR per dienst. Voor de risicoanalyse op het niveau van de organisatie (spoor 1) wordt vertrokken vanuit het referentiekader van Audit Vlaanderen : de thema s opgenomen in de leidraad organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen. De thema s worden vertaald naar 6 evenwichtige thema s die behandeld worden door de stuurgroep : 1. Organisatiemanagement 2. Organisatiestructuur en cultuur 3. Personeelsbeleid 4. Informatie en communicatie 5. Financieel management 6. Facilitaire middelen en ICT De stuurgroep overloopt periodiek de belangrijkste risico s binnen deze thema s met behulp van de 8 risicocategorieën en inventariseert dit in een OBR op organisatieniveau. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 4 van 48
4. Het bepalen van maatregelen Risico s moeten ingedekt worden door gedragen beheersmaatregelen : deontologische problemen kunnen worden aangepakt met een dilemmatraining, onthaalproblemen kunnen aangepakt worden met een verlofplanning, verzuim kan worden aangepakt door een motivatiebeleid,. In een organisatiebeheersingsproject kunnen de beheersmaatregelen daarnaast van een sterk verschillende grootorde zijn. Ze kunnen zowel betrekking hebben op het opmaken van een interne afspraak, concrete acties en projecten of het uitschrijven en documenteren van een proces,. De maatregelen kunnen, net zoals de risico s, van toepassing zijn op een specifieke dienst of op de volledige organisatie. Niet alle maatregelen zijn even sterk uitgewerkt. De maturiteit van de maatregelen kan beoordeeld worden aan de hand van gradaties. 5.Monitoring en periodieke opvolging Het overzicht van de risico s per dienst (spoor 2) en de risico s op het niveau van de organisatie (spoor 1) worden samen met de maatregelen en hun maturiteit opgenomen in een organisatiebeheersrapport. Dit rapport geeft dus een overzicht van alle kritische punten en prioritaire maatregelen. Om de beheersmaatregelen (afspraken, projecten en acties) uit het organisatiebeheersrapport effectief te kunnen plannen en opvolgen, wordt gebruik gemaakt van de GANTT-methodiek. De GANTT-chart is een projectschema dat bestaat uit de te ontwikkelen beheersmaatregelen en acties, een tijdsindicatie, de verantwoordelijke, Dit document is dus niet alleen een verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 5 van 48
plannings- maar ook een opvolgingsdocument en wordt opgemaakt op zowel organisatie- als dienstniveau. GEMEENTE 30/06/2014 ORGANISATIE THEMA - BEHEERSMAATREGEL - ACTIE ACTOR Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2014 2015 2016 THEMA : ORGANISATIEMANAGEMENT Betere afstemming tussen beleid en management Opmaak afsprakennota managementeam en college Invoer verspreiding agenda college en raad na vergadering Invoer maandelijks overleg schepen en diensthoofd Invoer vast overlegmoment diensthoofd/deskundige en schepen Toelichten van het meerjarenplan aan alle personeelsleden Herzien definitie dagelijks bestuur Projectmanagement Opmaak afsprakennota projectmatig werken (met projecteigenaars) Oplijsten lopende projecten binnen managementteam Organisatiebeheersing Opstart prioritaire processen (zie dienst GC voor detail) Finalisatie actualisatie prioritaire processen (zie dienst GC voor detail) Invoer periodieke rapportering inzake het internecontrolesysteem aan de gemeenteraad Goedkeuring charter organisatiebeheersing Samenwerking en netwerking Vast overleg invoeren tussen Gemeente en OCMW Afspraken maken rond gezamenlijke inzet van gemeentelijke diensten binnen het OCMW Onderzoek intergemeentelijke samenwerking (archief/ict ) Secr Secr Stafmed Secr Burgemeester Stafmed Stafmed Stafmed Stafmed Stafmed Secr Raad Secr Secr Stafmed Een aantal belangrijke spelregels - De acties zijn per definitie beperkt in de tijd. Processen (dagelijkse werking) worden niet opgenomen. - Elke individuele actie kan maximaal over 4 kwartalen gespreid worden. - Indien een actie meer dan 4 kwartalen in beslag neemt, moet ze opgesplitst worden in meerdere acties. - De oorspronkelijk vooropgestelde timing moet steeds zichtbaar blijven. - Er moet steeds een foto per kwartaal bijgehouden worden Een cyclisch proces Een intern controlesysteem is een dynamisch gegeven. De organisatie, de omgeving en de risico s evolueren. Doordat zowel interne als externe risico s frequent veranderen, is het van belang om zowel het organisatiebeheersrapport als de GANTT-chart frequent te actualiseren en te rapporteren; dit zowel op niveau van de organisatie als op dienstniveau. Het organisatiebeheersrapport is het startpunt van de cyclus en wordt een eerste maal opgemaakt en gerapporteerd naar het College van Burgemeester en Schepenen en de verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 6 van 48
gemeenteraad. Zo krijgen beide een goed zicht op de huidige risico s die aanwezig zijn binnen de organisatie en binnen de diensten. Dit organisatiebeheersrapport wordt periodiek geactualiseerd op organisatie- en dienstniveau op basis van een nieuwe risicoanalyse. Samen met het organisatiebeheersrapport, wordt een GANTT-chart gerapporteerd die het toelaat om de planning en voortgang van de genomen beheersmaatregelen en acties op te volgen op kwartaalbasis : - In de maand die volgt op een afgewerkt kwartaal rapporteren de diensten aan het diensthoofd over de voortgang in de eigen GANTT-chart. - Na de dienstrapportering actualiseert de stuurgroep de GANTT op organisatieniveau. - Elk semester krijgt het college een overzicht van de GANTT-charts op dienst- en organisatieniveau aangeboden door de secretaris. - Elk jaar krijgt de gemeenteraad een overzicht van de GANTT-charts op dienst- en organisatieniveau aangeboden door de secretaris. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 7 van 48
3. Afsprakennota tussen college van burgemeester en schepenen en het managementteam: goedkeuring. Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gezien het gemeentedecreet van 15 juli 2005 (artikel 87 2) bepaalt dat de gemeentesecretaris een afsprakennota afsluit met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester. De gemeentesecretaris doet dit mede namens het managementteam; Gezien deze afsprakennota minstens dient te omvatten - de wijze van samenwerken tussen politici en het ambtelijk management om de beleidsdoelstellingen te realiseren - de omgangsvormen tussen bestuur en administratie - de wijze waarop de gemeentesecretaris gedelegeerde bevoegdheden uitoefent; Gezien deze nota is opgelegd door de decreetgever, maar enkel werkbaar is indien deze gedragen wordt door haar ondertekenaars; Gezien het gemeentedecreet formaliseert wat in feite ongeschreven regels zijn die betrekking hebben op respect, verantwoordelijkheidszin en het streven naar vooraf bepaalde doelstellingen. Gezien het voor zich spreekt dat iedere zichzelf respecterende organisatie in dit verband enkel gebaat kan zijn met goed uitgetekende verhoudingen (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) en omgangsvormen; Gezien het uitgangspunt dan ook is dat politici en personeel moeten blijven streven naar een vertrouwensrelatie tussen de twee niveaus en naar (samen)werken met respect voor elkaars taakomschrijving; Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: De gemeenteraad keurt volgende afsprakennota tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam goed: AFSPRAKEN OVER DE WIJZE VAN SAMENWERKEN 1. Algemene uitgangspunten Het gemeentedecreet omschrijft de missie van de gemeente als volgt: - dat de gemeente beoogt bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk beleid (art.2 GD) - dat de gemeente een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden verzekert (art.3 GD) - en dat ze de inwoners zo veel mogelijk betrekt bij het beleid en zorgt voor openbaarheid van bestuur (art. 3 GD) Om deze missie te doen slagen zullen het college van burgemeester en schepenen en de leden van het managementteam met elkaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak, samenwerken. Beide partners zullen in hun samenwerking: verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 8 van 48
respect opbrengen voor de prerogatieven van de gemeenteraad; respect opbrengen voor de beslissingsbevoegdheid van de verkozen mandatarissen en voor de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdracht van het ambtenarenkorps. Het college van burgemeester en schepenen en de leidinggevende ambtenaren werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Bij alle beleidsinitiatieven zullen volgende beginselen de leidraad vormen: realistische planning; efficiënte en resultaatgerichte uitvoering; hoge kwaliteitsstandaards voor de dienstverlening; administratieve vereenvoudiging efficiënt en modern personeelsmanagement; gezond financieel beleid. 2.Deontologie De deontologische code van zowel mandatarissen als gemeentepersoneel worden geregeld in een afzonderlijk document, goedgekeurd door de gemeenteraad, zoals het gemeentedecreet dit voorschrijft. Deontologie is één ding, loopt als een rode draad doorheen de dagelijkse werking, en moet samen gelezen worden met wat hier voorligt: de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. Afspraken omtrent omgangsvormen gaan verder dan deontologie want hebben betrekking op de dagdagelijkse samenwerking tussen politici en personeel en kunnen uitkomst bieden als er zich een spanningsveld manifesteert. 1. In alle aangelegenheden van gemeentelijk belang ontvouwt zich een open en eerlijke communicatie vanuit beide zijden. Dossiers bevatten dus steeds alle documenten en gegevens opdat ieder zich een goed beeld kan vormen: beleidsstandpunten of relevante gegevens worden te gepasten tijde aan elkaar gecommuniceerd. 2. Het personeel denkt mondig mee, zowel over de eigen organisatie als over beleidsbepalende dossiers. 3. Het personeel aanvaardt het doorslaggevend beslissingsrecht van de mandatarissen. 4. Het college vermijdt beslissingen te nemen zonder enige voorafgaandelijke toetsing door de eigen diensten. 5. Indien een beleidsbeslissing afwijkt van het ingediende voorstel motiveert het college de afwijkende beslissing (dit wordt door de secretaris of burgemeester/de bevoegde schepen gecommuniceerd naar de dienst). 6. Indien een beleidsbeslissing om de één of andere reden niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, deelt men dit onverwijld mee aan het college met mededeling van de reden of de omstandigheden. 7. Collegiaal genomen beslissingen of standpunten worden alsdusdanig vertaald naar buitenuit. 8. Behalve de wettelijk toegekende individuele bevoegdheden erkent men de diensten geen opdrachten te kunnen geven dan middels een collegiaal genomen beslissing. Alle opdrachten moeten gebeuren met medeweten van de secretaris. 9. Men aanvaardt, naast externe controle, interne controle als een noodzaak voor de goede werking van het bestuur. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 9 van 48
10. Wanneer deze regels van goede omgangsvormen met de voeten worden getreden, zal hierover binnen de kortste keren een communicatie opgestart worden zodat de optimale samenwerking tussen bestuur en administratie gegarandeerd blijft. 11. Politici en ambtenaren laten in hun handelen steeds het algemeen belang boven het particulier belang primeren. 12. Het is hun gezamenlijk doel een kwaliteitsvolle en klantgerichte organisatie te ontplooien wars van persoonlijk en individueel favoritisme. 13. In de samenwerking tussen ambtenaren en politici worden de wettelijke principes en de lokale organisatieregels gerespecteerd. 14. Politici verwijzen de burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde gemeentelijke diensten. De diensten behandelen alle informatie- en dienstverleningsaanvragen op dezelfde objectieve wijze zonder een onderscheid te maken via welke weg de vraag ook binnenkomt in de organisatie. 15. Politici onthouden zich van elke bemiddeling in de normale dienstverlening. Zo ook zullen zij zich ervan onthouden om bij de burger de indruk te wekken dat slechts door hun tussenkomst deze normale dienstverlening kon worden verkregen. 3.Beleidsvoering 3.1.Uitgangspunten Het college van burgemeester en schepenen is de motor van het proces van beleidsvoering in de gemeente. Deze motorfunctie veronderstelt dat men de positie van de gemeenteraad respecteert en goede afspraken maakt met de top van het gemeentelijk personeel over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie door het continu ontwikkelen van managementmethodes in de organisatie. 3.2.Basisprincipes Beleidsvoorbereiding: het gemeentelijk beleid wordt voorbereid door de diensten en dit in samenspraak met de burgemeester/functioneel bevoegde schepen. De gemeentesecretaris staat in voor de coördinatie en de communicatie tussen de ambtenaren en de beleidsorganen. Bij de voorbereiding van het beleid zijn de bevoegde diensten verantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid op financieel en organisatorisch vlak. Beleidsbepaling: de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het gemeentelijk beleid. De beslissingen worden door hen genomen, na advies van het managementteam. Beleidsuitvoering: de diensten zijn verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. Anderzijds verbinden de politici zich ook tot een duidelijk, tijdige en volledige formulering van de vraag/opdracht. Beleidsevaluatie: jaarlijks zal een evaluatie gemaakt worden van de strategische nota en de daaruit voortvloeiende meerjarenplanning. Ambtenaren en politici onderschrijven samen het principe van de beleidscyclus. Concreet betekent dit dat in het kader van een strategische planning vooreerst de doelstellingen worden bepaald. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 10 van 48
Vervolgens worden de doelstellingen vertaald in operationele doelstellingen en actieplannen die effectief worden uitgevoerd. Tot slot worden deze actieplannen opgevolgd via regelmatige rapportering en worden ze aan de hand van een evaluatie bijgestuurd in functie van de behaalde resultaten. Desgevallend worden de doelstellingen bijgesteld en worden de actieplannen aangepast. Politici en ambtenaren aanvaarden interne controle als noodzaak voor de goede werking van het bestuur. Om effectief te zijn, moet het zwaartepunt zich situeren in de controle vooraf. 3.3. Concrete afspraken Bij het begin van de legislatuur maken de beleidsverantwoordelijken een bestuursakkoord voor de volledige legislatuur op en wordt een strategisch meerjarenplan op basis van dat akkoord uitgewerkt. Dit meerjarenplan komt tot stand in nauwe samenwerking met het managementteam en de bevoegde diensten. Het omvat de strategische en operationele doelstellingen en de actieplannen. Jaarlijks stelt elke dienst een jaarplan en bijhorend budgetplan op voor het volgende dienstjaar afgestemd op de strategische nota en het meerjarenplan. Dit plan wordt besproken tijdens het overleg tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam. Elk diensthoofd kan deze bespreking bijwonen voor zijn/haar materie. De leden van het managementteam zorgen ervoor dat de inhoud van de strategische nota en het meerjarenplan, het jaarplan en de tussentijdse aanpassingen voldoende bekend zijn bij het personeel van hun afdeling. De diensten zorgen voor de nodige objectieve (cijfer)gegevens en alternatieven om de voorgestelde beleidsoptie(s) te ondersteunen. Meer gegevens resulteren immers in een effectiever beleid. Teneinde de burger zo snel mogelijk en zo goed mogelijk te dienen, wordt afgesproken wat maximaal aan de diensten kan worden gedelegeerd. De gemeentesecretaris zorgt voor de doorstroming van de beleidsvoorstellen van de diensten naar het college en de doorstroming van de beleidskeuzes naar de diensten. Elk beleidsvoorstel met financiële implicaties wordt begeleid met een advies van het diensthoofd. Indien een beleidsbeslissing niet overeenkomstig de afspraken kan worden uitgevoerd, delen de diensthoofden dit onverwijld mee aan het college met mededeling van de reden of omstandigheden. Jaarlijks evalueert het managementteam de in de strategische nota en het meerjarenplan opgenomen doelstellingen. Deze evaluatie wordt besproken met het college. Op basis van de evaluatie wordt het meerjarenplan aangepast. De krediet- en wetmatigheidscontrole op de beslissingen met een financiële impact behoort tot het takenpakket van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt de dossiers op hun conformiteit met de bestaande wetten en decreten, besluiten, provinciale en gemeentelijke verordeningen. 4. Organisatie en werking. 4.1. Overleg en communicatie Overleg en communicatie is onontbeerlijk in de organisatie. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 11 van 48
Essentieel voor het welslagen van bovenstaand uitgewerkt samenwerkingskader is de organisatie van een doelgerichte interne communicatie met oog voor resultaatbewaking. Het college en het managementteam opteren om het gemeentelijk overleg en de communicatie uit te bouwen vanuit volgende principes: a) de organisatie moet het overleg tussen bestuur en medewerkers expliciet bevorderen en moet een doorgedreven en permanente interne communicatie voeren; b) de organisatie moet deze openheid ook uitstralen: zowel intern als naar de burger-klant; luisterbereidheid en dienstvaardigheid moet samengaan met assertiviteit; Een structureel én gestructureerd overleg verzekert goede top-down communicatie én bottomup communicatie. In dat opzicht dient hier minstens melding gemaakt van volgende overlegmomenten: OVERLEG EN COMMUNICATIE OP NIVEAU VAN DIENSTEN Vooreerst zijn er op regelmatige basis vergaderingen tussen de secretaris en een afvaardiging van de verschillende diensten die handelen over de gemeenschappelijke punten van het college van burgemeester en schepenen. Deze vergadering zorgt voor eenheid in de werking van de gemeentelijke organisatie en diensten, verzekert de coördinatie, de taakverdeling, de samenwerking en de interne éénduidige communicatie. Daarnaast zal op regelmatige basis, indien de noodzaak zich voordoet een bespreking zijn met de individuele diensten. In het kader van de interne controle zal een stuurgroep bestaande uit de diensthoofden van elke dienst minstens 1x/kwartaal samenkomen. Tijdens deze vergadering kunnen interne aangelegenheden van de diensten eveneens worden besproken. OVERLEG EN COMMUNICATIE OP NIVEAU VAN HET MANAGEMENTTEAM Het overleg binnen het managementteam zorgt voor: het voorbereidend werk inzake algemene organisatorische regelingen en algemene managementaanpak. Het managementteam fungeert dan als eerste klankbord voor de secretaris en als overlegpartner van het beleid in strategische en/of algemeen organisatorische aangelegenheden. De uitwerking van de decretaal voorziene opdrachten (o.m. zie art 87 4 gemeentedecreet) OVERLEG EN COMMUNICATIE TUSSEN COLLEGE EN MANAGEMENTTEAM Wanneer noodzakelijk wordt een overleg tussen het college van burgemeester en schepenen en het managementteam voorzien ten einde een gezamenlijke visie en aanpak te ontwikkelen op politiek en ambtelijk niveau. In dit overleg wordt de toekomstvisie van de gemeente en de gemeentelijke organisatie besproken, worden de standpunten op elkaar afgestemd, worden concrete projecten besproken en wordt de evolutie en de behaalde resultaten geanalyseerd. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 12 van 48
Thema s die tijdens dit overleg aan bod kunnen komen zijn: opmaak strategische en operationele meerjarenplanning opmaak van de budget en/of budgetwijziging(en) opmaak van de jaarrekeningen de evaluatie van het beleid de evolutie in dossiers of concrete resultaten de wijze van communicatie van voorname beleidsbeslissingen aan het voltallige gemeentepersoneel PERMANENTE INFORMATIE-UITWISSELING BURGEMEESTER EN/OF BEVOEGDE SCHEPEN MET HET DIENSTHOOFD EN/OF DIENSTVERANTWOORDELIJKE Een andere vorm van overleg is de permanente informatie-uitwisseling tussen de burgemeester/de functioneel bevoegde schepen en het diensthoofd/dienstverantwoordelijke. Het betrokken diensthoofd / dienstverantwoordelijke overlegt met de burgemeester en/of schepen minstens voorafgaandelijk aan de collegezittingen of aan de agendering van agendapunten die tot zijn bevoegdheid behoren, of telkens wanneer het voor het dossier vereist is.), en dit steeds in overleg met de secretaris.. ANDERE OVERLEGMOMENTEN Na de vergaderingen wordt van elke aanwezige verwacht dat hij/zij mede verantwoordelijkheid neemt en de collega s verder informeert. 4.2. Concrete afspraken: College De burgemeester en de individuele schepenen werken samen met de leden van het managementteam en de diensthoofden aan de jaarplannen en het voortgangsrapport Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris organiseert de medewerking van het managementteam en de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. De gemeentesecretaris staat in voor de algemene leiding van de gemeentelijke diensten. Hij staat aan het hoofd van het gemeentepersoneel en is bevoegd voor het dagelijkse personeelsbeheer. De gemeentesecretaris rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen De gemeenteraad bepaalt wat onder het begrip dagelijks personeelsbeheer (individueel en collectief) wordt verstaan; De gemeentesecretaris zorgt voor het opzetten van de interne controleprocedures Financieel beheerder De financieel beheerder is verantwoordelijk voor de financieel-economische sturing en het financieel beheer van de gemeentelijke organisatie, alsook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande de materies waarvoor hij bevoegd is. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 13 van 48
Gemeentelijke diensten De gemeentelijke diensten ondersteunen het managementteam en het college bij de beleidsvoorbereiding. De gemeentelijke diensten ondersteunen de gemeenteraad en het college bij het uitwerken van de strategische nota van het meerjarenplan en het meerjarenplan zelf. De gemeentelijke diensten formuleren samen met de burgemeester/ bevoegde schepen de beleidsvoorbereiding en het voortgangsrapport. 5. Evaluatie en bijsturing Deze afsprakennota wordt jaarlijks geëvalueerd in het college van burgemeester en schepenen en in het managementteam. Vanuit beide evaluaties wordt jaarlijks gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd/bijgestuurd. De aangepaste versie van de afsprakennota wordt dan opgemaakt. Afgesloten te Schelle op Ondertekend door de burgemeester, de leden van het college van burgemeester en schepenen: de burgemeester de schepen de schepen de schepen de schepen-voorzitter OCMW en door de leden van het managementteam : de gemeentesecretaris de financieel beheerder secretaris OCMW de burgemeester RELEVANTE ARTIKELEN UIT HET GEMEENTEDECREET De afsprakennota Art. 87 2 bepaalt dat tenminste na iedere volledige vernieuwing van de gemeenteraad de gemeentesecretaris mede namens het managementteam een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen en met de burgemeester sluit over de wijze waarop de verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 14 van 48
gemeentesecretaris en de overige leden van het managementteam met het college van burgemeester en schepenen en de burgemeester samenwerken om de beleidsdoelstellingen te realiseren en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie. Het managementteam Art. 87 4 bepaalt dat de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam zorgt voor het opstellen van het voorontwerp van : 1 het organogram; 2 de personeelsformatie; 3 de rechtspositieregeling van het personeel; 4 de strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan; 5 de beleidsnota van het budget; 6 de verklarende nota van een budgetwijziging. 7 de verklarende nota van interne kredietaanpassing Art. 98, eerste zin bepaalt dat het managementteam de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie ondersteunt. Art. 98, tweede zin bepaalt dat het managementteam de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten, alsook de interne communicatie bewaakt. Het strategisch meerjarenplan Art. 146 1 bepaalt dat voor het einde van het jaar dat volgt op de gemeenteraadsverkiezingen en vóór hij beraadslaagt over het budget voor het volgende boekjaar, de gemeenteraad een meerjarenplan vaststelt. Dat meerjarenplan bestaat uit een strategische nota en een financiële nota. Het heeft betrekking op de hele periode waarvoor de gemeenteraad werd verkozen, te rekenen vanaf de datum van vaststelling ervan. Art. 146 2 bepaalt dat in de strategische nota de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren gemeentebeleid op elkaar afgestemd en geïntegreerd worden weergegeven. Art. 87 4, 4 bepaalt dat de gemeentesecretaris in overleg met het managementteam zorgt voor het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan en de herziening ervan. 4. Missie van het gemeentebestuur Schelle: goedkeuring. Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gezien het gemeentedecreet de missie van de gemeente omschrijft als volgt: - De gemeente beoogt bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. (art. 2 GD) verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 15 van 48
- De gemeente verzekert een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden (art. 3 GD) - De gemeente betrekt de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openbaarheid van bestuur (art. 3 GD); Gezien tijdens de opmaak van de omgevingsanalyse in werkgroepen (4 clusters) werd vooropgesteld dat, om gericht te kunnen antwoorden op de interne en externe bevraging, elke cluster kort zijn missie moest weergeven. Een missie is een kernachtige uitdrukking van de bestaansreden van een organisatie, het kerndoel. Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: Het gemeentedecreet omschrijft de missie van de gemeente als volgt: - De gemeente beoogt bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied (art. 2 GD). - De gemeente verzekert een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de gemeentelijke bevoegdheden (art. 3 GD). - De gemeente betrekt de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgen voor openbaarheid van bestuur (art. 3 GD). Artikel 2: De gemeenteraad keurt de volgende missies die per beleidsdomein (4 cluster) werden vastgelegd, goed: Algemeen bestuur en algemene financiering Een goede dienstverlening naar de burger en naar het personeel verzekeren Vrije tijd Gemeentebestuur Schelle wil de participatie bevorderen aan vrijetijdsactiviteiten van elke bevolkingsgroep en leeftijdsgroep. De gemeente biedt aan zowel individuelen, groepen als verenigingen een levenslang en drempelverlagend aanbod. Dit door eigen activiteiten alsook via logistieke, informatieve en financiële ondersteuning. Omgeving Waarborgen en nastreven van omgevingskwaliteit. Welzijn en leren Welzijn van kinderen (leeftijd 2,5 tot 12 jaar) zonder onderscheid te maken in afkomst, ideologische ideeën, religie en opvoedingsmethodieken. 5. Uitvoering gemeentedecreet: vaststelling begrippen. Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 16 van 48
Gelet op artikel 43 van het Gemeentedecreet waarin het dagelijks bestuur van de gemeente wordt geregeld; Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het Gemeentedecreet; Gelet op artikel 160 van het Gemeentedecreet waarbij het voorafgaand visum wordt geregeld; Gelet op artikel 162 van het Gemeentedecreet waarbij het gebruik van kasprovisies wordt geregeld; Gelet op artikel 162 4 van het Gemeentedecreet waarin wordt bepaald dat de raad de voorwaarden voor de ter beschikkingstelling van kasprovisies bepaalt, evenals de voorwaarden waaronder personeelsleden kunnen belast worden met geringe dagontvangsten; Overwegende dat het begrip dagelijks bestuur op verschillende plaatsen in het decreet voorkomt; Overwegende dat het Gemeentedecreet de gemeenteraad verplicht om het begrip dagelijks bestuur te definiëren; Overwegende dat de gemeenteraad de voorwaarden bepaalt voor de terbeschikkingstelling van kasprovisies en de voorwaarden waaronder personeelsleden kunnen belast worden met geringe dagontvangsten; Overwegende dat tevens bepaald dient te worden voor welke uitgaven een visum vereist is; Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: Onder dagelijks bestuur wordt verstaan: - Alle uitgaven/ontvangsten binnen de perken van de daartoe op het exploitatiebudget ingeschreven kredieten die onderworpen zijn aan de wetgeving op de overheidsopdrachten ten belope van het ingeschreven krediet. - Alle uitgaven/ontvangsten van het investeringsbudget waarvan het bedrag lager ligt dan het bedrag van de verrichtingen die in het kader van de wet op de overheidsopdrachten gegund worden op basis van artikel 105, 1, 4 van het KB van 15 juli 2011 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. Artikel 2: De definitie in artikel 1 wordt als volgt beperkt: - Visum van de financieel beheerder: vanaf 8.500 euro voor uitgaven op het exploitatiebudget en vanaf 0 euro voor uitgaven op het investeringsbudget. Voor weddes en verzekeringen is geen voorafgaand visum vereist. - Kasprovisies: tot 100 euro. - Budgethouderschap: wordt niet ingevoerd. - Daden van beschikking: overeenkomst waarbij het bestuur zich verbindt voor maximum 1 jaar behoren tot de bevoegdheden van het college, overeenkomsten waarbij het bestuur zich verbindt voor een duur langer dan 1 jaar worden ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad. - Verkoop van niet meer voor de gemeente bruikbare roerende goederen en die bovendien geen boekhoudkundige waarde meer hebben behoren tot de bevoegdheid van het college. Het college van burgemeester en schepenen wordt gemachtigd om telkens wanneer besloten wordt om goederen te verkopen de modaliteiten voor verkoop vast te leggen. Artikel 3: Onder kleine dagelijkse ontvangsten wordt verstaan: verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 17 van 48
- Alle kassaontvangsten waarvoor vooraf geen invorderingsstaat kan worden gemaakt. De personeelsleden die kunnen belast worden met geringe dagontvangsten zijn: personeelsleden van de dienst waar geringe dagontvangsten gebeuren. Artikel 4: Regeling kastekorten: bij herhaald tekort wordt een gepaste sanctie getroffen. Artikel 5: In toepassing van artikel 58 3,4 van het Gemeentedecreet is het college van burgemeester en schepenen bevoegd voor het voeren van de gunningsprocedure, de gunning en de uitvoering van de overheidsopdrachten. In aansluiting hierop wordt het college gemachtigd aan de overeenkomst iedere wijziging aan te brengen die het bij de uitvoering nodig acht, in zoverre hieruit geen bijkomende uitgaven van meer dan 10% uit voortvloeien. Uitgaven van meer dan 10% worden nadien ter goedkeuring aan de gemeenteraad voorgelegd. Artikel 6: Het gemeenteraadsbesluit van 22 maart 2012 wordt ingetrokken. 6. Huishoudelijk reglement sociale media (Facebook): goedkeuring. Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gelet op de nieuwe gemeentelijk website met integratie van sociale media; Gelet op het voorstel van de Jeugdraad om gemeentelijke informatie via Facebook te melden; Gezien het wenselijk is om hiervoor een huishoudelijk reglement aan te maken; Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: De gemeenteraad keurt het volgend huishoudelijk reglement goed. HUISHOUDELIJK REGLEMENT SOCIALE MEDIA : FACEBOOK 1) De gemeente Schelle communiceert via sociale media zoals Facebook. De gemeente Schelle gebruikt deze sociale media om inwoners over gemeentelijke en door de gemeente ondersteunende activiteiten en nieuws te informeren. 2) Toegang tot sociale media: a) De communicatiedienst en de dienst vrije tijd kunnen deze sociale media gebruiken om hun communicatie met de inwoners uit te breiden en te versterken. Deze diensten mogen artikels, foto s en informatie publiceren, discussies afhandelen, promotie maken voor gemeentelijke activiteiten en activiteiten georganiseerd met steun van de gemeente en mediamateriaal delen zolang dit betrekking heeft tot gemeentezaken. b) Het gebruik van deze sociale media door gemeente Schelle gebeurt steeds in navolging van de wetten op de privacy en het eigendomsrecht. De gebruikers van deze sociale verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 18 van 48
media binnen de gemeente houden zich ook aan de gangbare gedragsregels zoals die door de gemeente zijn geformuleerd. c) Gemeente Schelle behoudt zich het recht voor om alle inhoud op deze sociale media die niet in overeenstemming zijn met de gedragsregels van de gemeente te verwijderen. 3) Gebruik van de sociale media: a) Het sociale mediakanaal maakt heel duidelijk dat het beheerd wordt door gemeente Schelle. b) De gemeente Schelle neemt gebruiksvoorwaarden op die geldend zijn voor het gemeentepersoneel en de bezoekers van het sociale mediakanaal. De volgende soorten inhoud worden verwijderd van het sociale mediakanaal: Inhoud die hoegenaamd geen betrekking heeft op het onderwerp of doel van het sociale mediakanaal Inhoud die kwetsende taal en schunnigheden bevat Inhoud die aanzet tot discriminatie (ongeacht of dit op basis is van ras, geloof, huidskleur, leeftijd, geslacht, seksuele voorkeur, fysische of mentale toestand) Inhoud die seksueel getint is Commerciële berichten en boodschappen Boodschappen van individuele burgers of van derden Politieke berichten en activiteiten Inhoud die aanzet of allusie maakt op strafbare feiten Inhoud die de publieke orde of veiligheid in het gedrang kan brengen Inhoud die de wetgeving op de privacy overtreedt Inhoud die de wetgeving op de auteursrechten overtreedt c) Het is mogelijk voor de bezoekers van de gemeentelijke sociale media om te reageren op de berichten. Hierop mag worden gereageerd door de gemeente mits het vragen of opmerkingen zijn van informatieve aard. Wanneer het gaat om klachten wordt de klager persoonlijk verder geholpen. d) Bij discriminerende, aanvallende of polemiserende reacties of berichten wordt de plaatser van de reactie of bericht gewezen op de gebruiksvoorwaarden en wordt de reactie of bericht verwijderd. e) Er hoeft op de sociale media niet op elke reactie of bericht te worden gereageerd. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de verantwoordelijken van het sociale mediakanaal. f) Zover mogelijk wordt de huisstijl van de gemeente overgenomen op het sociale mediakanaal. Dit betekent het gebruik van het logo en de huisstijlkleuren. g) Afspraken over de schrijfstijl: De aanspreekvorm die we gebruiken is je en jij verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 19 van 48
Vermijd dialect Gebruik geen afkortingen of smileys Gebruik niet te veel moeilijke woorden Hou je zinnen kort en vermijd bijzinnen 4) Bij opstart van nieuwe sociale mediakanalen moet er steeds een aanvraag worden ingediend t.a.v. het college van burgemeester en schepenen. 7. Rekening 2013 Kerkfabriek St. Petrus en Paulus : advies Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft, 16 ja en 2 onthoudingen, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gelet op het Keizerlijk Decreet van 30.12.1809 op de kerkbesturen en de wet van 04.03.1870 op het tijdelijke der erediensten, gewijzigd door de wet van 18.04.1974; Gelet op het decreet van 7 mei 2004; Gezien de rekening 2013 van de kerkfabriek St. Petrus en Paulus werd opgesteld door de schatbewaarder en goedgekeurd door de fabrieksraad op 17 januari 2014; Gezien de rekening 2013 is ingeschreven als inkomende post dd. 13 februari 2014; Beslist: Met 16 stemmen voor (G. Rottiers, V. Goris, G. Van de Vreken, A. Ams, S. Scholiers, K. Van Hoofstat, P. Van Bellingen, L. Van der Auwera, W. Lembrechts, P. Smits, I. Bierque, D. Van de Putte, A. Adriaensens, C. Van Hoof, K. Vaerten, N. Haerenout), 0 stemmen tegen en 2 onthoudingen (G. Van Frausem, L. Haucourt); Artikel 1: Gunstig advies te verlenen aan de dienstjaarrekening 2013 van de kerkfabriek St. Petrus en Paulus, sluitend met volgend exploitatieresultaat : 52,30 euro en met volgend investeringsresultaat : 7.833,51 euro 8. Rekening 2013 : Kerkfabriek H. Familie : advies Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft, 16 ja en 2 onthoudingen, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Gelet op het Keizerlijk Decreet van 30.12.1809 op de kerkbesturen en de wet van 04.03.1870 op het tijdelijke der erediensten, gewijzigd door de wet van 18.04.1974; Gelet op het decreet van 7 mei 2004; Gezien de rekening 2013 van de kerkfabriek H. Familie werd opgesteld door de schatbewaarder en goedgekeurd door de fabrieksraad op 15 januari 2014; Gezien de rekening 2013 is ingeschreven als inkomende post dd. 22 januari 2014; verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 20 van 48
Beslist: Met 16 stemmen voor (G. Rottiers, V. Goris, G. Van de Vreken, A. Ams, S. Scholiers, K. Van Hoofstat, P. Van Bellingen, L. Van der Auwera, W. Lembrechts, P. Smits, I. Bierque, D. Van de Putte, A. Adriaensens, C. Van Hoof, K. Vaerten, N. Haerenout), 0 stemmen tegen en 2 onthoudingen (G. Van Frausem, L. Haucourt); Artikel 1: Gunstig advies te verlenen aan de dienstjaarrekening 2013 van de kerkfabriek H. Familie sluitend met volgend exploitatieresultaat : - 33.910,81 euro en met volgend investeringsresultaat : 35.231,77 euro 9. Waarborglening Peperstraat 74 - verdaging lening nr. 316 : goedkeuring Na gehouden naamstemming welke als uitslag geeft eenparigheid, kan volgende beslissing geformuleerd worden: De gemeenteraad, Aangezien IGEAN dienstverlening CVBA, met maatschappelijke zetel Doornaardstraat 60 te 2160 Wommelgem hierna genoemd de kredietnemer, bij beraadslaging dd. 4 juli 2004 besloten heeft bij Belfius Bank België NV, RPM Brussel, BTW BE 0403.201.185, met maatschappelijke zetel Pachecolaan 44 te 1000 Brussel, hierna genoemd Belfius Bank, een krediet aan te gaan voor de verwerving van een woning in de Peperstraat 74 te Schelle, terug te betalen uiterlijk 28 april 2014 door de wederverkoop van de eigendom; Aangezien de terugbetaling van de schuld die heden 39.600,13 EUR beloopt op bovenvermelde vervaldag niet is kunnen geschieden; Gelet op de brief dd. 21 januari 2014 waarbij Belfius Bank zijn akkoord verleent om de eindvervaldag van deze lening te verdagen tot 28 april 2015; Aangezien deze lening dient gewaarborgd te blijven door de gemeente Schelle; Beslist: Met 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 onthoudingen; Artikel 1: verklaart zich onvoorwaardelijk en onherroepelijk hoofdelijk borg te stellen voor de terugbetaling van alle bedragen die door de kredietnemer verschuldigd zouden zijn ten gevolge van dit krediet wat betreft zowel het kapitaal, de intresten (verwijlintresten inbegrepen), de reserveringscommissie, de onkosten en de bijhorigheden. Artikel 2: Machtigt Belfius Bank op het debet van haar rekening-courant, met waarde van hun vervaldag, om het even welke bedragen te boeken, verschuldigd door de kredietnemer in het kader van dit krediet en die door deze onbetaald zouden blijven na een tijdsverloop van 30 dagen, berekend vanaf de vervaldag. Het waarborggevend bestuur zal hiervan op de hoogte gehouden worden door middel van een afschrift van de correspondentie aan de kredietnemer. Artikel 3: De gemeente verbindt zich, tot de eindvervaldatum van deze kredieten en haar eigen leningen bij Belfius Bank, alle nodige maatregelen te nemen om de storting te verzekeren op haar rekening geopend bij deze maatschappij, van al de sommen die er op dit ogenblik gecentraliseerd worden, hetzij uit hoofde van de wet (o.a. haar aandeel in het gemeentefonds en in elk ander fonds dat dit zou vervangen of aanvullen, de opbrengst van de gemeentelijke opcentiemen op de rijks- en provinciebelastingen, alsmede de opbrengst van de verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 21 van 48
gemeentebelastingen geïnd door de staat), hetzij uit hoofde van een overeenkomst, en dit niettegenstaande elke eventuele wijziging in de manier van inning van deze inkomsten. Artikel 4: Machtigt Belfius Bank ertoe deze inkomsten aan te wenden tot dekking van de bedragen die door de kredietnemer, uit welke hoofde ook, mochten verschuldigd zijn en die aan de gemeente Schelle aangerekend worden. Artikel 5: Deze door de gemeenteraad gegeven machtiging geldt als onherroepelijke delegatie in het voordeel van Belfius Bank. Artikel 6: De gemeente kan zich niet beroepen noch op de bepalingen van eventuele overeenkomsten tussen zichzelf en de kredietnemer, noch op om het even welke beschikking om haar verplichtingen uit hoofde van deze borgstelling niet uit te voeren. De gemeente ziet af van het voorrecht van uitwinningen en van elke indeplaatsstelling in de rechten van Belfius Bank en van elk verhaal tegen de kredietnemer, tegen elke medeschuldenaar of medeborg, zolang Belfius Bank niet volledig is terugbetaald in kapitaal, interesten, kosten en bijhorigheden. De gemeente staat aan Belfius Bank het recht toe om aan de kredietnemer alle uitstel, voordelen en schikkingen toe te kennen die Belfius Bank geschikt acht. De gemeente verklaart uitdrukkelijk dat de borgtocht gehandhaafd blijft, tot beloop van de hierboven vermelde bedragen, welke wijzigingen Belfius Bank en/of de kredietnemer ook mogen aanbrengen aan de bedragen en/of modaliteiten van het aan de kredietnemer toegekende krediet. Belfius Bank wordt uitdrukkelijk ontslagen van de verplichting de gemeente kennis te geven van de wijzigingen waarvan hierboven sprake. Er wordt ten overvloede bepaald dat de gemeente eveneens verzaakt aan het voordeel van artikel 2037 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek, volgens hetwelk de borg ontslagen is wanneer door toedoen van de schuldeiser, de indeplaatsstelling ten gunste van de borg niet meer tot stand kan komen. Artikel 7 : Aangezien de kredietnemer zich verbonden heeft, o.m. in geval van liquidatie, onmiddellijk het totaal bedrag van zijn schuld, zowel wat kapitaal als intresten, reserveringscommissie en onkosten betreft, aan Belfius Bank terug te betalen, bevestigt de gemeenteraad de hierboven aangegane verbintenissen, in verband met de betaling van de bedragen, die door Belfius Bank uit dien hoofde zullen gevorderd worden. Artikel 8: Mochten voormelde ontvangsten ontoereikend zijn voor de betaling van de verschuldigde bedragen die aan de gemeente zullen aangerekend worden dan gaat ze de verbintenis aan, bij Belfius Bank het bedrag te storten nodig om de vervallen schuld volledig af te betalen. Bij gehele of gedeeltelijke laattijdige betaling van de verschuldigde bedragen, zijn ingevolge artikel 6 juncto 9 3 van het K.B. van 14 januari 2013 de interesten voor laattijdige betaling en de vergoeding voor invorderingskosten van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd, berekend zoals voorzien in artikel 69 van datzelfde K.B. Artikel 9: De borg verklaart kennis te hebben genomen van bovenvermelde offerte en er de bepalingen van te aanvaarden. Dit besluit is onderworpen aan de toezichthoudende overheid zoals voorzien in de toepasselijke decreten en besluiten. verslag gemeenteraad 20-03-2014 Pagina 22 van 48