1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een technisch beheerder contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je interesse in techniek en logistiek en steek je ook zelf graag eens de handen uit de mouwen? Werk je graag klant- en oplossingsgericht? Lees dan zeker deze vacature van technisch beheerder bij Het Facilitair Bedrijf! Je ondersteunt de gebouwcoördinator in het technisch beheer van het Ellipsgebouw en fungeert tevens als zijn/haar back-up. Je staat hoofdzakelijk in voor de dagdagelijkse technische uitbating van het gebouw en installaties. Je volgt de onderhoudsfirma in het gebouw op, wijst interventies aan hen toe en verzekert opvolging van het onderhoudscontract en exploitatierapport (keuringen en attesten). Je plant consequent een periodiek overleg in met de onderhoudsfirma en gebouwbeheerder van het gebouw. Je start kleine technische projecten op, vraagt offertes aan bij leveranciers en verzorgt uitvoering en oplevering in het gebouw. Bij grote projecten ondersteun je de projectleider en gebouwbeheerder. Je bent het aanspreekpunt in het gebouw voor bevordering en optimalisatie van energiebesparende maatregelen. Je zorgt in al uw taken voor correcte administratieve opvolging, zowel via het Facilitair Management Informatie Systeem als via Outlook. Je ondersteunt de gebouwcoördinator bij evacuatieoefeningen, verhuizingen en logistieke taken.

2 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Agentschap Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, -producten en -advies. Naast zijn bijdrage tot een optimale werking van de Vlaamse Overheid, zorgt Het Facilitair Bedrijf ook voor een slim energiebeheer volgens ISO Het Facilitair Bedrijf haalt het energieverbruik omlaag in diverse grote gebouwen van de Vlaamse overheid. Het ultieme doel: de klimaatverandering tegengaan door een verminderde uitstoot van broeikasgassen en de energiefactuur terugdringen door een verlaging van de energiekosten. Sedert 6 februari 2017 is Het Facilitair Bedrijf ook ISO gecertifieerd voor zijn grote kantoorgebouwen, waaronder ook het Ellipsgebouw. Dit certificaat is een label om aan externe partijen te laten zien hoe Het Facilitair Bedrijf energie beheert als kwaliteitsvolle organisatie. Deze functie situeert zich binnen het team Uitbating Ellips, afdeling Facilitair Management. Samen met de gebouwcoördinator, logistiek assistenten en hospitalitymedewerkers vorm je één team met één heldere focus: een gezamenlijke gastvrije beleving voor medewerkers en bezoekers realiseren, en zorgen voor maximale ontzorging in facilitaire dienstverlening (schoonmaak, catering, logistieke en technische uitbating, verzending, grondstofbeheer en naleven maatregelen veiligheid- en milieuwetgeving). 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je bent verantwoordelijk voor een goed technisch beheer van het Ellipsgebouw en voert operationele taken uit teneinde de dienstverlening mee te realiseren. pagina 2 van 11

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden. Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team. Context: binnen duidelijk omschreven instructies en richtlijnen en rekening houdend met veiligheidsvoorschriften Voorbeelden van activiteiten - Je raadpleegt de instructies, dag- of weekplanning. - Je respecteert de opgegeven prioriteiten. - Je stem regelmatig af met de chef en/of collega's over de opdracht, de planning en hoe die uit te voeren. - Je checkt dagelijks aanvragen en klachten van klanten voor behandeling en/of opvolging. - Je voert operationele taken in het kader van gebouwenbeheer uit. - Je registreert, volgt werkbonnen FMIS op en sluit deze af. - Je neemt maximaal af van raamcontracten, vraagt offertes en inkooporders op - Je volgt dagelijks het onderhoudscontract op (wettelijke keuringen, attesten, herkeuringen,...). - Je woont maandelijkse vergaderingen bij met onderhoudsfirma. - Je schakelt anderen in bij defecten of je ziet erop toe dat actie ondernomen wordt, indien onderhoud nodig is. - Je voert kleine herstellingen uit aan apparaten, machines, meubilair, infrastructuur, lampen.. (Indien niet in onderhoudscontract). - Je voert gebouwgebonden klusjes uit - Je installeert goederen (bv. zeepdispensers,...). - Je biedt ondersteuning bij het beheer van interventies m.b.t. de schoonmaak, catering,... - Je voert kleine technische interventies uit (lamp, deurklink,..). - Je biedt ondersteuning bij de opstart van de nutsvoorzieningen (nieuw of aanpassingen). - Je leidt leveranciers rond (logistiek & technisch). - Je start werven op en volgt deze op. - Je voert kleine verhuizingen uit. - Je staat in voor magazijnbeheer (indien van toepassing). - Je voert opdrachten uit van < 1500, mits geen impact op technieken. - Je volgt de regionale regelgeving op (legionella, milieuvergunning ). - Je reikt werkvergunningen/vuurvergunningen uit. - Je ziet toe op het up-to-date houden van de as-builts. pagina 3 van 11

4 - Je volgt leveringen mazout (noodroep) op. - Je volgt black-building testen op. - Je volgt energieverbruiken (via GBS) op en sensibiliseert gebruikers. - Je volgt het binnenklimaat op (GBS, metingen, klachten, ). - Je verzekert de werking en beschikbaarheid van de audiovisuele uitrusting. - Je fungeert als contactpersoon telefonie/ict/netwerken. - Je communiceert gebruikers betreffende onderhoudswerken met impact op de werking. Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal. Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. - Je volgt onderhoudprogramma's voor machines, apparaten, voertuigen,... nauwgezet op. - Je signaleert defecten en problemen aan de verantwoordelijke. - Je onderhoudt (afwassen, oliën, oppoetsen) de gebruikte werkmiddelen. - Je houdt de werkplaats en werkplek ordelijk en net, zoals o.a. het uitkuisen van de vuilbakken met de hogedrukreiniger. - Je bergt materiaal op de juiste plaats op. - Je beantwoordt telefoons. - Je ontvangt firma s en leveranciers verwijst hen door. - Je helpt mee vergaderingen/events organiseren en biedt ondersteuning. - Je signaleert problemen en voorvallen en bespreekt deze met de leidinggevende - Je vult de gevraagde formulieren correct en tijdig in. - Je houdt de tijdsregistratie bij. - Je behandelt meldingen en meldt af in FMIS systeem - Je neemt de telefoon op bij afwezigheid. - Je springt in bij grote of uitzonderlijke opdrachten. - Je helpt collega's om alle taken rond te krijgen. - Je springt in op onregelmatige diensttijden tgv calamiteiten. - Je zoekt eenvoudige zaken op. pagina 4 van 11

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden:: 1. Je hebt een diploma hoger middelbaar onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectie als je binnenkort afstudeert en binnen de 3 maanden na de uiterste inschrijvingsdatum het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2. Je beschikt over 1 jaar functierelevante ervaring met het technisch beheer van een gebouw. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum contractueel tewerkgesteld bent binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en de vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Lynn Van Goethem (lynn.vangoethem@kb.vlaanderen.be, tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je beschikt over voldoende technische kennis voor het beheren van gebouwen. Je beschikt over een BA4-diploma of bent bereid dit te behalen. Je bezit degelijke kennis over de gangbare PC-pakketten. Je bent bereid je in te werken in het FMIS-systeem. Kennis van dit systeem strekt tot aanbeveling. Kennis van het energiemanagementsysteem volgens ISO is een pluspunt. pagina 5 van 11

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 7 van 11

8 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 23 april 2018 (timing onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase volgende punten beoordeeld: Motivatie Visie/inzicht in de functie Relevantie van de gevraagde ervaring Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 50%, en die behoren tot de 7 hoogst scorenden, mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat. De voorselectie vindt plaats in de week van 23 april (timing onder voorbehoud). 6.3 EINDGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST De kandidaten krijgen een online persoonlijkheidsvragenlijst toegezonden. Deze moet ingevuld worden ten laatste enkele dagen voor het eindgesprek. De deadline wordt afgesproken via mail. Indien de kandidaat niet over een adres beschikt, kan de test ook op de dag van het jurygesprek in Brussel worden afgelegd. Er wordt hiervoor dan een half uur extra tijd voorzien. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie en verwachtingen Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 8 mei 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. pagina 8 van 11

9 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 13 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 13 april 2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@kb.vlaanderen.be. pagina 9 van 11

10 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Katrien Cleemput Facility Manager VAC Leuven en Ellips tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Lynn Van Goethem Selectieverantwoordelijke tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen half mei Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar lynn.vangoethem@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van technisch beheerder bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als technisch beheerder. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 10 van 11

11 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van technisch beheerder bij Het Facilitair Bedrijf. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11