r Heerhugowaaĩd Stad van kansen Bestuursdienst I advies aan Burgemeester en Wethouders ĮReg.nr: BW 12-0430 basenr.: Cbb120369 B&Wd.d. 17-07-2012 Sector/afd.: DV/Publiekszaken Steller/tst.: P. Blokzijl/ 727 Portefeuillehouder: Agenda: Actieve informatieplicht: Subsidie mogelijk: aangevraagd toegekend C. Kwint openbaar Ja Nee Onderwerp: Aangepast voorstel papierloos vergaderen en volwaard ig raadsportal Probleemstelling: Op 15 mei heeft u ingestemd met een eerder voorstel voor papierloos vergaderen. Dit heeft tot enige vragen en onduidelijkheid bij de gemeenteraad geleid. Op donderdag 21 juni is de pilotgroep vanuit de raad bijgepraat via een presentatie. Dit vond men zeer verhelderend. Daarbij is afgesproken om een nieuw compleet voorstel in september aan de commissie en raad aan te bieden. In afwijking van het eerdere voorstel wordt onder dezelfde voorwaarden als bij de ipad ook één ander type tablet en één type laptop in bruikleen aangeboden en wordt de optie opgenomen om bij te betalen voor4g. Verder wordt voorgesteld om raad.heerhugowaard.nl uit te bouwen tot een volwaardig raadsportal met alle bestuurlijke stukken (incl. moties, schriftelijke vragen e.d.) en alle informatie over de gemeenteraad en commissies. 1 Concept besluit (max. 10 regels) Het college besluit 1. Aan de gemeenteraad voor te stellen om gefaseerd (oktober t/m december 2012) over te gaan tot papierloos vergaderen, zodat uiterlijk per 1 januari 2013 papierloos wordt vergaderd. 2. Aan de gemeenteraad voor te stellen tegelijkertijd raad.heerhugowaard.nl uit te bouwen tot raadsportal. I S B w w w W \ w B&W d.d. 'ff lakkoorda/ka i) V 4 y Ì f Bespreken 7 JULI 2012 Nummer: Q) ļ "ĵ Opmerking Embargo tot: Nee Beslissing: (INFORM [Advies van commissie: commissie Middelen Raadsbehandeling 25-09-2012 [Ter inzage voor: Begrotingswijziging: Nee ļkopie voorstel/besluit
BESTUURSDIENST / ADVIES AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Onderwerp: Aangepast voorstel papierloos vergaderen en volwaardig raadsportal Bevat het advies alle elementen? Raadpleeg hiervoor de checklist voor B&W-adviezen Toelichting: In november 2010 heeft de gemeenteraad aangegeven papierloos te willen vergaderen. De vergaderstukken kosten immers een aanzienlijke hoeveelheid papier en dat past niet bij de duurzame uitgangspunten. Ook wordt verwacht dat papierloos vergaderen goedkoper is. Gekozen is om te starten met een pilot met een groep van 5 raadsleden. Via Notubizz en ipads is deze pilot vormgegeven. De ervaringen waren positief, zodat men graag geheel papierloos wil vergaderen. Tegelijk zijn de ervaringen gebruikt om helder te krijgen aan welke eisen en wensen het systeem moet voldoen. De belangrijkste: «Het apparaat moet zoveel mogelijk "op papier lijken", o.a. aantekeningen op kunnen maken en delen. «De invoering moet zo spoedig mogelijk, desnoods vooruitlopend op het college, «De raad, college en organisatie gebruiken hetzelfde systeem.» De kosten worden betaald uit de besparingen m.b.t. papier/printen/verzenden.» De gekozen oplossing is in principe 'device' of apparaat onafhankelijk. Deze eisen waren de basis voor dit uitgewerkt voorstel voor papierloos vergaderen, zodat nu een besluit kan worden genomen over het daadwerkelijk overgaan tot papierloos vergaderen. Door het raadsconvent is de verantwoordelijkheid voor het voorbereiden van zo'n besluit, incl. uitgewerkt voorstel, bij de raadsgriffier gelegd. A. Overgang nieuwe website en Keuze software Vanwege de moeizame relatie met GX (de leverancier van de website) en de hoge kosten van een upgrade is gekozen voor een overgang naar typo3. Dit is open source en voldoet technisch aan de webrichtlijnen. Wethouder Kwint heeft dit vorig jaar aan u gemeld. Vanwege de overgang naar typo3 was een nieuwe koppeling met ons DMS (Corsa) vereist om alle bestuurlijke stukken te ontsluiten. Duidelijk werd dat GemeenteOplossingen (GO) dit het snelst en goedkoopst kon realiseren, waarbij zo'n koppeling geïntegreerd is in een RaadsInformatieSysteem (RIS). Binnen het project website is dus gekozen voor GO, zodat een overgang naar typo3 met behoud van kwaliteit en functionaliteit gerealiseerd kon worden. Corsa is daardoor weer de bron voor alle bestuurlijke stukken van college en raad en is apart opvoeren via de website of apart in een andere applicatie (Notubiz) niet meer nodig. Kortom in plaats van 2 a 3 keer dezelfde informatie opvoeren en beheren gaan we terug naar 1x opvoeren en op ėėn plek beheren. Voor de keuze van leverancier voor papierloos vergaderen is een offertetraject doorlopen, waarbij zowel Notubiz als GemeenteOplossingen een offerte hebben uitgebracht. Deze twee partijen hebben veel ervaring en ook meerdere gemeenten als klant. Allebei voldoen aan ons programma van eisen en kunnen ook de meeste wensen honoreren. Wat de kosten betreft komen de totaalkosten voor 2 jaar bij Notubizz uit op ^23.22,50 en voor GO kost het C13.596,-. Bij Notubizz komen hier nog licentiekosten bij van Corsa i.v.m. een 2de koppeling (C5.000,-). Verder blijkt uit de referentiegemeenten dat men over beide leveranciers tevreden zijn. Wel moetje als gemeente er bovenop zitten wat de voortgang betreft en het aangaan van contracten. Dat zullen we dan ook doen. Opvallend is dat gemeenten met GemeenteOplossingen gemiddeld positiever en tevredener zijn. Daarnaast hebben twee gemeenten eerder ervaring met Notubizz en waren ze daar minder tevreden over. GO-Slochteren: positief, maar wel achteraan zitten, eigen beheer ICT/weinig vragen. Minder tevreden Notubizz. GO-Kaag en Braassen: tevreden, gebruiksvriendelijk, geen koppeling, griffie ondersteunt, even druk in begin. GO-A'dam ZO: goede ervaringen, griffie beantwoordt vragen, garantie Apple (50,-). Minder positief over Notubizz. Not-Zuidplas: tevreden, geen koppeling (moeizaam), best veel handelingen. Not-Huizen: nog niet gestart, wel college, veel gebeld over contract, goed uitleggen in begin heel belangrijk. Not-Kampen: raad nog handmatig, halfjaar geduurd, verders tevreden, college via ICT, raad door externen. Alles afwegend (voldoen aan PvE, de kosten, slechts één koppeling met Corsa én de ervaringen van andere gemeenten) kiezen we als Heerhugowaard voor GemeenteOplossingen als leverancier om papierloos te vergaderen voor raad, commissie en college te faciliteren en mogelijk te maken.
B. Keuze hardware en beheer Vervolgens komt een keuze voor hardware om de hoek kijken. De software van GemeenteOplossingen is geoptimaliseerd voor de ipad. GemeenteOplossingen heeft voor android nog geen werkende software. Wel heeft GemeenteOplossingen een publieksversie die elke inwoner kan gebruiken (ook vanaf een laptop). 2 Om het papierloos vergaderen echt een succes te laten worden en de raadsleden volledig te faciliteren, wordt voorgesteld om ipads via een bruikleenovereenkomst beschikbaar te stellen (zie bijlage 1). Als basis wordt gekozen voor de ipad3 1 met wifi en 32gb. Mede omdat in het gehele gemeentehuis wifi beschikbaar wordt gesteld. Verder wordt er een hoes (ter bescherming en om schuin neer te zetten) en een styluspen meegeleverd. In totaal zijn er maximaal 64 ipads vereist (31 raadsleden, 7 voor college I secretaris, 18 commissieleden en 8 voor griffie I ondersteuning). Overigens zijn er reeds 5 ipad's vanuit het griffiebudget aangeschaft (en afgeschreven). Deze zijn in mei 2011 in bruikleen gegeven. Aan de vier raadsleden wordt gevraagd of ze deze willen houden of omruilen. Mede vanuit beheersoogpunt is het wenselijk dat men zoveel mogelijk hetzelfde device gebruikt. Verder is er nu nog geen expertise in huis en wordt volwaardige interne ondersteuning buiten kantoortijden niet wenselijk geacht. Uit de ervaringen van de referentiegemeenten blijkt dat de praktijk leert dat alleen de eerste paar maanden ondersteuning gewenst is. Daarna komen er amper nog vragen. De raadsleden helpen elkaar en vaak heeft men in de familie wel iemand die handig is met een ipad. Veruit de meeste vragen kon de griffie in die gemeenten beantwoorden en oplossen. Wel is een goede training in het begin vereist en dit wordt in overleg met GemeenteOplossingen ingevuld. Daarna kunnen de nieuwe raadsgriffier en de webmaster enige ondersteuning bieden. De raadsgriffier heeft al vanuit Amsterdam de nodige ervaring met ipads en weet uit ervaring dat de meeste zaken simpel op te lossen zijn. Bovendien komen binnen de griffie enkele uren aan secretariële ondersteuning vrij (niet meer kopiëren, stukken verzenden, dubbel opvoeren) en is er dus ruimte om vanuit de griffie enige ondersteuning m.b.t. papierloos vergaderen en de ipad te geven. Verder wordt een contract met Apple aangegaan (AppleCareProtectionPlan), zodat er technische ondersteuning mogelijk is en ook hardwaregaranties zijn. Ook wordt in de bruikleenovereenkomst nadere regels over het gebruik opgenomen. Denk aan dat men alleen apps mag installeren vanuit de appstore. Wat de verzekering betreft wordt dit meegenomen in de bestaande ICT-verzekering. Dit alles tezamen (servicecontract GO, goede begintraining, ondersteuning vanuit de griffie en een contract met Apple) maakt dat het beheer voldoende geborgd moet zijn. Wel gaan we dit goed monitoren en indien meer ondersteuning vereist is, wordt dit gemeld. Vooralsnog kiezen we voor een simpele en ook goedkope insteek. Andere devices (android, laptop, upgraded ipad) De software van GO zorgt er ook voor dat alle stukken gepubliceerd worden en voor eenieder op eenvoudige wijze te downloaden valt. Zo kan van één vergadering de agenda en alle bijbehorende stukken als één pdf gedownload worden. Indien iemand geen ipad heeft, kan hij met andere software alsnog met de stukken aan de slag, zoals men dat zelf wil. Men moet alleen dan meer 'zelf regelen en bijhouden, terwijl met de app alles voor het raads- en commissielid wordt geregeld (incl. back-ups). De ipad zelf wordt leeg (zonder apps) in bruikleen gegeven. Alleen de app van GO zit erbij en daarin zitten alle functionaliteiten qua "tekstverwerking". Om tegemoet te komen aan diegene die een andere tablet willen of de voorkeur hebben voor een laptop, wordt de mogelijkheid geboden om één type android en één type laptop te kiezen i.p.v. de ipad. Deze android of laptop hebben een vergelijkbare waarde als de ipad met toebehoren en AppleCareProtectionPlan en worden onder dezelfde voorwaarden in bruikleen gegeven. Dan is er volwaardige keuzevrijheid. Wel wordt de tablet en laptop leeg (zonder software) geleverd. Men moet zelf de gewenste software installeren. Verder wordt nog de mogelijkheid geboden om via bijbetaling van het prijsverschil (circa 6100,-) een ipad3 met 4G in bruikleen te krijgen voor diegene die met alleen wifi niet uit de voeten kunnen. Tenslotte kan, als iemand een geheel andere apparaat wil, men een eigen apparaat aanschaffen. In dat geval wordt de financiële waarde (6576,-) beschikbaar gesteld. Waar men echter wel belasting over moet betalen. Kortom vanuit de gemeente wordt de ipad beschikbaar gesteld en gefaciliteerd, maar men heeft de keuze iets anders te kiezen (met enkele beperkingen). Met andere woorden in de basis wordt de app van Notubizz (ook via de ipad) vervangen door die van GemeenteOplossingen. Vervolgens is er meer mogelijk, waaronder dat een publieksversie van de app beschikbaar komt. ledereen met een ipad kan op eenvoudige wijze de stukken downloaden en lezen. 1 De ipad2 wordt niet meer geleverd. Geen leverancier heeft hier nog 64 stuks van in voorraad.
3 C. Optie van volledig raadsportal De oplossing van GO biedt echter nog meer mogelijkheden. Met enkele modules kan het uitgebouwd worden tot een volwaardig raadsportal met aanvullende functionaliteiten. De gedachte is dat alle informatie over de raad te vinden is via www.raad.heerhuqowaard.nl en daarmee makkelijk toegankelijk is. Het gaat dan om de bestuurlijke stukken (ook moties/amendementen, schriftelijke vragen en ingekomen stukken), de samenstelling van de fracties, hoe de raad precies functioneert en op welke wijze burgers mee kunnen denken en praten. Kortom één plek waar alles m.b.t. de gemeenteraad bijelkaar staat en zo simpel mogelijk wordt ontsloten. Het op orde hebben van deze basisinformatie draagt tegelijk bij aan een goede communicatie richting inwoners. Hier wilde de raad meer prioriteit aangeven. Als voor deze optie wordt gekozen willen we graag dat de raadsleden, via een werkgroep, meedenken over de concrete inrichting en opzet. Voor de moties/amendementen, schriftelijke vragen en ingekomen stukken biedt dit tegelijk de mogelijkheid om deze op een gestructureerde wijze te archieven. Dat gebeurt nu niet, waardoor het vaak moeilijk terug te vinden is en geen goed overzicht voorhanden is. De kosten (610.000,- aan investering) kunnen gedekt worden uit de besparing op papier/printen/verzenden en de jaarlijkse servicekosten (61.550,-) kunnen uit het raadsbudget betaald worden. Daarnaast zijn uren voor beheer en ondersteuning vereist. De informatie dient compleet en actueel gehouden te worden. Hoeveel tijd het precies gaat kosten is nu nog lastig in te schatten. Gelukkig zal papierloos vergaderen tijd besparen bij de griffie en de secretaresses en kan het e.e.a. binnen het webredactieteam opgepakt worden. Voor nu kan het dus binnen de bestaande uren opgepakt worden. Wel gaan we het monitoren en na een halfjaar evalueren, zodat daarna precies kan worden ingeschat hoeveel uur het beheer kost en in hoeverre dit echt past binnen de beschikbare uren. Overigens als de raad hier niet voor kiest, zal de griffie binnen de huidige website het e.e.a. natuurlijk optimaliseren. Daar zijn zeker mogelijkheden toe. Alleen niet met alle genoemde functionaliteiten en met de beperking dat een deel van de informatie op onze website staat en een deel bij GO. Met verwijzingen en links over en weer proberen we dat zo goed mogelijk met elkaar te verbinden, maar het zal enige beperkingen kennen. Hier zijn verder geen kosten aan verbonden. D. Financiële gevolgen I dekking Als uitgangspunt is vastgelegd dat papierloos vergaderen budgetneutraal moet plaatsvinden. Oftewel de besparing aan papier/printen/verzenden moet de dekking bieden voor de hard- en software. Qua investering voor papierloos vergaderen zijn de totale kosten maximaal 6 44.000,-. Dit wordt in 4 jaar afgeschreven. Dat maakt dat de jaarlijkse (kapitaals)lasten vanaf 2013 uitkomen op zo'n 613.500,-. Verder worden in 2012 eenmalige kosten gemaakt (61.500,-) en gaat direct het jaarlijks servicecontract in (6850,-). Zie de details hieronder. Omschrijving prijs aantal Totaal afschr ipad (minimaal 32gb, wifi) 469 64 30016 4 een beschermhoes t styluspen 50 64 3200 4 AppleCareProtectionPlan (technische ondersteuning, hardware garantie, voor 2 jaar) 57 64 3648 4 verzekering bij verlies/diefstal/kapot gaan lift mee op bestaande ICT-verzekering eenmalige kosten (training) 1500 eenmalig Implementatie 1 licentiekosten GO 6798 1 6798 4 servicecontract GO 850 jaarlijks Voor het volwaardige raadsportal is een investeringskrediet van 610.000,- nodig. Ook dit wordt in 4 jaar afgeschreven en de bijbehorende kapitaalslasten bedragen vanaf 2013 zo'n 63.000,-. Hier staan besparingen aan papier/printen/verzenden tegenover. Op jaarbasis gaat het om 619.000,-. Dit budget zal structureel verlaagd worden. Feitelijk resteert per 2013 een besparing van 62.500,-. Voorstel is om dit bedrag voorlopig aan te houden. Immers we hebben weinig kennis en ervaring met papierloos vergaderen en de bijbehorende techniek. Mogelijk zijn er nog onvoorziene uitgaven, is meer beheer of ondersteuning gewenst danwel zijn er aanvullende wensen vanuit de raad. Hier is dan ruimte voor om dit op te pakken. 2 Alle bedragen zijn exclusief btw.
4 E. Keuzemogelijkheden en planning Nu is de raad aan zet om de verdere koers te bepalen. Hierbij gaat het primair om twee keuzes: 1. De keuze om wel of niet volledig papierloos te gaan vergaderen. 2. De keuze om een volledig raadsportal in te richten. Wat keuze 1 betreft heeft de ambtelijke organisatie dit zo goed mogelijk uitgewerkt tot een voorstel. Daarbij aansluitend bij hetgeen reeds in huis beschikbaar is (dus één systeem voor raad, college en organisatie), de raadsen commissieleden zo goed mogelijk ondersteunend (zoveel mogelijk uit handen nemend) en dat het beheer en onderhoud zo eenvoudig mogelijk is (één bron, één beheer). Voor een soepele overgang is het wenselijk om de functionaliteiten om papierloos te vergaderen eind september aan te bieden en tot 1 januari 2013 de stukken ook op papier te blijven aanleveren. Zo raakt men vertrouwd met de werking ervan, kunnen alle onderdelen goed werkend opgeleverd worden en gaan de raad en het college pas papierloos vergaderen als alles naar behoren functioneert. Wel zal de pilotgroep eerder met de app van GemeenteOplossingen gaan werken. Het contract met Notubiz loopt, na twee eerdere verlengingen, nu in augustus echt af. Wat keuze 2 betreft was de gedachte om dit later op te pakken. Nader beschouwd kan het prima tegelijk opgepakt worden, onder leiding van de nieuwe raadsgriffier. Het biedt immers de kans om de informatie over de raad en de gehele bestuurlijke besluitvorming eenduidig te ontsluiten, waarbij het aantrekkelijk en uitnodigend is voor de burger om te gebruiken. Zo kan op een laagdrempelige manier meer mensen bereikt worden. Bovendien is informatie de eerste stap op weg naar meer participatie. Dit samen met een werkgroep vanuit de raad. Maar het grootste voordeel is er voor de raads- en commissieleden, want alle informatie en stukken (van moties tot raadsactiviteiten, van notulen tot de nevenfuncties) staat op één plek bijelkaar met daarbij de eigen aantekeningen en die van fractiegenoten. Dit moet het raadswerk een stuk eenvoudiger maken en tevens vergadertijd besparen. Tijd die men aan andere zaken kan besteden. Concreet wordt in september aan de gemeenteraad gevraagd om te besluiten: 1. Gefaseerd vanaf oktober over te gaan tot papierloos vergaderen, zodat uiterlijk per 1 januari 2013 volledig papierloos wordt vergaderd. 2. Tevens raad.heerhugowaard.nl uit te bouwen tot een volwaardig raadsportal, waarbij een werkgroep vanuit de raad meedenkt over de inrichting ervan. 3. Voor het papierloos vergaderen een investeringskrediet beschikbaar te stellen van 644.000,- en voor het raadsportal een investeringskrediet van 610.000,- beschikbaar te stellen.