1 Dienstbeschrijving Cloud van Veiligkantoor

1 Dienstbeschrijving Cloud van Veiligkantoor Pagina 1 van 27

2 Welkom in de Cloud van Veiligkantoor Cloud Computing is een parallel computersysteem waarbij de software verdeeld is tussen meerdere computers op het internet. De "cloud" staat voor het internet en de programmatuur is niet meer op de machine van de gebruiker opgeslagen. Dit verhoogt de beschikbaarheid van deze applicaties en de flexibiliteit van uw organisatie. Cloud Computing biedt de perfecte ondersteuning voor het nieuwe werken. Grote leveranciers als Microsoft, HP en Cisco investeren veel geld in het Cloud Computing concept. Lancom automatisering heeft deze ontwikkeling ook opgepakt en als aparte dienst in de markt gezet, namelijk Veiligkantoor.com. Cloud computing biedt veelal gevirtualiseerde servers, werkplekken, programma s en opslag aan via het internet. Deze zijn dan beschikbaar via een web browser terwijl de software en data op servers van de dienstverlener blijven. Dit alles gebeurt op aanvraag via zelfbediening en u betaalt naar gelang het gebruik (payper use). Nadeel van dit Cloud Computing concept is dat het zich veelal nog niet richt op het beschikbaar stellen van bedrijfsspecifieke informatiesystemen, maar op meer algemene software als een e-mail programma of Officetoepassingen als een tekstverwerker. Daarnaast maakt u samen met veel andere organisaties gebruik van één infrastructuur waarvan onbekend is waar deze is ondergebracht en wie het beheert. Cloud Computing wordt in drie categoriën verdeeld: Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS). Met onze ervaring in het MKB weten wij als geen ander dat organisaties veelal branche specifieke software of maatwerk software in gebruik hebben. Daarnaast wilt u als bestuurder van een organisatie ook graag weten wie verantwoordelijk is voor het beheer van uw systemen en waar uw data wordt opgeslagen en vervolgens wordt veiliggesteld met een backup of replicatie. Daarnaast moet het uitbesteden van uw ICT omgeving een significante verbetering opleveren ten opzichte van het aanhouden van eigen servers. Denk daarbij aan flexibiliteit (Telewerken) en de beschikbaarheid van de systemen. Pagina 2 van 27

Veiligkantoor speelt op deze vraag in en heeft een Cloud Computing dienst ontwikkeld die zowel uw bedrijf kritische applicaties alsmede vrijwel alle kantoorapplicaties beschikbaar kan stellen in een centrale, op Microsoft gebaseerde, serveromgeving. Hiermee heeft u één aanspreekpunt voor alle Cloud diensten. Uw infrastructuur, operating systeem (platform) en software worden beheerd door Veiligkantoor voor een vast bedrag per medewerker per maand. 3 Welke Cloud past bij u? Er zijn verschillende Cloud oplossingen mogelijk, de oplossingen die Lancom u kan bieden zijn: 1. Private Cloud op basis van Terminal Server of Citrix 2. Hybride Cloud op basis van Terminal Server of Citrix 3. Hybride Cloud op basis van Lancom Workspace 365 In deze dienstbeschrijving maken wij u wegwijs in de verschillende mogelijkheden Pagina 3 van 27

4 Private Cloud Terminal Server/Citrix Voorbeeld van de interface van de Private Cloud van Lancom Pagina 4 van 27

4.1 Belangrijkste eigenschappen van de Private Cloud - Uw e-mail en data en applicaties worden volledig gehost in het datacenter van Lancom inclusief beheer en support. - Er wordt dagelijks een backup gemaakt van al uw data. - Office wordt beschikbaar gesteld in Terminal Server of Citrix, zonder gebruik te maken van Webapps. - De Private Cloud van Lancom werkt op basis van Server Based Computing, dat betekent dat uw werkplek op basis van Windows 8/10 look and feel in de Cloud wordt gepresenteerd aan de gebruikers. In werkelijkheid staat uw bureaublad in de Private Cloud geïnstalleerd en wordt alleen geprojecteerd op uw scherm. Dit vergt minder van uw desktop of tablet, ook het werken met Thin clients is mogelijk. - Naast een nieuw Windows 8/10 bureaublad krijgt u het vertrouwde Windows bureaublad met startmenu. - Het werken met grafische bestanden en mediabestanden zal altijd minder goed uit de verf komen dan bij lokaal werken. Echter door het werken met Citrix in plaats van alleen Terminal Server is dit wel sterk verbetert de afgelopen jaren. - Uw bestanden worden op een virtuele dataserver opgeslagen. De datashares worden in uw verkenner of in deze computer gewoon toegevoegd als drive mapping. Zoeken in de datashares zal niet veel anders zijn, dan u nu gewend bent in een client/server omgeving. - Ook zogeheten Lagacy applicaties zijn eenvoudig toe te voegen aan de Private Cloud. - Op de dataserver kunnen wij met permissies verschillende mappen en rechten op de verschillende typen gebruikers toepassen. - Inloggen op afstand op ieder device werkt prima met een willekeurige browser, een SSL VPN verbinding wordt automatisch opgezet op de achtergrond. - Windows 8/10 in de Cloud leent zich uitstekend voor het werken met tablets (Touch) - Lancom werkt al jaren met het Private Cloud model en heeft deze oplossing bij veel tevreden klanten geïmplementeerd. Pagina 5 van 27

5 Hybride Cloud Terminal Server/Citrix Voorbeeld van de interface van de Private Cloud van Lancom Pagina 6 van 27

5.1 Belangrijkste eigenschappen van de Hybride Cloud - Uw e-mail en data worden voor het grootste deel gehost door Microsoft, u dient daar als organisatie geen problemen mee te hebben. Het beheer en support wordt wel volledig door Lancom verzorgt. Lancom is administrator op uw omgeving. - Er wordt dagelijks een backup gemaakt van al uw data. - Er kan gewerkt worden met Webapps en de volledige versie van Office. - De Hybride Cloud realiseert een koppeling tussen de Private Cloud van Lancom en de Cloud van Microsoft. Uw Terminal/Citrix Server wordt gehost in de Private Cloud van Lancom, uw e- mail en data in de Cloud van Microsoft. - De Hybride Cloud van Lancom werkt op basis van Server Based Computing, dat betekent dat uw werkplek op basis van Windows 8/10 look and feel in de Cloud wordt gepresenteerd aan de gebruikers. In werkelijkheid staat uw bureaublad in de Private Cloud geïnstalleerd en wordt alleen geprojecteerd op uw scherm. Dit vergt minder van uw desktop of tablet, ook het werken met Thin clients is mogelijk. - Naast een nieuw Windows 8/10 bureaublad krijgt u het vertrouwde Windows bureaublad met startmenu. - Het werken met grafische bestanden en mediabestanden zal altijd minder goed uit de verf komen, dan lokaal werken. Echter door het werken met Citrix in plaats van alleen Terminal Server is dit wel sterk verbetert de afgelopen jaren. - Uw bestanden kunnen deels in Microsoft Sharepoint en Onedrive for Business worden opgeslagen en deels op uw Private Cloud server. - Ook zogeheten Lagacy applicaties zijn eenvoudig toe te voegen aan de Hybride Cloud. - Op de dataserver en in Sharepoint kunnen wij met permissies verschillende mappen en rechten op de verschillende typen gebruikers toepassen. - Inloggen op afstand op ieder device werkt prima met een willekeurige browser, een SSL VPN verbinding wordt automatisch opgezet op de achtergrond. - Windows 8/10 in de Cloud leent zich uitstekend voor het werken met tablets (Touch) - Lancom werkt al jaren met het Hybride Cloud model en heeft deze oplossing bij veel tevreden klanten geïmplementeerd. Pagina 7 van 27

6 Lancom Workspace 365 Voorbeeld van de interface van Lancom Workspace 365 Pagina 8 van 27

6.1.1 Belangrijkste eigenschappen van Workspace 365 - Uw e-mail en data worden voor het grootste deel gehost door Microsoft, u dient daar als organisatie geen problemen mee te hebben. Het beheer en support wordt wel volledig door Lancom verzorgt, Lancom is administrator op uw omgeving. - Er wordt dagelijks een backup gemaakt van al uw data. - Er kan gewerkt worden met Webapps, ook mag Office lokaal geïnstalleerd worden op 5 werkplekken per gebruiker (desktop, laptop, tablet en smartphone bijvoorbeeld) - De Lancom Workspace is feitelijk ook een digitaal doorgeefluik naar andere Cloud applicaties als uw ERP/CRM of maatwerk softwareprogramma. - Lancom Workspace 365 werkt anders dan de andere twee Server Based Computing oplossingen. Uw werkt feitelijk meer lokaal op uw computer of tablet, maar slaat wel alles op in de Cloud. De oplossing vergt daardoor wel meer van uw lokale PC s en werkt bijvoorbeeld niet op een Thin client. - Lancom Workspace 365 kan door de vrijwel onbeperkte mogelijkheden van de tegels ook websites, intranet achtige zaken en persoonlijke APPS als Facebook of Linked in toevoegen aan uw persoonlijke Workspace - Uw bestanden worden in Microsoft Sharepoint opgeslagen zonder dat u het idee heeft dat u in Sharepoint werkt. - Ook zogeheten Lagacy applicaties die alleen op een Terminal Server aangeboden kunnen worden, kunnen gekoppeld worden aan uw Workspace omgeving. - In Sharepoint kunnen wij met permissies verschillende mappen en rechten op de verschillende typen gebruikers toepassen. - Persoonlijke bestanden van de gebruikers kunnen opgeslagen worden in Onedrive For Business. - Lancom Workspace 365 is een vrij nieuwe oplossing, echter wel gebaseerd op industrie standaarden en uitgebreid getest door Lancom. - Inloggen op afstand op ieder device werkt prima met een willekeurige browser, een SSL VPN verbinding wordt automatisch opgezet op de achtergrond. - Lancom Workspace 365 leent zich uitstekend voor het werken met tablets (Touch) Pagina 9 van 27

7 Ons Cloud model Lancom Automatisering heeft jarenlang ervaring opgedaan in het ontwerpen, implementeren en beheren van ICT infrastructuren bij het MKB (+). Met deze informatie heeft Lancom het Datacenter in a BOX principe ontwikkeld en al vele malen succesvol geïmplementeerd bij klanten. Dit concept is de basis voor onze Cloud van Veiligkantoor en voor Lancom a way of life geworden. We willen daarom even stil staan bij onze visie op het bouwen van een robuuste ICT infrastructuur. Een ICT omgeving bestaat uit een aantal lagen, deze lagen hebben wij visueel gemaakt in het 6 lagen model van Lancom: Wij hebben in dit model gekeken waar de SPOF s (Single Point Of Failure) zitten in het netwerk en waar de hoogste beschikbaarheid vereist is. Highlights van het Datacenter in a BOX concept: Koeling, toegang, 19" serverkasten en noodstroomvoorziening U kiest uw primaire opslag, disaster recovery inclusief failover We bepalen de fysieke- en virtuele servers en geven deze een rol in het netwerk De switchlaag met gescheiden netwerken voor backoffice, WIFI, telefonie etc. U kunt vrijwel ieder device kiezen "Bring Your Own Device" U kunt overal vandaan werken, wij noemen dit PLATO (PLAats en Tijd Onafhankelijk) werken Deze infrastructuur is gereed voor het hosten van uw applicaties Datacenter in a BOX is onsite te plaatsen, maar ook als Private- of Hybride Cloud van www.veiligkantoor.com Pagina 10 van 27

7.1 Hybride Cloud Zoals u kunt zien is Veiligkantoor in staat om verschillende APPS eenduidig aan uw gebruikers aan te bieden vanuit verschillende datacenters. Zo kunnen we bijvoorbeeld APPS vanuit onze Private Cloud combineren met de Cloud van Microsoft (Office 365) of een andere Cloud aanbieder. Dit alles wordt als één virtuele Windows 7 of Windows 8.1 desktop gepresenteerd aan uw gebruikers. Pagina 11 van 27

7.2 Veiligkantoor Shared Datacenter Het Veiligkantoor Shared Datacenter bestaat uit een hoogwaardige infrastructuur bestaande uit de volgende componenten: De high end infrastructuur staat in twee volledig veilige datacenters in Amsterdam en Utrecht, waar stroomvoorziening, toegangscontrole, brandbeveiliging en koeling geen beperkende factoren zijn Datacenters zijn Datacenter Group Amsterdam en Eurofiber Utrecht (productie en backup/disaster recovery omgeving) Storage systeem voor de primaire productie opslag van data in Datacenter 1 op basis van een schaalbare disk cabinets per omgeving. Wij bieden tevens de mogelijkheid tot het repliceren van de volledige omgeving naar het 2 e datacenter van Lancom Backup van de data middels on-line backup (voor de retentie en offsite backup) Gevirtualiseerde Back-end infrastructuur voor uw Microsoft servers op basis van hardware van HP Webportaal op basis van SSL/IPSEC VPN, dit maakt veilig werken vanaf iedere locatie mogelijk Firewall, antivirus/spam centraal voor veilig werken vanuit het datacenter Door met meerdere organisaties gebruik te maken (volledig geïsoleerd) van dit Shared Datacenter heeft Veiligkantoor het mogelijk gemaakt om deze dienst betaalbaar te maken voor het MKB en nonprofit organisaties. Pagina 12 van 27

7.3 Hoge beschikbaarheid, maar toch uw eigen servers Het unieke van het Veiligkantoor concept is dat u als klant feitelijk best of both worlds krijgt. U maakt gebruik van alle voordelen van Cloud Computing, maar heeft toch uw eigen servers. Lancom bouwt feitelijk verschillende datacenter in a BOX omgevingen naast elkaar in het datacenter en host niet één grote centrale omgeving voor al haar klanten. In de praktijk betekent dit wel meer beheer voor Lancom, maar voor onze klanten meer beschikbaarheid, performance en vooral ook veiligheid. Uw servers en data worden immers volledig ingekapseld op een systeem geïnstalleerd met een beperkt aantal andere klanten. 7.4 Consolidatie De consolidatie betreft het samenbrengen van de beschikbare resources. Hierbij denken we aan de servers en aan de dataopslag. Op het moment dat de beschikbare resources zijn samengebracht is deze pool beter te beheren en is de inzet en toewijzing hiervan te optimaliseren. Consolidatie voeren we door op twee lagen: Storage-consolidatie : Samenbrengen van de dataopslag Server-consolidatie : Samenbrengen van servers (processorkracht en geheugen) Op het moment dat we de harddisken niet meer fysiek per server worden ingedeeld, maar de data vanuit een centrale omgeving gaan aanbieden kunnen we een hoger rendement behalen. De beschikbare data kan immers flexibel worden toegewezen aan de servers die het nodig hebben. Na het samenbrengen van de servers en de data kunnen we gaan virtualiseren. Door de inzet van virtualisatie software maken we het mogelijk om de nieuwe servers als één resource pool beschikbaar te stellen aan de applicaties. Optimalisatie van de rekenkracht en maximale schaalbaarheid zijn directe resultaten van deze werkwijze. Indirect resultaat is dat de beschikbaarheid van de gehele omgeving verhoogd wordt. Dit komt voort uit het feit dat de applicaties niet meer direct afhankelijk zijn van een specifieke fysieke server, maar ook verhuist kunnen worden naar een andere host. Op het moment dat een server niet meer operationeel is (onderhoud of storing) zullen de processen op de overige resources worden verdeeld. 7.5 Virtualisatie Doormiddel van virtualisatie software maken wij het mogelijk om meerdere operating systemen en functionaliteiten door één fysieke server te laten afhandelen. De performance van de huidige servers is dusdanig hoog door gebruik te maken van multi core processoren en voldoende intern geheugen, zodat het aantal fysieke servers geconsolideerd kan worden. Bij Datacenter in a BOX consolideren wij alle servers naar minder fysieke servers. Leuk detail is dat de beschikbaarheid ook nog eens wordt verhoogd door het inzetten van een disaster recovery of replicatie naar een 2 e omgeving in een ander datacenter. Pagina 13 van 27

7.6 Disaster recovery Mocht de productieomgeving falen, dan is ook hier rekening mee gehouden. Binnen het datacenter in a BOX concept is namelijk een volwaardige disaster recovery methode opgenomen. Naast een databackup wordt er iedere nacht een volledige kopie van de virtuele servers op een NAS (Network Attached Storage) systeem gerepliceerd. Deze omgeving staat ook nog eens in een ander datacenter. De virtuele servers kunnen dan éénvoudig worden teruggezet naar vervangende hardware, een volledig nieuwe installatie behoort daarmee tot het verleden. 7.7 Uitwijk/replicatie (optioneel) Voor klanten die nog meer eisen aan de continuïteit en beschikbaarheid stellen biedt het Datacenter in a BOX concept u ook de mogelijkheid aan om tot meerdere keren per dag te repliceren naar het 2 e datacenter van Lancom. Indien u kiest voor uitwijk/replicatie, dan dient deze oplossing tevens als vervanging voor de disaster recovery oplossing. Grote verschil is dat u niet hoeft te restoren in het geval van het falen van uw hardware, maar uw servers direct kunt starten in het 2 e datacenter van Lancom. Lancom zorgt voor voldoende storage capaciteit en de beschikbaarheid van resources als servers, processorkracht, verbinding, toegang etc. Afhankelijk van uw eisen en aantal servers wordt in overleg bepaald hoe vaak de replicatie in uw geval mogelijk is. 7.8 Offsite backup Om dagelijks een offsite backup te hebben van uw data, wordt iedere nacht een backup gemaakt van de data van uw servers naar het 2 e datacenter van Lancom. Op deze manier heeft u geen omkijken meer naar de backup. Geen gesleep meer met tapes en geen systeem meer voor de controle. De Ahsay software die Veiligkantoor hiervoor gebruikt werkt dusdanig efficiënt dat echt alleen de wijzigingen per dag worden meegenomen in de backup. Standaard houdt Lancom een retentie van 28 dagen aan. Optioneel kunnen wij de backup langer voor u vasthouden of week en maand backups voor u bewaren. 7.9 Licenties en migratie Op het moment dat u kiest voor Veiligkantoor, dan worden van al uw fysieke servers nieuwe virtuele servers gemaakt. De instellingen van deze servers, zoals active directory, shares e.d. worden één op één overgenomen van de bestaande situatie. De hypervisor virtualiseert de hardware, zodat de servers allemaal dezelfde set aan hardware toebedeeld krijgen en het operating systeem eigenlijk niet weet op welke onderliggende hardware het geïnstalleerd staat. De hypervisor zorgt voor deze vertaalslag, deze techniek wordt ook wel P2V (Physical To Virtual) genoemd. Het vervangen van de hardware is een goed moment om ook na te denken over een migratie van uw Microsoft platform naar de nieuwste Windows server versie, mail en databases. Wij raden u aan dit in de virtuele omgeving mee te nemen, de nieuwe omgeving wordt dan volledig naast uw bestaande omgeving opgebouwd. U heeft ruim de tijd om te testen en schaduw te draaien, teneinde een goed werkende nieuwe omgeving in productie te nemen. Microsoft licenties binnen een virtuele omgeving dienen aangeschaft te worden in het Open Value programma van Microsoft, SPLA (Service Provider License Agreement) of Office 365 (niet alle programma s). OEM licenties (die bij de servers geleverd worden) mogen namelijk niet in een virtuele omgeving gebruikt worden of in een hosting omgeving, omdat deze gekoppeld zijn aan de bestaande hardware. Lancom is van alle programma s van Microsoft partner en kan voor u de mogelijkheden uitwerken, zodat u altijd compliant bent. Pagina 14 van 27

8 Hybride Cloud met Office 365 Met ons Hybride model combineren wij de Private Cloud oplossing van Veiligkantoor met de publieke Cloud dienst van Microsoft Office 365. U krijgt een centraal bureaublad of APPS op basis van een Microsoft look en feel gecombineerd met de voordelen van het webgebaseerde Office 365. Uw CRMen ERP oplossing en uw directory structuur wordt door veiligkantoor beheerd in de Private Cloud inclusief backup, disaster recovery en optioneel zelfs uitwijk/replicatie. Office 365 biedt, afhankelijk van de versie die u gaat gebruiken, de volgende mogelijkheden: 8.1 E-mail en agenda onderweg Iedereen blijft up-to-date met professionele e-mail en gedeelde agenda's die toegankelijk zijn van achter het bureau of onderweg. Vrijwel overal toegang Krijg toegang tot de laatste e-mailberichten en agenda's vanaf je pc, Mac, webbrowser, Windows Phone, iphone, Android-telefoon, Symbian-telefoon en BlackBerry. Ben je je telefoon kwijt? Je kunt gegevens van je apparaat wissen om onbevoegde toegang te voorkomen. E-mail afgestemd op jouw behoeften Deel je agenda en beschikbaarheidsinfo met anderen binnen en buiten je organisatie, zodat vergaderingen gemakkelijker kunnen worden gepland. Bewaar belangrijke e-mailberichten met 25 GB opslagruimte voor elke gebruiker. Haal je contactpersonen op vanaf vrijwel elke locatie. Pas de regels voor het Postvak IN en andere meldingen aan. Professionele uitstraling Gebruik je eigen domeinnaam voor je e-mailaccounts. Bijvoorbeeld: iemand@mijndomein.com. Dankzij de mogelijkheid om berichten van maximaal 25 MB te verzenden, kun je afbeeldingen en aangepaste opmaak toevoegen aan je e-mails. Beveiliging Je e-mail bevat geen advertenties. Bescherm jezelf tegen bedreigingen met ingebouwde antivirusbeveiliging en antispamfilters van hoog niveau. 8.2 Maak een website die je merk versterkt Zet je bedrijf op de markt met een website die makkelijk te maken en te onderhouden is en zonder kosten voor hosting. Gebruik je eigen domeinnaam voor je site. Houd contact met klanten, andere vestigingen en partners, ongeacht waar ze zich bevinden. Pagina 15 van 27

Voeg de knoppen Delen en Reageren toe om nieuwe klanten in sociale netwerken te bereiken. Houd klanten op de hoogte met een gebruiksvriendelijk blog. Bouw uw website met gebruiksvriendelijke hulpmiddelen Eenvoudig te maken. Geen speciale vaardigheden nodig. Voeg foto's en video gemakkelijk toe en bewerk de lay-out. Bekijk de wijzigingen vooraf, zodat je kunt bepalen wat het beste werkt. Publiceer binnen enkele seconden. Bespaar op de kosten voor websites Geen kosten voor websitehosting. Voer zelf updates uit en publiceer ze. 8.3 Vergaderen wordt nu nog gemakkelijker Maak direct verbinding of start en organiseer onlinevergaderingen met HD-videoconferenties voor meerdere deelnemers, waarbij je in realtime aantekeningen kunt maken en je scherm delen. HD-videovergaderingen met meerdere deelnemers Bespaar reiskosten door onlinevergaderingen te houden, inclusief audio, HD-video en webconferenties. Maximaal 250 deelnemers binnen en buiten uw bedrijf kunnen meedoen. Bel tussen pc's met audio en video om te communiceren met andere Lync-gebruikers. Host effectievere onlinevergaderingen Deel uw scherm met één klik en maak realtime aantekeningen om vergaderingen efficiënter te maken. Nodig anderen uit om voor te zitten en te delen. Bekijk de lijst met deelnemers aan de vergadering en weet wie aan het woord is. Zie wie er online is en maak eenvoudig contact met gebruikers van Lync en Skype Gebruik de aanwezigheidsindicator om te kijken wie er online is en beschikbaar is om te chatten. Beheer uw status, zodat anderen weten wanneer en hoe ze contact met u kunnen opnemen. Communiceer direct met uw collega's en met personen in andere organisaties die Lync, Windows Live en Windows Live Messenger gebruiken. Maak contact vanaf vrijwel elke locatie Zoek vrienden en collega's en communiceer via een pc, smartphone of internet. Regel vergaderingen vooraf of spontaan. Neem deel aan vergaderingen met één muisklik vanuit Outlook of de Lync Mobile-app voor uw smartphone. 8.4 Betere samenwerking door het delen van bestanden Werk samen met collega's, partners en klanten, met documenten die altijd up-to-date zijn en toegankelijk vanaf vrijwel overal. Pagina 16 van 27

Werk samen aan documenten vanaf vrijwel elke locatie Iedereen heeft toegang tot de laatste versie van Word-, PowerPoint-, Excel- en OneNote-bestanden. Documenten zijn altijd up-to-date. Bewaar en organiseer belangrijke documenten Deel op een veilige manier met klanten en partners. Nodig anderen uit om online toegang tot bestanden te krijgen. Jij bepaalt wie wat kan zien. Houd teams gesynchroniseerd Krijg toegang tot bedrijfsdocumenten, formulieren en procedures. Voeg commentaar en statusupdates toe en reageer hierop, zodat iedereen op de hoogte is. Deel ideeën via blogs en wiki's. Bewaar en organiseer belangrijke documenten Maak een centrale plaats waar documenten en bedrijfsinformatie vanaf vrijwel overal toegankelijk zijn. Groepeer je sites op functie, project of team. Sla je persoonlijke documenten op in de cloud. Pagina 17 van 27

Gebruik een teamsite om projecten te beheren Maak, bewerk en controleer rapporten, voorstellen, agenda's en budgetten met anderen in realtime. Wijs taken toe aan het team en bekijk ze op een tijdlijn om de voortgang van projecten bij te houden. Bepaal wie toegang tot de teamsite heeft. 8.5 Een groter bereik met Office Web Apps Maak online Office-documenten en sla ze op, bewerk ze of deel ze zodat ze beschikbaar zijn overal waar jij en je collega's aan het werk zijn. Documenten overal openen en delen met iedereen Bekijk en bewerk Office-documenten op uw apparaten, waar u ook bent. Werk met anderen ongeacht platform, apparaat en Office-versie en schrijf verslagen, bereid presentaties voor, stel spreadsheets op en maak notities. Sla documenten op het web op zodat u deze kunt delen met iedereen die een ondersteunde browser gebruikt, zelfs als deze persoon Office niet heeft geïnstalleerd. 8.6 Veiligheid en privacy Jouw gegevens zijn van jou. Microsoft doorzoekt geen e-mails of documenten voor reclamedoeleinden. Microsoft is marktleider als het gaat om de privacy voor bedrijven, transparantie, veiligheid en de naleving van regels. Pagina 18 van 27

9 Dienstbeschrijving Lancom Workspace 365 Pagina 19 van 27

10 Inleiding Lancom biedt haar klanten reeds sinds 2007 de mogelijkheid om te gaan werken van uit een Cloud model waarbij de servers in een datacenter van Lancom draaien. Dit kan zijn in Amsterdam of in Utrecht waar Lancom rackspace tot haar beschikking heeft. Om onze klanten beter van dienst te zijn en meer mogelijkheden te bieden om te gaan werken vanuit de Cloud zijn wij steeds aan het kijken naar nieuwe ontwikkelingen in de markt. Deze testen wij dan uitvoerig en wanneer wij deze geschikt achten en toegevoegde waarde biedt voor u als klant zullen wij deze in gebruik gaan nemen. Zo hebben wij ook al enige tijd gekeken naar een oplossing welke financieel zeer aantrekkelijk is en daarnaast zeer makkelijk in het gebruik. We hebben het dan over Lancom Workspace 365. De Lancom Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. U gaat hierbij werken vanuit een online bureaublad gedachte, waarin u de beschikking heeft over de welbekende tegeltjes welke uw applicaties naar de gebruiker beschikbaar stelt. Dit kan zowel op tablets, als op desktops en laptops, op vrijwel ieder Operating System. Pagina 20 van 27

11 Wat is Lancom Workspace 365? Workspace 365 is een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Hiermee biedt het organisaties een volledige werkplek in de Cloud. Door de intuïtieve interface creëert Workspace 365 meer structuur en eenvoud dan Office 365 en verhoogt het daarmee de productiviteit voor alle medewerkers. De portal is aan te passen naar hoe u deze zelf, als gebruiker het prettigst vindt werken en ook is uw bedrijfslogo in de portal toe te voegen, waarbij deze verder kan worden gepersonaliseerd. De belangrijkste kenmerken aan Lancom Workspace 365 zijn als volgt: 1. Hogere productiviteit door meer structuur en eenvoud te creëren 2. De ingewikkelde zaken van de Office 365 zijn eruit gehaald voor de gebruikers, waardoor het werken met Lancom Workspace 365 kinderspel is geworden 3. Beheer van documenten en e-mail is eenvoudig 4. Ondersteund bedrijfsprocessen door extra applicaties toe te voegen 5. Werkt altijd en overal op elk apparaat met een browser, zowel tablet als desktop of laptop 6. Wij kunnen ook eenvoudig online CRM/ERP/intranet oplossingen integreren in uw Workspace 7. Heeft u Legacy applicaties die alleen met Terminal/Citrix werken? Geen probleem, ook die kunnen wij hosten en integreren middels onze Private Cloud koppeling met Veiligkantoor.com 8. Wij maken een volledige backup van uw omgeving, bestanden, databases en e-mail naar een 2e datacenter (dus ook van Office 365) 9. Functionaliteiten per type gebruiker in te stellen 10. Alles op vertrouwde Microsoft manier ingericht 11. Wij branden uw workspace volledig met logo en kleuren 12. Uiteraard is de oplossing weer pay-per-use, wat u niet (meer) gebruikt betaalt u ook niet 13. Fixed price voor onbeperkt ondersteuning en beheer Pagina 21 van 27

11.1 Twee type gebruikers van Lancom Workspace 365 Net als bij de Veiligkantoor oplossing van Lancom maken we ook binnen dit model onderscheidt tussen meerdere type gebruikers. In dit geval onderscheiden we in totaal twee type gebruikers binnen Lancom Workspace 365. Het is namelijk zo dat niet alle gebruikers binnen uw organisatie de zelfde functionaliteit behoeven als bijvoorbeeld u. Om daarom efficiënter te werk te kunnen gaan en de gebruiker alleen datgene te laten zien wat hij/zij nodig heeft, hebben we de volgende type gebruikers gespecificeerd: 1. Lancom Workspace365 Standaard user 2. Lancom Workspace365 Premium user 11.1.1 Lancom Workspace365 Standaard user De Standaard medewerker zit op kantoor en maakt veel gebruik van e-mail, agenda, Microsoft Office en vaak daarnaast een CRM of Projectmanagement systeem. Veel van deze producten zijn al via de cloud beschikbaar. Office 365 is hier een voorbeeld van. De medewerker kan hiermee e-mailen, agenda beheren, documenten beheren en online vergaderingen houden. Daarnaast wordt er vaak gebruikt gemaakt van verschillende losse applicaties om relaties te beheren, projecten te managen, urenregistraties te doen en nog veel meer. Ook deze worden beschikbaar gesteld binnen het profiel van de Standaard medewerker. Wat we merken is dat een Standaard medewerker meer structuur en eenvoud zoekt in zijn of haar werk. Deze gebruiker is toch veelal op kantoor en heeft over het algemeen met alle applicaties te maken binnen de organisatie. Deze medewerker is op zoek naar meer structuur en eenvoud in zijn applicatielandshap. Informatie moet het liefst op één centrale plek zijn opgeslagen en de applicaties moeten snel en overal ter wereld binnen handbereik zijn. Deze informatie wil hij op elk willekeurig apparaat met internet kunnen inzien. In zijn huidige situatie is dit vaak niet het geval. Informatie staat op verschillende plekken opgeslagen binnen verschillende applicaties. Als deze medewerker al Office 365 gebruikt, dan is het gebruik van Lancom Workspace 365 een enorme aanwinst. Lancom Workspace 365 biedt de Standaard Medewerker een complete online werkplek met de kracht van Office 365. Het beheren en creëren van documenten en e-mail in de browser is nu via elk apparaat mogelijk. Dankzij de gebruikersvriendelijke interface creëert we structuur en verhoogt het de productiviteit voor de medewerker. Voor de standaard medewerker is het mogelijk om via Single Sign-On te koppelen naar bestaande cloud applicaties van derden of naar andere applicaties op de server(s). Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om e-mail en documenten direct te linken aan een relatie of een project. Doordat alles aan elkaar gelinkt en toegankelijk is vanuit één online werkplek zal deze medewerker, de oplossing zien als een totaal oplossing. Pagina 22 van 27

11.1.2 Lancom Workspace365 Premium user Deze medewerker voert dezelfde werkzaamheden uit als de Standaard medewerker. Aanvullend heeft hij vaak ook specifieke, lokaal draaiende applicaties nodig. Deze applicaties zijn vaak in de huidige situatie via een (hosted) dekstop toegankelijk. Deze medewerker zal Lancom Workspace 365 zien als een deel oplossing van het totale applicatielandschap. Hij zal het net zo gebruiken als de Standaard Medewerker. Hij heeft alleen nog steeds een (hosted) desktop nodig om zijn lokaal draaiende applicaties overal en altijd te kunnen benaderen. Het is mogelijk om de lokale applicaties toe te voegen aan het dashboard. Wanneer er in de toekomst een cloud versie beschikbaar wordt van de desbetreffende applicaties, kan er via Single Sign-On een koppeling gemaakt worden. Het kan dan zijn dat deze Premium medewerker. Lancom Workspace 365, in de toekomst, ook als totaal oplossing gaat zien. 11.2 Bestaande applicaties toevoegen Om optimaal gebruik te kunnen maken van de Lancom Workspace 365 is het natuurlijk ook zaak dat er bestaande applicaties zoals uw financiële pakket, uw CRM of andere applicatie kunnen worden opgenomen in het geheel. Deze moeten benaderbaar zijn vanuit het dashboard welke aan de gebruiker beschikbaar wordt gesteld. Het is mogelijk extra bestaande applicaties toe te voegen aan het dashboard. Hierdoor zijn veelgebruikte bedrijfsapplicaties zoals CRM, kilometer- en urenregistratie, offertes- en facturatie en project managementtools snel te benaderen voor de gebruiker. Pagina 23 van 27

Ook is het mogelijk om de Lancom Workspace 365 APPs, net als andere apps welke worden gebruikt voor bijvoorbeeld Smartphones en Tablets, toe te voegen. Op deze manier kunnen eenvoudig extra applicaties worden bijbesteld welke volledig zijn geïntegreerd in uw account. Denk aan relatiebeheer of projecten. Pagina 24 van 27

11.3 E-mail in Lancom Workspace 365 Door de intuïtieve interface van de oplossing wordt het gebruik van e-mail een stuk eenvoudiger. Desalniettemin maakt u wel gebruik van de functionaliteiten die u tot uw beschikking krijgt vanuit de e-mail oplossing: Postvak van 50 GB Outlook en Outlook Web Access Premium antivirus/anti-spam (Forefront) Gedeelde agenda's, contactpersonen en taken Mobiele e-mail voor de meeste mobiele apparaten, waaronder Windows Phone (o.a. Nokia, HTC, Samsung), iphone en Android toestellen Functionaliteit voor e-mailarchivering en naleving Hoogwaardige voorbeeldweergave van Office-documentbijlagen met Outlook Web App en Office Web Apps integratie Pagina 25 van 27

11.4 Sharepoint in Lancom Workspace 365 Lancom Workspace 365 vereenvoudigt SharePoint door een structuur te hanteren die vele malen gebruiksvriendelijker is dan de representatie zoals u deze wellicht kent in Office 365. Hierdoor wordt het beheren van documenten eenvoudiger. De volgende functionaliteiten worden beschikbaar gesteld: Collega's, partners en klanten de beschikking geven over gesynchroniseerde en actuele versies van documenten, waarbij naadloos offline of online gewerkt kan worden. Centrale online opslag en beheer van inhoud: sneller en gemakkelijker toegang tot inhoud, eenvoudiger bestanden delen en koppelen met klanten Versturen, bekijken, delen en bewerken van belangrijke documenten, ideeën en status met collega's vanaf praktisch iedere locatie en elk device (pc, laptop, tablet en smartphone) Documenten in enkele eenvoudige stappen uploaden Belangrijke documenten gemakkelijk vinden Op de hoogte blijven van bedrijfsinformatie en nieuws Toegang verlenen tot documenten op basis van rechten Tot 100.000 gebruikers toegang 10 GB per tenant + 500 MB per gebruiker Persoonlijke opslagruimte van 25 GB in OneDrive for Business Pagina 26 van 27

11.5 De WebApps van Office Natuurlijk is het binnen de Lancom Workspace 365 omgeving ook mogelijk om gebruik te gaan maken van Office. Hiervoor maken we dan gebruik van de WebApps van Office. Hierbij kan er met één druk op de knop gebruik gemaakt gaan worden van onder andere Word, Excel en Powerpoint binnen de omgeving. Verder zijn er natuurlijk onderstaande functionaliteiten: Naadloos verbonden met cloud services, voor de beste productiviteitservaring via pc, Mac, telefoon en browser (Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome). De wereldwijd meest gebruikte serie kantoorsoftware, nu naadloos verbonden en geleverd met cloudservices Flexibel service aanbod met pay-as-you-go, licenties per gebruiker De complete, vertrouwde Office-ervaring met integratie van services in Office 365 Altijd de nieuwste versie van de Office-apps, inclusief Office Web Apps ODF-ondersteuning: ODF-documenten weergeven en bewerken in Office Web Apps Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint Workspace, OneNote, Publisher, Access en Infopath voor max. 5 devices (pc, MA, Windows-tablet en andere apparaten) per gebruiker 12 Pay per Use Net als in de andere modellen van Lancom hanteren we ook voor Lancom Workspace 365 een payper-use model waarbij u alleen betaalt voor het geen u gebruikt. Dit biedt u als klant meer continuïteit en flexibiliteit voor nu en naar de toekomst. Pagina 27 van 27