Handleiding Handmatig boekhouden

Aan de slag in beroep en bedrijf Handleiding Handmatig boekhouden Branche Uitgevers 1

Branche Uitgevers 2

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand dan wel openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a database or retrieval system, or published, in any form or in any way, electronically, mechanically, by print, photo print, microfilm or any other means without prior written permission from the publisher. Ondanks alle zorg die aan dit boek is besteed kunnen auteurs, redacteuren en uitgever geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in dit boek zou kunnen voorkomen. Colofon Branche Uitgevers Ontwikkeling: Kees Schrauwen Eindredactie: TCB Tekst & Uitleg, Den Haag Branche Uitgevers 3

Inhoud 1 INLEIDING... 5 2 GROOTBOEK... 6 3 FINANCIËLE MUTATIES...8 3.1 INKOOPFACTUREN... 9 3.2 VERKOOPFACTUREN... 13 3.3 KASSTUKKEN... 16 3.4 (POST)BANKSTUKKEN... 34 3.5 MEMORIAALBOEKINGEN: DIVERSE POSTEN... 46 4 JAARAFSLUITING: KOLOMMENBALANS... 53 Branche Uitgevers 4

1 Inleiding Aan de hand van de boekhouding bij Activas Woonzorg ga je kennismaken met het handmatig boekhouden. In deze inleiding wordt eerst de opzet van het boekhouden besproken. In het bronnenboek van het project Woonzorg Economie lees je wat een boekhouding is. En wat een balans is. Branche Uitgevers 5

2 Grootboek De balans is van een bepaald moment, een bepaalde datum. Bij iedere financiële verandering (mutatie), veranderen meerdere balansposten. Je zou dus na iedere transactie een nieuwe balans kunnen maken. Een paar voorbeelden van financiële transacties: 1. ontvangen en uitgeven van contant geld, 2. ontvangsten en betalingen via de bank of Postbank, 3. verkopen aan klanten waar je niet direct geld van krijgt, 4. inkopen die je niet direct betaald. Het maken van nieuwe balansen is geen handige oplossing. In plaats daarvan maken we van iedere balanspost een apart overzicht. Dit overzicht noemen we een grootboekrekening. Alle grootboekrekeningen bij elkaar noemt men het grootboek. Er zijn dus grootboekrekeningen van bezit, schuld en van eigen vermogen. Op zo n grootboekrekening noteren we eerst het bedrag wat op de balans staat. Dit noemt men het openen van het grootboek. Hier ze je aantal rekeningen. De debetbedragen van de balans worden debet ingevuld en de creditbedragen van de balans worden credit geboekt. Branche Uitgevers 6

Vervolgens noteren we iedere verandering in die bezitting, schuld of het eigen vermogen op de betreffende grootboekrekeningen. Dit gebeurt aan de hand van bepaalde regels. (gouden regels) Wordt een bezitting groter, dan komt dit aan de debetzijde van de grootboekrekening. Wordt een bezitting kleiner, dan komt dit credit. Wordt een schuld groter, dan komt dit aan de creditzijde van de grootboekrekening. Wordt een schuld kleiner, dan komt dit debet. Wordt het eigen vermogen groter, dan wordt dit aan de creditzijde van de grootboekrekening ingevuld. Bijvoorbeeld opbrengst verkopen. Wordt het eigen vermogen kleiner, dan komt dit debet. Bijvoorbeeld kosten en privé-opnamen. Als voorbeeld zie je hier een paar grootboekrekeningen Hoe dit allemaal precies in zijn werk gaat, leer je op de volgende pagina s. Branche Uitgevers 7

3 Financiële mutaties Activas Woonzorg is een dienstverlenend bedrijf. Het bedrijf levert onder andere de volgende diensten woningverhuur woningaanpassing klusjes onderhoud en storingen maaltijdservice vervoer servicedienst, waaronder wasservice, boodschappenservice, tuinonderhoud, huishoudelijke hulp medische dienst zorghotel: wanneer mensen na een ziekenhuisopname nog niet direct zelfstandig thuis kunnen wonen verpleging en verzorging thuiszorg Voor al die diensten moet natuurlijk worden betaald. De klanten krijgen hiervoor een rekening. Uiteraard heeft Activas Woonzorg ook veel uitgaven. Zij ontvangen dus veel facturen, die zij dan weer contant of per bank/postbank betalen. In de volgende pagina s wordt uitgelegd hoe je deze veranderingen in een handmatige boekhouding kunt vastleggen op de grootboekrekeningen. Verder leggen we uit wat men verstaat onder het coderen van boekstukken. Branche Uitgevers 8

3.1 Inkoopfacturen Op 5 februari krijgt de boekhouder van Activas Woonzorg de volgende factuur. Uit deze factuur blijkt dat Activas Woonzorg 500 diepvriesmaaltijden heeft ingekocht bij de firma Frigofood. Het factuurbedrag is 1.325,00 Deze rekening is nog niet betaald. Een leverancier aan wie nog moet worden betaald noemt men een crediteur. De schuld van Activas Woonzorg aan deze crediteur wordt groter. Volgens de boekingsregel van schuld moet de boekhouder dit aan de creditzijde van de grootboekrekening Crediteuren invullen. Als omschrijving gebruikt de boekhouder het boekstuknummer. Branche Uitgevers 9

Inkoopfacturen moet hij zelf nummeren, omdat iedere leverancier een eigen systeem gebruikt. Met de verschillende nummeringen van de leveranciers kan hij de facturen niet netjes op volgorde in zijn ordners bewaren. Hij nummert alle inkomende facturen met IF, gevolgd door het jaartal, het maandnummer en daarna met 001, 002, 003, enzovoort. Voor deze factuur gebruikt hij dus IF2005-02-001. De factuurprijs is inclusief 75,00 BTW. Activas Woonzorg betaalt de BTW dus aan leverancier Frigofood. Er zijn verschillende BTW-tarieven. Het hoog tarief is 19% en het laag tarief is 6%. Deze BTW kan aan het eind van het kwartaal worden teruggekregen van de belastingdienst. Maar dan moet het wel in de boekhouding genoteerd zijn. De boekhouder van Activas Woonzorg boekt de 75,00 BTW dan ook op de grootboekrekening 1611 BTW te vorderen laag (inkopen). De vordering op de belastingdienst is een bezitting. Deze bezitting wordt 75,00 groter. Daarom moet het BTW-bedrag aan de debetzijde worden ingevuld. Nu komt het moeilijkste gedeelte bij het boeken van een inkoopfactuur. Je moet namelijk goed kijken waar de factuur over gaat. Bij Activas Woonzorg kan dat o.a. zijn: voorraad: diepvriesmaaltijden, koffie, thee, koffiemelk, suiker, frisdranken, enzovoort worden door Activas Woonzorg op voorraad gehouden. Ze hebben daar eigen opslagruimten voor en leveren van hieruit weer aan de woonzorgcentra. Dit wordt geboekt op grootboekrekening 7000 Voorraad. verse maaltijden: deze worden door een externe keuken gemaakt en direct geleverd aan particulieren en zorgcentra. Dit boeken zij op grootboekrekening 8100 Inkoop verse maaltijden. kosten: Activas Woonzorg krijgt natuurlijk ook facturen voor allerlei kosten die zij maken, zoals gas, elektra, water, autokosten. Dit wordt geboekt op een kostenrekening in rubriek 4. Inventaris: zoals machines, bureaus, tafels, stoelen, kasten, enzovoort. Dit hoort thuis op grootboekrekening 0200 Inventaris. Op deze grootboekrekeningen boek je altijd het bedrag exclusief BTW. Want je moet wel het factuurbedrag betalen, maar omdat het uitgaven voor de zaak zijn, krijg je de BTW terug van de belastingdienst. Het kost je dus eigenlijk minder geld. De boekhouder boekt de diepvriesmaaltijden die gekocht zijn bij Frigofood dus op rekening 7000 Voorraad. Omdat dit een bezitting is en deze bezitting groter wordt, moet hij dit volgens de regel van bezit aan de debetzijde invullen. Branche Uitgevers 10

Coderen. Voordat de boekhouder alles in het grootboek zet, maak hij een notitie op de factuur. Hij schrijft op de factuur welke grootboekrekeningen er veranderen en aan welke kant. Dit noemt men coderen. Of je nu handmatig het grootboek invult, of je laat het door een boekhoudprogramma doen, eerst zal er een codering gemaakt moeten worden. Daarna vul je de grootboekrekeningen in. Bij een computerprogramma als Snelstart wordt automatisch het grootboek bijgewerkt. Voor het coderen gebruiken we het volgende schema. Voor de factuur die Activas Woonzorg van Frigofood ontvangt ziet de codering er zo uit: Samengevat: Een crediteur is iemand aan wie je nog moet betalen. Van iedere factuur die je ontvangt boek je het factuurbedrag credit bij Crediteuren, want de schuld wordt groter. De BTW die er op staat, boek je debet bij BTW te vorderen (hoog of laag). Het factuurbedrag exclusief BTW boek je dan debet op grootboekrekening waar het in de omschrijving op de factuur over gaat. Branche Uitgevers 11

Omdat het boeken in het grootboek eigenlijk niet meer is dan het overschrijven van de gegevens van de codering, kijken we in het vervolg vrijwel alleen maar naar de codering. Bij boekhouden met een computer moet je tenslotte ook kunnen coderen. Je moet weten waar het over gaat. De grootboekrekening zelf maakt de computer wel voor je. Het is natuurlijk wel belangrijk dat je het grootboek kunt lezen en kunt uitleggen. Activas Woonzorg ontvangt nog meer facturen. Kijk bij deze facturen goed waar het over gaat, een voorraadartikel, kosten, versartikelen, of misschien wel inventaris. Branche Uitgevers 12

3.2 Verkoopfacturen Activas Woonzorg levert verschillende diensten. Men kan maaltijden bestellen, hulpmiddelen huren, een zaaltje huren, huishoudelijke hulp inkopen, klusjes laten opknappen enzovoort. Als iemand iets inkoopt krijgt hij een rekening thuisgestuurd. Deze klanten van wie Activas Woonzorg dan nog geld tegoed heeft, noemt men debiteuren. Op 10 februari stuurt Activas Woonzorg de volgende factuur voor verse maaltijden aan mevrouw van Moergastel. Activas Woonzorg heeft zelf een kopie van de factuur. Uit de factuur blijkt dat Activas Woonzorg nog 35,99 tegoed heeft van mevr. van Moergastel. De boekhouder noteert dit op de grootboekrekening Debiteuren. Branche Uitgevers 13

Dit is een bezitting en deze bezitting wordt groter. Volgens de boekingsregels moet hij dus 35,99 op de rekening 1300 Debiteuren aan de debetzijde invullen. In het bedrag zit BTW. Activas Woonzorg ontvangt de BTW van mevr. van Moergastel. Deze BTW moet aan het eind van het kwartaal worden betaald aan de belastingdienst. Het moet dan ook in de boekhouding genoteerd zijn. De boekhouder van Activas Woonzorg boekt de BTW op de grootboekrekeningen 1601 BTW af te dragen laag. De schuld aan de belastingdienst wordt groter. Daarom moet het BTW-bedrag aan de creditzijde worden ingevuld. Het verschil tussen het bedrag wat Activas Woonzorg van mevr. van Moergastel ontvangt en de BTW die aan de belastingdienst moet worden betaald, is voor Activas Woonzorg opbrengst. Dit bedrag maakt Activas Woonzorg rijker. Het bedrijf krijgt meer eigen vermogen. Volgens de boekingsregel van het eigen vermogen moet de boekhouder dit aan de creditzijde van de grootboekrekening invullen. Maar omdat er dan veel verschillende boekingen op de rekening 0500 Eigen vermogen komen te staan, heeft hij geen inzicht meer in de kosten en opbrengsten. Daarom heeft hij een aantal aparte grootboekrekeningen gemaakt waar de veranderingen van het eigen vermogen op worden ingevuld. Deze rekeningen staan in rubriek 4 als het over kosten gaat. In rubriek 8 staan o.a. de grootboekrekeningen voor het boeken van de opbrengst. Je moet wel goed kijken welke opbrengstrekening je moet gebruiken. De opbrengst van de verse maaltijden komt dus in rubriek 8 en wel op de rekening 8600 Opbrengst verse maaltijden aan de creditzijde. Het factuurnummer wordt gebruikt als boekstuknummer. De codering die de boekhouder op de verkoopfactuur schrijft is dus Samengevat: Een debiteur is iemand van wie je nog geld krijgt. Van iedere factuur die je verstuurt boek je het factuurbedrag debet bij Debiteuren, want de bezitting wordt groter. De BTW die er op staat boek je credit bij BTW af te dragen (hoog of laag). Het factuurbedrag exclusief BTW boek je dan credit in rubriek 8 op een opbrengstrekening. Op de factuur ziet er dat als volgt uit. Branche Uitgevers 14

Daarna kan de boekhouder het grootboek bijwerken. Branche Uitgevers 15

3.3 Kasstukken Hebben we in de vorige paragraaf gezien hoe de boekhouder van Activas Woonzorg omgaat met de facturen, nu gaan we kijken hoe het met contante ontvangsten en uitgaven zit. Deze ontvangsten en uitgaven per kas zorgen natuurlijk voor een verandering in het kasgeld. De boekhouder moet hiervan ook altijd een bewijsstuk hebben. Dit noemt men de kasstukken. a. Kasstuk voor contante verkoop. Activas Woonzorg heeft een klein restaurant waar bewoners tegen een geringe vergoeding kunnen eten. Daarnaast is er een kleine winkel met artikelen voor de eerste levensbehoefte. Natuurlijk wordt hier contant afgerekend. Dit kan met chartaal geld (munten en bankbiljetten), maar ook met een pinpas. Iedere week wordt er een overzicht gemaakt van de ontvangsten, zodat de boekhouder het keurig netjes kan verwerken. Hieronder zie je een overzicht van de opbrengst van week 4. Branche Uitgevers 16

Door de ontvangst komt er meer geld in de kas. De bezitting kasgeld wordt groter. Volgens de regel van bezit vult de boekhouder dit aan de debetzijde van de grootboekrekening 1000 Kas in. In de opbrengst zit BTW. Activas Woonzorg ontvangt de BTW van de klanten. Deze BTW moet aan het eind van het kwartaal worden betaald aan de belastingdienst. Het moet dan ook in de boekhouding genoteerd zijn. De boekhouder van Activas Woonzorg boekt de BTW op de grootboekrekeningen 1601 BTW af te dragen laag en 1602 BTW af te dragen hoog. De schuld aan de belastingdienst wordt groter. Daarom moet het BTW-bedrag aan de creditzijde worden ingevuld. Het verschil tussen het bedrag wat van de klanten is ontvangen en de BTW die aan de belastingdienst moet worden betaald, is voor Activas Woonzorg opbrengst. Dit bedrag maakt Activas Woonzorg rijker. Zij krijgen meer eigen vermogen. Volgens de boekingsregel van het eigen vermogen moet de boekhouder dit aan de creditzijde van de grootboekrekening invullen. Maar omdat er dan veel verschillende boekingen op de rekening 0500 Eigen vermogen komen te staan, heeft hij geen inzicht meer in de kosten en opbrengsten. Daarom heeft hij een aantal aparte grootboekrekeningen gemaakt waar de veranderingen van het eigen vermogen op worden ingevuld. Deze rekeningen staan in rubriek 4 als het over kosten gaat en in rubriek 8 staan o.a. de grootboekrekeningen voor het boeken van de opbrengst. Branche Uitgevers 17

De opbrengst van de winkelverkopen komen dus in rubriek 8 en wel op de rekeningen 8500 Opbrengst voorraadartikelen (hoog) en 8550 Opbrengst voorraadartikelen (laag) aan de creditzijde. De codering die de boekhouder op het kasstuk voor de winkelverkopen schrijft is dus Let op het boekstuknummer. Het is een kasstuk (K) in de maand februari (02) en het is het eerste (001) kasstuk. Samengevat: Bij het kasstuk over winkelverkopen boek je het totaalbedrag debet bij Kas, want de bezitting wordt groter. De BTW die er op staat, boek je credit bij BTW af te dragen (hoog of laag) De rest is je opbrengst en komt dus credit op een grootboekrekening voor opbrengst. Op het weekoverzicht van ziet het er dan zo uit. Branche Uitgevers 18

Daarna kan de boekhouder alles op de grootboekrekeningen invullen. Branche Uitgevers 19

Maar de boekhouder is nog niet klaar met dit boekstuk. Je ziet dat er ook is betaald met een pinpas. Dit betekent dat dit geld dus niet echt in de kassa zit, maar automatisch bij de bankrekening is geboekt. Het gevolg is dat de boekhouder te veel heeft geboekt op de grootboekrekening Kas. Hij moet hier weer een bedrag van afboeken, want er is namelijk 283,00 naar de bank gegaan. De bezitting kas wordt kleiner, dus wordt dit aan de creditkant ingevuld. Het geld is dan wel naar de bank gegaan, maar voor de boekhouder is het pas officieel bijgeschreven wanneer het dagafschrift van de bank met de post binnenkomt. Dit duurt enige tijd. Het geld is dus eigenlijk nog onderweg van kas naar bank. Daarom boekt hij het bedrag van 283,00 debet op rekening 2000 Geld onderweg. De codering die de boekhouder op het kasstuk voor de winkelverkopen er nog bij zet is dus De complete codering van het weekoverzicht is Branche Uitgevers 20

Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. b. Kasstuk voor contante ontvangst van debiteur. Als iemand een servicedienst koopt bij Activas Woonzorg, krijgt hij hiervan een rekening. Sommige klanten komen deze rekening contant betalen bij het loket van Activas Woonzorg Woonzorg. Zo komt op 22 februari dhr. Jongenelen 15,86 betalen, omdat hij een factuur heeft ontvangen voor broodmaaltijden. Het gaat om factuurnummer VF2005-02-059 De boekhouder geeft de dhr. Jongenelen een ontvangstbewijs en noteert het ook voor zichzelf als geheugensteuntje. Vroeger schreef hij een kwitantie uit, maar Branche Uitgevers 21

tegenwoordig print de computer een bonnetje; 1 voor de klant en 1 voor de ontvanger. Door ontvangst van het geld komt er meer geld in de kas. De bezitting Kas wordt groter en volgens de gouden boekingsregels moet dit dus aan de debetzijde worden ingevuld. Toen de factuur werd verstuurd aan de familie Jongenelen heeft de boekhouder het factuurbedrag ingevuld op de grootboekrekening Debiteuren. Nu wordt deze vordering minder; er is minder geld tegoed van klanten. De bezitting Debiteuren wordt kleiner en moet dus aan de creditzijde worden ingevuld. Op het bonnetje komt dan de volgende codering Bon met codering Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. Branche Uitgevers 22

c. Kasstuk voor contante betaling aan een crediteur. In een enkel geval betaalt Activas Woonzorg een ontvangen factuur contant. Zo gaat hij op 24 februari naar de kantoorboekhandel om de hoek om een bedrag van 32,43 te betalen. Een medewerker had daar een week eerder wat enveloppen gekocht en later was daar een rekening van binnengekomen (IF2005-02-008). De boekhouder ontvangt een bewijs van betaling. Dit kan een kwitantie zijn, maar ook een geprint bonnetje uit de computer. Door betaling van het geld wordt het kasgeld minder. De bezitting Kas wordt kleiner en volgens de boekingsregels moet dit dus aan de creditzijde worden ingevuld. Toen de factuur werd ontvangen is het factuurbedrag ingevuld op de grootboekrekening Crediteuren aan de creditzijde. De schuld wordt nu kleiner en moet dus aan de debetzijde van de grootboekrekening Crediteuren worden ingevuld. Op het bonnetje komt dan de volgende codering Bon met codering Branche Uitgevers 23

Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. d. Kasstuk voor contante betaling van kosten. Soms worden er door medewerkers van Activas Woonzorg contante uitgaven gedaan. Zij leveren het bonnetje in bij de boekhouder en zij ontvangen hun geld dan terug, of zij krijgen contant geld mee uit de kas om de aankoop te doen. Op 14 februari wordt er 89,25 uitgegeven voor cartridges voor de kleurenprinter. De boekhouder ontvangt dan de kassabon als bewijs van betaling. Branche Uitgevers 24

Door betaling van het geld wordt het kasgeld minder. De bezitting Kas wordt kleiner en volgens de boekingsregels moet dit dus aan de creditzijde worden ingevuld. De prijs is inclusief 14,25 BTW. Activas Woonzorg betaalt de BTW dus aan de winkelier. Deze BTW kan aan het eind van het kwartaal worden teruggekregen van de belastingdienst. Maar dan moet het wel in de boekhouding staan. De boekhouder van Activas Woonzorg boekt de 14,25 BTW dan ook op de grootboekrekening 1612 BTW te vorderen hoog (inkopen). De vordering op de belastingdienst is een bezitting. Deze bezitting wordt 14,25 groter. Daarom moet het BTW-bedrag aan de debetzijde worden ingevuld. Nu komt het moeilijkste gedeelte bij het boeken van de uitgave. Je moet namelijk goed kijken waarvoor je hebt betaald. Bij Activas Woonzorg kan dat o.a. zijn: voorraad: diepvriesmaaltijden, koffie, thee, koffiemelk, suiker, frisdranken, enzovoort worden door Activas Woonzorg op voorraad gehouden. Ze hebben Branche Uitgevers 25

daar eigen opslagruimten voor en leveren van hieruit weer aan de woonzorgcentra. Dit wordt geboekt op grootboekrekening 7000 Voorraad. verse maaltijden: deze worden door een externe keuken gemaakt en direct geleverd aan particulieren en zorgcentra. Dit boeken zij op grootboekrekening 8100 Inkoop verse maaltijden. kosten: Activas Woonzorg krijgt natuurlijk ook facturen voor allerlei kosten die zij maken, zoals gas, elektra, water, autokosten. Dit wordt geboekt op een kostenrekening in rubriek 4. Inventaris: zoals machines, bureaus, tafels, stoelen, kasten, enzovoort. Dit hoort thuis op grootboekrekening 0200 Inventaris. De cartridges worden op het kantoor gebruikt en zijn de kosten voor Activas Woonzorg. De boekhouder boekt deze kosten op rekening 4400 Administratiekosten aan de debetzijde. Op het bonnetje komt dan de volgende codering. De bon met codering Branche Uitgevers 26

Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. Branche Uitgevers 27

e. Kasstuk voor contante privé-uitgaven. Uitgaven voor privé komen bij Activas Woonzorg niet voor. Bij kleinere onderneming gebeurt dit regelmatig. Daarom hebben zij in het rekeningschema een aparte grootboekrekening om deze uitgaven te noteren. Rekening 0550 Privé. Het is belangrijk om de privé-uitgaven op te schrijven. Zij tellen namelijk niet mee voor het berekenen van de winst. Als je dit wel zou doen, dan wordt de winst lager en dan betaal je te weinig belasting. Verder is het zo, dat je de BTW die je betaalt op privé-uitgaven niet kunt terugvragen van de belastingdienst. Deze BTW mag je dus niet boeken op de grootboekrekening BTW te vorderen laag (of hoog). Hoe ga dan in de boekhouding om met de privé-uitgaven? Als je bijvoorbeeld op 3 februari 114,99 uitgeeft nieuwe schoenen en er zit dan 18,36 BTW in, dan boek je het hele bedrag credit bij kas, want de bezitting Kas wordt kleiner. Het is een privé-uitgave, dus de BTW krijg je niet terug. Het hele bedrag komt dan ook debet op de grootboekrekening 0550 Privé Kassabon De codering is dan als volgt: Branche Uitgevers 28

De bon met codering Daarna kan de boekhouder het grootboek bijwerken. f. Kasstuk voor storting of opname kasgeld bij de (Post)bank. Bij Activas Woonzorg wordt contant geld in de kluis bewaard. 1x Per week gaat de boekhouder met een hoeveelheid geld naar de bank en stort het dan op de bankrekening. Zo ook op 25 februari. Hij brengt 2.500,00 naar de bank. Hij vult hiervoor een stortingsformulier in en doet het geld in een envelop. Branche Uitgevers 29

Uiteraard moet dit in de boekhouding worden vastgelegd. De hoeveelheid kasgeld neemt af, dus moet dit credit worden ingevuld. Het geld is dan wel naar de bank gegaan, maar voor de boekhouder is het pas officieel bijgeschreven wanneer het dagafschrift van de bank met de post binnenkomt. Dit duurt enige tijd. Het geld is dus eigenlijk nog onderweg van kas naar bank. Daarom boekt hij het bedrag van 2.500,00 debet op rekening 2000 Geld onderweg. De codering hiervoor luidt: Branche Uitgevers 30

De codering op het stortingsformulier is: De verwerking in het grootboek: Branche Uitgevers 31

Omgekeerd komt het ook wel eens voor dat de boekhouder naar de bank toe moet om kasgeld op te halen. Op 28 februari gaat haalt hij 1.000,00 van de Postbank voor aanvulling van het kasgeld. Hij krijgt dan een opnamebewijs. Uiteraard moet ook dit in de boekhouding worden genoteerd. De hoeveelheid kasgeld neemt toe, dus moet dit debet worden ingevuld. Het geld is dan wel van de Postbank gehaald, maar voor de boekhouder is het pas officieel afgeschreven wanneer het dagafschrift van de Postbank met de post binnenkomt. Dit duurt enige tijd. Het geld is dus eigenlijk nog onderweg van Postbank naar kas. Daarom boekt hij het bedrag van 1.000,00 credit op rekening 2000 Geld onderweg. De codering hiervoor is: De codering op het stortingsformulier is: Branche Uitgevers 32

De verwerking in het grootboek is: Branche Uitgevers 33

3.4 (Post)bankstukken In deze paragraaf komen de afschriften aan de orde die Activas Woonzorg van de bank en Postbank ontvangt. De boekhouder gebruikt deze afschriften als boekstuk. Het let natuurlijk goed op dat hij het juiste afschrift bij de juiste bank noteert. a. Afschrift van de (Post)bank: ontvangst van debiteur. Als iemand een servicedienst koopt bij Activas Woonzorg Woonzorg, krijgt hij hiervan een rekening. De meeste klanten betalen deze factuur via hun bankrekening. Zo staat er op afschrift 3 van de Postbank een ontvangst van Zorgcentrum Wiekenhoof van 2.150,00. Zij hebben in januari een rekening ontvangen voor afgenomen diensten. Door ontvangst van het geld komt er meer geld op de Posbankrekening. De bezitting Postbank wordt groter en volgens de gouden boekingsregels moet dit dus aan de debetzijde worden ingevuld. Toen de factuur werd verstuurd aan Wiekenhoof heeft de boekhouder het factuurbedrag ingevuld op de grootboekrekening Debiteuren. Nu wordt deze vordering minder; er is minder geld tegoed van klanten. De bezitting Debiteuren wordt kleiner en moet dus aan de creditzijde worden ingevuld. Branche Uitgevers 34

Op het afschrift komt dan de volgende codering: Afschrift met codering Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. Branche Uitgevers 35

b. Afschrift van de (Post)bank: betaald aan crediteur. Ontvangen facturen betaald Activas Woonzorg bij voorkeur via de bank of Postbank. Zo staat er op afschrift 192 van de bank dat er op 22 februari aan Energiebeheer 1.428,00 is betaald over de maand februari. Door betaling van het geld wordt het tegoed op de bankrekening minder. De bezitting Bank wordt kleiner en volgens de boekingsregels moet dit dus aan de creditzijde worden ingevuld. Toen de factuur werd ontvangen is het factuurbedrag ingevuld op de grootboekrekening Crediteuren aan de creditzijde. De schuld wordt nu kleiner en moet dus aan de debetzijde van de grootboekrekening Crediteuren worden ingevuld. Op het afschrift komt dan de volgende codering: Bon met codering Branche Uitgevers 36

Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. c. Afschrift van de (Post)bank: automatische afschrijving van kosten. De nota van het waterbedrijf wordt door Activas Woonzorg per incasso betaald. Dit betekent dat iedere maand automatisch het bedrag voor het waterbedrijf wordt afgeschreven. Op het afschrift van de bank zie je dat er 784,40 wordt afgeschreven. Branche Uitgevers 37

Door betaling van het geld wordt de bankrekening kleiner. De bezitting Bank wordt kleiner en volgens de boekingsregels moet dit dus aan de creditzijde worden ingevuld. De prijs is inclusief 44,40 BTW. Activas Woonzorg betaalt de BTW dus aan het waterbedrijf. Deze BTW kan aan het eind van het kwartaal worden teruggekregen van de belastingdienst. Maar dan moet het wel in de boekhouding staan. De boekhouder van Activas Woonzorg boekt de 44,40 BTW dan ook op de grootboekrekening 1611 BTW te vorderen laag (inkopen). De vordering op de belastingdienst is een bezitting. Deze bezitting wordt 44,40 groter. Daarom moet het BTW-bedrag aan de debetzijde worden ingevuld. Nu komt het moeilijkste gedeelte bij het boeken van de uitgave. Je moet namelijk goed kijken wat voor kosten je hebt betaald. De uitgaven voor het water zijn de kosten voor Activas Woonzorg. De boekhouder boekt deze kosten op rekening 4600 Huisvestingskosten aan de debetzijde. Op het afschrift komt dan de volgende codering: Het afschrift met de codering Branche Uitgevers 38

Daarna kan de boekhouder het grootboek bijwerken. Branche Uitgevers 39

d. Afschrift van de (Post)bank: privé-uitgaven. Uitgaven voor privé komen bij Activas Woonzorg niet voor. Bij kleinere onderneming gebeurt dit regelmatig. Daarom hebben zij in het rekeningschema een aparte grootboekrekening om deze uitgaven te noteren. Rekening 0550 Privé. Het is belangrijk om de privé-uitgaven op te schrijven. Zij tellen namelijk niet mee voor het berekenen van de winst. Als je dit wel zou doen, dan wordt de winst lager en dan betaal je te weinig belasting. Verder is het zo, dat je de BTW die je betaalt op privé-uitgaven niet kunt terugvragen van de belastingdienst. Deze BTW mag je dus niet boeken op de grootboekrekening BTW te vorderen laag (of hoog). Hoe ga dan in de boekhouding om met de privé-uitgaven? Als op afschrift 5 van de Postbank op 18 februari 32,50 wordt afgeschreven voor het abonnement van tijdschrift EigenBoot, dan boek je dit credit op de grootboekrekening, want de bezitting Postbank wordt kleiner. Het is een privé-uitgave, eventuele BTW krijg je niet terug. Het hele bedrag komt dan ook debet op de grootboekrekening 0550 Privé. De codering is dan als volgt: Het afschrift met de codering. Branche Uitgevers 40

Daarna kan de boekhouder het grootboek invullen. e. Afschrift van de (Post)bank: storting of opname kasgeld. Bij Activas Woonzorg wordt contant geld in de kluis bewaard. 1x Per week gaat de boekhouder met een hoeveelheid geld naar de bank en stort het dan op de bankrekening. Na enige dagen komt het bankafschrift binnen waar de storting op staat vermeld. Branche Uitgevers 41

Dit afschrift is voor de boekhouder het boekstuk om de verandering in de boekhouding vast te leggen. Het banksaldo neemt met 1.300,00 toe, dus moet dit debet worden ingevuld. Toen het geld is weggebracht, heeft de boekhouder dit tijdelijk geparkeerd op de grootboekrekening 2000 Geld onderweg. Nu kan het daar weer worden afgeboekt. Daarom boekt hij het bedrag van 1.300,00 debet op rekening 2000 Geld onderweg. De codering hiervoor is: De codering op het afschrift Branche Uitgevers 42

De verwerking in het grootboek Omgekeerd komt het ook wel eens voor dat de boekhouder naar de bank toe moet om kasgeld op te halen. Op afschrift 4 van de Postbank staat op 8 februari een kasopname van 500,00. Branche Uitgevers 43

Uiteraard moet ook dit in de boekhouding worden genoteerd. Het saldo bij de Postbank neemt af, dus moet dit credit worden ingevuld. Toen het geld is opgenomen, heeft de boekhouder dit tijdelijk geparkeerd op de grootboekrekening 2000 Geld onderweg. Nu kan het daar weer worden afgeboekt. Daarom boekt hij het bedrag van 500,00 debet op rekening 2000 Geld onderweg. De codering hiervoor is: De codering op het afschrift Branche Uitgevers 44

De verwerking in het grootboek Branche Uitgevers 45

3.5 Memoriaalboekingen: diverse posten Er is een aantal veranderingen die de boekhouder niet kan plaatsen onder de inkoopen verkoopfacturen, of onder kas- en bankstukken. Deze overige posten hebben iedere hun eigen codering. Voorbeelden hiervan zijn de kostprijsboeking, de BTW afdracht en de afschrijving op duurzame productiemiddelen. a. kostprijsboeking De winkelverkopen leveren een opbrengst. De producten heeft Activas Woonzorg eerst zelf ingekocht. Op dat moment werd de voorraad gedebiteerd, want de voorraad werd meer. Wanneer je verkoopt, wordt deze voorraad minder. Omdat in de boekhouding vast te leggen wordt er bij Activas Woonzorg eens per maand een overzicht van de kostprijs van de winkelverkopen uitgeprint. Hoe moet je dit nu verwerken? Op het moment van de verkoop is de voorraad wel minder geworden, maar dit is niet in de boekhouding vastgelegd. De grootboekrekening Voorraad werd toen niet gecrediteerd. Dat moet dus nu alsnog gebeuren. De boekhouder boekt dus 800,00 aan de creditzijde. De producten hebben dus geld gekost. Dit wordt genoteerd op de grootboekrekeningen kostprijs voorraadartikelen aan de debetzijde. Er wordt een splitsing gemaakt naar de verschillende BTW-percentages. De codering die de boekhouder maakt: Branche Uitgevers 46

De codering op de computeruitdraai: De verwerking in het grootboek: Branche Uitgevers 47

b. BTW-afdracht Per periode moet met de belastingdienst de BTW worden afgerekend. De boekhouder vult een aangiftebiljet in. Daarop vermeldt hij hoeveel BTW Activas Woonzorg heeft ontvangen van de klanten door het verkopen van producten en het leveren van diensten. Ook vult hij in hoeveel BTW Activas Woonzorg heeft betaald bij aankoop van producten en bij het betalen van kosten. Deze gegevens komen uit de boekhouding. Alles staat genoteerd op de grootboekrekeningen BTW af te dragen en BTW te vorderen. De computer maakt er een overzicht van. De BTW-rekeningen 1601 BTW af te dragen laag, 1602 BTW af te dragen hoog, 1611 BTW te vorderen laag en 1612 BTW te vorderen hoog moeten worden leeg geboekt. Dit betekent dat er per saldo niets meer op staat. De boekhouder doet dit door debetrekeningen (bezit) te crediteren en creditrekeningen (schuld) te debiteren. Het verschil moet worden afgerekend met de belastingdienst. Dit schrijft hij op grootboekrekening 1620 BTW afdracht. De codering die hij maakt is de volgende. Branche Uitgevers 48

De computeruitdraai met de codering. Na verwerking in het grootboek zien de grootboekrekeningen er zo uit. Branche Uitgevers 49

c. Afschrijving op duurzame productiemiddelen Alle bezittingen die langere tijd mee gaan en enige waarde hebben staan op de balans genoteerd. Bijvoorbeeld het gebouw, de auto s en de inventaris. Deze bezittingen worden door het gebruik minder waard. Iedere periode wordt bij Activas Woonzorg deze waardevermindering in de boekhouding vastgelegd. Dit noemt men afschrijven. Verwar dit niet met afschrijven van je bankrekening. De boekhouder noteert alleen dat de bezittingen minder waard worden. Dit zijn kosten voor het bedrijf en dus noteert hij ook deze kosten in de boekhouding. Het bedrijf heeft daardoor minder winst en betaalt dan ook weer minder belasting. Branche Uitgevers 50

De bezittingen worden minder waard, dus volgens de gouden boekingsregels moet dit aan de creditzijde worden ingevuld. De kosten maken het bedrijf armer. Het eigen vermogen wordt dus minder. De boekhouder boekt deze kosten op een speciale grootboekrekening. Rekening 4800 Afschrijvingskosten wordt gedebiteerd voor het totaalbedrag van 4.500,00 De codering is als volgt: De computeruitdraai met de codering: Branche Uitgevers 51

Nadat het grootboek is bijgewerkt ziet het er zo uit. Branche Uitgevers 52

4 Jaarafsluiting: kolommenbalans Zoals in de inleiding van deze handleiding is verteld worden de grootboekrekeningen gebruikt om alle mutaties van een heel jaar te registreren. Aan het eind van het jaar gaat de boekhouder vanuit het grootboek de resultatenrekening en een nieuwe balans maken, zodat hij een goed overzicht krijgt over het afgelopen jaar. Hij maakt hierbij gebruikt van een kolommenbalans. Hij begint met het optellen van alle grootboekrekeningen. Als voorbeeld Hij noteert de totalen in een zogenaamde Proefbalans. Branche Uitgevers 53

Zoals je ziet is de proefbalans in evenwicht. Dit betekent dat er bij het boeken van de coderingen in het grootboek in ieder geval evenveel debet als credit is geboekt. Daarna gaat hij van iedere grootboekrekening het saldo bepalen. Hij rekent het verschil uit tussen de debet- en creditzijde. De verschillen schrijft hij in de Saldibalans Branche Uitgevers 54

Ook de saldibalans is in evenwicht. De derde stap is het maken van de resultatenrekening. Hij kijkt naar de grootboekrekeningen van kosten en opbrengsten. Deze staan in rubriek 4 en 8. Deze bedragen schrijft hij in een aparte kolom. Bovendien rekent hij uit of er verlies is geleden of winst is gemaakt. Het verschil schrijft hij in de kolom met het laagste totaalbedrag. 1. Hij neemt een kladblaadje 2. Telt de opbrengstenkolom op 2.241.590,00 3. Telt de kostenkolom op 2.113.990,00 4. Trek beide bedragen van elkaar af 127.600,00 Het verschil schrijft hij in de kolom met het laagste totaalbedrag. Daarna telt hij beide kolommen weer op en zijn gelijk aan elkaar. Branche Uitgevers 55

Als laatste gaat hij de eindbalans maken. Hij kijkt naar de waarde van de bezittingen en schulden in de saldibalans en schrijft op de nieuwe balans. Alleen het eigen vermogen moet hij nog uitrekenen, want dit is veranderd doordat er winst is gemaakt. Nadat hij de bezittingen en schulden heeft ingevuld in de eindbalans telt hij beide kolommen op en rekent het verschil uit. 1. Hij neemt weer een kladblaadje 2. Telt de bezittingen op 1.174.761,00 3. Telt de schulden op 656.161,00 4. Trek beide bedragen van elkaar af 518.600,00 Dit is het nieuwe eigen vermogen. Dat vult hij aan de creditkant in bij rekening 0500 Eigen vermogen. Branche Uitgevers 56

De resultatenrekening en de eindbalans schrijft hij tenslotte in een beter leesbaar overzicht. Branche Uitgevers 57

Je hebt nu de hele boekingsgang doorlopen. Van beginbalans tot en met eindbalans. Met een computerprogramma zoals Snelstart wordt heel wat werk uit je handen genomen. Zo hoef je bijvoorbeeld helemaal geen grootboekrekeningen en kolommenbalans meer te maken. Daartegenover staat dat je wel moet weten hoe zo n programma werkt en dat je weet hoe je gegevens uit de computerboekhouding kunt halen. Die computeruitdraaien moet je dan ook wel kunnen lezen. Daarbij kun je de theorie over het handmatig boekhouden goed gebruiken. Branche Uitgevers 58