WeCloudit Hosted telefooncentrale U bent klant van WeCloudit en u heeft inloggegevens ontvangen om zelf uw telefooncentrale te beheren. Dit document is gemaakt om u wegwijs te maken in een groot scala aan functionaliteiten. Waarschijnlijk zult u niet alle functionaliteiten gebruiken van de centrale, als u instellingen wilt wijzigingen waarvan u niet precies weet hoe het moet, neem dan alstublieft contact op met één van onze medewerkers.
Hoofdscherm Afbeelding 1 geeft een overzicht weer van de eerste pagina van de hosted telefooncentrale. Standaard staat het tabblad users geselecteerd. Hier kunt u de informatie van de organisatie wijzigen (bijvoorbeeld het wachtwoord waarmee u inlogt op de centrale). Afbeelding 1. Naamgeving We hanteren een gestandaardiseerde logische naamgeving. Om zo efficiënt mogelijk te werken. De naamgeving ziet er als volgt uit. - Klantnaam Functie Extensienummer Afbeelding 2. geeft de naamgeving weer van een wachtrij van WeCloudit (afgekort WCI). Afbeelding 2.
Organisatie informatie In het hoofdscherm (van de users) ziet u een tab staan met Edit Organisation. U kunt erop klikken om de account informatie te openen en aan te passen, zie afbeelding 3. Afbeelding 3. Er verschijnt een nieuw venster. Afbeelding 4 geeft een voorbeeld aan van de organisatie informatie van WeCloudit. Hier kunt u uw adres en contactgegevens aanpassen. Bij password kunt u het wachtwoord aanpassen dat u gebruikt om in te loggen in uw account van onze telefooncentrale. Ons wachtwoordbeleid stelt de volgende eisen: - Tenminste vijf tekens - Minimaal één kleine letter - Minimaal één hoofdletter - Minimaal één cijfer - Minimaal één vreemd karakter Als u uw wachtwoord wijzigt, zorg er dan voor dat u deze op een veilige plek bewaart en dit beslist niet laat rondslingeren. Afbeelding 4.
Voicemail instellingen Op het userniveau kunt u de volgende instellingen wijzigen - Voicemail instellingen - Fax instellingen - Naamgeving van de user aanpassen Om instellingen in de voicemail te maken, openen we eerst de user waarop de voicemail binnenkomt. Dit is doorgaans extensie 201, het kan zijn dat uw extensienummers niet overeenkomen en/ of dat u niet weet op welke extensie de voicemail binnenkomt, neem dan contact op met één van onze medewerkers. We openen de user waarop de voicemail binnenkomt door te klikken op de naam van de extensie (zie afbeelding 5). Afbeelding 5. Let op! Als u het e-mail adres wilt wijzigen waarop de voicemail binnenkomt dan is de beschrijving op pagina 6 op u van toepassing. Echter als u nog geen gebruik maakt van onze voicemailfunctionaliteit dan dient u dit eerst via de e-mail aan te vragen bij WeCloudit.
E-mail voicemail instellen Als u de user opent dan verschijnt het volgende menu. Afbeelding 6. Om het e-mailadres aan te passen waar de voicemail naar toe wordt ge-e-maild opent u het tabblad Edit User. Afbeelding 7. Het volgende menu verschijnt, zie afbeelding 8. Afbeelding 8. U kunt hier het e-mailadres opgeven/wijzigen waar u wilt dat de voicemail naartoe e-mailt.
Voicemails Om uw voicemails online te bekijken of af te luisteren, dient u het menu te openen op userniveau. Linksboven in beeld klikt u op Users (zie afbeelding 9.) Afbeelding 9. Een nieuwe pagina laadt, zie afbeelding 10. Afbeelding 10. Om online uw voicemails te bekijken of af te luisteren opent u het tabblad Mailbox (afbeelding 11). Afbeelding 11. Het volgende menu opent zich vervolgens (afbeelding 12).
Afbeelding 12. In bovenstaand voorbeeld ziet u dat er twee voicemailberichten beschikbaar zijn. U kunt deze online afspelen door op de play knop te klikken (hiervoor is een plug-in nodig). U kunt het geluidsbestandje ook downloaden en vervolgens lokaal afspelen.
Voicemailbandje Om uw voicemail bandje aan te passen dient u naar het tabblad Extensions te gaan (afbeelding 13). Afbeelding 13. Het menu met de extensies verschijnt dan (afbeelding 14). Afbeelding 14. Om het voicemailbandje aan te passen, opent u de voicemail extensie (201 in het voorbeeld) door op de naam te klikken. Een nieuw menu opent zich vervolgens (afbeelding 15). Afbeelding 15.
Open vervolgens het volgende tabblad Voicemail Greetings (afbeelding 16). Afbeelding 16. In het menu (afbeelding 17) kunt u het voicemailbandje aanpassen. U kunt het verwijderen door het checkboxje aan te vinken en vervolgens te verwijderen door op Remove Selected te klikken. U kunt een nieuw bandje uploaden door op Browse te klikken. Zorg er voor dat Greeting type op Unavailable staat. Om uw bewerking op te slaan, druk op OK. Afbeelding 17.
Fax instellingen Het online bekijken van de faxberichten en het aanpassen van het e-mailadres waar de faxen naartoe ge-e-maild worden, stellen we op een vergelijkbare manier in als bij de voicemail. Om instellingen in de fax te wijzigen kun u via het tabblad users de betreffende user openen (in dit geval de fax, afbeelding 18). Afbeelding 18.
Inkomende Faxen Als u op de gebruiker Fax klikt, dan opent er een nieuw menu (afbeelding 19). Afbeelding 19. Als u het e-mailadres wilt wijzigen waar faxen op binnenkomen, open dan het tabblad Edit User (afbeelding 20). Afbeelding 20. Er opent zich wederom een nieuw menu (afbeelding 21). U stelt net als bij de voicemailinstellingen het e-mailadres in waarop u de inkomende faxberichten wilt laten verzenden. Afbeelding 21.
Uitgaand Faxen U kunt niet vanaf elk e-mail adres standaard faxberichten versturen. Dit dient u eerst in de centrale op te geven. Wilt u vanaf andere e-mail adressen faxen kunnen versturen dan kunt u deze als volgt toevoegen: Linksboven op de pagina klikt u op Extensions (afbeelding 22). Afbeelding 22. Het volgende menu opent zich (afbeelding 23), u kunt hier de extensies zien en onder welke users deze draaien. Tevens ziet u hier de status van de extensies. Als het toestel aangemeld is op de centrale dan staat hier Online. U kunt de instellingen van de faxextensie openen door op de extensie te klikken. Afbeelding 23.
Het menu van afbeelding 24 opent zich vervolgens. Afbeelding 24. Als u e-mail adressen wilt wijzigen of toevoegen om uitgaand te faxen dan opent u het tabblad Phone Terminal Setup (afbeelding 25). Afbeelding 25. Het menu opent (afbeelding 26). Afbeelding 26. Accept fax from email/domain: U kunt hier het e-mailadres invullen (of wijzigen) waar u vandaan wilt kunnen faxen (druk op het plusje of het minnetje om regels toe te voegen of te verwijderen).
Fax online bekijken Om de fax online te bekijken, klikt u op Users op de linkerkant van de pagina (afbeelding 27). Afbeelding 27. Het scherm met het overzicht van alle users opent zich vervolgens (afbeelding 28). Afbeelding 28.
U opent de fax gebruiker door wederom op de naam van de gebruiker te klikken (fax 301). Een nieuw scherm opent zich vervolgens (afbeelding 29). Afbeelding 29. Om alle ontvangen faxberichten te zien, klik dan op Fax Center (afbeelding 30). Afbeelding 30. U ziet in afbeelding 31. de binnengekomen faxen. De faxen zijn gesorteerd op ontvangstdatum. U kunt een faxbericht openen door op de afzender te klikken op de linkerkant van de pagina. Er download dan een.pdf bestand in uw browser. Afbeelding 31.
Wachtrijen Een wachtrij kan gekoppeld worden aan binnenkomende lijnen, verschillende gebruikers kunnen in de wachtrij worden toegevoegd. Gebruikers kunnen als volgt aan de wachtrij worden toegevoegd: Aan de linkerkant van de webpagina klikken we op extensies (afbeelding 32). Afbeelding 32. Het inmiddels bekende scherm met de beschikbare extensies opent zich vervolgens (afbeelding 33). Afbeelding 33. We openen de wachtrij door op de naam van de extensie te klikken (in dit geval Wachtrij 901 ). Het volgende scherm opent zich vervolgens (afbeelding 34). Afbeelding 34.
Gebruikers toevoegen We voegen gebruikers (Agents) toe aan de wachtrij (Queue) door het tabblad Queue Agents te openen (afbeelding 35). Afbeelding 35. Zoals u in afbeelding 36 kunt zien, zijn er nog geen Queue Agents aangemeld. Afbeelding 36. Er zijn twee manieren om een Agent toe te voegen. Dit kan een Local Agent (vast toestel) zijn of een Remote Agent (mobiel nummer). Lokaal Een Local Agent voegen we als volgt toe, klik op Add Local Agent (afbeelding 37). Afbeelding 37.
Vervolgens opent er een scherm vergelijkbaar met afbeelding 38. Afbeelding 38. Bij Enroll agent kunnen we de extensie selecteren die we aan de wachtrij willen toevoegen. Bij Require authorization to connect to queue kunnen we het vinkje uitzetten om de gebruiker niet te verplichten om een PIN-code te gebruiken bij het inloggen in een wachtrij. Druk op OK om de gebruiker aan de wachtrij toe te voegen. Remote Het toevoegen van een Remote Agent gaat vergelijkbaar als het toevoegen van een Local Agent. Klik op Add Remote Agent (afbeelding 39). Afbeelding 39.
Afbeelding 40. De verplichte velden (afbeelding 40) zijn gemarkeerd met een *, deze dienen ingevuld te worden. De belangrijkste zullen kort toegelicht worden: - Name; Een naam die aan de Remote Agent kan worden gegeven. - Agent ID; Een unieke waarde dient hier op gegeven te worden (een willekeurige reeks cijfers). - Require authorization to connect to queu; Net als bij Add Local Agent kunt u deze waarde uitschakelen om de gebruiker niet te veplichten om een wachtwoord op te geven. Als we Agents hebben toegevoegd, lokaal en/ of remote dan dienen deze nog aangemeld te worden. Afbeelding laat een bestaande queue zien de laatste rij State geeft aan of een gebruik al dan niet is aangemeld voor de wachtrij. Om een gebruiker aan te melden voor de queue, klikken we op de status van de user die we aan willen melden (Logged out) (afbeelding 41). Afbeelding 41.
Een menu opent zich vervolgens (afbeelding 42) en stelt ons de vraag of we deze gebruiker daadwerkelijk op queue 901 willen aanmelden. We krijgen hierbij de volgende drie keuzen: - De eerste keuze stelt ons in staat om de gebruiker alleen aan deze wachtrij toe te voegen. - De tweede keuze stelt ons in staat om de gebruiker aan alle wachtrijen toe te voegen (als deze bestaan). - De derde keuze geeft ons de mogelijkheid om te annuleren. Afbeelding 42. Aangezien we een gebruiker wilde toevoegen aan de wachtrij (en we maar één wachtrij hebben) kiezen we voor de optie Yes, I want to log in the agent for the 901 queue only. U zult nu zien dat de status van de user is veranderd van Logged of naar Logged in (afbeelding 43). Afbeelding 43.
Gebruikers aanmelden en afmelden Bovenstaande manier is wellicht een beetje omslachtig om gebruikers toe te voegen daarnaast kan het ook zijn dat we niet zomaar iedereen toegang willen geven tot de centrale. Gebruikers kunnen zichzelf via de telefoon toevoegen aan de verschillende wachtrijen middels een toetsencombinatie zonder dat zij toegang nodig hebben tot de centrale. Gebruiker toevoegen Afmelden per wachtrij Afmelden alle wachtrijen *96<wachtrij_nummer> *93<wachrij_nummer) *98 Tabel 1. Aanmelden Gebruikers kunnen zichzelf toevoegen aan de wachtrij middels de codes in tabel 1. Als de gebruiker van toestel 202 zichzelf wil aanmelden in queue 901 dan toetst deze *96901# op toestel 202 om zichzelf aan te melden. Afmelden Een gebruiker kan zichzelf per wachtrij afmelden of voor alle wachtrijen in één keer. Als een gebruiker van toestel 201 zichzelf wil afmelden voor wachtrij 901 dan toets deze in het toestel *93901. Een gebruiker kan zichzelf ook voor alle wachtrijen in een keer afmelden, door in het toestel *98 in te toetsen.