TAGOR Gerechtsdeurwaarders
Inhoud Klantgerichte automatisatie............................. 4 Met een grote automatisatie............................. 5 Een sterke analyse......................................... 6 Functionaliteit op maat................................... 7 Correcte berekeningen.................................... 8 Typegebonden.............................................. 9 Ruime set documenten.................................. 10 Compleet digitaal archief................................ 11 Efficiënt agendabeheer.................................. 12 Correct adressenbestand............................... 13 In beide landstalen....................................... 14 Integratie met databanken.............................. 15 Specifieke reeksverwerking............................ 16 Duidelijk voor iedereen.................................. 17 Real-time repertorium.................................... 18 Correct financieel beheer................................ 19 Eenvoudige rapportering................................ 20 Samenspraak met de klant.............................. 22 Niet zomaar een boekhouding......................... 23 Voornaamste kenmerken................................ 24
Klantgerichte automatisatie De moderne gerechtsdeurwaarder Het ambt van gerechtsdeurwaarder is de jongste jaren sterk geëvolueerd van een eerder wettelijke naar een meer economische functie. Steeds meer bedrijven en organisaties zien inderdaad in de gerechtsdeurwaarder de ideale partner voor een efficiënte invordering van schulden. kunnen terugvallen op meerdere jaren ervaring als medewerker in een gerechtsdeurwaarderkantoor. Hierdoor staat ORGANI garant voor een sterk branchegerichte oplossing die toch uitermate klantgericht kan geïmplementeerd worden. Totaalpakket De kracht van een aanmaning of dagvaarding vanwege een gerechtsdeurwaarder is inderdaad nog altijd een belangrijk werkinstrument dat door vele opdrachtgevers in toenemende mate wordt aangesproken. Efficiëntie en informatie Uw opdrachtgever wenst een snelle, nauwgezette en efficiënte recuperatie: met zo weinig mogelijk kosten zo veel mogelijk schulden recupereren. Het is hierbij de taak van de gerechtsdeurwaarder, om voor elk dossier, te waken over de haalbaarheid en de effectiviteit van de schuldvordering waarbij er binnen de vooropgestelde limieten moet gezorgd worden voor een precieze uitvoering van de procedure. Het spreekt voor zich dat de klant periodiek wenst geïnformeerd te worden over de stand van zaken. Dit bij voorkeur op een automatische manier! TAGOR II voorziet in alle mogelijke functionaliteiten die kunnen bijdragen aan een efficiënter beheer van uw kantoor. Uitermate volledig dossierbeheer met tal van automatismen én behandeling in collectie Telefoon- en instructiebeheer Agendabeheer Real-time repertorium Overzichtelijk financieel beheer met complete bankintegratie via Isabel en codabestanden Volledig digitaal dossier On-line consultatie met berichtenverkeer Geïntegreerde opzoekingsmogelijkheden via Rijksregister, EuroDb, Graydon en InfoBase Klant-, confrater- en personeelsstatistieken Volledige fax- en e-mailintegratie Onderhoudsprogramma waar u als klant op een eenvoudige manier de configuratie van de toepassing verder kan verfijnen... Om al deze activiteiten perfect te kunnen beheren en uitvoeren is een goed uitgebalanceerde automatisering zondermeer onmisbaar. Vakkundige automatisering TAGOR II biedt hiervoor de ideale oplossing! Het pakket werd immers ontwikkeld op basis van meer dan 25 jaar ervaring in de sector met een zeer sterke inbreng van onze vele trouwe klanten. TagorII : Totale automatisatie voor uw gerechtsdeurwaarderkantoor, sneller én efficiënter door de nieuwste technologie. Van bij de start van het project wordt de klant begeleid door onze organisatiedeskundigen die Voor elk dossiertype is trouwens een aangepaste behandeling beschikbaar. Voor speciale dossiers zoals BTW, RSZ, directe belastingen of specifieke contentieux, kan u op een eenvoudige en snelle manier dossiers aanmaken via pregedefinieerde template s en formulieren. Opzoekingen via het rijksregister, EuroDb, Graydon en InfoBase zijn in die mate geïntegreerd dat u eigenlijk door één druk op de knop de validitatie, de opzoeking én de overname van de gegevens bewerkstelligt. Voor de vennootschappen is ORAS III beschikbaar: een uitgebreid financieel beheerspakket voorzien van een volledige boekhoudkundige integratie met TAGOR II. Meer hierover in het verdere verloop van deze brochure. 4
Met een grote automatisatie Wettelijk en zakelijk Automatische dossieraanmaak De wetgeving bepaalt dat de activiteiten van de gerechtsdeurwaarder boekhoudkundig als A-fiches en B-fiches moeten opgenomen worden. Anderzijds wenst uw opdrachtgever voor elk dossier een éénduidige opvolging, waarbij het transparant moet zijn op welke manier dit boekhoudkundig wordt verwerkt. TAGOR II zorgt zowel voor een volledig wettelijke opvolging als voor een klantvriendelijke begeleiding. Eén van de krachtigste kenmerken van het pakket betreft zeker het automatisch opnemen van dossiergegevens op basis van toegeleverde bestanden. In welke vorm of via welk medium uw opdrachtgever de gegevens ook aanbiedt, TAGOR II maakt er snel werk van, zodat u in een mum van tijd over de nodige dossiers en de bijbehorende documenten beschikt. Financiële integratie Dit betekent ondermeer dat, als een A-dossier in uitvoering gaat, alle te nemen stappen aan u worden voorgesteld aan de hand van een wizard én dat zowel intern als extern het dossier nog steeds dezelfde referte draagt. Dit terwijl de verdere boekhoudkundige opvolging automatisch en vlot verloopt. Documenten Een gerechtsdeurwaarder zonder documenten is als een bakker zonder bloem! Om een zo groot mogelijke flexibiliteit te bekomen worden alle documenten aangemaakt en afgedrukt via Word. Voor elk type document kan de gebruiker, aan de hand van een eenvoudig beheersprogramma zelf vooraf een sjabloon aanmaken met daarin een volledige integratie van alle gewenste dossiergegevens. Hierdoor bekomt u niet alleen een volledig vrije lay-out van alle documenten, maar ook de meest professionele opmaak. Digitaal dossier Van elk geproduceerd document maakt het systeem ook direct een digitale kopie die automatisch wordt gekoppeld aan het betreffend dossier. Als ook alle binnenkomende stukken worden ingescand en na behandeling aan het juiste dossier worden toegewezen, dan bekomt men een volledige digitale vorm van het dossier. Vanaf dat ogenblik is het mogelijk om het gehele dossier, zowel cijfermatig als inzake documenten, overal én op elk ogenblik op te vragen. Voor de verwerking van alle uitgaande maar ook inkomende betalingen bevat TAGOR II een optimale integratie met het ISABEL netwerk. De inbreng van de bankgegevens gebeurt steeds via het gecodeerd dagafschrift, zodat u een uitermate snelle en correcte verwerking van alle financiële bewegingen bekomt. Vrije consultatie Uw klanten vragen direct informatie, zonder wachttijd. Via de TAGOR II WEB module kan uw klant direct alle dossiergegevens waarin hij fungeert, vanaf de eigen PC vrij consulteren. De klant connecteert over een beveiligde lijn via het internet op de database van de studie. Zo bekomt hij een real-time overzicht van de evoluties in zijn dossiers én kan hij via deze weg instructies en bemerkingen doorgeven, zodat hij een perfecte dossiergebonden communicatie bekomt. Vrijheid Omdat een goed pakket, een dynamisch pakket is, voorziet TagorII in een ruim aantal parameters die u toelaten om vrij de invulling van uw kantoor te bepalen. Doorgedreven configuratie laat u immers toe om zelfs tot op het laagste niveau parameters in te bouwen om zo te komen tot efficiëntere automatismen én een grote tijdswinst. 5
een sterke analyse Alle types, vrij te bepalen Dossiernummer of naam Net zoals men in de meeste kantoren een taakverdeling kent op basis van het soort dossier, kan men ook in TAGOR II een duidelijke indeling maken van alle types dossiers. Een heel belangrijk element van het sjabloon betreft de opbouw van de dossiernummer of naam. Dit is opgedeeld in een vrij in te stellen prefix en een volgnummer per dossiersoort. Alle dossiers die in uw kantoor een behandeling vereisen die afwijkt van de burgelijke dossiers worden als een afzonderlijke dossiergroep gezien waarvoor speciale procedures en voorwaarden gelden. We denken hierbij vooral aan dossiers van de directe belastingen, BTW of RSZ, maar ook specifieke contentieux komt hiervoor in aanmerking. Op die manier zal men bij elk contact met een debiteur reeds op basis van het dossiernummer kunnen uitmaken wat voor soort dossier het is en dus ook wie binnen het kantoor verantwoordelijk is voor de opvolging ervan. Doorstorting beschikbaar Ook alle parameters in verband met het doorstorten van de beschikbare gelden kunnen per soort dossier ingesteld worden. Moet u het volledig bedrag doorstorten of niet? Wat is de structuur van de referte die bij de doorstorting moet vermeld worden? Standaard zijn de meest voorkomende refertes opgenomen in het pakket, maar het staat u vrij om uw eigen klantgebonden refertes toe te voegen. Dossiersjabloon Het voordeel van deze structuur is dat u, via het aanmaken van een aangepast dossiersjabloon, voor elke dossiersoort alle specifieke elementen voor een aangepaste opvolging kunt instellen. Via dit dossiersjabloon predefinieert u immers: de methode van dossiernummering, de provisie, de intrestsoort, het default vonnistype, de manier van doorstorten, het al dan niet afdrukken van een etiket, vaste partijen op uw dossier Ook de rekeningen vanaf en naar waar er moet doorgestort worden, kunnen per soort opgegeven worden. Een perfecte voorbereiding is het halve werk Het spreekt voor zich dat de gebruiker bij het aanmaken van een nieuw dossier steeds kan afwijken van de vooropgestelde defaults. In de meeste gevallen zal deze werkwijze er evenwel voor zorgen dat alle routinematige dossiers snel en correct worden aangemaakt. Onze doorgedreven analyse en onze ervaring zorgen ervoor dat u perfect voorbereid kan starten. U zet immers een framework op met enkel relevante informatie zodat u zorgt voor een snelle en efficiënte behandeling van uw dagelijkse dossiers. 6
Functionaliteit op maat Stap voor stap begeleiding Titel van het dossier Uiteraard kunt u niet voor alle dossiers een sjabloon opzetten. Er zijn ook manuele dossiers en ook hiervoor moet een vlotte werkwijze beschikbaar zijn. Bij het aanmaken van een nieuw dossier zal TAGOR II de gebruiker daarom via een aantal tabbladen stap voor stap begeleiden. Eerst worden de partijen behandeld, waarna vervolgens de titel, de hoofdsommen, de documenten en alle andere belangrijke informatie kan worden toegevoegd. Tussendoor worden de ontvangen stukken die centraal werden ingescand in het digitaal dossier opgenomen. Ter afsluiting van de dossieraanmaak wordt een gepaste agendalijn aangemaakt voor de goede opvolging van het dossier. Op deze pagina beschrijven we de behandeling van de partijen en de titel van het dossier. Op de volgende pagina s behandelen we de hoofdsommen, de documenten, het digitaal dossier en de agenda. Partijen Voor een dagvaarding wordt een verschijningsformule opgegeven. Voor uitvoeringsdossiers zal men dan weer verwijzen naar een vonnis, een beschikking, een arrest, enz. van een bepaalde rechtsmacht. De beschrijving van deze zaken kan men manueel inbrengen, doch het is algemeen gekend dat hiervoor een aantal geijkte formules bestaan. Helaas is er geen nationaal geldende formulering, maar zijn er sterke verschillen tussen de diverse rechtbanken en arrondissementen. Voor een akte binnen het eigen arrondissement, kan men wellicht uit het hoofd stellen welke formule voor welke rechtbanken van toepassing is. Zelfs de dagen (en uren) van zitting zijn voldoende gekend. Voor een dagvaarding buiten het arrondissement is dat evenwel minder evident. TAGOR II bevat evenwel een databank van de arrondissementen en de rechtbanken. Indien de naam van de klant niet default wordt voorgesteld, kan men eerst de naam van de klant ingeven. Via diverse zoekmogelijkheden vindt de gebruiker snel en eenvoudig de gewenste partij in het centraal adressenbestand. Is de zoeknaam uniek dan verkrijgt de gebruiker onmiddellijk het gewenste resultaat, zo niet dan krijgt hij een duidelijk overzicht van de mogelijke partijen. Hierin kan men per arrondissement de geldende rechtbanken (en kamers) opgeven met per rechtbank de te gebruiken formules. Daarnaast kan men ook per kamer de dagen van zitting opnemen, zodat een dagvaarding steeds perfect voor de juiste datum kan opgemaakt worden. Bestaat de gewenste partij niet dan kan u van hieruit natuurlijk ook een nieuwe partij aanmaken. Op identieke manier worden ook de andere partijen ingebracht. Per dossier kan u een onbeperkt aantal aanleggers, verweerders en extra partijen (advocaat, begunstigde, confrater, ) aan het dossier toe te voegen. 7
correcte berekeningen Hoofdsommen Afhankelijk van het type dossier zal u nood hebben aan verschillende soorten hoofdsommen. Ook deze soorten boekingen kan u op voorhand linken aan de verschillende dossiertypes. Op die manier krijgt u enkel de boekingen voorgesteld die voor dit dossiertype representatief zijn. Per type hoofdsom wordt ook een aangepast invulscherm gebruikt, zodat steeds enkel de representatieve gegevens kunnen ingebracht worden. Bij een hoofdsom zonder intrest wordt er dus niet gevraagd naar een intrestsoort of tarief. Ook de eventuele verwijlintresten worden dynamisch berekend in functie van de evolutie van het dossier. Drie rekenmachines Voor de speciale gevallen voorziet TAGOR II zelfs in drie types rekenmachines: zakrekenmachine, rekenmachine met telstrook (die kan afgedrukt worden) en een intrest rekenmachine. Bij deze laatste kan men gelijk welke intrest tussen twee data laten berekenen. Het resultaat van de berekening kan steeds direct in het ingavescherm opgenomen worden. Onderhoudsgelden en dwangsommen Een uitermate belangrijk gegeven vormen de onderhoudsgelden en de dwangsommen. De oplossing die TAGOR II hier biedt, is uitermate krachtig. Naast de basisgegevens zoals bedrag, begin- en einddatum en de periodiciteit kan men immers ook nog de indexatie opgeven! Hierbij worden alle klassieke indexatiesystemen volledig opgenomen. Zoals uit het voorbeeld hiervoor blijkt zal men voor de klassieke intrestvoeten niet het percentage opnemen maar wel de soort. Dit biedt een belangrijk voordeel bij wijziging van de intrestvoet. Van zodra een algemene intrestvoet wijzigt, zal het systeem automatisch alle openstaande dossiers overlopen, de intrestvoet fixeren en een nieuwe intrestvoet toevoegen. In functie van de betreffende indexatietabel zal het systeem automatisch berekenen welke de te betalen sommen zijn. Vanuit het onderhoudsprogramma kan u op een eenvoudige manier uw indexen beheren. Een link naar de website van de overheid en een automatische integratie van de overgenomen indexen zorgt voor een vlekkeloze maandelijkse update van uw Aangezien de intresten bij elke consultatie van het dossier telkens opnieuw berekend worden, zal men hierdoor steeds over real-time cijfers beschikken. Meerdere intresten Tagor II biedt de gebruiker bovendien de mogelijkheid om binnen één hoofdsom meerdere intresten te beheren, elk op een deel van de hoofdsom of op een te bepalen bedrag én elk met hun eigen intrestvoet en periode. 8
Typegebonden Aangepaste ingave Hierdoor bekomt men een volledig aangepaste werkwijze voor alle belangrijke opdrachtgevers, zodat Voor bepaalde dossiers is het inbrengen van de hoofdsommen wel iets complexer dan hiervoor voor elke klant de dossiers op de meest efficiënte wijze worden verwerkt. gesteld. Directe belastingen Voor bijvoorbeeld een aanmaning voor een klant van een verzekeringsmaatschappij moet u snel en eenvoudig alle betreffende polissen kunnen inbrengen, elk met hun polisnummer, bedrag en intrestvoet. Als de klant anderzijds voor een bepaalde Het is algemeen gekend dat de directe belastingen zeer specifieke eisen hebben inzake de opmaak van de dossiers, het toewijzen van de binnenkomende betalingen, de afrekening, enz. polis al een gedeeltelijke betaling buiten studie gedaan heeft, dan moet dit gegeven bij de juiste polis ingebracht worden. Op ook dit vlak wordt een aangepaste werkwijze beschikbaar gesteld. Op dit gegeven efficiënt op te vangen kunt u gebruik maken van een volledig aangepast ingavescherm. Het speciale aan deze werkwijze is dat het kantoor zelf kan de lay-out en de velden van dit scherm kan bepalen. Inderdaad, door middel van een ver doorgedreven parameterisering kan het scherm voor de ingave van de hoofdsommen volledig aangepast worden in functie van het kantoor en de behoeften van uw cliënteel. Als eerste zal de gebruiker per dwangbevel een hoofddossier aanmaken, met vervolgens per individueel artikel een afzonderlijk subdossier. Per subdossier kan men dan direct de verschuldigde belasting inbrengen, met opgave van de aard (personenbelasting, verkeersbelasting, ), het bedrag, de omschrijving en de intresten. De betalingen die de klant rechtstreeks heeft gedaan kunnen terug direct bij de juiste belasting ingebracht worden. Zelfs dit ingavescherm kan in het kantoor via parameters aangepast worden. TAGOR II zal de efficiëntie van uw kantoor positief beïnvloeden! 9
ruime set documenten Vrije lay-out Hét werkinstrument van de gerechtsdeurwaarder zijn ontegensprekelijk de vele documenten die dagelijks worden aangemaakt. In eerste instantie zijn de brieven en akten in relatie tot de debiteur, zoals de aanmaning, de dagvaarding, de betekening, het bevel, enz. Anderzijds worden ook heel wat documenten ten behoeve van de klanten en hun advocaten aangemaakt. Al deze documenten hebben een aangepaste lay out, die bovendien van kantoor tot kantoor erg kan verschillen,. Omwille van deze verscheidenheid is het absoluut noodzakelijk dat de klant zelf in de mogelijkheid gesteld wordt om de opmaak van deze documenten eigenhandig te bepalen. Anderzijds biedt ORGANI aan de basis een zeer uitgebreide en pasklare set van meer dan 200 basisdocumenten aan, beschikbaar in de beide landstalen. Hierdoor kan bij de implementatie van de toepassing geen overbodige tijd gespendeerd worden aan het opmaken van elementaire documenten die toch voor elke klant van toepassing kunnen zijn. Deze set wordt ook regelmatig uitgebreid met nieuwe documenten die voor bepaalde klanten werden opgemaakt, zodat op termijn een ruime bibliotheek van professionele documenten zal opgebouwd zijn. Historiek afgedrukte documenten Per dossier bekomt u automatisch een overzicht van alle afgedrukte documenten. Indien het kantoor gebruik maakt van TAGOR II DIS het digitaal dossier dan kan men zelfs een visueel overzicht bekomen van deze documenten. Aanvraag documenten Om dit te realiseren word geopteerd voor een generatieve opbouw van alle documenten via Microsoft Word. Hierdoor bekomt u niet alleen de mogelijkheid om de lay-out van alle documenten volledig vrij te bepalen, het resulteert ook in kwalitatieve en zeer flexibele documenten. Met Word kan u immers documenten opmaken met gebruik van alle beschikbare fonts, met integratie van logo s of andere grafische elementen, met een vrije opmaak van alinea s, tabellen, paginering, enz. De afdruk kan direct of in reeks aangestuurd worden. Indien nodig kan de gebruiker bij een directe afdruk ook een tussenstop vragen, zodat een manuele verfijning alsnog kan aangebracht worden. Een bijkomend voordeel is dat Word (zoals TagorII) alle documenten niet alleen kan afdrukken maar ook direct via fax of e-mail doorsturen. Van zodra alle dossiergegevens zijn ingebracht, kan u de relevante documenten aanvragen. De documenten kunnen onmiddellijk via de naam worden opgeroepen. In functie van het aan te vragen document bekomt de gebruiker een overzicht van de kosten die voor dit document zullen worden toegepast. Via TAGOR II worden u documenten, daar waar mogelijk automatisch, aangevraagd met een minimum aan inspanning én een maximale efficiëntie. Naast afdrukken kan u de aangevraagde documenten onmiddellijk én rechtstreeks vanuit TagorII emailen (via Outlook) en faxen (via Zetafax door middel van compleet geïntegreerde software. Zo geniet u van tal van extra functionaliteit van derde software vanuit u administratief pakket, TagorII. Bibliotheek van documenten Via de hier gestelde werkwijze beschikt de klant over alle faciliteiten om gelijk welk document vrij op te maken. 10
compleet digitaal archief Het kantoor wordt regelmatig geconfronteerd met vragen vanwege de klant om bepaalde stukken snel te kunnen inzien. Hiervoor worden dagelijks heel wat documenten uit de dossiers opgehaald, gekopieerd en/of gefaxt en terug geklasseerd. Dat dit een zeer onproductieve bezigheid is, is zonder meer duidelijk. Dit gegeven kan op een eenvoudige én doeltreffende manier perfect opgevangen worden. Zoals hiervoor gesteld kunnen alle uitgaande documenten reeds bij het afdrukken direct opgenomen worden in een digitale vorm. Als ook alle binnenkomende documenten direct bij ontvangst centraal worden ingescand, dan kan men deze tijdens de dossiercreatie systematisch opnemen wat resulteert in een volledig digitaal dossier. Hierdoor kunnen alle bevoegde gebruikers, zonder zich te verplaatsen, alle beschikbare documenten direct op het eigen werkscherm visualiseren. Een eventuele (her-)afdruk is dan snel gemaakt. Ook het direct doorsturen via fax behoort tot de mogelijkheden. Scanning en toewijzing Om het digitaal dossier te voeden zal men dus de inkomende documenten zo vlug mogelijk via scanning digitaliseren. Dit gebeurt op een centraal toestel waar de scanner is aangesloten en de verantwoordelijke voor de scanning alle ontvangen stukken inscant. Na de scanning kunnen een aantal basisfuncties uitgevoerd worden, zoals het groeperen van meerdere bladen tot één document, doch de voornaamste taak bestaat erin de digitale documenten aan een persoon binnen de eigen organisatie toe te wijzen. Behandeling De verantwoordelijke voor de dossieraanmaak bekomt direct een signaal en een overzicht van de toegewezen documenten, waardoor deze zelfs direct met de behandeling van het betreffende document kan beginnen. Elk digitaal document kan in verschillende zoomniveaus gevisualiseerd worden. Deze visualisatie blijft beschikbaar tijdens het inbrengen van de dossiergegevens. Van zodra de dossiercreatie is afgewerkt, wordt het digitaal document aan het dossier gekoppeld. OCR Ingescande documenten, zijn geen teksten maar beelden. TAGOR II gebruikt onderliggend evenwel een krachtige OCR motor voor tekstherkenning waardoor de gebruiker zelfs bepaalde gegevens uit het ingescande beeld kan overnemen. Opslagcapaciteit Het spreekt voor zich dat digitaal archiveren plaats vergt op uw systemen. De opslag van de beelden gebeurt naar keuze op een interne of externe harde schijf, een CD-RW, een DVD-drive of een NAS. Via NAS (Network Attached Storage) beschikt u over voldoende capaciteit voor een ruime periode én voorziet u tegelijkertijd in een automatische realtime backup (shadow copie) van al uw digitale bestanden. De ingescande documenten worden opgenomen onder het TIF-formaat. Dit formaat biedt een grote compressiefactor, vooral voor zwart/wit beelden. Hierdoor kunnen we stellen dat een klassieke A4- pagina gemiddeld tussen 30 en 60 KB beslaat. TIF is evenwel niet het enige formaat dat ons digitaal dossier toelaat. U mag er standaard vanuitgaan dat alle formaten ondersteund zijn. Wenst u foto s van een beslag toe te voegen, pdf-documenten, delen van een webpagina, een excelsheet of gelijk welk ander type document om te komen tot een 100% volledig dossier, TagorDis maakt het voor u mogelijk. 11
efficiënt agendabeheer Agenda steeds beschikbaar, steeds zichtbaar De agenda is voor de gerechtsdeurwaarder van uitermate groot belang. Alle zaken moeten zeer stipt uitgevoerd worden. De agenda wordt vooreerst algemeen voor het kantoor georganiseerd, maar ook elke gebruiker bekomt een eigen agenda. Bepaalde taken kunnen ook aan een gebruiker toegewezen worden. Om de gebruiker toch steeds alert te maken op de zaken die in de eigen agenda staan, wordt de eerstvolgende opdracht steeds onderaan het beeldscherm geprojecteerd. Automatische agendalijnen Elke actie in een dossier zorgt ook automatisch voor een gepaste inschrijving in de agenda. Zo zal men na het boeken van een bevel direct een inschrijving zien voor het verder opvolgen van dat dossier. Per soort boeking kan men vooropstellen welke periode moet gerespecteerd worden. TAGOR II zal er anderzijds voor zorgen dat er geen agendalijnen geplaatst worden op zaterdag en zondag, maar bijvoorbeeld op de eerstvolgende werkdag erna (of ervoor!). Boeking vanuit agenda Indien de gebruiker bij het consulteren van de agenda vaststelt dat er in een dossier een verdere actie moet ondernomen worden, dan is die actie meestal ook in de agenda vastgelegd. Door direct de betreffende agendalijn op te roepen, zorgt de toepassing ervoor dat het af te drukken document onmiddellijk kan aangevraagd worden. Hierdoor bekomt men een zeer hoog rendement, aangezien men geen enkele opzoeking meer moet doen. Agenda via financiële verrichtingen Ook tijdens het boeken van de betalingen wordt de agenda bijgewerkt. Bij definitieve betaling wordt een eventuele inschrijving in de agenda automatisch weggelaten. Ook wordt aangeduid dat het beschikbare bedrag aan de cliënt volledig zal doorgestort worden (zonder provisie). Bij een afkorting wordt de automatische agendalijn naar een latere datum verplaatst. Dit is meestal een maand en vijf dagen later, doch dit kan via een parameter eenvoudig ingesteld worden. Selectieve consultatie Niet steeds wenst men bij een consultatie van de agenda alle inschrijvingen te zien. Dit biedt meestal immers een overladen beeldscherm. Door evenwel een filter te plaatsen op basis van bijvoorbeeld de datum van uitvoering, de gebruiker en/of het soort activiteit bekomt men snel een duidelijk en overzichtelijk geheel. 12
correct adressenbestand Alle adressen in één globaal bestand handelszaak of winkel, of de naam van de echtgenoot/ echtgenote. Alle adressen van het kantoor worden beheerd via één centraal adressenbestand. Hierin worden alle adressen opgenomen van zowel de verweerders als van de aanleggers, de klanten, advocaten, confraters, ontvangkantoren, enz. Een adreswijziging moet hierdoor slechts éénmaal ingebracht worden, terwijl de wijziging toch direct van toepassing is voor alle dossiers waarin de betreffende partij voorkomt. Centrale solvabiliteitsinformatie Een veel belangrijker voordeel bekomt u evenwel op basis van de financiële gegevens die aan elk adres kunnen gekoppeld worden. Dit betreft in eerste instantie een algemene graad van solvabiliteit, maar ook de lijst van de goederen van het beslag, de lijst van het rollend materieel, enz. Dit biedt het grote voordeel dat men bij ontvangst van een betaling op naam van de firma of de echtgeno(o)t(e) de juiste partij toch snel kan achterhalen. Zoeksleutels Naast de zoeknaam zijn nog andere zoeksleutels beschikbaar: postcode, straat, huisnummer (al dan niet gecombineerd!), telefoon of faxnummer, geboortedatum, bankrekeningnummer, BTW-nummer, SIS-nummer of zelfs een vrij op te geven nummer. Als de partij reeds gekend is, dan zult u deze met TAGOR II gemakkelijk kunnen terugvinden. Adresformule Hierdoor kan men vermijden dat een zaak wordt gestart tegen een debiteur die bijvoorbeeld failliet is. Bij het oproepen van een dossier van een debiteur met een slechte solvabiliteit zal het systeem de gebruiker hierop onmiddellijk attent maken. Zoeknaam Bij de aanmaak van een dossier kan men direct de partijfiches via de naam van de partij ophalen uit het adressenbestand en zo aan het dossier toevoegen. Hierbij wordt gebruikt gemaakt van de zoeknamen van de partij. De basis zoeknaam wordt bij creatie of wijziging van een adres automatisch opgemaakt en bevat de naam van de partij, evenwel uitsluitend in hoofdletters, zonder spaties of leestekens. De gegevens van de partijen moeten op de aktes in een aangepaste vorm opgenomen worden. Voor particulieren vermeldt men over het algemeen eerst de naam, gevolgd door het beroep en het volledig adres en, indien beschikbaar, ook de geboortedatum en plaats. Voor zelfstandigen zijn ook de gegevens van het handelsregister nodig, terwijl men voor bedrijven steeds de maatschappelijke zetel moet vermelden. Om dit gegeven te automatiseren worden een aantal formules (vrij te bepalen per kantoor) aangewend. Deze zorgen er automatisch voor dat het adres steeds op de juiste manier wordt opgenomen in de aktes. Hierdoor bekomt men een uniform zoekinstrument waarmee men zeer snel gelijk welke partij kan terugvinden. Daarnaast kan de gebruiker voor een adresfiche vrij een aantal bijkomende zoeknamen opgeven. Een veel gebruikt gegeven is bijvoorbeeld de naam van de 13
In beide landstalen Meerdere adresfiches per persoon Onder druk van de schulden tracht een debiteur zich wel eens te verbergen op een andere dan de officiële verblijfplaats. Met TAGOR II kunt u per persoon evenwel een onbeperkt aantal adressen opnemen. Voor elk alternatief adres kan men de soort aanduiden: feitelijke verblijfplaats, adres voor akte, buitenverblijf, enz. Bij het afdrukken van brieven en aangetekende zendingen kan men deze adressen eenvoudig aanduiden, zodat automatisch een tweede of derde aangetekende zending wordt aangemaakt. Communicatie Bij de courant gebruikte adressen kan het zeer nuttig zijn om de diverse mogelijkheden tot communicatie op te nemen. In de eerste plaats betreft het hier uiteraard het telefoon- en faxnummer, maar ook een e-mail adres of een GSM nummer kunnen nuttig zijn. Vervolgens kan de gebruiker bij het inbrengen van de naam van de straat een overzicht bekomen van alle overeenstemmende straatnamen. Op basis van bijvoorbeeld een deel van de naam van de straat (vb. Kerk) worden alle relevante straatnamen opgegeven. Ook hier volstaat weer een eenvoudige selectie om de keuze te bevestigen. Deze methode is niet alleen handig en nuttig, het zorgt ook voor uitermate correcte adressen. Als bijvoorbeeld een klant voor een debiteur een (nieuw) adres opgeeft, dan zal men direct kunnen nagaan of dit adres wel mogelijk is. Uiteraard blijft het mogelijk om een adres op te nemen zoals het aangebracht wordt. Dit is bijvoorbeeld nodig voor nieuwe straten en voor buitenlandse adressen. Taalonafhankelijke adressen Een bijkomend voordeel van de voornoemde werkwijze bestaat erin dat het systeem alle correcte adressen gecodeerd opneemt, via het postnummer en de straatcode. Dit gegeven is zeer belangrijk bij wijziging van straatnamen en bij tweetalige straten. In feite biedt TAGOR II een onbeperkt aantal mogelijkheden. Bij de aanmaak van een adres worden de meest gebruikte direct voorgesteld. Koolmijnenkaai 65 1080 Sint-Jans-Molenbeek Integratie stratenbestand Bij de inbreng van de adressen kan de gebruiker interactief gebruik maken van het stratenbestand van het Nationaal Rijksregister. Als eerste element bekomt de gebruiker na het inbrengen van een Belgisch postnummer direct een overzicht van alle relevante namen van gemeenten en deelgemeenten. Een eenvoudige selectie bevestigt de keuze. Ook de omgekeerde weg om via de naam van de gemeente het postnummer te kennen is beschikbaar. quai des Charbonnages 65 1080 Molenbeek-Saint-Jean Als de gerechtsdeurwaarder een akte betekent tegenover een inwoner van een tweetalige gemeente, dan zal het adres immers mogelijk in het Frans of in het Nederlands moeten opgemaakt worden. Door gebruik te maken van de straatcode kan het systeem direct het adres in de gewenste taal opgeven. Zo wordt straat en plaatsnamen automatisch omgezet naargelang de taal van de betrokken partij. 14
Integratie met databanken Een goed adres is een correct adres Bij het uitvoeren van het ambt is het voor de gerechtsdeurwaarder absoluut noodzakelijk om over officieel correcte adressen te beschikken. Bij het aanmaken van een akte zal men daarom meestal voorafgaandelijk bij het Rijksregister een nazicht doen van de adresgegevens van de diverse partijen. Met TAGOR II verloopt deze consultatie volledig geïntegreerd: bij het oproepen van een adresfiche volstaat het de knop Rijksregister aan te klikken om vervolgens een consultatie aan te vragen. De consultatie van het Rijksregister kan vanaf gelijk welk scherm in de configuratie uitgevoerd worden. De feitelijke verbinding verloopt via de communicatieserver en hetzij over het DCS netwerk van Belgacom, hetzij via het Extranet van de Gerechtsdeurwaarders. Het type consultatie kan eenvoudig via een selectieveld aangeduid worden: via het postnummer, de straat en het huisnummer. via de naam en de geboortedatum met beperkte gegevens idem, doch met uitgebreide gegevens Bij een latere opvraging kan het immers zeer nuttig zijn om een partij op te zoeken via de naam van bijvoorbeeld de echtgenoot/echtgenote. Hoe vaak gebeurt het niet dat men een betaling ontvangt van een partij die men niet kent en die ook geen referte vermeld? Door de automatische overname van alle relatiegegevens zijn deze ook direct beschikbaar voor het opzoeken van de betreffende partij en vervolgens uiteraard voor het terugvinden van het juiste dossier. Bedrijfsdatabanken Het Rijksregister is dé bron bij uitstek voor het consulteren en verifiëren van adressen van natuurlijke personen, doch niet voor het opzoeken van de correcte adresgegevens van bedrijven. Voor dit soort gegevens maakt men meestal gebruik van commerciële databanken zoals EuroDb, Graydon en InfoBase.(Hiervoor moet het kantoor uiteraard beschikken over een abonnement bij het betreffend bedrijf.) De overeenstemmende zoekinstructies worden automatisch gegenereerd en de consultatie wordt uitgevoerd. Indien gewenst kan men ook zelf een zoekinstructie inbrengen. Alle gegevens in het eigen systeem Een uitermate belangrijk gegeven wordt gerealiseerd nadat de consultatie uitgevoerd werd. Op dat ogenblik worden alle bekomen gegevens volledig en automatisch overgenomen in het eigen adressenbestand. Hierdoor bekomt men niet alleen een zeer correct adressenbestand, de gegevens zijn ook uitermate volledig. Bij een consultatie met uitgebreide gegevens worden zelfs de namen van de relaties (echgenoot/ echtgenote, kinderen) mee overgenomen. Ook met deze databanken werd een integratie met TAGOR II gerealiseerd. Dit betekent dat de gebruiker direct vanuit de toepassing de betreffende databank kan oproepen en dat de bekomen gegevens in het eigen adressenbestand kunnen overgenomen worden. In het geval van Infobase geniet de gebruiker zelfs van een volledig automatische link. De consultatie wordt gerealiseerd via Internet Explorer en een verbinding met het Internet (modem, ISDN, ADSL, ) of via het Extranet van de Gerechtsdeurwaarders. 15
specifieke reeksverwerking Snelle creatie Niet alleen via een goede voorbereiding kan u snel dossiers aanmaken. Dé snelste aanmaak bij uitstek kan immers gerealiseerd worden via een bestand dat door uw klant wordt aangeleverd. In deze file levert de klant de gegevens aan die nodig zijn om de dossiers aan te leggen en de documenten te produceren. TAGOR II kan deze bestanden direct inlezen, er automatisch dossiers voor aanleggen en de nodige documenten aanmaken, en dat zelfs zonder enige manuele tussenkomst. Indien nodig kan het systeem hierbij zorgen voor een snelle controle van alle adressen bij het Rijksregister. De bedrijven die hiervoor zeker in aanmerking komen zijn verzekeringsmaatschappijen, banken, fondsen voor sociale verzekering van zelfstandigen, enz. Een soortgelijke methode wordt overigens gebruikt voor de dossiers inzake Onroerende Voorheffing van de Vlaamse gemeenschap. Geen verplichtingen De lay-out van deze bestanden is volledig vrij, zodat u aan uw klant geen verplichting moet opleggen. TAGOR II bevat immers voldoende mogelijkheden en parameters om gelijk welke structuur en gelijk welk formaat (tekstbestanden, Excel, Access, csv, ) perfect te kunnen verwerken. Het volstaat om bij een eerste aanlevering van een bestand de juiste elementen aan te duiden, waarna de automatische procedure kan opgestart worden. E-mail integratie De methode van aanleveren kan uiteraard nog via een eenvoudige diskette, doch in de meeste gevallen zal men deze bestanden gewoon via e mail verzenden. geëncrypteerd en digitaal gehandtekend wordt, zodat de echtheid van het bericht volledig gewaarborgd is. Permanente monitor TAGOR II kan uw inbox permanent monitoren op binnenkomende berichten met een afgesproken omschrijving en een bestand in bijlage. Van zodra een dergelijk bericht wordt opgemerkt wordt de bijlage direct geopend en behandeld. Uw dossiers worden aangemaakt voordat u er erg in hebt! Afdruk in reeks Na de snelle aanmaak van de dossiers biedt TAGOR II u vervolgens een even krachtige functie voor de verdere behandeling. De gebruiker kan immers via één enkele opdracht voor een hele reeks dossiers (collectie vrij te bepalen) een welbepaalde actie doorvoeren. Wat allemaal onder actie kan worden verstaan wordt hieronder duidelijk gemaakt: aanvragen van een document (zelfs taal-, postcode- of confraterafhankelijk) een verkoopdatum toevoegen kost inboeken agendalijn toevoegen status of stadium wijzigen doorstortingscode veranderen debiteurs met dezelfde adressen opsporen hergroeperen per postcode verschijningsformules én vonnisomschrijvingen toevoegen opvragingen rijksregister, Graydon, EuroDb en InfoBase een partij toevoegen aan die dossiers een belangrijke opmerking toevoegen de intrestsoort wijzigen een dossierbeheerder toekennen een provisie inboeken het digitaal dossier exporteren etiketten afdrukken... Ter beveiliging kan men gebruik maken van een digitaal certificaat, waardoor het bericht 16
duidelijk voor iedereen Duidelijke beeldschermen Bij het ontwerp van TAGOR II werd zeer veel aandacht besteed aan de duidelijkheid van de beeldschermen. Ook een occasionele gebruiker moet in één oogopslag direct de diverse dossierelementen kunnen terugvinden. Door de diverse gegevens te verzamelen in een aantal tab-folders bekomt men snel een samenhangend en overzichtelijk geheel van de partijen, de titel van het dossier, de hoofdsommen, de documenten, enz.. Dit principe vinden we zowel terug bij de creatie van een dossier als bij de consultatie van een bestaand dossier. Duidelijke afrekeningen Niet alleen in het kantoor moeten de gegevens duidelijk zijn, ook ten behoeve van de opdrachtgevers en debiteuren moet het systeem op elk ogenblik glashelder alle gegevens kunnen presenteren. Hiervoor wordt het dossieroverzicht telkens afgebeeld in functie van de vraag: algemeen, aanlegger, verweerder, studie, klant, of samengevat. Ook het detail van de intrestberekening kan eenvoudig opgevraagd worden. De intresten worden overigens automatisch berekend tot op de dag van de consultatie. Om direct een beeld te bekomen van de verschuldigde sommen op een later (of vroeger) tijdstip, kan men eenvoudig een berekening vragen tot op een andere datum. Het overzicht kan ook steeds direct afgedrukt worden, bijvoorbeeld onder de vorm van een afrekening voor de debiteur. Een eenvoudige vraag vanwege een klant of debiteur naar de financiële toestand van een dossier wordt dan ook een eenvoudig antwoord! 17
Real-time repertorium Inboeken aktes Elke akte moet na de betekening nog geboekt worden. In feite is de term fixeren een betere omschrijving, want TAGOR II weet welke aktes gemaakt zijn en kent de kosten zijn die erop vermeld staan. Voor de meeste klassieke aktes worden deze kosten bij het afdrukken ook reeds voorlopig geboekt. Op het scherm worden deze evenwel in het geel afgebeeld, zodat men de kost ziet, maar ook kan rekening houden met het feit dat de akte mogelijk nog niet betekend is. Bij het inboeken van de aktes zal men ook definitief opgeven welke gerechtsdeurwaarder de akte betekend heeft, zodat deze op het juiste repertorium geplaatst wordt. In functie van de eisen van het plaatselijk registratiekantoor zal het systeem hierbij direct een repertoriumnummer toekennen. De gebruiker moet dit nummer op de akte noteren. Als de akte dan later terugkomt van de registratie dan kan men via de toepassing het boek, blad en vak inbrengen waarop de akte werd ingeschreven. Aktes in de uitvoeringsfase worden meestal niet voorlopig geboekt. De betekening van dit soort aktes wordt immers niet steeds direct uitgevoerd, waardoor een voorlopige inboeking van de kosten in dit geval eerder een onjuist beeld i.p.v. een vermoedelijk correcte situatie geeft. Bij het inboeken van de aktes bekomt de gebruiker in elk geval direct een overzicht van alle aangemaakte aktes. Door een akte aan te duiden bekomt men een afbeelding van alle relevante gegevens van deze akte. Ook de kosten worden afgebeeld. Deze kunnen aangepast of eenvoudig bevestigd worden.via de knop AZ bekomt men automatisch het scherm met het overzicht van de verweerders. Als men een verweerder aanduidt kan men direct het uur inbrengen. De datum van de vorige dag wordt standaard afgebeeld, maar kan gewijzigd worden. Het volstaat om deze ingave te bevestigen waarna de aangetekende zending direct afgedrukt wordt. De kost van de zending wordt bij de kost van de akte opgeteld. Indien toegelaten wordt het repertoriumnummer evenwel pas toegekend bij het afdrukken van het repertorium. Afdruk De wet bepaalt dat het repertorium een genummerd en geparafeerd boek is waarin alle aktes worden ingeschreven. In sommige arrondissementen wordt dit nog steeds letterlijk geïnterpreteerd. In andere plaatsen zijn er meer soepele vormen toegelaten, bijvoorbeeld een afdruk op gezegeld papier. In veel gevallen wordt ook aanvaard dat het repertorium gewoon via de laserprinter wordt afgedrukt, waarna de bladen op het gezegeld papier gekleefd worden. Repertorium 18
Correct financieel beheer Alle bewegingen Alle financiële bewegingen kunnen ingebracht worden. Betalingen voor A lijnen, uitvoeringsdossiers en algemene rekeningen worden door elkaar ingebracht, zoals ze voorkomen op het rekeninguittreksel van de financiële instelling. Alleen op die manier bekomt men een controle over het saldo van de financiële instelling en is men zeker dat alle bewegingen ook geboekt worden. Ook de kassaverrichtingen kunnen direct geboekt worden. Indien het kantoor beschikt over een kwitantieprinter, dan kan de kwitantie direct na de boeking afgedrukt worden. Voor elke boeking op een dossier kan het betreffende dossier snel opgezocht worden, en dat via de zeer uitgebreide opzoekmogelijkheden van TAGOR II. Eén van de vele nuttige functies is ook hier weer het opzoeken van een partij via de naam van de echtgeno(o)t(e). Van het geselecteerde dossier bekomt de gebruiker direct een overzicht van de partijen met het saldo voor de verweerder(s). Indien er meerdere verweerders zijn kan men eenvoudig aanduiden welke partij de betaling doet, terwijl het zelfs mogelijk is om een betaling te boeken vanwege gelijk welke andere partij. Op basis van het soort betaling (afkorting, regeling, ) wordt al dan niet een kwijtingsrecht gerekend en geboekt. Bij elke betaling kan men tevens een brief opgeven, gericht aan de opdrachtgever, ter melding van de betaling. Totale bankintegratie TAGOR II zorgt voor een totale bankintegratie. Het pakket draagt dan ook (als enige voor gerechtsdeurwaarders) het Works With ISABEL label! Niet alleen worden alle uitgaande betalingen na de uitvoering volledig automatisch verwerkt, ook het boeken van de binnenkomende betalingen verloopt quasi automatisch! De basis voor dit principe is het gecodeerd dagafschrift. Via de ISABEL software kunt u dagelijks het bestand met alle financiële bewegingen binnenhalen. Het automatisme wordt uiteraard sterk bevorderd via het afdrukken van gestructureerde mededelingen (vb. +++298/4856952/45+++) op de kostenstaten en dergelijke, maar ook alle andere bewegingen worden aan de basis automatisch opgenomen met minimaal het nummer van het uittreksel, het bedrag en de omschrijving. De gebruiker bekomt vervolgens per rekeninguittreksel een overzicht van de te boeken bewegingen. Voor de bewegingen die vergezeld zijn van een gestructureerde mededeling wordt de boeking reeds vooropgesteld (het lampje brandt!). Voor andere zaken kan de gebruiker de nodige opzoekingen uitvoeren. Van zodra alle bewegingen binnen een rekeninguittreksel kunnen toegewezen worden, hoeft de gebruiker deze nog slechts te bevestigen om een definitieve boeking van het gehele rekeninguittreksel te bekomen. Algemeen kunnen we stellen dat via deze werkwijze tot 70% tijdswinst bekomen wordt. Cumuls Het adressenbestand bevat in de eerste plaats de adresgegevens van alle partijen van de studie. Anderzijds bevat dit adres ook alle opdrachtgevers, advocaten, confraters, rechtbanken, enz. Voor heel wat adressen kan het zeer nuttig zijn om een aantal cumul gegevens snel te kunnen raadplegen. Voor de klanten zijn dit ondermeer de gegevens zoals op de illustratie hiernaast. Voor confraters worden dan weer andere gegevens opgenomen: totaal verzonden en ontvangen stukken, beide in aantal en waarde. Op die manier heeft men snel een beeld van de relatie met de betreffende gerechtsdeurwaarder. 19
eenvoudige rapportering Rendement Het rendement van het kantoor is voor elke gerechtsdeurwaarder een belangrijk gegeven. De toepassing voorziet niet alleen in dit gegeven, maar u kunt het rendement ook bekomen per opdrachtgever of per individueel dossier. aanwenden, maar bij intens of regelmatig gebruik opteert men best voor een permanente verbinding via het Internet, zodat de consultatie snel en vanaf gelijk welke plaats kan uitgevoerd worden. De Internetaansluiting is in principe open, doch de toegang tot het netwerk wordt sterk beveiligd via een eigen firewall. Deze gegevens zijn zowel beschikbaar op lijst als onder de vorm van een overzicht in EXCEL. Per klant Welke klanten zijn belangrijk? Welke klanten brengen meer kosten dan opbrengsten aan? TAGOR II biedt u per klant direct een snel en duidelijk beeld van de bewegingen. Bovendien moet de gebruiker zich eerst kenbaar maken via een gebruikerscode en een paswoord. Dit is om precies te kunnen achterhalen wie op welk moment toegang heeft genomen tot het webprogramma én om te kunnen determineren wie wat te zien krijgt. Het spreekt voor zich dat klant A geen toegang mag krijgen tot de dossiers van de klant B en/of omgekeerd. Uw klant kan nu de gewenste dossiers opzoeken, en dit naar keuze op basis van de referentie van de klant, het dossiernummer van het kantoor, de naam van de verweerder, de referentie van de advocaat of de referentie van de lokale confrater. Confraters U stuurt regelmatig dossiers door naar de confraters in de andere arrondissementen. Hierbij is het toch ook nuttig om te kunnen nagaan of dit omgekeerd ook gebeurt én zo ja, in welke mate. TagorII biedt u per confrater een direct beeld van het aantal doorgestuurde en ontvangen dossiers met vermelding van de datum van de meest recente uitwisseling. Open dossiers Uw klanten vragen directe informatie, zonder wachttijd. Zelf bent u bereid uw klant naar best vermogen te informeren over de toestand van de opdrachten, evenwel met een zo beperkt mogelijke personeelsbezetting. Via de TAGOR II WEB module kan uw klant de dossiers waarin hij fungeert zelf, vanaf de eigen PC direct en zonder uw tussenkomst vrij consulteren. Aan de basis kan men hiervoor een eenvoudige inbelmodem Vervolgens wordt een overzicht getoond van de dossiers die beantwoorden aan opgegeven zoekcriteria. Het volstaat om hierin een dossier aan te klikken om vervolgens de algemene gegevens van het dossier te bekomen. Ook alle financiële gegevens kunnen direct geconsulteerd worden. Naast het algemeen overzicht zoals hieronder afgebeeld, krijgt uw clienteel ook ruimschoots de mogelijkheid om diverse andere soorten afrekeningen te consulteren. In combinatie met het digitaal dossier kan uw klant verder zelfs de visualisatie bekomen van alle betreffende documenten. 20
Uiteraard kunt u hierbij elke gewenste beveiliging instellen. Interactieve communicatie Uw klant kan niet alleen consulteren, maar ook interactief allerlei gegevens inbrengen. Het is evenwel mogelijk om ook andere zaken te laten inbrengen, en dat niet alleen door uw klant. Als bijvoorbeeld een dossier werd doorgestuurd naar een confrater in een ander arrondissement, dan kan TAGOR II WEB ook gebruikt worden om input te bekomen inzake de toestand van het dossier bij de confrater. In eerste instantie kan dit beperkt zijn tot een aantal dossiergebonden vragen of instructies. Deze gegevens worden in het kantoor opgevangen en behandeld, waarna de klant via dezelfde weg geïnformeerd wordt over het resultaat. Al deze berichten worden in het dossier bewaard, zodat men een volledige elektronische historiek bekomt van alle uitgewisselde vragen en opmerkingen. Op die manier kan uw correspondent u bijvoorbeeld adviseren om het dossier te stoppen (met opgave van de reden) of betreffende een eerste afkorting, of inzake de regeling van het dossier.. Uw klant wordt dus voor doorgestuurde dossiers volledig op de hoogte gehouden, en dat terwijl u alle andere overbodige communicatie uitschakelt. Indien gewenst krijgt uw klant zelfs de mogelijkheid om attachments mee te sturen met de berichten gericht aan uw kantoor. (voor gedetailleerde info zie TagorWebbrochure) 21
samenspraak met de klant Voor bijvoorbeeld een programma voor het berekenen van de ideale reisroute tussen twee punten is het voldoende dat het geïnstalleerd wordt, het element implementatie is hierbij niet van toepassing. Met een geïntegreerd beheerspakket ligt dit toch even anders. Het is immers de bedoeling een volledige bedrijfsautomatisering op te zetten. Minimaal hebben we het toch over het beheer van artikels, klanten, orders, voorraad, facturatie, bestellingen leveranciers, enz. Het pakket zal ook door meerdere diensten of afdelingen gebruikt worden, zodat er vooraf toch heel wat afspraken moeten gemaakt worden, bijvoorbeeld over de dossiernummering (per soort), de werking van het digitaal dossier, het beheer van de agenda, de manier van opbouw van de dossiers, de interpretatie van de solvabiliteitscodes, enz. enz. Voor uitgaande faxdocumenten moet ook nog het bedrijfslogo onder digitale vorm in de lay-out verwerkt worden. In werking stellen van de programma s De derde belangrijke taak van de installatieverantwoordelijke behelst het in werking stellen van de diverse modules van het pakket. Vooreerst worden de mogelijkheden van de toepassing per afdeling samen met de gebruikers besproken en gedemonstreerd. Zoveel mogelijk zal men steeds een gehele run uitvoeren, zoals bijvoorbeeld het inbrengen van een opdracht, het aanmaken van een offerte, het afdrukken van alle nodige documenten tot en met het aanmaken van de factuur en de doorsturing naar de boekhouding. Tijdens de projectanalyse worden al deze zaken besproken en op papier vastgelegd, doch hiermee stopt het niet. Nadat het pakket is geïnstalleerd moeten de gemaakte afspraken ook nog in de toepassing via parameters ingebracht worden. Dit gegeven is duidelijk een zeer essentieel onderdeel van de implementatie. Beveiliging Een tweede belangrijk luik betreft de beveiliging van het systeem. Welke groepen van gebruikers of individuele gebruikers zijn er en welke programma s moeten per groep of per gebruiker beschikbaar gesteld worden. Ook dit gegeven moet via parameters vastgelegd worden en maakt duidelijk deel uit van het implementatiewerk. Documenten De lay-out van alle documenten in TAGOR II is vrij! Dit betekent uiteraard wel dat de lay-out van een aantal eigen documenten moet opgezet worden. Het spreekt voor zich dat men kan vertrekken van de vele bestaande documenten, doch in een aantal gevallen vraagt dit toch wel een aantal inspanningen. Deze werkwijze resulteert in een grote betrokkenheid van de uiteindelijke gebruikers en is dan ook een waarborg voor het succes van de installatie. Tijdens deze gesprekken wordt de toepassing ook getoetst aan het vooropgestelde doel. Indien nodig zal er tijdig kunnen bijgestuurd worden. Module per module, afdeling per afdeling wordt deze werkwijze nauwkeurig gevolgd, tot het geheel volledig operationeel is. Op geregelde tijdstippen wordt een tussentijds evaluatierapport opgemaakt. Gewaarborgde werking De verschillende elementen uit deze werking bieden u als klant de zekerheid dat de toepassing niet alleen correct wordt ontwikkeld, maar dat deze ook perfect operationeel gemaakt wordt! Alleen op die manier bekomt u een echt gewaarborgde en optimale werking van het geheel! Uw investering is het meer dan waard! 22