functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt 2 straffe back-up werfverantwoordelijken schoonmaak contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: back-up werfverantwoordelijke schoonmaak Met standplaats: Leuven en Brussel Vacaturenummer: 27462 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je ervaring in de schoonmaaksector? Ben jij klaar voor een volgende stap? Heb je zin om meer verantwoordelijkheid op te nemen naast het poetswerk? Het Facilitair Bedrijf zoekt zowel in Leuven als Brussel een back-up verantwoordelijke schoonmaak. Interesse? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Facilitair Bedrijf ondersteunt de agentschappen binnen de Vlaamse overheid bij hun huisvesting, schoonmaak, catering, drukwerk, transport en facilitaire contracten. De functie van back-up werfverantwoordelijke schoonmaak situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening dat onder andere een ruime waaier aan schoonmaakdiensten aanbiedt waarop klanten beroep kunnen doen om te verzekeren dat hun gebouwen er steeds netjes bij liggen. Als back-up werfverantwoordelijke werk je 38 uur per week. Je start iedere werkdag tussen 6 en 6u30.
In het VAC Brussel kom je terecht in een team van 30 medewerkers, in het VAC Leuven in een team van 12 medewerkers. Jouw directe leidinggevende is de werfverantwoordelijke schoonmaak en jij bent zijn of haar back-up. Je takenpakket is zeer divers en is onder te verdelen in 2 grote blokken. In eerste instantie doe je een deel van de administratieve taken binnen het team. Zo werk je onder andere mee aan de planningen voor het poetspersoneel, volg je klachten op, maak je verslagen, doe je aanvragen bij externe firma s en plaats je bestellingen. Daarbuiten draai je ook mee in het team om de poetsopdrachten tot een goed einde te brengen en heb je een voorbeeldrol voor je collega s. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als back-up werfverantwoordelijke schoonmaak help je dagelijks mee om de gebouwen schoon te maken volgens de werkplanning. Bij afwezigheid van de werfverantwoordelijke neem je zijn/haar taken over en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor het personeel en je leidinggevende. Je staat in voor het motiveren en aansturen van jouw team. Daarnaast ondersteun je op regelmatige tijdstippen de werfverantwoordelijke bij allerlei dagdagelijkse werkzaamheden zoals het uitvoeren van controles. Bovendien verzorg je de administratie, waarbij je onder meer de planningen opmaakt en verantwoordelijk bent voor het stockbeheer van het poetsmateriaal. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Voorbeelden van activiteiten - Je raadpleegt de standaardwerkplanning, kleurenplanning en periodieke schoonmaakwerkzaamheden. - Je praat regelmatig met de werfverantwoordelijke en/of collega s over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. - Je weet welke producten of materiaal er moet gebruikt worden voor alle taken, zodat je geen verkeerde producten gebruikt. - Je hebt kennis van de juiste werkmethodes. - Je hebt kennis van ISO. - Je weet wanneer en hoe de machines te gebruiken. - Je weet hoe je bestellingen moet doen, hoe je speciale werkzaamheden moet aanvragen, hoe je een aanpassing moet maken aan de pagina 2 van 11
Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen schoonmaakplanning, hoe je een klacht moet opmaken,... - Je kent de inhoud van het gebouwrapport en weet dit te vinden. - Je volgt de werkplanning, maar kunt inschatten wanneer er moet afgeweken worden van het schoonmaakprogramma. - Je respecteert de opgegeven prioriteiten. - Je kunt zelfstandig werken: je kan problemen zelf oplossen maar weet ook wanneer je hulp moet vragen. - Je doet bestellingen en vraagt speciale werkzaamheden aan op vraag van of in overleg met jouw werfverantwoordelijke. - Je doet bestellingen in BOS, aanvragen voor speciale werkzaamheden,. - Je maakt klachten op. - Je past de schoonmaakplanning aan. - Je voert kwaliteitscontroles uit en verwerkt deze op een correcte manier waaronder ISO. - Je vult gebouwrapport, opvolgingstabellen,.. aan. - Je beschikt over alle veiligheidsfiches. - Je past gebruiksaanwijzingen van toestellen en producten correct toe en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke, indien deze niet aanwezig is stel je zelf een technische interventie op. - Je houdt de werkplaats/berging en werkwagen ordelijk en net en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je bewaart producten in de juiste flacons en op de juiste plaats en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je onderhoudt werkkleding en uniformen en kijkt er mee op toe dat de schoonmaakpersoneelsleden dit ook doen. - Je draagt jouw werkkledij en schoenen bij het uitvoeren van (schoonmaak)taken op de werkvloer. - Je voert niet-vaste schoonmaakopdrachten op vraag van de klant (bvb. locker uitkuisen bij verhuis) of laat deze uitvoeren. - Je gebruikt niet-alledaagse schoonmaakproducten naar aanleiding van specifieke of uitzonderlijke vervuiling op een correcte manier. - Specifieke rapporteringen op vraag van de leidinggevende opmaken (bvb. oplijsting van gebruik van producten, aantal,..). pagina 3 van 11
Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. Voorraadbeheer Mee instaan voor het voorraadbeheer van werkmiddelen en producten teneinde de beschikbaarheid van deze middelen te verzekeren. Coördineren/kennisoverdracht Binnen het gegeven kader opstellen van een (week) planning en geven van instructies aan teamleden. Controleren op voortgang van taken om het vlotte verloop van de werkzaamheden te garanderen. - Beantwoorden van specifieke vragen, opmerkingen van leidinggevenden, klanten en collega s. - Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt dit met de werfverantwoordelijke. - Je registreert nauwkeurig de uitgevoerde werkzaamheden. - Je vult de gevraagde formulieren correct en tijdig in. - Je houdt de tijdsregistratie correct bij. - Bij afwezigheid van de verantwoordelijke voer je administratieve taken uit. - Bij grote administratieve projecten (bvb. opmaak nieuwe schoonmaakplanningen) ondersteun je de verantwoordelijke. - Je doet aanvullingen in het gebouwrapport. - Je helpt collega s om alle taken rond te krijgen wanneer er erg veel werk is, bij afwezigheid of bij extra werkzaamheden. - Je springt in op (on)regelmatige diensttijden bij onvoorziene situaties. - Je maakt met het team en/of de werfverantwoordelijke afspraken over de taakverdeling. - Je volgt de werkplanning maar kan inschatten wanneer er veranderingen moeten aangebracht worden aan de eigen planning of aan die van de anderen. - Je respecteert opgegeven prioriteiten en kan zelf ook prioriteiten leggen voor jezelf en voor teamleden. - Je gebruikt de juiste dosering van de producten en ziet er op toe dat de teamleden de juiste dosering kennen en toepassen. - Je volgt de voorraad op. - Je brengt de verantwoordelijke op de hoogte van de noodzakelijke bestellingen of voert deze zelf uit. - Je zorgt voor orde en netheid in de bergruimte. - Je controleert leveringen en sluit de aanvraag op correcte wijze af. - Je maakt een planning op in afwezigheid van de werfverantwoordelijke naargelang de prioriteiten. - Je overlegt met de teamleden over de planning. - Bij afwezigheid van de werfverantwoordelijke volg je werkuren, overuren, afwezigheden en verloven op. Bij langdurige afwezigheid van de pagina 4 van 11
Instaan voor de praktische opleiding van (minder ervaren) collega s op de werkplek werfverantwoordelijke neem je tevens alle dagelijks en niet-dagelijkse leidinggevende taken op (bvb. evaluaties, functioneringsgesprekken, aanwervingen..). - Je bewaakt dat de teamleden werken volgens de afgesproken werkprocedures waaronder ISO. - Je geeft aan waar er zich problemen voordoen en geeft suggesties om tot een oplossing te komen of lost deze zelf op. - Je vangt nieuwe personeelsleden op en zorgt voor een goede begeleiding en opleiding op de werkvloer. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in de professionele schoonmaaksector in bedrijven Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over de vereiste werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, sanne.rigo@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt grondige kennis van de schoonmaaktechnieken, producten, materialen en machines die gebruikt worden Je hebt grondige kennis van de veiligheidsinstructies Je hebt kennis van relevante reglementering en procedures Kennis van de ISO-procedures Je bent vertrouwd met Microsoft Office en kan er op een vlotte manier mee werken Je bent vertrouwd met of wil je inwerken in BOS, Vlimpers en Facilipunt pagina 5 van 11
Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: https://overheid.vlaanderen.be/competentieboek-vlaamse-overheid. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie 4. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11
5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van back-up werfverantwoordelijke (rang D1, salarisschaal D111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1 807,27 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 9 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 7 van 11
Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10 januari. 6.2 VOORSELECTIE PER LOCATIE Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld op basis van de vragenlijst in het sollicitatieformulier: Motivatie Inzicht in de functie Relevantie van je werkervaring Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De kandidaten worden verdeeld volgens de locatie waarvoor ze gesolliciteerd hebben. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50% behaalt op het geheel van de verschillende criteria én wie behoort tot de 14 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer één van de 14 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 10 januari (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN SCHRIFTELIJKE PROEF De kandidaten krijgen een online persoonlijkheidsvragenlijst toegezonden. Deze moet ingevuld worden ten laatste enkele dagen voor het jurygesprek. De deadline wordt afgesproken via mail. Indien de kandidaat niet over een e-mailadres beschikt, kan de test ook op de dag van het jurygesprek in Brussel worden afgelegd. Er wordt hiervoor dan een half uur extra tijd voorzien. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie pagina 8 van 11
Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 23 januari en te Leuven op 24 januari (data onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5 januari 2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 27462. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt pagina 9 van 11
je je kandidatuur uiterlijk op 5 januari 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02 553 01 08. 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Voor VAC Brussel: Dominique Vereecke Facility Manager VAC Brussel Dominique.vereecke@kb.vlaanderen.be tel 0477 95 01 41 Voor VAC Leuven: Katrien Cleemput Facility Manager VAC Leuven en Ellips Katrien.cleemput@kb.vlaanderen.be tel 02 553 00 12 Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo selectieverantwoordelijke sanne.rigo@kb.vlaanderen.be tel 0492 15 01 38 Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden februari. pagina 10 van 11
Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer 27462. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van back-up werfverantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als back-up werfverantwoordelijke schoonmaak. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van back-up werfverantwoordelijke schoonmaak bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11