Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oisterwijk Postbus 10101 5060 GA OISTERWIJK Brabantlaan 1 Postbus 90151 -Hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl www.brabant.nl Bank ING 67.45.60.043 ** Onderwerp Inspectierapportage Geacht college, In het kader van het door het college van Gedeputeerde Staten uit te oefenen toezicht op de archiefzorg, bezochten mevrouw Hoefnagel en de heer Van der Horst op 2 februari 2012 de gemeente Oisterwijk om zich op de hoogte te stellen van de wijze waarop uw college de zorg voor de archiefbescheiden van uw organisatie gestalte geeft. Zij hebben die dag onder andere gesproken met de heer De Ruijter. Diezelfde dag hebben zij hun voorlopige conclusies besproken met de gemeentesecretaris, mevrouw Depmann. Algemene indruk Over het algemeen genomen lijkt het redelijk gesteld met de archiefzorg bij de gemeente Oisterwijk, al zijn er wel enkele aspecten die extra aandacht verdienen. Uw gemeente werkt digitaal, het zaakgericht werken wordt gestimuleerd en zij is van plan om in de toekomst zaken compleet digitaal af te handelen. De afdeling DIV krijgt vanuit het management voldoende steun om dit alles integraal op te kunnen pakken. Op dit moment houdt de gemeente Oisterwijk echter nog onvoldoende rekening met de duurzame toegankelijkheid van haar digitale archieven. Hierbij doel ik met name op de archiefbescheiden in applicaties die naast Corsa gebruikt worden. In het informatiebeleid en de uitwerking daarvan dient hier nadrukkelijker aandacht aan te worden besteed. De bouwvergunningen uit de periode 1980 1992 moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Verder dienen de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer aangepast te worden. Tot slot kan ik u mededelen dat de archiefruimten op enkele punten na voldoen aan de gestelde eisen. Uw kenmerk - Contactpersoon F.A. van der Horst Directie Middelen Telefoon (073) 681 25 43 Bijlage(n) - E-mail FvdHorst@brabant.nl Het provinciehuis is vanaf het centraal station bereikbaar met stadsbus, lijn 61 en 64, halte Provinciehuis, met de treintaxi en met de OV-fiets.
Personeel en organisatie Team DIV bestaat uit 7,92 fte (waarvan 1,88 vacature) en wordt bemenst door 8 medewerkers. Het jaar 2012 wordt gezien als overbruggingsjaar waarbij het doorvoeren van het digitale werken, de digitale omslag van papier naar digitaal en de (her)inrichting van DIV in relatie tot de andere afdelingen centraal staat. Dit alles zal invloed hebben op de personele bezetting en uitvoering van taken en werkzaamheden. In dit verband wil ik expliciet het belang benadrukken van voldoende expertise en vaardigheden om de (op handen zijnde) omslag van papier naar digitaal te kunnen realiseren en digitale archivering in goede banen te leiden. Toegankelijkheid van analoge archieven Tot voor kort vond de vorming van dossiers en het beheer ervan op de afdelingen zelf plaats. Deze werkzaamheden werden uitgevoerd door DIV medewerkers die wekelijks de afdelingen bezochten. In het kader van de ingebruikname van Corsa en de invoering van digitaal werken heeft het MT recentelijk besloten om de analoge archieven op de afdelingen te laten verplaatsen naar de centrale archiefruimte. De heer De Ruijter deelde mee dat het in totaal ongeveer 3000 dossiers betreft. Graag word ik op de hoogte gehouden van de vorderingen in deze. Overigens oogden de kasten op de afdeling DIV wat rommelig ten tijde van het inspectiebezoek, maar waarschijnlijk hing dit samen met de verhuizing van de afdelingsarchieven naar de centrale archiefruimte. Op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 geldt dat archiefbescheiden, die niet voor vernietiging in aanmerking komen, na twintig jaar moeten worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Tijdens het inspectiebezoek is gebleken dat de bouwvergunningen uit de periode 1980 1992 nog niet zijn overgebracht. Ik ga er van uit dat de overbrenging voor 1 september 2012 zal zijn gerealiseerd. Indien het niet mogelijk is om de bouwvergunningen voor deze datum over te brengen verzoek ik u om conform artikel 13, derde lid van de Archiefwet 1995 bij Gedeputeerde Staten een machtiging tot opschorting van de overbrenging aan te vragen. Sinds april 2011 wordt de inkomende post gescand waarna de digitale reproducties naar de behandelende afdelingen worden gestuurd. Vervolgens worden enkel nog papieren dossiers gevormd voor de te bewaren stukken. De documenten die op termijn te vernietigen zijn, worden numeriek opgeborgen in twee series: een serie met stukken met een bewaartermijn van zeven jaar en korter en een serie met de stukken die een langere bewaartermijn hebben. Afgezien van het feit dat aan het begin van het proces niet altijd vastgesteld kan worden of een document te bewaren of te vernietigen is, kleven er nog enkele andere nadelen aan het systeem van numerieke berging. Ten eerste is een van de consequenties dat bepaalde categorieën stukken niet tijdig worden vernietigd. Ten tweede kan deze werkwijze de DIV afdeling uiteindelijk meer werk bezorgen. 2/6
Mocht het namelijk op een gegeven moment nodig zijn om te beschikken over de originele stukken van een bepaalde zaak, dan zullen deze stukken eerst uit verschillende dozen moeten worden gelicht en later weer worden opgeborgen. Tot slot suggereert deze methode mijns inziens dat te vernietigen stukken minder belangrijk zijn, terwijl bepaalde categorieën toch twintig jaar bewaard moeten worden. Toegankelijkheid van digitale archieven De gemeente Oisterwijk gebruikt Corsa als Document Management Systeem (DMS). U dient rekening te houden met het feit dat naast Corsa ook andere applicaties binnen de gemeentelijke organisatie digitale archiefbescheiden kunnen bevatten. Denk aan e-mailberichten, de applicaties waarin de financiële administratie wordt bijgehouden, de applicaties waarin de aanvragen voor omgevingsvergunningen worden afgehandeld, cliëntenvolgsystemen enzovoorts. Binnen uw organisatie is momenteel echter niet inzichtelijk welke archiefstukken in welke applicaties ontvangen en gecreëerd worden en hoe deze beheerd worden. Deze situa voor de integriteit en authenticiteit en voor de raadpleegbaarheid en beschikbaarheid van digitale archiefbescheiden. In het bijzonder wil ik hieronder aan enkele categorieën archiefbescheiden nader aandacht besteden. Het is in dit verband raadzaam een procedure rondom conversie en migratie op te stellen zodat digitale archiefbescheiden ook op termijn in goede, geordende en toegankelijke staat verkeren en beheerd kunnen worden. Ruimtelijke plannen Sinds 1 januari 2010 dienen gemeenten hun ruimtelijke plannen zowel in digitale als analoge vorm vast te stellen en te bewaren. In artikel 1.2.3, lid 2 van het Besluit Ruimtelijke Ordening is bepaald, dat indien na vaststelling het digitale en het analoge plan tot een verschillende uitleg aanleiding geven, de digitale planverbeelding doorslaggevend is. De gemeente Oisterwijk heeft nog niet ingespeeld op deze wetswijziging. De digitale ruimtelijke plannen worden niet bewaard in een beheeromgeving die de goede, geordende en toegankelijke staat van de plannen kan borgen. Website De website van de gemeente Oisterwijk wordt niet gearchiveerd. De website dient beschouwd te worden als archief, aangezien ze ingezet wordt in het kader van het uitoefenen van gemeentelijke taken. Burgers en bedrijven kunnen zich beroepen op de informatie die de gemeente op enig moment op haar website heeft gepubliceerd. Daarom raad ik u met klem aan om de nodige voorzieningen te treffen voor een adequate archivering van de website. 3/6
Opnamen raadsvergaderingen In het verleden is besloten om van de raadvergaderingen digitale opnames te maken. Wellicht ten overvloede wijs ik u er op dat deze opnamen ook beschouwd moeten worden als archiefstukken en op grond van de gemeentelijke selectielijst permanent bewaard dienen te worden. Machtiging tot vervanging Met het oog op de voorgenomen vervanging van te bewaren archiefbescheiden zal op termijn een machtiging worden aangevraagd bij Gedeputeerde Staten. In april 2012 vindt er overleg plaats over de eerste versie van het handboek vervanging. Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Gemeent Informatiebeheer Gemeente Oisterwijk 2007 Zo wordt in het besluit onder meer verwezen naar de oude ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Sinds 1 april 2010 is echter de Archiefregeling van kracht. Uw gemeente heeft aangegeven een verordening en een besluit in samenspraak met Regionaal Archief Tilburg op te stellen. Informatiebeleid, beveiliging en calamiteiten Informatiebeleidsplan en informatiebeveiligingsbeleid Het Informatiebeleidsplan 2009-2013 is vooral gericht op de externe dienstverlening waarbij uw gemeente klantgericht werken en transparantie als doelstellingen heeft geformuleerd. Er wordt veel aandacht besteed aan de algehele informatiehuishouding maar er is geen specifieke aandacht voor het realiseren van adequaat beheer van de (digitale) archieven. Tevens ontbreekt een organisatiebrede visie hoe de overgang van de huidige analoge naar digitale archivering en de omslag naar digitaal werken invulling zal krijgen. De gemeente Oisterwijk beschikt momenteel niet over een actueel informatiebeveiligingsbeleid. Tijdens het inspectiebezoek heeft de heer De Ruijter de eerste conc informatiebeveiligingsbeleid aanzien van dit concept heb ik de volgende opmerkingen. Allereerst valt mij op dat in de inhoudsopgave eenmaal de gemeente Hilvarenbeek wordt genoemd. Wat betreft het benoemen van wie waarvoor verantwoordelijk is spreken verschillende passages in de eerste drie hoofdstukken van het informatiebeveiligingsbeleid elkaar tegen. In paragraaf 1.3 staat dat de heeft, maar in paragraaf 3.1 wordt deze verantwoordelijkheid belegd bij het college. Ook is het mij niet geheel duidelijk hoe de bevoegdheden en taken nu zijn verdeeld tussen het Equalit Shared Service Center en de verschillende afdelingen binnen uw organisatie. 4/6
Calamiteitenplan Het calamiteitenplan uit 2007 is gedateerd en richt zich bovendien alleen op de analoge archieven. Ik raad u aan om het calamiteitenplan te actualiseren en in digitale archieven en informatievoorziening te beschrijven plus de maatregelen die dienen te worden getroffen in het geval dat zich een calamiteit voordoet. Archiefruimten De archiefruimten lijken over het algemeen aan de wettelijke eisen te voldoen. De aanpassingen die bij het vorige inspectiebezoek aan de orde kwamen zijn naar behoren verricht. Wel zijn er, mede als gevolg van het inwerkingtreding van de Archiefregeling, enkele kanttekeningen te plaatsen ten aanzien van de ruimten. Centrale archiefruimte - De topborden van de stellingen dienen vrij te zijn. - Archiefstellingen staan te dicht tegen de binnenmuur waardoor de luchtcirculatie wordt belemmerd. De proefondervindelijke bepaalde afstand bedraagt 10 cm. - De aan de muur gemonteerde houten plinten dienen verwijderd te worden. Ruimte I - Achterin de ruimte staan een groot aantal volle en lege archiefdozen op de grond. Deze dienen in de stellingen geplaatst te worden. - De topborden van de stellingen dienen vrij te zijn. - Archiefdozen met op termijn vernietigbare archiefbescheiden dienen stofvrij te zijn. - Tijdens hun inspectiebezoek is een blauwgroene leiding waargenomen. Na contact met de heer De Ruijter bleek dat deze bedoeld is voor de luchtbehandeling. Ruimte II Deze ruimte oogde tijdens het inspectiebezoek erg rommelig. Op verschillende plaatsen stonden kartonnen dozen en ander kantoormateriaal. Ook werden onder andere koffers, collectebussen, en feestartikelen aangetroffen. Al deze objecten dienen uit de archiefruimte te worden verwijderd. Ruimte Burgerlijke Zaken De ruimte Burgerlijke Zaken maakte een rommelige indruk. Ook in deze ruimte dienen de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd te kunnen worden. De in de ruimte aanwezige registers van de Burgerlijke Stand zijn van het lopende jaar. In de centrale archiefruimte bevinden zich de registers van 2008 tot en met 2011. De overige registers (tot 2008) zijn overgebracht naar het Regionaal Archief Tilburg. 5/6
Graag verneem ik voor 22 mei 2012 uw reactie op deze rapportage. mw. drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur i.a.a. Archiefdienst 6/6