Aanwezigen: Leerdam. Zederik

Transcriptie

1 Verslag van het gezamenlijk overleg van de colleges van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretarissen en de griffiers van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik, gehouden op donderdag 12 februari 2015 om uur in de raadzaal van het Stadhuis van Vianen Aanwezigen: Leerdam de heer M. (Rinus) Houtman, burgemeester de heer A. (Bart) Bruggeman, wethouder de heer A.W. (Arie) Keppel, wethouder de heer W. (Wim) van der Leij, wethouder de heer T. (Teus) Meijdam, wethouder mevrouw S. (Simone) van Heeren, gemeentesecretaris a.i. de heer B. (Balth) de Winter, griffier Zederik de heer C.J.J. (Coert) van Ee, burgemeester de heer A. (Arie) Donker, wethouder de heer W. (Wim) Mulckhuijse, wethouder de heer J.H. (Joop) Koetsenruijter, gemeentesecretaris de heer F. (Floor) de Lange, griffier Vianen de heer W.G. (Wim) Groeneweg, burgemeester de heer J.A.E. (André) Landwehr, wethouder de heer F.N.A. (Frank) Meurs, wethouder de heer M.F.M. (Marcel) Verweij, wethouder de heer L.A. (Leendert) Wijnmaalen, wethouder de heer W. (Wabe) Wieringa, gemeentesecretaris a.i. de heer C.J. (Kees) Steehouwer, griffier Voorzitter: de heer W.G. (Wim) Groeneweg, burgemeester van Vianen Verslag: de heer C.J. (Kees) Steehouwer, griffier van Vianen Afwezig (met kennisgeving): de heer G. (Goof) Bos, wethouder van Zederik 1

2 Agenda: 1. Opening en mededelingen 2. Kennismaking 3. Concept Plan van Aanpak haalbaarheidsonderzoek 4. Contact en positiebepaling naar de provincies 5. Opzet van de workshops en gezamenlijke bijeenkomst gemeenteraden 6. Investeringen en vacatures 7. Kennismakingsactiviteiten 8. Rondvraag 9. Sluiting 1. Opening en mededelingen Na het aansnijden van een taart door de drie burgemeesters met daarop een afbeelding van het grondgebied van de drie gemeenten en de tekst Gezamenlijke aftrap opent de voorzitter deze eerste bijeenkomst in het onderzoeksproces naar een mogelijke toekomstige bestuurlijke samenwerking van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. De voorzitter geeft aan dat er in de vergaderingen en bijeenkomsten die er de komende tijd nog zullen zijn sprake zal zijn van een roulerend voorzitterschap. 2. Kennismaking Er volgt een kennismakingsronde waarin de aanwezigen zich kort voorstellen en aangeven wat zij van het komende proces verwachten. Een bloemlezing uit de gemaakte opmerkingen: Nieuwsgierig Het belang van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden moet voorop staan Het gaat om de waaromvraag voor de samenwerking / herindeling Behoud van identiteit is belangrijk, maar ook: wat voor gemeente willen we worden en welke ambities horen daarbij? De gemeenteraden moeten op één lijn komen en op een zorgvuldige wijze meegenomen worden in het proces Er moet sprake zijn van een reële planning, een zorgvuldig traject en vertrouwen in elkaar Soms moet je wat inleveren maar daar krijg je ook wel een keer iets anders voor terug Er zijn onderlinge verschillen in het gebied maar er is wel één entiteit; dat biedt kansen We moeten de sterke kanten van elkaar benutten We moeten bruggen bouwen Er moet sprake zijn van een transparant en open proces De voorzitter stelt vast dat herindelingsprocessen niet overal op dezelfde manier van start gaan als hier gebeurt. Hij ziet het proces met vertrouwen tegemoet. Hij heeft er veel zin in en proeft veel energie bij de aanwezigen. 2

3 3. Concept Plan van Aanpak haalbaarheidsonderzoek Dit agendapunt bestaat uit de volgende onderdelen: a. uitgangspunten b. projectorganisatie c. planning d. communicatie e. werkbudget a. uitgangspunten Voorstellen: 1. De drie gemeenten richten zich op fase 1 van het door de gemeentesecretarissen opgestelde Plan van Aanpak. 2. De (kern)onderzoeksvragen zijn financiën, provinciekeuze en gemeenschappelijke regelingen. Deze vragen kunnen aangevuld worden met de onderzoeksvragen die uit de workshops voortkomen. Hierover moet overeenstemming bereikt worden in de gezamenlijke raadsbijeenkomst. 3. Er moet een extern onderzoekbureau geselecteerd worden voor het uitvoeren van het haalbaarheidsonderzoek. 4. De procedure moet gestart worden voor het aantrekken van een externe projectleider voor fase 2 van het haalbaarheidsonderzoek. Belangrijk is het gewenste profiel voor de nieuwe gemeente en de daarbij behorende ambities. Dat moet worden meegenomen in fase 1 het haalbaarheidsonderzoek, maar dit moet niet leiden tot lange discussies. Ambtelijk moet er sprake zijn van een zorgvuldig proces. De gemeenteraden moeten hierbij betrokken worden. Het is wel een proces waarmee een jaar gemoeid is. Participatie van de bevolking is belangrijk. Dit moet nog vorm gegeven worden. Er moet gezorgd worden voor een goede communicatie met burgers, bedrijven en instellingen. De start is cruciaal. De provincies gaan het herindelingsproces voorbereiden. Hieraan parallel loopt het proces voor de vorming van de nieuwe gemeente. Het is wel verstandig om beide processen uit elkaar te trekken. Het is van belang om structuur aan te brengen in het kernenbeleid. We moeten daar helder in zijn en het elke keer noemen. Wat we als gemeenten zelf kunnen, moeten we ook zelf doen. Voor het haalbaarheidsonderzoek is het van belang wat je moet weten om een besluit te nemen. Dat vraagt om balans in de onderzoeksvragen. De vergelijking wordt gemaakt met het grondig verbouwen van een bestaand huis of het kopen van een nieuw huis. 3

4 Besluit 1: Het door de gemeentesecretarissen opgestelde Plan van Aanpak wordt voor kennisgeving aangenomen. Dit plan wordt bestempeld als richtinggevend document in het herindelingsproces. Besluit 2: Ingestemd wordt met de vier genoemde uitgangspunten. b. projectorganisatie Voorstellen: 1. Een stuurgroep instellen bestaande uit de burgemeesters, de gemeentesecretarissen en de griffiers van de drie gemeenten (optie: stuurgroep uitbreiden met één wethouder per gemeente). 2. Een regiegroep instellen bestaande uit de drie gemeentesecretarissen. 3. Een (samengestelde) ambtelijke projectgroep instellen onder aansturing van de regiegroep met de disciplines financiën, juridische zaken en communicatie. 4. Een klankbordgroep instellen bestaande uit twee raadsleden van elke gemeente. Bij de projectorganisatie moet vooraf helder zijn wat de verschillende taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en rollen van de deelnemers zijn. Duidelijk moet zijn wat de invloed van de klankbordgroep is. De opdracht moet goed omschreven worden. Ook moet duidelijk zijn wie de opdrachtgever is en wie de opdrachtnemer(s). De stuurgroep moet uitgebreid worden met één wethouder per gemeente. Het is goed om in de klankbordgroep politieke diversiteit te hebben. De klankbordgroep moet ook als opdracht krijgen om goed contact met alle andere raadsleden te houden. De griffiers kunnen met een voorstel komen voor de samenstelling van de klankbordgroep Van belang is dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. De drie gemeenteraden moeten op strategische momenten bij elkaar komen. Besluit 3: Er wordt ingestemd met de voorgestelde projectorganisatie. De griffiers komen met een voorstel voor de samenstelling van de klankbordgroep. Besluit 4: De stuurgroep wordt uitgebreid met één wethouder per gemeente. De colleges dragen hiervoor een wethouder voor. 4

5 c. planning Qua planning kan er onderscheid gemaakt worden in zaken op drie niveaus: gemeenten, provincies en Rijk. De aandacht van de drie gemeenten moet zich nu vooral richten op de voorbereidende werkzaamheden die ter hand genomen moeten worden zoals omschreven in hoofdstuk 8 van het Plan van Aanpak. Geen Besluit 5: Ingestemd wordt met fase 0 (voorbereiding) zoals omschreven in hoofdstuk 0 van het Plan van Aanpak: - overleg gemeentesecretarissen en griffiers: 4 februari overleg gezamenlijke colleges, gemeentesecretarissen en griffiers: 12 februari overleg gemeentesecretarissen (verwerken input gezamenlijke bijeenkomst: 13 februari workshop per gemeente: in de periode 16 februari 2015 tot 4 maart gezamenlijke raadsbijeenkomst: in de periode 3 maart 2015 tot 13 maart vaststelling PvA haalbaarheidsonderzoek door colleges: 17 maart besluit haalbaarheidsonderzoek, startbudget en vertegenwoordiging in klankbordgroep: eind maart 2015 d. communicatie Hoofdstuk 7 van het Plan van Aanpak gaat over communicatie. Het voorstel is om dit hoofdstuk verder te laten uitwerken door de werkgroep Communicatie onder regie van de gemeentesecretarissen. In het herindelingsproces is communicatie van groot belang. De werkgroep moet snel bij elkaar komen. Waar mogelijk moet innovatief met communicatie te worden omgegaan, zodat een extra dimensie wordt gegeven aan het proces. De informatieverstrekking moet een behoorlijke frequentie hebben. De communicatie in het Plan van Aanpak lijkt intern gericht. Er moet juist ook extern gecommuniceerd worden. De opdracht aan de werkgroep moet helder zijn. De stuurgroep is hierbij opdrachtgever en de regiegroep de opdrachtnemer. De regiegroep legt zaken terug naar de stuurgroep. 5

6 Besluit 6: Ingestemd wordt met het communicatiehoofdstuk in het Plan van Aanpak. Besluit 7: De verdere uitwerking van de communicatie gebeurt door de werkgroep. e. werkbudget Het voorstel is om een startbudget van in totaal ,-- beschikbaar te stellen voor de voorbereidingen in het herindelingsproces. Bij de beide provincies kan een verzoek ingediend te worden om een bijdrage te krijgen in de voorbereidingskosten voor de herindeling. Aan de gemeentesecretarissen kan gevraagd worden om een voorstel te doen voor de invulling van het budgethouderschap. Het raadsvoorstel aan de drie gemeenten voor het beschikbaar stellen van een startbudget moet wel eenduidig zijn. Het hanteren van de verdeelsleutel inwonertal heeft de instemming. Besluit 8: Aan de gemeenteraden voorstellen een startbudget van ,-- beschikbaar te stellen met als verdeelsleutel het inwonertal per gemeente. Besluit 9: Bij de provincies Zuid-Holland en Utrecht een verzoek indienen voor een bijdrage in de voorbereidingskosten voor het herindelingsproces. Besluit 10: De gemeentesecretarissen komen met een voorstel voor de invulling van het budgethouderschap. 4. Contact en positiebepaling naar de provincies Het voorstel is om als drie gemeenten zelf het initiatief te nemen voor het overleg met de provincies Zuid-Holland en Utrecht. Ook kan bij dit agendapunt gepolst worden hoe de drie gemeente aankijken tegen de provinciekeuze. Bij het recente bezoek van de commissaris van de Koning van Utrecht aan Vianen is de provinciekeuze onderwerp van gesprek geweest. De provincie Utrecht heeft wel behoefte aan een kennismakingsgesprek. Duidelijk is dat de nieuwe gemeente in één van beide provincies komt te liggen. 6

7 Als de gemeenten naar de provincies gaan komen zij wellicht in een positie te verkeren die zij niet willen. Het kan strategisch handig zijn om zelf de agenda te bepalen voor het overleg met de provincies. Een aandachtspunt is of het nog zinvol is met de huidige colleges van Gedeputeerde Staten overleg te voeren. De raad van de gemeente Vianen heeft in een motie uitgesproken dat in het haalbaarheidsonderzoek wordt meegenomen dat Vianen een voorkeur heeft voor indeling bij de provincie Utrecht. Dat moet wel gebeuren op basis van argumenten en is geen harde eis vooraf. De provinciekeuze moeten niet gemaakt worden op basis van emotie maar op basis van feiten. Van belang is om goed te regelen hoe de drie gemeenten bij het bepalen van de keuze met elkaar omgaan. Leerdam en Zederik weten weinig tot niets van de provincie Utrecht. Andersom geldt dat Vianen weinig weet van de provincie Zuid-Holland. Melding wordt gemaakt van een vergadering van de commissie Middelen in Provinciale Staten van Zuid-Holland. In de discussie zijn vragen beantwoord die niet geheel conform de strekking van de aangenomen motie in de raad van Vianen zijn. Eveneens wordt melding gemaakt van een discussie die binnen de Veiligheidsregio Zuid- Holland Zuid is gevoerd. Er is daar al een notitie in de maak over uittredingskosten voor gemeenten. De regio wil zich duidelijk profileren. Vervelend is dat er over ons gepraat wordt en niet met ons. Een keuze voor één van beide provincies moet wel in het profiel van de nieuw te vormen gemeente passen. Het haalbaarheidsonderzoek moet leiden tot een provinciekeuze. Het eerder innemen van een standpunt is niet aan de orde. De voorkeur gaat uit naar het als drie gemeenten afzonderlijk uitnodigen van de provincies Zuid-Holland en Utrecht. Vooraf moet duidelijkheid zijn over elkaars rol. Deelnemers aan het gesprek van de zijde van de drie gemeenten kan in dezelfde samenstelling als vanavond. Besluit 11: Als gemeenten zelf het initiatief nemen voor het overleg met de provincies Zuid-Holland en Utrecht. Hiervoor gaat een afzonderlijke uitnodiging naar beide provincies voor een kennismaking en een informeel overleg. Besluit 12: In afwachting van de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek wordt er door de drie gemeenten geen standpunt ingenomen over de provinciekeuze. 7

8 5. Opzet van de workshops en gezamenlijke bijeenkomst gemeenteraden Het voorstel is om per gemeente een workshop te houden voor het inventariseren van de onderzoeksvragen die in het haalbaarheidsonderzoek aan de orde moeten komen. De workshop niet te laten voorzitter door de burgemeester van de eigen gemeente. Daarna kan er een bijeenkomst van de drie gemeenteraden gehouden worden om tot een gezamenlijke opdrachtformulering te komen. Aan de griffiers kan gevraagd worden om de workshops in te plannen en met een datum en agenda voor de gezamenlijke raadsbijeenkomst. De drie workshops moeten niet totaal verschillend van opzet zijn. Niet iedereen ziet de meerwaarde van het voorstel om de workshop niet te laten leiden door de eigen burgemeester. Het besluit over de opdracht en inhoud van het haalbaarheidsonderzoek moet door de gemeenteraden genomen worden. Een gezamenlijke opdrachtformulering zou in de raadsbijeenkomst tot stand moeten komen. Leerdam houdt de workshop op 3 maart Zederik en Vianen proberen de workshop nog in februari 2015 te plannen. Als mogelijke data voor de gezamenlijke raadsbijeenkomst worden maandag 9 maart 2015 of dinsdag 10 maart 2015 genoemd. Besluit 13: Er wordt per gemeente een workshop gehouden voor het inventariseren van de onderzoeksvragen voor het haalbaarheidsonderzoek. Deze workshops zijn zo veel mogelijk eenduidig van opzet. De griffiers doen een voorstel voor het voorzitterschap bij de workshops. Besluit 14: De griffiers komen met een datum, een locatie en de opzet voor een gezamenlijke raadsbijeenkomst (uiterlijk in de eerste helft van maart 2015). 6. Investeringen vacatures Het voorstel is dat de drie gemeenten elkaar inzicht geven in de overwegingen en keuzes voor investeringen die zij de komende tijd nog willen doen. Hiervoor kan een overleg ingesteld worden met als deelnemers de portefeuillehouders financiën en de afdelingshoofden financiën. Het voorstel is ook om elkaar te informeren over vacatures die er bij de drie gemeenten zijn en hiervoor met passende oplossingen te komen. 8

9 Van belang is om in beeld te brengen wat er op het punt van investeringen en uitgaven wettelijk verplicht is (Wet arhi). Het is ook goed om elkaar hierover inzicht te verschaffen, zodat bekend is wat er bij de afzonderlijke gemeenten op dit punt speelt. Vacatures dienen naar de toekomst toe flexibel ingevuld te worden. Leerdam en Zederik hebben ook al afspraken over vacatures in de regio A&V. Voor een aantal vacatures is het wervings- en selectieproces al in gang gezet. Het is belangrijk dat de gemeentesecretarissen elkaar over vacatures informeren, hier open over zijn en elkaar vertrouwen. Besluit 15: De drie gemeenten geven elkaar inzicht in de overwegingen en keuzes voor nieuwe investeringen. Besluit 16: Als invulling voor het besluit onder 15 wordt een periodiek overleg ingesteld met als deelnemers de portefeuillehouders financiën en de afdelingshoofden financiën. Besluit 17: De drie gemeenten informeren elkaar over vacatures en komen hiervoor met passende oplossingen Het primaat hiervoor ligt bij de gemeentesecretarissen. 7. Kennismakingsactiviteiten De drie colleges ontmoeten elkaar al regelmatig en ook de raden hebben binnenkort contact met elkaar. Het voorstel is om ook informele kennismakingen tussen de diverse personeelsgeledingen te laten plaatsvinden. Dit kan zowel op informele als formele wijze gebeuren. Het personeel kan hiervoor zelf het initiatief nemen. Het initiatief voor onderlinge kennismaking tussen het personeel van de drie gemeenten wordt omarmd. Het idee wordt geopperd om hier ook een keer een sportwedstrijd aan te verbinden. Er wordt voor gepleit om bij nieuwe activiteiten in het werk daar waar mogelijk gezamenlijk op te trekken zodat er al sprake is van een zekere mate van harmonisering. Besluit 18: Er wordt kennisgenomen van de wijze waarop het mogelijk is om de komende tijd kennismakingsactiviteiten tussen het personeel van de drie gemeenten te beleggen. 9

10 8. Rondvraag Voorgesteld wordt dat ook de verschillende portefeuillehouders elkaar informeel bijpraten over zaken die binnen hun portefeuille spelen (gemeld wordt dat er op 11 maart 2015 de aftrap voor de woningbouwlocatie Hoef en Haag wordt gegeven); de wethouder van Vianen zorgt voor een uitnodiging aan zijn collega s in Leerdam en Zederik. Naar aanleiding van deze bijeenkomst zal er een persbericht (inclusief foto) opgesteld en verspreid worden. Er zou ook een twitteraccountant Vijfheerenlanden aangemaakt kunnen worden. Het persbericht kan ook op Intranet geplaatst worden en aan de raadsleden worden toegestuurd. Een aandachtspunt is dat de gemeenteraden eind maart 2015 wel een eensluidend raadsvoorstel krijgen over zaken waarop een besluit genomen moet worden (haalbaarheidsonderzoek, startbudget en afvaardiging naar klankbordgroep). Het kan dan niet zo zijn dat een dergelijk voorstel geamendeerd wordt. Er wordt waardering uitgesproken over de opzet van deze eerste bijeenkomst, die op een efficiënte en effectieve wijze en in een goede sfeer is verlopen. Er was sprake van een constructieve en toekomstgerichte houding. Dank gaat uit naar de gemeentesecretarissen en de griffiers voor de voorbereiding van deze bijeenkomst. 9. Sluiting De voorzitter spreekt van een goede en prettige bijeenkomst. Zijn dank gaat uit naar de gemeentesecretarissen en de griffiers voor de goede voorbereiding van de bijeenkomst en voor de wijze waarop de agenda is samengesteld. Dit heeft goed gewerkt. Hij nodigt de aanwezigen nog uit voor een hapje en een drankje in de kantine en sluit om deze gezamenlijke bijeenkomst. Vianen, 17 februari