Orchideeën kunnen alleen op een plaats groeien als voor de kieming noodzakelijke schimmel aanwezig is. Zonder schimmel kan het zaad niet uitgroeien. Ze leven in mutualistische symbiose (een interactie tussen twee organismen, waarbij beide voordeel hebben van die interactie) met een schimmel waarmee ze voedingsstoffen uitwisselen. UITWERKING GEBIEDSPROCESSEN concept uitwerking t.b.v Bestuurlijk Overleg versie 16 aug 2011 Inhoud 1. INLEIDING 2. HOOFDLIJNEN GEBIEDSPROCESSEN 3. Fase 1: UITWERKING VOORVERKENNING 4. Fase 2: UITWERKING VERKENNING 5. Fase 3: UITWERKING OPLOSSINGSRICHTINGEN 6. Fase 4: AFWEGING EN VOORKEUR 7. Fase 5: BESLUITVORMING Dit document is gebaseerd op: - interviews met projectleiders, management en bestuurders; - twee bijeenkomsten met vertegenwoordigers van de gemeente, Delfland, provincie, glastuinbouw en KvK. - overleg met management van Delfland en gemeente. Na bespreking in het Bestuurlijk Overleg Westland Delfland wordt dit concept opgenomen als bijlage bij het Uitvoeringsprogramma Waterplan Westland,..
besluitvorming besluitvorming Pilots Oranje Polder Advies Braks VV / raad Colleges 1. INLEIDING Het hoogheemraadschap van Delfland en de gemeente Westland ontwikkelen, in overleg met onder andere het Westlands bedrijfsleven en de provincie, een gezamenlijke uitvoeringstrategie voor de aanpak van de wateroverlast in het Westland. De kern van deze strategie is dat zij met alle belanghebbenden, in gebiedsprocessen willen samenwerken om wateroverlast in de polders op een doelmatige en kosteneffectieve manier te voorkomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de economische waarde van het gebied, de ruimtelijke kwaliteiten en een duurzaam watersysteem. In deze notitie wordt uitgewerkt hoe Delfland en de gemeente uitwerking willen geven aan de gebiedsprocessen. Dit is stap 2 van het gezamenlijke proces van de Delfland en de gemeente Westland, zie onderstaand figuur. De belangrijkste elementen/onderdelen van deze processen zijn: - door beide partijen ondersteunde gestructureerde aanpak die leidt tot transparant proces, een brede verkenning en afweging van mogelijkheden; - gezamenlijk proces van Delfland, de gemeenten en andere belanghebbenden die ruimte biedt voor een integrale aanpak van meerdere doelen; - eenduidige resultaten en besluitvorming per fase van het gebiedsproces; - flexibiliteit om in te spelen op kansen en snelle uitvoering van maatregelen. Realisatiestrategie en uitvoering Stap 1: Verkenning Stap 2 Realisatiestrategie en Uitvoeringsprogramma Stap 3 Uitvoering waterplan november 2010 juni / nov 2011 2012-2015 Doel uitwerken gebiedsprocessen Het doel van het uitwerken van de gebiedsprocessen is: - Een gelijk beeld bij alle betrokken partijen over de aanpak van de gebiedsprocessen en de te verwachten resultaten; en - het vastleggen van afspraken hierover in een uitvoeringstrategie van het Waterplan Westland. Bij een gelijk beeld over de aanpak van de gebiedsprocessen gaat het onder andere om de volgende onderdelen: 1. uitgangspunten waarmee de gebiedsprocessen starten, o.a. ten aanzien van het benutten van oplossingen buiten het watersysteem en het invullen van bestaande zorgplichten; 2
2. de structuur van de gebiedsprocessen, waaronder de fasering en besluit- en consultatiemomenten (hoe komen stapsgewijs afspraken tot stand over het nemen van maatregelen en financiering); 3. een algemene omschrijving van de verwachte resultaten van de gebiedprocessen; 4. de wijze waarop rekening wordt gehouden met de economische waarde van het gebied en de ruimtelijke kwaliteit; 5. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan een integrale aanpak en streven naar een duurzaam watersysteem door inzet van wateroverlastmaatregelen, waterkwaliteitsmaatregelen, aanleg van riolering en herstructurering; 6. de wijze waarop tijdens de gebiedsprocessen gewerkt kan worden aan het vergroten van kennis bijvoorbeeld door het opzetten van een gezamenlijke kennisagenda. In deze notitie wordt uitwerking geven aan de structuur van de gebiedsprocessen en de omschrijving van de resultaten, zie hierboven de punten 2 en 3. Per gebiedsproces wordt specifiek uitgewerkt hoe rekening houden wordt met : - de economische waarden van het gebied; - de ruimtelijke kwaliteit van het gebied; - integrale aanpak; - het streven naar een duurzaam watersysteem Opbouw notitie Bovenstaande onderdelen worden in deze notitie uitgewerkt. Hierbij staat de fasering van de gebiedsprocessen centraal. Aan de hand van de verschillende fasen die worden onderscheiden worden alle aspecten en onderdelen benoemd en toegelicht. 3
PROJECT 2. HOOFDLIJNEN GEBIEDSPROCESSEN Een gebiedsproces bestaat in hoofdlijnen uit de volgende 5 fasen: 1. Voorverkenning 2. Verkenning en analyse PROCES 3. Oplossingsrichtingen 4. Afweging en keuze 5. Besluitvorming Project gericht op uitvoering Plaberum en projectmatig werken van toepassing Het belangrijkste kenmerk van een gebiedsproces is dat het een proces is en geen project. Dit betekent dat het gebiedsproces de fasen 1 t/m 5 doorloopt maar dat het niet goed mogelijk is de doorlooptijd en de tussenresultaten van te voren te bepalen. Dit is sterk afhankelijk van de invulling van de fasen, de inbreng van de verschillende partijen en de mate waarin overeenstemming wordt bereikt over tussenresultaten. Het gebiedproces leidt tot voorstellen voor oplossingen en maatregelen. Vervolgens wordt de uitwerking en uitvoering van de oplossingen en maatregelen projectmatig aangepakt. Dan is er spraken van een project, zoals bijvoorbeeld is omschreven in Plaberum van de gemeente Westland en in het Handboek Projectmatig werk van Delfland. In iedere fase is belangrijk wat de rol en taken zijn van de betrokken partijen, zoals de project/procesleider, gebiedsprocesmedewerkers, bestuurders, bedrijfsleven en overige betrokkenen. Belangrijke kenmerken van de aanpak van een gebiedsproces zijn: - Gebiedsprocessen richten op meerdere belangen In de gebiedsprocessen hoeft niet het voorkomen wateroverlast centraal te staan. Het is ook mogelijk dat het proces primair is gericht op andere doelen van de gemeente, Delfland en/of het Westlands bedrijfsleven, zoals herstructurering en waterkwaliteit. Het streven is om de gebiedsprocessen zoveel mogelijk te richten op meerdere belangen en een integrale aanpak van de knelpunten op te stellen. Voorverkenning Verkenning en analyse Oplossingrichtingen Afweging en keuze divergeren convergeren van Besluitvorming 4
- Eerst divergeren en convergeren Dit betekent dat het eerste deel van het gebiedsproces is gericht om alle mogelijke relevante oplossingrichtingen in beeld te brengen. Deze fase gaat het vooral om een proces van gezamenlijke fact-finding en zijn oordelen, keuzes maken en besluiten nog niet aan de orde. Dit is het divergeren. Daarna start een proces van convergeren. Het terugbrengen van het aantal oplossingsrichtingen naar voorkeursvarianten. In deze fase wordt zoveel mogelijk op basis van eenduidige criteria een voorkeur uitgesproken voor oplossingsrichtingen. - Volledig samen op trekken van Delfland en Westland Dit betekent dat beide partijen en elkaar ambtelijke en bestuurlijk voortdurend informeren. Het uitgangspunt is dat een gebiedsproces c.q. proces gezamenlijk wordt doorlopen tenzij hierover afspraken zijn gemaakt. - Glastuinbouw en/of ander bedrijfsleven wordt intensief betrokken Dit betekent dat belangenpartijen, zoals bewoners, bedrijfsleven en andere belanghebbenden in het beginstadium van het gebiedsproces kunnen meepraten, meedenken en soms meebesluiten. - Terug gaan naar vorige fase is mogelijk en soms wenselijk In iedere fase kunnen nieuwe inzichten ontstaan. Naar aanleiding hiervan kan het nodig en gewenst zijn om vorige fase of onderdelen van het gebiedsproces opnieuw te doorlopen. Een gebiedsproces is een voortschrijdend proces dat ook deels cyclisch kan verlopen. - Maatregelen uitvoeren wanneer dat kan In de gebiedsprocessen worden maatregelen verkend, uitgewerkt en in samenhang afgewogen. Het is echter mogelijk dat één of meerdere maatregelen versneld worden uitgevoerd en niet gehele stappenplan doorlopen. De eindrapportage van het gebiedsproces wordt dan niet afgewacht en één of meerdere maatregelen worden al in besluitvorming gebracht. - Resultaten moeten voldoende ruimte bieden voor keuzes en specifieke uitwerking bij de bestuurlijke afweging/besluitvormingsproces De resultaten van het gebiedsproces mogen nog globaal omschreven zijn en volledig zijn uitgewerkt in details. In de bestuurlijke besluitvorming moet nog voldoende ruimte zijn voor een specifiekere invulling. - Integrale aanpak en financiering Een van hoofddoelen van een gebiedsproces is het ontwikkelen van een integrale aanpak van de knelpunten in het gebied. Dit moet ook leiden tot een integrale financiering, met andere woorden: als blijkt dat het de beste oplossing is om een maatregel te treffen die binnen de verantwoordelijkheid van één van de partijen valt, terwijl een andere partij in dat geval een bepaalde maatregel binnen zijn verantwoordelijkheid niet hoeft te treffen, dan is het mogelijk dat andere partijen ook aan de gekozen maatregel meebetalen. - Niet altijd volledig opgelost, maar wel veel kleiner Het gebiedsproces zal niet altijd leiden tot een volledige oplossing. Dan overleggen Delfland en de gemeente over de vervolgstrategie. Maar in ieder geval zal in het gebiedsproces probleem wel kleiner zijn gemaakt. Door de inzet van alle partijen worden deel oplossingen gevonden. 5
3. UITWERKING VOORVERKENNING Doel Het doel van deze fase is: - bestuurlijk mandaat te krijgen voor het uitvoeren van het gebiedsproces; - Gezamenlijk doel van Delfland en Westland bepalen - de omvang en aard van het gebiedsproces te definiëren; - de benodigde middelen (personele inzet en geld) om het gebiedsproces uit te voeren. Wat is een gebiedproces? Alleen beginnen met een duidelijke opdracht Maak een strakke structuur, geen losse aanpak Goed weten wie je aan tafel hebt Geen probleem, dan komen ze niet Resultaat Het resultaat van deze fase is een vastgesteld startdocument, waarin is opgenomen - omschrijving en definiëring van de problematiek c.q. de beleidsurgentie en gebiedsurgentie; - een omschrijving van het doel en de aanpak van het gebiedsproces - een stakeholdersanalyse, welke belangen zijn verbonden aan de problematiek en welke standpunten nemen de betrokken partijen in; - de organisatie en benodigde middelen; - de overlegstructuur en communicatie met alle betrokken partijen. Randvoorwaarden en uitgangspunten Gezamenlijk besluit van Delfland en de gemeente te starten Beide partijen maken een programmering van gebiedsprocessen op basis de urgentie vanuit wateroverlast en/of andere waterdoelen en ruimtelijke ontwikkelingen zoals herstructurering. Deze programmering wordt jaarlijks opgesteld. Als door ruimtelijke ontwikkelingen, initiatieven van het bedrijfsleven en/of initiatieven van Delfland of de gemeente specifieke kansen voordoen om maatregelen te nemen tegen wateroverlast of andere waterdoelen, dan bepalen Delfland en de gemeente gezamenlijk of een gebiedsproces moet worden gestart. Bij deze afweging c.q. besluitvorming wordt o.a. betrokken de programmering van gebiedsprocessen en de beschikbare middelen van beide partijen (financieel en personeel). Delfland en gemeenten informeren elkaar als zij een initiatief gaan nemen en spreken af of hiervoor de aanpak van de gebiedsprocessen worden gevoerd. Zij stellen gezamenlijk vast een voornemen tot starten van een gebiedsproces. Een gebiedsproces wordt gestart als beide partijen hiertoe besluiten. Criteria voor het starten van een gebiedsproces Een gebiedsproces wordt gestart als: - als dit ligt in de gebieden/polders die zijn opgenomen in de programmering gebiedsprocessen - meerdere belangen aan de orde zijn (van o.a. tuinders, bedrijven en/of burgers); - de oplossing niet voor iedereen vanzelfsprekend is; - de oplossing niet eenvoudig is, aanzienlijke investering vergt en/of ingrijpend is voor de ruimtelijke inrichting; - er belangrijke kansen zijn om in samenhang waterdoelen en/of andere doelen op te realiseren. 6
Integrale aanpak is uitgangspunt De gebiedsprocessen worden niet alleen gericht op de wateroverlast, maar betrekken ook andere onderwerpen erbij. Het streven is om de gebiedsprocessen een integraal karakter te geven. Het gaat hierbij met name om Waterkwaliteit en Waterkeringen, Riolering, Herstructurering, Ontwikkelingen in de kernen en Ruimtelijke kwaliteit. Aard van het gebiedsproces bepalen In het begin moet worden gepaald wat de rol van alle partijen is in het gebiedsproces. Met name moet worden ingevuld hoe en wanneer belangenpartijen worden betrokken en in hoeverre zij mogen/moeten meedenken en meebesluiten. Intentie maar niet vrijblijvend Als beide partijen besluiten tot het starten van een gebiedsproces dan spreken zij de intentie uit om de problematiek op te lossen. Een gebiedsproces is niet vrijblijvend. Als deze wordt gestart en het gebiedsproces leidt tot resultaten die door de betrokkenen worden gedragen en haalbaar worden geacht, dan verwachten partijen van elkaar dat de maatregelen ook daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden. Kosten, baten en taken nog niet aan de orde Het bepalen van de kosten, de financiering en de taakverdeling komen pas aan het eind van het proces aan de orde. Op voorhand, bij de besluitvorming over de start van het gebiedsproces, is een globaal budget beschikbaar voor: - de kosten van het gebiedsproces; - om kansen te benutten als deze zich voor doen. Voldoende middelen voor het gebiedsproces Tijdens de start van het gebiedsproces moet voldoende zekerheid zijn voor personele continuïteit en voldoende middelen om het proces uit te voeren. Partijen moeten hiervoor garant staan. Het gaat hierbij om de kosten van het gebiedsproces, nog niet om de kosten van de eventuele maatregelen. Pas aan het eind van het gebiedsproces moet blijken of een gezamenlijke urgentie is en er ook een basis is voor meer kostendragers voor de maatregelen. Uitspraak brede bijeenkomst: de zon gaat voor niets op. Voor niets gaat de zon op Communicatie vanaf begin goed inzetten Vanaf de start van het gebiedsproces is communicatie een belangrijk onderdeel. Direct bij het begin wordt een communicatiestrategie uitgewerkt en ingevuld. Organisatie en werkwijze Als is besloten om een gebiedsproces te starten, benoemd één van de partijen een gebiedsprocesleider en wordt een co-gebiedsprocesleider benoemd van de andere partij. Deze gebiedsprocesleider probeert, in samenwerking met de co-gebiedsprocesleider, het gehele gebiedsproces te doordenken en stelt op basis daarvan een Startdocument op. In deze fase worden nog geen derden betrokken en zijn er nog geen gebiedsprocesleden. Wel kunnen met belangenpartijen verkennende gesprekken wordt gevoerd. Door het vaststellen van het startdocument spreken beide partijen de intentie uit om de benoemde problematiek door middel van een gebiedsproces aan te pakken wordt besloten over: 7
- over het starten van het gebiedsproces; - beschikbaar stellen van de benodigde personele en financiële middelen voor het uitvoeren van het proces. Besluitvorming en rollen bestuurders en management Rol en functie van bestuurders: Het bestuurlijk overleg stelt programmering van gebiedsprocessen vast en legt ter kennisneming voor aan de besturen van Delfland en Westland en andere partijen, waaronder het Westlands bedrijfsleven. Het bestuurlijk overleg stemt in met het starten van de voorverkenning; Het bestuurlijk overleg stemt in met het startdocument en bepaalt of dit ook voor besluitvorming moet worden voorgelegd aan B&W en/of D&H. Eventueel vaststelling door B&W en/of D&H. Rol en functie management: Benoemd een gebiedsprocesleider en co-gebiedsprocesleider Geeft opdracht tot het opstellen van een startdocument Stemt in met startdocument en legt dit voor instemming voor aan het bestuurlijk overleg 8
4. UITWERKING VERKENNING Doel Het doel van deze fase is: - samen met alle betrokken belangenpartijen de aanpak en werkwijze te bepalen. - het gebied en de problematiek te verkennen en in beeld te brengen. Breng het probleem goed en volledig in beeld In het begin alle kaarten op tafel Alle kennis en kunde bij elkaar leggen Geen blauwdruk opleggen Niet aan de voorkant sturen op oplossingen Resultaat Het resultaat van deze fase is een vastgesteld Plan van aanpak c.q. overeenkomst tussen alle betrokken partijen. In dit plan van aanpak is opgenomen: - het gezamenlijk doel van de betrokken partijen; - Beschrijving c.q. programmering van het gebiedsproces (o.a. organisatie, fasering, werkwijze, activiteiten) - beschrijving van het watersysteem op alle relevante aspecten; - Archiefonderzoek naar relevante eerdere studies, rapporten of lopende zaken; - Definiëring (aard en omvang) van alle relevante belangen; - Criteria die belanghebbende partijen stellen aan de oplossingen vertaald in een programma van eisen; - Inventarisatie van grondposities Randvoorwaarden en uitgangspunten Open aanpak De gebiedsprocessen starten in principe met een open aanpak. Dat wil zeggen dat zowel de gemeente als het hoogheemraadschap op voorhand geen plan of ontwikkelingskader op tafel leggen. Maar samen met alle betrokkenen op zoek gaan naar voorkeursoplossingen c.q. - strategieën voor het gebied en op voorhand geen beperkingen opleggen. Weg van het water staat centraal In de gebiedsprocessen wordt voor het zoeken van oplossing voor wateroverlast uitgegaan van de weg van het water. DE WEG VAN HET WATER Andere belangen en doelen gebiedsprocessen in beeld brengen Voor andere belangen dan de wateroverlast, zoals ruimtelijke kwaliteit, waterkwaliteit en herstructurering kan er ook een particulier Openbare ruimte watersysteem urgentie en noodzaak zijn voor een gebiedsproces. Bij de start van het gebiedsproces moet worden bepaald wat de doelen zijn die na worden gestreefd. De rol en functie van alle belangenpartijen moet hierop worden afgestemd. 9
Belanghebbenden vanaf het begin betrekken Belanghebbenden, zoals tuinders uit het gebied worden, wordt vanaf het begin van de verkenning betrokken. De (gebieds)kennis die zijn hebben wordt direct gebruikt. Belanghebbenden geven sturing aan het proces Het gebiedsproces wordt geïnitieerd door Delfland en de gemeente. Maar als blijkt dat tijdens de verkenning nieuwe belangen kunnen worden geïdentificeerd kan dit leiden tot een herziening/aanpassing van het gebiedsproces. Het moet bijvoorbeeld mogelijk zijn dat als een proces is gestart met een wateroverlast probleem, daarna herstructurering (met meerdere ruimtelijke doelen) de drijvende en sturende kracht wordt van het gebiedsproces. Rollen binnen het gebiedsproces kunnen dan veranderen. Huiswerk maken De gemeente en Delfland moeten bij de start van de verkenning, als alle belanghebbenden aan tafel komen, de urgentie c.q. het belang van het gebiedsproces kunnen benoemen vanuit hun taken (urgentie vanuit wateroverlast, ruimtelijke kwaliteit of anders). Tevens geven zij aan welke beleidskaders aan de orde zijn en wat dit betekent voor het gebiedsproces. Voldoende Water Toetsing Wateroverlast Toetsing Droogte Peilbesluiten Reguliere situatie etc Schoon Water KRW ecologie KRW chemie Zwemwater Vismigratie Toetsing overstorten etc Sterke Dijken Toetsing primaire en regionale Waterkeringe n etc Riolering en afvalwater Aanlegplan Wonen Bedrijven Groen recreatie Ruimtelijle Ontwikkelingen Herstructuring Plannen en nieuwe Mogelijkheden Kansen Westlands bedrijfsleven Huidige toestand situatie Plannen en beleidskader Autonome ontwikkelingen Belangen Mogelijkheden, kansen, wensen, toekomstbeelden Organisatie en werkwijze Overeenkomstig het plan van aanpak wordt een gebiedsproces organisatie ingericht. In deze fase worden alle belanghebbenden betrokken, waaronder het bedrijfsleven en sleutelpersonen uit het gebied. De eerste bijeenkomst is een benen op tafel overleg. Geheel vrijblijvend wordt gestart en afspraken gemaakt over het proces. Vervolgens worden uitgevoerd: 10
Inventarisatie - Goed in beeld brengen van de werking van het (water-) systeem in vorm van een watersysteemanalyses of watereffectstudie. Het gaat hierbij om alle wateraspecten. Vooral focussen op: waar zitten de knelpunten, waar gaat het fout? Vaststellen wat de urgentie is. - Ook kennis volgens de weg van het water delen; elkaar meenemen in elkaar kennis wereld en ook zaken als uitgangspunten actief met elkaar delen. - Alle ruimtelijke aspecten en te verwachten ontwikkelingen in beeld brengen. - Alle relevante maatregelen en activiteiten die zijn geprogrammeerd bij de gemeente en bij Delfland in kaart brengen. Zoeken naar mogelijkheden om bijvoorbeeld aan te sluiten bij onderhoud en beheer maatregelen. Kennisagenda opstellen In het gebiedsproces wordt expliciet stilgestaan en benoemd welke kennis er al is, welke ontbreekt en hoe hiermee wordt omgegaan. Hiervoor wordt een Kennisagenda opgesteld. Belangen benoemen Benoemen met alle betrokkenen van de belangen en bespreken welke eisen zij stellen aan de oplossingen. Deze worden vertaald in criteria voor de oplossingen en vervolgen in een programma van eisen voor de oplossingsrichtingen Besluitvorming en rollen management en bestuurders Rol en functie management: Bewaakt/geeft opdracht tot het opstellen van de reguliere voortgangsrapportage; Stemt in het plan van aanpak en legt dit voor aan het bestuurlijk overleg. Rol en functie van bestuurders: Het bestuurlijk overleg neemt kennis van de reguliere voortgangsrapportage van de gebiedsprocessen; Het bestuurlijk overleg stelt het plan van aanpak vast, in het bijzonder van het geformuleerde gezamenlijk doel, de omschrijving van belangen en het programma van eisen. 11
5. UITWERKING OPLOSSINGSRICHTINGEN Doel Het doel van deze fase is: - om alle mogelijke relevante maatregelen voor de benoemde problematiek in beeld te brengen. - Maatregelen te benoemen die niet haalbaar zijn. Resultaat Het resultaat van deze fase is een vastgesteld voortgangsrapportage oplossingsrichtingen waarin is opgenomen: - Overzicht en beschrijving van alle mogelijke oplossingsrichtingen c.q. maatregelen; - Kosten en baten - Welke maatregelen haalbaar zijn en welke niet; De technische/inhoudelijke lijn moet de aanjager zijn van de proceslijn Je moet de trap helemaal afgelopen zijn Inhoudelijk komt het wel goed, procesmanagement is heel belangrijk De kunst van het kiezen - Eventuele kansen voor snelle realisatie van maatregelen die worden voorgelegd aan management en bestuur; - Knelpunten die worden voorgelegd aan management en bestuur. Randvoorwaarden en uitgangspunten Alles is bespreekbaar In principe is in het gebiedsproces alles bespreekbaar. Alle denkbare relevante maatregelen komen in de beginfase aan de orde. Door middel van selectie en afwegingsproces blijven de maatregelen die haalbaar zijn en draagvlak hebben over. Alle mogelijke maatregelen van alle betrokken partijen worden benoemd. In een zorgvuldig en transparant proces worden vervolgens keuzes gemaakt en wordt bepaald welke maatregelen haalbaar zijn en of er draagvlak is om ze te realiseren. In deze fase is het de bedoeling dat alle betrokkenen elkaar stimuleren en prikkelen om een inbreng te leveren en (nieuwe) invalshoeken en oplossingen te vinden voor de knelpunten. Prikkelen voor nieuwe ideeën Gebiedsproces leidt niet altijd tot een oplossing Als aan het eind blijkt dat er nog knelpunten resteren en er geen draagvlak is om maatregelen te nemen, dan wordt dit teruggelegd bij het bestuur. Hierbij wordt dan een verantwoording gegeven van het doorlopen proces en de gemaakte afwegingen en keuzes. Factfinding staat centraal In deze fase gaat het primair om alle oplossingen en kenmerken daarvan te benoemen. Het is nog niet de bedoeling dat de partijen een oordeel geven over de maatregelen. De weg van het water Als het om gaat om oplossingen voor de wateroverlast dan wordt de gehele weg van het water verkend. Alle relevante mogelijkheden die er zijn om water vast te houden en te bergen op particulier terrein,openbare ruimte en in het water systeem worden verkend. 12
Kosten én baten In deze fase worden ook de kosten van oplossingsrichtingen in beeld gebracht. Hierbij worden ook de baten meegenomen, waaronder de vermeden schade. Kansen direct benutten Het is mogelijk dat tijdens het uitwerken van de oplossingen een één oplossing aan de orde is die snel kan worden uitgevoerd en kan rekenen op draagvlak bij de betrokkenen. Deze kans moet dan worden benut en wordt versneld in besluitvorming gebracht. Het verdere verloop van het gebiedsproces wordt dan niet afgewacht. Kansen benutten Organisatie en werkwijze De werkwijze bestaat uit een inhoudelijke lijn en proceslijn. In de inhoudelijke lijn wordt alle inhoudelijke aspecten van oplossingen en kenmerken daarvan geanalyseerd en uitgewerkt. Dit is input voor de proceslijn. De resultaten van de inhoudelijke lijn worden hierin besproken. Technisch/inhoudelijk lijn (huiswerk goed doen) Proceslijn Samenwerken om tot gedragen maatregelen te komen Alle partijen zitten aan tafel bij de proceslijn. Het werk voor de inhoudelijke lijn wordt door de één of meerdere partijen (specialisten van partijen) uitgevoerd. In de fase zijn aan de orde: Eerste verkenning Alle maatregelen worden globaal verkend aan de hand van het programma van eisen (onder andere effectiviteit en haalbaarheid) Eerste selectie Niet/of moeilijk haalbare en/of weinig effectieve maatregelen vallen af Effecten en consequenties Uitvoeriger beschrijven van de kenmerken en consequenties van de maatregelen, waaronder de kosten en baten. Het gaat hierbij ook om: - de directe investeringskosten - het benoemen van de vermeden schade door de maatregelen; en - de kosten van onderhoud en beheer. Kansen voor versnelde realisatie Eventuele kansen voor een snelle realisatie worden gesignaleerd en in de reguliere voortgangsrapportage benoemd en/of in de eind rapportage van deze fase. Besluitvorming en rollen management en bestuurders Rol en functie management: Bewaakt/geeft opdracht tot het opstellen van een reguliere voortgangsrapportage; Bespreekt eventuele kansen voor snelle realisatie en bepaalt het vervolg traject voor deze kansen; 13
Bespreekt de voortgangsrapportage oplossingsrichtingen en legt deze voor aan het bestuurlijk overleg Rol en functie van bestuurders: De betrokken bestuurders worden regelmatig, eenduidig en overeenkomstig de gebruikelijke werkwijze, bilateraal geïnformeerd. Zij zijn altijd voldoende op de hoogte en direct bereikbaar om snel beslissing te nemen om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen en kansen. Het is ook mogelijk dat op voorhand het management een mandaat heeft om beslissingen te nemen. In het bestuurlijk overleg wordt kennis genomen van de voortgangsrapportage over gebiedsprocessen; Het bestuurlijk overleg bespreekt de voortgangsrapportage oplossingsrichtingen en neemt hier kennis van. Het bestuurlijk overleg stemt in met eventuele voorstellen om één of meerdere oplossingen eerder in besluitvorming te brengen. 14
6. AFWEGING EN VOORKEUR Doel Het doel van deze fase is: - alle effecten en consequenties van de oplossingen te beoordelen - een oordeel te geven over de mogelijke oplossingen te geven; - voorkeursoplossing te benoemen Realistische afspraken maken De kunst van het kiezen Resultaat Het resultaat van deze fase is een door het bestuurlijke overleg Rapportage voorkeursvarianten, waarin is opgenomen: - Kansrijke oplossingen - Een beschrijving van de afwegingen die zijn gemaakt; - Een globale uitwerking van voorkeursvarianten; - Een voorstel voor een financieringsstrategie. Randvoorwaarden en uitgangspunten Snelle besluitvorming en kansen pakken In de interviews is diverse keren naar voren gekomen dat in de gebiedsprocessen kansen moeten worden benut. Dit betekent dat de uitwerking en besluitvorming snel moet inspelen op de situatie. Glastuinders zijn ondernemers die snel kunnen en willen handelen. Vaak sluit deze snelheid en dynamiek niet goed aan bij de besluitvorming van overheden. Dit duurt te lang. In de gebiedsprocessen is het van belang om gebruik te maken van de dynamiek en de kracht van de glastuinbouwsector. Kansen moeten worden gepakt. In het gebiedsproces moet daarom snel kunnen worden gereageerd op kansen met glastuinders. Bestuurders worden direct geïnformeerd als dit voordoet. Flexibele financiering Om snel te kunnen inspelen op kansen is het ook nodig dat Delfland en de gemeente snel kunnen besluiten over de benodigde financiering. Eindresultaat moet voldoende ruimte geven aan bestuurders om te kiezen Het eindresultaat van het gebiedsproces hoeft niet altijd volledig te zijn uitgewerkt. Vooral als er sprake is van grote belangen, aanzienlijke investeringen en/of lange termijn om de maatregelen te realiseren dan moet er nog voldoende ruimte zijn in de bestuurlijke besluitvorming om te kiezen tussen specifiekere invulling. Het resultaat kan dus ook globaal van aard zijn. Op basis van de bestuurlijke besluitvorming worden dan een opdracht gegeven om tijdens de uitvoering een specifiekere invulling van de voorkeursvariant uit te werken. De kunst van het kiezen c.q. voortgangsbewaking en escalatiemodel De gebiedsprocessen zijn niet vrijblijvend en moeten gestructureerd en resultaatgericht verlopen. De omgeving van het gebiedsproces moet de voortgang kunnen volgen en indien nodig hierop kunnen reageren. Daarom moet invulling worden gegeven aan voortgangsrapportages en communicatie met de omgeving. 15
Tijdens het gebiedsproces moet de gebiedsprocesleider, met een goed gevoel voor de stand van zaken en de verhoudingen, keuzes maken en beoordelen of hij/zij management en bestuur informeert. Dit kan aan de orde zijn als het gebiedsproces stagneert door belangentegenstelling met bijbehorende discussie. Het kan ook mogelijk zijn dat er kansen zijn die snel moeten worden benut. De escalatielijn is in eerste instantie ambtelijk. Het probleem of kans wordt eerst op managementniveau besproken. Vervolgens wordt bepaald of opschaling naar bestuur nodig is. Bestuurders en management worden regelmatig geïnformeerd over het gebiedsproces door middel van voortgangrapportage gebiedsprocessen zodat zij op hoogte blijven en hun inzicht meegroeit met het gebiedsproces. Bij escalatie kunnen zij dan snel inspelen op de situatie. Focus op kansen en mogelijkheden, niet verliezen in procedures Gezamenlijke financiering bepalen op basis van kenmerken voorkeursvariant Alle belanghebbende bepalen samen de financieringstrategie van de maatregelen. Uitgangspunt hierbij is dat als er sprake is van een belang ook een deel van de kosten wordt gedragen. De bijdrage kan bestaan uit het (deels) betalen van de kosten, het inbrengen van grond, het beschikbaar stellen van voorzieningen enz. Organisatie en werkwijze Op basis van de beschrijving van kenmerken en consequenties van oplossingsrichtingen geven alle partijen een oordeel. Dit gebeurt systematisch aan de hand van een beoordeling en evaluatie op verschillende criteria. Centraal hierbij staan de criteria die in de fase van de verkenning zijn benoemd. Besluitvorming en rollen management en bestuurders Rol en functie management: Invulling geven aan het escalatiemodel, dat wil zeggen dat problemen in het gebiedproces eerst binnen het management worden besproken en die vervolgens het eventuele probleem voorleggen aan het de bestuurders. Bespreken de rapportage, stellen deze vast en leggen de rapportage met een voorstel voor aan het bestuurlijk overleg. Rol en functie van bestuurders: Invulling geven aan escalatiemodel, dat wil zeggen dat zij besluiten nemen over punten c.q. problemen die door het management worden voorgelegd; Het bestuurlijk overleg bespreekt de rapportage voorkeursvarianten en stemt in met deze rapportage; Het bestuurlijk overleg bepaald het vervolg traject en stelt een voorstel vast aan de besturen van betrokken partijen. 16
7. BESLUITVORMING Doel Het doel van deze fase is om: - de noodzakelijke besluitvormingsprocedure te doorlopen die nodig is om de voorkeursvariant uit te voeren. Resultaat De resultaten van de deze fase zijn: - Een besluit van alle betrokken besturen om de voorkeursvariant uit te voeren; - Afspraken over de wijze van uitvoeren. Handen op elkaar om de problemen op te lossen Uitgangspunten en randvoorwaarden Bestuurlijk overleg Delfland-Westland besluit over de besluitvormingsprocedure De afwegingen en oordelen worden in een rapportage Voorkeursvarianten gerapporteerd aan het bestuurlijk overleg. Het bestuurlijk overleg bespreekt de rapportage en besluit om de Voorkeursvariant verder in besluitvorming te brengen bij de eigen organisatie en de procedure te starten voor het realiseren van de maatregelen. Als er geen voorkeursvariant is Het is mogelijk dat in de vorige twee fasen: 1. alle mogelijkheden zijn benut en de watergave niet of niet volledig is opgelost; en 2. partijen van mening zijn dat overige mogelijke maatregelen te duur zijn en/of te grote ruimtelijke of economische consequenties hebben. In dit geval moeten de betrokken partijen concluderen - op basis van een zorgvuldig uitgevoerde aanpak - dat het risico van de nog resterende wateropgave op een andere wijze moet worden opgelost. Er moeten dan afspraken gemaakt over de wijze, waarop het restrisico wordt afgedekt. Hierbij kan gedacht worden aan aanpassing van de norm, verzekeren en faseren. Organisatie en werkwijze Na besluitvorming in het bestuurlijk overleg is de gebruikelijke procedures bij de betrokken organisaties aan de orde. De partijen informeren elkaar over het verloop van de besluitvorming. Als blijkt dat de voorstellen van het bestuurlijke overleg bij één of meerdere partijen niet worden overgenomen, wordt dit in het bestuurlijk overleg besproken. Besluitvorming en rollen management en bestuurders Rol en functie management: Ondersteunt de besluitvorming binnen de eigen organisaties Stemt met de andere organisaties inbreng in de besluitvorming af (voorstellen en toelichting). Rol en functie van bestuurders: De betrokken bestuurders zorgen voor bestuurlijke besluitvorming binnen hun organisaties In het bestuurlijk overleg wordt de voortgang en resultaten van de besluitvorming besproken; In het bestuurlijke overleg wordt op basis van de resultaten van de besluitvorming bij betrokken partijen het vervolg bepaald (overgang naar de uitvoering). 17
18