Communicatie-aanpak Vijfheerenlanden Fase 0 en fase 1 Aanleiding In 2014 hebben de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik een uitgebreide strategische verkenning naar een mogelijke bestuurlijke samenwerking uitgevoerd. De drie gemeenteraden hebben uitgesproken open te staan voor een herindeling van Vijfheerenlanden om zo een toekomstbestendige bestuurlijke inrichting te realiseren. Nu het verkennende deel is afgerond is de fase van delen van elkaars informatie en ambitie aangebroken. Dit gebeurt door het uitvoeren van een. Het doel van het is de gemeenteraden in staat te stellen de haalbaarheid en meerwaarde van de gemeente Vijfheerenlanden te beoordelen aan de hand van concrete feiten en opgaven. De besluitvorming van de gemeenteraden naar aanleiding van de resultaten van het is te beschouwen als het go/no go moment voor het starten van een Arhiprocedure. De communicatie-aanpak is gebaseerd op het richtinggevende plan van aanpak Haalbaarheidsonderzoek en beschrijft het communicatietraject tot aan het moment dat definitief wordt besloten over het. Doelstelling De periode van voorbereiding en uitvoering van het is gericht op feiten en opgaven (financiële en bestuurlijke consequenties). De communicatie richt zich dan ook voornamelijk op het informeren van interne en externe doelgroepen over het proces. Dat neemt niet weg dat er al geanticipeerd kan worden op het vervolgproces. Er wordt nog niet actief interactie gezocht met medewerkers, inwoners, ondernemers en belanghebbenden. Wel worden signalen vanuit de gemeenschap gemonitord of op gereageerd als dat noodzakelijk blijkt.
Uitgangspunten communicatie De communicatie voldoet aan de volgende randvoorwaarden: Intern voor extern Bestuurders en medewerkers worden als eerste op de hoogte gebracht van de laatste stand van zaken gedurende de periode dat het wordt uitgevoerd. Daarna kan de informatie extern worden gecommuniceerd. Frequent, gelijktijdig en gelijkluidend Doelgroepen krijgen regelmatig informatie op hetzelfde moment. Het is belangrijk dat medewerkers op hetzelfde moment over gelijkluidende interne boodschappen beschikken. Ook voor de externe communicatie geldt dat belanghebbenden op hetzelfde moment over dezelfde informatie kunnen beschikken. Gelijkwaardig In de formulering van de communicatieboodschappen en de wijze waarop die worden gecommuniceerd, is duidelijk dat de gemeenten gelijkwaardig met elkaar opereren. Elke gemeente speelt een even belangrijke rol en heeft evenveel zeggenschap. Herkenbaar Uit alle communicatieboodschappen en middelen blijkt dat de projectorganisatie van de drie gemeenten de afzender is en niet de gemeenten afzonderlijk. Transparant De stijl van communiceren, is er een met een luisterend oor en uitnodigend voor inbreng. De inhoud van de communicatie is actueel, volledig, laagdrempelig en op waarheid berust. Proactief De communicatieboodschappen sluiten waar mogelijk aan op de informatiebehoefte die medewerkers, bestuurders, raadsleden en belanghebbenden hebben. Anticiperen in plaats van reageren staat hierin centraal. Positief, constructief en met respect voor gevoelens In de communicatie staan we open voor verschillende meningen en reageren we op de feiten en argumenten die aangedragen worden. De communicatie draagt bij aan een positieve en constructieve wijze van samenwerken.
Doelgroepen Doelgroep Rol doelgroep Informatiebehoefte Intern niet bestuurlijk Verbinders & Inhoudelijke medewerkers naast de verbinders Ambtelijke werkgroepen Werkgroep financiën Werkgroep Communicatie Voortgang bewaken project. Stuurgroep, regiegroep en werkgroepen voeden met informatie over de voorgang. Tijdige, accurate en duidelijke communicatie naar interne en externe doelgroepen. Signalen vanuit het hele spectrum opvangen. Opstellen en uitvoeren plannen van aanpak. Verbinding leggen met andere relevante werkgroepen. Verbinders informeren over de voortgang. Informatie vanuit stuurgroep, regiegroep, werkgroepen en OR Actuele informatie Informatie vanuit andere werkgroepen Managementteams/directieteams Proactief en constructief zijn over het proces naar de medewerkers. Signalen opvangen van medewerkers en deze in een kader plaatsen Ondernemingsraden eigen gemeenten (OR) Medewerkers Klankbordgroep raden (3 raadsleden per gemeente) Intern - bestuurlijk Colleges B&W Behartigt belangen personeel. Positief kritische houding. Heeft eigen communicatielijn naar medewerkers. Betrokkenheid Feedback geven aan leden van de projectorganisatie en /of leidinggevende. Legt verbindingen. Informeren en betrekken raden bij het proces. Adviseren stuurgroep. Voorbereiden gezamenlijke raadsvoorstellen. Open staan voor signalen uit de ambtelijk organisatie. Proactief en positief zijn over het proces. Actuele informatie Actuele informatie Actuele informatie Voortgangsinformatie Raadscyclus voor formele besluiten Tijdig relevante stukken Voortgangsinformatie
Gemeenteraden Stuurgroep (burgemeesters, gemeentesecretarissen, griffiers, 3 wethouders) Regiegroep (gemeentesecretarissen) Extern Inwoners Bedrijven/ondernemers (Maatschappelijke) instellingen en verenigingen Belangenorganisaties Politie/brandweer/ambulance Mede-overheden Rijk, Provincie en omliggende gemeenten, waterschappen Externe relaties Samenwerkingspartners Pers Vragen/opmerkingen uit de raad doorspelen naar de stuurgroep en klankbordgroep Volksvertegenwoordigende en controlerende rol Besluiten nemen Geeft sturing aan het proces. Open staan voor informatie uit de (project)organisatie Regie op de uitvoering. Proactief en positief zijn over het proces. Verschaffen van tijdige, accurate informatie. Open staan voor vragen en input vanuit de organisatie. Verwachtingen duidelijk maken naar interne doelgroepen. Voortgangsinformatie Raadscyclus voor formele besluiten Voortgangsinformatie, adviezen en stukken over het Informatie/stukken vanuit de stuurgroep, werkgroepen, OR Provincies De colleges van gedeputeerde staten van de beide provincies zijn uitgenodigd voor een eerste kennismaking. In verband met de te maken provinciekeuze zijn zij vanaf de start betrokken. Overige externe doelgroepen In deze fase van het proces geldt voor de externe doelgroepen dat zij eerst op hetzelfde kennisniveau worden gebracht door achtergrondinformatie te geven. Daarna ontvangen zij frequent actuele informatie over de stand van zaken in het proces. In fase twee wordt de informatie en participatie van externe doelgroepen nader uitgewerkt.
Strategie en kernboodschap Strategie In de communicatie tijdens het staat samenwerken en informeren centraal. Informeren De doelgroepen worden geïnformeerd over het proces. Kernwoorden zijn transparante, zorgvuldige en actuele informatie. Met name in deze fase is het voor de interne doelgroepen van belang te beschikken over de juiste informatie en medewerkers van de 3 gemeenten te informeren over het proces. Samenwerken Interne doelgroepen gaan in nieuwe verbanden met elkaar samenwerken. Een goed overzicht van taken, rollen en verwachtingen is hier van belang. De projectorganisatie zorgt voor een accurate informatie-uitwisseling en terugkoppeling van de voortgang van het proces. Kernboodschap We dragen een heldere, eenduidige kernboodschap uit: Vijfheerenlanden binnen bereik? De gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik onderzoeken of het daadwerkelijk mogelijk is om straks te fuseren tot één gemeente. Dat doen we door een uit te voeren. Het resultaat van het leidt naar een definitieve beslissing voor een herindeling. Wanneer de drie gemeenteraden besluiten dat één gemeente haalbaar is gaan we bouwen aan een nieuwe organisatie. Aanpak Projectstijl In de voorbereiding en uitvoering van het wordt in beeld eenduidig gecommuniceerd met de drie logo s van de gemeenten. Deze wordt zowel intern als extern gebruikt. Het is aan te bevelen tijdig na te denken over een definitieve nieuwe naam voor de gemeente. Wanneer positief is besloten over het kan direct worden gestart met een beeld te scheppen van de nieuwe organisatie met een nieuwe naam. Interne communicatiestructuur Er is een organisatiestructuur opgezet voor de uitvoering van het. Deze staat omschreven in het plan van aanpak
Organisatie van de communicatie Een essentieel en integraal onderdeel van een herindelingsproces is de communicatie. In deze eerste fasen van onderzoek is het van belang de communicatie in een vroegtijdig stadium in te bedden in het project. Werkgroep communicatie Gedurende de periode van het is een werkgroep communicatie actief. Deze werkgroep bestaat uit communicatieadviseurs van de drie gemeenten. Een adviseur maakt onderdeel uit van de regiegroep en stuurgroep. In dit overleg kan de voortgang van de communicatie en politiek gevoelige boodschappen worden afgestemd. De werkgroep staat in direct contact met de verbinders. De werkgroep komt in de eerste maanden tweewekelijks bij elkaar. Als het loopt gaat de frequentie naar één keer per maand. Wie communiceert? Aan de communicatie wordt inhoud gegeven door de regiegroep, de werkgroep communicatie stelt de boodschap op en communiceert (per gemeente) via de daarvoor aangegeven communicatiemiddelen. De herkenbaarheid van de communicatie wordt nader vorm gegeven. Vooralsnog ligt die in de (werk)titel Vijheerenlanden en het gebruik van de drie gemeente-logo's in de header. Communicatiemiddelen Gedurende het wordt gecommuniceerd met de reguliere middelen van de drie gemeenten. Intern Intranet Beeldschermen/narrowcasting Personeelsbijeenkomst/Lunchlezing (Zederik) Aansluiten bij overleggen (gemeentesecretaris) Terugkoppeling vanuit (MT/DT-) vergaderingen Extern Website Gemeentepagina Persberichten Persgesprek Sociale Media twitter, facebook, Linkedin, Zederik app Digitale nieuwsbrief Beeldschermen
Planning middel maand Maart - gezamenlijke bijeenkomst 3 raden April - start Mei - update Juni Juli - uitkomst Augustus September Oktober - besluitvorming over haalbaarheid November - start preherindleingsfase December Intern Intranet X X X X X X X Beeldschermen X X Personeelsbijeenkomst X X X X X Aansluiten bij overleggen X X X X X X X Extern Website X X X X Gemeentepagina X X X X X X Persberichten X X X Persgesprek 3 X X X X burgemeesters Sociale media X X X X X X Digitale nieuwsbrief/app X X X X Beeldschermen X X X X Begroting Communicatiemiddelen Alle gemeenten maken gebruik van hun reguliere middelen. Kosten die gemaakt worden voor communicatie zijn in deze fase beperkt. De inschatting is dat 5.000,- voor berichten op de gemeentepagina, kosten voor bijeenkomsten en ondersteunende middelen voldoende is. Communicatie-uren Voor de uitvoering van de communicatie wordt een gemiddelde inzet geleverd van vier uur per week per communicatieadviseur.
Gebruikte documenten Er is dankbaar gebruik gemaakt van verschillende communicatieplannen voor inmiddels heringedeelde gemeenten in Nederland. In het bijzonder het communicatieplan Herindeling Krimpenerwaard Handboek gemeentelijke herindeling Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Twijnstra en Gudde Plezier in herindelen. Factsheet. NCOD Gemeente Leerdam - Marieke Kuysters Gemeente Vianen - Fenna Luiting Gemeente Zederik - Attie Mager