Businesscase Ontwikkelen operationeel voorspelmodel BOS-OMAR

Businesscase Ontwikkelen operationeel voorspelmodel BOS-OMAR ` Bestandsnaam: Versie: Datum opgeslagen: : Businesscase_BOS_OMAR 1.0 18-7-2012 WPM 2011 Auteur: Nila Taminiau Projectnaam: Ontwikkelen BOS-OMAR 1/17

Auteur: Nila Taminiau Fase: Start up (SU) Opdrachtgever: Gedelegeerd opdrachtgever / Budgethouder: Projectleider: Alfred Paarlberg Jac Peerboom Nila Taminiau Datum: 01-08-2012 Paraaf akkoord Opdrachtgever: Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 2/17

Inhoudsopgave 1 ACHTERGROND...5 2 DOELSTELLINGEN...6 3 HET PROJECT...7 3.1 Inhoudelijk... 7 3.2 Procesmatig... 10 3.3 Afbakening... 12 3.4 Resultaten... 13 3.5 Randvoorwaarden & beperkingen... 13 3.6 Relaties met andere projecten... 14 4 BUSINESSCASE BOS-OMAR...17 4.1 Probleem, mogelijke oplossingen, voorgestelde oplossing... 17 4.2 Raming kosten en uren... 18 4.3 Baten... 20 5 PLANNING...23 6 KWALITEITSVERWACHTINGEN KLANTEN...23 7 RISICOMANAGEMENT...25 Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 3/17

1 Achtergrond In het operationele waterbeheer worden er dagelijks keuzes gemaakt in waar er gemaaid moet worden, waar stuwen opgezet of gestreken moeten worden en waar hoeveel water ingelaten moet worden. Dit wordt gedaan aan de hand van actuele omstandigheden (waterstanden, afvoeren, drooglegging, seizoen) en de weersvoorspellingen, het beleid van het waterschap, maar ook op basis van persoonlijke keuzes en vragen van grondgebruikers. Er bestaat dan ook een wens om dit transparanter en objectiever te maken. Maar er bestaat vooral ook een wens om dit beheer te optimaliseren. Kan er minder gemaaid worden en kunnen we de risico's die we daar mee nemen actueel inzichtelijk maken en daarmee verminderen door tijdig op te treden? Vaak wordt het waterschap voorgehouden door met name de agrariërs dat deze zeker wel bij willen dragen aan waterconservering, maar dan willen zij wel de garantie hebben dat het water in natte tijden ook weg kan, zodat er geen schade zal optreden. Daarnaast willen we als waterschap ook voorbereid zijn op extreem natte situaties. Een situatie als in Baarlo willen we zien aankomen en waar mogelijk ook op voorbereid zijn. Met de ontwikkeling van het gebiedsdekkend integraal grond- en oppervlaktewatermodel IBRAHYM zijn deze wensen binnen handbereik gekomen. IBRAHYM is op dit moment met name een beleidsondersteunend instrument waarmee vooral scenario's verkend en effecten van maatregelen gekwantificeerd kunnen worden. Het is nog niet een model waarmee de toestand van het watersysteem van vandaag en morgen wordt bepaald. Alle ingrediënten hiervoor zijn echter grotendeels aanwezig. In de voorjaarsnota is dit voorspellingsmodel al aangekondigd onder de naam BOS-OMAR: Beslissingsondersteunend systeem Operationeel Model voor Anticiperend waterbeheer op Regionale schaal. Samengevat richt het systeem zich op het voorspellen van hoogwatersituaties in het regionale systeem, het ondersteunen van het maaibeheer en het optimaliseren van de wateraanvoer en de waterverdeling. Deze businesscase geeft inzicht in de te verwachten kosten, baten en risico s. 2 Doelstellingen Het ontwikkelen van een actueel operationeel voorspellingsmodel wat ondersteuning biedt in het dagelijks peilbeheer, wateraanvoer en extreem droge en natte situaties (bv. zomer 2003 of wateroverlast Baarlo). Het systeem moet transparant maken hoe het dagelijks beheer nu uitgevoerd wordt, maar moet er op termijn ook voor zorgen dat er geoptimaliseerd wordt in maaibeheer, stuwbeheer en wateraanvoer. Er wordt met name nadruk gelegd op het dagelijks beheer bij normale omstandigheden, omdat dit het grootste deel van het jaar voorkomt en hier dan ook de grootste winst te behalen is met een dergelijk voorspellingsmodel. Natuurlijk is het zien aankomen en waar mogelijk voorbereid zijn op extreem natte en droge situaties ook een belangrijke doelstelling. Het dagelijks beheer is ook niet onafhankelijk te beschouwen van extreme situaties. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 4/17

3 Het project In dit hoofdstuk wordt het daadwerkelijke project beschreven. Er wordt beschreven wat we willen ontwikkelen, wat er niet gedaan wordt, welke randvoorwaarden er zijn en welke relaties er zijn met andere projecten. 3.1 Inhoudelijk Een voorspellingsmodel maakt op basis van de actuele hydrologische toestand (afvoeren, begroeiing en waterstanden) en de weersvoorspellingen een voorspelling voor de afvoeren en waterstanden voor een aantal dagen vooruit. Belangrijke onderdelen van dit systeem zijn dan ook: 1. Een hydraulisch oppervlaktewatermodel wat aan de hand van de dimensies van de waterlopen en de daarin aanwezige kunstwerken de stroming door deze waterlopen kan beschrijven (reeds aanwezig in IBRAHYM) 2. Een snel werkend hydrologisch model wat de neerslag-afvoer relatie beschrijft voor het hele beheergebied (wel aanwezig in IBRAHYM, maar niet snel werkend, ontwikkeling nodig) 3. Een gebiedsdekkend oppervlaktewatermeetnet met voldoende meetpunten om de actuele toestand in het oppervlaktewatermodel te kunnen simuleren (aanwezig, maar uitbreiding nodig) 4. Weersvoorspellingen voor een aantal dagen vooruit (reeds aanwezig binnen FEWS) 5. Aansturingssoftware om het voorspellingsmodel te kunnen bedienen (handmatig en automatisch), maar ook standaard scenario s te kunnen doorrekenen om onzekerheden of effecten van ingrepen in beeld te kunnen brengen (FEWS inrichten voor dit doel) 6. Presentatiesoftware in de vorm van een web-functionaliteit (samenhang met andere projecten binnen WPM) In figuur 1 is de samenhang van de verschillende onderdelen weergegeven. Actueel voorspellingsmodel BOS-OMAR Meteo: - Historisch - Voorspelling Gegevens maai- en stuwbeheer Neerslagafvoer model Afvoer Hydraulisch model Evt. overstromingsmodel Dashboard BOS- OMAR: ontsluiting resultaten: - voorspelde afvoer - voorspelde waterstand Metingen: via web naar gebruikers - waterstanden - afvoeren - grondwaterstanden - remote sensing Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 5/17

Een aantal onderdelen zijn reeds aanwezig binnen het waterschap, anderen moeten nog ontwikkeld worden. Om een goed werkend, actueel voorspellingsmodel te creëren, zal het project dan ook een aantal onderdelen omvatten: 1. het ontwikkelen van het actueel voorspellingsmodel (eindresultaat) 2. het ontwikkelen van een snel werkend neerslag-afvoer model 3. het uitbreiden van het oppervlaktewatermeetnet om het model te kunnen voeden met actuele waterstanden 4. een data- en versiebeheersysteem wat zorgt voor een betrouwbaar en up-to-date voorspellingsmodel 5. ontsluiting van informatie uit BOS-OMAR via web-functionaliteit Op basis van het integrale model van IBRAHYM zal een snel werkend neerslag-afvoer model ontwikkeld worden wat op basis van de gevallen en voorspelde neerslag berekent hoeveel afvoer er op de beek terechtkomt. Deze afvoer gaat vervolgens naar het hydraulische model, waarin de stroming door de beken wordt berekend en de werking van alle kunstwerken daarop (stuwen, duikers, bruggen). Het is daarom ook noodzakelijk om actuele gegevens te hebben van de stuwstanden en de begroeiing in de watergangen (zie paragraaf projecten die voorwaarde zijn voor dit project). Uitbreiding van het oppervlaktewatermeetnet is nodig om de huidige toestand van het watersysteem gebiedsdekkend goed te beschrijven en daarmee een goede begintoestand aan het model oplegt, zodat de voorspelling een grotere betrouwbaarheid krijgt. Natuurlijk zijn er reeds een groot aantal metingen aanwezig binnen het beheergebied van WPM, maar er zijn maar weinig metingen die een ongestuwde situatie beschrijven. Deze zijn wel nodig, omdat ze beter beschrijven wat de toestand is van het watersysteem en ook iets zeggen over de begroeiing in de beken. Een data- en versiebeheersysteem rondom het neerslag-afvoer model en het hydraulisch model is nodig om een beter beheer van alle invoer, uitvoer en de verschillende modelversies te krijgen. Dit is onmisbaar om een betrouwbare basis te creëren voor de voorspellingen. Bij operationele modellen die ook gebruikt worden tijdens crisissituaties is deze betrouwbaarheid en bedrijfszekerheid nog belangrijker dan bij modelberekeningen voor bv. beleidsstudies. Uiteindelijk moeten de beschrijvingen van de huidige toestand van het watersysteem en de voorspellingen bekend zijn bij een breder publiek. Ontsluiting via een webfunctionaliteit ligt dan ook voor de hand. Er kan een dashboard gecreëerd worden waarin bv. de historische en voorspelde neerslag, waterstanden en afvoeren worden getoond, ondersteund met kenmerken van het watersysteem (maaiveldhoogte, grondwaterregime, ligging kunstwerken, bodemtype etc) en actuele beheergegevens (maaibeheer, stuwbeheer, wateraanvoer). Het is goed om te benadrukken dat we wat betreft BOS-OMAR naar alle waarschijnlijkheid in een groeiproces stappen. De gegevens en modellen die gebruikt worden zijn over het algemeen nog niet zo betrouwbaar (kwaliteit of schaal gegevens) als we zouden willen. Neem bijvoorbeeld de weersvoorspellingen of een deel van de gegevens van onze waterlopen, de inschatting van de actuele toestand in ons watersysteem. Dit leidt er toe dat we misschien niet direct uitspraken kunnen doen die leiden tot optimalisatie wordt in maaibeheer, stuwbeheer en wateraanvoer (zal moeten blijken uit de haalbaarheidstudie). In ieder geval geldt dat er qua gegevens ontwikkeling blijft en dat BOS-OMAR daarmee ook in ontwikkeling blijft. 3.2 Procesmatig Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 6/17

Naast inhoudelijke onderdelen zijn er ook meer procesmatige stappen die doorlopen moeten worden om het project tot een goed einde te brengen en het eindproduct goed te laten landen binnen WPM. Aan het einde van het project zal er in ieder geval een goede beheerstructuur moeten staan en moet BOS-OMAR in alle primaire processen die het betreft een plek hebben gekregen. Alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom het systeem moeten duidelijk zijn en een plek hebben gekregen binnen de verschillende afdelingen. Tijdens het opstellen van deze businesscase bleek dat waterschap Aa&Maas een BOS Laagwater wil ontwikkelen. In een verkennend overleg bleek dat de inhoudelijke doelstellingen op dit moment nog wel enigszins uit elkaar liggen, maar er zijn zeker ook overeenkomsten. Aangezien ws. Aa en Maas reeds budget ter beschikking heeft en WPM nog niet, is besloten om in september/oktober verder te praten indien er budget beschikbaar wordt gesteld door het Dagelijks Bestuur. Het project wordt opgedeeld in de volgende fases waarin een aantal stappen doorlopen worden: Fase 0: Businesscase Businesscase BOS-OMAR voorleggen aan het Dagelijks Bestuur (go/no go) Fase 1: Formuleren Programma van Eisen Verkennen samenwerking met Waterschap Aa en Maas Opstarten projectgroep en gebruikersgroep Opstellen Programma van Eisen BOS-OMAR, inclusief (chronologisch): o Workshop potentiële gebruikers BOS-OMAR: inventariseren wensen en eisen o o o Maken Dummy BOS-OMAR: gevoel krijgen bij het systeem Haalbaarheidstudie BOS-OMAR: Op basis van de gestelde wensen en eisen wordt geformuleerd wat er op korte, middellange en lange termijn realiseerbaar is en wat er dus ook niet te realiseren valt met BOS-OMAR. Workshop potentiële gebruikers BOS-OMAR: aanscherpen wensen en eisen obv Dummy BOS-OMAR en haalbaarheidstudie In beeld brengen beheerkosten (exploitatie en uren) na implementatie o Dagelijks Bestuur informeren over Programma van Eisen Offerte-aanvraag obv Programma van Eisen Verlenen opdracht Go/No go besluit Fase 2: Ontwikkelen BOS voor een pilotgebied Pilot draaien voor bv. 1 thema (wateraanvoer, peilbeheer) of 1 gebied (regio Noord of Zuid of subregio): waar lopen we tegenaan, wat zijn valkuilen, waar moeten we opletten bij het maken van een BOS voor het hele beheersgebied Finetunen plan van aanpak op basis van resultaten pilot samen met projectgroep en gebruikersgroep voor uitrol BOS hele beheergebied WPM Fase 3: Ontwikkelen BOS-OMAR Bouw BOS-OMAR met regelmatige consultatie van projectgroep en gebruikersgroep Opstellen en inrichten standaard scenario s/ maatregelen Inrichten dashboard (web-functionaliteit) met informatie uit BOS-OMAR (mogelijk via Volg- en stuur systeem) Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 7/17

Presenteren eindresultaat Project BOS-OMAR aan Dagelijks Bestuur, gebruikersgroep en aan de hele organisatie in de vorm van een Broodje Water en een intranetbericht. Fase 4: Implementeren BOS-OMAR in organisatie Opstellen Beheer en onderhoudplan BOS-OMAR, inclusief: o Beleggen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden BOS-OMAR o Regulier jaarlijks budget regelen o Processchema s MAVIM aanpassen o ICT aspecten Fase 5: Nazorg-/ testfase Door de gebruikers wordt ervaring opgedaan met het systeem Kleine kinderziektes worden nog opgelost in deze periode Na iedere fase vindt er een formele goedkeuring van de opdrachtgever plaats, maar na fase 1 zal er nadrukkelijker overwogen worden (go/ no go moment) of het een rendabele investering is om BOS- OMAR te bouwen. Tijdens het project zal regelmatig getoetst worden of het systeem nog op gaat leveren wat we er van verwachten. Dit kan uitgedrukt worden in een kosten-baten verhouding, maar dit zal niet altijd zo smart te formuleren zijn. Belangrijk is dat de verwachtingen die er aan het begin van het project waren niet drastisch zijn veranderd in negatieve zin (kosten, planning, inhoudelijk). 3.3 Afbakening BOS-OMAR zal op dit moment alleen ontwikkeld worden voor voorspellingen van de waterkwantiteit (waterstanden en afvoeren). Op termijn kan het ook ontwikkeld worden voor waterkwaliteit, maar gezien het feit dat het modelleren van waterkwaliteit bij WPM nog in de kinderschoenen staat, wordt dit in dit stadium buiten beschouwing gelaten. 3.4 Resultaten Als het project eind 2013 is afgerond, hebben we: 1. een actueel voorspellingsmodel waarmee voorspellingen van afvoeren en waterstanden gemaakt kunnen worden voor een aantal dagen vooruit (max. 10 dagen) aan de hand van de weersvoorspellingen 2. een beslissingsondersteunend model waarmee snel en eenvoudig effecten van maatregelen doorgerekend kunnen worden 3. extra waterstandsmetingen die ook gebruikt kunnen worden in allerlei andere projecten, zoals bv. het streefpeilenplan 4. een data- en versiebeheersysteem voor oppervlaktewatermodellen wat zorgt voor een actueel en betrouwbaar voorspellingsmodel 5. een implementatieplan voor het gebruik van BOS-OMAR binnen WPM waarin taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, beheer en onderhoud, processchema s, ICTaspecten en communicatie beschreven zijn. 3.5 Randvoorwaarden & beperkingen Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 8/17

Randvoorwaarden Een belangrijke randvoorwaarde voor het slagen van het project is de personele inzet. In de werkplannen van de projectleider, meetnetbeheerder en oppervlaktewatermodellen-beheerder is reeds rekening gehouden met inzet in dit project in 2012. Bij de overige gevraagde WPMmedewerkers nog niet. Dit zal dus nog geregeld moeten worden. Ook de inzet voor 2013 moet geborgd worden in de verschillende werkplannen. Voor het functioneren van BOS-OMAR zijn actuele gegevens onmisbaar. Het gaat om actuele gegevens van waterstanden, afvoeren, neerslag, verdamping, grondwater, maaibeheer en stuwstanden. Al deze gegevens zijn momenteel ook actueel beschikbaar, behalve de stuwstanden. Op dit moment loopt er een initiatief bij de afdeling BOW om het stuwbeheer actueel inzichtelijk te krijgen via de smartphones, zodat bij een handmatige verandering van de stuwstand in het veld deze ook vrijwel direct bekend is op kantoor. Of dit project doorgang vindt, is nog niet duidelijk, maar voor het BOS-OMAR project nemen we dit wel als randvoorwaarde. Mocht dit nu niet gerealiseerd kunnen worden, dan zal er gewerkt moeten worden met theoretische stuwstanden zoals deze zijn vastgelegd in het stuwenboek. Uiteindelijk is het draagvlak bij de gebruikers natuurlijk de belangrijkste randvoorwaarde voor het slagen van het project. Als de gebruikers geen meerwaarde in BOS-OMAR zien voor hun dagelijks werk, dan zal het niet gebruikt worden. Zonde van de investering. In het proces zal dan ook veel aandacht aan de wensen en eisen van gebruikers worden besteed. Beperkingen Zoals reeds eerder gemeld bij de afbakening zal BOS-OMAR nu alleen ontwikkeld worden voor waterkwantiteit. Verder is de verwachting dat BOS-OMAR in eerste instantie met name geschikt zal zijn om op regionaal niveau informatie te kunnen leveren voor het operationele beheer en nog niet direct op perceels- of stuwniveau. Dit zal moeten blijken uit de haalbaarheidstudie die wordt opgesteld tijdens het formuleren van het Programma van Eisen, maar natuurlijk uiteindelijk ook in de testfase. Het resultaat van dit project moet dan ook gezien worden als een eerste basisproduct waarmee ervaring kan worden opgedaan en waar vervolgens acties voor doorontwikkeling voor worden geformuleerd. 3.6 Relaties met andere projecten Projecten die voorwaarde zijn voor dit project: Het verbeteren van het hydraulisch oppervlaktewatermodel van IBRAHYM is een belangrijke voorwaarde voor het ontwikkelen van BOS-OMAR. Naast een aantal modelmatige verbeteringen die doorgevoerd moeten worden, moeten er ook veel nieuw ingewonnen gegevens verwerkt worden in de modellen. Dit vraagt veel van de beschikbaarheid, volledigheid en betrouwbaarheid van ingemeten afmetingen van waterlopen en kunstwerken en van meetgegevens van grondwaterstanden en van peilen en afvoeren van oppervlaktewater. Deze gegevens worden in lopende projecten van het team landmeten en het team monitoring verzameld. Door de oppervlaktewatermodellen-beheerder moeten de modelmatige verbeteringen en alle nieuw (in)gemeten gegevens verwerkt worden in de modellen. Dit zijn alle inspanningen die veel tijd vergen. Met de betreffende personen worden afspraken gemaakt over planning en op te leveren producten. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 9/17

Het ontwikkelen van een applicatie voor het inwinnen van actuele stuwstandgegevens is tevens een voorwaarde voor dit project. Het actualiseren en verbeteren van het grondwatermodel en het integrale model van IBRAHYM kan ook randvoorwaarde worden voor BOS-OMAR. Dit hangt af van de opzet van BOS-OMAR en bv. het concept wat gekozen gaat worden voor het neerslag-afvoer model. Projecten die raken aan dit project: Al enige tijd leeft binnen WPM het idee om een Volg- en Stuursysteem te ontwikkelen waarmee aan de hand van actuele veld- en monitoringsgegevens de uitvoering van het beleid continu gemonitord kan worden. Door dit actueel te volgen, kan er ook op gestuurd worden. Mocht dit project opgestart worden, dan kan BOS-OMAR één van de invoergegevens zijn in het Volg- en Stuursysteem. Er is zeker ook een relatie met het streefpeilenplan. Met de voorspellingen uit BOS-OMAR is een controle mogelijk op de ingestelde stuwstanden en of deze passen bij de gewenste streefpeilen. Daarnaast is het mogelijk om een aantal dagen vooruit te kijken en te bepalen welke acties nodig zijn om de streefpeilen in stand te houden. De toetsing watersystemen in het kader van WB21 die in 2013 uitgevoerd zal worden, vraagt qua verbetering/ aanpassing van de modellen ongeveer dezelfde werkzaamheden. De planningen en werkzaamheden voor deze beide projecten worden dan ook op elkaar afgestemd. Er wordt op dit moment ook gewerkt aan een businesscase voor het aanschaffen van remote sensing beelden waarmee een actueel gebiedsdekkend beeld verkregen kan worden van het bodemvocht, gewasgroei en actuele verdamping. Bij doorgang van de aanschaf van deze beelden zal dit zeker ondersteunend zijn aan BOS-OMAR. Zoals gezegd geven de beelden een actueel overzicht van de toestand van onze watersystemen. Deze toestand kan als start dienen voor de modellen. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 10/17

4 Businesscase BOS-OMAR 4.1 Probleem, mogelijke oplossingen, voorgestelde oplossing Probleem In de aanleiding werd al geduid waar de vragen liggen die ervoor zorgen dat er een wens voor voorspellingsmodel is ontstaan. Kort gezegd bestaat er een wens om de toestand van de watergangen dagelijks in beeld te brengen en ook vooruit te kunnen kijken om ons beheer (maai- en stuwbeheer, wateraanvoer) beter af te kunnen stemmen op de actuele omstandigheden. Dit om ons beheer te kunnen optimaliseren, maar ook om het transparanter en objectiever te kunnen maken. Bij dit optimaliseren van ons beheer, bv. door minder te maaien, moet dan verantwoord de grenzen van ons systeem opgezocht kunnen worden. Dit kan door ook de mogelijkheid te hebben om een aantal dagen vooruit te kijken en problemen te voorzien en daarmee de mogelijkheid te creëren om tijdig in te grijpen. Mogelijke oplossingen Er is onderscheid te maken in het beschrijven van de actuele toestand van het watersysteem en de toekomstige toestand. Voor het beschrijven van de actuele toestand zijn er verschillende mogelijkheden: 1. Gebruik maken van monitoringsgegevens en deze zo goed mogelijk interpoleren met behulp van kennisregels naar delen van het gebied waar geen monitoringslocaties aanwezig zijn. 2. Gebruik maken van remote sensing beelden. Deze geven dagelijks een beeld van de toestand van het gebied aan de hand van een aantal specifieke parameters. Er moet dan nog wel een vertaling gemaakt worden naar informatie die werkelijk bruikbaar is voor het beheer. 3. Gebruik maken van modellen en metingen. De modellen beschrijven de werking van het watersysteem en fungeren daarmee als interpolator van de metingen. Voor het beschrijven van de huidige toestand is het gebruik maken van remote sensing beelden en aan de hand daarvan een vertaling maken naar informatie die gebruikt kan worden bij het dagelijks beheer waarschijnlijk de goedkoopste optie die een behoorlijke kwaliteit levert. De optie met de modellen is inhoudelijk de beste, omdat deze qua informatie het dichtst bij het dagelijks beheer ligt, maar is wel de duurste. Toch zijn de grootste investeringen in het verleden al gedaan, omdat de belangrijkste basis er al ligt in de vorm van IBRAHYM. Voor het voorspellen van de toestand van het watersysteem voor een aantal dagen vooruit zijn er minder mogelijkheden beschikbaar. Eigenlijk moet er altijd gebruik gemaakt worden van een model. Natuurlijk bestaat er de mogelijkheid om op basis van neerslagvoorspellingen en expert judgement een inschatting te maken voor de komende dagen, maar dit is minder transparant en objectief dan met een model. En in feite blijven we het dan doen zoals we het altijd deden en wordt het doel om het waterbeheer verder te professionaliseren niet bereikt. Voorgestelde oplossing De voorgestelde oplossing is dan ook het maken van een voorspellingsmodel om de huidige toestand te beschrijven en te kunnen voorspellen, zoals al eerder duidelijk werd in dit voorstel. Tegen relatief kleine kosten kunnen grote baten behaald worden zoals beschreven in de volgende paragraven. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 11/17

4.2 Raming kosten en uren Voor de verschillende onderdelen van het project is een raming gemaakt van de te maken kosten (out of pocket). Onderdeel Raming kosten (incl. BTW) Fase 1: Programma van Eisen + opzetten dummy 15.000 Fase 2: Opzetten pilot voor deelgebied 50.000 Fase 3: Ontwikkelen gebiedsdekkend BOS-OMAR Ontwikkelen gebiedsdekkend neerslag-afvoer model 60.000 Inrichten ca. 30 waterstandsmeetpunten 50.000 Aanschaf en inrichten model- en dataversiebeheersysteem 30.000 Ontwikkelen voorspellingsmodel BOS-OMAR 30.000 Inrichten web-functionaliteit 10.000 Fase 4: Aanschaf server 10.000 Totale kosten 255.000 Voor fase 1 t/m 3 zal expertise ingehuurd worden bij verschillende onderzoeksinstituten en/of adviesbureaus. Daarnaast worden er een aantal fysieke zaken aangeschaft (software, meetapparatuur). Het inrichten van een webfunctionaliteit kan komen te vervallen als WPM besluit om het Volg- en Stuursysteem te gaan ontwikkelen. Ook de aanschaf van een server is misschien overbodig en kan er slim gecombineerd worden met andere projecten. Dit zal nog uitgezocht moeten worden in fase 1. Naast directe kosten wordt er ook tijd geïnvesteerd door verschillende personen binnen WPM in het begeleiden van het project. Naast de projectleider functioneert er een projectgroep en een gebruikersgroep in het project. Voor de verschillende functies die worden onderscheiden wordt hieronder aangegeven welke tijdsbesteding er ongeveer van ze verwacht wordt. Functie/ groep Verwachtte tijdsbesteding 2012 (uren) Verwachtte tijdsbesteding 2013 (uren) Projectleider (onderdeel van project- en gebruikersgroep) 100 200 Projectgroep Meetnetbeheerder 50 100 Oppervlaktewatermodellenbeheerder 110 200 Regiobeheerder 15 30 Medewerker ICT (op afroep) 15 40 Coördinator team Kennis 15 20 Gebruikersgroep Leden projectgroep 25 (5 x 5) 60 (5 x 12) Regiobeheerder (1x, andere al vertegenwoordigd in pg) 5 12 Regiomanagers (2x) 10 24 Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 12/17

Gebiedsbeheerders (11 personen) 55 132 Calamiteitenbestrijdingsplanhouders Maashoogwater, waterverontreiniging 10 24 (droogte en regionale wateroverlast al vertegenwoordigd) Calamiteitencoördinator 5 12 Totaal uren per jaar 415 784 Totaal project 1199 De leden van de projectgroep hebben allen een andere functie en hun urenbesteding kan dan ook anders zijn. Er worden in totaal veel uren gevraagd van de organisatie. Dit om te zorgen dat er draagvlak komt voor BOS-OMAR. Tijdens het proces zal er gezorgd worden dat de gevraagde inspanning zo klein mogelijk wordt gehouden, maar de potentiële gebruikers wel betrokken blijven bij belangrijke stappen in het project. De uren voor de leden van de projectgroep zijn voor dit jaar al geborgd in de jaarplannen. Met ICT is afgestemd en zij willen zeker een rol vervullen in fase 1 van het project. Er wordt nog bekeken in welke vorm dit mogelijk is. Later in het project, zeker tijdens de implementatie, zal er van ICT ook nog tijd gevraagd worden, maar omdat dit wat verder weg ligt, lijkt dit wel te realiseren. Voor de leden van de gebruikersgroep geldt dat dit met betrokkenen is afgestemd en dat het mogelijk is om binnen de huidige urenbesteding tijd vrij te maken voor dit project. 4.3 Baten De baten van BOS-OMAR kunnen zijn: Efficiency in maaien (minder waar het kan en meer waar het moet) Niet meer water afvoeren dan noodzakelijk (WB21, verdrogingsbestrijding) Door te zorgen voor voldoende water (niet teveel en niet te weinig) is ook economische winst te behalen, met name in de landbouw. Daarmee treedt er minder nat- en droogteschade op (GGOR/ NLP). Realiseren/ ondersteuning bij realiseren streefpeilen uit streefpeilenplan (ook dmv de nieuwe meetpunten) Minder schadeclaims en dus minder analyse en administratieve uren Transparantie in stuw- en maaibeheer. WPM kan verantwoord risico's nemen in stuw- en maaibeheer WPM is beter voorbereid op extreme situaties en kan agrariërs de garantie bieden dat het water weg kan. Met nadruk wordt kunnen gesteld, omdat dit zich in de praktijk zal moeten bewijzen. Het is een nieuw systeem waar we bij WPM nog geen ervaring mee hebben. De mogelijkheden van een dergelijk systeem zullen zich bij gebruik in de praktijk steeds verder ontwikkelen. Zeker is in ieder geval dat met het introduceren van BOS-OMAR het vertrouwen van grondgebruikers in het waterschap vergroot kan worden. BOS-OMAR kan de emotie die er vaak leeft in het gebied over extreme weersituaties objectiveren en natuurlijk kan het vertrouwen wekken als het waterschap vervolgens tijdig handelt. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 13/17

Het kwantificeren van de baten is een lastiger vraagstuk. Aan de hand van de genoemde baten is er gekeken naar de jaarlijkse uitgaven in de begroting op deze thema s. Vervolgens is een grove inschatting gemaakt van de mogelijke besparingen die gerealiseerd kunnen worden. Aan onderstaande tabel liggen dus nog geen uitvoerige discussies ten grondslag met alle betrokkenen om de baten beter te kwantificeren. Uit onderstaande tabel wordt in ieder geval wel duidelijk dat als er op bv. het thema Onderhoud waterlopen (maaibeheer, wateraanvoer) een kleine besparing (percentueel) gerealiseerd kan worden, het gelijk om behoorlijke bedragen gaat waarbij de kosten van het ontwikkelen van BOS-OMAR snel terugverdiend zijn. Het is dus zeker de moeite om hier in te investeren en te zoeken naar mogelijkheden om BOS-OMAR zo optimaal mogelijk in te zetten voor het dagelijks beheer en onderhoud van de waterlopen. Post Besparing op jaarlijkse begroting (%)* Potentiële besparing ( /jaar) Regionale wateropgave (WB21) 10% 90.000 Calamiteitenbestrijding 10% 15.000 Behandeling schadeclaims 5% 6.000 Beheer hoeveelheid water (stuwbeheer) 5% 7.000 Waterwacht 15% 10.000 Onderhoud waterlopen (maaien, 5% 235.000 wateraanvoer, schadeclaims) Totale potentie (afgerond) 363.000 * = de percentages zijn gebaseerd op een business case van waterschap Aa en Maas over een BOS-systeem Een andere maatschappelijke baat die als gedachte mee kan worden genomen, is het optimaliseren van de landbouwkundige opbrengst in ons beheergebied. Als het watersysteem zo geoptimaliseerd kan worden dat meestal de juiste hoeveelheid water op de juiste plek is, dan valt daar veel winst uit te behalen. In ons beheergebied hebben we ca. 70.000 ha landbouwkundige grond. Rekening houdend met een gemiddelde gewasopbrengst van 5.000 per jaar. Dan levert dit in totaal een opbrengst op van 350 miljoen euro. Als we deze landbouwkundige opbrengst ook maar met 1% zouden kunnen vergoten, dan levert dit al 3,5 miljoen euro op. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 14/17

5 Planning De verwachte planning voor de verschillende fases is als volgt: Activiteit 2012 2013 sep okt nov dec jan feb mrt apr mei jun jul aug sept okt nov dec Fase 0: Go/ No go besluit DB Fase I: Formuleren Programma van Eisen Fase II: Ontwikkelen BOS pilotgebied Fase III: Ontwikkelen BOS-OMAR Fase IV: Implementatie WPM Fase V: Nazorg- /testfase In fase V wordt het systeem daadwerkelijk in gebruik genomen en worden kleine kinderziektes opgelost. Daarmee wordt het project afgesloten en gaat BOS-OMAR over in de reguliere lijnorganisatie. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden rondom BOS-OMAR zijn in fase IV verkend en vastgelegd. 6 Kwaliteitsverwachtingen klanten De klanten van BOS-OMAR zijn de afdeling BOW en de bestrijdingplanhouders van de bestrijdingsplannen Maashoogwater (afd. P&V), Droogte (K&A), Regionale wateroverlast (BOW) en Waterverontreiniging (K&A). Ook team Advies is een klant, omdat BOS-OMAR ook kan bijdragen aan het analyseren van natschadeclaims. De afdeling BOW wordt als grootste klant van het systeem gezien en zij zullen dan ook een grote invloed hebben op het project. De verwachtingen die genoemd zijn in gesprekken met de verschillende klanten zijn al eerder verwoord in de te bereiken baten. Soms lijken dit te hoge verwachtingen te zijn, maar anderzijds bestaat er ook scepsis bij sommige klanten over het nut van een dergelijk voorspelmodel en hoe dit in de praktijk kan bijdragen aan het dagelijks beheer. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 15/17

Een wens die bij de afdeling BOW werd uitgesproken is dat BOS-OMAR ook zou kunnen bijdragen aan een hogere bezettingsgraad qua personeel, omdat tijdig bekend is waar er een inspanning geleverd moet worden qua stuwbeheer, maaibeheer of wateraanvoer kan hier beter op ingespeeld worden en kunnen de pieken en dalen in de bezettingsgraad omgezet worden in een meer evenwichtige bezettingsgraad waardoor er een besparing gerealiseerd kan worden. Ook wordt de verwachting uitgesproken dat er toch nog een stuk overdimensionering in onze waterlopen aanwezig is en er hier met minder maaien ook een besparing kan worden gerealiseerd. Natuurlijk kan het ook zo zijn dat er op gevoelige stukken meer gemaaid moet worden. Een reële verwachting is dat BOS-OMAR in eerste instantie met name geschikt zal zijn om op regionaal niveau informatie te kunnen leveren voor het operationele beheer en nog niet direct op perceels- of stuwniveau. Dit zal moeten blijken uit de haalbaarheidstudie die wordt opgesteld tijdens het formuleren van het Programma van Eisen, maar natuurlijk uiteindelijk ook in de testfase na afronding van het project. Het resultaat van dit project moet dan ook gezien worden als een eerste basisproduct waarmee ervaring kan worden opgedaan en waar vervolgens acties voor doorontwikkeling voor worden geformuleerd. De verwachtingen van klanten en inhoudelijk betrokkenen gaan dus nog verschillende kanten uit en in de eerste fase zal hier een gezamenlijk beeld moeten ontstaan. Het is een nieuw systeem voor het waterschap en het is dan ook belangrijk om in de beginfase veel tijd te besteden aan de verwachtingen die leven bij de klanten. 7 Risicomanagement Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 16/17

Risico 1. Mijlpalen worden niet op tijd gehaald, waardoor vertraging optreedt in processen die afhankelijk zijn van de eindproducten. 2. Het actualiseren en verbeteren van de oppervlaktewatermodellen is niet op tijd klaar. 3. Door afhankelijkheden van andere lopende projecten binnen het waterschap kan het project vertraging oplopen. 4. Er is een directe afhankelijkheid van het beschikbaar zijn van actuele stuwstanden. Risico bestaat dat dit project niet gerealiseerd wordt. 4. Er is niet voldoende budget beschikbaar voor het uitvoeren en coördineren van alle werkzaamheden. 5. Bij ICT is te weinig capaciteit om dit project te kunnen ondersteunen. 6. Klanten (gebruikersgroep) hebben te weinig tijd voor en geloof in het project waardoor er te weinig draagvlak is voor het eindproduct. 7. De verwachtingen bij de klanten zijn te hoog en in de praktijk blijkt dat dit niet waargemaakt kan worden. beheersmaatregel In intensief overleg met projectteam een goede prioritering in werkzaamheden opstellen. In overleg met de oppervlaktewatermodellen beheerder zullen werkzaamheden zoveel mogelijk op elkaar afgestemd worden. Mocht het nu toch niet lukken om de modellen op tijd te actualiseren, dan blijft dit een voortgaande actie na het afronden van BOS-OMAR project. Updaten van het BOS zal altijd nodig blijven. Zo goed mogelijk afstemmen en communiceren met de projectleiders van de andere projecten. Als planning echt niet meer gehaald kan worden, dan wordt de planning bijgesteld en wordt dit overlegd met de opdrachtgever. Zoveel mogelijk benadrukken wat het belang is van deze gegevens bij de betrokken personen. Mocht dit toch niet lukken, dan kan er gebruik gemaakt worden van theoretische stuwstanden uit het stuwenboek. Offertes goed afwegen ten opzichte van eigen raming en tijdens het project een continu overzicht van de besteding bijhouden. Tijdig communiceren met opdrachtgever als er te weinig budget lijkt te zijn. Vroegtijdig overleg met coördinator en afdelingshoofd om inzet te verzekeren. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan kan er geprobeerd worden externe ondersteuning te regelen. Door middel van het intensief betrekken van de projectgroep en gebruikersgroep moet dit draagvlak langzaamaan ontstaan. Ook op het niveau van MT en DB moet er draagvlak zijn. Door middel van presentaties worden zij op de hoogte gehouden. Vroegtijdig verwachtingen managen. In fase 1 van dit project zal een haalbaarheidstudie gemaakt worden waarin de baten van BOS-OMAR duidelijker moeten worden. In z n algemeenheid geldt dat er een continu actueel overzicht van de planning moet zijn en er tijdig wordt ingezien waar risico s waarheid (dreigen te) worden en er in overleg met de opdrachtgever keuzes gemaakt kunnen worden. Bestandsnaam: Businesscase_BOS_OMAR Auteur: Nila Taminiau 17/17