Sport Initiatiefrapport

1 Sport Initiatiefrapport Minor Evenementenmanagement Special Heroes Day Namen: Groep: Opdrachtgever: Minor: Plaats: Email: Jerome de Clercq Iris Bekkers Twan van Burk Willem de Rijdt Tom Weijand Lizanne Megens MEV-15 Special Heroes & Events4All Evenementenmanagement Nijmegen Events4all.mev@gmail.com

Inhoudsopgave Kerngegevens 3 1. Inleiding 4 2. Inhoudelijke Uitgangspunten 5 2.1. Projectmissie...5 2.2. Doelgroep...5 2.3. Doelstelling...5 2.4. Spin Off...5 2.5. Projecteisen en -criteria...6 3. Projectinhoud 7 3.1. Globale beschrijving van het projectresultaat, basisconcept...7 3.2. Sfeerschets...7 4. Projectaanpak 8 5. Projectmarketing en -communicatie 10 5.1. SWOT-analyse...10 5.2. Communicatiestrategie...11 6. Beheersaspecten 12 6.1. Kwaliteit...12 6.2. Organisatie...13 6.3. Faciliteiten...14 6.4. Tijd...14 6.5. Informatie...15 6.6. Geld...15 7. Risicoanalyse 16 7.1. Inventarisatie...16 7.2. Maatregelingen tot reductie risico...18 8. Bronnenlijst 19 2

Kerngegevens Titel: Soort Project: Aard van Rapportage: Datum Rapportage: Datum Project: Aantal Deelnemers: Opdrachtgever: Special Heroes Day Sportevenement voor kinderen in het speciale onderwijs Projectvoorstel 10-09-'12 09-11-'12 Minimaal 100 deelnemers Hogeschool Arnhem en Nijmegen Minor Evenementenmanagement Laan van Scheut 10 Nijmegen Contactpersonen Opdrachtgever: Gegevens Projectteam: Events 4 ALL Events4all.mev@gmail.com Contactpersoon: Jerome de Clercq: 0625274950 Gegevens projectleden: Tom Weijand tom_w182@hotmail.com 0644225628 Iris Bekkers irisbekkers@live.nl 0622219861 Jerome de Clercq Jc.declercq@hotmail.com 0625274950 Twan van Burk Twannie133@hotmail.com 0620207880 Willem de Rijdt willemvdrijdt@hotmail.com 0630418536 Lizanne Megens lizanne_megens@hotmail.com 0613537181 3

1. Inleiding Voor u ligt een eerste versie van het initiatiefrapport. Dit betreft een Sportevenement genaamd Special Heroes Day wat georganiseerd zal worden door de projectgroep Events 4 all. Wij zijn op eigen initiatief gekomen met dit idee, dit maakt ons dus de opdrachtgever. Het evenement zal in het najaar gehouden worden in Nijmegen. Jaarlijks worden er in heel Nederland sportevenementen georganiseerd voor verschillende doelgroepen. Sport is erg toegankelijk voor de meeste doelgroepen. Het speciaal onderwijs daarentegen is een doelgroep waarbij dit lastiger is omdat deze extra begeleiding nodig hebben bij dit soort activiteiten. Wij zien dit als een uitdaging en om die reden richten wij ons op het speciaal onderwijs. Met ons evenement willen wij extra aandacht schenken aan het sporten voor kinderen van het speciaal onderwijs. We willen ze in beweging brengen door ze te introduceren met verschillende sporten waar zij nog niet in aanraking mee zijn gekomen. Hun wereld verbreden en dingen mogelijk maken die hun zelf niet kunnen realiseren. In dit projectvoorstel wordt stapsgewijs beschreven hoe wij dit evenement willen aan gaan pakken. Zo zult u erachter komen wat onze visie en uitgangspunten zijn. Ook zullen we onze projectaanpak, communicatie, beheersaspecten en risico s behandelen zodat u een compleet beeld krijgt van het project. 4

2. Inhoudelijke uitgangspunten 2.1 Projectmissie In het komende najaar zal er voor het eerst een Special Heroes Day georganiseerd worden. Het doel is om hierbij met kinderen in het speciaal onderwijs een dag te kunnen sporten, aangezien dit voor deze scholen vaak moeilijk is om zelf te organiseren. 2.2 Doelgroep Primaire doelgroep is: Leerlingen van het speciaal onderwijs. Hierbij bedoelen we zo n 50 leerlingen van verschillende speciaal onderwijs scholen. Voor deze leerlingen willen we een doelgroep organiseren. Secundaire doelgroep: Kennissen en familieleden van de leerlingen. Sponsoren 2.3 Doelstelling Hoofddoelstelling: De doelstelling is om een sportdag te organiseren voor kinderen in het speciaal onderwijs. Hierbij minstens 50 leerlingen aanwezig te hebben. Het aanbieden van minimaal 10 verschillende clinics. Overige doelstellingen: 1. De dag zal Special Heroes Day op de kaart zetten. Meerdere scholen willen zich eventueel aanmelden voor deze organisatie. 2. De dag in het kader zetten voor het sport en bewegen van de leerlingen. Zowel individueel sporten als het sporten in groepsverband. 3. De dag zodanig goed organiseren dat er in het vervolg meerdere dagen kunnen georganiseerd worden. Of dat het zo goed is dat het t jaar daarop opnieuw georganiseerd kan worden. 2.4 Spin Off De positieve Spin Off voor dit evenement is dat de sporthal waar we het gaan houden extra klanten krijgt, er zal door gasten koffie, thee of iets anders worden gedronken. Ook zullen de clinicverzorgers zelf koffie of thee willen drinken. Een andere Spin Off is dat andere scholen te horen krijgen van de Special Heroes Day en dat deze zich ook aanmelden voor een soortgelijke dag. Dit kan uiteraard ook averechts werken en dus een negatieve Spin Off veroorzaken als de dag een flop word. Het evenement heeft een sportief imago. De bezoekers krijgen een gastvrij onthaal en zijn vrij om bij de verschillende clinics te gaan kijken. De locatie is een overzichtelijke zaal met verschillende deelgebieden, ook een rustgedeelte en een podium vanaf waar alles centraal geregeld kan worden. De leerlingen nemen zelf hun eten mee en de dag gaat volgens een vooraf bepaald roulatiesysteem. 5

2.5 Projecteisen en - criteria De projecteisen en criteria zijn door de opdrachtgever meegegeven, maar gedeeltelijk vloeien ze ook voort uit de gekozen doelgroep en de doelstelling. De zakelijke eisen en criteria van dit evenement: 1. Het evenement moet kostendekkend zijn; 2. Het moet door eigen medewerkers ontwikkeld en gerealiseerd worden; 3. Er mogen slechts vrijwilligers aangetrokken worden; 4. Het moet op een externe locatie kunnen plaatsvinden; 5. Het mag niet langer dan 1 ochtend en 1 middag duren; 6. Het moet gefinancierd worden met een budget verkregen door sponsoren; De inhoudelijke eisen en criteria van dit evenement: 1. Functionele eisen. Er moet gebruik worden gemaakt van media en het moet in Nijmegen plaats vinden in een sporthal of sportzaal. 2. Operationele eisen. Het moet een zaal zijn die makkelijk toegankelijk is voor de scholen. Het moet doordeweeks gebeuren. 3. Ontwerpeisen. Transport moet geregeld worden door de scholen zelf. 6

3. Projectinhoud 3.1 Globale beschrijving van het projectresultaat, basisconcept De evenementengroep Events 4 All organiseert in het najaar voor het eerst in Nijmegen een Special Heroes Day. Het vind plaats in een lokaal gelegen sportzaal in Nijmegen. Het moet een dag worden waarin Sporten voor leerlingen uit het speciaal onderwijs centraal staat. Het is een initiatief van Events 4 All. Zij zullen in samenwerking met Special Heroes Day, de Special Heroes Day organiseren. Special Heroes Day is een sportdag waarbij veel leerlingen van het speciale onderwijs aanwezig zijn en een dag lekker kunnen sporten en bewegen. Op deze dag kunnen de leerlingen lekker spelen en sporten met elkaar en ook individueel. Er worden vele clinics aangeboden vanuit verschillende takken van sport. Daarnaast zijn er vrijwilligers aanwezig die zullen helpen met het begeleiden van de leerlingen. Er is genoeg om te leren voor de leerlingen qua bepaalde sporten, maar ook fungeert het als een uitlaatklep voor deze leerlingen en ook dit kunnen wij ze bieden. 3.2 Sfeerschets We verwachten rond de 50 leerlingen van speciaal onderwijs scholen die mee zullen doen aan de sportdag. Tevens verwachten zo n 100 andere bezoekers die naar de dag zullen komen kijken. Hierbij denkend aan familieleden of kennissen. Iedereen is welkom en om iedereen de ruimte te bieden zullen we een grote zaal afhuren en deze op een juiste manier inrichten. We gaan op zoek naar een ruimte die de mogelijkheid bied om 10 verschillende soorten clinics van genoeg ruimte te voorzien. Daarnaast gebruiken we een gedeelte van de zaal voor het eet en drink gedeelte, waar we dus gezamenlijk een pauze zullen houden. Op het moment dat de clinics bezig zijn is er dus ook genoeg ruimte in het eet en drink gedeelte waar we de gasten kunnen ontvangen met een kop koffie of wat anders te drinken. Concept Plattegrond: 7

4. Projectaanpak Om het evenement in goede banen te leiden moeten er vooraf een aantal belangrijke activiteiten uitgevoerd worden. Eerst zullen we goed moeten gaan kijken wat er precies allemaal gedaan moet worden om het zo goed mogelijk te laten verlopen. Als we een goed beeld hebben geschetst van wat we willen gaan zien en doen op het evenement dan zullen we deze ideeën uitwerken op papier in verschillende plannen. Hieronder ziet u de plannen die nog in detail zullen worden uitgewerkt voorafgaande aan het evenement: 1. Plan en Planning 2. Branding Plan 3. Financieel Plan 4. Communicatieplan 5. Logistiek Plan 6. Projectplan 7. Productieplan 8. Initiatiefrapport 9. Sponsorplan De planning worden in detail uitgewerkt zodat de projectgroep precies weet wanneer er welke activiteiten moeten worden uitgevoerd. Uiteindelijk zal alles worden aangekaart in beslisdocumenten. Deze beslisdocumenten zullen wij in fases aanbieden (Verhaar), die hieronder beschreven staan: 1. Initiatieffase (hier zullen wij een projectvoorstel doen) Voorafgaand aan deze fase is het natuurlijk van belang om te brainstormen. Hierin denken we na over hoe de dag eruit komt te zien. Deze ideeën worden beschreven in het initiatiefrapport. 2. Voorbereidingsfase (hier komt een duidelijk projectplan naar voren) Wanneer de initiatieffase is voltooid word alles verder uitgewerkt in het initiatiefrapport. Nadat dit plan is goedgekeurd kunnen we verder gaan met het projectplan en beginnen aan de voorbereidingsfase. We zullen druk aan de slag gaan met het leggen van contacten die nodig zijn voor het realiseren van dit evenement. De scholen zullen worden benaderd en ook de clinichouders. De planning hiervan ziet u op pagina 14 onder het kopje Tijd. 3. Uitwerkingsfase (hier zal het productieprogramma uit ontstaan) Als de voorbereidingen zijn getroffen gaan we alles uitwerken. Wie hebben we benaderd en wie kunnen er wel en of niet. 8

4. Uitvoeringsfase (hier wordt de opbouw, evenement zelf en afbouw behandelt) In het najaar van 2012 zal de uitvoering van het evenement plaatsvinden. Hieronder zie je het contour van deze dag: 7:00 Projectgroep aanwezig 7:30 Aankomst vrijwilligers, clinichouders etc. 7:45 Opbouw activiteiten, uitladen wagens etc. 9:00 Aankomst speciaal onderwijs scholen. 9:30-10:00 Centrale opening voor iedereen met een openingsdans. 10:00-10:20 Activiteit 1 10:20-10:40 Activiteit 2 10:40-11:00 Activiteit 3 11:00-11:20 Activiteit 4 11:20-11:40 Activiteit 5 11:40-12:00 Activiteit 6 12:00-12:40 Pauze 12:40-13:00 Activiteit 7 13:00-13:20 Activiteit 8 13:20-13:45 Centrale afsluiting 13:45-15:00 Afbouw zaal 15:00 Einde Activiteiten: Voor het evenement zullen 9 a 10 clinicverzorgers zijn geregeld. In de delen van de zaal zullen de verschillende clinics gegeven worden. Er word gewerkt met een bepaalde schema, die ervoor zorgt dat elke groep alle clinics 1x gedaan heeft. Het zullen verschillende soorten clinics zijn. Van tennis tot karate of judo. In het begin is er een centrale opening van de dag met een grote dans waaraan iedereen mee doet. Aan het einde sluiten we ook weer op deze manier af. Gedurende de dag worden er foto s geschoten door een fotograaf. De projectgroep is druk bezig met het regelen van deze fotograaf. 5. Afwikkelingsfase (hier komt de evaluatie aan bod) Na de uitvoering van de sportdag zal er een evaluatierapport worden opgesteld. Hierin staan uiteraard de ervaringen en de meningen van de scholen over de dag. De opdrachtgever en de deelnemers zullen hierin ook hun mening geven aan de hand van een enquête. Na de evaluatie zal er een assessment plaatsvinden om de minor goed af te kunnen sluiten. 9

5. Projectmarketing en communicatie 5.1 SWOT-analyse Door middel van onze uitgangspunten kunnen we kijken hoe dit in de markt zou vallen. Dit onderzoeken we aan de hand van de SWOT-analyse (Verhaar). Hiermee kijken we wat onze sterke en zwakke punten zijn en vergelijken die met de kansen en bedreigingen. Zo zien we waar we duidelijk appel op moeten doen en waar we voor moeten uitkijken. Kansen K1: Er zijn al bedrijven die zich bezig houden met sporten in het onderwijs. K2: Er is veel vraag naar meer sportmogelijkheden voor kinderen met een beperking. K3: Stimulans voor ouders om hun kinderen aan het sporten te zetten. Bedreigingen B1: Er wordt al 1 keer per jaar een sportdag gehouden door scholen van het speciaal onderwijs in Nijmegen. B2: We hebben nog geen budget om het evenement te realiseren. B3: De overheid heeft veel bezuinigd op speciaal onderwijs waardoor bedrijven in deze sector lastig rondkomen. Sterkten S1: We hebben al ervaring met het begeleiden van kinderen uit het speciaal onderwijs. S2: We hebben een diverse projectgroep dus kijken we verschillend tegen dingen aan. S3: Veel sociale vaardigheden in contact leggen(groot sociaal netwerk). Groeien SK1: Door contact te leggen met deze bedrijven kunnen we misschien een samenwerkingsverband aan gaan om zoveel mogelijk eruit te halen. Bijvoorbeeld Special Heroes. SK2: Ons evenement geeft de kinderen mogelijkheid om meer te bewegen. Ook kunnen we sportclubs benaderen die zich richten op kinderen met een beperking in dit aan de ouders aanbieden. SK3: We kunnen op verschillende manieren ouders benaderen en hun wijzen op passend sport. Verdediging SB1: We hebben een erg diverse projectgroep dus we moeten wel een creatieve manier kunnen bedenken om dit evenement interessanter te maken dan anderen. SB2: Door samenwerkingen aan te gaan met bedrijven die al bezig zijn met sporten voor gehandicapten kunnen we met een beter verhaal bij sponsoren aankomen. SB3: We hoeven niet perse geld krijgen van bedrijven maar ze kunnen ons ook helpen in materialen. Zwakten Z1: Communicatie gaat soms wat traag en hierdoor duurt het lang voordat iets wordt afgesproken. Z2: Pessimisme over het project. Weinig vertrouwen in het behalen van ons doel. Zwakte versterken ZK1: Door een duidelijke planning te maken kunnen we een strak communicatieplan maken om bedrijven te contacteren. ZK2: Bedrijven zijn er mee bezig en er is veel vraag naar. Er is eigenlijk weinig wat ons kan tegenhouden. Kwestie van doorzetten en doen. Komt het vertrouwen vanzelf terug. Terugtrekken of ombuigen ZB1: Er moeten duidelijke afspraken komen met sponsoren en dit behouden zodat we zeker weten dat het goed verloopt. ZB2: Het zit inderdaad een beetje tegen in de sportwereld en het is lastig om hier geld voor te krijgen. Maar zoals hierboven is beschreven moeten we gewoon duidelijk plan maken en dan zal optimisme opbloeien. 10

5.2 Communicatiestrategie Zoals in de SWOT al naar voren is gekomen in de zwaktes kan de communicatie nog wel eens verwateren. Vandaar dat het slim is om een communicatiestrategie op te stellen. Met welke partijen moet er allemaal gecommuniceerd worden en met welk doel? Productpromotie: Special Heroes; Dit is een bedrijf die zich bezig houdt met sporten in het speciaal onderwijs. In verschillende steden organiseren zij de Special Heroes Day, een sportdag voor kinderen met een beperking. Hun visie en missie komt bijna overeen met die van ons daarom lijkt ons het leuk om samen met hun een Special Heroes Day in Nijmegen te realiseren. Scholen/deelnemers; Zonder deelnemers heb je geen evenement. Door scholen te benaderen kunnen we kijken hoeveel kinderen met een beperking mee zouden kunnen doen. Bezoekers; Bezoekers zullen voornamelijk ouders zijn maar het moet natuurlijk wel met het publiek worden gecommuniceerd. Fondsenwerving: Bands en DJ; Om het wat gezelliger te maken is het wel leuk om wat bandjes en muziek op de achtergrond te zetten. Misschien wel een dansles?! Sponsoren; Zonder geld gaan we het niet redden dus we niet flink wat bedrijven benaderen die ons willen sponsoren in financieel of materialistisch gebied. Vrijwilligers; Zonder vrijwilligers kost het bakken met geld om alle kinderen te begeleiden. Faciliteit/Materialen; Er moet natuurlijk ook een locatie worden geregeld. Omgevingspartijen: Media; De media moet ook op de hoogte worden gebracht van het evenement voor de nodige promotie en evaluatie. Denk aan Facebook, Twitter, Tv Gelderland, Cultuur op de Campus enz. 11

6. Beheersaspecten Figuur 6.1 Beheersaspecten 6.1 Kwaliteit Om te zorgen dat de kwaliteit van het evenement gewaarborgd wordt is het goed om te formuleren wat de kwaliteiteisen zijn waaraan het projectresultaat moet voldoen. Omdat de special Heroes Day voor het eerst word georganiseerd is het niet mogelijk om de kwaliteit te meten aan de hand van voorgaande jaren. Uiteraard is er wel een bepaald beeld geschept door de initiatiefgroep, waar de dag aan moet voldoen. Het is dus van belang om gelijk een goede en positieve indruk achter te laten voor de participerende scholen. Zodat het t jaar erop ook georganiseerd kan worden. De aankleding moet goed zijn. Duidelijke plattegronden en schema s. Tijdsplanning moet helder en strak zijn. Bij binnenkomst moeten ze hartelijk ontvangen worden. Bij binnenkomst ontvangen ze ook gelijk een heldere en duidelijke beschrijving krijgen van de dag. Een plattegrond waar alle clinics staan en verzorgd worden. De begeleiders ontvangen consumptiebonnen voor wat drinken. Ook eventuele sponsoren worden voorzien van consumptiebonnen en een planning. Voor bezoekers geld hetzelfde. Na binnenkomst loop je direct door en kun je plaatsnemen op de banken naast de clinics. De bezoekers zijn vrij te wisselen van clinics om zo hun kinderen of een bepaalde groep kinderen te bekijken die hun specifiek willen zien. Aan het einde van de dag word er een afsluitingsdans gedaan met alle leerlingen. De kwaliteit van de dag zal een sportief karakter hebben en het tijdsschema zal strak gehanteerd moeten worden. De projectgroep kan dit verzorgen door duidelijke wisselmomenten aan te geven door middel van een grote hoorn of een fluitje. Ook de communicatie naar de gasten zal duidelijk moeten zijn zodat er geen vragen of onduidelijkheden kunnen voorkomen. Bij het verlaten van de dag iedereen nog eens hartelijk bedanken en de projectgroep moet persoonlijk op zien dat de leerlingen op een veilige en goede manier naar buiten gaan en het pand verlaten. De strakke organisatie is een belangrijk streven voor deze dag. De kwaliteitsbewaking word door de projectgroep gedaan op de dag zelf. Zij zullen het initiatief nemen dat alle aanwezige op die dag zichzelf op het gemak voelt. 12

6.2 Organisatie De organisatie van het evenement Special Heroes Day is verdeeld in verschillende delen. Projectleider: Projectgroep: Initiatiefgroep: Jerome de Clercq Twan van Burk, Lizanne Megens, Willem van de Rijdt, Tom Weijand, Iris Bekkers Special Heroes, met daarin als contactpersoon en partner: Tom Wollenberg De organisatie heeft 2 Hoofdorganisatoren: Jerome de Clercq en Tom Wollenberg. Zij zijn eindverantwoordelijke voor een groot deel van deze dag. Naast projectleider is Jerome de Clercq samen met Tom Weijand ook verantwoordelijk de Clinicverzorgers op de dag zelf. Twan van Burk is eindverantwoordelijke voor de zaalindeling en huur. Iris Bekkers is eindverantwoordelijk voor de contactlegging met de scholen en clinicverzorgers en de marketing die hierbij hoort. Lizanne Megens is eindverantwoordelijke voor de presentatie op de dag zelf, om deze op een zo goed mogelijke manier te laten verlopen. Voor de sponsoren is Willem van Rijdt verantwoordelijk. Tom Wollenberg van Special Heroes, zorgt voor de contactlegging met scholen en het creëren van een draagvlak voor de dag. Figuur 6: Organogram 13

6.3 Faciliteiten Er word gebruik gemaakt van een grote zaal in Nijmegen. De hele zaal zal worden verdeeld in een aantal velden waar de clinics gehouden worden. Hieronder de lijst met de benodigde materialen voor de Special Heroes Day: 5 tafels (te regelen bij de zaal zelf) 1 grote sporthal (reserveren) Een podium op te bouwen (eventueel met tafels) Geluidsinstallatie (microfoon, boxen, cd-speler) Beeldmateriaal (beamer, Laptop) Banken (staan in de zaal) Aankleding (welkomstboodschap) Informatievoorzieningen naar de gasten (plattegrond, programmaboekje, eventueel flyers van de clinicverzorgers) Een sponsorgedeelte waar we sponsor spullen op kunnen hangen of kunnen leggen 6.4 Tijd Hieronder een globale tijdsplanning. Aan de hand hiervan kunnen we kijken naar waar we wekelijks mee bezig (moeten) zijn. Dit overzicht zorgt ervoor dat we goede tijdsbewaking hebben. In organisatie zag je wie waar mee bezig is dus daar zijn deze taken onder verdeelt. 14

6.5 Informatie De belangrijkste informatie die verstrekt moet worden is de informatie aan de scholen die deelnemen aan de Special Heroes Day. Deze informatie zal vooral lopen via de contactpersonen op de scholen. Deze contactpersonen zullen per mail, post en/of telefonisch benaderd worden. Naast deze communicatie middelen kan er in overleg met Special Heroes ook een Facebook en/of Twitter pagina gebruikt worden. Om meer aandacht te krijgen voor sport in speciaal onderwijs zal ook contact worden gelegd met plaatselijke media, zoals: Tv Gelderland, De Gelderlander, Cultuur op de Campus enz. 6.6 Geld Wat betreft de kosten voor de Special Heroes Day hebben wij een schatting gemaakt. Er zijn in deze fase van het evenement nog veel zaken niet definitief, zoals o.a.: Locatie, aantaal deelnemers en benodigde materialen. Veel dingen zullen door de projectgroep zelf uitgevoerd worden, o.a. de opbouw en begeleiding van het evenement. Vandaar dat we tot de volgende begroting zijn gekomen: Kosten: Benodigdheden Waar/Wie Schatting kosten Band/Dj Nog in onderhandeling 100,- Geluidsinstallatie Nog te bepalen 200,- Begeleiding clinics Nog in onderhandeling 500,- Locatie Nog in onderhandeling 700,- Catering Nog te bepalen 100,- Huur materiaal Nog te bepalen 150,- Promotiemiddelen Nog te bepalen 100,- Informatiepakket Nog te bepalen 100,- Podium Nog in onderhandeling 200,- Bedankje medewerkers Nog te bepalen 100,- Aankleding zaal Nog te bepalen 100,- Onvoorziene uitgaven - 200,- Totale kosten 2550,- Opbrengst: Wat Wie Opbrengst Huur materiaal Special Heroes 150,- Sponsors Nog in onderhandeling 1900,- Totale opbrengst 2050 15

7. Risicoanalyse 7.1 Inventarisering De volgende analyse is gebaseerd op een model uit het boek 'Projectmanagement' door Jan Verhaar. Er wordt aandacht besteed aan verschillende aspecten uit de projectplanning. Wij hebben zelf verschillende aspecten op verschillende gebieden beoordeeld. Deze worden vervolgens met een bepaalde factor gemultipliceerd. Aan het eind wordt er een percentage berekent. Deze staat voor het risico dat er iets kan gebeuren waardoor het project kan falen. Risico Waarde Factor Zwaarte Risico HMR A De Aanpak 1 In welke mate heeft de moederorganisatie Redelijke 1 4 4 16 ervaring met de projectmatige aanpak? mate 2 In hoeverre zijn de projectteamleden Redelijk 2 5 10 25 vertrouwd met de projectmatige aanpak? 3 Is bewust gekozen voor de projectmatige aanpak, met duidelijke opdracht aan een projectleider/team? Ja 0 6 0 36 B De inhoudelijke samenhang 1 Heeft het basisconcept van het project Ja 0 6 0 48 voldoende samenhang met de inhoudelijke doelstelling(en) en doelgroep(en)? 2 Zijn de inhoudelijke uitgangspunten van het de meeste 1 5 5 25 project voldoende bekend bij alle betrokkenen van het project? wel 3 Is duidelijk hoe het projectresultaat eruit Enigszins 3 6 18 36 gaat zien? 4 Is er voldoende afbakening met andere Redelijk 1 4 4 20 projecten? 5 Is het gebied waarop het project betrekking heeft voldoende bekend aan de betrokkenen? Ja 0 5 0 25 C De procesmatige samenhang 1 Is duidelijke wie de opdrachtgever is? Ja 0 5 0 25 2 In hoeverre is het project uniek? Enigszins 2 5 10 25 D1 Het beheersen van tijd 1 Wat is de geschatte doorlooptijd van het 3-6 1 4 4 12 project? maanden 2 Kent het project een deadline? Ja, flexibel 2 4 8 16 3 Is er voldoende tijd om, met de beschikbare mensen en middelen, het project binnen de gestelde termijn te realiseren? D2 Het beheersen van geld 1 Is er duidelijkheid over de kosten en opbrengsten van het project? 2 In hoeverre is de dekking van het projectbudget geregeld? D3 De beheersing van overige aspecten 1 Kan worden voldaan aan de overige zakelijke randvoorwaarden, zoals facilitaire Ruim voldoende 0 5 0 30 Redelijk 3 5 15 30 Nog geheel niet waarschijn -lijk 6 6 36 36 1 4 4 20 16

en kwaliteitseisen e.d.? 2 Wordt verwacht dat de noodzakelijke vergunningen, toestemmingen e.d. Zullen worden verkregen? E De afstemming van project en omgeving 1 Wat zal de houding van de toekomstige gebruikers van het projectresultaat zijn? 2 Wat is de houding van de rest van de omgeving t.o.v. dit project? 3 Is er voldoende tijd gepland voor afstemming met de omgeving en besluitvorming? F De interne projectorganisatie 1 Welke medewerkers werken aan het project mee? 2 Aantal disciplines dat is betrokken bij het project Vrijwel zeker 0 6 0 36 Positief 0 5 0 25 Geïnteress 1 5 5 20 eerd Voldoende 0 4 0 12 Interne + 1 4 4 12 externe Twee 1 4 4 12 3 Is er sprake van een coproductie? Nee 0 5 0 25 4 Aantal projectmedewerkers dat op 1-5 0 5 0 20 piektijden meer dan 80 % bij het project betrokken is 5 Verhouding inhoudelijk deskundigen t.o.v. deskundigen op het gebied van projectmanagement? Goed 0 5 0 20 G De samenwerking binnen het project 1 In hoeverre zijn de projectteamleden Zeer 0 6 0 36 enthousiast over het project? 2 Is de kans groot dat de samenstelling van de Kleine kans 0 5 0 25 projectgroep aanzienlijk wijzigt tijdens het project? 3 Hoe deskundig zijn de inhoudelijk deskundigen op het gebied van dit project? Redelijk 1 5 5 25 H De projectleiding 1 Is duidelijk wie de leiding heeft over de Ja 0 5 0 40 ontwikkeling en realisatie van het project? 2 Hoe deskundig is de projectleiding m.b.t. Redelijk 2 5 10 30 projectbeheersing en gefaseerde besluitvorming? 3 In welke mate beschikt de projectleiding Veel 0 6 0 36 over sociale vaardigheden en enthousiasmerend vermogen? 4 Hoe betrokken zijn de verantwoordelijke Redelijk 2 5 10 30 lijnmanagers bij het project? 156 829 Berekening Risicopercentage= Totaal risico/totaal hoogst mogelijke risico x 100 = x 156/823 x 100= 18,82 Volgens de tabel is het risicopercentage van ons project 18,82 %. Dit lijkt voor ons geen reden om het project af te blazen. In 'Projectmanagement' wordt ook gegeven dat wanneer je als projectteam meer dan 50 % uit deze analyse krijgt, het verstandig is om het project te annuleren. 17

7.2 Maatregelen tot reductie risico s Financieel risico Zoals hierboven staat beschreven hebben we erg veel risico bij het financiële deel. In de beheersaspecten kan je zien waar we verwachten budget voor nodig te hebben. Het grootste deel wil we dit gaan betalen met geld wat we van sponsoren krijgen. Ook kunnen we kosten laten vallen door sponsoren vragen om ons niet in geld maar in materialen te sponsoren. Hiervoor hebben wij dan ook een sponsorplan geschreven. Ook werken we samen met Special Heroes, ook al hebben hun niet veel geld over voor nieuwe projecten, echter kunnen we wel gebruik maken van hun netwerk wat ze nu een paar jaar hebben opgebouwd. Daarnaast hebben we zelf ook een netwerk opgebouwd en kunnen we een samenwerking aangaan met Hogescholen/Poppodia etc. Het is sowieso belangrijk dat we eerst ervoor zorgen dat we geld binnen krijgen voordat we geld beloven aan mensen. We willen namelijk niet het risico lopen dat we rekeningen niet kunnen betalen en dat we daardoor het project niet kunnen voorzetten. Commercieel risico Dit evenement wordt niet georganiseerd om winst te maken. Een commercieel risico is niet aanwezig. Juridisch risico Een vergunning hoeft niet aangevraagd te worden bij de gemeente Nijmegen. Het evenement wordt georganiseerd in een binnenlocatie en zal niet plaatsvinden in een gebied van gemeente Nijmegen. Ook zal er geen sprake zijn van veel geluid dus hier hoeft ook niks voor worden aangevraagd. Organisatorisch risico Als je werkt met een groep mensen is altijd een soort van risico in het spel. Dit kan worden voorkomen door ervoor te zorgen dat iedereen in de groep goed met elkaar communiceert en dat alle afspraken worden nagekomen. Mochten er problemen zijn dan moet dit worden besproken en er moet een gezamelijke oplossing komen. Praktisch risico Aangezien het in januari is kan het zijn dat het sneeuwt. Dit is een risico die wij niet kunnen controleren. De kinderen moeten namelijk naar het evenement toe komen. Vervoer moet dus op de hoogte worden gebracht van mogelijk slecht weer. Hier kan de rekening mee gehouden worden ivm tijdsplanning. Technisch risico Er kan mogelijk een stroomuitval zijn of geluidinstallaties werken niet. Door in gesprek te gaan met de locatiemanager kunnen we afspraken maken mocht dit geval voorkomen. 18

8. Bronnenlijst 19