functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Buitenlandse Zaken zoekt een straffe servicemedewerker-ict Statutair Niveau: B Rang: B121 Graad: Programmeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 27573 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je een brede interesse in ICT? Ben je iemand die graag anderen verder helpt en verantwoordelijkheid durft nemen in een uitdagend en internationaal kader? Dan is onderstaande vacature vast iets voor jou! Als servicemedewerker ICT ga je aan de slag met de vragen van je klanten binnen het Departement Buitenlandse Zaken. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over laptops, smartphones en printers maar ook vragen over specifieke software. Je lost in eerste instantie zelf problemen op maar kan ook doorverwijzen indien nodig. Hierbij communiceer je op verschillende manieren met de betrokken personen. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Buitenlandse Zaken is een onderdeel van het beleidsdomein Internationaal Vlaanderen en bestaat uit de afdelingen Coördinatie, Diplomatiek Netwerk, Mondiale Uitdagingen en de Stafdienst. Dit departement behartigt de internationale relaties van de Vlaamse Regering. Het staat in voor de coördinatie van het internationale en Europese optreden van Vlaanderen en heeft daarom de leiding over de relaties van Vlaanderen met buitenlandse overheden, de Europese Unie en internationale organisaties. Jij komt terecht binnen de stafdienst van het Departement Buitenlandse Zaken. De stafdienst zorgt onder andere voor interne ondersteuning op het vlak van HR, logistiek en financiën. Jij zal ingezet worden voor de interne ondersteuning op het vlak van ICT.
Je komt terecht in een dynamisch team dat je de nodige ondersteuning zal bieden. Je team bestaat uit vier personen waaronder je teamverantwoordelijke, een informatiebeheer en een collega die zorgt voor de administratieve ondersteuning. Jij staat in voor het beheer van de servicedesk. De serviceaanvragen kunnen van diverse aard zijn binnen het Departement Buitenlandse Zaken. Het grootste deel van je klanten bevindt zich in Brussel maar je zal ook werken voor de buitenlandkantoren. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je garandeert de correcte oplossing én afhandeling van ICT-servicevragen en -problemen in functie van de afgesproken SLO's (Service Level Objectieven) teneinde een optimaal gebruik van ICT-middelen mogelijk te maken. Hiernaast werk je ook aan preventie en zorg je steeds voor een goede informatieveiligheid. Je kernopdracht is het coördineren van de ICT-servicedesk. Dit door het opvolgen van ICTbijstandsverzoeken om zo de gebruikers in staat te stellen optimaal gebruik te maken van de beschikbare ICT-middelen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Ondersteunende taken Resultaat Voorbereiding: De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Kennis mbt het vakgebied: Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. Uitvoering: Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot Voorbeelden van activiteiten - Registratie van mondelinge en telefonische calls in een servicedesksysteem. - Correcte inschatting van de impact van een probleem. - Correcte toewijzing van de graad van dringendheid van een servicevraag - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen - Installatie van hard- en software - Configuratie van hard en software pagina 2 van 8
een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. Beheer van materiaal en/of gegevens: Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of analyseren van gegevens met als doel altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. Rapporteren: Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Informeren: Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Inventarisatie en registratie van nieuwe hard- en software - Geef klantgericht instructies en richtlijnen bij het correct gebruik van ICT middelen - Maak nieuwe gebruikers wegwijs in de BuZa informaticaomgeving - Installatie van hard- en software - Configuratie van hard en software - Inventarisatie en registratie van nieuwe hard- en software - Geef klantgericht instructies en richtlijnen bij het correct gebruik van ICT middelen - Maak nieuwe gebruikers wegwijs in de BuZa informaticaomgeving - Op regelmatige basis rapporten maken over de werkzaamheden mbt. de servicedesk. - Het snel rapporteren van belangrijke problemen of storingen. - Onderhoud de lijst van veelgestelde vragen (FAQ) - Actualiseer een kennisboom voor het snel analyseren en oplossen van problemen - Werk aan (systeem)documentatie 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de eigen entiteit. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de eigen entiteit in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 3 van 8
Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de eigen entiteit en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt een bachelordiploma in een ICT richting. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: http://naricvlaanderen.be/ Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Michiel Witkowski, michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be en 0491/929336). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt een grondig technisch inzicht in de werking, de hardware en de software gebruikt door onze eindgebruikers: laptops (windows, Office365, ), smartphones (IOS en Android) en andere courante kantoorapparatuur of bent bereid dit te leren. Je hebt een brede ICT-interesse Je houdt je technische kennis op peil in een snel evoluerend vakgebied. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 8
Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je hebt een sterke motivatie om deze functie op te nemen Je hebt een hands on mentaliteit Je bent communicatief ingesteld 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van programmeur (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B121. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2397,15 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 5 van 8
6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 29 januari 2018. 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Indien er meer dan 3 kandidaten deelnemen aan de selectieprocedure en deze voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden, zal er een voorselectie op basis van de standaardvragenlijst plaatsvinden. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Inzicht en inzetbaarheid in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel op 01/02/2018 (datum onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand vullen de kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in en voor het jurygesprek is er een case voorzien. pagina 6 van 8
Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 5 februari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat weerhouden wordt na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 31/01/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel pagina 7 van 8
Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 31/01/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 025/53 01 08. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Van den Brande Ben Chief Information Officer ben.vandenbrande@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Michiel, Witkowski selectieverantwoordelijke michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be 0491 92 93 36 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen begin februari 2018. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 27573. pagina 8 van 8