Automatische Workflow Uitwerking nieuwe functionaliteit Coachview.net Dé nieuwe manier van samenwerken 09-07-2013
Inleiding Dit document beschrijft de uitwerking van de gewenste functionaliteit van het inrichten van een automatisch workflow binnen Coachview.net. Auteur: Marcel Kremers Aanmaakdatum: 20-06-2013 Status: Definitief Wijzigdatum: 09-07-2013 Coachview.net / InnoPhase B.V. Postbus 135, 5460 AC Veghel Poort van Veghel 4939, 5466 SB Veghel Tel. 088-4488500 Info@Coachview.net www.coachview.net Coachview.net is een product van InnoPhase BV.
1. Huidige werkwijze Op dit moment is het enkel mogelijk om automatisch acties, gebaseerd op vooraf ingerichte actietemplates, klaar te laten zetten. Deze vooraf ingerichte actietemplates kunnen enkel gerelateerd worden aan een datum, zoals de begin- of einddatum van een opleiding. En kunnen dus niet gerelateerd worden aan een bepaalde gebeurtenis, zoals het aanmaken van een opleidingsvraag of aanpassing van een status. 2. Gewenste werkwijze De mogelijkheid om acties, naast het automatisch laten klaarzetten, ook automatisch te laten uitvoeren. Er wordt dus een onderscheid gemaakt in: - Handmatig uit te voeren acties - Automatisch uit te voeren acties. Voor de automatische uitvoering van bepaalde handelingen, worden zogenaamde Processen beschikbaar gesteld. Daarnaast moet het mogelijk worden om actie(template)s tevens te kunnen relateren aan een bepaalde gebeurtenis, zoals het aanmaken van en opleidingsvraag of statusovergang. Ten slotte kan aan het automatisch uitvoeren van een actie nog bepaalde voorwaarden gesteld worden. Automatische processen Om bepaalde handelingen te automatiseren, moeten geautomatiseerde processen beschikbaar gesteld worden. Enkele voorbeelden van dergelijke processen zijn: - Het automatisch versturen van een e-mail - Het automatisch creëren van een gebruiker in een specifiek e-learningsysteem, zoals anewspring of Moodle. Processen zijn datagroep-afhankelijk en net als gebeurtenissen worden ze beschikbaar gesteld door de applicatie. En zijn ze dus niet door gebruikers zelf in te richten cq. te creëren. In eerste instantie zullen enkel de bovengenoemde processen beschikbaar gesteld worden. De set aan beschikbare processen zal de in volgende fasen verder uitgebreid worden. Afhankelijk van het proces kunnen één of meerdere procesinstellingen vereist worden. In het geval van Versturen e-mail is dit bijvoorbeeld het document dat verstuurd moet worden. Gebeurtenissen Ook gebeurtenissen worden beschikbaar gesteld door de applicatie en zijn dus niet door gebruikers zelf in te richten cq. te creëren. In eerste instantie zullen de volgende gebeurtenissen beschikbaar gesteld worden: - Het creëren van een nieuwe opleidingsvraag met persoon gekoppeld - Het inschrijven van een deelnemer OpleidingdeelnemerToevoegen - OpleidingStatusDefinitiefnaarGeannuleerd - OpleidingdocentToevoegen - (OpleidingsvraagAutorisatieEigenaarWijzigt) - (OpleidingsvraagAutorisatieStatusOnbekend_Akkoord) - (OpleidingsvraagAutorisatieStatusOnbekend_NietAkkoord) Gebeurtenissen zijn afhankelijk van de gekozen datagroep en de set beschikbare gebeurtenissen kan dus per datagroep verschillen. De set aan beschikbare gebeurtenissen zal de in volgende fasen verder uitgebreid worden.
Voorwaarden (FASE 2) Naast het optreden van een bepaalde gebeurtenis, kan het ook zijn dat er nog een of meerdere voorwaarden gesteld worden voor het (automatisch) uitvoeren van een acties, zoals bijvoorbeeld: - Opleidingsstatus = Definitief - Minimum plaatsen is bereikt - Opleidingsvraag autorisatiestatus = Akkoord - Publiceren planning opleiding = Waar. Net als processen en Gebeurtenissen zijn ook voorwaarden datagroep-gebonden. Handmatige versus automatische acties Bij het aanmaken van een actietemplate moet aangegeven kunnen worden of deze handmatig of automatisch uitgevoerd moet worden. Zowel de handmatige als de automatische acties dienen vergelijkbaar met de huidige werkwijze ingesteld te kunnen worden per opleidingssoort, zodat een opleidingssoort-specifieke workflow ingesteld kan worden.
3. Aanpassingen Aanmaken nieuwe actietemplate Bij het aanmaken van een nieuwe actietemplate moet allereerst de datagroep geselecteerd worden: Instellen Actietemplate: Het instellen van een actietemplate blijft sterk vergelijkbaar met de huidige opzet. Belangrijkste wijziging is dat optioneel een Proces geselecteerd kan worden, inclusief de aan dat proces verbonden procesinstelling (in het voorbeeld proces Versturen e-mail het document dat verstuurd moet worden). Tevens kan bij de actietemplate aangegeven worden of deze handmatig dan wel automatisch uitgevoerd moet worden. Ten slotte kan een (voorkeur)tijd ingegeven worden, waarop de gebruiker de actie moet uitvoeren. Scherm: Actietemplate gebaseerd op een handmatige uitvoering :
Scherm: Actietemplate gebaseerd op een automatische uitvoering : Bij het instellen van de termijn waarop de actie automatisch uitgevoerd moet worden, wordt deze standaard op de berekende einddatum, s-nachts uitgevoerd. Indien gewenst kan men daarbij ook weer een afwijkende tijd ingeven. Moet de automatische actie direct uitgevoerd, dan wordt zowel de start- als de einddatum op 0 ingesteld. Scherm Zoekscherm Actie-templates :
Scherm Actie - afgekeurd : Scherm Actie - goedgekeurd :
Scherm Zoekscherm Actie : 4. Overige uitgangspunten / aandachtspunten Actietemplate 1 keer triggeren versus iedere keer : Actietemplates worden iedere keer getriggerd wanneer de gebeurtenis optreedt. Bij het wijzigen van de aan de actie(template) gerelateerde datum wordt de actie niet nogmaals uitgevoerd, wanneer deze reeds is afgerond. Uiteraard wordt de datum wel aangepast wanneer de actie nog niet is afgerond. Deze werkwijze sluit geheel aan bij hoe de actie(template)s in de huidige situatie werken. Extra gegevens tonen bij actie: Bij template extra ingestelde gegevens (t.o.v. huidige situatie) worden tevens getoond bij de hierop gebaseerde acties In het geval automatisch een document is gegeneerd en verstuurd, wordt dit document als koppeling getoond op de tab Algemeen van de betreffende actie. Proces Versturen gegevens naar extern systeem (fase 2): Bijvoorbeeld: o Opleidingsportaal o anewspring o Moodle o Maatwerk portalen / e-learningsystemen Bij selecteren tevens selecteren Connector (= procesinstelling) Connector zelf bevat specifieke instellingen voor doorsturen gegevens naar extern systeem. Maatwerk-connector is enkel te zien en te selecteren door de betreffende customer. Financiële autorisatie: Module Automatische workflow is een apart te autoriseren module De maandelijkse kosten bedragen 50,- per gebruiker Minimaal 1 gebruiker moet de module hebben, willen acties automatisch uitgevoerd worden Gebruikers die module niet hebben, kunnen geen automatische actietemplates instellen (keuze proces, gebeurtenis en aanvinken automatisch), echter wel de aangemaakte acties inzien, bewerken en indien nodig opnieuw uitvoeren. NOG UIT TE WERKEN: Mockup Actie-template, zonder module Automatische workflow, en gebeurtenis/datagroep/proces afhankelijkheid Error-handling acties. Overgang oude naar nieuwe werkwijze, incl. upgradescript bestaande actietemplates Opschonen acties bij tegengestelde gebeurtenissen Algemene actietemplates zoals herinneringen Inventarisatie: Datagroep i. Gebeurtenissen 1. Voorwaarden