Past Performances Bouw - De ontwikkeling van een meetinstrument Dr Ir Wim Bakens Bureau Bakens November 2008
Inhoudsopgave Inleiding Deel 1 Persbericht naar aanleiding van de ronde tafel bijeenkomst op 7 mei 2008 Deel 2 De inhoud van het Past Performance meetinstrument: 7 hoofd- en 20 deelaspecten
INLEIDING Een terugblik In 2004 2006 is gewerkt aan de ontwikkeling van het Past Performance concept in de Bouw: een systematiek voor het meten van de prestaties van uitvoerende bouwbedrijven in projecten en het laten meewegen van de scores uit die metingen bij de aanbesteding van nieuwe projecten. rijke partijen hierbij waren respectievelijk RWS, de Rgd, PIANOo, PSIBouw en de TUDelft. Een breed overleg van alle mogelijke belanghebbenden begeleidde eerst het wetenschappelijk onderzoek dat de TUDelft uitvoerde naar mogelijk te meten aspecten van prestaties en naar manieren om die te meten, vervolgens de popularisering van de uitkomsten van dit onderzoek naar een praktisch toepasbaar meetinstrument en tenslotte het testen van dit instrument in een vijftiental praktijkprojecten. Deel 2 van dit rapport bevat een beschrijving van de uiteindelijk gekozen 7 hoofd- en 20 deelaspecten van die in projecten te meten prestaties. In de praktijkprojecten werd hiervan vastgesteld dat nog diverse optimalisaties op detailniveau mogelijk en in feite wenselijk - zijn, maar dat het instrument in hoofdlijnen beschouwd mag worden als robuust, praktische goed toepasbaar en betekenisvol. Op weg naar invoering in de praktijk In 2007 heeft ARCADIS in opdracht van PSIBouw een Business case opgesteld voor het op grote schaal in de praktijk toepassen van Past Performances in de Bouw. De aanbevelingen in de Business case plus de positieve ervaringen uit de praktijkprojecten culmineerden in een Ronde Tafel Gesprek, dat op 7 mei 2008 plaatsvond onder de verantwoordelijkheid van de Regieraad Bouw, tot uitspraken waarmee de ambtelijke leiding van RWS en de Rgd zich committeerden aan het in de eigen praktijk gaan toepassen van de Past Performance systematiek. Een samenvatting van de 7 mei discussie in de vorm van een uitgegeven persbericht is opgenomen als Deel 1 van dit rapport. Inmiddels heeft het zogeheten Opdrachtgevers Forum in de Bouw zich verantwoordelijk verklaard voor het vormgeven van die invoering op groten schaal in de praktijk van de uitvoering en aanbesteding van zoveel mogelijk van de aangesloten publieke opdrachtgevers in de Bouw. Verwacht mag worden dat op relatief korte termijn dit Opdrachtgevers Forum een oproep zal doen aan kennisinstellingen in de bouw (en/of aan andere instellingen die hiervoor in aanmerking komen) om een instituut op te richten dat de praktische toepassing van Past Performances in de Bouw kan ondersteunen.
Een blik op de toekomst Het nu beschikbare meetinstrument is met name gericht op het meten van prestaties van uitvoerende bouwbedrijven in traditionele projecten, waarin sprake is van een aanbesteding op basis van gedetailleerd ontwerp en bestek. Het lijkt noodzakelijk dit uit te breiden met vragen over prestaties die met name betrekking hebben op: - het presteren van bouwbedrijven in projecten op basis van modernere en meer integrale contracten (design-build, turn-key. PPP, etc) - het presteren van andere partijen in projecten, waaronder zo mogelijk ook de opdrachtgevers zelf.
DEEL 1 PERSBERICHT NAAR AANLEIDING VAN DE RONDE TAFEL BIJEENKOMST OP 7 MEI 2008
Past Performances: Waar gaat het over? Wat is het? Past Performance is een robuust en transparant systeem voor het meten van de prestaties (performances) van uitvoerende bouwbedrijven in projecten en het laten meewegen van gemeten prestaties bij de aanbesteding van nieuwe projecten. Hoe werkt het? Na afronding van een project spreken vertegenwoordigers van de opdrachtgever èn het bouwbedrijf gezamenlijk een oordeel uit over het presteren van het bouwbedrijf tijdens het project. Hierbij worden onder andere de volgende punten besproken: - managen van tijd, - managen van kosten - managen van kwaliteit, - maatregelen ten behoeve van veiligheid en gezondheid - maatregelen ten behoeve van het milieu en de omgeving van het project, - de kwaliteit van informatie en communicatie - de klantgerichte houding van het bouwbedrijf. Bij iets complexere projecten zal in het algemeen een onafhankelijke derde aanwezig zijn, die de vaak moeilijke gesprekken kan ondersteunen en desgewenst ook als mediater en arbiter kan optreden. Beoordelingsrapporten met scores per prestatie worden opgeslagen en zijn in beginsel voor derden toegankelijk. Publieke opdrachtgevers laten de scores voor relevante prestaties in vergelijkbare projecten uit het verleden meewegen bij de aanbesteding van nieuwe projecten. Dit zal dan de selectie van bouwbedrijven en/of de gunning van het project beïnvloeden. Wie hebben er baat bij? Voor opdrachtgevers biedt het systeem van Past Performances de mogelijkheid om op een transparante manier bouwbedrijven die in het verleden goed gepresteerd hebben makkelijker te selecteren dan slechter presterende bouwbedrijven. Voor de bouwbedrijven leidt de toepassing van Past Performances tot een situatie waarin goed presteren in projecten wordt beloond in de vorm van aanmerkelijk betere kansen bij de aanbesteding van interessante toekomstige projecten. Maar bijvoorbeeld ook verzekeringsmaatschappijen die de kwaliteit van bouwbedrijven (en de daarmee samenhangende verzekeringsrisico s) willen kunnen beoordelen, kunnen baat hebben bij het systeem van past performances in de bouw. Waar staat Past Performance nu? Gedurende 3 à 4 jaar is door organisaties als de TUDelft, PIANOo, Rijkswaterstaat, Bouwend Nederland en PSIBouw gewerkt aan het ontwikkelen en in de praktijk testen van een instrument voor het meten van de past performances. Zo n instrument is er nu: het is wetenschappelijk verantwoord en praktisch goed toepasbaar gebleken en heeft de steun van alle betrokkenen. Past Performance is nu zo ver ontwikkeld dat het breed in de praktijk ingevoerd gebruikt kan worden.
Onderzoek van erkende juridische deskundigen in Nederland heeft aangetoond dat de toepassing van Past Performances bij de selectie van bouwbedrijven en wellicht ook bij de gunning van bouwprojecten niet strijdig hoeft te zijn met de betreffende Europese regelgeving. ARCADIS heeft een business case ontwikkeld waarvan kan worden afgeleid dat een gefaseerde invoering in de praktijk praktisch haalbaar is mist sprake is van een voldoende committent het te gaan toepassen van enkele grote toonaangevende opdrachtgevers in de bouw. Invoering in fasen Als sprake is van een voldoende committent van de belangrijke partijen kan de invoering in fase verlopen In de eerste fase kan sprake zijn van nog een aantal proeftoepassingen in pilot projecten, zal het meetinstrument worden uitontwikkeld, moet het beoordelingsprotocol worden uitgewerkt en moet een onafhankelijke organisatie worden opgebouwd die het systeem verder beheert. Dit kan bijvoorbeeld nog een jaar duren. Als dit alles succesvol verloopt kan bijvoorbeeld over een jaar het uitvoeren van de performance metingen na afronding van een project door de grote publieke opdrachtgevers verplicht worden gesteld bij nieuwe projecten. En als bijvoorbeeld na nog eens 1,5 later voldoende beoordelingsrapporten zijn verzameld, kunnen diezelfde opdrachtgevers de scores laten meewegen bij nieuwe aanbestedingen. Uitkomsten discussie In een ronde-tafel-discussie van de Regieraad Bouw op 7 mei in het World Forum in Den Haag gaf Wim Bakens een presentatie over Past Performances en discussieerden vertegenwoordigers van belangenpartijen over de invoerbaarheid ervan. Hierbij werd het volgende geconcludeerd. Brede steun Er is een brede steun voor het principe van Past Performances in de Bouw. Eigenlijk verwacht iedereen dat de toepassing ervan zal leiden tot een betere communicatie, tot transparantere processen en manieren van samenwerken en in het algemeen tot een betere gerichtheid op de kwaliteit in de meest brede betekenis van het woord. Het gaat hierbij niet alleen om het beoordelen van geleverde prestatie, maar ook om leren van fouten en het formuleren van verbetermogelijkheden en dit geldt voor alle betrokken partijen. Voor opdrachtgevers èn opdrachtnemers Enerzijds wordt beseft dat een committent nu van de grote opdrachtgevers het instrument te gaan toepassen beslissend is voor de verdere doorwerking ervan, maar anderzijds is het ook voor iedereen duidelijk dat de opdrachtnemers in de Bouw hierbij betrokken moeten blijven. Een brede acceptatie van de werkwijze is een cruciale succesfactor. Uitvoeringsorganisatie Er is voldoende bereidheid in de wereld van de onderzoek- en technologie-instituten in en om de bouw om een uitvoeringsorganisatie op te zetten voor de ondersteuning van de toepassing van past performances in de praktijk en voor het beheren van het systeem. Het Opdrachtgeversforum pakt de regie Met name de heren Peter Jägers, DG van de Rijksgebouwendienst en Bert Keijts, DG van Rijkswaterstaat, twee toonaangevende publieke opdrachtgevers in de bouw in Nederland, spraken een committent uit naar het willen toepassen van de Past Performance methodiek in de projecten van hun organisaties; op een zo kort mogelijke termijn en zover als de regelgeving dit
toestaat. Het kunnen selecteren van bouwbedrijven op geleverde prestaties en het belonen van bouwbedrijven voor goede prestaties in het verleden, zijn daarbij voor hen beslissende argumenten. Beide zijn ook van mening dat het een nog sterkere benadering zou zijn als het volledige Opdrachtgeversforum in de Bouw Past Performances zou accepteren. Meer dan tien grote publieke opdrachtgevers in de Bouw maken deel uit van dit forum en de beide heren zijn hiervan de voorzitter en vice voorzitter. In deze capaciteit sprake beide de belofte uit zich maximaal in te zetten de overige leden van het forum er van te overtuigen dat ze zoveel mogelijk gezamenlijk de regie voor een snelle invoering van past performances in handen moeten nemen. Ze zeiden te verwachten dat op korte termijn het forum potentiële uitvoeringsorganisaties zal vragen een detail voorstel in te dienen waarmee de volgende stappen gezet kunnen worden naar een zo breed mogelijke toepassing in de praktijk. Gaat het dan na zoveel jaren ontwikkelen en testen nu echt gebeuren?
DEEL 2 DE INHOUD VAN HET PAST PERFORMANCE MEETINSTRUMENT: 7 HOOFD- EN 20 DEELASPECTEN
Past Performance meting in bouwprojecten Hoofdaspect 1 TIJD 1.1 Tijdige (eind-) oplevering 1.2 Tijdig gehaalde mijlpalen en deelopleveringen 1.3 Tijdige afhandeling van restpunten 2 KOSTEN 2.1 Adequaat management van tussentijdse wijzigingen (meer- en minderwerk) 3 KWALITEIT 3.1 Aanwezigheid van vereiste produkt-certificaten 3.2 Aanwezigheid van vereiste proces-certificaten 3.3 Uitgevoering van vereiste Keuringen 3.4 Positieve beoordeling bij stoppunten 3.5 Tijdige melding van stop- en bijwoonpunten 3.6 Adequate kwaliteitsbeheersing algemeen 4 VEILIGHEID EN 4.1 Voorkomen van onveilige situaties GEZONDHEID 4.2 Adequate veiligheidsbeheersing algemeen 5 MILIEU EN 5.1 Continue beschikbaarheid van faciliteit (weg, gebouw, etc.) tijdens het project OMGEVING 5.2 Adequate afhandeling van klachten vanuit de omgeving 5.3 Voorkomen van schade aan het milieu (grond, water en lucht) 6 INFORMATIE EN 6.1 Tijdige levering van relevante documenten COMMUNICATIE 6.2 Nakomen van afspraken 6.3 Adequate organisatie (heldere taakverdeling met weinig personele wisselingen) 7 KLANTGERICHTE 7.1 Pro-actieve, innovatieve en creatieve opstelling HOUDING 7.2 Klantvriendelijk, betrouwbaar, hoffelijk, transparant en integer gedrag
Hoofdaspect 1 TIJD 1.1 Oplevering De OG mag een tijdige eindoplevering conform de laatst overeenkomen versie van het contract verwachten. In welke mate dit van belang is, kan worden afgelezen van een eventuele Boete bij niet-tijdige oplevering. Teller = Het aantal kalenderdagen tussen de datum van aanvang en de laatst overeengekomen datum van oplevering Noemer = Het aantal kalenderdagen tussen de datum van aanvang en de gerealiseerde daturm van oplevering Benoem (de omvang van) een eventuele Boete bij niet-tijdige oplevering (of van een eventuele Bonus bij tijdige oplevering). 1.2 Mijlpalen De OG mag het tijdig halen van kritische mijlpalen en deelopleveringen (exclusief de eindoplevering) verwachten. Teller = Het aantal tijdig gehaalde kritische mijlpalen en deelopleveringen Noemer = Het aantal overeengekomen kritische mijlpalen en deelopleveringen OG en ON dienen gezamenlijk te bepalen welke van de in het contract benoemde mijlpalen en deelopleveringen als kritisch beschouwd moeten worden. 1.3 Restpunten De OG mag een tijdige afhandeling van restpunten verwachten bij de deelopleveringen en de eindoplevering. Het moeten manen van de ON om restpunten af te handelen wordt als bijzonder negatief ervaren. Teller = Het aantal binnen de afgesproken tijd afgehandelde restpunten Noemer = Het aantal geconstateerde restpunten Restpunten zijn kleine gebreken die voor de OG geen grond zijn een oplevering te weigeren. Niet te verwarren met geconstateerde opleverfouten in het geval van nieuwe woningen voor particuliere eigenaar-bewoners.
Hoofdaspect 2 KOSTEN 2.1 Wijzigingen De OG mag een adequaat management van tussentijdse wijzigingen en daarmee samenhangend meer- en minderwerk verwachten. De hoeveelheid geoffreerd versus geaccepteerd meerwerk is een gedragsindicator waarvan de zeggingskracht onderzocht gaat worden. Teller = De hoeveelheid geaccepteerd meerwerk Noemer = De hoeveelheid geoffreerd meerwerk Benoem eventueel de verschillende oorzaken van meerwerk: a) bestekswijzigingen, b) bedragen van stelposten, c) geschatte hoeveelheden, d) verrekenbare hoeveelheden en e) gevallen waarin verrekening is voorgeschreven.
Hoofdaspect 3 KWALITEIT 3.1 Produkt-certificaten De OG mag de toepassing van bouwmaterialen en -produkten met de juiste produkt-certificaten verwachten. Teller = Het aantal bij controles vastgestelde bouwmaterialen en-produkten met de juiste certificaten Noemer = Het aantal toe te passen of toegepaste bouwmaterialen en-produkten waarbij certificaten worden geëist Een controle op produkt-vertificaten kan alle bouwmaterialen en -produkten betreffen waarbij certificaten geëist zijn, maar kan ook het karakter hebben van een steekproef. 3.2 Proces-certificaten De OG mag de aanwezigheid van vereiste proces-certificaten verwachten die zijn gebaseerd op afspraken over een manier van werken (het proces). Teller = Het aantal bij controle vastgestelde aanwezige proces-certificaten Noemer = Het aantal geëiste proces-certificaten Een controle op proces-vertificaten kan alle geëiste proces-certificaten betreffen, maar kan ook het karakter hebben van een steekproef. 3.3 Keuringen De OG mag de uitvoering van de vereiste keuringen verwachten. Een adequate uitvoering van in het keuringsplan beschreven keuringen draagt bij aan een betere beheersing van de kwaliteit. De OG moet er op kunnen vertrouwen dat de ON tijdig alle afgesproken controles uitvoert. Teller = Vastgesteld aantal tijdig uitgevoerde keuringen Noemer = Aantal contractueel afgesproken keuringen in het keuringsplan Binnen de UAV 1989 keurt in principe de OG de kwaliteit van het werk. Binnen de UAVgc zal dit de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer zijn. Controles zullen ook dienovereenkomstig van karakter verschillen. Ook hier geldt: stel vast wat contractueel is vastgelegd. 3.4 Melding van Stop- en bijwoonpunten De OG mag een tijdige melding van stop- en bijwoonpunten verwachten. Een tijdige melding stelt de OG in staat om de geleverde kwaliteit te controleren. Teller = Het aantal tijdig gemelde stop- en bijwoonpunten Noemer = Het aantal geëiste stop- en bijwoonpunten 3.5 Beoordeling bij stoppunten De OG mag een positieve beoordeling (een GO) bij stoppunten verwachten. Hij mag verwachten dat de ON voorafgaand aan elk stoppunt zelf een kwaliteitscontrole uitvoert en eventueel geconstateerde fouten corrigeert. Teller = Het aantal verkregen GO's bij stoppunten Noemer = Het aantal stoppunten 3.6 Kwaliteitsbeheersing De OG mag een adequate kwaliteitsbeheersing in het algemeen verwachten. Benoem in hoeverre in het algemeen ten aanzien van de kwaliteit van het werk de ON a) voldoende preventieve maatregelen heeft genomen, b) tijdig correctieve maatregelen heeft genomen en c) tijdig corrigerende maatregelen heeft genomen (dit betreft de terugkoppeling naar de eigen organisatie ter preventie van toekomstige kwaliteitsproblemen).
Hoofdaspect 4 VEILIGHEID EN GEZONDHEID 4.1 Onveilige Situaties De OG mag adequate aandacht voor het voorkomen van onveilige situaties verwachten. De ON dient rekening te houden met de veiligheid van gebruikers en van de omgeving van een werk. Een eventueel opgelegde korting i.v.m een opgetreden onveilige situatie is een negatieve indicatie hiervan. Teller = De omvang van eventueel opgelegde kortingen als gevolg van geconstateerde onveilige situaties op en om het werk Noemer = De totale aanneemsom van het werk Als het werk aan de weg betreft: benoem of gebruik gemaakt is van de CROW chekcklist verkeersmaatregelen. RWS hanteert bijvoorbeeld een standaard-tekst waarin sprake is van een korting van Euro 500 per tekortkoming en voor elk dag dat die voortduurt na de melding ervan. 4.2 Veiligheidsbeheersing De OG mag een adequate veiligheidsbeheersing in het algemeen verwachten. Benoem in hoeverre in het algemeen ten aanzien van de op en rond het werk de ON a) voldoende preventieve maatregelen heeft genomen, b) tijdig correctieve maatregelen heeft genomen en c) tijdig corrigerende maatregelen heeft genomen (dit betreft de terugkoppeling naar de eigen organisatie ter preventie van toekomstige veiligheidsproblemen).
Hoofdaspect 5 MILIEU EN OMGEVING 5.1 Beschikbaarheid De OG mag een zoveel mogelijk continue beschikbaarheid van een faciliteit (weg, gebouw, etc.) tijdens het project verwachten. Een eventuele negatieve indicatie is een tijdelijke buitendienststelling, bijvoorbeeld een afsluiting van een weg of spoor, voor een tijd langer dan afgesproken. Teller = Totale tijdsduur van een buitendienststelling Noemer = Afgesproken tijdsduur van een buitendienststelling De gevolgen van een langere buitendienststelling per type werk kunnen sterk verschillen: benoem daarom de impact van een langer dan afgesproken buitendienststelling, bijvoorbeeld voor de gebruikers en de omgeving. 5.2 Klachten vanuit de omgeving De OG mag een adequate afhandeling van klachten vanuit de omgeving verwachten indien het klachten betreft die door de ON afgehandeld dienen te worden. Teller = Het aantal geconstateerde adequate afhandelingen van klachten door de ON Noemer = Het totaal aantal klachten uit de omgeving waarvan is vastgesteld dat de afhandeling een verantwoordelijkheid van de ON is. 5.3 Milieu De OG mag adequate aandacht voor het voorkomen van schade aan het milieu (grond, water en lucht) verwachten. Hebben zich eventueel incidenten voorgedaan die geresulteerd hebben in een verontreiniging / vervuiling van grond, water en lucht?
Hoofdaspect 6 INFORMATIE EN COMMUNICATIE 6.1 Levering van documenten De OG mag een tijdige levering van relevante documenten verwachten. Het tijdig leveren van voor het proces relevante documenten is in het algemeen van belang voor de OG en geeft daarnaast aan in hoeverre de ON zijn proces van informatiebeheer onder controle heeft. Teller = Het aantal tijdig geleverde relevante documenten Noemer = Het aantal volgens afspraak te leveren relevante dcocumenten Voor het proces relevante rapportages en andere documenten zijn bijvoorbeeld keuringsrapporten, uitvoeringsplan of kwaliteitsplan. Welke documenten relevant zijn dient per project vastgesteld te zijn in bijvoorbeeld het contract of in de "handleiding eerste bouwvergadering" (zoals bijvoorbeeld bij RGD) 6.2 Afspraken De OG mag het nakomen van afspraken in het algemeen verwachten. Teller = Het aantal nagekomen afspraken Noemer = Het aantal na te komen afspraken Er moet sprake zijn van een controleerbare en gekwantificeerde beschrijving van na te komen afspraken in het algemeen, bijvoorbeeld in verslagen van bouwvergaderingen. 6.3 Organisatie De OG mag een adequate organisatie verwachten die inzichtelijk en stabiel is. Benoem bijvoorbeeld in hoeverre sprake was van een heldere taakverdeling, met weinig wisselingen in de stafbezetting van de ON. En hoe de participatie vanwege de ON was in vergaderingen.
Hoofdaspect 7 KLANTGERICHTE HOUDING 7.1 Pro-active opstelling De OG mag een pro-active, innovatieve en creatieve houding verwachten. Benoem in welke mate de ON op eigen initiatief relevante voorstellen heeft gedaan met als doel bijvoorbeeld het realiseren van: een verbetering van de funktionaliteit van een project, een beperking van de kosten, een versnelling van de bouwtijd of een verbeterde omgang met de omgeving. 7.2 Gedrag De OG mag een klantvriendelijk, betrouwbaar, accuraat, hoffelijk, transparant en integer gedrag verwachten.