CASEWARE MAGAZINE 1 C M AGAZINE ASEWARE CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv Slimme integratie Exact Online en CaseWare Continuous monitoring verhoogt efficiency en kwaliteit Studenten Hogeschool Rotterdam leren accountancysoftware gebruiken Pittige praktijkcase dicht gat tussen opleiding en digitale praktijk Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe boekhouden Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering VvAA verbetert dienstverlening Allemaal door dezelfde straat
2 CASEWARE MAGAZINE Inhoud mei 2015 03 Beyond engagement Coverstory 16 Alley-Oop als smeerolie voor de systemen Workflow managementplatform voor accountants weer stap dichterbij 04 Van website naar community CaseWare gooit het roer om in online communicatie 10 Ballast kwijt, wél bij de tijd Zorgeloos updaten met CaseWare Support Continuous monitoring verhoogt 12 efficiency en kwaliteit Slimme integratie Exact Online en CaseWare 20 Allemaal door dezelfde straat VvAA verbetert dienstverlening 32 Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe boekhouden 25 Nieuwe cliëntlicenties bevorderen samenwerking tussen accountant en ondernemer 38 Cloud wordt steeds meer de norm CaseWare investeert in online toepassingen IT-based audit maakt 28 controleproces efficiënter IAT krachtig instrument voor risicogerichte controle Pittige praktijkcase dicht gat tussen 36 opleiding en digitale praktijk Studenten Hogeschool Rotterdam leren accountancysoftware gebruiken 14 Eén connector, vele verbindingen Financiële connector wordt een veelzijdige tool 26 Een analyse van de wijzigingen in de herziene Standaard 4410 06 Acuity bouwt portal om tot een samenwerkingsplatform MijnAccountantsPortal overgedragen aan portalspecialist uit Den Bosch Colofon CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland, verschijnt twee keer per jaar en wordt gratis verspreid onder accountantskantoren en relaties van CaseWare Nederland bv. Voor meer informatie over publicaties in dit blad, aanmelding voor of opzegging van een abonnement kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres: info@caseware.nl CaseWare Nederland bv Postbus 2112 7302 EM Apeldoorn Tel: (055) 368 10 50 www.caseware.nl @CaseWareNL CaseWare Nederland
CASEWARE MAGAZINE 3 CaseWare Open 2015 Beyond engagement Op 3 juni is het de eerste woensdag van juni, traditioneel mogen we u dan weer ontvangen tijdens onze jaarlijkse CaseWare Open. Ook dit jaar staat onze Open weer in het teken van online en samenwerken. Technische en vaktechnische ontwikkelingen volgen elkaar in een snel tempo op. SBR, RGS, compliance, COS4410, mogelijk nieuwe regelgeving rond microentiteiten, de wereld van een accountant lijkt tegenwoordig wel een digitale achtbaan. Of valt dit allemaal wel mee? Op onze CaseWare Open willen we bij een aantal van deze onderwerpen stil staan en u meenemen in de oplossingen van CaseWare. Daarbij gaan we dit jaar een stap verder, niet alleen connected, maar beyond engagement. Hierbij gaat het vooral om verbindingen, de wijze waarop u online verbonden bent met uw klant, optimaal samenwerkt met uw collega, processen optimaal inricht en alle informatie onder handbereik hebt. In dit magazine vindt u diverse artikelen terug over deze onderwerpen. De inrichting van de samenstelpraktijk van VvAA is hierbij een mooi voorbeeld van de implementatie van best of breed, waarbij in één systeem uiteindelijk diverse deeloplossingen samenkomen. En bij de implementatie van de International Audit Template voor PKF Wallast zien we de voordelen terug van de implementatie van een internationaal systeem, waarbij vooral vanuit een internationale methodiek kan worden samengewerkt. Beyond engagement, het leggen van nieuwe verbindingen. Daar hebben we hard aan gewerkt de afgelopen periode. In dit magazine leest u meer over Yuki, MijnAccountantsPortal, CaseWare cliëntlicentie en Exact Online. Verbindingen vinden we niet alleen terug in producten, maar bijvoorbeeld ook in de praktijkcase van Hogeschool Rotterdam, waarbij vooral opleiding en praktijk met elkaar worden verbonden. Ik wens u veel leesplezier met dit magazine en ontmoet u graag op 3 juni op de CaseWare Open, om met u verder van gedachten te wisselen over deze boeiende ontwikkelingen in uw vakgebied. Met vriendelijke groet, Richard H.J. Schiphorst, algemeen directeur
4 CASEWARE MAGAZINE CaseWare gooit het roer om in online communicatie Van website naar community Wie onlangs één van de webpagina s van CaseWare heeft bezocht, is het vast opgevallen. De website heeft een grondige metamorfose ondergaan. De vormgeving oogt speels en luchtig, de teksten zijn bondig en de navigatie wordt gedomineerd door opvallende gele buttons. Het ziet er allemaal fris en energiek uit. Maar het uiterlijk is slechts één onderdeel van een veelomvattende operatie waarmee CaseWare de online communicatie met klanten, partners en buitenwereld een impuls wil geven. CaseWare Magazine gaat in gesprek met directeur Richard Schiphorst en marketingadviseur Bradley Zandstra over de aanleiding voor de metamorfose en, vooral, de communicatiedoelen voor de toekomst. In de schoenen van klanten staan De oude website van CaseWare was hard aan vernieuwing toe. Daarover zijn Richard en Bradley het eens. "Online waren we zendergericht gebleven, ook wat de website betreft", verklaart Richard. "Dat wilden we in balans brengen." CaseWare besloot bij de gedachte- vorming rondom de website in de schoenen te gaan staan van klanten en potentiële klanten. Bradley:"Wat doen zij als eerste als ze met je in contact willen komen? Juist, die gaan naar de website. En wat gebeurt er dan? Wat willen ze zien? Hoe zoeken ze hun informatie?" "Met deze en andere vragen in het achterhoofd hebben we een volledig nieuwe structuur uitgewerkt", zegt Richard. "Veel informatie op de website was er in de oude situatie ook al. Maar het is nu gemakkelijker te vinden en aan te klikken. We hebben veel technische vernieuwingen doorgevoerd maar ook flink gesleuteld aan de inhoud."
CASEWARE MAGAZINE 5 Een belangrijke technische eis was volgens Richard dat de website responsive zou worden. Bradley legt uit:"dat houdt in dat hij zich automatisch aanpast aan het scherm waarop hij wordt getoond. Dus of iemand naar caseware. nl gaat op een desktopcomputer, tablet of smartphone, werkt met Apple, Android of Windows; de informatie is altijd leesbaar en de navigatie functioneert altijd goed." Dynamisch Volgens Richard wordt het actuele karakter van de website in de nieuwe situatie meer benadrukt. Ook vindt hij de nieuwe website gebruiksvriendelijker. "Een handig nieuw onderdeel is de dynamische jaaragenda. Deze bevat een volledig overzicht van alle trainingen, seminars en bijeenkomsten. Wie op een agenda-item klikt, komt automatisch terecht op de inschrijfpagina en kan zich direct aanmelden. Een andere functionaliteit die veel bezoekers zal aanspreken, is de productadviestool op de homepage. Aan de hand van enkele simpele vragen, zoals welke functie iemand uitoefent of welke taken hij heeft, produceert de tool een overzicht van de relevante softwareproducten. Dat scheelt de bezoeker zoek- en leeswerk." De nieuwe website houdt ook rekening met de groeiende behoefte van professionals om informatie en ideeën met anderen te delen. Bradley:"Artikelen op de website kunnen met één druk op de knop worden gedeeld via Twitter, Linkedin, Facebook of Google+." Sparren De nieuwe website vormt slechts het begin, zegt Richard. CaseWare gooit het, wat de communicatiestrategie betreft, over een andere boeg. "Onze klanten zijn niet alleen onze afnemers maar ook onze sparringpartners", licht hij toe. "Dat sparren willen we stimuleren. Dus willen we onze communicatiemiddelen erop afstemmen. We hebben een begin gemaakt door de website toegankelijker te maken. Dat helpt om de connectie en interactie met onze klanten te vergroten. Ook de webinars, waarmee we vorig jaar zijn gestart, dragen daaraan bij. Deze online seminars blijken een behoorlijk succes. Voorheen organiseerde CaseWare 'fysieke bijeenkomsten. Belangstellenden konden dan presentaties bijwonen in zaaltjes overal in het land. Dat is nu een stuk gemakkelijker geworden. Toehoorders krijgen dezelfde informatie maar dan gewoon achter hun eigen bureau. De cijfers tonen het succes: het aantal deelnemers is zeker drie keer zo hoog als voorheen." Niet mailen maar delen Het is een goede start maar niet genoeg, vindt Richard. "We willen de gebruikers van onze software vooral engagen, dus aanzetten tot actie. Dat lukt alleen als wij toegankelijk zijn voor onze klanten maar ook als onze klanten toegankelijker zijn voor ons. Het werkt twee kanten uit. We moeten goed nadenken hoe we dat voor elkaar gaan krijgen. Online hebben we nu alleen directe toegang tot onze klanten via het CaseWare klantenportaal. Daar willen we een nieuw platform naast zetten: een online gebruikerscommunity. Hoe dat eruit komt te zien, weten we nog niet precies maar het doel is in ieder geval dat we echte verbindingen tot stand brengen. Want alleen dan kunnen we gebruikers ervan doordringen dat ze belangrijk zijn als sparringpartner. Dat we niet willen mailen maar vooral willen delen. In de loop van het jaar werken we de plannen hiervoor verder uit", aldus Richard. Behoudend Zijn de ideeën voor een online community niet te vooruitstrevend voor de accountancysector? Deze staat immers te boek als enigszins behoudend. Richard denkt van niet. "Accountants zijn steeds meer online. Ze zullen wel moeten want hun klanten zijn het ook. Bovendien verkopen ze een kennisproduct. Ook dat manifesteert zich digitaal. Hun werkterrein wordt verlegd van het kantoor naar online samenwerkingsplatformen waar ze communiceren met hun klanten. Een CaseWare-community sluit daar mooi bij aan."
6 CASEWARE MAGAZINE Aart Nijkamp, Directeur Acuity
CASEWARE MAGAZINE 7 MijnAccountantsPortal overgedragen aan portalspecialist uit Den Bosch Acuity bouwt portal om tot een samenwerkingsplatform Een online werkplek vóór accountants dóór accountants. Zo presenteert MijnAccountants- Portal zich al jaren aan het beroepsveld. Het concept werd in 2009 bedacht door enkele enthousiaste accountantskantoren en is vanaf de beginjaren ondersteund door CaseWare. Inmiddels is de portal overgedragen aan Acuity, een ICTdienstverlener en portalontwikkelaar uit Den Bosch die er grote plannen mee heeft. Directeur Aart Nijkamp, Sales Consultant Arnold Boersma en Richard Schiphorst van CaseWare vertellen in een driegesprek wat de portal voor accountants moet gaan betekenen. Wat is de oorsprong van MijnAccountantsPortal? Richard Schiphorst:"Een groep kantoren zocht in 2009 gezamenlijk naar een portaloplossing: om de communicatie met klanten te verbeteren en documenten uit te wisselen. In de markt konden ze niets vinden dat voldeed aan hun eisen. Dus besloten ze op basis van IBM-technologie zelf een portal te laten bouwen door Acuity. Die portal moest volledig zijn afgestemd op de wensen van de accountant. In eerste instantie diende hij vooral voor eigen gebruik. Later werd de portal ook opengesteld voor andere kantoren. Enerzijds om de kosten te dekken, anderzijds vanuit de gedachte dat meer kantoren van deze oplossing zouden moeten profiteren. Gaandeweg ontstond de wens om er meer mee te doen en nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Maar accountants zijn geen ICT-ers en het uitbouwen van een portal is niet iets dat je er zomaar even bij doet. CaseWare zag de potentie en zocht daarom in 2011 samenwerking met MijnAccountantsPortal. We deden dit ook omdat we CaseWare-gebruikers een toegangspoort wilden bieden voor het versturen van SBR-documenten." Waarom draagt CaseWare de portal nu over aan Acuity? Richard Schiphorst: De wens bestaat om MijnAccountantsPortal om te bouwen tot een volwaardig platform om kennis te delen en de klant bij het kantoor te betrekken. We zijn tot de conclusie gekomen dat wij daar niet voldoende aandacht aan kunnen besteden. Onze corebusiness is vooral de vaktechniek, terwijl Acuity juist zeer bedreven is op dat vlak. CaseWare blijft trouwens wel betrokken bij het project omdat we erg geloven in het platform als aanjager voor een betere samenwerking tussen de accountant en de klant." Langs de zijlijn Wat wil Acuity bereiken met de overname? Aart Nijkamp:"Acuity is al vanaf het eerste begin verbonden met MijnAccountantsPortal. We hebben hem gebouwd op basis van onze IBM-technologie. Na de oplevering stonden we voor ons gevoel vooral langs de zijlijn terwijl we juist graag mee wilden doen aan het spel. Het was voor ons klip en klaar dat er bij accountants meer behoefte gaat ontstaan aan goede portaloplossingen. Het is een uitstekend product maar het ontbreekt de initiatiefnemers aan tijd en focus om de portal commercieel gezien een stap verder te brengen. Door onze achtergrond weten wij juist goed wat er speelt in de markt. Voor ons is dit een springplank naar een grotere rol binnen de accountancysector." >
8 CASEWARE MAGAZINE afnemers minder bepalend dan het aantal gebruikers. Je kunt nog zoveel afnemers hebben, als de medewerkers op de kantoren en hun klanten de portal niet frequent gebruiken, betekent het niets. Daarom zullen we ook steeds meer toewerken naar een community-achtige oplossing waarbinnen veel ruimte is voor uitwisseling en tweerichtingverkeer. Het moet een platform worden waarmee de accountant echt een band kan opbouwen met zijn klant." Richten jullie je alleen op het aan de man brengen van MijnAccountantsportal of gaat er ook iets met de inhoud gebeuren? Aart Nijkamp:"We gaan met beide aan de slag. Het voordeel is dat wij voldoende capaciteit in huis hebben om de portal inhoudelijk en technisch verder te ontwikkelen. Omdat wij geen dure mensen van buitenaf in hoeven te huren, kunnen we met het beschikbare budget veel meer bereiken. Een pluspunt daarbij is dat we kunnen terugvallen op de kennis en ondersteuning van IBM." Hebben jullie al concrete ideeën voor de verdere ontwikkeling? Arnold Boersma:"Zeker, we zijn er zelfs al druk mee bezig. Dit voorjaar komt de app van MijnAccountantsPortal uit. Daar hebben we veel aandacht aan besteed want hij moet goed werken op alle mobiele apparaten - smartphones en tablets - besturingssystemen en browsers. De app is sinds april te downloaden in de Appstore en bij Google Play. Uiteindelijk moet het steeds gemakkelijker worden voor de gebruiker. In principe moet hij alle werkzaamheden binnen de portal via een mobiel device kunnen afhandelen. Maar de techniek is maar één onderdeel. Veel belangrijker is of de eindgebruiker zich aangetrokken voelt tot de portal. Vindt hij het uiterlijk prettig? Staan alle knoppen op een logische plek? Kun je makkelijk navigeren? De portal is in dit opzicht wat gedateerd geraakt. Op dit moment werken designers samen met onze werkgroep aan een nieuwe gebruikersinterface, waarbij de user experience centraal staat." Aart Nijkamp:"Uiteindelijk is voor ons het aantal officiële Virtueel kantoor Wat gaan jullie doen om kantoren enthousiast te krijgen voor MijnAccountantsPortal? Aart Nijkamp:"Dat pakken we breed aan. In juni presenteren we ons nieuwe samenwerkingsplatform voor het eerst op een vakbeurs voor accountantskantoren. Na de zomer starten we met uitgebreide promotie, vooral via social media en een roadshow. Kantoren die MijnAccountantsPortal gaan gebruiken, willen we ondersteunen bij de implementatie ervan zodat iedereen het ook echt gaat gebruiken. We doen dat door trainingen te verzorgen en met adoptieprogramma s om eventuele weerstanden tegen nieuwe technologieën weg te nemen. Verder vinden we dat onze helpdesk niet alleen bereikbaar moet zijn voor accountantskantoren, maar ook voor de eindgebruikers van de portal: de ondernemers. Wij kunnen hen goed helpen bij vragen over de techniek, browserproblemen en het gebruik van de app. Misschien nog wel belangrijker is dat onze helpdesk ook s avonds bereikbaar is, het moment waarop de meeste ondernemers pas tijd hebben om een helpdesk te bellen." Arnold Boersma:"We willen vooral aan gebruikers laten zien wat ze allemaal met het platform en de andere samenwerkingstools van Acuity kunnen doen. Daarom werken we aan de inrichting van een virtueel accoun-
CASEWARE MAGAZINE 9 De functionaliteiten van MijnAccountantsPortal MijnAccountantsPortal (www.acportal.nl) kent op dit moment twee diensten: Een uitgebreid klantenportaal met veel functionaliteiten voor communicatie en documentuitwisseling. Zoals het delen van informatie uit elektronische dossiers, gegevensbeheer, accorderings- en SBR-management, het presenteren van (tussentijdse) cijfers, het verlenen van toegang tot financiële pakketten en rechtstreekse communicatie tussen de klant en de contactpersoon van het kantoor; De beperktere versie MijnAccorderingsService. Deze richt zich vooral op het uitwisselen van documenten die geaccordeerd moeten worden om daarna te worden aangeboden bij de SBR-portalen van uitvragende instanties. Het komende jaar worden de volgende functionaliteiten toegevoegd aan MijnAccountantsPortal: Een app waarmee de activiteiten op de portal via smartphone en tablet kunnen worden uitgevoerd, zoals het accorderen van documenten; Integratie met IBM Connections cloud, waarmee veel nieuwe toepassingen rondom samenwerken tussen klant en accountant wordt toegevoegd. Denk hierbij een het kunnen aanmaken van taken/activiteiten/checklisten voor klanten; Nieuwe look & feel; Vele andere kleinere aanpassingen die het werken met de portal zal optimaliseren en nog makkelijker maakt. tantskantoor. Dat is een online omgeving waar geïnteresseerden toepassingen kunnen bekijken en uitproberen. Je vindt er uiteraard MijnAccountantsPortal maar ook het samenwerkingsplatform IBM Connections Cloud, de CRM-toepassing Sugar en backoffice-oplossingen. Deze oplossingen zullen we met Magic Xpi integreren." Aart Nijkamp:"Daarmee tonen we hoe een kantoor er digitaal uit zou kunnen zien als je alle elementen van Acuity gebruikt. Maar alles is vrij uitwisselbaar en kan dus ook gecombineerd worden met portals of oplossingen van een andere leverancier." Over de grens Hebben jullie verder nog plannen? Aart Nijkamp:"Als het aan ons ligt, exporteren we het concept van MijnAccountantsPortal naar de rest van de wereld. Nederland loopt behoorlijk voorop in deze technologie dus er liggen kansen. IBM is daarin ook erg geïnteresseerd. Maar voorlopig beschouw ik dat als een leuke droom. Belangrijk is dat we het eerst in Nederland gaan waarmaken. Daarvoor moeten we veel vertrouwen opbouwen. Alleen dan kun je accountants aan je binden." Waarom zijn jullie zo geïnteresseerd in de accountancy? Aart Nijkamp:"Het is een grote en redelijk homogene kennisindustrie. De accountancy is een roerig werkveld waarin op dit moment veel verandert. In zo n situatie is er vaak belangstelling voor nieuwe partijen, zoals wij. Oude partijen hebben hun sporen verdiend maar wij kunnen en willen het verschil maken. We willen trouwens niet concurreren met bestaande leveranciers. We willen vooral nieuwe waarde toevoegen." Arnold Boersma:"Veel kennis van accountantskantoren ligt op dit moment opgesloten in de mailbox van de medewerkers. Het is de kunst die kennis te ontsluiten en te etaleren: eerst binnen het kantoor, daarna ook daarbuiten. In de toekomst zullen samenwerkingssoftware en online platforms, zoals MijnAccountantsPortal, steeds belangrijker worden. Aart Nijkamp:"Voor kantoren is dat een interessant proces. Acuity kan dit proces niet versnellen maar we kunnen er wel bovenop zitten en steeds weer de samenwerking zoeken. Met de kantoren maar ook met andere leveranciers, zoals CaseWare. Uiteindelijk levert samenwerking altijd meer op dan het alleen te doen. Wij kunnen en willen niet anders want het samenwerken zit in onze genen. Die genen willen we graag overdragen op MijnAccountantsPortal."
10 CASEWARE MAGAZINE Zorgeloos updaten met CaseWare Support Pack Ballast kwijt, wél bij de tijd Software heeft, net als elk ander intensief gebruikt middel, onderhoud nodig. We vinden het heel normaal om onze auto naar de garage te brengen voor een grote beurt of een schilder te bellen om het huis weer strak in de lak te zetten. Als de espressomachine op het werk slecht wordt onderhouden, zullen de klachten over de beroerde koffie niet lang op zich laten wachten. Zo verwachten we ook dat software altijd vloeiend en soepel werkt. Leon van Uffelen, Accountmanager kan met een kleine aanpassing een efficiencyslag worden gemaakt of kan beter worden ingespeeld op veranderende wet- en regelgeving. Het noodzakelijke onderhoud van software kent echter ook een nadeel. Het kost tijd, aandacht en de nodige kennis. Niet elk kantoor heeft medewerkers in dienst die snel en vakkundig server-updates kunnen doorvoeren en die kunnen inventariseren wat verder moet worden ingericht en geregeld voor de kantooromgeving en de gebruikers. Het reguliere onderhoud van software bestaat uit het periodiek installeren van updates, patches en hotfixes. Deze zijn nodig om nieuwe functionaliteiten toe te voegen, de werking stabiel te houden en af te rekenen met bugs en performance issues. Daarnaast is het zinvol om de software af en toe een functionele onderhoudsbeurt te geven. CaseWare-applicaties kennen doorgaans veel mogelijkheden om kantoorprocessen naar eigen inzicht vorm te geven. Het kan geen kwaad regelmatig te toetsen of vastgelegde werkwijzen nog up-to-date zijn. Soms Ontzorgen CaseWare wil als leverancier van de software de gebruikers zoveel mogelijk ontzorgen in het gebruik en onderhoud ervan. Vanuit die visie komen bijvoorbeeld steeds meer online varianten beschikbaar van CaseWare (CaseWare Online). Klanten hoeven daarbij geen software meer op hun servers te installeren. Maar ook voor de grote groep kantoren die de pakketten wel in eigen huis beheren, wil CaseWare het gemakkelijker maken. Daarom introduceert CaseWare het CaseWare Support Pack. Volgens François Herms (manager Services) en Leon van Uffelen (accountmanager) biedt deze nieuwe vorm van diensverlening precies die ondersteuning waar veel kantoren behoefte aan hebben. Leon:"Een belangrijke reden waarom we ermee gestart
CASEWARE MAGAZINE 11 zijn, is dat klanten er zelf om vragen. Veel kleinere kantoren besteden hun systeembeheer uit of laten de updates over aan key-users. Die laatsten geven aan dat ze rondom updates heel goed de hulp van een CaseWareexpert kunnen gebruiken. Kantoren met professionele ICT-afdelingen regelen een standaard update doorgaans zelf. Zij hebben echter weer andere vragen die ze aan een specialist van CaseWare willen voorleggen. Om die reden kiezen we met CaseWare Support Pack voor dienstverlening op maat. CaseWare biedt verschillende soorten supportcontracten, van Brons tot Goud. CaseWare Support Pack is volledig op het kantoor afgestemd. Alle CaseWare gebruikers kunnen CaseWare Support Pack afnemen." Complex De uitwerking voor de klant is volgens Leon heel simpel. "Hij betaalt een vast bedrag en CaseWare zorgt ervoor dat zijn pakketten snel en zonder gedoe up-to-date zijn." François vult aan:"ontzorgen betekent voor ons dat klanten zich niet meer druk hoeven te maken over uitrolmomenten, hotfixes, patches en alle handelingen die nodig zijn om een update door te voeren. Met Case- Ware Support Pack wordt al dit werk volledig uit handen genomen. Ons bedrijfsbureau houdt in de gaten welke pakketten binnen een kantoor worden gebruikt en wanneer er updates nodig zijn. Als het zover is, voert een consultant van CaseWare de werkzaamheden uit. Wij doen dus waar we goed in zijn terwijl de klant zich concentreert op zijn eigen werk. Je voorkomt daarmee ook dat belangrijke updates worden uitgesteld omdat het teveel tijd en aandacht vraagt." afstand, via een CaseWare Online Support-verbinding, te updaten. Dat kan bij vrijwel alle kantoren. Maar het kan ook gebeuren dat de wijzigingen dusdanig zijn dat we beter even kunnen langskomen. Bij de inventarisatie van de acties kijken we niet alleen naar de technische zaken maar bespreken we ook met de klant wat de impact is van de wijziging op de dagelijkse gang van zaken. We adviseren over zaken als gebruik, het eventueel aanpassen van de content en het informeren van de medewerkers. Alles met het doel onze klanten zo goed mogelijk aan het werk te krijgen en te houden." De kosten van CaseWare Support Pack zijn volgens François en Leon snel weer terugverdiend. Een kantoor is niet alleen verlost van gedoe maar is ook geen tijd en geld meer kwijt aan het inlezen, de briefing van medewerkers, het inhuren van externe systeembeheerders of het bellen met de supportafdeling van CaseWare. "Het belangrijkste is echter dat CaseWare zich met de nieuwe service nog sterker kan bewijzen in de rol van sparring-partner", benadrukt François. Het Support Pack wordt verwacht in het derde kwartaal. drs. François Herms RA, Manager Services Updaten op afstand Wat kan een afnemer van CaseWare Support Pack concreet verwachten? François:"In de aanloop naar een update is op meerdere momenten contact tussen het kantoor en de specialisten van CaseWare. Ruim voor een update van Working Papers, Financials of één van de Managers, sturen we standaard naar alle afnemers een aankondiging via het maandelijkse productnieuws. Ons bedrijfsbureau zoekt uit welke wijzigingen voor een klant relevant zijn en wanneer er updates moeten plaatsvinden. Vervolgens nemen we telefonisch contact op om te bespreken wanneer en hoe we het werk uitvoeren. Alle afspraken en uit te voeren handelingen worden schriftelijk bevestigd. Het gemakkelijkst is om de software op
12 CASEWARE MAGAZINE Sebastiaan de Jong, business director Cloud Solutions Exact Thijs Sauër, senior product marketing Exact Slimme integratie Exact Online en CaseWare Continuous monitoring verhoogt efficiency en kwaliteit Exact Online en CaseWare zullen dit jaar hun software verder integreren waardoor klant en accountant online kunnen samenwerken. De accountant kan de financiële administratie van zijn klant continu monitoren. Dat werkt een stuk efficiënter, maakt sneller bijsturen mogelijk en verhoogt de betrouwbaarheid en kwaliteit van de controle. Accountants en hun klanten werken in verschillende systemen. Dat betekent dat voortdurend allerlei bestanden, dossiers en data over en weer uitgewisseld moeten worden tussen accountant en ondernemer. Dat handmatig uitwisselen van data is echt niet meer van deze tijd. En het kan bovendien een stuk efficiënter, zegt Sebastiaan de Jong. Hij is business director Cloud Solutions bij Exact. Onze klanten doen hun complete financiële administratie in Exact Online. Volledig in de cloud. Accountants werken voor onder andere financiële verantwoordingsinformatie met hun eigen software, zoals CaseWare. Wij gaan beide softwarepakketten verder integreren. Naast de bestaande dynamische integratie, waarin op een eenvoudige wijze de financiële transacties in Exact Online kunnen worden opgenomen in CaseWare, werken we nu aan de integratie op het gebied van Data Analyse. Daardoor kunnen accountants en hun klanten heel makkelijk online samenwerken in één bronadministratie. Thermometer De voordelen voor zowel accountant als ondernemer zijn evident volgens senior product marketing manager Thijs Sauër. De accountant kan online op elk moment en elke plaats meekijken in de financiële administratie van zijn klant. Hij kan de administratie continu monitoren. En omdat hij
CASEWARE MAGAZINE 13 de thermometer er veel eerder insteekt, kan hij sneller bijsturen... Wat je als accountant tijdens het proces voor je klant doet, ligt meteen vast in het dossier van CaseWare. Continuous monitoring binnen Exact houdt in dat er controleregels kunnen worden ingesteld die signalen geven, zoals negatieve kassen of kostenboekingen boven een bepaald bedrag. Die signalen worden gedurende het boekjaar door 'Dat handmatig uitwisselen van data is echt niet meer van deze tijd' de (assistent-)accountant gecontroleerd en eventueel gecorrigeerd. Gedurende het boekjaar verricht de accountant dus al werkzaamheden. Maar hier ligt niets van vast in het CaseWare dossier, waardoor de accountant einde boekjaar een groot deel van deze werkzaamheden opnieuw uitvoert. Het idee achter deze integratie is om deze rapportages met opmerkingen van de accountant geautomatiseerd in CaseWare vast te leggen. Hiermee wordt een deel van de werkzaamheden automatisch afgevinkt en verloopt het hele proces van financiële administratie tot en met jaarrekening een stuk efficiënter. En het drukt ook de administratieve lasten voor de ondernemer. Kwaliteitsslag Sebastiaan de Jong: Kostenbesparingen zijn zeer belangrijk in deze tijd, maar uiteindelijk gaat het om de kwaliteit van de werkzaamheden. Normaal begint de rol van de accountant pas op het eind van het boekjaar, als hij de rapportagefase ingaat en de jaarrekening gaat samenstellen. Maar, doordat hij nu continu de vinger aan de pols houdt zit hij veel dichter op het proces. Door data-analyse gedurende het boekjaar krijgt hij een veel betrouwbaarder beeld van de cijfers en zit hij dichter op het moment waarop de verantwoording in de administratie plaatsvindt. Hierdoor maakt hij meteen ook een forse kwaliteitsslag. De accountant kan zich meer richten op zijn beoordelingswerk en het adviseren van de ondernemer. Want dat is uiteindelijk zijn toegevoegde waarde. Ieder z n vak Waarom kiest Exact Online voor CaseWare als partner en ontwikkelt het niet zelf de accountancy software? Daar heeft Sebastiaan de Jong een duidelijk antwoord op:"elke partij in de keten doet waar hij goed in is. Ieder z n vak, zeg maar. Daarna is het een kwestie van goed koppelen van de systemen. Exact Online is specialist in software voor de financiële administratie. Dat is onze core-business en daar zijn we goed in. We hebben daarin niet voor niets een marktaandeel van zo n 50%. We hebben bewust gekozen om de software die CaseWare maakt niet zelf te ontwikkelen. We willen namelijk geen verantwoordingsinformatie software maken. Dat is bijzonder complexe materie, waarmee je te maken hebt met zeer specifieke eisen, kwaliteitshandboeken en een voortdurend veranderende wet- en regelgeving. Dat is werk voor specialisten zoals accountants die daarvoor vakinhoudelijk zijn opgeleid. We werken alleen met de beste spelers op hun vakgebied in de markt, voor de best of breed. CaseWare is een marktpartij die, net als wij, leidend is in zijn markt. Met de integratie van beide softwarepakketten bieden we echt meerwaarde." Cloudoplossingen Exact Online werkt volledig in de cloud. Al onze software is online beschikbaar, zegt Thijs Sauër. Dat heeft volgens 'We hebben bewust gekozen om de software die CaseWare maakt niet zelf te ontwikkelen' ons alleen maar voordelen. Je kunt er op elke plaats en elk tijdstip mee werken. Je hebt één bronadministratie, zodat je altijd zeker weet dat je de meest actuele informatie bij de hand hebt, je geen dingen dubbel doet en fouten voorkomt. We zien dat ook CaseWare steeds meer in cloudoplossingen denkt en daar nieuwe producten voor ontwikkelt. De integratie van onze beide software-oplossingen is daar een mooi voorbeeld van. Want één ding weten we zeker: alle wegen leiden uiteindelijk naar de cloud. Dat is de toekomst en daarom werken we voortdurend op bepaalde gebieden met andere partners aan nieuwe cloudtoepassingen.
14 CASEWARE MAGAZINE Financiële connector wordt een veelzijdige tool Eén connector, vele verbinding Een sterk selling point van CaseWare is de connectiviteit: het gemak waarmee gegevens uit andere softwarepakketten kunnen worden ingelezen en verwerkt in de dossiers. Dat bespaart gebruikers niet alleen veel tijd en saai inklopwerk maar het verkleint ook de kans op fouten. Binnen Nederlandse ondernemingen en organisaties worden tientallen verschillende financiële, administratieve en fiscale pakketten gebruikt. Volgens productmanager Joost van Berkum is het voor CaseWare helaas ondoenlijk om met al deze pakketten een online connectie te realiseren. Maar het ambitieniveau is hoog en voor veelgebruikte financiële pakketten zijn inmiddels goed werkende koppelingen beschikbaar. Tot voor kort gebeurde dit met behulp van losse connectoren. Zo waren er bijvoorbeeld aparte connectoren voor AFAS en Accountview. "Dat wordt anders", legt Joost van Berkum uit. Populair CaseWare heeft hard gewerkt aan de ontwikkeling van één multifunctionele connector die verbinding kan leggen Gebruikers van de connector hoeven niet bang te zijn dat ze door de bomen het bos niet meer zien Elk boekhoudpakket vereist weer andere instellingen. Het vastleggen hiervan gebeurt voor de ingebruikname van de connector. Daarna verloopt alles automatisch. De werkwijze om gegevens te importeren is uiterst gebruiksvriendelijk, benadrukt Joost. Referentie Grootboek Schema De connectiviteit kan in de nabije toekomst een forse extra impuls krijgen als gevolg van de introductie van het Referentie Grootboek Schema (RGS), vertelt Joost. Door de uniforme mapping in het RGS kunnen cijfers niet alleen worden geïmporteerd vanuit financiële pakketten maar ook gelijk op de juiste plek in de jaarrekening worden geplaatst. Joost van Berkum, Productmanager met veel populaire financiële pakketten op de Nederlandse markt. Uiteraard geldt dit voor AFAS en Accountview maar ook voor Twinfield, Exact Online, Yuki en imuis. "Dan heb je al een groot deel van de markt te pakken", rekent Joost van Berkum uit. "Maar er staan nog wat connecties op de wensenlijst. Dan noem ik met name Reeleezee en Snelstart. Het aantal kan in de toekomst echter eenvoudig worden uitgebreid want we hebben de nieuwe Financiële Connector juist ontworpen met deze gedachte in het achterhoofd." Gebruikers van de connector hoeven niet bang te zijn dat ze door de bomen het bos niet meer zien. Afhankelijk van de wensen van het kantoor kan de connector zo worden ingesteld dat alleen de relevante pakketten zichtbaar zijn.
CASEWARE MAGAZINE 15 en "Het maken van een jaarrekening op basis van de data uit de boekhouding wordt dan bijna een automatische handeling", voorspelt Joost. CaseWare volgt de ontwikkelingen rondom RGS op de voet en heeft de software hier al grotendeels op aangepast. Voordat kantoren er echt de vruchten van kunnen plukken, zullen ook de leveranciers van boekhoudsoftware hun pakketten RGS-proof moeten maken. Volgens Joost is dat bij enkele al het geval. CaseWare volgt de ontwikkelingen rondom RGS op de voet Connectie met CRM-systemen CaseWare concentreert zich voorlopig op het verder ontwikkelen van de nieuwe Financiële Connector. Joost van Berkum vraagt zich daarbij af of er wellicht een nieuwe naam moet worden bedacht voor de toepassing."we werken namelijk ook aan nieuwe uitwisselingsmogelijkheden met CRM-pakketten. Dan gaat het in eerste instantie vooral om de NAW-gegevens en documenten. Voor AFAS Online en Change to Comm/AuditCase is een pilot gestart om de gemaakte software in een praktijksituatie uit te testen. Dezelfde soort uitwisseling willen we ook realiseren met de CRM-systemen Alure en Radar. We zouden er natuurlijk voor kunnen kiezen om dit in een aparte CRM-connector te bouwen maar dat is minder handig voor de klant. Want die moet weer een aparte toepassing installeren en onderhouden terwijl we met de flexibele Financiële Connector al een prima tool voorhanden hebben. Het enige punt is dat de term financieel dan de lading niet meer helemaal dekt. Dus als iemand een goed idee heeft voor een passende nieuwe benaming, dan mag die zich bij mij melden", lacht Joost. Uitfasering oude connectoren Sommige kantoren gebruiken nog oude connectoren, zoals de Financiële koppeling AFAS en de Financiële Koppeling Accountview. Deze werken met een apart dashboard. Beide toepassingen zijn technisch verouderd en, in combinatie met nieuwe software, minder goed bruikbaar. Daarom worden ze niet meer ondersteund. Joost van Berkum raadt de kantoren aan om snel over te stappen naar de nieuwe connector. Deze is veel gemakkelijker en efficiënter in het gebruik. Een nadeel van de nieuwe connector ten opzichte van de oude is dat de uitwisseling van data nog maar in één richting mogelijk is, namelijk van het financiële pakket naar CaseWare. De oude tools kenden ook de mogelijkheid om in CaseWare aangemaakte voorlopige journaalposten weer te exporteren naar het financiële pakket. Joost van Berkum:"Dat was een erg gewaardeerde functionaliteit, Tegelijkertijd leverde hij veel problemen en hoofdbrekens op. Om die reden bieden we die functie voorlopig nog niet aan in de nieuwe connector. Maar we denken wel na over oplossingen. We streven naar een eventuele generieke exportfunctie voor voorafgaande journaalposten, dus die we voor alle pakketten kunnen inzetten. Maar dat is niet gemakkelijk. Want elk boekhoudpakket kent weer andere regels voor het inlezen en vastleggen van cijfers. Voor ons is het onmogelijk bij de uitwisseling van data met al deze regels rekening te houden. Er zijn wel andere oplossingen denkbaar op basis van webservices. Daarbij stellen wij data ter beschikking voor de export en laten we het aan de leverancier van het boekhoudpakket over of en hoe deze data weer geïmporteerd kunnen worden. Zover is het nu nog niet maar Joost bevestigt dat het onderzoek naar deze oplossing op CaseWare s to-do-list staat.
16 CASEWARE MAGAZINE Workflow managementplatform voor accountants weer stap dichterbij Alley-Oop als smeerolie voor de system Alley-Oop, het workflow managementplatform voor accountants- en administratiekantoren, is weer een stap dichterbij. Een succesvolle ketentest maakte zichtbaar hoe handig het is als processen en applicaties naadloos met elkaar gekoppeld zijn. Na de zomer wordt het platform gelanceerd. Alley-Oop is een workflowmanagementsysteem, dat processen en applicaties optimaal en flexibel op elkaar aan laat sluiten, waarbij de pakketten elkaar onderling verrijken. Vier software(advies)bedrijven - CaseWare Nederland, PinkWeb, Change to Comm en Full Finance Consultants werken samen met acht pilotkantoren aan de ontwikkeling van het platform. Alley-Oop wordt gebouwd als een open platform. Daardoor kan er straks volledig gekoppeld en geïntegreerd worden door de huidige deelnemende softwareleveranciers, maar later ook door partijen die nu nog geen deel uitmaken van het initiatief. belangrijk dat handelingen, zoals het uitwisselen van documenten of het verkrijgen van handtekeningen of documenten, zo soepel en efficiënt mogelijk verlopen. Gerard Huis in t Veld, directeur PinkWeb 'Wij hebben standaard meer dan 60 koppelingen met zo'n beetje alle pakketten' Informatieuitwisseling Gerard Huis in t Veld, eigenaar/directeur van PinkWeb, leverancier van het klantenportaal Cliënt Online, waarin accountants online samenwerken met hun klanten:"wij vinden het belangrijk om ons pakket Cliënt Online zo goed mogelijk te laten aansluiten op het primaire proces van de accountant. Dat is ook de reden dat wij standaard meer dan 60 koppelingen hebben, met zo n beetje alle pakketten die er in de accountancy toe doen. Het is
CASEWARE MAGAZINE 17 en 'We maken sneller meters om de hoeveelheid workflows op te voeren' leveranciers dichter tegen elkaar aan kruipen. "Je ziet dat ze de klant niet meer op een verkeerde manier aan zichzelf willen binden, maar dat liever doen door het beste product te leveren. Als software op z n eigen merites beoordeeld wordt en de klant kiest voor de oplossing die het best bij zijn behoefte en organisatie past, dan horen daar ook adequate koppelingen bij met andere pakketten. Op deelgebieden zie je topproducten ontstaan. Alley-Oop probeert de olie te zijn tussen de verschillende topinitiatieven, een heel mooi doel." Wij zien in Alley-Oop een mooie manier om de digitale communicatie met de klant te verbeteren en vergemakkelijken. In onze workflows zitten altijd een paar stappen waarin de klant iets moet doen, zoals reviewen of aanleveren. Dat faciliteren wij in ons klantenportaal. Cliënt Online is daarmee dus een nuttige toevoeging aan Alley- Oop. Andersom biedt Alley-Oop ons een prachtige kans om op een generieke manier informatie uit te wisselen tússen die systemen." Idealiter kan in de ogen van Huis in t Veld straks in elk pakket, dat op Alley-Oop aangesloten is, bekeken worden welke informatie beschikbaar is, in welk systeem en welke vervolgstap gezet moet worden. Alley-Oop fungeert daarbij volgens hem als een regisseur die zorgt dat de gegevens op de juiste plaats beschikbaar zijn. "Ik denk niet dat we dat binnen een jaar bereikt hebben, maar het is wel iets waar we naar streven. Net zoals het onze opdracht is om andere softwareleveranciers te enthousiasmeren en bij het platform te betrekken. Zelfs als nieuwe toetreders concurrenten zijn van de huidige deelnemers. Het wordt pas een succes als ook andere softwareleveranciers en kantoren meedoen. Dan komt het platform pas optimaal tot z n recht." Dichter tegen elkaar aan Volgens Huis in t Veld past Alley-Oop in een trend in de wereld van softwareontwikkeling, waarin uiteenlopende Henk Aardoom van Full Finance Consultants onderschrijft de ontwikkeling die Huis in t Veld schetst. "Je ziet dat leveranciers de keus maken om goed te zijn op het gebied waarop ze zich specialiseren. Ik zie eerder een ontwikkeling waarbij ze minder breed gaan werken dan 'Je ziet dat leveranciers de keus maken om goed te zijn op het gebied waarop ze zich specialiseren' dat ze verbreden. Er is steeds meer acceptatie in de markt dat elk kantoor met best of breed wil werken. De ontwikkeling in de softwareindustrie is dat het aan elkaar verbinden van deeloplossingen gemakkelijker is geworden, doordat er betere standaarden zijn om pakketten met elkaar te verbinden. Focus, daar draait het om. Binnen die ontwikkeling past Alley-Oop."
18 CASEWARE MAGAZINE Henk Aardoom, Full Finance Consultants Succesvolle ketentest In de vorige uitgave van CaseWare Magazine deden we uit de doeken hoe de betrokken partijen aan de vooravond stonden van een agile traject met korte sprints van drie weken, waarin snel resultaten geboekt moesten worden. De partners deden dat samen met vertegenwoordigers van acht accountantskantoren. Na drie (in plaats 'De eerste kantoren zijn inmiddels gestart in de productieomgeving' van de geplande vier) sessies kwamen de deelnemers tot een eerste definitie van de workflow van het samenstelproces. "Op 16 december hebben we die fase afgesloten met een ketentest, om de workflow aan de deelnemers van de pilot te laten zien. Ze konden voor het eerst meemaken dat de processtappen in Alley-Oop automatisch werden geüpdatet via koppelingen met de softwarepakketten Cliënt Online van PinkWeb, Auditcase van Change to Comm en CaseWare Samenstel Manager," blikt Aardoom terug. De ketentest liep voor 95 procent succesvol. "Die 5 procent, dat waren nog een paar dingen die we konden optimaliseren. Praktische zaken die nog net iets slimmer konden en die het de aan te sluiten leveranciers makkelijker maken tegen het koppelvlak aan te programmeren. En we misten een en ander, bijvoorbeeld een eenvoudige manier om een ander pakket volledig inzicht te geven in de proceshistorie. Dat is wel wat je wilt kunnen bieden aan de gebruikers. Verder is nog wat meer intelligentie ingebouwd om de pakketten eenvoudig te laten aansluiten." Productieomgeving De samenwerking met de pilotkantoren kwam vervolgens even stil te liggen, vanwege de piek in de werkzaamheden aan het begin van het jaar. Maar achter de schermen ging het werk aan Alley-Oop gewoon door. De eerste kantoren zijn inmiddels gestart in de productieomgeving. De leveranciers hebben hun eigen koppelvlakken klaar. En er zijn gesprekken gevoerd met potentiële deelnemers, zoals een leverancier van planningsoftware. Want planning, dat is volgens Aardoom wel een dingetje in de accountancy. Huis in t Veld ziet ook dat perspectief: "Ik denk dat we met Alley-Oop op termijn een platform hebben dat niet alleen het proces regisseert terwijl het bezig is en dat terugkijkt naar wat er gebeurd is, maar dat ook de mogelijkheid biedt om een stap vooruit te maken in de zin van prognoses en planning." Ontsnipperen Tot nu toe is het volgens Huis in t Veld vooral gegaan over efficiency, en nog weinig over nieuwe of andere proposities. Maar volgens hem zijn die er zeker met Alley- Oop:"Koppelingen werken niet meer uitsluitend één op één tussen pakketten, maar het wordt ook mogelijk voor pakketten om in verschillende fases van het proces aan
CASEWARE MAGAZINE 19 te haken op informatie-uitwisseling. Nu betreft het nog allemaal losse stukjes informatie. Maar als die, in een werkproces dat ook nog eens verbonden is met klanten, bij elkaar komen, krijgen die losse informatiebrokjes in hun Na de zomer kan Alley-Oop live, zeggen Aardoom en Huis in t Veld geheel meer waarde. Wat je eigenlijk doet is ontsnipperen." Aardoom:"Zo kun je als deelnemer verbanden leggen die vaak in de deelsystemen niet gelegd kunnen worden. Dat leidt tot nieuwe mogelijkheden, met name op het gebied van advieskansen." Na de zomer kan Alley-Oop live, zeggen Aardoom en Huis in t Veld. De verwachting is dat het ook daarna nog snel doorrolt. "De basisfunctionaliteit staat. De ingewikkeldste workflows hebben we het eerst gedaan. We krijgen steeds meer ervaring, waardoor we sneller meters kunnen maken om de hoeveelheid workflows op te voeren." Fiscale werkproces De afgelopen periode is gewerkt aan de ontwikkeling van de fiscale component van Alley-Oop. Dat stond als volgend deelproces op de rol. Aardoom:"Niet één van de huidige initiatiefnemers is een fiscale leverancier, dus krijgen we automatisch te maken met potentiële toetreders. Er zijn veel gesprekken geweest met leveranciers die spontaan belangstelling toonden. Zij zeiden in meerderheid: wij vinden het een mooi initiatief en als jullie toe zijn aan het proces waar onze organisatie een rol in kan spelen, willen we graag meewerken."
20 CASEWARE MAGAZINE
CASEWARE MAGAZINE 21 VvAA VERBETERT DIENSTVERLENING Allemaal door dezelfde straat Allemaal dezelfde kant op, door een administratiestraat. Een combinatie van systemen optimaliseert bij de VvAA de digitale samenwerking met de klant, verbetert de dienstverlening en houdt die betaalbaar. Met dat doel in het achterhoofd zette VvAA, een gespecialiseerde dienstverlener voor zorgprofessionals, twee jaar geleden een omvangrijk IT-veranderingstraject in. Londen was de werktitel van het in deelprojecten uiteenvallende programma. "We gooiden het applicatielandschap op de schop, met de bedoeling met zo weinig mogelijk softwarepakketten verder te gaan. Zo min mogelijk systemen dus en áls je verschillende systemen gebruikt, zoveel mogelijk automatische koppelingen om werkprocessen soepel te laten verlopen," vertellen procesarchitect Arjen Schepen en Diana Goedschalk, backoffice-manager van het regiokantoor van VvAA Belastingadviseurs en consultants. Binnen het managementteam is Goedschalk ook eigenaar van het financiële proces. De uitkomst van het veranderingstraject is een combinatie van AFAS Online voor de boekhouding, de CaseWare Samenstel Manager voor het samenstellen van de jaarrekening, en Visionplanner voor financiële rapportages en managementinformatie. De pakketten zijn automatisch gekoppeld. VvAA wilde per se dat het samenstelproces bij de accountants en boekhouders op een uniforme manier zou worden vormgegeven, benadrukt Schepen:"Beide processen moeten aan elkaar gelijk zijn, waarbij we ons realiseren dat de werkzaamheden rondom de accountantscontrole zwaarder zijn dan waarvoor wij de software meestal inzetten. Maar CaseWare biedt ons de gewenste eenduidigheid op het proces. Door voor kleinere klanten 'We zijn een beetje de showcase geworden' sommige functionaliteiten niet te gebruiken, kunnen de accountants en het administratiekantoor toch op dezelfde manier aan dossiervorming doen. Het pakket is overzichtelijk en gestructureerd. Daarmee is de kwaliteitsborging ook geregeld." Light -versie Binnen VvAA gebruiken twee bedrijfsonderdelen nu genoemde combinatie van pakketten. Dochter AGZ (afkorting van Accountants voor de Gezondheidszorg ) werkte al met AFAS en een vorige versie van CaseWare. VvAA Belastingadviseurs en consultants (VBC), de administratietak, gebruikte een pakket van een andere leverancier voor het samenstelproces. Door VBC worden geen samenstellingsverklaringen afgegeven bij de jaarrekening. De medewerkers gebruiken daarom niet de meeste uitgebreide versie van de Samenstel Manager, maar een 'light'-versie. "De inrichting bepaalt hoe breed en hoeveel je vastlegt," aldus Goedschalk. Volledige integratie De overstap naar CaseWare met zowel de accountantsals de administratietak zat al eerder in de pen. De accountants bij VvAA waren van mening dat CaseWare hun processen het best ondersteunt. Goedschalk:"Maar de kans bestond dat door de datahoeveelheid van de administratietak de systemen mogelijk te traag zouden worden. Toen we aan het project Londen begonnen, stelde CaseWare ons in het vooruitzicht dat er een volledige integratie zou komen tussen AFAS en CaseWare. De ontwikkelingen bij CaseWare waren dusdanig dat we wel mee wilden. We hebben wel eens gegrapt dat we er een showcase van wilden maken. >
22 CASEWARE MAGAZINE Arjen Schepen, procesarchitect stratiesysteem van AFAS ingeschoten worden. Zodra het dossier opstart, vult CW zich met de benodigde data." De vlag gaat helemaal uit als ook de inrichting van het workflowmanagement geheel klaar is. "Dat is nodig om CaseWare ook in AFAS te kunnen monitoren," licht Schepen toe. "Als medewerker kun je dan zowel in AFAS als door CaseWare heen je werk uitvoeren op de verschillende momenten die daarvoor staan. Je bent dan niet telkens bezig het ene in het andere te kloppen." Lachend:"Mag ik zeggen dat we vroeger twee schermen op de bureaus hadden om informatie uit het ene systeem in te voeren in het andere?" Goedschalk:"Vast herkenbaar voor veel kantoren!" Uiteindelijk is dat er wel uitgekomen." Overbodige stappen zijn bij VvAA uit de werklijsten geschrapt. Verder werkt het systeem met zogeheten placeholders. Schepen:"CaseWare weet al op welke plek er administratiegegevens uit het admini- Benchmarks De eenduidigheid van het opslaan van gegevens bij alle vestigingen en kantoren biedt VvAA extra commerciële kansen. Schepen, verantwoordelijk voor de proposities van advies en diensten bij VvAA:"We hebben > VvAA: van en voor zorgprofessionals VvAA startte 91 jaar geleden met een onderlinge autoverzekering voor artsen. In de loop der tijd heeft VvAA zich ontwikkeld tot een brede dienstverlener voor alles wat zorgprofessionals nodig hebben buiten de spreeken behandelkamer: accountancy en fiscaliteit, verzekeringen, praktijk- en pensioenadvies, vermogensbeheer, opleidingen, juridische ondersteuning en rechtsbijstand. Verder heeft VvAA een reisbureau voor congres- en andere exclusieve reizen, begeleidt zij leden bij e- en m-health en is zij uitgever van het maandelijkse 'Arts en Auto'. De vereniging VvAA is enig aandeelhouder in de groep waarin alle producten en diensten zijn ondergebracht. Wie gebruik wil maken van de diensten van VvAA, moet lid zijn van de vereniging. Zelf omschrijft VvAA zich het liefst als een netwerkorganisatie. VvAA telt ruim 115.000 leden, van studenten tot gepensioneerden, verdeeld over verschillende beroepsgroepen: huisartsen, medisch specialisten, dierenartsen, tandheelkundigen, apothekers, fysiotherapeuten, GZ-psychologen, verloskundigen en andere (para)medici. Zeker 10.000 zorgprofessionals laten door VvAA-medewerkers hun IB-aangifte doen of de jaarrekening opmaken.
'Processen efficiënter in een markt waar de marges onder druk staan' CASEWARE MAGAZINE 23
24 CASEWARE MAGAZINE "Zoveel mogelijk rompslomp uit de spreek- en behandelkamer" "Finance is vaak low-interest voor onze leden," zeggen Diana Goedschalk en Arjen Schepen van de VvAA. "Ze zijn ondernemer omdat we ze fiscaal zo behandelen, maar bij cijfers ligt veel minder hun affiniteit dan bij meeste andere ondernemers. Wel bij de zorg zelf: ze willen zich bezighouden met hun patiënten, en niet met alle bijkomende verplichtingen. Boren, masseren, medicijnen uitschrijven, mensen beter maken. Wij zien het als onze opdracht zoveel mogelijk rompslomp van hun bureau te houden." Daarom wil VvAA zoveel mogelijk samen met de klant de administratie digitaal opbouwen. Het wordt de zorgprofessionals zo gemakkelijk mogelijk gemaakt. Met onder meer een portal en alerts als er documenten nodig zijn of klaar staan. Verder krijgen de klanten een scanner, die al zo is voorgeprogrammeerd dat de klanten met één druk op de knop hun facturen kunnen scannen en verzenden naar de VvAA. 10.000 administraties in de boeken, verdeeld over acht beroepsgroepen. Dat levert genoeg gegevens voor eigen benchmarks. Als straks al die administraties door de nieuwe administratiestraat gaan, kunnen we relevante informatie straks snel naar boven halen en teruggeven aan onze klanten, die zichzelf eraan kunnen spiegelen. Zo kunnen we snel communiceren wat goed gaat of juist minder. Samen kunnen we analyseren waar de verschillen vandaan komen. Onze leden kunnen daarop sturen." Voor een ledenorganisatie als VvAA is een dergelijke toegevoegde waarde onmisbaar om de leden te bedienen, zegt Schepen. "Door CaseWare maken we onze processen efficiënter in een markt waar de marges onder druk staan. Zo scheppen we ruimte om voor dezelfde prijs net iets meer te blijven bieden dan de concurrent. Voor hetzelfde geld, of weinig meer, iets extra s. Veel aanbieders doen de boekhouding en voor elk uur dat ze langer met hun klanten praten komt er uren x tarief bovenop. Als ledenorganisatie zou het raar zijn als we op die manier onze eigen aandeelhouders benaderen. Er is altijd een adviesrelatie in de producten die leden afnemen. Dan heb je wel ruimte nodig in je kostprijs om dat te kunnen blijven waarmaken. Vandaar dat de recente efficiencyslag zo nodig is." Diana Goedschalk, backoffice-manager regiokantoor van VvAA Belastingadviseurs en consultants
CASEWARE MAGAZINE 25 Nieuwe cliëntlicenties bevorderen samenwerking tussen accountant en ondernemer In de aanloop naar de jaarrekening werken accountants en hun cliënten steeds vaker nauw samen. Vooral voor grotere bedrijven wordt het gebruikelijker om zelf de cijfers voor de jaarrekening te verzamelen en in te voeren. Een logische vraag in dat geval is of de accountant en de ondernemer daarvoor hetzelfde instrument en dossier kunnen gebruiken. De vraag bestaat al langer. CaseWare heeft daarom onderzocht hoe de samenwerking, vanuit de software bekeken, het beste kan worden vormgegeven. Volgens productmanager Joost van Berkum ligt het antwoord in de cloud. "We willen de cliënt van onze relatie de mogelijkheid bieden om ook met Working Papers te werken, maar dan wel volgens de eisen en werkwijze van het accountantskantoor. Om dat te bereiken gebruiken we de onlinevariant van Working Papers. Deze wordt gekoppeld aan de templates van het kantoor. De uitwisseling van gegevens gebeurt in CaseWare Cloud." Geen installaties Het voordeel van deze werkwijze is dat er op de werkplek van de cliënt niets hoeft te worden geïnstalleerd. Alle gegevens komen immers rechtstreeks uit de cloud. Joost:"In de praktijk maakt de accountant een samenwerkdossier aan en publiceert deze in zijn CaseWare Cloud-omgeving. De cliënt heeft toegang tot een deel van de cloudomgeving van het accountantskantoor. Daar downloadt hij het dossier zodat beiden aan hetzelfde dossier kunnen werken." Op deze wijze draagt CaseWare bij aan de verdere efficiency in de rapportagepraktijk. Binding Op zich is de cliëntlicentie geen nieuw fenomeen, legt Joost uit. Maar de werkwijze is wel nieuw. "Vroeger was het tamelijk omslachtig om de software werkend te krijgen bij de cliënt. Alles moest op locatie worden geïnstalleerd waardoor er sprake was van versieverschillen met bijbehorende toestanden. Met de komst van de cloud en de onlineprogramma s is dat verleden tijd." De verwachting is dat vooral grotere kantoren met eveneens grote klanten de nieuwe mogelijkheden zullen verwelkomen. Maar Joost sluit niet uit dat ook kleinere kantoren interesse hebben in de cliëntlicenties. "Al was het maar doordat de binding tussen het kantoor en de ondernemer erdoor wordt vergroot. Accountants kijken natuurlijk al mee in de boekhouding van de klant. Nu ontstaan er ook mogelijkheden om intensief samen te werken rond tussentijdse- en jaarrapportages. Dat schept een sterkere band", denkt Joost. De nieuwe cliëntlicenties zijn beschikbaar vanaf augustus 2015. CaseWare informeert de gebruikers rond die tijd via een apart nieuwsbericht.
26 CASEWARE MAGAZINE Een analyse van de wijzigin DOOR: drs. François Herms RA herziene Standaard 441 Per 1 januari 2016 is de vernieuwde Standaard 4410 in de regelgeving NV COS opgenomen. Deze standaard is van toepassing op samenstellingsopdrachten waarbij de samenstellingsverklaring wordt afgegeven na 1 januari 2016. U mag uiteraard de nieuwe standaard eerder toepassen. Op het eerste gezicht vallen de inhoudelijke verschillen met de oude standaard mee, maar schijn bedriegt. In dit artikel behandel ik de belangrijkste verschillen tussen de huidige en nieuwe Standaard 4410 Samenstellingsopdrachten. Algemeen Het doel van de nieuwe standaard is dat de accountant zijn deskundigheid op het gebied van administratieve verwerking en financiële verslaggeving toepast. In de nieuwe Standaard 4410 wordt aangeven waar het samenstelproces begint. Het vertrekpunt is nu de reeds uitgewerkte saldibalans. Dit betekent dat het verzamelen van onderliggende administratieve gegevens, het rubriceren en samenvatten in de vorm van administratieve vastleggingen, tot en met de productie van de saldibalans, niet onder Standaard 4410 valt. Dit is expliciet aangegeven in de toelichtende tekst van de standaard. Op deze De nieuwe Standaard 4410 is een zelfstandig leesbare standaard voor de samenstellingsopdracht manier kan de accountant zich focussen op de relevante risicoposten en de te verrichten werkzaamheden. Aanvaarding en continuering van de opdracht Voorafgaand aan het uitvoeren van een samenstellingsopdracht moeten de voorwaarden in een opdrachtbevestiging of een andere schriftelijke overeenkomst zijn vastgelegd. In deze opdrachtbevestiging moet aandacht worden geschonken aan de ethische en kwaliteitsregels met betrekking tot de opdracht. Een best practice die veel accountants toch al toepassen en in de nieuwe standaard nu verplicht is. Wanneer u in 2015 voor de vrijwillige toepassing van de nieuwe standaard 4410 kiest, heeft u een vrijstelling voor de schriftelijke opdrachtbevestiging. Uiteraard moet wel overeenstemming bestaan over de opdracht. Op het moment van schrijven van dit artikel is nog geen nieuw model beschikbaar voor de opdrachtbevestiging. Communicatie met het management en de met governance belaste personen In de nieuwe standaard is een aparte paragraaf opgenomen met betrekking tot communicatie. De strekking hiervan is dat de accountant tijdig moet communiceren over de aangelegenheden betreffende de samenstellingsopdracht. Inzicht van de accountant In de huidige Standaard is opgenomen dat de accountant een globaal beeld dient te verkrijgen van de bedrijfsactiviteiten alsmede de inrichting van de administratie van zijn cliënt. De nieuwe Standaard gaat uit van het inzicht verkrijgen in de activiteiten van de onderneming inclusief
CASEWARE MAGAZINE 27 gen in de 0 het administratieve systeem en vastleggingen alsmede het van toepassing zijnde stelsel van financiële verslaggeving. Hoe ver dit inzichtvereiste dient te gaan, wordt in de Standaard overgelaten aan het professionele oordeel van de accountant. In de toelichtende tekst van de standaard wordt een aantal voorbeelden gegeven van aangelegenheden die een accountant in overweging kan nemen bij het verwerven van inzicht in de activiteiten van de onderneming en in het van toepassing zijnde stelsel inzake financiële verslaggeving. met het stelsel van kwaliteitsbeheersing van het kantoor. Indirect neemt de opdrachtpartner taken en verantwoordelijkheden over van de compliance officer. Samenstellingsverklaring De nieuwe voorbeeldtekst omschrijft in positieve woorden wat samenstellen inhoudt. Daarmee kan de negatieve passage vervallen die zich richt op wat samenstellen niet is ( Wij hebben geen controle- of beoordelings-werkzaamheden uitgevoerd ). Deze passage kan wel facultatief worden gebruikt. De nieuwe Standaard 4410 vraagt om een kritische houding van de accountant Samenstellen Indien de accountant zich gedurende de samenstelopdracht ervan bewust wordt dat de aangeleverde informatie niet compleet, niet nauwkeurig of anderszins onbevredigend zijn, dient dit te worden gecommuniceerd met het management. De accountant verzoekt het management om aanvullende of gecorrigeerde informatie. Geeft het management hier geen invulling aan, dan dient de accountant de opdracht terug te geven en de met governance belaste personen in te lichten over de redenen voor teruggave. Kwaliteitsbeheersing De opdrachtpartner is verantwoordelijk voor de kwaliteitsbeheersing en algehele kwaliteit van de opdracht. Hij stelt vast dat de opdracht is uitgevoerd in overeenstemming Conclusie De nieuwe standaard is duidelijker en meer leesbaar. In de Standaard zijn meer verplichtingen opgenomen voor de accountant. Mocht u op dit moment vrijwillig overgaan op de nieuwe Standaard kunt u bovenstaande punten gebruiken als checklist bij de uitvoering van de samenstellingsopdracht volgens de nieuwe Standaard. Aandachtspunt is dat de kantoorhandboeken moeten worden aangepast aan de nieuwe Standaard 4410.
28 CASEWARE MAGAZINE
CASEWARE MAGAZINE 29 IAT krachtig instrument voor risicogerichte controle IT-based audit maakt controleproces PKF Wallast efficiënter CaseWare heeft van zijn wereldwijd succesvolle International Audit Template een versie gemaakt voor de Nederlandse praktijk en wet- en regelgeving. Dat is goed nieuws voor accountantskantoren die hun IT-systemen effectiever in willen zetten bij hun controlewerkzaamheden, zodat ze efficiënter kunnen controleren op risicobeheersing. Zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de audit. Als eerste kantoor in Nederland heeft PKF Wallast de CaseWare International Audit Template (IAT) geïmplementeerd. Vestigingsleider van het kantoor in Woerden René van Ast licht de keuze voor deze CaseWare tool toe: 'We wilden géén maatwerk. Daarom kozen we voor CaseWare' We willen bij controlewerkzaamheden onze IT-systemen effectiever inzetten, zodat controles efficiënter verlopen. We zijn onderdeel van PKF International met kantoren in 440 steden in 150 landen. Het is dus van belang dat iedereen binnen onze internationale organisatie audits uniform vastlegt en documenteert en dat we onze elektronische dossiers op orde hebben en met elkaar kunnen delen. De IAT is de tool waarmee we IT-based kunnen controleren. Hierdoor hebben we de risico s beter in kaart en kunnen we efficiënter bepalen welke controlewerkzaamheden we selecteren om een zinvolle uitspraak over de audit te kunnen doen." Geen maatwerk PKF International is zo n 10 jaar geleden begonnen zelf een template te ontwikkelen voor de controlepraktijk op basis van CaseWare. De stekker gaat nu uit dit systeem, zegt Arjan Buurman, vestigingsleider van het kantoor in Delft en tevens bestuurslid van PKF Wallast. We waren toe aan een systeem waarmee we onze controlewerkzaamheden veel efficiënter kunnen uitvoeren zonder dat we inboeten op kwaliteit. En we wilden deze keer bewust geen maatwerk, maar software die zijn waarde bewezen heeft. Na een vergelijkend onderzoek kwamen we bij onze huidige partner CaseWare uit, dat internationaal bekend staat als de beste leverancier van deze software en er veel ervaring mee heeft. Voor ons als internationale organisatie was een belangrijke overweging dat alle stappen die de accountant binnen IAT doorloopt automatisch compliant zijn met de internationale wet- en regelgeving. 'Na een vergelijkend onderzoek kwamen we bij onze huidige partner CaseWare uit' Story of the audit René van Ast:"Met IAT laat je de software meer voor je werken. Je doet hierdoor automatisch de juiste werkzaamheden en je ziet niets over het hoofd. Alles ligt goed gedocumenteerd vast. En je verspilt je tijd niet met >
30 CASEWARE MAGAZINE liggen, dat is de basis. Daarnaast zijn we tevens adviseur voor onze cliënten. Die adviesfunctie is onze toegevoegde waarde en onze kracht. Daarmee onderscheiden we ons van traditionele accountantskantoren. We vinden dat we als PKF Wallast over de grenzen van onze vakgebieden heen moeten kijken. We werken daarom multidisciplinair: adviseur in de meest brede zin van het woord. Onze adviseurs zijn vaak dubbel opgeleid, bijvoorbeeld als fiscalist en accountant. We zijn op deze wijze ook echt die brede adviseur voor onze cliënten." drs. René van Ast RA, PKF Wallast het uitvoeren van te veel ongerichte procedure- en gegevensgerichte werkzaamheden. Analyseren van afwijkingen is veel effectiever en efficiënter. Het stelt ons in staat om meer risicogericht te controleren op basis van de juiste onderbouwing en goede inschatting van de risico s. Op basis daarvan maken we weloverwogen keuzes. Binnen IAT kunnen we heel mooi inzichtelijk maken wat de rode draad van onze audits is. We zijn altijd in staat de relatie van het risico te herleiden tot de bron. Zo houden we goed zicht op the story of the audit. No-nonsense Als breed georiënteerd adviesbureau heeft PKF Wallast succes in de markt volgens Arjan Buurman. Wallast bestaat 55 jaar. drs. Arjan Buurman RA, PKF Wallast 'De International Audit Template is een krachtig instrument voor risico-georiënteerd controleren' Brede adviseur Volgens René van Ast is een van de grote voordelen van IAT in de dagelijkse praktijk dat accountants/adviseurs meer tijd hebben om hun adviesfunctie op te pakken: Onze audits moeten op een hoog kwaliteitsniveau
32 CASEWARE MAGAZINE CASEWARE MAGAZINE 33 Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe Boekhouden In de zoektocht naar nieuwe cloudoplossingen ontmoet CaseWare regelmatig medesoftwarebouwers met dezelfde missie. Soms gaat het zelfs om vernieuwers voor wie de cloud het enige werkterrein is. Zo n partner is Yuki, een naar eigen zeggen rebelse leverancier van financiële software, speciaal voor ondernemers en accountants die graag de hele dag online zijn. Onlangs presenteerden Yuki en CaseWare het eerste Rotwerk resultaat van hun samenwerking: de Yuki Samenstel Suite. Yuki dankt het succes aan een heel eigen visie op de Deze koppelt gegevens uit de Yuki-boekhouding met behulp van een slim rekeningschema direct aan de dossiers den. Boekhouden wordt steeds meer een commodity, financiële administratie en hoe deze ingericht moet wor- en templates van CaseWare. Samen met een speciaal Yukiwerkprogramma wordt het samenstellen van jaar- en tus- vindt Lucas Brentjens. Gedurende zijn lange loopbaan in de dus daar ligt niet de toekomst van accountantskantoren, sentijdse rapportages bijna een automatische handeling. financiële wereld is één ding hem goed duidelijk geworden. Yuki beschouwt de nieuwe suite als één van de middelen "Boekhouden is rotwerk. Niemand wil het doen. De ondernemer heeft er geen zin in en de accountant kan zich veel om de accountancywereld eens flink op te schudden. beter richten op datgene waarin hij of zij is gespecialiseerd, Tegendraads namelijk het geven van goede adviezen. Het is eigenlijk van Een beetje eigengereid zijn ze wel bij Yuki. Het nog jonge de zotte dat er nog zoveel handmatig werk bij komt kijken. bedrijf kan het zich als relatieve nieuwkomer permitteren Want als er iets gestructureerd en geautomatiseerd kan om tegendraadse oplossingen te verzinnen voor actuele worden, dan is het wel de boekhouding." vraagstukken. Daarmee weet het niet alleen bij ondernemers maar ook bij steeds meer accountants een snaar te Nieuwland en Sebastian Toet, in 2007 een heel nieuw werk- Vanuit die visie startte hij, samen met partners Arco van raken. Het softwarebedrijf groeit hard en verhuisde enkele concept. "Ons doel was een digitaal platform te ontwikkelen dat zo sterk geautomatiseerd is dat de boekhouding maanden geleden van de Rotterdamse binnenstad naar een stoer pand op de Kop van Zuid, met prachtig uitzicht over bijna als vanzelf wordt opgebouwd. Dan heb je het over het de Nieuwe Maas. CEO en medeoprichter Lucas Brentjens automatisch inlezen van transacties en het snel verwerken voelt zich er al helemaal thuis. Geen smalle gangen en benauwde kamertjes maar een grote open ruimte voor alle me- Voor Brentjens was het vanzelfsprekend dat al deze hande- van facturen volgens de formule scannen-mailen-klaar. dewerkers, inclusief hemzelf, met betonnen pilaren en de lingen in de cloud plaatsvinden. "De grote verdienste van leidingen in het zicht. "Helemaal Yuki," stelt hij tevreden vast. het internet is dat je de boekhouding op de centrale > 06 CASEWARE MAGAZINE CASEWARE MAGAZINE 07 De afgelopen zeven tot acht jaar hebben accountantskantoren, brancheorganisaties en softwareleveranciers sterk ingezet op kwaliteitsverbetering van de controleopdracht. Met nieuwe kwaliteitsstandaarden, werkprogramma s, elektronische dossiervorming en ondersteunende software kreeg het controleproces een enorme impuls. CaseWare Nederland droeg zijn steentje bij met de introductie van de CaseWare Controle Manager en het verbeteren van digitale processen. Inmiddels zijn de nieuwe standaarden en werkwijzen gemeengoed geworden. Uitvoerende teams beschikken tegenrope reist hij kriskras over de wereld om toepassingen te ont- Ware International. Als Technical Director van CaseWare Euwoordig over slimme instrumenten om de afzonderlijke controleopdrachten volgens de standaarden van het kantoor en de introductie ervan. Hij brengt nog regelmatig een bezoek wikkelen en lokale kantoren en distributeurs te helpen met de vakorganisaties af te ronden. aan zijn oude werkgever, CaseWare Nederland. Afgelopen september liep hij het kantoor in Apeldoorn binnen met een Nieuwe uitdagingen nieuwe toepassing onder zijn arm: Q. Maar de ontwikkelingen staan niet stil. Nu veel kantoren hun werkprocessen rondom een controleopdracht redelijk tot James Bond goed op orde hebben, verschijnen er nieuwe uitdagingen aan De naam Q roept associaties op met de uitvinder die James de horizon. De aandacht verschuift van de individuele controleopdracht naar de aansturing en kwaliteitsborging van de gadgets en tools. "Heel leuk maar die overeenkomst is puur Bond in al zijn films voorziet van handige en futuristische totale portefeuille. Het kantoormanagement, supervisors en toeval", lacht Jaap de Waard. "Bij CaseWare staat de Q vooral voor Quality. Toch hebben we geen bezwaar tegen de vergelijking met mister Q. Hij bedenkt innovatieve technieken om 'Q roept associaties op James Bond beter te laten presteren. Dat streven wij ook na, met de uitvinder van James Bond' maar dan voor accountantskantoren." managers spelen hierin de hoofdrol. Het is hoog tijd om ook Jaap licht toe welke prestaties van Q worden verwacht. Wereldwijd is er een universele roep om verbetering van de kwa- hen te voorzien van passende instrumenten waarmee ze de veranderende taken goed aan kunnen. liteit van de accountantscontrole. Er is al veel gebeurd op dat Dat is de overtuiging van Jaap de Waard. Ongeveer acht jaar gebied. Kijk naar de Controle Manager. Onlangs is de International Audit Template (IAT) geïntroduceerd. Ook deze streeft geleden stond hij als productmanager bij CaseWare Nederland aan de wieg van de CaseWare Controle Manager. Hij naar kwaliteitsverbetering, maar dan vooral door de risico s liet Nederlandse kantoren voor het eerst kennismaken met de binnen een opdracht goed in kaart te brengen. Kenmerkend vernieuwende aanpak van de Controle Manager. aan deze auditproducten is dat ze sterk gericht zijn op het Inmiddels werkt Jaap alweer een flink aantal jaren voor Case- uitvoeren van een individuele opdracht en de documenten die nodig zijn om een opdracht tot een goed einde te brengen, zoals werkprogramma s en checklists. Maar wat als er door een kantoor dertig accountantscontroles naast elkaar worden uitgevoerd? Hoe vergaar je dan informatie over al die dertig controles? Hoe weet het management dat ze allemaal op een consistente manier worden uitgevoerd, waardoor het kantoor dezelfde kwaliteit levert aan alle verschillende klanten? Deze vragen hebben volgens Jaap de Waard de basis gevormd voor Q. CaseWare wil met het programma de lacune opvul- Bij CaseWare staat de Q vooral voor Quality len. "Q is niet gericht op de uitvoerende teams", verduidelijkt Jaap. "Zij kunnen prima uit de voeten met de Controle Manager. Q is specifiek bedoeld voor degenen die verantwoordelijk zijn voor de borging van de kwaliteit over alle opdrachten heen. Het gaat niet om dat ene klantdossier, hoe relevant ook, maar om alle dossiers bij elkaar. Jarenlang is er binnen de branche gewerkt om meer grip te krijgen op de opdracht van die ene klant. Nu is de tijd rijp om de lat weer wat hoger te leggen." In de cloud Wat kan er concreet met Q? Veel, volgens Jaap. Mits het gebruikt wordt in een cloudomgeving. Dat is de plek waar Q volledig tot zijn recht komt. "In de cloud kan de informatie over een bepaalde opdrachtportefeuille of alle opdrachten van een kantoor worden samengebracht. Q biedt in de cloud meerdere hulpmiddelen. Eén daarvan is een dashboard. Dat is een soort startpagina, speciaal ingericht voor de manager of supervisor die verantwoordelijk is voor de bewaking van meerdere, parallel uitgevoerde, controleopdrachten. Hij of zij ziet in Jaap de Waard, Technical Director CaseWare Europe 08 CASEWARE MAGAZINE CASEWARE MAGAZINE 09 het proces, vult collega-accountant Edwin van Terheijden aan. We hebben de veranderingen natuurlijk goed Wat doe je als budgetten onder druk staan en klanten een fixed price vragen? Bij Van Oers Accountants & Adviseurs werd de oplossing gezocht in meer efficiency. Een als alle collega s de voordelen zien. voorbereid en intern gepresenteerd. Je krijgt draagvlak eerste stap was de integratie van de fiscale en samenstelpraktijk in de CaseWare Samenstel Manager. Daar- Integratie fiscale en samenstelpraktijk Al snel dachten ze dat een flinke efficiencyslag gemaakt mee werd meteen ook de kwaliteit van de klantdossiers kon worden bij het uitwisselen van gegevens tussen de verhoogd. fiscale praktijk en de samenstelpraktijk binnen het kantoor. We zagen dat onze accountants, die met de samenstelling van de jaarrekening bezig waren, de fiscale Dennis Klasen, accountant en directielid bij Van Oers, merkt dat de budgetten bij klanten onder druk staan. gegevens eerst moesten opvragen bij de fiscalisten en Onze klanten willen het liefst een fixed prijs voor onze ze vervolgens moesten invoeren in de Samenstel Manager. Terwijl onze fiscalisten dat natuurlijk al hadden ge- dienstverlening. Dat begrijp ik wel, dan kun je de kosten beter in de hand houden. Voor ons betekent dit dat we daan: in hun eigen systeem. Dubbel werk dus. We vroegen ons af of het niet mogelijk was de fiscale workflow nog efficiënter moeten werken om binnen het afgesproken budget te blijven. De vraag die wij onszelf stelden was dan ook: hoe kunnen we de efficiency verho- Ze onderzochten de mogelijkheden die de bestaande te integreren in de CaseWare Samenstel Manager. gen, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van software bood. Het bleek niet eens zo heel ingewik- Efficiency verhogen noodzaak voor kantoren 10 CASEWARE MAGAZINE onze dienstverlening? Sterker nog: we stelden onszelf keld te zijn om in het framework van CaseWare de als uitdaging om die kwaliteit zelfs verder te verhogen. fiscale workflow toe te voegen. Dit framework kun je namelijk voor een groot deel zelf inrichten. Toen we Niet het wiel opnieuw uitvinden het allemaal bedacht hadden, heeft CaseWare ons ge- Ga je nieuwe systemen en software ontwikkelen of met holpen met de volledige integratie in het framework. bestaande pakketten werken, vroeg Dennis Klasen zich De technische uitvoering hebben we samen met onze af. We zeiden tegen elkaar: laten we nou niet denken vaste automatiseringspartner Full Finance Consultants dat we het zelf allemaal beter weten en eigen systemen gedaan. We hoefden er niet eens nieuwe software voor gaan bouwen. Dat is niet praktisch, want dan kom je aan te schaffen, want het kon binnen het bestaande vroeg of laat in de problemen omdat je niet goed meekomt met nieuwe ontwikkelingen als je geen standaard systeem. software gebruikt. Ons advies aan anderen die dit willen Eén klantdossier doen is: ga samen met je vaste softwareleverancier om Edwin van Terheijden ziet, naast de hogere efficiency, de tafel zitten, dan kom je tot een oplossing die werkt nog een belangrijk voordeel van de nieuwe applicatie: en blijft werken. De basis moet goed op orde zijn, want daarop bouw En neem je collega s binnen het kantoor tijdig mee in je de rest: de jaarrekening, aangifte IB en fiscaal advies. De invoering van de XBRL standaard is niet louter een technisch verhaal, maar ook een onderwerp dat roept om assurance.' De NBA pakt namens de beroepsgroep de handschoen op en ontwikkelt een oplossing die toepasbaar is voor verklaringen die door accountants in XBRL worden afgegeven. Projectmanager Elly Stroo Cloeck vertelt er over. XBRL is een aanjager voor meer efficiency Elly Stroo Cloeck is een wervelwind, blijkt tijdens een gesprek in het NBA-gebouw op de Amsterdamse Zuidas. Als ze van wal steekt over haar project SBR Assurance is ze onstuitbaar. En dat, bekent ze, terwijl SBR/XBRL een onderwerp is waar ze tot begin vorig jaar nauwelijks weet van had. Toen ze het project overnam van haar voorganger erfde ze vijf terabytes aan archief.' Daar eenmaal in gedoken, bleek SBR/ XBRL een stuk sexyer dan ze zich had kunnen voorstellen. Vooral gezien de toekomstige toepassingsmogelijkheden en de voordelen voor niet alleen accountants, maar de hele BV Nederland of zelfs de BV Wereld.' Zo snel als Stroo Cloeck zelf uit de startblokken komt, zo langzaam ging dat bij het voortraject tot SBR Assurance. Feitelijk speelt de discussie al sinds 2001, al is zij lang in een theoretisch stadium blijven hangen, vertelt ze. Totdat begin 2011 duidelijk werd dat als er al snel een deponeringsverplichting in XBRL bij de Kamer van Koophandel komt en er jaarrekeningen worden gedeponeerd met (controle)verklaring, vanzelfsprekend ook de controleverklaring in XBRL moet worden aangeleverd. Op dat moment werden wij echt gedwongen keuzes te maken voor welke optie we zouden gaan en hoe we een accountantsverklaring bij een jaarreke- 12 CASEWARE MAGAZINE CASEWARE MAGAZINE 13 Jacco Oudhof, partner bij KPMG KPMG MKB heeft sinds 2008 enorm geïnvesteerd in KPMG Informatie als grondstof Om de fabrieksmetafoor nog wat verder door te voeren: MKB Online. Aan de achterkant gingen alle processen op de informatie van de duizenden MKB-klanten die KPMG de kop. Streven: een volledig geautomatiseerde fabriek. bedient, is de grondstof waar de fabriek op draait. Er gaat Zo ziet Jacco Oudhof, partner bij KPMG MKB, de backoffice processen en datastromen in zijn bedrijf. Alle processen niet alleen informatie in, maar er komt ook informatie uit, die doorgeleverd wordt aan subsystemen. Het geraffineerde eindproduct is het advies aan de klant. Dat advies wordt binnen KPMG MKB standaardiseren en uniformiseren, waar- gegeven door onze belangrijkste asset en onderscheidende bij CaseWare Financials de centrale stekkerdoos is geworden. Op deze stekkerdoos kunnen dan andere software- factor, namelijk onze mensen, 'De KPMG-MKBers.' Streven is dat onze mensen zoveel mogelijk tijd overhouden om echt in gesprek met onze klanten te gaan. Naar hen te luisteren leveranciers, zoals Visionplanner, hun stekker aansluiten. en ze te helpen in hun bedrijfsvoering waar nodig. Het is de stap van accountant naar adviseur waar iedereen het al jaren Standaard dienstverlening over heeft. Echter dan moet je wel eerst zorgen dat je normale proces minimale tijd van je mensen opslokt. Dat is de Weinig prozaïsch uitgedrukt, maar Oudhof is een man die het soms liever vierkant dan rond zegt. Helaas ben ik daarom koers die de MKB business unit van KPMG enkele jaren geleden inzette: het leveren van hoogwaardige adviesdiensten, niet altijd zo geliefd bij de collega s, grapt hij. Zijn beeld van een fabriek - dat niet bij iedereen goed valt - is niet denigrerend, maar wel serieus bedoeld, legt hij uit. De KPMG- door de centrale stekkerdoos zijn wij in staat om in korte tijd waar klanten mee vooruit kunnen in hun onderneming. Juist medewerkers kloppen gegevens niet meer handmatig in, onze adviestools geautomatiseerd te vullen. Oudhof: Het maar houden zich bezig met verrijking van het ruwe materiaal tot jaarrekeningen, fiscale aangiftes en salarisadminibrengen, niet om het aantal pagina s dat onze adviestools gaat om het verhaal dat onze mensen naar de klant overstraties. De fabriek is de plaats waar onze standaard dienstverlening plaatsvindt. Alle handelingen zijn tegen het licht produceren. gehouden om te zien of ze ook geautomatiseerd konden Trend berekenen vanuit historie worden door middel van linkjes of interfaces. Alle programma s communiceren onderling met elkaar. Het kloppend hart MKB o.a. software die de Analyse bij de Jaarrekening heet. Samen met een softwareleverancier ontwikkelde KPMG van de fabriek is de door ons zelf gebouwde en ontwikkelde Oudhof: Vanuit de historie van CaseWare berekent de analyse een trend in het bedrijf die wordt doorgezet naar drie procesmonitor, een digitale regisseur. toekomstige jaren. Soms is dat best confronterend, want de Dennis Klasen, directielid Van Oers Edwin van Terheijden, accountant Vroeger hielden verschillende collega s zich hiermee bezig. Nu kan één persoon dit doen. Alle klantinformatie Dennis Klasen benadrukt dat je met een technische op- Online-oplossingen staat immers in één dossier. We hoeven geen gegevens lossing alleen het verschil niet maakt voor je klanten. meer in verschillende dossiers in te voeren met alle extra Het zijn uiteindelijk de mensen die de werk en kans op fouten. Alles gaat in één keer goed. dienstverlening leveren. Het gaat om de rol van de accountant en de fiscalist. De vraag die we ons stellen is: De fiscale informatie zit nu automatisch in de workflow. Onze fiscalisten en accountants werken nu in hetzelfde blijven we de traditionele accountant die terugkijkt of dossier en hebben inzicht in de meest actuele en complete klantinformatie. We hebben dus meer kennis van we niet veranderen en innoveren blijven we achter de zijn we met de toekomst van onze klanten bezig? Als de klant bij elkaar op één plek. En alles is digitaal beschikbaar, er komt geen papier meer aan te pas. klanten. Een volgende fase is: CaseWare in de cloud. feiten aan lopen. En dat is niet in het belang van onze Volgens Dennis Klasen zijn vooral de klanten winnaar: Een online-oplossing dus. Dat zou volgens mij een Onze klanten betalen een vaste prijs, maar krijgen enorm stap vooruit zijn. Stel je voor: het klantdossier meer. We hebben beter en sneller inzicht, meer contact, online bereikbaar voor klant en accountantskantoor. kunnen eerder bijsturen en beter adviseren. Toekomstmuziek? Ik denk het niet, het lijkt me gewoon een logische keuze. analyse kan ook een negatieve trend laten zien. Een omzetdaling van 50 procent in één jaar wil niet zeggen dat het volgend jaar net zo hard gaat. Maar het geeft wel aan dat er iets aan de kostenkant moet gebeuren, anders bestaat de onderneming na twee jaar niet meer. Klanten hebben dat vaak zelf ook door, maar door het zo stellig neer te zetten, wordt het heel voelbaar. Op basis van de analyse kijken we waar het probleem zit, door andere adviesinstrumenten, zoals rendementstools of cashflowtools in te zetten. Je stopt veel periodieker de thermometer in een klant. Met als hoogtepunt de online controller. Andere vraagstelling CaseWare speelt in het geheel van stroomlijning een cruciale rol, volgens Oudhof. CaseWare is bij ons al jaren hofleverancier. Ten behoeve van de operatie stapten wij versneld over op CaseWare Financials. Daarbij hadden wij een andere vraagstelling dan de gemiddelde gebruikers, omdat we een ander doel wilden bereiken dan zij. Namelijk: naast het realiseren van één centrale output voor al onze klanten ook zoveel mogelijk handmatige processen verder door te automatiseren met behulp van onze procesmonitor. De hele verzending en afwerking van een jaarrekening kon in onze ogen veel meer geautomatiseerd worden dan eerst het geval was. Samen met CaseWare hebben we gekeken welke rol de procesmonitor in dit eindtraject kon spelen. Het resultaat van dit samenspel is verbluffend te noemen en daar zijn wij ook trots op. Wat het ook nog extra ingewikkeld maakte was dat we als eerste grote kantoor ook CaseWare Smart- Sync in gebruik namen. CASEWARE MAGAZINE 11 Elly Stroo Cloeck RE RA CIA CISA Senior Beleidsmedewerker a.i. Afdeling Beroepsontwikkeling en Beleid, NBA CASEWARE MAGAZINE 31 Altijd online CaseWare magazines vindt u 24/7 op www.caseware.nl CaseWare Magazine Mei 2015 CASEWARE MAGAZINE 1 C ASEWARE M AGAZINE CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering Slimme integratie Exact Online en CaseWare Continuous monitoring verhoogt efficiency en kwaliteit Studenten Hogeschool Rotterdam leren accountancysoftware gebruiken Pittige praktijkcase dicht gat tussen opleiding en digitale praktijk Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe boekhouden Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering Als PKF zijn we al 25 jaar verbonden aan deze organisatie. De ranking van ons kantoor ten opzichte van onze concurrenten vinden we belangrijk. Als we kijken naar de ranglijst qua omvang in aantal medewerkers in Nederland, dan staat PKF Wallast op de 25e plaats. Kijken we naar de omzet per medewerker, dan staan we op plaats 3. Daar zijn we trots op, want deze plek op de ranglijst verdienen we omdat we goed zijn en 'We vinden dat we als PKF Wallast over de grenzen van onze vakgebieden heen moeten kijken' CaseWare Magazine November 2014 Nieuw kwaliteitsinstrument Q legt lat weer hoger in accountantscontrole C ASEWARE M AGAZINE CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv Tegemoetkomen aan hogere eisen vanuit beroepspraktijk Intensieve samenwerking SRA en CaseWare voor oplossing controlepraktijk Referentie Grootboek Schema De missing link in de standaardisatie van de financiële administratie" Hop, software voor je neus met één druk op de knop Alle wegen leiden naar de cloud Vier partners lanceren open workflowmanagementplatform Voorwaarts met Alley-Oop! Innovatief uitzendbureau YoungCapital implementeert Corporate Suite Sneller, efficiënter en betrouwbaarder rapporteren VvAA verbetert dienstverlening Allemaal door dezelfde straat CaseWare Magazine Maart 2014 hoogwaardig advies geven en onze cliënten bereid zijn ons daarvoor te betalen. We zijn een no-nonsense bureau, een sjiek kantoor zegt ons niets, daar investeren we niet in. Waar we wel in investeren: onze mensen. Want als je niet de goede vakmensen in huis hebt, dan kun je als adviesbureau geen waarde leveren voor je klanten en heb je in mijn optiek geen bestaansrecht. Laatste hobbels Intussen heeft PKF Wallast de International Audit Template geïmplementeerd. Dat ging niet helemaal zonder hindernissen, maar dat lag volgens René van Ast niet aan de CaseWare software. We liepen tegen wat onvoorziene problemen aan in onze eigen software en systemen. Die zijn opgelost. We hebben nu de eerste audits volledig afgerond met IAT en we zien dat het werkt zoals we hadden verwacht. We zijn ervan overtuigd dat we de goede keuze hebben gemaakt! C ASEWARE M AGAZINE CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv CaseWare Accountants en Magazine fiscalisten wer Mei 2011 Software is belangrijk maar accountancy blijft mensenwerk Hilversums kantoor schakelt hulp in van CaseWare Advisory 'Het werken met CaseWare is nu een stuk leuker' SmartSync Online maakt dossiermanagement kinderlijk eenvoudig Enter en je bent er! Continuous reporting met Corporate Suite Totaaloplossing voor corporates Efficiency verhogen noodzaak voor kantoren Accountants en fiscalisten werken samen in één klantdossier CaseWare Magazine Juni 2013 C ASEWARE M AGAZINE CaseWareMagazine is een uitgave van CaseWare Nederland bv ken samen in één klantdossier NBA pakt handschoen op met SBR Assurance Elly Stroo Cloeck RE RA CIA CISA Projectmanager SBR John Sloof, KvK Verplichte deponering Kamer van Koophandel via Digipoort komt eraan Wynke Möller, Witlox VCS en Arthur Moenaff, CaseWare 'Kijk niet naar wat je allemaal zou kunnen weten maar naar wat je echt móet weten' Dwight Wainman, CEO van CaseWare International 'Data-analyse voegt zekerheid toe' CaseWare Open 5 juni 2013 Connected NBA pakt handschoen op met SBR Assurance CaseWare Magazine December 2012 Automatisering en standaardisering, de motor naar groei CaseWare als digitale stekkerdoos
32 CASEWARE MAGAZINE Lucas Brentjens van Yuki over het nieuwe boekhouden Accountant is stabiele factor in een wereld vol automatisering In de zoektocht naar nieuwe cloudoplossingen ontmoet CaseWare regelmatig medesoftwarebouwers met dezelfde missie. Soms gaat het zelfs om vernieuwers voor wie de cloud het enige werkterrein is. Zo n partner is Yuki, een naar eigen zeggen rebelse leverancier van financiële software, speciaal voor ondernemers en accountants die graag de hele dag online zijn. Onlangs presenteerden Yuki en CaseWare het eerste resultaat van hun samenwerking: de Yuki Samenstel Suite. Deze koppelt gegevens uit de Yuki-boekhouding met behulp van een slim rekeningschema direct aan de dossiers en templates van CaseWare. Samen met een speciaal Yukiwerkprogramma wordt het samenstellen van jaar- en tussentijdse rapportages bijna een automatische handeling. Yuki beschouwt de nieuwe suite als één van de middelen om de accountancywereld eens flink op te schudden. Tegendraads Een beetje eigengereid zijn ze wel bij Yuki. Het nog jonge bedrijf kan het zich als relatieve nieuwkomer permitteren om tegendraadse oplossingen te verzinnen voor actuele vraagstukken. Daarmee weet het niet alleen bij ondernemers maar ook bij steeds meer accountants een snaar te raken. Het softwarebedrijf groeit hard en verhuisde enkele maanden geleden van de Rotterdamse binnenstad naar een stoer pand op de Kop van Zuid, met prachtig uitzicht over de Nieuwe Maas. CEO en medeoprichter Lucas Brentjens voelt zich er al helemaal thuis. Geen smalle gangen en benauwde kamertjes maar een grote open ruimte voor alle medewerkers, inclusief hemzelf, met betonnen pilaren en de leidingen in het zicht. "Helemaal Yuki," stelt hij tevreden vast. Rotwerk Yuki dankt het succes aan een heel eigen visie op de financiële administratie en hoe deze ingericht moet worden. Boekhouden wordt steeds meer een commodity, dus daar ligt niet de toekomst van accountantskantoren, vindt Lucas Brentjens. Gedurende zijn lange loopbaan in de financiële wereld is één ding hem goed duidelijk geworden. "Boekhouden is rotwerk. Niemand wil het doen. De ondernemer heeft er geen zin in en de accountant kan zich veel beter richten op datgene waarin hij of zij is gespecialiseerd, namelijk het geven van goede adviezen. Het is eigenlijk van de zotte dat er nog zoveel handmatig werk bij komt kijken. Want als er iets gestructureerd en geautomatiseerd kan worden, dan is het wel de boekhouding." Vanuit die visie startte hij, samen met partners Arco van Nieuwland en Sebastian Toet, in 2007 een heel nieuw werkconcept. "Ons doel was een digitaal platform te ontwikkelen dat zo sterk geautomatiseerd is dat de boekhouding bijna als vanzelf wordt opgebouwd. Dan heb je het over het automatisch inlezen van transacties en het snel verwerken van facturen volgens de formule scannen-mailen-klaar. Voor Brentjens was het vanzelfsprekend dat al deze handelingen in de cloud plaatsvinden. "De grote verdienste van het internet is dat je de boekhouding op de centrale >
CASEWARE MAGAZINE 33
34 CASEWARE MAGAZINE plek kunt opslaan en dat iedereen hem daar kan benaderen. In plaats van de boeken steeds heen en weer te slingeren tussen ondernemer en accountant, kunnen ze er nu samen aan werken." Te vroeg Brentjes dacht in de beginperiode met dit concept het ei van Columbus te hebben bedacht om een vernieuwing binnen de accountancysector in gang te zetten. "Maar we waren te vroeg. In plaats van dat kantoren het omarmden, beschouwden de meesten het vooral als een bedreiging. Ze vreesden voor hun omzet." Dus gooide Yuki het over een andere boeg. "We wilden bewijzen dat ons concept werkt. Daarom verschoven we de aandacht van de accountancy naar de eindgebruikersmarkt. We startten zelf een administratiekantoor waar ondernemers hun boekhouding zoveel mogelijk automatisch en online konden organiseren." De formule sloeg aan en Yuki bouwde in razend tempo een kantoor op met meer dan drieduizend klanten. "Het bewijst dat veel ondernemers zo willen werken," luidt Brentjens verklaring voor het succes. "Ondertussen doen we voor veel ondernemers niet alleen de boekhouding maar ook de jaarrekening, dus het hele traject van transactie tot rapportage." Zo kwamen ook de accountants weer in beeld. Steeds meer kantoren profileren zich als online accountant en weten inmiddels de weg naar Yuki te vinden. Brentjens:"De economische crisis heeft daarin zeker een rol gespeeld. Kantoren staan steeds meer onder druk van hun MKB-klanten die lagere kosten willen." Opschudden Voor Yuki is het reden om terug te keren naar het oorspronkelijke doel: het opschudden van de accountancymarkt. Het administratiekantoor gaat verder als zelfstandige entiteit. Yuki verschuift de focus van administratiekantoor naar softwareleverancier en richt zich daarbij volledig op het uitbouwen van het platform. Brentjens:"We richten 'Een accountant die frequent en kritisch meekijkt, garant staat voor de betrouwbaarheid van de cijfers' ons op moderne ondernemers die willen werken met een moderne accountant. Onze missie is om het contact tussen ondernemer en accountant te versterken, door ze bij elkaar te brengen in een online omgeving waar ze samen werken aan de boekhouding en de rapportages." Brentjens voorspelt dat de automatiseringsgraad de komende jaren sterk stijgt. "Op dit moment wordt 50 procent van alle facturen en betalingen automatisch geboekt. Dat kan omhoog naar zeker 80 of 90 procent. Ik verwacht dat, na de snelle automatisering van banktransacties, vooral het uitwisselen van elektronische facturen een hoge vlucht gaat nemen. Daarom leggen wij nu de focus op het automatisch verwerken van inkoop- en verkoopfacturen. Nu gebeurt dat nog grotendeels met de scan- en herkenfunctie van Yuki. Lucas Brentjens, CEO Yuki Daarbij analyseert de software de gegevens om ze vervolgens op de juiste plaats te zetten in het systeem. De volgende stap gaat veel verder. Dan is er sprake van voorgedefinieerde en voorgeprogrammeerde facturen die, zonder tussenstap, automatisch de boekhouding in gaan. Die standaardisatie zie je op alle vlakken. Kijk maar naar Standard Business Reporting (SBR) en het Referentie Grootboek Schema (RGS)." Accountant als CFO van MKB-er Waar blijft de accountant in al dat automatiseringsgeweld? In het oog van de storm, als het aan Brentjens ligt. De toegevoegde waarde van de accountant verdwijnt niet, voorspelt hij. Integendeel, hij krijgt de kans om zich veel nadrukkelijker te profileren als leidsman en raadsman van de onder-
CASEWARE MAGAZINE 35 nemer. "Nu komt hij meestal pas in beeld aan het eind van het boekjaar. Straks kan hij het hele jaar door de vinger aan de pols houden. Door de hoge automatiseringsgraad ontstaat de boekhouding dagelijks ter plekke. Van alle kanten vliegen facturen en betalingen vanzelf het systeem in. De MKB-er kan op elk moment via zijn smartphone de actuele stand van zaken bekijken. Hoe weet deze ondernemer dat al deze gegevens ook betrouwbaar zijn? Een accountant die frequent en kritisch meekijkt, garant staat voor de betrouwbaarheid van de cijfers en tussentijds actief wijst op de bijzonderheden, kan uitgroeien tot een soort CFO voor de MKB-er. Er wordt vaak geroepen dat accountants zich moeten gaan profileren als adviseur. Maar de rol van regisseur en bewaker van het geautomatiseerde proces is in mijn ogen net zo belangrijk en nog vaak onderbelicht." Waterscheiding Een ander doel van Yuki is daarom het versterken van de samenwerking tussen ondernemer en accountant via een online platform. Dat lukt alleen als de gebruikte software voldoende mogelijkheden biedt om online de kwaliteit van de informatie te bewaken. Yuki en CaseWare hebben elkaar daarin als partner gevonden. Brentjens:"Er heeft altijd een soort waterscheiding bestaan tussen het boekhoudpakket en het rapportagepakket. De 'Er heeft altijd een soort waterscheiding bestaan tussen het boekhoudpakket en het rapportagepakket' gegevens worden verstuurd van eiland naar eiland. In de samenwerking met CaseWare was het uitgangspunt om er een naadloos proces van te maken. Waarom zou je honderd voorafgaande journaalposten moeten aanmaken in het jaarrekeningpakket als je alle correcties ook in het boekhoudpakket kunt doorvoeren en daarna kunt transporteren? Toen steeds meer Yuki-gebruikers vroegen om een koppeling met CaseWare, hebben we daarom verder gekeken en onderzocht of we tot een daadwerkelijke integratie konden komen. Daarvan kunnen ook kleinere kantoren, die nu geen CaseWare hebben, profiteren." Verbinding Het resultaat van de samenwerking is de Yuki Samenstel Suite van CaseWare. De gebruiker kan hiermee in enkele stappen de verbinding leggen tussen de boekhouding en een kwalitatief goed rapport, dat gebruikt kan worden als verantwoordingsdocument voor banken en andere uitvragers. Het al bestaande rekeningschema van Yuki bleek een sterke basis voor de snelle uitwisseling van gegevens. Een ander essentieel onderdeel van de suite is het werkprogramma. Brentjens:"Daar hebben we veel discussie over gehad. Want hoe ver moet je gaan in het vastleggen van stappen en procedures? Als het aan Yuki had gelegen waren die er nauwelijks gekomen. Wat dat betreft blijven we een rebels bedrijf dat zijn gebruikers met een minimum aan gedoe wil opzadelen. Totdat onze pilot-gebruikers en de specialisten van CaseWare door hun accountantsbril naar de software keken en ons ervan overtuigden dat voor een goede assurance en kwaliteitsbewaking bepaalde stappen echt noodzakelijk zijn." Daarin zie je een duidelijk verschil tussen Yuki en CaseWare, concludeert Brentjens. "Waar wij proberen de wereld te veranderen probeert CaseWare de wereld te verbeteren. Dat past bij onze rollen. CaseWare zit aan het einde van het financiële traject, daar waar de bewaking essentieel is. Dan moet je wat behoudender zijn dan aan de voorkant van het traject, waar wij ons bevinden." Het belemmert de samenwerking in ieder geval niet. Integendeel, die is wat Brentjens betreft nog niet voltooid. "CaseWare en Yuki hebben een duidelijke gezamenlijke doelstelling. Namelijk dat de focus van de rapportage niet meer zozeer gericht is op het einde van het boekjaar maar op het volgen van het financiële proces het hele jaar door. Om de samenwerking tussen accountant en ondernemer verder te stimuleren, valt er nog heel wat te ontwikkelen." 'Steeds meer Yuki-gebruikers vroegen om een koppeling met CaseWare'
36 CASEWARE MAGAZINE Studenten Hogeschool Rotterdam leren accountancysoftware gebruiken Pittige praktijkcase dicht gat tussen opleiding en digitale praktijk Accountants werken met geavanceerde software. Maar dit belangrijke aspect van het vak zit niet standaard in de opleiding accountancy. Hogeschool Rotterdam pakt deze omissie op en bereidt studenten voor op de digitale accountancypraktijk met een pittige praktijkcase. Hogeschool Rotterdam wil studenten afleveren die goed voorbereid zijn op hun toekomstige beroepspraktijk. Studenten van de opleiding accountancy maken zich de nodige kennis en vaardigheden eigen. Behalve één vaardigheid: het werken met accountancysoftware. Dat zit niet standaard in de opleiding en daar moet hoognodig verandering in komen, vindt docent accountancy Nadim Bou-Rached. Want we streven er naar om onze opleiding zo beroepsecht mogelijk te maken. Dus moeten we onze studenten 'De case is heel realistisch opgezet. Het gaat om een gefingeerd bedrijf, dat als eenmanszaak begint' Nadim Bou-Rached, docent accountancy Hogeschool Rotterdam leren werken met beroepsproducten als accountancysoftware. We hebben eerst gekeken welke softwarepakketten accountants in de praktijk het meest gebruiken. Toen kwamen we bij CaseWare uit. Daar waren ze direct bereid met ons mee te denken. Samen met docenten en studenten hebben we een praktijkcase ontwikkeld om studenten op een realistische manier te laten kennismaken met de softwareprogramma s waarmee accountants hun werk doen. André de Visser, docent van CaseWare, heeft ons geadviseerd bij het inpassen van de CaseWare-software." Realistische case De eerstejaars studenten accountancy werken acht weken lang een dag per week in teams van vier aan de praktijkcase. Om de docenten goed voor te bereiden heeft André
CASEWARE MAGAZINE 37 de Visser hen eerst twee dagen training gegeven in de CaseWare software. Daarna zijn we echt gestart met een grote kick-off bijeenkomst van een hele dag, waarbij zo n 250 studenten en docenten aanwezig waren, zegt Nadim Bou-Rached. We hebben hier de case gepresenteerd. André de Visser gaf vervolgens uitleg over de CaseWaresoftware. Hij ondersteunde later die dag ook de studententeams bij de installatie van de software en hielp ze op weg. De case is heel realistisch opgezet. Het gaat om een gefingeerd bedrijf, dat als eenmanszaak begint, vervolgens de stap maakt naar een B.V. en verder groeit. Een van de Stage rendement Ook voor de accountantskantoren waar onze studenten stage lopen is het prettig dat zij direct aan de slag kunnen omdat ze al met de software hebben gewerkt. Normaal kost het een of meer weken om studenten er enigszins vertrouwd mee te maken. We merken nu al dat het makkelijker is om goede stageplaatsen te regelen, omdat kantoren weten dat studenten van de Hogeschool Rotterdam al vertrouwd zijn met de accountancy-software. En dus ook meer rendement halen uit hun stage. Deze praktijkcase verhoogt dus de kwaliteit van onze opleiding. eindproducten die de studenten moeten opleveren is de jaarrekening, die ze met behulp van de CaseWare-software opstellen. Ook moeten ze een gestructureerd dossier opbouwen. Daarnaast leren ze werken met Samenstel Manager en de werkprogramma s. Tijdens het traject komen ze vanzelf alle problemen tegen die de accountant moet zien op te lossen tijdens het samenstellen. Zwaar programma Docent accountancy Sacha Nieuwboer, zag de studenten Van links naar rechts André de Visser (CaseWare), Nadim Bou-Rached, Ronald Lamé en Sascha Nieuwboer (Hogeschool Rotterdam). enthousiast aan de slag gaan. Het was voor hen een realistische case, waarin ze goed konden ervaren hoe de praktijk eruit ziet. "Dit is wel echt!" hoorde ik regelmatig. Ze vonden het wel een zware opdracht. Ik zag ze vaak langer 'Ik heb genoten van de samenwerking met de studenten en docenten' Bijdrage aan onderwijs Hoe kijkt André de Visser terug op deze praktijkcase? Het kost veel energie en tijd, maar ik heb het met heel veel plezier gedaan. Ook heb ik genoten van de samenwerking met de studenten en docenten. Ik vind het vooral leuk om te zien dat studenten enthousiast werken met onze software. En laat ik eerlijk zijn, ik hoop dat ze later ook met CaseWare doorwerken en ook s avonds zag ik geregeld groepjes studenten met veel inzet werken aan de opdrachten. Ze staken er veel energie en tijd in, maar hadden er ook zichtbaar plezier in. Dat vond ik mooi om te zien. Onze studenten gaven aan dat ze er veel van hadden geleerd en dat het echt een gaan werken in hun beroepspraktijk. Maar dat is niet de enige reden waarom CaseWare dit onderwijsprogramma ondersteunt:"ik vind ook dat we als bedrijf ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben om een bijdrage te leveren aan het onderwijs." meerwaarde geeft aan hun opleiding. Maar ook voor ons als docenten was het een leerzame ervaring. Het vraagt van docenten ook andere vaardigheden om dit te doen. Het mooie was dat ze zeer betrokken waren bij het hele project, waardoor ze ook over de grenzen van hun eigen vakgebied heen keken.
38 CASEWARE MAGAZINE CaseWare investeert in online toepassingen Cloud wordt steeds meer de norm Alle wegen leiden naar de cloud kopte CaseWare Magazine vorig jaar. In een uitgebreid artikel besprak productmanager Joost van Berkum het uitdijende palet aan producten dat Case- Ware aanbiedt in de cloud. Dat er steeds meer bijkomen is een logische ontwikkeling want de techniek maakt meer mogelijk en het aantal gebruikers van online producten groeit gestaag. Steeds meer professionals ontdekken dat werken in de cloud, in de CaseWare Online-omgeving, de nodige voordelen biedt. Het is gemakkelijk en veilig. Dossiers zijn altijd upto-date en kunnen vanaf elke werkplek worden benaderd. Het voordeel dat vooral kleine kantoren over de streep trekt, is dat een werkplek in de cloud een einde maakt aan de technische en organisatorische rompslomp rondom updates en installaties van software. Live Terugkijkend op het afgelopen jaar stelt Joost van Berkum tevreden vast dat de vaart erin zit, zowel bij CaseWare als bij de afnemers van cloudoplossingen. Er zijn flinke bewegingen rondom het gebruik van de online suites - een cloudgerichte combinatie van Working Papers, de jaarrekeningtemplate en een manager-oplossing. Joost:"Enige tijd geleden zijn we gestart met de cloudversie van de NOAB Samenstel Suite. De eerste administratiekantoren die op deze suite zijn overgestapt, zijn alweer een tijdje live. Dat geldt ook voor de accountantskantoren die met de cloudversies van de CaseWare Samenstel Suite aan de slag zijn gegaan. De eerste ervaringen zijn positief, zowel bij de gebruikers als bij onze eigen consultants. Het is bij zo n nieuwe werkwijze toch altijd eerst even wennen en inregelen. Maar wat we vooral horen is hoe gemakkelijk alles gaat. Het inrichten van de basisinstellingen in de digitale omgeving gaat erg snel waardoor het implementatietraject kort is. Een paar klikken en de kantoren zijn in business." Al doende heeft CaseWare volgens Joost van Berkum inmiddels de nodige verbeteringen doorgevoerd. Zo is de inlogprocedure vereenvoudigd binnen de oplossing. Gebruikers hoeven voortaan nog maar één account te onthouden om daarna alle toepassingen, templates en dossiers onder handbereik hebben. Samenwerking Recent is de waaier van online CaseWare-producten verder uitgebreid met de introductie van de Yuki Samenstel Suite. Deze is bedoeld voor de (accountants)kantoren die zijn aangesloten bij Yuki Online boekhouden - een volledig op de cloud georiënteerde leverancier van financiële software voor kleine en middelgrote administratiekantoren. In de Yukisuite wordt de Samenstel-oplossing op een slimme manier voorzien van Yuki-instellingen en content, waarmee data uit de Yuki-software razendsnel kan worden overgezet naar een bewerkte jaarrekeningtemplate in CaseWare. Deze oplossing komt voort uit de vorig jaar gestarte samenwerking tussen Yuki en CaseWare. Meer over de Yuki Samenstelsuite is te vinden op pagina 32. Wat de verdere plannen in 2015 betreft, geeft Joost van Berkum aan dat er dit jaar geen nieuwe online suites bij komen. "We willen ons voorlopig concentreren op de verdere uitrol van de bestaande suites. Als we honderd kantoren volledig in de cloud kunnen krijgen, hebben we een prachtig resultaat bereikt. Verder willen we de komende maanden vooral aandacht besteden aan het verbeteren van de verschillen-
CASEWARE MAGAZINE 39 Joost van Berkum Productmanager de templates en de methoden om deze nog efficiënter te maken voor gebruikers." CaseWare Cloud standaard meegeleverd Dat betekent niet dat CaseWare stilzit de komende tijd. De CaseWare Cloud-omgeving, die door CaseWare International wordt ontwikkeld, zal later dit jaar standaard worden meegeleverd met de CaseWare Online oplossing. De bestaande Online-omgeving wordt door kantoren alleen gebruikt om, met behulp van de SmartSync-technologie, dossiers veilig op te slaan. De CaseWare Cloud-omgeving is inmiddels uitgebouwd tot een volledig toegerust werkplatform waar CaseWare-gebruikers kunnen samenwerken met zowel hun collega s als hun klanten. Wat betekent dat voor de beschikbare functionaliteiten? Die zijn flink uitgebreid, belooft Joost van Berkum. In de Case- Ware Cloud-omgeving kunnen de dossiers worden opgeslagen en voortaan ook worden gedeeld. Dit kan zowel met collega s als met de cliënt van het kantoor. Hoe wij dat zien leest u in dit magazine op pagina 25. Om de communicatie rondom een opdracht te vergemakkelijken, voegt CaseWare Cloud een chatfunctie toe voor kantoormedewerkers. De uitwisseling van informatie krijgt een boost door de introductie van het Secure Enterprise Case- Ware Platform. Joost van Berkum: "Je moet dit zien als een beveiligd Facebook maar dan voor zakelijke communicatie. Alle berichtgeving en communicatie rondom een opdracht vindt niet meer plaats via e-mail maar via dit platform. De ontvanger ziet geen lappen tekst meer in een bericht of bijlage. In plaats daarvan slechts een korte melding "Er staat een bericht voor u klaar" met een link. Wie daarop klikt komt automatisch terecht op de plek waar de afzender hem of haar naartoe wil leiden. Dat kan een bericht zijn, een discussie, een takenlijst, een document, noem maar op. Het grote voordeel van deze werkwijze is dat de vastlegging van informatie automatisch is geregeld. Je hoeft als afzender of ontvanger geen moeite meer te doen om e-mails en bijlagen te archiveren omdat de wet- en regelgeving dit voorschrijft. Want dat gebeurt automatisch in CaseWare Cloud. Daarnaast wordt er geen informatie via de mail verspreid. Derden kunnen zo geen gevoelige informatie onderscheppen." Fantastische look Volgens Joost van Berkum zijn niet alle nieuwe functies in CaseWare Cloud al tot in detail uitgewerkt en vertaald. In de zomer is dat wel het geval. Alle afnemers van CaseWare Online-toepassingen kunnen er dan uitgebreid kennis mee maken want CaseWare Cloud wordt voortaan standaard meegeleverd met het onlinepakket. Joost raadt iedereen aan om tegen die tijd vooral een bezoekje te brengen aan CaseWare Cloud want "het gaat er fantastisch uitzien". Daar moeten we het vooralsnog mee doen maar de nieuwsgierigheid is in ieder geval gewekt. Vernieuwde CaseWare Cloud: een tipje van de sluier. De volgende functies komen beschikbaar in CaseWare Cloud: Opslag van dossiers; Delen van documenten, zowel binnen het kantoor als met klanten; Chatfunctie voor kantoormedewerkers; Secure Enterprise CaseWare Platform voor communicatie en archivering; Opstarten van discussies en threads; Aansluiting op Google Docs, Sharepoint en OneDrive; Bescheiden workflowfunctie; Basisvolgsysteem voor het tracken van dossiers en het controleren van de status.
Best practice in uw controlepraktijk wordt makkelijker met CaseWare Wet- en regelgeving voor de uitvoering van controleopdrachten zijn geen belemmering meer om in te spelen op de situatie en behoeften van uw klanten. CaseWare Controle Manager en CaseWare Audit System maken het u zelfs makkelijk. SoftWare voor ACCountAnCy en bedrijfsleven caseware.nl